Accord d'entreprise "Un accord portant sur le droit à la déconnexion" chez URSSAF - UNION POUR LE RECOUVREMENT DES COTISATIONS SOCIALES DE CHAMPAGNE ARDENNE (Siège)

PROTOCOLE D'ACCORD RELATIF AU DROIT A LA DECONNEXION

Entre, dont, représentée par Monsieur, Directeur, en vertu des pouvoirs dont il dispose, d’une part,

Et,

Les organisations syndicales

• Syndicat CGT, représenté par M.délégué syndical

• Syndicat FO, représenté par Mme déléguée syndicale

• Syndicat CFDT, représenté par, délégué syndical

D'autre part.

Il est convenu ce qui suit

Préambule

Les technologies de l'information et de la communication (messagerie électronique, intranet collaboratif, ordinateurs portables, Smartphones etc ...) font partie intégrante de l'environnement de travail. Elles participent indéniablement à la performance de l'activité qui s’en trouve aussi et pour chacun facilitée (limitation des déplacements, mise en place de solutions de travail à distance etc..) leur utilisation fort aisée et donc possiblement « sans limite » peut rapidement troubler l'équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Aussi, l'article 55 de la loi n02016-1088 du 8 août 2016 relative au travail à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels intègre la négociation collective sur la prise en compte les contraintes que font peser sur les salariés les outils numériques qui sont mis à leur disposition par l'employeur (article L 2242-17, 7ème • Code du Travail).

Au sein des organismes de, le protocole d'accord relatif à la promotion de la diversité et de l'égalité des chances du 28 juin 2016 aborde dans la partie dédiée à la conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle le droit à la déconnexion.

Les signataires se sont donc réunis pour définir les modalités d'exercice par les salariés de leur droit à la déconnexion. Ils réaffirment l'importance d'un bon usage des outils informatiques en vue d'un nécessaire respect des temps de repos et de congé ainsi que de l'équilibre entre vie privée et vie professionnelle.

Cet accord instaurant un droit à la déconnexion constitue une étape importante dans le projet global de d'amélioration de la qualité de vie au travail puisqu'il a été conçu pour garantir l'effectivité du droit au repos, mais aussi afin de diminuer le stress lié à l'utilisation des outils numériques professionnels.

Ledit accord vise à adopter et promouvoir des bonnes pratiques qui permettront de veiller à la préservation de la santé et de la sécurité des agents de en évitant les situations de sur-connexion, à l'imperméabilité de la frontière entre vie professionnelle et vie personnelle. Et, plus généralement, à une utilisation optimale des outils numériques mis à disposition.

Article préliminaire — Définitions

Il y a lieu d'entendre par :

Droit à la déconnexion : le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail.

Outils numériques professionnels : Outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, Smartphones...) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, intranet...) qui permettent d'être joignable à distance.

Temps de travail : horaires de travail du salarié durant lesquelles il est à la disposition de son employeur et comprenant les heures normales de travail du salarié et les heures supplémentaires, à l'exclusion des temps de repos quotidien et hebdomadaires, des congés payés, des congés exceptionnels, des jours fériés et des jours de repos.

Il est également rappelé que chaque salarié doit veiller à sa sécurité et sa santé en respectant

• Un temps de repos quotidien de 11 heures,

• Un temps de deux journées consécutives de repos hebdomadaires, comprenant le dimanche (sauf cas exceptionnel de présence sur un salon, de maintenance, d'astreinte...)

Article 1 — Champ d'application

Les principes établis par le présent accord de travail concernent

• l'ensemble des salariés de.

• Ainsi que le personnel embauché en tant qu'intérimaire, les stagiaires et apprentis.

Ces dispositions concernent tous les salariés qu'ils soient sous contrat à durée déterminée ou indéterminée, à temps plein ou à temps partiel, cadre ou non cadre.

Article 2 — Sensibilisation à la déconnexion — Dispositifs de sauvegarde existants

2.1 — Actions de sensibilisation à la déconnexion

Des actions de sensibilisation seront organisées à destination de tous les agents de par le relais des supports nationaux. En complément, pour les salariés disposant d’outil nomade, dont les cadres au forfait, les salariés travaillant à distance, des salariés - et les managers des actions de sensibilisation spécifiques en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l'utilisation des outils numériques seront réalisées.

Dispositif spécifique applicable aux cadres au forfait

Une convention de forfait jours permet une plus grande souplesse dans la gestion du temps de travail pour les salariés qui en bénéficient. Toutefois, un tel régime ne doit pas conduire les agents visés à être présents et travailler sur des plages horaires plus importantes que celles des personnels qui ne bénéficient pas d'un tel aménagement.

