PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL RELATIF AUX ELECTIONS DE LA DELEGATION DU PERSONNEL DES COMITES SOCIAUX ET ECONOMIQUES DE LA SOCIETE BAYER HEALTHCARE SAS 2019

Entre les soussignées:

La Société Bayer HealthCare S.A.S., représentée par son Directeur des Ressources Humaines, mandaté pour conclure le présent protocole d’accord préélectoral,

d’une part,

Et 

Les Organisations Syndicales Représentatives intéressées :

• La CFDT représentée par M ;

• La CFE-CGC représentée par M ;

• La CFTC représentée par M ;

• FO représentée par M ;

• UNSA représentée par M.

d’autre part,

Table des matières

Préambule 2

Article 1 : Cadre de mise en place des Comités Sociaux et Economiques 3

Article 2 : Champ d’application du protocole d’accord préélectoral 3

Article 3 : Collèges électoraux et répartition des sièges au sein de ces différents collèges 4

Art 3.1 : Nombre et composition des collèges électoraux 4

Art 3.2 : Répartition des sièges entre les collèges électoraux 7

Article 4 : Heures de délégation 8

Article 5 : Vote électronique 8

Article 6 : Dates, horaires et lieux des scrutins 8

Article 7 : Electorat – Eligibilité et listes électorales 9

Art 7.1 : Electorat et éligibilité des salariés de la société Bayer HealthCare SAS 9

Art 7.2 : Electorat et éligibilité des salariés mis à disposition de la société Bayer HealthCare SAS par une entreprise extérieure 10

Art 7.3 : Listes électorales 10

Article 8 : Information du personnel – Dépôt des listes de candidats 11

Article 9 : Propagande électorale 12

Article 10 : Bulletins de vote 14

Article 11 : Bureau de vote 14

Article 12 : Dépouillement 16

Article 13 : Représentation équilibrée des femmes et des hommes 17

Article 14 : Durée des mandats et limitation du nombre de mandats successifs 19

Article 15 : Durée et publicité du protocole 19

ANNEXE 1- CALENDRIER RECAPITULATIF DES OPERATIONS ELECTORALES 21

ANNEXE 2- ACCORD VOTE ELECTRONIQUE 22

Préambule

Conformément à la législation, la mise en place des Comités Sociaux et Economiques de la Société Bayer HealthCare SAS interviendra fin novembre 2019.

Aussi, la Direction a convoqué les Organisations Syndicales Représentatives intéressées par courrier du 22 août 2019 à une première réunion fixée le 17 septembre 2019, afin d’établir le protocole d’accord préélectoral.

Le présent protocole d'accord préélectoral a pour objet notamment de définir le nombre et la composition des collèges électoraux ainsi que la répartition des sièges entre ces différents collèges pour l’élection des membres des Comités Sociaux et Economique de la Société Bayer HealthCare SAS. Il définit également les modalités d'organisation de ces élections.

Il est rappelé que dans le cadre de l’accord collectif de mise en place du CSE et CSEC, en application de l’article 9 III de l’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, les mandats des membres des Comités d’Etablissement, des Délégués du Personnel, des membres des Comités d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de travail et du Comité Central d’Entreprise cesseront de plein droit à la date de proclamation des résultats des prochaines élections professionnelles, soit le 17 décembre 2019.

Les parties se sont réunies à plusieurs reprises en vue de la conclusion du présent protocole d’accord préélectoral.

Ces réunions se sont tenues :

• le 17/09/2019,

• le 4/10/2019,

• le 15/10/2019,

• le 23/10/2019,

• le 29/10/2019,

• le 13/11/2019.

C’est dans ce cadre que les parties ont convenu de ce qui suit :

Article 1 : Cadre de mise en place des Comités Sociaux et Economiques

Conformément aux dispositions de l’accord d’entreprise sur la mise en place du CSE et CSEC en date du 1^er juillet 2019, les partenaires sociaux conviennent que l’entreprise Bayer HealthCare SAS est composée, au sens des Comités Sociaux et Economiques d’Etablissement, des établissements distincts suivants :

• Etablissement de Loos situé au Parc Eurasanté – 220 Avenue de la Recherche – 59 120 Loos, dont le numéro Siret est 706 580 149 00138.

• Etablissement de La Garenne Colombes, situé 10 place de Belgique – BP 103 – 92 254 La Garenne Colombes Cedex, dont le numéro de Siret est 706 580 149 00203

  • Inclus le site de Saint Avé, situé rue Joseph Le Brix – 56 890 Saint Avé, dont le numéro Siret est 706 580 149 00104.

• Etablissement de Gaillard, situé 33 rue de l’industrie – 74 240 Gaillard, dont le numéro de Siret est 706 580 149 00179.

Les prochaines élections professionnelles seront donc organisées au périmètre de chacun de ces établissements.

Article 2 : Champ d’application du protocole d’accord préélectoral

Le présent protocole d’accord préélectoral a pour champ d’application les Comités Sociaux et Économiques de l’entreprise Bayer HealthCare SAS (Loos, La Garenne Colombes, Gaillard).

Article 3 : Collèges électoraux et répartition des sièges au sein de ces différents collèges

Art 3.1 : Nombre et composition des collèges électoraux

Selon les dispositions légales et conventionnelles, le personnel est réparti de la manière suivante :

• 1^er collège : salariés classés dans les trois premiers groupes ;

• 2^ème collège : salariés classés dans les groupes 4 et 5, sous réserve de l’application des dispositions prévues ci-après en cas d’existence d’un troisième collège ;

• 3^ème collège : salariés classés dans les groupes 6 et suivants.

La convention collective nationale de l’industrie pharmaceutique dans sa version révisée applicable depuis le 1^er juillet 2019, prévoit que dans les entreprises, quel que soit leur effectif, dont le nombre de salariés classés dans les groupes de classification 6 et suivants ou ayant la qualité de cadres, est au moins égal à 25 au moment de la constitution du CSE, ces catégories doivent constituer un 3^ème collège.

Il est également rappelé que l’article L. 2314-12 du Code du travail prévoit qu’un accord peut modifier le nombre et la composition des collèges électoraux à condition d’être signé par toutes les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise. L’accord conclu ne fait pas obstacle à la création du troisième collège dans les conditions prévues au dernier alinéa de l’article L. 2314-11 du Code du travail.

C’est dans ce contexte qu’à l’unanimité des organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, les deux premiers collèges sont fusionnés pour les présentes élections de l’ensemble des Comités Sociaux et Économiques de l’entreprise Bayer HealthCare SAS (Loos, La Garenne Colombes, Gaillard).

L'effectif pris en compte pour la répartition des sièges entre les collèges électoraux est celui des établissements mentionnés à l’article 2 du présent protocole arrêté à la date du 15 octobre 2019, soit :

Etablissement de Loos :

Collège électoral	Effectif
Trois premiers groupes	2.16
Groupes 4 et 5	143.34
Groupes 6 et suivants	498.60
TOTAL	644.10

Soit dans le cadre de la fusion des deux premiers collèges :

Collège électoral	Effectif
Groupes 1 à 5	145.50
Groupes 6 et suivants	498.60

Etablissement de la Garenne Colombes :

Collège électoral	Effectif
Trois premiers groupes	1.25
Groupes 4 et suivants	37.88
Groupes 6 et suivants	131.37
TOTAL	170.50

Soit dans le cadre de la fusion des deux premiers collèges :

Collège électoral	Effectif
Groupes 1 à 5	39.13
Groupes 6 et suivants	131.37

Etablissement de Gaillard :

Collège électoral	Effectif
Trois premiers groupes	7.86
Groupes 4 et suivants	69.07
Groupes 6 et suivants	264.10
TOTAL	341.03

Soit dans le cadre de la fusion des deux premiers collèges :

Collège électoral	Effectif
Groupes 1 à 5	76.93
Groupes 6 et suivants	264.10

Sont pris en compte pour le calcul de cet effectif :

• les salariés de la Société Bayer HealthCare S.A.S., titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée ou à durée déterminée (au prorata temporis de leur durée de travail et de la durée de contrat pour les CDD),

• les intérimaires (au prorata temporis de leur durée de travail et de la durée de contrat pour les CDD),

• les salariés mis à disposition par des entreprises extérieures, dès lors que deux conditions sont remplies à la date du 1er tour des élections : ils sont présents dans les locaux de l’entreprise et y travaillent depuis au moins 1 an.

