Accord d'entreprise "Accord relatif à la déconnexion" chez NOVARTIS GROUPE FRANCE SA

accord relatif à la déconnexion au sein de la Société NGF

Entre les soussignes :

La Société Novartis Groupe France, société anonyme, inscrite au RCS de Nanterre sous le numéro 709 804 538 00011 et dont le siège social est situé 2-4 rue Lionel Terray, 92500 Rueil-Malmaison représentée par M agissant en qualité de Président et ayant tous pouvoirs à l'effet des présentes,

Ci- après dénommée « NGF »

D’une part,

Et

Les salariés de la présente société, consultés sur le projet d’accord,

Ci-après dénommés « les salariés »

D’autre part.

Préambule

Soucieuse du bien-être de ses salariés, la Société NGF affirme, à travers le présent accord, l’importance du bon usage professionnel des outils de communication et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle de ses salariés.

En effet, les outils de communication, tels que messagerie électronique, smartphone, tablette et ordinateur portable font aujourd’hui partie intégrante de l’environnement de travail et sont devenus indispensables au fonctionnement de l’entreprise. Mais s’ils permettent aux collaborateurs de bénéficier d’une plus grande autonomie dans la gestion et l’organisation de leur travail, ces mêmes outils peuvent aussi avoir des effets contraignants. Les inconvénients les plus cités sont notamment la plus grande porosité entre vie professionnelle et vie personnelle ou encore le développement d’une culture de l’instantanéité.

Or, ces effets contraignants peuvent potentiellement être source de stress pour les collaborateurs ou affecter les temps de repos obligatoires et nécessaires à la bonne santé des salariés.

Il est donc nécessaire d’accompagner ces évolutions pour protéger la santé des salariés.

L’objet du présent accord est d’affirmer et garantir formellement un droit à la déconnexion pour chaque salarié et d’ancrer ce droit dans la politique sociale de l’entreprise.

La volonté des parties est de responsabiliser chaque collaborateur sur son droit à se déconnecter en lui donnant les moyens de le faire et d’éviter tout sentiment de culpabilité qu’un salarié pourrait ressentir en ne répondant pas à une sollicitation qui lui parviendrait pendant ses temps de repos.

C’est dans ce cadre que la Société NGF, dépourvue de délégué syndical et dont l’effectif habituel est inférieur à 11 salariés, a décidé de soumettre à son personnel le présent projet d’accord dont l’objet est défini ci-dessus, en application des dispositions de l’article L. 2232-21 du Code du travail.

Article 1 Champ d’application

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés qui relèvent de l’entité légale NGF quel que soit leur statut.

Article 2 Les principes

Comme évoqué dans le préambule, les outils numériques font aujourd’hui partie intégrante de la vie de l’entreprise. Ils permettent d’avoir accès rapidement aux informations, de communiquer facilement et largement et permettent aux salariés de se connecter en tout lieu et à tout moment toute en respectant l’obligation de confidentialité.

Il est important, pour le bien-être de toute la collectivité de travail, de savoir utiliser à bon escient les outils numériques et de limiter leur usage afin de préserver la vie personnelle des salariés en dehors des heures normales de travail (8h – 20h, à l’exception des équipes postées).

Article 2.1 Une co-responsabilité du salarié et de l’employeur

S’il est de la responsabilité de l’employeur d’assurer le respect de la santé et de la sécurité des salariés par la mise en place d’une organisation du travail et de moyens adaptés, savoir se déconnecter et utiliser à bon escient les outils numériques relève du comportement individuel de chaque salarié.

Chaque salarié doit donc être vigilant à la bonne utilisation qu’il fait des outils numériques mis à disposition par l’entreprise dans le cadre de son travail et réguler lui-même ses périodes de connexion.

L’impulsion sur le la déconnexion et le bon usage des outils numériques devra être donnée à tous les niveaux du management, y compris le Comité de Direction de l’Entreprise.

Article 2.2 Le rôle des managers

Le rôle des managers en matière d’utilisation des outils numériques est essentiel à deux niveaux.

Premièrement, c’est en étant lui-même exemplaire sur l’utilisation des outils numériques que le manager installe la confiance et génère l’adhésion de ses équipes. Montrer l’exemple, c’est montrer aux collaborateurs l’importance que l’entreprise attache au sujet, son utilité et que les mêmes règles s’appliquent à tous.

