ACCORD RELATIF A LA PROCEDURE D'INFORMATION-CONSULTATION

AU SEIN DE BAYER HEALTHCARE SAS

SUR LE PROJET DE DEMENAGEMENT DU SITE DE LOOS

Entre :

La Société Bayer HealthCare SAS dont le siège social est situé 220 avenue de la Recherche à Loos (59120), représentée par son Directeur des Ressources Humaines, dûment accrédité aux fins des présentes.

D’une part,

Et :

Les Organisations Syndicales Représentatives du personnel au sein de la société Bayer HealthCare SAS : la CFDT, la CFE-CGC, la CFTC et FO, représentées par leurs Délégués Syndicaux Centraux,

D’autre part,

PREAMBULE :

La Direction de l’entreprise Bayer HealthCare SAS a informé les représentants du personnel de son intention d’ouvrir une procédure d’Information / Consultation visant au déménagement du site de Loos vers le bâtiment « Métronom » situé à Lille – 34 bd Jean Baptiste Lebas.

En raison des contraintes liées aux modalités de réservation des bâtiments, il est rappelé que le processus d’information/Consultation s’articule en deux phases :

• Phase n°1 : présentation du choix du Bâtiment et consultation du CSE-C sur le projet de dénonciation du bail et engagement sur un nouveau bail.

L’avis du CSE-C a été recueilli le 3 janvier 2023.

• Phase n°2 : Information en vue de la consultation du CSE-C de Bayer HealthCare SAS et du CSE de l’établissement de Loos sur le projet de déménagement des locaux en application de l’article L2312-8 du code du travail et notamment sur :

  • Le projet d’aménagement des locaux,

  • Le projet de déménagement avec l’analyse de l’impact sur les conditions de travail des salariés et de mobilité des salariés,

  • La mise en œuvre d’une politique d’accompagnement au changement,

  • Les conséquences environnementales.

Compte-tenu de l’ampleur du projet et souhaitant privilégier un dialogue social constructif et transparent, la Direction de Bayer HealthCare SAS (ci-après la « Direction ») et les Organisations Syndicales Représentatives (ci-après les « OSR ») se sont rencontrées afin d’évoquer ensemble les conditions de réalisation des procédures d’Information-Consultation des Instances Représentatives du Personnel (IRP) concernées.

Les parties souhaitent en effet que la procédure se déroule dans des conditions optimales afin de permettre la fluidité des échanges. Après plusieurs réunions, la société Bayer HealthCare SAS et les OSR ont trouvé un accord sur les dispositions ci-après.

Ainsi, par le présent accord, les Parties ont défini les conditions de consultation des instances lors de la phase 2 du projet précité.

SOMMAIRE :

PREAMBULE : 2

ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION ET ARCHITECTURE GENERALE 4

ARTICLE 2 : DELAI ET CALENDRIER DE CONSULTATION DES INSTANCES 4

2.1. Réunions communes 5

2.2. Calendrier des réunions 5

Article 3 : Expertise 7

ARTICLE 5 : ENGAGEMENT DE LA DIRECTION 8

5.1 : Réunions d’information des salariés 8

5.2 : Moyens mis en place pour faciliter la communication entre les acteurs du dialogue social 8

5.3 : Les réunions préparatoires 9

5.4 : Garanties accordées aux représentants du personnel 9

ARTICLE 6 : DISPOSITIONS FINALES 9

6.1 : Durée de l’accord 9

6.2 : Révision de l’accord 10

6.3 : Publicité et dépôt 10

ARTICLE 1 : CHAMP D’APPLICATION ET ARCHITECTURE GENERALE

Le présent accord s’applique dans les relations de la Société avec les IRP et les OSR de l’entreprise Bayer HealthCare SAS à l’occasion du projet portant sur le déménagement du site de Loos « Eurasanté » lors de la phase 2 précitée.

Il a ainsi pour objet de définir notamment le calendrier, les modalités d’organisation des réunions, ainsi que les moyens alloués aux représentants du personnel à l’occasion de la conduite de ce projet. Les instances suivantes se réuniront selon le calendrier défini en article 2 du présent accord :

- CSE-C de Bayer HealthCare SAS : Information-Consultation sur le projet de déménagement des locaux de Loos vers le Batiment « Métronom ».