En revanche ne sont notamment pas pris en compte :

• les contrats d’apprentissage, les contrats de professionnalisation, les stagiaires,

• les salariés titulaires d’un contrat à durée déterminée, les salariés temporaires et les salariés mis à disposition d’une entreprise extérieure, lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu.

Art 3.2 : Répartition des sièges entre les collèges électoraux

Il est rappelé que la répartition des sièges entre les différents collèges électoraux est effectuée proportionnellement aux effectifs de chaque collège électoral avec attribution des sièges restants sur la base du plus fort reste.

En conséquence, les sièges seront ainsi répartis : 

Etablissement de Loos :

Collège électoral	Nombre de sièges
Groupes 1 à 5 – 1er et 2ème collège	3 sièges titulaires et 3 sièges suppléants
Groupes 6 et suivants – 3ème collège	11 sièges titulaires et 11 sièges suppléants
TOTAL	14 sièges titulaires et 14 sièges suppléants

Etablissement de la Garenne Colombes :

Collège électoral	Nombre de sièges
Groupes 1 à 5 – 1er et 2ème collège	2 sièges titulaires et 2 sièges suppléants
Groupes 6 et suivants – 3ème collège	6 sièges titulaires et 6 sièges suppléants
TOTAL	8 sièges titulaires et 8 sièges suppléants

Etablissement de Gaillard :

Collège électoral	Nombre de sièges
Groupes 1 à 5 – 1er et 2ème collège	2 sièges titulaires et 2 sièges suppléants
Groupes 6 et suivants – 3ème collège	9 sièges titulaires et 9 sièges suppléants
TOTAL	11 sièges titulaires et 11 sièges suppléants

Article 4 : Heures de délégation

Conformément aux dispositions de l’accord d’entreprise de mise en place du CSE et CSEC en date du 1^er juillet 2019 et en application de l’article L.2314-7 du Code du travail, il a été décidé des heures de délégation suivantes :

CSE	Elu titulaire	Elu suppléant	Secrétaire	Secrétaire Adjoint	Trésorier	Trésorier Adjoint	Représentant Syndical
Loos	30h / mois	15h / mois	Heures nécessaires	10h / mois additionnelles	Heures nécessaires	10h / mois additionnelles	30h / mois
Gaillard	25h / mois	15h / mois	15h / mois additionnelles	8h / mois additionnelles	15h / mois additionnelles	8h / mois additionnelles	25h / mois
La Garenne Colombes	25h / mois	15h / mois	15h / mois additionnelles	8h / mois additionnelles	15h / mois additionnelles	8h / mois additionnelles	25h / mois

Article 5 : Vote électronique

La Direction et les organisations syndicales représentatives conviennent de recourir au Vote Electronique afin de faciliter la mise en œuvre des élections des membres des Comités Sociaux et Economiques.

La Société prestataire spécialisée dans la mise en place de solutions sécurisées de vote par internet qui a été choisie est VOXALY.

Ce recours au vote sous forme électronique est exclusif : il ne se cumulera donc pas avec un vote papier.

Les modalités entourant le dispositif de vote électronique sont décrites dans l’accord ci-annexé.

Article 6 : Dates, horaires et lieux des scrutins

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent que les élections auront lieu sur plusieurs jours.

Le présent protocole vient préciser les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins.

Le premier tour de scrutin est donc fixé à la période suivante :

• du mardi 3 décembre 2019, à 10 heures, au jeudi 5 décembre 2019 à 14 heures

Le second tour éventuel est fixé à la période suivante :

• du mardi 17 décembre 2019, à 10 heures, au jeudi 19 décembre 2019 à 14 heures

Pendant l’ouverture des scrutins, les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur propre ordinateur, de leur domicile ou de tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site Internet sécurisé propre aux élections professionnelles.

En complément, des ordinateurs seront mis à la disposition des électeurs au sein d’un bureau spécialement réservé pour les élections.

Les salles réservées à cet effet seront les salles suivantes, à savoir :

• pour l’établissement Loos : Cananga

• pour l’établissement de La Garenne Colombes : Oranger

• pour l’établissement de Gaillard : Miribel

Ces salles seront chacune équipées d’un ordinateur.

Ces salles seront également équipées d’isoloirs et seront ouvertes :

• le jeudi 5 décembre 2019, de 10 heures à 14 heures.

Les principes énoncés ci-dessus seront les mêmes en cas de second tour, ce qui signifie que les horaires seront les mêmes (sur la date du jeudi 19 décembre 2019), ainsi que les salles qui seront identiques.

Ces salles seront également équipées d’une imprimante le dernier jour du scrutin afin de pouvoir imprimer les résultats des élections, et notamment, les procès-verbaux.

Par ailleurs, lors de l’ouverture des scrutins, le représentant de chaque liste de candidats (dénommé scrutateur), les membres du bureau de vote et deux représentants de la Direction, seront conviés une demi-heure avant l’ouverture afin de permettre la validation de l’ouverture des scrutins.

Les salles prévues à cet effet sont les suivantes, à savoir :

Les salles réservées à cet effet seront les salles suivantes, à savoir :

• pour l’établissement Loos : Cananga

• pour l’établissement de La Garenne Colombes : Oranger

• pour l’établissement de Gaillard : Miribel

Article 7 : Electorat – Eligibilité et listes électorales

Art 7.1 : Electorat et éligibilité des salariés de la société Bayer HealthCare SAS

Sont électeurs les salariés entrant dans le champ d’application du présent protocole tel que défini à son article 2 et qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1^er tour des élections (mardi 3 décembre 2019) :

• Être âgé de 16 ans révolus ;

• Avoir acquis une ancienneté d’au moins trois mois dans l'entreprise ;

• Avoir la capacité électorale ;

• Travailler au sein de l’établissement (tel que défini à l’article 1 du présent protocole) ;

• Ne pas représenter l’employeur.

S’agissant de la dernière condition, il est convenu que ne seront pas électeurs : les membres du Comex, les Directeurs des sites, le Directeur des Ressources Humaines, les Responsables Ressources Humaines (HR//BP), les Présidents des Comités d’Etablissements (CE), et des Comités d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de travail (CHSCT) et le Président du Comité Central d’Entreprise (CCE) et les Directeurs d’Etablissements.

Enfin, il est précisé que les salariés en cessation concertée d’activité (CCA) seront électeurs sur le site au sein duquel ils exerçaient leur dernière activité.

Sont éligibles les salariés de l’entreprise qui répondent aux conditions suivantes à la date du 1^er tour des élections (mardi 3 décembre 2019) :

• Être électeur,

• Être âgé de 18 ans révolus,

• Avoir acquis une ancienneté d’au moins un an dans l'entreprise,

• Travailler au sein de l’établissement (tel que défini à l’article 1 du présent protocole),

• Ne pas être l'employeur ni son conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendant ou descendant, frère, sœur et allié au même degré,

• Appartenir au collège dont on sollicite les suffrages.