Deuxièmement, il est important que le Manager n’attende pas de ses salariés d’être connectés en dehors des heures habituelles de travail ou qu’ils répondent aux éventuelles sollicitations. Il ne sollicitera d’ailleurs pas ses équipes en dehors des heures habituelles de travail sauf cas exceptionnel.

Article 3 La déconnexion

L’objectif du présent accord est d’affirmer que chaque salarié de l’Entreprise dispose du droit de se déconnecter des outils numériques mis à disposition par son employeur en dehors des heures habituelles de travail.

Le salarié qui ne souhaite pas recevoir d’appel téléphonique, de SMS ou de courrier électronique pendant ses plages de repos doit pouvoir se déconnecter sans être jugé et sans que cela ne puisse avoir un impact sur son activité professionnelle.

Pour se déconnecter, les salariés disposent de plusieurs paramétrages possibles qui permettent de répondre à différents besoins. Ainsi, par exemple, il est possible de bloquer la réception automatique des mails, de différer l’envoi d’un mail à un autre moment ou encore de préparer un mail pour l’envoyer ultérieurement. Il est également possible de supprimer les alertes sonores ou encore de bloquer les appels téléphoniques.

Article 4 Le bon usage des outils numériques

Le fait de pouvoir transmettre ou solliciter une information à tout moment ou encore le fait d’avoir accès rapidement et facilement à une information ont favorisé l’émergence d’une culture de l’urgence et de l’immédiateté.

Ainsi, en l’absence de régulation, l’usage des outils numériques peut contribuer à la détérioration des conditions de travail et de la santé des salariés.

Il est donc important d’accompagner ces évolutions en rappelant quelques règles de bon usage qu’il est demandé aux salariés de respecter dans leurs échanges professionnels.

Il ne s’agit pas d’être exhaustif et rappeler toutes les règles de bon usage, mais d’évoquer les points principaux sur lesquels l’entreprise souhaite attirer l’attention.

Tout d’abord, il convient de s’interroger sur le bon outil par rapport à l’objectif recherché :

• Pour communiquer une information ou évoquer une problématique structurée ne nécessitant pas une réponse immédiate: envoyer un mail

• Pour une réponse immédiate ou une problématique compliquée nécessitant des échanges interactifs: téléphoner ou face à face

• Pour partager des documents ou des connaissances et échanger à plusieurs sur un projet: utiliser un espace collaboratif

Puis, il convient de s’interroger sur la pertinence des destinataires:

• Mettre en destinataire uniquement les personnes directement concernées

• Mettre en copie uniquement les personnes qui ont besoin de l’information transmise

• S’interroger systématiquement sur la bonne liste des destinataires en cas de « répondre à tous » ou « transfert »

Enfin, il convient de s’interroger sur l’efficacité du mail (se mettre à la place du récepteur):

• Indiquer dans le titre le sujet & l’action (pour info, pour action, question, réponse, décision…)

• Indiquer « urgent » que dans les cas réellement prioritaires

• Résumer l’échange de mail s’il est trop long

• Etre précis, concis, compréhensif et clair

• Ne pas joindre des fichiers trop volumineux

Ces quelques règles, pour être appliquées et suivies, devront être communiquées auprès des salariés.

A cette fin, il est convenu de les intégrer dans une charte prévue à l’article 5.2 ci-après.

Article 5 La sensibilisation et la communication

Les parties au présent accord attachent beaucoup d’importance à la sensibilisation et la communication sur le droit à la déconnexion et le bon usage des outils numériques.

Pour favoriser une bonne utilisation des outils numérique, il faut du temps et communiquer de façon récurrente, via plusieurs canaux et de différentes manières.

C’est ainsi que les parties au présent accord ont décidé de mettre en place plusieurs actions décrites ci-dessous. Ces actions ne sont pas exhaustives et peuvent être complétées au fil du temps.

5.1 Le Guide de la déconnexion

Les parties au présent accord décident de créer un guide pratique avec toutes les informations nécessaires relatives à la déconnexion des outils numériques.

Ce guide contiendra, étape par étape, tous les paramétrages que les salariés pourront réaliser afin de se déconnecter de leurs outils numériques pendant les plages de repos.

5.2 La Charte du bon usage des outils numériques

Les parties au présent accord conviennent de rédiger une charte de bon usage des outils numériques.

Cette charte a pour objectif de lister les bons comportements à adopter pour garantir le droit à la déconnexion et un bon usage des outils numériques.