Dans le protocole d’accord aménagement du temps de travail ont été actés les points suivants

• Les personnels concernés par ce dispositif, à savoir :

Les cadres disposant d'une autonomie dans l'organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l'horaire collectif applicable au sein du Service ou de l'équipe auquel ils sont intégrés, (cf protocole relatif à l’aménagement du temps de travail)

• Les agents de Direction à l'exception des cadres dirigeants ;

La nécessaire signature d'une convention écrite valable pour une année civile complète, renouvelable par tacite reconduction.

Le salarié souhaitant mettre fin à cette formule devra en faire la demande expresse avant le 31 octobre de l’année précédant le changement auprès de son responsable hiérarchique via le formulaire à disposition avec copie au service RH, à effet du 1er janvier suivant.

Il est prévu un suivi de l'adéquation entre la charge de travail et le temps de travail.

Un document mensuel extrait du logiciel de suivi des temps et des activités (GTA) comprenant le nombre et la date des journées travaillées dans le mois accompli, le positionnement, ou la qualification des jours non travaillés en repos hebdomadaires, congés payés, jours fériés chômés, congés conventionnels ou autres.

Cette déclaration dématérialisée est signée par le salarié et adressé chaque mois au service RH qui à cette occasion, vérifie le respect des repos quotidien et hebdomadaire.

Le salarié peut également alerter par écrit son responsable hiérarchique, avec copie au service RH, sur ses difficultés dans la prise effective de ses repos quotidien et hebdomadaire et/ou sur l'organisation et sa charge de travail. Ce dernier devra organiser dans les plus brefs délais un entretien.

Le salarié en forfait en jours et son responsable hiérarchique examinent, à l'occasion de l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement, la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d'organisation du travail.

2.2 — Dispositif spécifique applicable aux salariés en situation de travail à distance

Le travail à distance constitue un facteur d'amélioration de la qualité de vie au travail et de motivation puisque permettant une meilleure conciliation vie professionnelle / vie personnelle ainsi qu'une limitation des risques environnementaux et routiers par la réduction des trajets domicile-lieu de travail.

Néanmoins, si la conciliation vie professionnelle /vie personnelle est ainsi facilitée, il n'en demeure pas moins que la frontière entre les deux peut substantiellement s'amenuiser, un environnement de travail (au sens large du terme) s'invitant au domicile du salarié concerné.

Le travail à distance est régi à par le protocole d'accord relatif au télétravail du 02 juillet 2021.

A ce titre, les télétravailleurs sont soumis aux horaires de travail applicables au sein de. Un accord adressé par mail fixe les jours de télétravail arrêtés pour chaque demandeur, pour lesquels une telle demande a reçu une suite favorable.

Le protocole d’accord rappelle que les télétravailleurs sont soumis à l’accord relatif à l’horaire variable et que les jours de travail comme de télétravail ne peuvent pas dépasser la durée maximale de 9h. Un suivi et un contrôle régulier des dépassements horaires est réalisé par le service RH. En cas de dépassement important un entretien est planifié entre l’agent son manager et un membre du service RH afin d’identifier les causes de la sur connexion et proposer des actions visant à rétablir la situation dans les plus brefs délais.

Les télétravailleurs doivent être joignables à minima pendant la durée des plages fixes choisies et dans le cas d’un cadre au forfait pendant sa journée de télétravail. Ces dispositions ont été mises en place afin de parvenir à un respect du droit à la déconnexion de chacun. Elles sont portées à la connaissance du ou des manager(s) et de l'entourage de travail.

La hiérarchie est donc contrainte par ces dispositions et ne peut, comme pour tout autre salarié qui n'est pas en télétravail, contacter le télétravailleur en dehors de ces plages.

L'Entretien Annuel d'Evaluation et d'Accompagnement comprend un temps d'échange consacré au suivi et à l'organisation du télétravail (conditions d'activité, charge de travail, maintien du lien avec l'organisme) mais aussi à l'exercice effectif du droit à la déconnexion.

Les salariés en travail à distance occasionnel sont également soumis à ces principes.

Une sensibilisation particulière des télétravailleurs et de leurs managers est déployée antérieurement à sa mise en œuvre.

Des contrôles sur le bon respect de ces règles pourront être mis en œuvre.

Article 3 — Lutte contre la surcharge informationnelle liée à l'utilisation de la messagerie électronique professionnelle

3.1 — Rappel des bonnes pratiques

Limiter les échanges par mail et le nombre de destinataires

La Direction rappelle que l'usage du mail est un mode de communication parmi d'autres, notamment plus directs (téléphone, réunion, échange verbal...) et qu'il ne doit pas devenir le seul outil.

Le téléphone ou l'échange direct doit être privilégié pour les questions urgentes.

Également veiller à ne pas élargir l’utilisation de la fonctionnalité « cc » en limitant le nombre de destinataires aux seules personnes ayant à intervenir dans la gestion du dossier visé. L’information en lien avec le suivi d’activité, sera réalisé par la mise à disposition de reporting ou de points spécifiques lors d’échanges oraux durant les réunions de service ou en dehors en cas de réelle nécessité.

