Accord d'entreprise "Mise en place du forfait annuel en jours travaillés" chez RG DISTRIBUTION (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE

MISE EN PLACE DU FORFAIT ANNUEL EN JOURS TRAVAILLES

Entre les soussignés,

La ………….., dont le siège social est situé …………….., représentée par Monsieur ………… en sa qualité de Président,

Siret : ………..

d’une part,

Et

Le Comité social et économique, représenté par ……………, membre titulaire,

d’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

Préambule

Les parties ont convenu de conclure un accord collectif pour la mise en place de conventions de forfait jours afin de concilier les nécessités organisationnelles de l’entreprise avec l’activité des salariés qui sont autonomes dans la gestion de leur temps de travail et qui ne peuvent suivre l’horaire collectif de travail. L’objectif est d’allier un besoin de souplesse répondant aux impératifs de réactivité et adaptabilité qu’impose l’activité mais également en permettant aux salariés de bénéficier d’une réelle autonomie dans l’organisation de leur travail eu égard à leurs responsabilités, méthodes de travail et aspirations personnelles.

Le présent accord vise à définir les modalités de mise en place et d’application de conventions de forfait annuel en jours au sens de l’article L. 3121-58 du code du travail pour les salariés de l’entreprise remplissant les conditions requises.

1. Catégories de salariés concernés

Conformément aux dispositions de l’article L. 3121-58 du code du travail, seuls peuvent conclure une convention individuelle de forfait annuel en jours :

1. les cadres qui disposent d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein de l’atelier, du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés,

2. qui relèvent des coefficients C13 à C20 exerçant des fonctions itinérantes, des fonctions en relation avec la clientèle en avant-vente ou après-vente, des fonctions supports, des fonctions techniques ou hiérarchiques.

Ces deux conditions sont cumulatives.

L’accomplissement de leur mission doit s’inscrire dans une maîtrise du temps, pour laquelle la société et le salarié concerné ont un rôle à jouer par un effort commun d’organisation.

Sont exclus du dispositif les cadres dirigeants ainsi que les VRP.

2. Période de référence

La période annuelle de référence sur laquelle est décompté le nombre de jours compris dans le forfait jours se fera sur l’année civile soit, du 1^er janvier au 31 décembre.

3. Nombre de jours compris dans le forfait

Le nombre de jours travaillés dans le cadre du forfait jours est 214 jours, journée de solidarité comprise, sur l’année de référence, pour un salarié présent sur la totalité de cette année de référence.

Les salariés concernés bénéficient d’un nombre de jours de repos qui est calculé chaque année en fonction notamment du nombre de jours fériés correspondant à un jour normalement travaillé.

Le nombre de jours de repos annuel (JRA) sera déterminé pour une année complète de travail comme suit :

Nombre de jours dans l’année

• Nombre de jours de repos hebdomadaire

• Nombre de jours de congés légaux et conventionnels ouvrés

• Nombre de jours de travail dans l’année (214)

• Nombre de jours fériés chômés ne tombant pas un jour de repos hebdomadaire

= Nombre de jours de repos annuel (JRA)

Exemple, pour 2022, du nombre de jours de repos pour un salarié en forfait annuel en jours 214 jours :

365 jours par an

• 105 samedis et dimanches

• 25 jours ouvrés de congés payés

• 214 jours travaillés

• 7 jours fériés

= 14 jours de repos annuel

Ce calcul n’intègre pas les congés supplémentaires légaux (congé maternité, congé paternité…) et les jours éventuels pour évènements particuliers (jours mariage/PACS, jours décès…) qui viennent s’imputer sur le plafond de jours travaillés.

Le nombre de jours de repos de l’année considérée, sera communiqué aux salariés concernés tous les ans, avant le 15 janvier.

Le salarié bénéficiant du forfait annuel en jours, s’attachera à privilégier le non-travail du dimanche.