Art 7.2 : Electorat et éligibilité des salariés mis à disposition de la société Bayer HealthCare SAS par une entreprise extérieure

Sont électeurs les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui répondent aux conditions cumulatives suivantes à la date du 1^er tour des élections :

• Être présent dans les locaux de l’entreprise et y travailler depuis au moins 12 mois continus,

• Choisir d’exercer son droit de vote au sein de l’entreprise utilisatrice et non dans celle qui l’emploie,

• Remplir les conditions d’électorat « classique » (avoir 16 ans révolus et avoir la capacité électorale).

Ne sont pas éligibles les salariés mis à disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure.

Art 7.3 : Listes électorales

Une liste du personnel électeur et éligible sera établie par l’employeur sur chaque établissement et pour chaque collège et affichée sur les panneaux de la Direction au plus tard le jeudi 14 novembre 2019 à 12 heures.

Ne figurent sur cette liste que le nom et prénom de l’électeur, sa date de naissance, son sexe, sa date d’entrée dans l’entreprise ou le groupe, son statut, sa qualité de salarié ou de mis à disposition et, pour ceux remplissant les conditions d’éligibilité, la mention « E ».

Les réclamations concernant ces listes devront être présentées auprès de la Direction des Affaires sociales, au plus tard le lundi 18 novembre 2019 à 12 heures.

Si un deuxième tour devait être organisé, cette liste ne devrait pas être changée entre les deux tours.

Article 8 : Information du personnel – Dépôt des listes de candidats

Les salariés seront informés par affichage sur les différents établissements et par le biais de l’intranet de l’entreprise, de l’organisation et du déroulement des élections professionnelles. Ces communications seront effectuées le jeudi 14 novembre 2019 pour le premier tour, et le vendredi 6 décembre 2019 pour l’éventuel second tour.

Ce même affichage constitue, en outre, un appel à candidatures.

Il est rappelé que le premier tour est réservé aux organisations syndicales intéressées et que les candidatures sont libres au second tour.

Les listes communes entre deux ou plusieurs syndicats ne peuvent être admises au premier tour qu’à la condition expresse que le nom de chacun des candidats figurant sur la liste soit suivi de l’indication de son syndicat d’appartenance, ou à défaut, que les organisations syndicales concernées déposent, avec la liste des candidatures, une note signée par chacune d’entre elles, précisant les modalités prises en compte de leur audience respective pour les besoins de l’application de l’article L.2232-12 du Code du travail.

Il est rappelé que les listes de candidats ne peuvent comporter un nombre de candidats supérieur au nombre de sièges à pourvoir. Les listes de candidats incomplètes, c’est-à-dire qui comprendraient moins de candidats que de sièges à pourvoir, sont en revanche admises.

Il est précisé que les candidatures présentées par une organisation syndicale au premier tour de scrutin doivent être considérées comme maintenues, dès lors qu’un second tour est organisé, sans que cette organisation syndicale ait besoin de les renouveler.

En cas de changement dans la composition des listes de candidats, les modifications doivent être portées à la connaissance de la Direction des Affaires Sociales, dans les formes prévues ci-dessous pour le dépôt, et avant la date limite de dépôt des candidatures, telle que mentionnée ci-dessous.

Un(e) candidate, qui aura récemment changé de nom, pourra, lors du dépôt des candidatures, faire ajouter, après son nom actuel, le nom précédent sous lequel il/elle était connu(e).

Les listes de candidats doivent être établies par Comité Social et Economique pour lequel les candidats se présentent, par collège électoral, et en distinguant titulaires et suppléants.

Elles devront enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, site d’appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.

En outre, les candidats devront apposer leur signature personnelle sur la liste sur laquelle ils se présentent ou sur un document annexe certifiant qu’ils se portent candidat, ceci afin de s’assurer de leur consentement.

Enfin, il est précisé que les listes de candidats devront respecter les nouvelles règles applicables depuis le 1^er janvier 2017 et prévues par l’article L.2314-30 du Code du travail sur la représentation équilibrée des hommes et des femmes (cf. article 13).

• Pour le premier tour

Les organisations syndicales mentionnées à l’article L.2314-29 du Code du travail, sont seules habilitées à présenter des candidats au premier tour. Elles communiqueront leur(s) liste(s) de candidats à partir du jour de l’affichage des listes électorales et au plus tard le mardi 19 novembre 2019 à 12 heures, sous format papier, remis en main propre contre récépissé ou par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courrier électronique avec accusé de réception, auprès de la Direction des Affaires Sociales, qui devra les afficher le mercredi 20 novembre 2019 avant 14 heures.

En cas remise des candidatures par courrier électronique, la Direction des Affaires Sociales confirmera par retour de mail la bonne réception desdites candidatures.

Les réclamations concernant les candidats devront être présentées auprès de la Direction des Affaires sociales au plus tard le jeudi 21 novembre à 14 heures.

• En cas de deuxième tour

Il est précisé que les listes déposées au premier tour restent valables.

En cas de changement dans leur composition, les modifications doivent être portées à la connaissance de la Direction des Affaires Sociales dans les mêmes formes que celles prévues pour le premier tour et avant la date limite telle que fixée ci-dessous.

Ainsi, tout nouveau dépôt de candidatures devra s’effectuer au plus tard le vendredi 6 décembre 2019 avant 12 heures selon les mêmes conditions qu’au premier tour.

Pour affichage le vendredi 6 décembre 2019 avant 17 heures.

Les réclamations concernant les candidats devront être présentées au plus tard le lundi 9 décembre 2019 avant 14 heures.

Enfin, il est précisé que toute liste de candidats déposée au-delà des délais mentionnés ci-dessus sera automatiquement rejetée.

De plus, si, à la suite d'une réclamation, une liste de candidats était appelée à changer le nom de l'un ou plusieurs de ses candidats, et bien que les délais d'affichage ne puissent être respectés pour ce ou ces nouveau(x) candidat(s) désigné(s), ce motif ne pourrait en aucun cas être utilisé pour demander le recul de la date fixée pour les élections professionnelles, objet du présent protocole d’accord.

Article 9 : Propagande électorale

Conformément aux dispositions relatives au vote électronique, les professions de foi de chaque liste présentant les listes de candidats, seront intégrées sur la page du site internet sécurisé de Voxaly.

Pour ce-faire, les professions de foi devront être transmises au Service des Ressources Humaines à l’attention de Madame et Monsieur

• sous la forme d’un fichier au format PDF dans la limite de 3 Mo maximum ; La recommandation étant néanmoins un fichier au format PDF de taille inférieure ou égale à 2 Mo.

• avant le jeudi 21 novembre 2019, 14 heures pour le 1^er tour, et avant le mardi 10 décembre 2019, 12 heures pour l’éventuel second tour.

La propagande électorale pourra débuter à compter du jeudi 14 novembre 2019 à 12 heures, et se terminera en tout état de cause, au plus tard la veille de l’ouverture du scrutin à 19 heures (soit pour le premier tour, au plus tard le lundi 2 décembre 2019 à 19 heures).

Au 2^nd tour, l’ensemble des candidats disposent de moyens de propagande. Toutefois, leur propagande ne peut débuter avant la fin du 1^er tour, et se terminera au plus tard la veille de l’ouverture du scrutin à 19 heures (soit pour le deuxième tour, au plus tard le lundi 16 décembre 2019 à 19 heures).

Par ailleurs, les parties conviennent de ce qui suit :

Les candidats pourront remettre, à chaque tour des élections professionnelles, des tracts électoraux, respectant le même type de formalisme que pour la profession de foi, et qui pourront être diffusés par les organisations syndicales, selon les règles applicables au sein de l’entreprise en matière de communication syndicale.