Programmation des réunions dans le respect des horaires de travail et de manière raisonnée

Par ailleurs, quelques principes doivent régir les invitations à des réunions : programmation à l'avance, vérification des disponibilités, respect des horaires de travail, limiter le nombre d’invitations en lien avec la thématique abordée.

Déléguer en cas d’absence

Par ailleurs, chaque salarié est invité en cas d'absence à renseigner dans sa messagerie professionnelle, la partie « Réponses automatiques » qui permet de signaler à ses correspondants Outlook la période de son absence et si possible la personne à contacter dans l’attente de son retour ou en cas d'urgence.

Se bloquer du temps au retour de congés

La direction propose dès lors que cela est compatible avec l’activité de l’agent, qu’il puisse bloquer ½ journée de travail à son retour d’absence consacrée à la lecture de ses mails et à la mise à jour de son niveau de connaissance des évolutions intervenues en son absence.

3.2 — Elaboration d'une Charte

s'engage à élaborer durant la durée de cet accord une charte sur la bonne utilisation de la messagerie. Elle s’engage également à en faire régulièrement la promotion auprès de tous.

Elle assurera l’accompagnement et la promotion de nouveaux outils proposés par Office 365 comme par exemple Viva Insights qui favorise l’amélioration de la gestion de son temps.

Article 4 — Lutte contre l'utilisation abusive des outils numériques professionnels

4.1 Les périodes de déconnexion durant le temps de travail

Tout salarié de est invité à user de son droit à la déconnexion, durant les temps d'échanges et de réunions (réunion de projet, de service, action de tutorat, animation de formation etc...) et ce, sauf à ce que l'utilisation des outils/solutions digitales soit en lien avec l'échange en question.

A ce titre, un message d'état « En réunion » et/ou « Ne pas déranger » devront être activé(s) concernant la messagerie professionnelle instantanée.

La ligne téléphonique professionnelle peut, quant à elle, faire l'objet d'un renvoi tant vers un serveur vocal que vers une autre ligne disponible.

De la même manière, tout salarié de peut user de son droit à la déconnexion de manière ponctuelle et temporaire dans l'objectif de satisfaire à une tâche facilitée par une absence d'interruption pour sa bonne prise en charge.

A titre « d'indicateur visuel » vis-à-vis des autres utilisateurs un message d'état « Ne pas déranger » peut-être activé concernant la messagerie professionnelle instantanée. De même, la ligne téléphonique professionnelle peut faire l'objet d'un renvoi tant vers un serveur vocal que vers une autre ligne disponible.

Dans ce cadre, l'objectif est donc de permettre au salarié de se consacrer pleinement à la mission particulière à réaliser en s'abstenant, notamment, de consulter la messagerie professionnelle.

Dans ce cadre, s'engage à expérimenter dans le courant de l'année 2022 le principe d'une journée sans courriels internes. Les salariés seront encouragés à ne pas se connecter à leur messagerie.

Dans les cas où cette connexion est nécessaire (en raison de l'activité du salarié, d'un lien avec des acteurs extérieurs, etc.) l'envoi de courriels internes sera prohibé en dehors des urgences (dysfonctionnements informatiques par exemple).

4.2 Les périodes de déconnexion hors temps de travail

Le temps de déconnexion de référence démarre dès que le salarié quitte son poste de travail et se poursuit jusqu'à la reprise du travail. Il porte en tout état de cause et a minima, sur les périodes suivantes

• Concernant les jours ouvrés

Pour le personnel soumis à l'accord sur l'horaire variable de 18h30 à 7h15, à l'exception des opérations ponctuelles qui se tiendraient sur ces plages horaires et pour lesquelles ce temps serait rémunéré (opérations de lutte contre le travail illégal, maintenance informatique ou salons, par exemple).

Durant la pause méridienne préalablement débadgée avec un minimum de 35 minutes,

Pour le personnel non soumis à l'accord sur l'horaire variable de 20h00 à 7h00, à l'exception des opérations ponctuelles qui se tiendraient sur ces plages horaires et pour lequel ce temps serait rémunéré (opérations de lutte contre le travail illégal, maintenance informatique ou salons, par exemple).

Durant la pause méridienne,

Pour l'ensemble du personnel

Durant les périodes de congés (quelle qu'en soit l'origine) / jours de RTT ou encore repos compensatoire régulièrement planifiés,

Durant les périodes d'absence autorisées et/ou justifiées dans les délais requis (jour non travaillé dans le cadre d'un temps partiel, arrêt de travail.).

• Concernant les jours non ouvrés

Durant les week-ends (samedi et dimanche),

Durant les jours fériés.

