ACCORD PORTANT SUR L’ADOPTION DU VOTE ELECTRONIQUE

POUR L’ELECTION DU CSE

ENTRE LES SOUSSIGNEES :

La Société MILLEIS PATRIMOINE, société en commandite simple, au capital de 9 750 euros, dont le siège social est situé 183, avenue Daumesnil, 75012 PARIS, enregistrée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le n° B 712 018 308, représentée par Monsieur ……………….., son Gérant dûment autorisé aux fins des présentes,

Ci-après dénommées « MILLEIS PATRIMOINE»

D'UNE PART

ET

Les Délégués des Organisations Syndicales de MILLEIS PATRIMOINE:

• Madame ……………………………….., Déléguée Syndicale CFDT

• Monsieur ………………………………., Délégué Syndical UNSA

• Monsieur ………………………………., Délégué Syndical FO

• Monsieur ………………………………., Délégué Syndical SNB

• Monsieur ………………………………., Délégué Syndical CFTC

Ci-après dénommées « les Organisations Syndicales »

D'AUTRE PART

Ci-après dénommées « les Parties »

SOMMAIRE

Article 1 . Objet et champ d’application 4

Article 2 . Définition et choix du moyen de vote électronique 4

Article 3 . Modalités de mise en œuvre du vote électronique 4

1. Recours à un prestataire extérieur 4

2. Etablissement des fichiers 4

3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données 4

4. Cellule d’assistance technique et sécurité 5

5. Expertise et déclaration auprès de la CNIL 5

6. Information et formation 6

Article 4 . Déroulement des operations de vote 6

1. Protocole d’accord préélectoral 6

2. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin 6

3. Caractéristiques du matériel de vote 6

4. Modalités d’accès au serveur de vote 7

5. Opérations de dépouillement 7

Article 5 . Durée, dépôt et publicité de l’accord 8

IL A ETE PREALABLEMENT EXPOSE CE QUI SUIT :

L’article 54 de la loi n°2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Le décret n°2007-602 du 25 avril 2007 et l’arrêté du même jour du Ministère de l’Emploi, de la Cohésion Sociale et du Logement pris en application du décret précisent les conditions et modalités du vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au Comité d’Entreprise, lesquelles sont applicables pour les élections du Comité Social et Economique.

La délibération n°2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, les Parties ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections du Comité Social et Economique.

Les informations et témoignages recueillis ont conforté les parties dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• De faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• D’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• D’augmenter le niveau de participation,

• D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les Parties ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

CECI EXPOSE, LES PARTIES SONT CONVENUES DE CE QUI SUIT :

Les Parties ont convenu de la mise en place exclusive du vote électronique, dans le cadre et selon les modalités décrites ci-après et suivant le cahier des charges joint en annexe du présent accord.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

Article 1 . Objet et champ d’application

Le présent accord est négocié dans le cadre de la société MILLEIS PATRIMOINE.

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de MILLEIS PATRIMOINE appelés à voter lors de l’élection du Comité Social et Economique de MILLEIS PATRIMOINE.

Article 2 . Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique de vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Article 3 . Modalités de mise en œuvre du vote électronique

1. Recours à un prestataire extérieur

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de ne pas recourir à une solution développée en interne et décident que les élections seront organisées par un prestataire mandaté pour ce faire par la Direction.

L’Entreprise prendra contact avec un prestataire spécialisé dans les technologies Internet, et plus particulièrement dans le développement du vote par Internet (ci-après désigné le « Prestataire »), et lui confiera la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires des articles R. 2314-5 et suivants du Code du travail, ainsi que l’arrêté du 25 avril 2007.

Le Prestataire retenu sera indiqué dans le protocole d’accord préélectoral.

2. Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système retenu permettra d’assurer la confidentialité des données transmises, s’agissant notamment des listes électorales, des collèges électoraux et des moyens d’authentification.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommées « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers. Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeur, c’est-à-dire en cas de perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu’au personnel du Prestataire chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera bloqué après le dépouillement, afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, le matériel de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu’à l’expiration du délai de recours ou jusqu’à une décision juridictionnelle devenue définitive. A l’expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

4. Cellule d’assistance technique et sécurité

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du Prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrés à cet effet,

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système sera scellé,

• Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde, et notamment pour décider de la suspension des opérations de vote.