Les tracts électoraux en version papier seront distribués exclusivement en main propre au personnel des établissements, dans les halls d’accueil aux heures d’entrée et de sortie, ainsi qu’à l’entrée des restaurants d’entreprise à l’heure du déjeuner (de 12 heures à 14 heures).

Ces tracts seront également affichés sur le site intranet BayerNet.

Dans tous les cas, la Direction des Ressources Humaines devra être destinatrice de ces communications de façon concomitante à leur envoi ou leur distribution.

Les informations diffusées devront avoir trait aux élections à venir :

-sans aucun caractère diffamatoire ou injure et notamment à l’égard d’une autre liste ;

-sans porter atteinte à la libre détermination des électeurs.

La Direction autorise exceptionnellement d’allouer à chaque organisation syndicale la possibilité de mails supplémentaires, en sus du quota de huit mails par an. Ces mails supplémentaires ne pourront porter que sur la thématique des élections et utilisés uniquement durant la période de propagande. Ces mails supplémentaires seront répartis de la manière suivante :

- un mail par organisation syndicale présentant une liste au total, au périmètre de l’établissement / par établissement (adressés par le Délégué Syndical Central ou le Délégué Syndical d’établissement ou le Représentant de Section Syndicale ou la tête de liste en cas de liste libre présentée au second tour). Ce nombre s’applique pour la totalité du cycle électoral.

- deux mails par organisation syndicale présentant une liste, au périmètre de l’entreprise, adressés par le Délégué Syndical Central ou par la tête de liste en cas de liste libre présentée au second tour.

Ces mails pourront être adressés directement aux électeurs.

Les mails adressés durant cette période par les secrétaires des instances dans le cadre de leur activité habituelle en lien avec l’instance dont ils sont secrétaire, ne pourront pas être détournés à des fins de propagande électorale.

De la même façon, la Direction des Ressources Humaines devra être destinataire de ces communications de façon concomitante à leur envoi ou leur distribution.

Il est convenu d’une participation de la Direction, des frais de reprographie, sur présentation de justificatifs, pour chaque organisation syndicale présentant une liste (et pour toute liste libre en cas de second tour). Les justificatifs seront produits à la Direction des Affaires Sociales par la personne habilitée par l’organisation syndicale pour le faire.

Cette prise en charge s’effectuera dans le cadre d’un remboursement (exclusivement pour le 1^er tour pour les organisations syndicales et pour le second tour pour les listes libres)) sur présentation de justificatifs dans la limite* de :

• 150 Euros (cent cinquante euros) par organisation syndicale (liste libre au second tour) présentant une ou plusieurs listes sur l’établissement de la Garenne Colombes ;

• 200 Euros (deux cents euros) par organisation syndicale (liste libre au second tour) présentant une ou plusieurs listes sur l’établissement de Gaillard ;

• 300 Euros (trois cents euros) par organisation syndicale (liste libre au second tour) présentant une ou plusieurs listes sur l’établissement de Loos.

*tenant compte d’un effectif sédentaire présent sur chaque établissement

• Réunion préparatoire aux élections des candidats de liste

Trois candidats de chaque liste présentée par les organisations syndicales au premier tour pourront tenir une réunion préparatoire en amont du premier tour. Les frais de déplacement, forfait restauration et d’hébergement éventuel seront pris en charge par l’Entreprise, dans le cadre de l’application des dispositions de la politique voyage du Groupe Bayer en France.

Cette réunion préparatoire ne pourra se tenir que pendant la période de propagande électorale autorisée (soit du jeudi 14 novembre 2019 à 12 heures au lundi 2 décembre 2019 à 19 heures pour le 1^er tour, et à l’issue du 1^er tour, c’est-à-dire après la proclamation des résultats du 1^er tour jusqu’au lundi 16 décembre 2019 à 19 heures pour le 2^ème tour).

Article 10 : Bulletins de vote

Il est rappelé que la société VOXALY assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Au sein de chaque liste, les membres de celles-ci sont libres de choisir l’ordre de présentation des candidats.

Article 11 : Bureau de vote

Des bureaux de vote seront constitués pour chacun des établissements définis à l’article 1 du présent protocole. Un bureau de vote centralisateur sera également mis en place. Il sera présent sur le site de Loos.

Ce bureau de vote centralisateur sera détenteur des clés de déchiffrement. Lors de la clôture, la saisie de ces clés permettra le déchiffrement des bulletins de vote suivi de la mise à disposition des résultats aux bureaux de vote de chaque établissement.

En effet, conformément au système de vote électronique retenu, un seul et unique bureau de vote sera constitué pour chaque tour de scrutin pour l’ensemble des collèges électoraux, toutes élections confondues (titulaires et suppléants) pour chacun des établissements définis à l’article 1 du présent protocole.

Le bureau de vote sera composé d’un Président et de trois assesseurs pour le bureau de vote centralisateur, devant tous répondre aux conditions légales d’électorat.

Le bureau de vote sera composé d’un Président et de deux assesseurs pour les autres bureaux de vote locaux, devant tous répondre aux conditions légales d’électorat.

Il est convenu que le bureau de vote de Loos sera également le bureau de vote centralisateur, sans composition supplémentaire, soit un Président et trois assesseurs au total.

Les membres du bureau de vote centralisateur devront être présents sur le site de Loos (salle Cananga) à l’heure d’ouverture du scrutin et ce, pendant une heure, ainsi que le dernier jour du scrutin de 9 heures à 14 heures, puis à l’occasion du dépouillement.

Pour la composition des membres du Bureau de vote, il sera fait appel au volontariat par voie d’affichage qui aura lieu le jeudi 14 novembre 2019, en respectant les principes suivants :

- Interdiction de désigner comme membre du bureau de vote un salarié représentant de l’employeur ou du personnel.

- Interdiction de désigner comme Président du bureau de vote un candidat aux élections professionnelles, objet du présent protocole.

En tout état de cause, les Présidents des bureaux de vote locaux et du bureau de vote centralisateur seront les électeurs les plus âgés parmi les volontaires relevant de chacun des trois établissements, au sens des comités sociaux et économiques d’établissement, susvisés.

S’agissant des assesseurs, il est convenu que :

• pour le bureau de vote centralisateur :

• deux assesseurs seront les électeurs les plus âgés parmi les volontaires,

• 1 assesseur sera l’électeur le plus jeune parmi les volontaires.

• pour les bureaux de vote locaux :

• un assesseur sera l’électeur le plus âgé parmi les volontaires,

• 1 assesseur sera l’électeur le plus jeune parmi les volontaires.

Les noms des membres du bureau de vote devront être portés à la connaissance du Service des Ressources Humaines de chaque établissement au plus tard le jeudi 21 novembre 2019 18 heures.

Des précisions sur les modalités (conditions de validité, personne contact par établissement) seront apportées sur l’affichage. 

La liste des membres du bureau de vote sera affichée sur les panneaux de la Direction le jeudi 28 novembre 2019.

Deux représentants de la Direction et un représentant de chaque liste de scrutin pourront assister aux opérations électorales.

A cet égard, il est convenu que les représentants de chaque liste devront être portés par écrit (courrier simple ou courriel) à l’attention de Madame Monsieur

au plus tard le jeudi 21 novembre 2019 à 18 heures pour le 1^er tour des élections, au plus tard le lundi 9 décembre 2019 à 18 heures, en cas de second tour éventuel.

Il est convenu que parmi les salariés volontaires, la Direction désignera les membres du bureau de vote en respectant les principes suivants :

Le Président du bureau de vote sera l’électeur le plus âgé parmi les volontaires relevant de chacun des trois établissements, au sens des comités sociaux et économiques d’établissement, susvisés.

Article 12 : Dépouillement

A l’issue du scrutin, les bureaux de vote locaux procéderont au dépouillement.

