Accord d'entreprise "Protocole relatif au droit à la déconnexion" chez URSSAF D ALSACE (Siège)

UR Alsace

PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU DROIT A LA DECONNEXION

2022 - 2026

Tables des matières

PREAMBULE

Article 1 – Définitions

Article 2 – Champ d’application

Article 3 – Sensibilisation à la déconnexion – dispositifs de sauvegarde existants

3.1 – Actions de sensibilisation à la déconnexion

3.2 – Dispositif spécifique applicable aux cadres au forfait

3.3 – Dispositif spécifique applicable aux salariés en situation de travail à distance

Article 4 – Lutte contre la surcharge informationnelle liée à l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle

Article 5 – Lutte contre l’utilisation abusive des outils numériques professionnels

5.1 Les périodes de déconnexion durant le temps de travail

5.2 Les périodes de déconnexion hors temps de travail

Article 6 – rendez-vous et suivi de l’application de l’accord

Article 7 – Durée de l’accord et modalités de renégociation

Article 8 – Conditions de révision

Article 9 – Procédure d’agrément et communication de l’accord

Article 10 – Publicité et dépôt de l’accord

ENTRE

L’Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d'allocations familiales d’Alsace, représentée par son Directeur

ET

Les organisations syndicales soussignées,

Il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE

« Le développement des technologies d’information et de communication (TIC), s’il est mal maîtrisé ou régulé, peut avoir un impact sur la santé des salariés. Il peut notamment amplifier les facteurs à l’origine des risques psychosociaux (stress, épuisement professionnel, …). Parmi eux, la charge de travail et la surcharge informationnelle, le brouillage des frontières entre vie privée professionnelle sont des risques associés à l’usage du numérique. (…) En lien avec l’organisation du travail et le management, les TIC participent à l’accroissement des rythmes de travail. Leur utilisation n’implique pas globalement pour les salariés une intensification du travail, mais ceux qui en font une utilisation soutenue y sont particulièrement exposés. » (Extrait de l’étude d’impact de la loi Travail).

En effet, bien que les technologies de l'information et de la communication (messagerie électronique, intranet collaboratif, ordinateurs portables, Smartphones etc…) fassent partie intégrante de l’environnement de travail et participent indéniablement à la performance de l’activité qui s’en trouve aussi et pour chacun facilitée (limitation des déplacements, mise en place de solutions de travail à distance etc…), leur utilisation fort aisée, et donc possiblement « sans limite », peut rapidement troubler l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

Au sein des organismes de Sécurité Sociale, le protocole d’accord relatif à la promotion de la diversité et de l’égalité des chances du 28 juin 2016 aborde dans la partie dédiée à la conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle le droit à la déconnexion.

Les signataires se sont donc réunis pour définir les modalités d’exercice par les salariés de leur droit à la déconnexion. Ils réaffirment, par ce nouvel accord, l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue d’un nécessaire respect des temps de repos et de congé ainsi que de l’équilibre entre vie privée et vie professionnelle.

Ce protocole d’accord, instaurant un droit à la déconnexion, constitue une étape importante et renouvelée dans le projet global de l’Urssaf Alsace d’amélioration de la qualité de vie au travail puisqu’il a été conçu pour garantir l’effectivité du droit au repos, mais aussi afin de diminuer le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels.

Ledit accord vise à adopter et promouvoir des bonnes pratiques qui permettront de veiller :

• À la préservation de la santé et de la sécurité des agents de l’Urssaf Alsace en évitant les situations de sur-connexion.

• À l’imperméabilité de la frontière entre vie professionnelle et vie personnelle,

• Et, plus généralement, à une utilisation optimale des outils numériques mis à disposition.

Article 1 – Définitions

Il y a lieu d’entendre par :

- Droit à la déconnexion : le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail.

- Outils numériques professionnels : outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones…) et dématérialisés (logiciels, connexions sans fil, messagerie électronique, intranet…) qui permettent d’être joignable à distance.

- Temps de travail : ce sont les horaires de travail du salarié durant lesquels il est à la disposition de son employeur. Il s’agit des heures « normales » de travail du salarié et des heures supplémentaires, à l’exclusion des temps de repos quotidien et hebdomadaires, des congés payés, des congés exceptionnels, des jours fériés et des jours de repos.

Sauf en cas de nécessité absolue de service, l’ensemble des acteurs s’engage à respecter les horaires de travail.

Il est également rappelé que chaque salarié doit veiller à sa sécurité et sa santé en respectant :

• Un temps de repos quotidien de 11 heures,

• Un temps de deux journées consécutives de repos hebdomadaires, comprenant le dimanche (sauf cas exceptionnel de présence sur un salon, une maintenance, une manifestation mais qui sera soumis, au préalable, à l’accord de la direction…).

Article 2 – Champ d’application

Les principes établis par le présent accord de travail concernent :

• Les salariés qui relèvent de la Convention Collective Nationale de la Sécurité sociale du 8 février 1957 et de ses avenants.