Les parties réaffirment que les périodes de repos, congé et suspension du contrat de travail doivent être respectées par l'ensemble des acteurs de l'entreprise. Les outils nomades permettent d'utiliser la messagerie professionnelle à toute heure et en tout lieu, rendant ainsi plus poreuse la frontière entre vie professionnelle et vie privée. Envoyer ses messages en dehors des horaires de travail risque également d'induire chez le destinataire un sentiment de culpabilité ou d'urgence à devoir répondre,

Aussi, les managers ne peuvent pas contacter leurs collaborateurs en dehors de leurs horaires de travail tels que définis au contrat de travail ou par l'horaire collectif applicable au sein

Concernant plus particulièrement l'usage de la messagerie électronique professionnelle, il est précisé que le salarié n'est jamais tenu de prendre connaissance des courriels qui lui sont adressés ou d'y répondre en dehors de son temps de travail.

Par ailleurs, les appels téléphoniques et les envois de SMS se font uniquement sur les outils professionnels.

Dans ce cadre, s'engage à :

• Aborder lors de l'entretien annuel d'évaluation et d'accompagnement (EAEA), dans la partie «bilan de l'année écoulé », les situations de « débordement » et donc « sur- connexion » potentielles dans le cadre des périodes considérées comme étant hors temps de travail,

• Mettre en œuvre :

• L'activation d'une fenêtre pop-up invitant le collaborateur à sauvegarder son travail, peu de temps avant 18h30 (par exemple : 18h25),

• L'étude de faisabilité d’un arrêt automatique des postes à 18h30 à l'exception des cadres dirigeants et des collaborateurs au forfait jours annuels,

• L'expérimentation (sous réserve de faisabilité technique) : du vendredi 18h30 au lundi 7h15 pas d'actualisation de la messagerie électronique ou a minima d’encourager l’envoi différé de messages.

• Intégrer dans les signatures électroniques de chaque salarié, le message suivant : « si vous recevez ce message en dehors de vos horaires de travail vous n'êtes pas tenu de répondre »

4.3 - Respect des périodes dites de déconnexion hors temps de travail et durant le temps de travail à l'exception des cas d'urgence

L'exception au principe du respect au droit à la déconnexion ci-dessus cité se doit d'être justifiée par la gravité, l'urgence et/ou l'importance exceptionnelle du sujet à traiter, c'est-à- dire lorsque l'affaire ou le dossier en cause, relevant du champ d'intervention du salarié, nécessite une action et/ou une prise de décision très rapide, l'absence de suite pouvant avoir des conséquences fâcheuses pour l'organisme ou l'usager.

Il en est de même des situations de crise entrainant le déclenchement du plan de continuité d'activité.

Article 5 — Rendez-vous et suivi de l'application de l'accord

Un bilan de l'application des dispositions de l'accord sera présenté annuellement. Si un problème d'une particulière importance était constaté à l'occasion de ce bilan, les parties au présent accord conviennent de se réunir dans les meilleurs délais afin d'y remédier.

En cas d'évolution législative ou conventionnelle impactant le présent accord, les parties conviennent de se réunir à nouveau afin d'échanger Sur les évolutions rendues nécessaires.

Article 6 — Durée de l'accord

Sous réserve d'une signature majoritaire des organisations syndicales participant à la négociation ou des autres règles de validité de l’accord, il sera d'une durée déterminée de trois années. Il prendra fin de plein droit à l'arrivée de son terme et cessera de produire tout effet à cette date. A ce titre, il est de la même manière actée que la périodicité de la négociation est portée à 3 ans.

Il n'est pas renouvelable par tacite reconduction.

Article 7 – Clause de périodicité de renégociation

La périodicité des négociations est conforme à la période d’application du présent accord et est ainsi fixée à trois ans, conformément à l’article L2242-12 du code du travail.

Article 8 — Entrée en vigueur

Cet accord entre en vigueur à compter du 1er jour du mois qui suit l'agrément ministériel.

Article 9 - Communication de l'accord

Un exemplaire du présent accord est transmis à chacun des délégués syndicaux.

Il sera présenté aux membres du CSE.

Il sera diffusé dans l'intranet de manière à être porté à la connaissance de l'ensemble des salariés dès agrément.

Article 10 — Diffusion et condition de validité

Dans le cadre de la procédure d'agrément ministériel, le présent accord sera transmis à la Direction et à la. Après agrément, le présent accord fera l'objet d'un dépôt conformément à l'article D 2231-4 du Code du travail, sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail ( www.teleaccords_travail-emploi.gouv.fr).

Un exemplaire de l'accord sera également déposé au greffe du Conseil de Prud'hommes dans les conditions légales et réglementaires en vigueur.

Fait à , le en 7 exemplaires.

Pour

Les représentants des organisations syndicales

Pour le syndicat CGT, représenté par M

Pour le syndicat CFDT, représenté par Mme

Pour le syndicat FO, représenté par Mme