Pour rappel, le dépouillement ne sera possible que par l’activation conjointe d’au moins deux des clés de chiffrement qui doivent être éditées pour chaque membre du bureau de vote centralisateur.

Cette opération aura lieu sur le site de Loos en salle Cananga.

La génération de ces clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin sera publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et ses assesseurs du bureau de vote centralisateur ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Le dépouillement se fera aux date et heures prévues pour la clôture du scrutin, telle que mentionnée à l’article 6 du présent protocole.

Le dépouillement sera fait dans les salles suivantes (salles de visioconférence), à savoir :

• pour l’établissement de Loos : salle Cananga

• pour l’établissement de La Garenne Colombes : salle Oranger

• pour l’établissement de Gaillard : salle Miribel

Il est précisé que les résultats du premier tour devront impérativement être dépouillés même si le quorum n’a pas été atteint.

Il est attribué à chaque liste autant de sièges que la moyenne des voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral.

Si aucun siège n’a été pourvu ou s’il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués à la plus forte moyenne.

Le Président du bureau de vote local proclamera ensuite les résultats, et le procès-verbal dont il sera établi quatre exemplaires qui seront signés par les membres du bureau de vote.

Ce procès-verbal sera affiché au plus tard le lendemain du scrutin sur les panneaux de la Direction, puis sera transmis à l’Inspecteur du travail, au prestataire agissant pour le compte du ministre chargé du Travail et à toutes les organisations syndicales ayant participé à la négociation du protocole ainsi qu’à celles ayant présenté des listes de candidats.

Lors du dépouillement, un représentant de la société VOXALY sera présent sur le Bureau de vote centralisateur.

Article 13 : Représentation équilibrée des femmes et des hommes

Pour chaque collège électoral, les listes mentionnées à l’article L 2314-30 du Code du travail qui comportent plusieurs candidats seront composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale.

A ce titre, les listes seront composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

Si le calcul n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il sera procédé à l’arrondi arithmétique suivant : (C. trav., art. L. 2314-30).

1° Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

2° Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieur à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprendra indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Ces règles s'appliquent aux listes de titulaires et de suppléants et pour les deux tours des élections le cas échéant.

Pour l’établissement de Loos :

Ainsi, tenant compte de la liste des électeurs à la date du premier tour de scrutin, la répartition entre les hommes et les femmes en pourcentage de la liste électorale est la suivante :

- 1^er et 2^ème collèges réunis : 86.12 % femmes et 13.88 % hommes ;

- 3^ème collège : 67.14 % femmes et 32.86 % hommes.

Compte tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste doit comporter :

- 1^er et 2^ème collèges réunis : 3 femmes et 0 homme ;

- 3^ème collège : 7 femmes et 4 hommes.

L'application de la règle de représentation équilibrée aboutissant à exclure totalement les hommes dans le 1^er et 2^ème collège réunis, les listes de candidats pourront comporter un candidat homme conformément à l'article L. 2314-30. Mais ce candidat ne peut être en première position sur la liste.

Pour l’établissement de la Garenne Colombes :

Ainsi, tenant compte de la liste des électeurs à la date du premier tour de scrutin, la répartition entre les hommes et les femmes en pourcentage de la liste électorale est la suivante :

- 1^er et 2^ème collèges réunis : 58.14 % femmes et 41.86 % homme ;

- 3^ème collège : 51.61 % femmes et 48.39 % hommes.

Compte tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste doit comporter :

- 1^er et 2^ème collèges : 1 femme et 1 homme ;

- 3^ème collège : 3 femmes et 3 hommes.

Pour l’établissement de Gaillard :

Ainsi, tenant compte de la liste des électeurs à la date du premier tour de scrutin, la répartition entre les hommes et les femmes en pourcentage de la liste électorale est la suivante :

- 1^er et 2^ème collèges : 82.26 % femmes et 17.74 % hommes ;

- 3^ème collège : 68.88 % femmes et 31.12 % hommes.

Compte tenu de la répartition des sièges entre les collèges, chaque liste doit comporter :

- 1^er et 2^ème collèges : 2 femmes et 0 homme ;

- 3^ème collège : 6 femmes et 3 hommes.

L'application de la règle de représentation équilibrée aboutissant à exclure totalement les hommes dans le 1^er et 2^ème collège réunis, les listes de candidats pourront comporter un candidat homme conformément à l'article L. 2314-30. Mais ce candidat ne peut être en première position sur la liste.

La Direction doit porter à la connaissance des salariés la proportion établie par voie d’accord ou par décision du DIRECCTE (en l’absence d’accord), et ce, par tout moyen permettant de donner date certaine à cette information.

Lorsque la liste ne respecte pas les principes de la représentation équilibrée, ou si l'alternance entre les sexes n'est pas appliquée par la liste, toute personne intéressée pourra demander au juge d'instance l'annulation de l'élection du ou des élus du sexe surreprésenté ou du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.

Article 14 : Durée des mandats et limitation du nombre de mandats successifs

Conformément à l’accord collectif de mise en place du CSE, les représentants du personnel au CSE sont élus pour quatre ans.

Il est rappelé que l’article L.2314-33 du Code du travail prévoit la limitation à trois mandats successifs pour un même représentant au Comité Social et Economique.

Article 15 : Durée et publicité du protocole

Le présent protocole d'accord préélectoral est conclu pour les élections 2019 des membres des Comités Sociaux et Économiques d’établissement de Bayer HealthCare SAS.

Il entrera en vigueur le jour de sa signature et fera l’objet d’une publication sur les panneaux d’affichage de la Direction et sera consultable par l’ensemble des salariés sur l’intranet de l’entreprise.

Un exemplaire original du présent protocole sera communiqué à l’ensemble des parties à la négociation.

Le présent protocole sera également transmis à l'inspecteur du travail compétent.

Le document constituant ce protocole comporte 20 pages (hors annexes).

Fait à Loos, le 13 novembre 2019.

Pour la Société Bayer HealthCare SAS, représentée par son Directeur des Ressources Humaines, dûment accrédité aux fins de la présente :

Pour la C.F.D.T. :

Pour la C.F.E.- C.G.C. :

Pour la C.F.T.C. :

Pour la C.G.T. :

Pour F.O. :

Pour U.N.S.A :

ANNEXE 1- CALENDRIER RECAPITULATIF DES OPERATIONS ELECTORALES

	Actions	Date
1er tour	Affichage des listes électorales par la direction des ressources humaines	14 novembre 2019 avant 12h
	Date limite de contestation des listes électorales	18 novembre 2019 avant 12h
	Affichage de l'appel des volontaires au bureau de vote par établissement	14 novembre 2019
	Date limite pour la constitution des membres du bureau de vote	21 novembre 2019 avant 18h
	Affichage des membres du bureau de vote	28 novembre 2019
	Date limite des dépôts des listes de candidats pour le premier tour	19 novembre 2019 avant 12h
	Affichage des listes de candidats sur les panneaux de la Direction	20 novembre 2019 avant 14h
	Date limite de contestation des listes de candidats	21 novembre 2019 avant 14h
	Date limite de remise à la direction des ressources humaines des professions de foi	21 novembre 2019 avant 14h
	Date du premier tour de scrutin	Du mardi 3 décembre 2019 10h00 au jeudi 5 décembre 2019 avant 14h00
	Affichage des résultats du premier tour et, si nécessaire, d'une note d'appel à candidatures pour le second tour	Vendredi 6 décembre 2019
2ème tour	Date limite des dépôts des listes de candidats pour le second tour	Vendredi 6 décembre 2019 avant 12h
	Affichage des listes de candidats sur les panneaux de l'entreprise	Vendredi 6 décembre 2019 avant 17h
	Date de limite de contestation des listes de candidats	Lundi 9 décembre 2019 avant 16h
	Date limite de remise à la direction des ressources humaines des professions de foi	Mardi 10 décembre 2019 avant 12h
	Date du second tour de scrutin	Du mardi 17 décembre 2019 10h00 au jeudi 19 décembre 2019 avant 14h00
	Affichage des résultats du 2nd tour	Vendredi 20 décembre 2019 avant 12h

ANNEXE 2- ACCORD VOTE ELECTRONIQUE

ACCORD SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES DES COMITES SOCIAUX ET ECONOMIQUES D’ETABLISSEMENTS DE LA SOCIETE BAYER HEALTHCARE S.A.S.

