Accord d'entreprise "les modalités de fonctionnement du Comité Social et Economique" chez URSSAF B.NDIE - UNION DE RECOUVREMENT DES COTISATIONS DE SECURITE SOCIALE ET D ALLOCATIONS FAMILIALES DE BASSE NORMANDIE (Siège)

Protocole d’accord relatif aux modalités de fonctionnement du Comité Social et Economique

Entre d’une part,

• L’Union de Recouvrement de Sécurité Sociale et des Allocations Familiales Basse-Normandie représentée par son Directeur

Et d’autre part,

• Les organisations syndicales soussignées, représentées par :

  • , CGT

  • , FO

Préambule

Les ordonnances du 22 Septembre 2017 ratifiées par la loi du 29 Mars 2018 « relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales » institue une réforme des instances représentatives du personnel, avec la création d’une instance unique : le Comité Social et Economique (CSE).

Le Comité Social et Economique fusionne les trois instances représentatives du personnel : les délégués du personnel, le Comité d’entreprise ainsi que le Comité d’Hygiène, de Santé et des Conditions de Travail.

« Le Comité Social et Economique a pour mission d’assurer une expression collective des salariés leur permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l’évolution économique et financière de l’entreprise, à l’organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production », selon l’article L. 2312-8 du Code du Travail.

Ces ordonnances rendent par ailleurs caduques les dispositions des accords collectifs d’entreprises relatives à ces trois anciennes instances, dès lors que le CSE sera installé.

Le Comité Social et Economique sera mis en place au moment du renouvellement des instances actuelles dont les mandats prennent fin le 23 Mars 2019.

Article 1 – champ d’application du présent accord

L’effectif de l’Urssaf Basse Normandie étant supérieur à onze salariés, la mise en œuvre du CSE est obligatoire.

Le présent accord définit les règles de fonctionnement du CSE devant s’appliquer à l’Urssaf Basse Normandie en ce qui concerne la représentation des salariés et le dialogue social.

Article 2 – La mise en place du Comité Social et Economique

Un Comité Social et Economique est crée par le présent accord au sein de l’Urssaf Basse Normandie et sera mis en place à l’issue des élections professionnelles de Mars 2019.

Le CSE sera présidé par l’employeur ou son représentant.

Article 2.1 – Composition de la délégation du personnel au CSE

Le nombre de membres du CSE sera de 13 titulaires et 13 suppléants, répartis en deux collèges.

Le CSE désignera parmi ses membres élus titulaires :

• Un trésorier,

• Un secrétaire.

Le CSE pourra désigner parmi ses membres titulaires ou suppléants :

• Un secrétaire adjoint,

• Trois trésoriers adjoints (un par département).

Les délégués syndicaux sont désignés par leur organisation syndicale à la suite des élections des membres de la délégation du personnel du CSE.

L’article L2143-22 du code du travail prévoit que les délégués syndicaux sont de droit représentants syndicaux au CSE. Lorsqu’ils ne sont pas membres élus du CSE, ils bénéficient d’un crédit d’heures mensuel de 6 heures, leur permettant de prendre connaissance de l’ordre du jour, des documents mis à disposition, de préparer les réunions et de rendre compte des débats intervenus en réunion.

Article 2.2 – Crédit d’heures de délégation des membres titulaires du CSE

Les membres titulaires de la délégation du personnel du CSE bénéficient d’un crédit d’heures fixé conformément aux dispositions légales prévues à l’article R 2314-1 du code du travail selon l’effectif de l’organisme, soit 22 heures par mois.

Le temps passé par les membres de la délégation du personnel du CSE en réunion sur convocation de l’employeur ainsi que le temps de trajet entre le lieu habituel de travail et le lieu de la réunion seront considérés comme temps de travail effectif et ne s’imputeront pas sur le crédit d’heures des représentants de la délégation du personnel.

Le temps passé par les membres du CSE en réunion préparatoire s’imputera sur le crédit d’heures.

Par contre, ne sont pas imputées sur le crédit d’heures et sont considérées comme du temps de travail effectif :

• Les heures consacrées aux enquêtes menées après un AT (Accident du Travail) grave ou des incidents répétés (article L2315-11, 3°) ;

• Les heures consacrées à la recherche de mesures préventives dans toute situation d’urgence et de gravité (article L2315-11, 1°) ;

• Les heures passées à la formation en santé, sécurité et conditions de travail et à la formation économique des membres du CSE (article L2315-16).

Article 2.3 – La durée ET LE CUMUL des mandats

Le mandat des représentants élus est d’une durée de quatre ans.

Le nombre de mandats successifs des membres du CSE n’est pas limité, l’Urssaf Basse Normandie comptant moins de 300 salariés.

Annualisation et mutualisation des heures de délégation

L’article L.2315-8 du code du travail prévoit que les membres du CSE peuvent cumuler les heures de délégation dans la limite de 12 mois.

