Accord d'entreprise "Accord relatif au vote électronique" chez PRO 5 (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF A LA MISE

EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

Entre les soussignés,

- La société PRO5 dont le siège est situé ZI du Poirier -28210 NOGENT LE ROI représentée par M……, représentante du président

Et

- M……, titulaire non mandaté de la DUP ayant recueilli la majorité des suffrages exprimés au cours des dernières élections professionnelles

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

1. PREAMBULE

Les parties signataires ont convenu, pour les prochaines élections professionnelles des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique (CSE) d'intégrer parmi les alternatives possibles, concernant le mode d'organisation des scrutins, le vote électronique comme le propose la loi n°2004-575 pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004 et le décret 2007-60 du 25 avril 2007.

Conformément aux dispositions prévues des articles R2314-5 et suivants du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique peuvent avoir lieu par vote électronique.

Ce procédé présente de nombreux avantages pour les salariés, qui peuvent voter plus facilement sans être tributaires des heures d’ouverture du bureau de vote physique.

De par sa facilité d’utilisation, il est en outre de nature à augmenter le taux de participation et par conséquent, à favoriser le dialogue social en permettant une meilleure application des dispositions relatives à l’appréciation de la représentativité des organisations syndicales telles que modifiées par la loi du 20 août 2008 sur la démocratie sociale.

Il est néanmoins indispensable que le recours au vote électronique respecte les principes fondamentaux régissant les opérations électorales et notamment, le secret du scrutin, le caractère personnel, libre et anonyme du vote, la sincérité des opérations électorales, la surveillance et le contrôle des opérations de vote.

C’est la raison pour laquelle les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature du présent accord distinct du protocole d’accord préélectoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures de sécurité devant entourer le recours à ce système.

2. RECOURS A UN PRESTATAIRE EXTERIEUR

La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire de service externe, ci-après dénommée « le prestataire »).

Le prestataire s’engage sur :

• La sincérité et l’intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré

• L’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité et la liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral, et en application du protocole d’accord préélectoral.

Le système de vote électronique du prestataire devra avoir été soumis à une expertise indépendante conformément à l’article R2314-9 du Code du travail. Les certificats de conformité seront annexés au cahier des charges. Un exemplaire pourra également être remis à chaque organisation syndicale qui en fera la demande auprès du service du personnel.

3. MODALITES D’ORGANISATION DU VOTE

3.1 Communication des listes électorales et des listes de candidats

Les listes électorales sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007, mis à jour par le décret 2011-595 du 26 mai 2011) :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, adresse postale ;

• Pour le fichier d’émargement : collège, nom et prénom des électeurs, horodatage du vote ;

• Pour les listes des candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’entrée dans l’entreprise ;

• Pour la liste des résultats : nom, prénom des candidats, date de naissance, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires tels que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants :

• Pour les listes électorales : électeurs par voie d’affichage (à l’exclusion des adresses postales), service du personnel ;

• Pour les listes d’émargement : service du personnel ;

• Pour les listes des candidats : électeurs par voie d’affichage, service du personnel;

• Pour les listes des résultats : électeurs par voie d’affichage, DIRECCTE, CTEP, service du personnel ;

Les professions de foi doivent également être communiquées au prestataire, via le service du personnel, au format électronique (PDF ne devant pas dépasser les 500ko) pour permettre leur intégration dans la plateforme de vote et leur consultation en ligne. Les candidats qui le souhaiteront pourront également transmettre leur photo pour qu’elle figure sur le site (la taille maximale est 50X50 pixels).

Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

3.2 Déroulement de l’opération de vote

Les élections auront lieu conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral. La plateforme de vote sera accessible 24h/24 pendant cette période.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote.

Une note explicative précisant les conditions et règles de fonctionnement du vote sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote. Chaque électeur recevra également un courrier (postal ou mail) contenant ses informations de connexion (un code d’identification et un mot de passe généré de façon aléatoire) et l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote. Seul le prestataire aura connaissance du code d’identification et du mot de passe, lesquels resteraient par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour devrait être organisé.

Avant toute opération de vote :

• le prestataire s’engage à tester le système de vote électronique

• les membres du bureau de vote doivent vérifier que l’urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges.

La saisie de ses trois critères d’identification vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote. Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son collège d’appartenance, à son établissement. L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l’urne électronique dédiée.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

3.3 Garantie de confidentialité pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R.2314-6 et suivants du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les systèmes de vote électronique nécessitent le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi du 6 janvier 1978 et sont donc soumis à des formalités auprès de la CNIL préalablement à leur mise œuvre.

En outre, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception sera soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des prescriptions légales. La société disposera du certificat de sécurité, du certificat de contrôle de conformité et du certificat de contrôle des implémentations.

Le rapport de l’expert désigné sera tenu à disposition de la CNIL.

Conformément aux dispositions du Code du travail, les organisations syndicales représentatives incluses dans le périmètre du présent accord seront tenues informées par l’employeur de l’accomplissement des formalités déclaratives auprès de la CNIL.

Les membres du bureau de vote et les représentants de l’employeur désignés au protocole d’accord préélectoral peuvent consulter, grâce à une clé d’accès personnelle, le taux de participation. Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Le prestataire conserve, jusqu’à l’expiration du délai de recours et lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. A la fin de cette période de litige, le prestataire s’engage à détruire toutes les données du client.

3.4 Assistance

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote.

3.5 Dépouillement et résultats

A l’heure du scrutin définie dans le protocole d’accord préélectoral, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrées au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

L’attribution des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole d’accord préélectoral. Les résultats doivent à minima faire apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Le prestataire procède au décompte des voix sur un formulaire électronique conforme aux modèles CERFA en vigueur. A partir des résultats du premier tour, il convient de vérifier si la condition légale de quorum requise lors du premier tour est atteinte. Si le quorum n’est pas atteint, un second tour doit être organisé selon le même dispositif de vote électronique. Que le quorum soit atteint ou non, le procès-verbal sera signé par chaque membre du bureau de vote.

Un second tour devra également être réalisé en cas de carence partielle ou totale au premier tour, ou si à l’issue du premier tour il reste encore des sièges à pourvoir.

4. REVISION DE L’ACCORD

Toute modification qui serait apportée au présent accord donnera lieu à l’élaboration d’un avenant lequel sera soumis aux formalités légales.

5. DUREE

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du processus électoral des élections des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.

Il prendra fin à l’expiration dudit processus.

Cet accord sera notifié, dès sa signature aux organisations syndicales représentatives et soumis à un droit d’opposition de 8 jours.

Il sera déposé à la DIRECCTE de CHARTRES dont une version électronique et un exemplaire sera déposé au Secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes de CHARTRES, conformément à la procédure de droit commun prévue aux articles D.2231-2 et suivants du Code du travail.

L’accord sera également transmis à la commission paritaire de branche.

Il entrera en vigueur le lendemain de son jour de dépôt.

Le présent accord sera porté à la connaissance du personnel par affichage dans les locaux de la société. Un exemplaire sera remis à tout salarié en faisant la demande.

Fait à, le 1^er mars 2019, en 5 exemplaires