Entre les soussignées :

- La Société Bayer Healthcare S.A.S, dont le siège social est situé au Parc Eurasanté – 220, avenue de la recherche à Loos (59120), représentée par son Directeur des Ressources Humaines, ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes,

d’une part,

Et 

- Les Organisations Syndicales Représentatives au sein de la Société Bayer S.A.S représentées par leurs Délégués Syndicaux Centraux :

• La CFDT,

• la CFE-CGC,

• la CFTC,

• FO,

• l’UNSA Pharma.

d’autre part,

IL A ETE EXPOSE ET CONVENU CE QUI SUIT :

Préambule

Afin de faciliter la mise en œuvre des élections des membres des Comités Sociaux et Economiques (CSE) d’Etablissements de l’entreprise Bayer Healthcare SAS, la Direction et les Organisations Syndicales représentatives en son sein ont décidé d’organiser le scrutin par vote électronique dans le cadre des dispositions légales en vigueur.

C’est dans ce cadre que la Direction et les Organisations Syndicales représentatives se sont rencontrées et ont ainsi choisi de recourir aux services de la Société VOXALY, prestataire qui était déjà intervenu lors des dernières élections en 2016 et qui est spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet.

Régulièrement expertisé par des experts indépendants, le système de vote offre toutes les garanties pour répondre aux exigences réglementaires de confidentialité et de sincérité du scrutin.

Ainsi, les Organisations Syndicales représentatives de Bayer Healthcare SAS ont consulté le cahier des charges (Annexe 1) et les conclusions du rapport de l’expert indépendant sur le système de vote électronique proposé par la Société VOXALY ci-joint annexé (Annexe 2). Les garanties d’indépendance du prestataire VOXALY ont ainsi pu être connues et partagées par les Partenaires Sociaux.

Article 1 : Modalités d’organisation des opérations électorales

Parallèlement au présent accord, les parties négocieront un Protocole d'Accord Préélectoral (PAP) lié aux prochaines élections professionnelles des membres des CSE d’Etablissements de la société Bayer Healthcare SAS définissant notamment, le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges entre les collèges électoraux.

Le présent accord sera annexé au PAP.

En outre, les parties conviennent que :

• si le vote électronique est retenu, il ne se cumulera donc pas avec un vote papier ;

• les Délégués Syndicaux ainsi que les membres des bureaux de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique retenu. La formation sera assurée par la société VOXALY.

Article 1-1 : Modalités des élections

• Listes électorales et fichier des électeurs

Aux fins de préparation des élections, la Direction des Ressources Humaines établit, à partir des listes électorales, un fichier des électeurs.

Les listes électorales susmentionnées, établies par établissement et par collège électoral, enregistrent les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise ou le groupe, date de naissance, statut, qualité de salarié ou de mis à disposition, et, pour ceux remplissant les conditions d'éligibilité, la mention « E ».

Elles sont affichées par l'employeur dans les locaux de l'entreprise sur les différents sites de la société Bayer Healthcare SAS concernés par les élections de leur établissement.

Le fichier des électeurs contiendra les informations suivantes : matricule, civilité, noms et prénoms des inscrits, date de naissance, date d'entrée dans l’entreprise ou le groupe, collège d'appartenance, établissement de rattachement, coordonnées (adresse postale et adresse mail connue de la Direction), clé du numéro de sécurité sociale.

Le fichier des électeurs sera uniquement transmis à la société prestataire.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification qui lui permettra :

• de s'identifier et de prendre part au vote ;

• de compléter la liste d'émargement.

Les électeurs seront enregistrés sur un support distinct de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

• Lieux et temps du scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme pour le second tour éventuel de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le PAP lequel prévoira les dates et heures d’ouverture et de clôture des scrutins.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant les jours d’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (du lieu de leur choix : domicile, lieu de travail, etc. ; de l’appareil de leur choix : ordinateur professionnel, ordinateur personnel, Smartphone, Tablette, etc.), en se connectant sur le site Internet sécurisé propre aux élections professionnelles.

Un ordinateur pourra être mis à disposition au sein d’un espace spécialement réservé pour les élections selon les dates et horaires définis pour chaque établissement dans le cadre du PAP.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de clôture du scrutin électronique seront contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

Chaque bureau de vote sera constitué au minimum d’un président et de deux assesseurs. Un bureau de vote centralisateur sera également constitué d’un président et de trois assesseurs. Ce bureau de vote sera constitué sur le site de Loos (siège social de l’entité). Les membres des bureaux de vote seront formés par la société prestataire sur chaque établissement. Lors de cette séance de formation, des clés de déchiffrement seront générées pour les membres du bureau de vote centralisateur de façon publique, de manière à prouver de façon irréfutable que seuls les membres du bureau de vote centralisateur en sont détenteurs.

Durant la période de vote, tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression, et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention d’au moins deux des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

Ainsi, avec ces éléments, les bureaux de vote sont autonomes pour dépouiller les résultats de leur périmètre le jour des opérations de dépouillement lesquelles se dérouleront sur chaque établissement.

En complément, la société prestataire sera présente sur le bureau de vote centralisateur lors du dépouillement afin de pouvoir répondre aux éventuelles questions des membres des bureaux de vote.

• Cellule d’assistance technique

L'employeur mettra en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique. Cette cellule sera composée d’un représentant du prestataire et d’un membre de la Direction des Ressources Humaines chargé de l'organisation des élections au sein de l’entreprise.

Cette cellule devra, en présence des représentants des listes de candidats :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés de chiffres générées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à la fin des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement du système.

• Consultation du nombre de votants

Le taux de participation par établissement sera accessible, en temps réel, pendant le scrutin, via un accès privilégié, réservé aux membres du bureau de vote, aux organisations syndicales et à la Direction des Ressources Humaines.

De plus, une communication spécifique aux salariés, sur les écrans TV, par affichage papier et par push mail indiquera le taux de participation aux élections.

En revanche, aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin.

• Liste d’émargement

La liste d'émargement enregistre les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des électeurs ayant voté, date et heure du vote.

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote.

• Dispositif de secours en cas de dysfonctionnement informatique

Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence à la majorité de ses membres, après avis des représentants de la société mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension, voire de l'annulation des opérations de vote.

Article 1-2 : Bulletins de vote

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Article 1-3 : Liste des candidats

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant l'appartenance syndicale.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans l'ordre alphabétique. Afin de renforcer la lisibilité des listes, le logo de l’organisation syndicale sera présent à l’écran.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Les professions de foi de chaque liste seront intégrées sur la page présentant ces listes (en fichier attaché). Pour ce-faire, les professions de foi devront être transmises sous la forme d’un fichier au format PDF dans la limite de 3 Megaoctets.

Article 2 : Modalités de vote

Article 2-1 : Information et assistance aux électeurs

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation par les électeurs de cette nouvelle technique de vote.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, du lundi au vendredi, de 9 heures à 18 heures, un centre d'appels permettant de les aider.