En cas de nécessité, le contrat de travail pourra prévoir des périodes de présence nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.

Le salarié pourra pendre les jours de repos par demi-journées ou par journées entières après accord de l’employeur.

4. Forfait annuel en jours réduit

Des forfaits annuels « réduits » pourront également être conclus avec les salariés en deçà de 214 jours par an (journée de solidarité incluse).

Dans ce cas, la rémunération forfaitaire du salarié sera fixée proportionnellement au nombre de jours de travail fixés par les parties dans le cadre de la convention individuelle de forfait.

Sans que cela ne remette en cause l'autonomie et l'indépendance dont dispose le salarié dans l'organisation de son temps de travail, et afin de garantir le bon fonctionnement de l'entreprise et la continuité de service, les parties pourront, en cas de forfait en jours réduits, convenir de fixer un nombre précis de jours qui ne seront pas travaillés par semaine.

Il est rappelé que conformément aux règles légales, le forfait en jours réduit ainsi convenu entre les parties n'entraîne pas l’application des dispositions légales et conventionnelles relatives au temps de travail.

5. Prise des jours de repos

Le salarié pourra prendre les jours de repos par journée entière ou demi-journée au choix du salarié en concertation avec la Direction. En tout état de cause, le salarié ne pourra pas positionner plus de deux jours de repos par mois, sauf accord exprès de la Direction.

Les jours de repos devront être posés en respectant un délai de prévenance de 7 jours calendaires.

Les jours de repos doivent être pris sans porter ni atteinte au bon fonctionnement de la Société ni à l’équilibre de la vie privée du salarié.

En cours d’année, la Société indiquera à chaque salarié le nombre de jours de repos restant. Le cas échéant, lorsqu’il est constaté que le nombre de jours de repos pris est insuffisant pour permettre de respecter le nombre de jours travaillés, la Direction pourra imposer au salarié de prendre des jours de repos.

En cas de rupture du contrat de travail, les jours de repos acquis et non pris à la date de rupture devront être payés.

6. Incidence des absences sur le forfait annuel

6.1 En cas d’année incomplète

Dans le cas d’une année incomplète, le nombre de jours à effectuer est calculé en fonction de la durée en semaines restant à courir jusqu’à la fin de l’année, selon la formule suivante :

• Forfait annuel : 214, base annuelle de 47 semaines (52 semaines - 5 semaines de congés payés), soit :

Nombre de jours à travailler = 214* nombre de semaines travaillées/47

Exemple pour un salarié en forfait annuel en jours 214 jours :

Le salarié est engagé dans le cadre d’un forfait annuel en jours travaillés à compter du 1^er août 2022. Le nombre de semaines à travailler jusqu’au 31 décembre 2022 est de 22,86 (22 semaines et 6 jours). Le nombre de jours à travailler du 1^er août 2022 au 31 décembre 2022 est de :

214*22,86/47 = 104 jours

Exemple pour un salarié en forfait annuel en jours réduit 175 jours :

Le salarié est engagé dans le cadre d’un forfait annuel en jours travaillés à compter du 1^er août 2022. Le nombre de semaines à travailler jusqu’au 31 décembre 2022 est de 22,86 (22 semaines et 6 jours). Le nombre de jours à travailler du 1^er août 2022 au 31 décembre 2022 est de :

175*22,86/47 = 85 jours

6.2 Incidences des absences sur le forfait annuel en jours travaillés

Les périodes d'absence pour congé maternité, paternité et adoption et pour maladie ou accident d'origine professionnelle, ou tout autre congé assimilé par la loi ou la convention collective applicable à l’entreprise à du temps de travail effectif, sont prises en compte au titre des jours travaillés et ne devront pas faire l'objet de récupérations.

Les périodes d'absence non assimilées à du temps de travail effectif par la loi ou la présente convention collective ne sont pas prises en compte au titre des jours travaillés et réduiront proportionnellement le nombre de jours de repos.