- CSE de l’établissement de Loos à Information-Consultation sur le projet de déménagement des locaux de Loos vers le Batiment « Métronom ».

Il est aussi convenu que la CSSCT de Loos sera chargée par le CSE de l’établissement de Loos de toute analyse préparatoire sur les conséquences du projet de réorganisation dans les matières qui relèvent de sa compétence.

ARTICLE 2 : DELAI ET CALENDRIER DE CONSULTATION DES INSTANCES

Pour rappel, l’article R 2312-6, alinéa 1 du Code du Travail prévoit qu’à défaut d’accord, le CSE est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif à l'expiration d'un délai d'un mois. Ce délai est porté à deux mois en cas d’intervention d’un expert (alinéa 2).

Ce délai est porté à 3 mois en cas d'intervention d'une ou plusieurs expertises dans le cadre de consultations se déroulant à la fois au niveau du CSE central et d'un ou plusieurs CSE d'établissement (alinéa 3).

En raison de la période estivale, les parties se sont accordées sur un délai de consultation compris entre le jeudi 1^er juin 2023 et le vendredi 29 septembre 2023, étant entendu qu’aucune réunion ne sera organisée sur la période comprise entre le 17 juillet 2023 et le 20 août 2023.

Le délai commencera à courir dès la remise de l’ensemble des documents d’information-consultation et de la communication des informations utiles et nécessaires, soit le jeudi 1^er juin 2023.

Enfin, les parties conviennent des dates suivantes pour le rendu d’avis :

• Un avis rendu par le CSE d’établissement de Loos, le 29 septembre 2023,

• Un avis rendu par le CSE-C de Bayer HealthCare, le 29 septembre 2023, étant précisé que l’avis du CSE sera transmis au CSE-C avant la réunion

• Le CSE-C et le CSE de l’établissement de Loos seront réputés avoir été consultés, et à défaut d’avoir rendu un avis, ce dernier sera réputé négatif à l’expiration de ce délai.

Afin de permettre aux instances de rendre un avis éclairé, les parties conviennent que le rapport d’expertise du CSE-C soit remis au plus tard le 12 septembre 2023.

2.1. Réunions communes

A compter de la signature du présent accord et plus généralement dans le cadre des différentes procédures d’Information-Consultation à venir sur ce projet, il est convenu que des réunions communes seront organisées entre le CSE-C de Bayer HealthCare SAS et le CSE de l’établissement de Loos, c’est-à-dire qu’elles se tiendront aux mêmes dates en un même lieu, dans les conditions détaillées ci-après.

Dans le cadre de la tenue des réunions communes, la Direction respectera des règles de bon fonctionnement des instances :

• Chaque instance sera convoquée séparément,

• Le procès-verbal de réunion sera rédigé par instance,

• Chaque instance sera consultée séparément pour rendre son avis : le CSE, puis le CSE-C.

Ainsi et pour permettre de couvrir les échanges et la remise d’avis du Comité Social Economique Central (CSE-C) de Bayer HealthCare et du Comité Social Economique d’établissement (CSE) de l’établissement de Loos, les parties se sont accordées pour fixer un volume de 8 réunions.

2.2. Calendrier des réunions

Les Parties se sont accordées sur un délai de consultation compris entre le 1^er juin 2023 et le 29 septembre 2023 et ont souhaité acter des dates de réunions suivantes :

Réunions	Dates et instances CSE-C / CSE Loos	Lieux	Thème
R 1	Jeudi 1er juin 2023 (journée)	Loos	Présentation du projet  Remise du document d’I/C
R 2	Mardi 13 juin 2023 (après-midi)	Loos	Questions/Réponses
R 3	Mardi 27 juin 2023 (journée)	Loos	Questions/Réponses
R 4	Mardi 5 septembre 2023 (journée)	Loos	Questions/Réponses  Restitution intermédiaire de la CSSCT (option 1)
R 5	Mardi 12 Septembre 2023 (journée)	Loos	Remise rapport expertise Restitution intermédiaire de la CSSCT (option 2)
R 6	Mardi 19 Septembre 2023 (journée)	Loos	Compte rendu des travaux de la CSSCT et propositions des élus
R 7	Mardi 26 Septembre 2023 (journée)	LGC	Réponses de la Direction
R 8	Vendredi 29 septembre 2023 (Matin)	Teams	Avis du CSE / CSE-C (en réunions séparées)

Les Parties prévoient de recueillir l’avis des instances concernées au cours de deux réunions distinctes le vendredi 29 septembre 2023 étant entendu que le CSE-C de Bayer HealthCare SAS rendra son avis après le CSE de l’établissement de Loos. En tout état de cause, la remise de l’avis par le CSE, puis le CSE-C, demeure conditionnée par un niveau d’information complet et suffisant des instances.