5.3 Le module de e-learning

Il est convenu de construire un module de e-learning à destination de tous les collaborateurs de l’entreprise.

Ce module aura pour objectif d’informer et former les collaborateurs aux différents paramétrages possibles des outils ainsi que de les sensibiliser aux bons comportements à adopter pour garantir le droit à la déconnexion et favoriser un bon usage des outils numériques.

5.4 Une campagne de communication diversifiée et régulière

• L’écran de veille

Les parties au présent accord conviennent de diffuser des messages relatifs au droit à la déconnexion et au bon usage des outils numériques sur les écrans de veille des ordinateurs.

• Campagne d’affichage

Les parties signataires conviennent de sensibiliser les collaborateurs à la déconnexion et au bon usage des outils numériques via une campagne d’affichage.

Article 6 Durée et entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et prendra effet le 1er mars 2019.

Article 7 Consultation du personnel

Le présent accord sera réputé conclu après son approbation à la majorité des deux tiers du personnel (article L. 2232-22 du Code du travail) à l’occasion d’une consultation organisée 15 jours après la communication par la Société des modalités de celle-ci et du projet d’accord à chaque salarié (article R. 2232-12 du Code du travail).

Le résultat de la consultation fera l’objet d’un procès-verbal dont la publicité sera assurée dans l’entreprise par tout moyen. Ce procès-verbal sera annexé au présent accord lors du dépôt de ce dernier.

Article 8 Suivi, révision et dénonciation

Les parties conviennent qu’elles se réuniront à la demande de l’une d’elles, à compter de l’entrée en vigueur de l’accord, afin d’assurer un suivi régulier de sa mise en œuvre.

Le présent accord peut être révisé dans les mêmes conditions qu’il a été conclu.

Le présent accord peut être dénoncé, moyennant le respect d’un préavis de trois mois, dans les conditions prévues par l’article L. 2261-9 du Code du travail.

Article 9 Dépôt légal et publicité

Le présent accord sera, conformément aux dispositions des articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du code du travail, établi en un nombre suffisant d’exemplaires pour remise à chacune des Parties contractantes et pour dépôt auprès de la DIRECCTE et du secrétariat du Conseil de Prud’hommes compétents.

Cet envoi sera complété de l’envoi d’un exemplaire sur support électronique.

Fait à Rueil-Malmaison, le 18 mars 2019

Pour la société NOVARTIS GROUPE FRANCE SA

ANNEXE 1

CHARTE SUR LA DECONNEXION ET LE BON USAGE DES OUTILS NUMERIQUES

Le développement des outils numériques et informatiques, tels qu’ordinateur portable, tablette, smartphone etc, a profondément évolué ces dernières années et modifié notre façon de travailler.

Si leur utilisation est devenue incontournable, il est toutefois nécessaire de rappeler que le mésusage peut porter atteinte au bien-être et à la santé des collaborateurs.

L’objectif de la présente charte n’est pas d’être exhaustive et de rappeler tous les principes, mais de pointer ceux auxquels la Direction de l’entreprise attache une importance particulière.

Du respect de chacun dans l’organisation et la gestion des temps de repos

• Il est de la responsabilité de chacun de :

  • ne pas solliciter un autre collaborateur en dehors du temps de travail de ce dernier

  • se déconnecter pendant ses plages de repos

  • ne pas répondre à une sollicitation durant son temps de repos

  • respecter l’organisation du temps de travail de chacun

• Il est de la responsabilité des Managers d’être exemplaires dans le respect des temps de repos de leurs collaborateurs.

Du respect de chacun dans le bon usage des outils numériques

• Le bon outil par rapport à l’objectif recherché :

• Privilégier le mail pour communiquer une information ou évoquer une problématique ne nécessitant pas une réponse immédiate.

• Privilégier le téléphone ou le face à face pour une réponse immédiate ou une problématique nécessitant des échanges interactifs.

• Privilégier l’espace collaboratif (sharepoint, répertoire partagé…) pour mettre en commun des documents ou des connaissances ou échanger à plusieurs sur un projet.