7. Conditions de prise en compte des absences sur la rémunération

Pendant les périodes d'absences non rémunérées, telles que les absences ne donnant pas lieu à maintien de salaire ou d’arrivée ou de départ en cours de mois, la retenue sur rémunération du salarié, par journée d'absence, est déterminée comme suit :

Valeur d’une journée d’absence :

• Rémunération mensuelle / 21,67 jours.

Valeur d’une demi-journée d’absence :

• Rémunération mensuelle / 43,34 jours.

8. Rémunération

Le personnel concerné doit bénéficier d'une rémunération annuelle au moins égale à 120 % du minimum conventionnel annualisé de son coefficient sur la base d'un forfait annuel de 214 jours travaillés.

Le personnel concerné doit donc bénéficier d'une rémunération annuelle minimum correspondant :

-  Au minimum conventionnel mensuel de sa catégorie multiplié par 12

-  Et majoré de 20 %.

Les éléments de rémunération non pris en compte pour effectuer la comparaison sont :

-  Le rachat des jours de repos ;

-  Les primes d'assiduité et d'ancienneté ;

-  L'intéressement et la participation ;

-  Les primes liées aux conditions de travail (ex : prime de froid, de danger) ;

-  Les remboursements de frais professionnels ;

-  Les gratifications ou primes revêtant un caractère aléatoire, bénévole ou temporaire qualifiées encore de libéralités ;

-  Les primes professionnelles (ex : prime de transport) ;

-  Les primes de vacances ;

-  Les primes et indemnités d'astreintes et de télétravail.

La mise en place d'un forfait annuel en jours ne doit pas conduire à une réduction de la rémunération annuelle globale du salarié.

9. Temps de repos des salariés en forfait jours

Les salariés en forfait annuel en jours doivent bénéficier des temps de repos obligatoires à savoir :

- du repos quotidien minimum de 12 heures consécutives ;

- du repos hebdomadaire minimum de 36 heures consécutives ;

- des jours fériés, chômés dans l’entreprise (en jours ouvrés) ;

- des congés payés en vigueur dans l’entreprise ;

- des jours de repos compris dans le forfait-jours dénommés JRA.

Eu égard à la santé du salarié, le respect de ces temps de repos est impératif et s’impose, même s’il dispose d’une large autonomie dans l’organisation de son emploi du temps.

Il est rappelé que, sauf dérogations, le jour de repos hebdomadaire principal est le dimanche, sous réserve des contraintes résultant de l'exécution par le salarié bénéficiaire d'une convention de forfait annuel en jours de ses missions.

Il est également rappelé qu'en application de l'article L. 3132-1 du Code du travail, il est interdit de faite travailler un même salarié plus de 6 jours par semaine.

10. Caractéristiques de la convention de forfait annuel en jours conclue avec le salarié

La conclusion d’une convention individuelle de forfait annuel en jours requiert l’accord écrit du salarié concerné.

Cet accord sera formalisé dans le contrat de travail du salarié concerné dans le cadre d’une convention individuelle de forfait ou par voie d’avenant pour les salariés déjà en poste à la date de signature du présent accord.

Ainsi, la convention individuelle de forfait fixera notamment :

• La nature des missions justifiant le recours au forfait annuel en jours ;

• Le nombre de jours de travail inclus dans le forfait ;

• La rémunération correspondante ;

• Le respect des repos quotidiens et hebdomadaires ;

• Le droit à la déconnexion.

Une convention de forfait annuel en jours peut être proposée à chaque salarié autonome répondant aux conditions fixées à l’article 1 du présent accord. Chaque salarié sera libre d’accepter ou non sa convention individuelle de forfait.

Le fait de ne pas signer une convention individuelle de forfait :

• Ne constitue pas un motif de rupture de contrat de travail ;

• N’est pas constitutif d’une faute et ne peut pas fonder une sanction ;

• Ne peut pas conduire à une discrimination, notamment dans le parcours professionnel.