En fonction de l’avancée des sujets, il sera possible de décaler les thématiques initialement prévues sur d’autres réunions, en accord avec les Secrétaires des Instances concernées.

Les dates mentionnées ci-dessus sont fixes en ce qui concerne les dates de début et de fin de procédure. Ainsi, durant cette période, d’autres réunions, notamment de la CSSCT de Loos seront programmées sans pour autant prolonger la durée de la procédure.

Comme indiqué précédemment, afin d’apporter l’attention nécessaire à l’aspect organisation et conditions de travail aux instances, les Parties ont convenues des dates de réunions suivantes de la CSSCT de Loos :

Réunions	CSSCT de Loos
R1	Le mardi 15 juin 2023
R2	Le jeudi 6 juillet 2023
R3	Le mercredi 30 août 2023

En tout état de cause, les réunions de la CSSCT de Loos seront mises en place en concertation entre le Secrétaire du CSE et le Porte-Parole.

Il est convenu que le porte-parole de la CSSCT présentera, en cours de procédure d’information Consultation, un bilan auprès des instances sur l’avancée des travaux de la CSSCT. La date prévisible de cette réunion est fixée lors de la réunion dite « R4 » du 5 septembre 2023 ou à défaut, la réunion dite « R5 » du 12 septembre 2023.

Article 3 : Expertise

S’agissant d’un projet important modifiant les conditions de travail des salariés, le comité social et économique peut faire appel à un expert habilité (Article L2315-94 du code du travail).

Conformément aux dispositions légales, l’Expertise se déroulera au niveau du CSE-C de Bayer HealthCare SAS.

Les parties conviennent que le recours à cette expertise puisse être décidée en amont de la procédure d’information consultation. A cet effet, une réunion extraordinaire sera organisée le 23 mai 2023 afin que le CSE-C puisse procéder à un vote aux fins de désigner l’Expert de son choix. Ce point sera donc porté à l’ordre du jour.

En amont de la procédure d’information/consultation, l’expert pourra ainsi solliciter la Direction pour une pré-demande de documents nécessaires à sa mission (ceux-ci seront ensuite confirmés dans la lettre de mission).

Lors de la réunion, dite R1 du 1^er juin 2023, permettant la remise du document d’information/ Consultation, le CSE-C confirmera, par un vote, la désignation du même expert sur le projet, et ce, conformément aux dispositions légales. Les parties conviennent que l’Expert choisi sera invité à cette réunion.

La lettre de mission devra être établie et adressée par l’expert dans un délai de 10 jours après la réunion dite R1 du 1^er juin 2023 confirmant sa désignation (article R2315-45 du code du travail).

La Direction s’engage à lui transmettre les documents nécessaires à son analyse dans les délais impartis. A cet effet, la Direction et l’Expert se rapprocheront pour envisager ensemble les modalités de remise des documents.

Il est convenu que le rapport final de l’expertise soit remis et présenté en instance, le 12 septembre 2023.

En application de l’article L2315-80 du code du travail, les frais d'expertise sont répartis à hauteur de 80 % du coût pour la Direction et 20 % du coût pour le CSE-C. Néanmoins, compte-tenu des échanges entre les Parties d’une part, et d’autre part, sous réserve du caractère raisonnable de l’expertise proposée, la Direction s’engage à prendre en charge la totalité des frais d’expertise à hauteur d’un montant plafonné à 46 jours au taux horaire de 1450 € HT. A cela s’ajoutera, la prise en charge des frais de mission de l’expert.

Aussi, la prise en charge de ces honoraires est subordonnée, y compris pour la phase de l’expertise se déroulant en amont de la procédure d’information/consultation, au respect du présent accord de procédure.