En outre, une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales sera adressée aux électeurs par voie postale (enveloppe neutre avec le logo Bayer), en même temps que les moyens d’authentification. Cette notice figurera également sur les panneaux d'affichage dédiés aux élections professionnelles au sein des différents établissements de Bayer Healthcare SAS.

Enfin, le matin du dernier jour de scrutin, la société prestataire adressera un courriel à l'ensemble des électeurs disposant d’une adresse mail connue de la Direction des Ressources Humaines afin de leur rappeler le fait qu'il s’agit du dernier jour d'ouverture du scrutin ainsi que l'heure de clôture de ce scrutin.

Article 2-2 : Modalités d’accès au serveur de vote et garanties entourant le vote de l’électeur

Chaque électeur recevra, à son domicile, par courrier simple (enveloppe neutre avec le logo Bayer), un identifiant de vote généré de manière aléatoire par le prestataire.

Le courrier d'envoi sera adressé, au tarif postal rapide, au minimum 4 jours ouvrables avant l'ouverture du scrutin.

L’authentification de l'électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l'identifiant de vote puis par la création d’un mot de passe.

Un code sécurité est ensuite envoyé à l’électeur sur l’adresse email connue ou par sms au numéro indiqué par l’électeur.

Une fois reçu, ce code doit être recopié par l’électeur pour finaliser la création de son mot de passe.

La connexion au site de vote se fera à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l'électeur pourra procéder aux votes (deux votes organisés et distingués : CSE titulaires, CSE suppléants).

Seules les listes de candidats correspondant à son collège électoral lui seront proposées.

Son choix de vote apparaîtra ensuite clairement à l’écran et il pourra être modifié avant validation. La saisie du code d'accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d'émargement dès l'enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l'accès à l'élection pour laquelle le vote vient d'être réalisé. La validation le rendra définitif et empêchera toute modification ultérieure. Enfin, le vote sera anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier « contenu de l'urne électronique », qui recense les votes exprimés.

La transmission du vote et l'émargement feront l'objet d'un accusé de réception que l'électeur aura la possibilité de conserver. Les codes de vote fournis à l'électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

Article 2-3 : Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R.2314-7 du Code du travail, les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Ainsi, le vote de l'électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d'émargement des votants. Cette urne sera hébergée par le prestataire.

Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit l'anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement, ainsi que le contenu de l’urne seront uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système et travaillant pour le prestataire externe.

Article 3 : Résultats du vote

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne électronique, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement ne sera possible que par l'activation conjointe d'au moins deux des clés de chiffrement différentes des membres du bureau de vote centralisateur.

La génération de ces clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin sera publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président du bureau de vote et ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Le Président et les assesseurs du bureau de vote centralisateur génèreront chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l'urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés sera indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde seront en outre conservées sous scellés.

Le décompte des voix apparaîtra lisiblement à l'écran et fera l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal, de format Cerfa.

Ainsi, la liste des résultats contiendra les informations suivantes : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège.

Les attributions des sièges et la désignation des élus se feront conformément aux dispositions du PAP.

Le système de vote électronique sera scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Article 4 : Respect du Règlement Général de Protection des Données Personnelles (RGPD)

La Solution VOXALY prend en compte les exigences du Règlement Général de Protection des Données Personnelles (RGPD), lequel prévoit la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

La Solution a fait l’objet d’une expertise réalisée en mai 2019 aux termes de laquelle le système de vote électronique a été certifié par un expert indépendant (Annexe 2).

En outre, il est rappelé que dans un délai maximum de trois mois, il sera procédé à la remise des données personnelles collectées à la Société Bayer Healthcare SAS et à leur destruction totale.

Enfin, en complément, le système de vote électronique a été analysé et approuvé par le Data Privacy Officer (DPO) interne afin de vérifier la fiabilité du système et la conformité au RGPD.

Article 5 : Durée, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour la durée du Protocole d’Accord Préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles de 2019 au sein des établissements de la société Bayer Healthcare SAS. Il restera applicable aux nouvelles élections qui devraient être organisées en cas d’annulation de ces élections pour tout motif non lié au système de vote électronique.

Conformément aux dispositions légales en vigueur, le présent accord sera déposé à la diligence de l’entreprise et entrera en vigueur une fois ces formalités légales de dépôt effectuées.

Fait à Lyon, le 15 / 10 / 2019.

Pour la Société Bayer Healthcare S.A.S, représentée par son Directeur des Ressources Humaines, dûment accrédité aux fins des présentes :

• Pour la CFDT :

• Pour la CFE-CGC :

• Pour la CFTC :

• Pour FO :

• Pour l’UNSA :

Annexe 1- Cahier des charges VOXALY

CAHIER DES CHARGES

Ce document constitue le cahier des charges

relatif à la mise en œuvre du vote électronique

pour les élections des représentants du personnel

aux élections professionnelles du Groupe Bayer France

Sommaire

1 - Présentation générale des besoins : vote électronique 3

1.1 - Contexte de mise en œuvre du vote électronique 3

1.2 - Nature des prestations attendues. 3

2 - Fonctionnalités attendues du système de vote électronique. 4

2.1 - Fonctionnalités générales. 4

Système de vote électronique distant. 4

Période des élections. 4

Nature des élections. 4

Sécurisation du système proposé. 4

2.2 - Scénario de vote 5

Étapes 5

Émargement électronique, unicité du vote 5

Traitements sous-jacents 5

2.3 - Procédure d’ouverture de l’élection 5

Étapes 5

2.4 - Procédure de fermeture de l’élection 6

Étapes 6

2.5 - Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote 6

Étapes 6

2.6 - Scellement du système. 6

2.7 - Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique 6

2.8 - Liste des émargements 7

2.9 - Assistance technique 7

2.10 - Dispositifs de secours 7

3 - Autres prestations à fournir 8

3.1 - Préparation de l’élection 8

Constitution du « fichier électeurs » 8

Objet du « fichier électeurs » 8

Transmission du « fichier électeurs » 8

Confidentialité du « fichier électeurs » 8

Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique 9

Composition des codes d’accès au système de vote électronique 9

Adressage des moyens d’authentification. 9

Transmission du « fichier candidats » 9

Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique 9

Contrôles de conformité des listes de candidats 10

3.2 - Phase de test et de recette du système de vote électronique 10

Objectifs 10

Étapes de recette 10

3.3 - Prestation de conseil et d’assistance de la DRH 11

Listes d’émargement 11

Résultats bruts 11

Résultats élaborés 11

3.4 - Gestion informatique et technique du système de vote électronique 12

Disponibilité du système de vote électronique 12

Accusé de réception du vote 12

Conservation des données 12

1. Présentation générale des besoins : vote électronique

   1. Contexte de mise en œuvre du vote électronique

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, Il a été décidé de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des représentants du personnel (membres du Comité Social et Economique d’établissement), le vote électronique par Internet.

Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions du décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 modifiant les articles R2314-5 à R2314-5 du Code du travail.

2. Nature des prestations attendues.

Le prestataire aura en charge :

• La gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;

• La mise en œuvre du système de vote électronique ;

• La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

2. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.

   3. Fonctionnalités générales.

      1. Système de vote électronique distant.

Le système de vote électronique ne sera pas hébergé par le Groupe Bayer France mais chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections, via le web du réseau Internet.

2. Période des élections.

La durée du scrutin sera déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs pourront accéder à l’application de vote 24 heures sur 24.

3. Nature des élections.

Les élections à organiser sont des élections professionnelles (Membre de la délégation du personnel des CSE d’établissements).

4. Sécurisation du système proposé.

Le système de vote électronique proposé par le prestataire devra répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 29 décembre 2017):

• Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »)

Par ailleurs, le prestataire fournira au Groupe Bayer France les conclusions du rapport d’expertise de son système de vote électronique.