L’article L.2315-9 prévoit également la possibilité de répartir les heures de délégation entre les titulaires et les suppléants mais également entre les titulaires.

Cependant, ces possibilités ne peuvent conduire un membre de la délégation à disposer, dans le mois, plus d’une fois et demie le crédit d’heures mensuel, soit plus de 33 heures. Par ailleurs, pour utiliser les heures cumulées ou mutualisées, le membre devra informer l’employeur au plus tard huit jours avant la date prévue d’utilisation des heures de délégation.

De plus, en cas de mutualisation, les membres titulaires devront informer l’employeur par écrit précisant leur identité ainsi que le nombre d’heures mutualisées pour chacun d’eux.

Dans un souci de simplification et d’allègement des procédures administratives, ce dispositif pourra être assoupli dans la mesure où globalement le quota de crédit d’heures alloué n’est pas dépassé.

Article 3 – Les attributions du CSE

Compte tenu de l’effectif de l’Urssaf Basse Normandie, la délégation du personnel du CSE se voit confier les missions suivantes :

• Gère les activités sociales et culturelles ;

• A pour mission de présenter à l’employeur les réclamations individuelles ou collectives relatives aux salaires, à l’application du Code du travail et des autres dispositions légales concernant notamment la protection sociale ainsi que des conventions et accords applicables dans l’organisme ;

• A la capacité de saisir l’inspection du travail sur toutes plaintes ou observations afférentes à l’application des dispositions légales ; lors d’une visite d’un agent de contrôle, les membres de la délégation du personnel du CSE sont informés et peuvent présenter leurs observations ;

• A pour mission d’assurer une expression collective des salariés permettant la prise en compte permanente de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l’évolution économique et financière de l’entreprise, à l’organisation du travail, à la formation professionnelle, à l’introduction de nouvelles technologies et aux techniques de production. D’une manière générale, le CSE est informé et consulté sur les questions « intéressant l’organisation, la gestion et la marche générale de l’entreprise » ;

• Procède à l’analyse des risques professionnels, contribue à faciliter l’accès des femmes à tous les emplois, à la résolution des problèmes liées à la maternité, l’adaptation et à l’aménagement des postes de travail afin de faciliter l’accès et le maintien des personnes en situation de handicap à tous les emplois au cours de leur vie professionnelle. Elle peut aussi susciter toute initiative qu’elle estime utile et proposer notamment des actions de prévention des risques psychosociaux, du harcèlement moral et sexuel et des agissements sexistes ;

• Dispose d’un droit d’alerte en cas de danger grave et imminent, en cas d’atteinte aux droits des personnes, en cas d’alerte sociale et en matière économique.

Article 3.1 – Les réunions plénières du CSE

Périodicité des réunions du cse

Par application de l’article L2312-19 du Code du travail, les parties signataires du présent accord conviennent de porter le nombre de réunions annuelles du CSE à dix réunions au lieu des six prévues par le code du travail. Le planning est établi en début d’année.

Parmi ces dix réunions, quatre réunions porteront annuellement en tout ou partie sur les attributions du CSE en matière de santé, sécurité et conditions de travail, et se tiendront à raison d’une par trimestre.

Des réunions extraordinaires du CSE peuvent se tenir :

• A la demande de la majorité de ses membres dans le cas général (article L2315-28, alinéa 3) ;

• A la demande motivée de deux de ses membres sur les sujets relevant de la santé, sécurité et conditions de travail (article L2315-27, alinéa 2) ;

• A la suite de tout accident ayant entraîné ou ayant pu entrainer des conséquences graves ainsi qu’en cas d’évènement grave lié à l’activité de l’entreprise, ayant porté atteinte à la santé publique ou à l’environnement (article L2315-27, alinéa 2) ;

• A la demande de l’Inspecteur du travail en cas de défaillance de l’employeur et après demande d’au moins la moitié des membres du CSE (article L2315-27, alinéa 3).

Convocations

La convocation des membres du CSE est de la responsabilité de l’employeur ou de son représentant.

L’employeur, Président du CSE, ou son représentant procède à la convocation :

• Des membres titulaires du CSE,

• Des représentants syndicaux au CSE.

L’ensemble des titulaires et suppléants sera réuni une fois par an à l’occasion de la consultation du CSE sur les orientations stratégiques de l’organisme.

En outre, les suppléants seront convoqués conjointement avec les titulaires lors de la réunion d’installation du CSE faisant suite aux élections professionnelles.

Pour les autres réunions, les suppléants seront également convoqués, et les documents préparatoires seront mis à leur disposition, mais uniquement à titre d’information afin de disposer des mêmes informations que les titulaires au cas où ils seraient amenés à remplacer un titulaire.