ARTICLE 5 : ENGAGEMENT DE LA DIRECTION

5.1 : Réunions d’information des salariés

Dans le cadre de l’accord Groupe sur le Droit Syndical en vigueur, il est rappelé que chaque OSR a la possibilité, dans la limite de 6 heures par an, d’organiser des réunions avec les salariés. Ces heures sont considérées comme du temps de travail effectif et rémunéré comme tel.

En sus de ces 6 heures, dans le cadre du présent projet, la Direction autorise exceptionnellement la possibilité aux OSR d’organiser deux réunions avec le personnel rattaché au site de Loos.

Afin de fluidifier les échanges, et sans préjudice à la liberté d’expression reconnue aux organisations syndicales, ces deux réunions seront organisées conjointement avec la Direction et les DSC. Elles se dérouleront en deux temps :

• Première partie : présentation du projet et de l’évolution de la procédure de consultation par la direction et les OSR,

• Deuxième partie : échange libre entre les salariés et les OSR.

Ces réunions pourront se dérouler en présentiel et/ou en distanciel et ne porteront que sur des thématiques en lien avec le présent projet.

5.2 : Moyens mis en place pour faciliter la communication entre les acteurs du dialogue social

• Teams en complément de la BDESE

La Direction s’engage à déposer, sur un « Teams » dédié, tous les documents nécessaires aux IRP et OSR en temps utile, afin de leur fournir une information fluide et aussi complète que possible.

• Réunions et participation des membres de la CSSCT

Tous les membres de la CSSCT seront invités à participer aux réunions d’information/consultation du CSE de l’établissement de Loos portant sur ce projet.

• Membres supplémentaires à la CSSCT

Les parties conviennent que deux membres non élus (travaillant sur le site de Loos) pourront participer aux réunions de la CSSCT, ainsi qu’aux réunions préparatoires.

Ces deux personnes seront choisies par les OSR sur proposition de la CSSCT.

Le temps passé à ces réunions sera rémunéré comme du temps de travail effectif.

5.3 : Les réunions préparatoires

Conformément à l’accord CSE/CSEC, une réunion préparatoire pourra être organisée avant chaque réunion plénière des Instances Représentatives du Personnel (CSE-C et CSE de l’établissement de Loos). Pourront assister à cette réunion préparatoire, les membres titulaires et suppléants du CSE-C/CSE de l’établissement de Loos ainsi que les représentants syndicaux aux CSE-C/CSE de l’établissement de Loos.

De la même façon, une réunion préparatoire de la CSSCT de Loos pourra être organisée avant chaque réunion.

Le temps passé à ces réunions préparatoires sera rémunéré comme du temps de travail effectif et non déduit du crédit d’heures de délégation.

5.4 : Garanties accordées aux représentants du personnel

Il est rappelé que le représentant du personnel ne pourra se voir reprocher par son manager les conséquences sur ses activités professionnelles de ses absences générées par sa participation aux différentes réunions des instances et aux réunions préparatoires.

A ce titre, la Direction des Ressources Humaines (DRH) s’engage à sensibiliser en amont de la présente procédure les managers sur le niveau d’implication auquel devront faire face leurs élus/mandatés, notamment les élus sédentaires du CSE de l’établissement de Loos et les membres de la CSSCT afin que, notamment, le fonctionnement des équipes puisse être adapté en conséquence.

ARTICLE 6 : DISPOSITIONS FINALES

6.1 : Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée.

Compte tenu de son objet visant à garantir les conditions de traitement des opérations de consultation des élus sur le projet de déménagement du site de Loos, le présent accord cessera de s’appliquer de plein droit à la date de mise en œuvre du projet et précisément à la date du déménagement des salariés dans le nouveau bâtiment.

6.2 : Révision de l’accord

Selon les articles L. 2261-7-1 et suivants du code du travail, l’accord est susceptible d’être révisé selon les dispositions légales applicables.

6.3 : Publicité et dépôt

Le présent accord sera déposé, à l’initiative de la Direction selon les dispositions légales en vigueur.

Fait à Loos, le 26 mai 2023,

• Pour la Société Bayer HealthCare SAS, représentée par son Directeur des Ressources Humaines dument accrédité à l’effet des présentes :

• Pour les Organisations Syndicales Représentatives du personnel au sein de la société Bayer HealthCare SAS, représentées par leurs Délégués Syndicaux Centraux :

Pour la CFDT Pour FO 

Pour la CFE CGC Pour la CFTC