4. Scénario de vote

   5. Étapes

Le scénario de vote électronique comportera les étapes suivantes :

• Une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci devra saisir un code identifiant, un code secret qui seront contrôlés avant d’accéder au vote

• Une étape de présentation des listes de candidatures en présence.

• Le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »

• La possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie

• La présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés

• La confirmation par l’électeur du choix effectué après la saisie de sa date de naissance

• La confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote

• La possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote

• Autres demandes des élus spécifiques à chaque entité.

  6. Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistrera un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permettra plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

7. Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote.

  • A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés

  • A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote

  5. Procédure d’ouverture de l’élection

L’ouverture de l’élection est réalisée automatiquement par le prestataire avec la validation des membres des différents bureaux de vote désignés au sein du Groupe Bayer France. Ces membres comportent un Président et deux assesseurs.

8. Étapes

La procédure d’ouverture de l’élection comportera les étapes « en ligne » suivantes :

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides

• le contrôle de la liste des émargements qui doit être vierge

• le contrôle du scellement du système de vote électronique

  6. Procédure de fermeture de l’élection

     9. Étapes

La procédure de fermeture de l’élection comportera les étapes « en ligne » suivantes, en présence du Prestataire dans les locaux du Groupe Bayer France :

• le contrôle du scellement du système de vote électronique

• dès la fin du scrutin, le contenu de l’urne, les fiches d’émargement et les états courants gérés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

  7. Dépouillement des urnes électroniques et déchiffrement des bulletins de vote

     10. Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes « en ligne » suivantes :

• L’édition de la liste des émargements Internet

• Le déchiffrement des suffrages Internet,

• l’édition des résultats de l’élection ; compteurs de voix par élection, par liste et par candidat

• la remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalable et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

  8. Scellement du système.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin

9. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, Le Prestataire chiffrera le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption. Le bulletin ne sera ainsi jamais « déchiffré » sur le serveur applicatif.

Deux niveaux de chiffrement seront mis en place :

Le chiffrement sur le poste de travail sera assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se feront selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commencera dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il sera impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

10. Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements seront accessibles par les membres des bureaux de vote, les délégués syndicaux et les agents habilités de la Direction des Ressources Humaines.

Pendant la période du scrutin les listes d'émargement ne seront accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Les délégués syndicaux et les mandataires de liste auront accès au taux de participation pendant le déroulement du scrutin.

11. Assistance technique

Le prestataire assurera la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

12. Dispositifs de secours

Le système de vote électronique sera dupliqué sur 2 plates-formes distinctes. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prendra le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

3. Autres prestations à fournir

   13. Préparation de l’élection

       11. Constitution du « fichier électeurs »

Les listes électorales sont constituées par le Groupe Bayer France. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par le Groupe Bayer France, par entités légales, établissement et par collège.

Les listes électorales seront fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales seront consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par un membre de la Direction des Affaires Sociales et seront ensuite fournies au prestataire.

Ainsi, le « fichier électeurs » contiendra notamment, pour chaque électeur :

• La civilité de l’électeur,

• Les nom et prénom de l’électeur,

• La date de naissance de l’électeur,

• Le site de rattachement de vote de l’électeur (établissement),

• Le collège de l’électeur

• Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile)

• La clef du numéro de Sécurité Sociale (2 chiffres)

• L’adresse Email professionnelle de l’électeur

  12. Objet du « fichier électeurs »

Le « fichier électeurs » sera transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• Permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,

• Contrôler les accès au système de vote électronique,

• Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

• Éditer les listes d’émargement.

  13. Transmission du « fichier électeurs »

Le prestataire devra être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire proposera, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre Bayer et lui-même.

14. Confidentialité du « fichier électeurs »

Le prestataire s’engagera à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il mettra en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engagera à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

15. Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assurera la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.

Le prestataire proposera des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

16. Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur recevra un couple de codes composé ainsi :

• Un code identifiant unique d’accès qui permettra, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes

• Un code secret qu’il sera seul à connaître

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demandera aussi à l’électeur sa date de naissance avant d’enregistrer son ou ses vote(s).

17. Adressage des moyens d’authentification.

Le prestataire prendra en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique, par courrier postal adressé à leur domicile.

En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalidera ceux-ci et en communiquera de nouveaux par l’intermédiaire de la hotline.

Le système proposé par le prestataire devra assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

18. Transmission du « fichier candidats »

Les listes de candidats sont établies et constituées par les Organisations Syndicales ou par des candidats non affiliés conformément aux règles applicables et seront transmises par la Direction des Ressources Humaines de Bayer au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote. Les listes de candidats mentionnent notamment :

• L’élection concernée (Etablissement, titulaires ou suppléants et le collège de rattachement)

• L’appartenance syndicale le cas échéant,

• Les nom et prénom de chaque candidat,

• L’ordre de présentation des candidats dans les listes.

  19. Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique

Le prestataire proposera un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.

De même, le prestataire pourra éventuellement proposer à la Direction des Ressources Humaines du Groupe Bayer France un système de mise à jour « en ligne » via le web pour la saisie et les modifications de listes de candidats jusqu’à la fin de la période de recette du système.

20. Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire proposera une procédure de test du vote électronique permettant au Groupe Bayer France, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.

Cette procédure de test devra être réalisée avant l’ouverture de l’élection dans une période de temps suffisamment longue pour permettre à la fois une revue d’ensemble de toutes les listes et les modifications éventuelles.

14. Phase de test et de recette du système de vote électronique

    21. Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organisera un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.

Le test sera effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote sera entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats. Elle passera en revue tous les cas de figure pouvant être rencontrés.

L’objectif sera de permette aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

A l’issue du test, le prestataire génèrera 3 clés de déchiffrement qui sont remises au Président(e) et aux deux assesseurs.

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés seront cryptés dès leur expression et resteront cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantira l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

22. Étapes de recette

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• Réalisation de plusieurs votes,

• Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus,

• Validation du dispositif de vote,

• Scellement de l’application de vote électronique.

  15. Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Le prestataire devra être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes :

• La rédaction du dossier à remettre à la CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés) – inutile à compter du 25 mai 2018, date d’entrée en vigueur du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

• La rédaction de l’accord d’entreprise ou de Groupe intégrant les modalités du vote électronique, le cas échéant

• La rédaction du protocole préélectoral intégrant les modalités du vote électronique

• La rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs

• La présentation du système aux partenaires sociaux.

• La remise des résultats.

  23. Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives seront remises à la Direction des Ressources Humaines du Groupe Bayer France sur support numérique à l’issue de l’élection.

24. Résultats bruts

Les résultats bruts comporteront les compteurs de voix, par collège, par liste, par candidat. Ils seront consultables « en ligne » dès la fermeture de l’élection et le dépouillement des urnes électroniques.

Seuls les membres désignés du bureau de vote auront accès à ces résultats « en ligne ».

25. Résultats élaborés

Les résultats élaborés indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.

Le prestataire proposera ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.

Le prestataire mettra à la disposition du bureau de vote et de la Direction des Ressources Humaines du Groupe Bayer France les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .pdf ;

16. Gestion informatique et technique du système de vote électronique

    26. Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assurera la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.

La période d’élection aura une durée définie dans le protocole d’accord pré-électoral.

Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire mettra en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

27. Accusé de réception du vote

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Cet « accusé de réception » comporte aussi une marque d’authentification interdisant une édition frauduleuse.

28. Conservation des données

Le prestataire conservera, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

--------------------------------------------------- FIN DU DOCUMENT -------------------------------------------------

Annexe 2 – Conclusions du rapport d’expertise