11. Modalités d’évaluation et de suivi régulier de la charge de travail du salarié

Compte tenu de la spécificité du dispositif des conventions de forfait en jours et afin de garantir le droit à la santé et à la sécurité, l’organisation du travail des salariés en forfait jours fait l’objet d’un suivi régulier par la hiérarchie qui veille notamment aux éventuelles surcharges de travail et au respect des durées minimales de repos. A cet effet, un document individuel de suivi des périodes d’activité, des jours de repos et jours de congés (en précisant la qualification du repos : hebdomadaire, congés payés, etc.) est tenu par le salarié sous la responsabilité de son responsable hiérarchique.

A ce titre, chaque salarié concerné établira chaque mois un état récapitulatif du nombre de jours ou de demi-journées travaillés dans le mois considéré et des jours de repos (congés payés légaux, repos hebdomadaire, jours de repos annuel) pris au cours de cette même période, qu’il remettra à son responsable hiérarchique pour analyse.

En effet, cet état récapitulatif mensuel est destiné à fournir des indicateurs de contrôle, un dispositif d’alerte et des moyens propres à assurer l’effectivité, tout au long de l’année, des droits à la santé et au repos du salarié.

12. Modalités de communication périodique sur la charge de travail, sur l’articulation vie professionnelle/vie personnelle, sur la rémunération et sur l’organisation du travail dans l’entreprise

Pour permettre un échange régulier sur la charge de travail, l’articulation vie professionnelle et vie personnelle, la rémunération et l’organisation du travail, les salariés en forfait jours bénéficient d’au moins un entretien annuel individuel.

Au cours de cet entretien le salarié bénéficiaire d'une convention de forfait annuel en jours évoquera avec sa hiérarchie :

- son organisation du travail ;

- sa charge de travail ;

- l'amplitude de ses journées d'activité ;

- l'articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle et familiale ;

- les conditions de déconnexion ;

- sa rémunération et sa classification.

Le salarié devra être informé, par tout moyen, de la date de l'entretien dans un délai permettant au salarié de préparer et structurer son entretien dans le respect des procédures internes en vigueur dans l'entreprise.

Un compte-rendu écrit de l'entretien sera établi et remis au salarié bénéficiaire d'une convention de forfait annuel en jours. Il devra être signé par l'employeur et le salarié.

Si cela s’avérait nécessaire, d’autres entretiens intermédiaires pourraient être organisés sur la demande de l’une ou l’autre des parties.

En effet, si le salarié constate que sa charge de travail est inadaptée à son forfait, qu’il rencontre des difficultés d’organisation ou d’articulation entre son activité professionnelle et sa vie personnelle, il pourra demander à être reçu par son supérieur hiérarchique en vue de prendre les mesures permettant de remédier à cette situation.

13. Dispositif d’alerte en cas de difficultés inhabituelles

Dans le souci de prévenir les effets d'une charge de travail trop importante sur la santé, un dispositif de veille et d'alerte est mis en place par l'employeur.

Si le salarié constate qu'il ne sera pas en mesure de respecter les durées minimales de repos, il peut, compte tenu de l'autonomie dont il dispose dans la gestion de son temps, avertir sans délai son employeur afin qu'une solution alternative lui permettant de respecter les dispositions légales soit trouvée.

Le salarié tiendra informé son responsable hiérarchique des événements ou éléments qui accroissent de façon inhabituelle ou anormale sa charge de travail.

En cas de difficultés portant sur des aspects d'organisation ou de charge de travail ou en cas de difficultés liées à l'isolement professionnel du salarié, ce dernier à la possibilité d'émettre par écrit, une alerte auprès de l'employeur ou de son représentant qui recevra le salarié dans les huit jours et formulera par écrit les mesures qui sont, le cas échéant, mises en place pour permettre un traitement effectif de la situation. Ces mesures feront l'objet d'un compte rendu écrit et d'un suivi.