Conformément aux dispositions légales, l’ordre du jour est établi conjointement entre le secrétaire du CSE et l’employeur qui le transmettra accompagné des documents préparatoires, au moins trois jours ouvrés avant la date de la réunion prévue, sauf situation d’urgence.

Les procès-verbaux sont établis par le secrétaire et communiqués à l’employeur.

Concernant les réunions en lien avec la santé, la sécurité et les conditions de travail, des personnes extérieures au CSE sont également convoquées :

• Le médecin du travail, qui peut donner délégation à un membre de l’équipe pluridisciplinaire du service de santé au travail ayant compétence en matière de santé au travail ou de conditions de travail ;

• Le responsable interne du service de sécurité et des conditions de travail ou, à défaut, l'agent chargé de la sécurité et des conditions de travail (art. L. 2314-3, I) ;

• L'agent de contrôle de l'inspection du travail ainsi que les agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale.

L’employeur informe annuellement l’agent de contrôle de l’inspection du travail, le médecin du travail et l’agent des services de prévention des organismes de la sécurité sociale du calendrier retenu pour les réunions consacrées aux sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail, et leur confirme par écrit au moins 15 jours à l’avance la tenue de ces réunions.

Les convocations seront aussi adressées pour les réunions suivantes :

• Aux réunions organisées à la suite d’un accident ou d’un événement grave ;

• Aux réunions extraordinaires dans le domaine de la santé, sécurité et des conditions de travail ;

• Aux réunions du CSE consécutives à un accident du travail ayant entraîné une incapacité de travail d’au moins 8 jours ou à une maladie professionnelle ou à caractère professionnel.

Article 3.2 – Commission formation professionnelle

Compte tenu de l’importance de la formation professionnelle, en particulier dans le cadre de l’intégration d’agents de la CDSSI à l’Urssaf Basse-Normandie, une commission formation professionnelle est instaurée et se réunira 4 fois par an.

Cette commission est composée de 5 membres élus, désignés par le CSE, disposant chacun de 4 heures de crédit par réunion, le temps de réunion ne sera pas imputé sur les heures de délégation.

Article 3.3 – Budget sur les activités sociales et culturelles

Une contribution annuelle est versée par l’organisme employeur, destinée à financer les activités sociales et culturelles.

Comme le prévoit l’article L2312-81 du Code du travail, le rapport de cette contribution à la masse salariale brute ne peut être inférieur au même rapport existant pour l’année précédente à savoir 2.55% de cette même base.

Article 3.4 – Budget de fonctionnement

L’organisme employeur verse au CSE une subvention de fonctionnement qui doit servir à couvrir les dépenses courantes de fonctionnement et permettre au CSE d’exercer ses attributions économiques.

Comme le prévoit l’article L2315-61 du Code du travail, le montant minimum de cette subvention annuelle doit être équivalent à 0.20% de la masse salariale brute.

Article 3.5 – Les moyens matériels mis à disposition pour la délégation du personnel du CSE

Au siège de l’organisme, à Caen :

Un local dédié exclusivement au CSE est mis à disposition.

Il comprend un bureau fermant à clé équipé d’armoires fermant à clé et une salle de réunion attenante en mesure d’accueillir tous les élus.

La salle de réunion du CSE pourra être utilisée par les élus selon un planning géré sous la responsabilité du Secrétaire du CSE.

Dans les autres sites :

Un local fermant à clé est mis à disposition. Il sera, dans la mesure du possible, de taille suffisante pour que la délégation du personnel du CSE puisse s’y réunir.

Tous ces locaux seront équipés du mobilier courant : bureaux, chaises en nombre suffisant, placards fermant à clé, de ligne téléphonique et de téléphone. Les fournitures courantes de bureau seront mises à disposition.

Modalités d’utilisation :

Les locaux mis à disposition par l’employeur sont accessibles durant les jours et heures d’ouverture des sites, et doivent être utilisés dans le respect des règles d’utilisation des locaux spécifiques à chaque site.

Les panneaux d’affichage :

Un panneau d’affichage dédié au CSE sera mis à disposition sur chaque site.

Article 3.6 – Moyens matériels mis à disposition pour les déplacements en région des membres du CSE

Il convient de favoriser le co-voiturage dans une démarche éco-responsable et de maitrise budgétaire.

Pour les réunions plénières du CSE ainsi que pour les déplacements des membres du CSE dans l’exercice de leur mandat, il conviendra de privilégier les transports en commun ou l’utilisation d’un véhicule de service sous réserve de disponibilité et conformément aux règles définies dans le cadre de l’utilisation des véhicules de service.

L’utilisation d’un véhicule personnel et la prise en charge des indemnités kilométriques ne sera admise qu’en cas d’indisponibilité avérée d’un véhicule de service.