• Les agents de direction qui relèvent de la convention collective nationale de la Sécurité sociale du 18 septembre 2018.

• Ainsi que le personnel embauché en tant qu’intérimaire, alternants et stagiaires.

Ces dispositions concernent tous les salariés qu’ils soient sous contrat à durée déterminée ou indéterminée, à temps plein ou à temps partiel, cadre ou non cadre.

Certaines situations d’urgence, de gravité particulière avérée ou d’importance exceptionnelle démontrée, et notamment en cas de déclenchement d’un plan de continuité d’activités (PCA), peuvent conduire à une sollicitation des salariés en dehors du temps de travail et particulièrement les acteurs du PCA.

Article 3 –Sensibilisation à la déconnexion -Dispositifs de sauvegarde existants

3.1 – Actions de sensibilisation à la déconnexion

Des actions de sensibilisation seront organisées à destination notamment des cadres au forfait, des salariés travaillant à distance, des salariés disposant d’outils nomades et des managers en vue de les informer sur les risques, les enjeux et les bonnes pratiques liées à l’utilisation des outils numériques.

De plus, dans le cadre du suivi de la santé et de la sécurité au travail des collaborateurs de l’Urssaf Alsace, la Direction a mis en place une procédure d’alerte spécifique dans le domaine des risques psychosociaux, qui intègre notamment le dispositif national de cellule d’écoute.

Ainsi, toute personne en situation de risque psychosocial ou tout collaborateur témoin d’une situation de risque psychosocial peut saisir, selon son choix :

• Le service santé au travail départemental.

• Son supérieur hiérarchique.

• Tout membre du Comité Social et Economique

• Le délégué syndical et/ou son représentant.

• Le référent santé au travail.

• Le service RH

• La cellule d’écoute et d’accompagnement nationale accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24 au 08.05.23.23.30.

3.2 – Dispositif spécifique applicable aux cadres au forfait

Une convention de forfait jours permet une plus grande souplesse dans la gestion du temps de travail pour les salariés qui en bénéficient. Toutefois, un tel régime ne doit pas conduire les agents visés à être présents et travailler sur des plages horaires plus importantes que celles des personnels qui ne bénéficient pas d’un tel aménagement.

L’accord relatif aux forfaits jours négociés au sein de l’Urssaf Alsace, permet d’arrêter les modalités d’organisation du temps travaillé dans le cadre d’une convention de forfait jour.

Ont été ainsi actés les points suivants :

• Les personnels concernés par ce dispositif, à savoir :

• Les cadres disposant d’une autonomie dans l’organisation de leur emploi du temps et dont la nature des fonctions ne les conduit pas à suivre l’horaire collectif applicable au sein du service ou de l’équipe auquel ils sont intégrés,

• Les agents de Direction à l’exception des cadres dirigeants ;

• La nécessaire signature d’une convention écrite valable pour une année civile complète, renouvelable par tacite reconduction. Le salarié souhaitant mettre fin à cette formule devra en faire la demande expresse avant le 1er décembre auprès de son responsable hiérarchique avec copie au service RH, à effet du 1er janvier suivant.

• Les modalités de calcul des repos compensatoires,

• Les garanties afférentes au respect des temps de repos (repos quotidien, repos hebdomadaire, répartition hebdomadaire du travail sur les 5 journées ouvrées, durée maximale journalière).

A ce titre, il est prévu un suivi de l’adéquation entre la charge de travail et le temps de travail.

Un document mensuel comprenant le nombre et la date des journées travaillées dans le mois accompli, le positionnement, ou la qualification des jours non travaillés en repos hebdomadaires, congés payés, jours fériés chômés, congés conventionnels ou autres, et les éventuelles remarques du salarié sur sa charge de travail, est établi par le salarié.

Cette déclaration est signée par le salarié et validée chaque mois par le responsable hiérarchique, qui à cette occasion, vérifie le respect des repos quotidien et hebdomadaire et s'assure que la charge de travail du salarié est conforme aux dispositions légales et conventionnelles.

Le salarié peut également alerter par écrit son responsable hiérarchique, avec copie au service RH, sur ses difficultés dans la prise effective de ses repos quotidien et hebdomadaire et/ou sur l'organisation et sa charge de travail. Ce dernier devra organiser dans les plus brefs délais un entretien.

Enfin, le salarié en forfait en jours bénéficie au minimum d'un entretien spécifique par an avec son responsable hiérarchique. Le salarié et le responsable hiérarchique examinent, à l'occasion de cet entretien, la charge de travail prévisible sur la période à venir et les adaptations éventuellement nécessaires en termes d'organisation du travail.

3.3 – Dispositif spécifique applicable aux salariés en situation de travail à distance

Le travail à distance constitue un facteur d’amélioration de la qualité de vie au travail et de motivation puisque permettant une meilleure conciliation vie professionnelle / vie personnelle ainsi qu’une limitation des risques environnementaux et routiers par la réduction des trajets domicile-lieu de travail.