L'employeur transmet une fois par an au CSE dans le cadre des délais et dispositions légales et réglementaires, le nombre d'alertes émises par les salariés, leurs motifs ainsi que les mesures et les délais dans lesquels elles ont été prises pour pallier ces difficultés.

Il en va de même en cas de situation exceptionnelle intervenant avant l'échéance annuelle.

14. Modalités d’exercice du droit à la déconnexion

Les salariés titulaires d’une convention en forfait jours pourront exercer leur droit à la déconnexion.

En effet, les nouvelles technologies de l’information et de la communication constituent des leviers importants de performance et de modernisations du travail au bénéfice de l’entreprise comme des salariés. Pour autant, le développement de ces outils doit se faire dans le respect de la vie personnelle de chacun et du droit au repos.

En conséquence, en application de la loi n°2016-1088 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels, les salariés ne sont soumis à aucune obligation de connexion avec leur entreprise en dehors de leur temps de travail, notamment par le biais des outils numériques mis à leur disposition pour une utilisation professionnelle et qu’ils n’ont pas l’obligation de lire ou de répondre aux courriels électroniques, au téléphone, ou autres formes de sollicitations qui leur seraient adressés pendant les périodes de repos, de congés, ou lors des périodes de suspensions des contrats de travail. Il appartient aux émetteurs de courriels ou d’appels de proscrire toute sollicitation qui serait de nature à remettre en cause ce droit.

Le présent article vient définir les modalités d’exercice du droit à la déconnexion.

14.1 Définition du droit à la déconnexion

Dans le cadre du présent accord, il y a lieu d'entendre par :

Droit à la déconnexion : le droit pour le salarié de ne pas utiliser des outils numériques à des fins professionnelles en dehors de son temps ou amplitude de travail ;

Outils numériques : outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, réseaux filaires etc.) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, internet, extranet, etc.) qui permettent d'être joignable à distance à des fins professionnelles ;

Le droit à la déconnexion sera rappelé explicitement dans les conventions individuelles de forfait.

14.2 Sensibilisation et formation à la déconnexion

Des actions de formation et de sensibilisation seront organisées à destination des salariés en forfait annuel en jours en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l'utilisation des outils numériques.

Dans ce cadre, l'entreprise s'engage notamment à :

• Sensibiliser et informer les salariés à un usage mesuré et responsable du courrier électronique, de l'intranet et de tout autre outil numérique de communication (notamment à l'occasion de l'entretien annuel).

• Former à l'utilisation raisonnée et équilibrée des outils numériques.

14.3 Lutte contre la surcharge informationnelle

Afin d'éviter la surcharge informationnelle et de favoriser la bonne gestion des informations multi-canal, il est recommandé de :

• S'interroger sur la pertinence de l'utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles ;

• S'interroger sur la pertinence des destinataires du courriel ;

• Utiliser avec modération les fonctions «CC» ou «Cci» ;

• S'interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels;

• Éviter l'envoi de fichiers trop nombreux ou trop volumineux ;

• Indiquer un objet précis permettant au destinataire d'identifier immédiatement le contenu du courriel ;

• Utiliser le gestionnaire d'absence.

14.4 Lutte contre le stress lié à l’utilisation des outils numériques

Afin d'éviter le stress lié à l'utilisation des outils numériques professionnels, il est également recommandé de :

• S'interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel/SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone (pendant les horaires et/ou l'amplitude de travail) ;

• Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n'est pas nécessaire ;

• Définir dans le «gestionnaire d'absence au bureau» la personne ou le service à joindre en cas d'urgence ;

• Privilégier les envois différés lors de la rédaction d'un courriel en dehors du temps de travail ;

• Privilégier l'envoi des courriels durant le temps de travail ;

• Favoriser l'envoi différé des courriels par les managers et cadre dirigeants ;

• Réfléchir à un plan de continuité du service en cas d'absence du collaborateur afin de ne pas alourdir sa charge de travail à son retour.