• La pertinence des destinataires :

• Mettre en destinataire uniquement les personnes directement concernées

• Mettre en copie uniquement les personnes qui ont besoin de l’information transmise

• S’interroger systématiquement sur la bonne liste des destinataires en cas de « répondre à tous » ou « transfert »

• L’efficacité du mail (se mettre à la place du récepteur) :

• Indiquer dans le titre le sujet & l’action (pour info, pour action, question, réponse, décision…)

• Indiquer « urgent » que dans les cas réellement prioritaires

• Résumer l’échange de mail s’il est trop long

• Être précis, concis, compréhensif et clair

• Ne pas joindre des fichiers trop volumineux

ANNEXE 2

Guide pratique sur la déconnexion des outils numériques

Ce guide pratique est issu de l’accord sur la déconnexion (cf article 5.1).

Pour mémoire chaque salarié dispose du droit de se déconnecter des outils numériques mis à sa disposition par l’entreprise en dehors des heures habituelles de travail.

Le salarié qui ne souhaite pas recevoir d’appel téléphonique, de SMS ou de courrier électronique pendant ses plages de repos doit pouvoir se déconnecter sans être jugé et sans que cela ne puisse avoir un impact sur son activité professionnelle.

Nous rappelons la possibilité donnée à chacun d’éteindre les appareils numériques s’il le souhaite.

Mais si vous ne souhaitez pas déconnecter intégralement vos outils en les éteignant, voici quelques paramétrages possibles.

1. Gestion des mails

1.1 Bloquer la réception automatique des mails

1. … sur PC

2. … sur Ipad ou Iphone

1. Différer l’envoi d’un mail à un moment que vous aurez choisi…

   3. … sur PC

   4. … sur Ipad ou Iphone

2. Mettre en brouillon un mail et l’envoyer ultérieurement…

   5. … sur PC

   6. … sur Ipad ou Iphone

2. Gestion des alertes sonores et des appels téléphoniques

2.1. Supprimer les alertes sonores …

1. … sur PC

2. … sur Ipad et Iphone

1. Bloquer les appels téléphoniques

   3. … sur l’Iphone

1. GESTION DES MAILS – Bloquer la réception automatique des mails

   1. Bloquer la réception automatique des mails sur PC

Il est possible de bloquer la réception des mails sur PC en travaillant en « offline » c’est-à-dire en se déconnectant du réseau.

• Sur le siège

• Au domicile

1. Ouvrir le « VPN Connection Wizard »

2. Cliquer sur « Disconnect »

1.1.2 Bloquer la réception automatique des mails sur Ipad et Iphone

Il est possible de bloquer la réception des mails sur Ipad et Iphone en paramétrant une récupération manuelle des courriels.

Pour recevoir ensuite les mails manuellement, il suffit d’afficher la boite mail et de faire glisser la page vers le bas. La boite se mettra alors à jour.

1. GESTION DES MAILS – Différer l’envoi des mails

   1. Différer l’envoi automatique d’un mail à un moment que vous aurez choisi avec votre PC

1. Ecrire le mail

2. Cliquer sur « Option »

3. Cliquer sur « Delay delivery »

4. Renseigner « Do not delivery before:... »

Le mail partira automatiquement au moment choisi à condition d’être connecté au réseau. A défaut, il partira à la première connexion.

2. Différer l’envoi automatique d’un mail à un moment que vous aurez choisi avec l’Ipad et l’Iphone

Option non disponible sur Ipad et Iphone.

Il n’est pas possible de saisir l’heure et la date de l’envoi différé.

1. GESTION DES MAILS – Mettre en brouillon pour envoi ultérieur

1.3.1 Mettre en brouillon un mail et l’envoyer ultérieurement avec le PC

1. Écrire le message

2. Cliquer sur la croix pour fermer

3. Confirmer l’enregistrement du message

Au moment voulu, aller dans les brouillons, cliquer sur le message et l’envoyer.

1.3.2 Mettre en brouillon un mail et l’envoyer ultérieurement avec l’ipad et l’iphone

2. GESTION DES ALERTES SONORES ET APPELS TELEPHONIQUES

   1. Supprimer les alertes sonores sur votre PC

Il suffit d’enlever le son de votre ordinateur. Attention, ceci impacte également le son de Skype.

2. Supprimer les alertes sonores sur votre ipad ou iphone

Deux possibilités :

1. Option 1 : Désactiver le son en utilisant le bouton situé sur le côté gauche de l’appareil

2. Option 2 :

• Aller dans « Réglages »

• Puis aller dans « Sons »

• Baisser le volume du son au maximum

  1. Bloquer les appels téléphoniques sur l’iphone

En activant la fonction « Ne pas déranger », vous ne recevrez plus d’appels téléphoniques.