Quel que soit le mode de déplacement, les déplacements devront faire systématiquement l’objet d’un ordre de mission

Les membres du CSE qui disposeraient de véhicule de fonction déclareront les kilomètres réalisés dans le cadre des dispositions précédentes en kilomètres réalisés à titre professionnel.

Article 3.7 – Les moyens d’information et de communication

L’Urssaf Basse Normandie met à disposition du CSE :

• Un micro-ordinateur aux normes de l’organisme équipé d’un pack office bureautique ;

• Un accès à l’intranet régional ;

• Un accès à internet ;

• Un accès à la messagerie interne ;

• Une connexion à une imprimante.

Le local mis à disposition sur les autres sites sera équipé d’un ordinateur aux normes de l’organisme avec un pack office bureautique, une connexion à une imprimante, un accès à l’intranet, un accès à la messagerie interne.

Le CSE dispose d’une adresse électronique dédiée, pour la communication relevant de ses attributions, et d’un répertoire de travail propre sur le serveur afin de stocker ses données et documents de travail. La gestion et la bonne utilisation de la messagerie et du répertoire dédié sont placées sous la responsabilité du secrétaire du CSE. La liste des personnes habilitées à utiliser la messagerie et le répertoire sera communiquée par ses soins à la Direction.

L’utilisation des moyens mis à disposition doit se faire dans le respect de la charte d’utilisation des moyens informatiques pendant les heures de délégation.

La nature des informations communiquées doit s’inscrire dans le cadre des attributions du CSE et respecter les règles relatives au droit de la presse.

Les messages ne doivent contenir ni injures, ni diffamations et respecter la vie privée et le droit à l’image.

Chaque information est identifiée avec le logo du CSE, sans pouvoir utiliser ou modifier le logo de l’organisme.

Les données seront conservées sur une durée de douze mois et l’espace disponible sur le serveur est limité à 7 Giga Octets. Le secrétaire et trésorier sont responsables de l’archivage de leurs données sur des supports externes qui appartiennent au CSE.

Le CSE dispose également d’un espace intranet. La gestion de cet espace intranet est placée sous la responsabilité du secrétaire du CSE et du trésorier.

L’utilisation de cet espace intranet doit se faire dans le respect des règles de sécurité et d’utilisation prévues par la charte d’utilisation des moyens informatiques pendant les heures de délégation.

Le contenu des pages de l’intranet, messages, publications est librement déterminé par les membres du CSE. La nature de l’information communiquée doit s’inscrire dans le cadre des attributions du CSE et respecter les règles relatives au droit de la presse. A ce titre, les messages ne doivent contenir notamment ni injures, ni diffamation ainsi qu’assurer le respect de la vie privée et le droit à l’image.

Chaque information est identifiée sous le logo du CSE.

Publication des procès-verbaux et des comptes rendus de réunion :

La publication des procès-verbaux des réunions et des documents afférents, des avis du CSE et des résolutions ou informations ayant trait aux activités sociales et culturelles du CSE, à l'exclusion de tout autre document, est assurée par le secrétaire et/ou secrétaire adjoint, en qualité de contributeurs, sur l’intranet accessible à l’ensemble des salariés et ce dès leur validation.

La délégation du personnel du CSE s’engage à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.

Article 4 – Dispositions générales

Article 4.1 – Validité de l’accord

Le présent accord est valable après avoir été signé par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives parties à la négociation, représentant au moins 50% des suffrages exprimés au premier tour des dernières élections des titulaires au Comité d’entreprise.

Article 4.2 – Procédure d’agrément et de communication de l’accord

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme, au Comité d’entreprise, au CHSCT, aux délégués du personnel puis aux membres de la délégation du personnel du CSE lors de son élection.

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (article L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale).

L’accord collectif sera transmis à la Direction de la sécurité sociale, laquelle le transmettra à l’Ucanss pour avis du Comex conformément à l’article D. 224-7-3 du Code de la Sécurité sociale.

L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex.

Article 4.3 – durée de l’accord

L’accord est conclu pour une durée déterminée dont la durée est égale à celle des mandats et cessera de plein droit à l’échéance de ce terme.

Article 4.4 – Information du personnel

Une information générale sera assurée par la Direction au travers de publications internes, de réunions d’information ou de tout autre moyen approprié.

Article 4.5 – Communication de cet accord et publicité

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Il sera transmis à la Mission Nationale de Contrôle territorialement compétente ainsi qu’à l’Ucanss dans le cadre de la Commission Nationale de suivi prévue au point VII de la lettre de cadrage national.

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicités prévues par les dispositions légales auprès de la DIRECCTE via la plate-forme de télé procédure du ministère du travail, du secrétariat greffe du conseil des Prud’hommes de Caen, siège de l’organisme.

Fait à Caen, le 08/11/2018

En six exemplaires originaux

Pour l’Urssaf, le Directeur

Pour les organisations syndicales 

- CGT - FO