Il est également recommandé aux salariés de ne pas activer les alertes sonores ou visuelles d'arrivée d'un nouveau courriel ou d'un appel téléphonique.

14.5 Droit à la déconnexion en dehors du temps de travail

Les périodes de repos, congé et suspension du contrat de travail doivent être respectées.

Concernant plus particulièrement l'usage de la messagerie électronique professionnelle, il est précisé que le salarié n'est jamais tenu de prendre connaissance des courriels qui lui sont adressés ou d'y répondre en dehors de son temps de travail. Il en est de même des appels ou messages téléphoniques professionnels reçus pendant les temps de repos ou de congé.

Sauf cas exceptionnels, si un salarié reçoit un courriel en dehors de son temps de travail il est considéré l'avoir reçu le lendemain matin ou bien le premier jour ouvré suivant le week-end, le jour férié chômé ou la fin de son congé. Le salarié n'a pas à y répondre avant.

Dans tous les cas, l'usage de la messagerie électronique ou du téléphone en dehors du temps de travail doit rester exceptionnelle et être justifié par la gravité, l'urgence et/ou l'importance du sujet en cause.

L'entreprise prendra les mesures nécessaires et appropriées pour empêcher toute connexion en dehors du temps de travail.

14.6 Bilan périodique sur l’usage des outils numériques

Sur demande du salarié il sera établi un bilan individuel de son utilisation professionnelle des outils numériques (courriels, messagerie instantanée, échange sur le réseau social interne, SMS...).

L'employeur procède à un bilan collectif de l'utilisation professionnelle des outils numériques, afin d'identifier les éventuelles dérives au moins une fois par an

La question de l'utilisation professionnelle des outils numériques sera abordée spécifiquement lors des entretiens individuels.

Dans le cas où ce bilan ferait apparaître des difficultés identifiées, l'entreprise s'engage à mettre en œuvre toutes les actions de préventions et toutes les mesures, coercitives ou non, pour mettre fin au risque.

15. Dispositions finales

15.1 Durée de l’accord

Le présent accord est conclu à durée indéterminée.

Le présent accord entrera en vigueur à compter du 1^er février 2022 sous réserve que le comité social et économique ait voté à la majorité des membres titulaires présents, au cours de la réunion du 24 janvier 2022.

Si le présent accord n’est pas ratifié, il sera considéré comme nul et non avenu.

15.2 Suivi et rendez-vous

En cas d’évolution législative susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau, dans un délai maximal de trois mois après la publication des textes, afin d’adapter lesdites dispositions.

15.3 Révision

Le présent accord pourra être révisé, à tout moment, pendant la période d’application par accord des parties.

Toute modification fera l’objet d’un avenant dans les conditions et délais prévus par la loi.

15.4 Dénonciation

Conformément aux dispositions de l’article L. 2261-9 du code du travail, le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l’une ou l’autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception en respectant un délai de préavis de 3 mois.

Pendant la durée du préavis, la direction s’engage à réunir les parties afin de négocier un éventuel accord de substitution.

Si aucun accord de substitution n’est conclu, l’accord sera maintenu pendant une durée de 12 mois à l’expiration du délai de préavis.

15.5 Dépôt et publicité

Le présent accord sera déposé sur la plateforme « TéléAccords » accessible depuis le site accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail par Monsieur …………. représentant légal de l’entreprise ou par toute personne habilitée par la Direction.

Conformément à l’article D. 2231-2, un exemplaire de l’accord est également remis au greffe du conseil de prud’hommes de ………...

Les éventuels avenants de révision du présent accord feront l’objet des mêmes mesures de dépôt et de publicité.

Cet accord sera tenu à la disposition des salariés au sein de l’entreprise.

Fait à …….,

Le 24 janvier 2021.

Pour la société

Monsieur ……………

Pour le Comité Social et Economique

Madame …………………