Accord d’entreprise relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel
du comité social et économique
au sein de la société Warner Music France

ENTRE LES SOUSSIGNES :

La société Warner Music France, située 118, rue du Mont-Cenis – 75018 Paris, représentée par XXXXX, agissant en sa qualité de Directeur Général, dument habilitée aux fins de signature des présentes,

ci-après « l’Entreprise »

D'une part,

ET LES ORGANISATIONS SYNDICALES REPRESENTATIVES AU SEIN DE L’ENTREPRISE :

• L’organisation syndicale CGT, représentée par XXXXX, en sa qualité de Délégué Syndical

• L’organisation syndicale FO, représentée par XXXXX, en sa qualité de Délégué Syndical

• L’organisation syndicale CFDT, représentée par XXXXX, en sa qualité de Délégué Syndical

• L’organisation syndicale CFE-CGC, représentée par XXXXX, en sa qualité de Délégué Syndical

D'autre part.

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place le vote électronique par Internet, pour les opérations de vote aux élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique au sein de l’Entreprise.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre des articles L.2314-26 et suivants du Code du travail.

Les parties signataires décident de confier la conception et la mise en place du système de vote électronique à un prestataire externe¹.

Principes généraux

Le système retenu devra reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité et le secret du vote.

Modalité d’organisation des opérations

Choix du prestataire

Le prestataire externe sera choisi par l’Entreprise dans le respect du cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R.2314-6 et suivants du Code du travail et rappelés ci-après.

Ce cahier des charges est tenu à la disposition des salariés sur le lieu de travail.

Protocole d’accord préélectoral²

Dans le cadre de chaque élection, un protocole d’accord préélectoral sera conclu qui mentionnera la conclusion du présent accord et le cas échéant le nom du prestataire retenu pour le mettre en place.

Il devra comporter, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

Déclaration CNIL³

Les organisations syndicales de salariés représentatives dans l’entreprise seront tenues informées par l’Entreprise de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

Formation au système de vote électronique⁴

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place, à toute modification de sa conception ou à chaque scrutin⁵, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• d’une part de la délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique,

• d’autre part du décret n°2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par les décret et arrêté du 25 avril 2007.

Cellule d’assistance technique⁶

L’Entreprise met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle comprend des représentants de l’Entreprise et des représentants du prestataire.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique⁷ :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Déroulement des opérations de vote

Établissement des listes électorales et transmission⁸

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l’Entreprise.

L’intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée⁹, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales¹⁰.

Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote¹¹ et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, ni le nombre de votants, ni les résultats partiels ne sont accessibles.

Chaque salarié dispose d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales¹².

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix¹³.

Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur reçoit, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.

L’adresse du site de vote est déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses moyens personnels d’authentification, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

Déroulement du vote¹⁴

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie des moyens d’authentification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

L’émargement indique la date et l’heure du vote.

Clôture et Résultats

Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs¹⁵.

Décompte et attribution des sièges¹⁶

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement dématérialisées différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est réalisée publiquement lors des opérations de formation par les membres du bureau de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Les deux assesseurs nominativement identifiés (le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs, à défaut d’accord) ainsi que le président du bureau de vote génèrent /créent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l'urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Délais de recours et destruction des données¹⁷

L’Entreprise ou le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, l’entreprise ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

Sécurité et confidentialité

Anonymat et confidentialité des suffrages¹⁸

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le traitement « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’identification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer des listes d’émargement.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Existence et contenu des fichiers¹⁹

Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège ; site

• Pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d’authentification, le cas échéant coordonnées ; site, date de naissance ; clé NIR

• Pour les listes des candidats : collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, le cas échéant appartenance syndicale ; date de naissance

• Pour les listes d’émargement : noms et prénoms des électeurs, collège ; site ; date et heure d’émargement

• Pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et destinataires mentionnés ci-après.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;

• Pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• Pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

Le dispositif de secours²⁰

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Vote à bulletin secret sous enveloppe²¹

La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe.

Dispositions finales

Durée

Le présent accord entrera en vigueur au jour de sa signature.

Il est conclu exclusivement pour la prochaine élection des membres de la délégation du personnel au Comité social et économique, en renouvellement des mandats des délégués du personnel, des membres du CHSCT et des membres du Comité d’entreprise actuels qui s’achèveront le 15 octobre 2018.

Cet accord s’appliquera également en cas d’élections partielles en cours de mandat des membres du Comité social et économique ainsi élus.

Il annule et remplace toutes les dispositions résultant d’accords collectifs, d’usages ou de toute autre pratique en vigueur au sein de l’Entreprise et portant sur le même objet.

Révision et modalités de suivi de l’accord

Le présent accord pourra être révisé à tout moment, dans les conditions prévues aux articles L. 2222-5, L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du code du travail.

Clause de rendez-vous

En cas de modifications des dispositions législatives ou réglementaires ayant pour conséquence de remettre en cause les dispositions du présent accord, des négociations s’ouvriraient sans délai pour examiner les possibilités d’adapter le présent accord aux nouvelles conditions de la législation, de la réglementation et des dispositions conventionnelles visées dans l’accord.

Formalités de publicité et de dépôt

Il sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Cette formalité sera effectuée par la remise d’un exemplaire de l’accord lors de sa signature, ou à défaut par remise en main propre ou par lettre recommandée avec accusé de réception.

Il fera l’objet d’un dépôt en ligne, par le représentant légal de l’entreprise, sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail (« TéléAccords »). Un exemplaire sera également remis au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes de son lieu de conclusion.

Les termes de cet accord seront portés à la connaissance de l’ensemble du personnel par voie d’affichage ou tout autre support de communication en vigueur au sein de la Société.

Fait à Paris, le 4 juillet 2018

En 7 exemplaires

Pour la société Warner XXXXX
Pour les organisations syndicales représentatives :
Pour la CGT XXXXX	Pour FO XXXXX
Pour la CFDT XXXXX	Pour la CFE-CGC XXXXX

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1. Article R.2314-6 du code du travail ↩

2. Article R.2314-13 du code du travail↩

3. Article R.2314-11 du code du travail↩

4. Article R.2314-12 du code du travail↩

5. Ces dispositions résultent d’un arrêt du Conseil d’Etat (11 mars 2015, n°368748) alors que l’article R.2314-9 du code du travail ne vise que la réalisation de l’expertise préalablement à la mise en place du système ou à toute modification substantielle de sa conception↩

6. Articles R.2314-10 et R.2314-15 du code du travail↩

7. Article R.2314-15 du code du travail↩

8. Articles 2, 3 et 4 de l’arrêté du 25 avril 2007↩

9. Article R.2314-14 du code du travail↩

10. Article 6 de l’arrêté du 25 avril 2007↩

11. Article R.2314-16 du code du travail↩

12. Articles R.2314-12 du code du travail↩

13. Article 6 de l’arrêté du 25 avril 2007↩

14. Article 6 de l’arrêté du 25 avril 2007↩

15. Article R.2314-17 du code du travail et article 7 de l’arrêté du 25 avril 2007↩

16. Article 7 de l’arrêté du 25 avril 2007↩

17. Article R.2314-17 du code du travail↩

18. Article R.2314-7 du code du travail et article 2 de l’arrêté du 25 avril 2007↩

19. Articles 3, 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007↩

20. Article 3 de l’arrêté du 25 avril 2007↩

21. Article R.2314-16 du code du travail↩