5. Expertise et déclaration auprès de la CNIL

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, devra avoir été soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales.

En outre, le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, telle que modifiée par la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018, fera l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL.

Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

6. Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par le salarié. En particulier, chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les représentants du personnel et les membres des bureaux de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique.

Article 4 . Déroulement des opérations de vote

1. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre des élections, les parties engageront une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et le nom du Prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

2. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote, de n’importe quel ordinateur, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le serveur sécurisé dédié aux élections.

Les salariés seront informés, selon les modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures relatives à l’ouverture et à la fermeture des bureaux de vote. Celles-ci seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.

3. Caractéristiques du matériel de vote

Le Prestataire assurera la programmation des pages Web, et notamment la présentation à l’écran des bulletins sur le site dédié et des liens vers les professions de foi.

Les professions de foi des listes candidates seront accessibles sur le site de vote. Ces professions de foi électroniques devront être au format PDF exclusivement et de poids limité (inférieur à 4MO).

Le Prestataire reproduira sur le serveur les listes de candidats, avec le cas échéant les logos.

Pour chaque élection, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le Prestataire veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères et de la police de caractères utilisées entre les listes ou choix proposés.

Le cas échéant, le logo des listes candidates sera visible sur chaque bulletin. Les logos devront être normés en taille de lecture pour ne favoriser visuellement aucune des listes.

Le système proposera par défaut le vote pour les listes complètes. La fonctionnalité permettant de rayer un ou plusieurs noms doit être intégrée dans le moyen de vote électronique.

4. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra par courrier de la part du Prestataire si ce procédé est retenu par le Protocole d’Accord Préélectoral, avant le premier tour des élections :

- Un identifiant

- Un mot de passe qui lui permettra de valider son vote

- La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

L’électeur connecté sera ensuite invité à saisir un numéro de téléphone mobile, une adresse mail (de préférence personnelle) ou un numéro de téléphone fixe pour recevoir son mot de passe, nécessaire à la validation du vote ; le mot de passe lui est envoyé immédiatement par SMS, par mail ou via un serveur vocal.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, de manière à s’assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera donc au système de vote en saisissant son identifiant personnel et sa date de naissance.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter des bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe, préalablement reçu par courrier, courriel, SMS ou serveur vocal.

En cas de perte ou de non réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée, via une donnée secrète à saisir.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

5. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin (articles R. 2324-7 et R. 2324-14 du Code du travail). Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote proclameront les résultats et signeront les procès-verbaux.

Article 5 . Durée, révision, dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour la prochaine élection du Comité Social et Economique qui aura lieu en 2019. Aux termes des élections, il prendra fin automatiquement, sans se transformer en accord à durée indéterminée.

Le présent accord sera notifié dès sa signature à l'ensemble des organisations syndicales représentatives de l'entreprise, conformément à l'article L.2231-5 du Code du travail.

Un exemplaire original de l’accord sera adressé au secrétariat greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris.

Le présent accord sera également déposé par la Direction sous forme dématérialisée sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail appelée « TéléAccords » accessible depuis le site internet www.teleaccords.travail-emploi-gouv.fr.

Un exemplaire original du présent accord sera remis à chaque Organisation Syndicale signataire.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole d’accord préélectoral, par les moyens de communication habituels.

Fait à Paris, le 3 octobre 2019

En 8 exemplaires originaux

MILLEIS PATRIMOINE LES ORGANISATIONS SYNDICALES 

Madame ……………………………, Déléguée Syndicale CFDT Monsieur ………………………….., Délégué Syndical UNSA Monsieur ……………………………, Délégué Syndical FO Monsieur ……………………………., Délégué Syndical SNB Monsieur ……………………………., Délégué Syndical CFTC