Néanmoins, si la conciliation vie professionnelle / vie personnelle est ainsi facilitée, il n’en demeure pas moins que la frontière entre les deux peut substantiellement s’amenuiser, un environnement de travail (au sens large du terme) s’invitant au domicile du salarié concerné.

Le travail à distance est régi à l’Urssaf Alsace par le Protocole d’accord relatif au travail à distance en date du 8 février 2019.

A ce titre, les télétravailleurs sont soumis aux horaires de travail applicables au sein de l’Urssaf Alsace. La hiérarchie est donc contrainte par ces dispositions et ne peut, comme pour tout autre salarié qui n’est pas en TAD, contacter le télétravailleur en dehors de ces plages.

L’Entretien Annuel d’Evaluation et d’Accompagnement comprend un temps d’échange consacré au suivi et à l'organisation du télétravail (conditions d’activité, charge de travail, maintien du lien avec l’organisme) mais aussi à l’exercice effectif du droit à la déconnexion.

Les salariés en travail à distance occasionnel sont soumis à ces principes.

Une sensibilisation particulière des télétravailleurs et de leurs managers est déployée antérieurement à sa mise en œuvre.

Des contrôles sur le bon respect de ces règles pourront être mis en œuvre

Article 4 – Lutte contre la surcharge informationnelle liée à l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle

La direction rappelle que l’usage du mail est un mode de communication parmi d’autres, notamment plus directs (téléphone, réunion, échange verbal…) et qu’il ne doit pas devenir le seul outil.

Le téléphone ou l’échange direct doit être privilégié pour les questions urgentes.

Par ailleurs, quelques principes doivent régir les invitations à des réunions : programmation à l’avance, vérification des disponibilités, respect des horaires de travail.

Par ailleurs, chaque salarié est invité en cas d’absence à renseigner dans sa messagerie professionnelle, la partie « Réponses automatiques » qui permet de signaler à ses correspondants Outlook la période de son absence et si possible la personne à contacter en cas d’urgence.

Article 5 – Lutte contre l’utilisation abusive des outils numériques professionnels

5.1 Les périodes de déconnexion durant le temps de travail

Tout salarié de l’Urssaf Alsace est invité à user de son droit à la déconnexion, durant les temps d’échanges et de réunions (réunion de projet, de service, action de tutorat, animation de formation etc…) et ce, sauf à ce que l'utilisation des outils /solutions digitales soit en lien avec l’échange en question.

A ce titre, un message d’état « En réunion » et/ou « Ne pas déranger » peu(ven)t être activé(s) concernant la messagerie professionnelle / instantanée. La ligne téléphonique professionnelle peut, quant à elle, faire l’objet d’un renvoi tant vers un serveur vocal que vers une autre ligne disponible.

De la même manière, tout salarié de l’Urssaf Alsace peut user de son droit à la déconnexion de manière ponctuelle et temporaire dans l’objectif de satisfaire à une tâche facilitée par une absence d’interruption pour sa bonne prise en charge.

A titre « d’indicateur visuel » vis-à-vis des autres utilisateurs, un message d’état « Ne pas déranger » peut-être activé concernant la messagerie professionnelle / instantanée. De même, la ligne téléphonique professionnelle peut faire l’objet d’un renvoi tant vers un serveur vocal que vers une autre ligne disponible.

Dans ce cadre, l’objectif est donc de permettre au salarié de se consacrer pleinement à la mission particulière à réaliser en s’abstenant, notamment, de consulter la messagerie professionnelle.

5.2 Les périodes de déconnexion hors temps de travail

Le temps de déconnexion de référence démarre dès que le salarié quitte son poste de travail et se poursuit jusqu’à la reprise du travail. Il porte en tout état de cause et a minima, sur les périodes suivantes :

• Concernant les jours ouvrés :

• Pour le personnel soumis à l’accord sur l’horaire variable :

  • De 18h00 à 7h00, à l’exception des opérations ponctuelles qui se tiendraient sur ces plages horaires et pour lequel ce temps serait rémunéré (maintenance informatique ou salons, par exemple).

  • Durant la pause méridienne préalablement débadgée avec un minimum de 35 minutes,

• Pour l’ensemble du personnel :

  • Durant les périodes de congés (quelle qu’en soit l’origine) / jours de RTT ou encore repos compensatoire régulièrement planifiés,

  • Durant les périodes d’absence autorisées et/ou justifiées dans les délais requis (jour non travaillé dans le cadre d’un temps partiel, arrêt de travail…).

• Concernant les jours non ouvrés :

• Durant les week-ends (samedi et dimanche), sauf cas exceptionnels d’heures supplémentaires organisées certains samedis matin.

• Durant les jours fériés, sauf opérations exceptionnelles (informatique notamment)

Les parties réaffirment que les périodes de repos, congé et suspension du contrat de travail doivent être respectées par l’ensemble des acteurs de l’entreprise.

Les outils nomades permettent d’utiliser la messagerie professionnelle à toute heure et en tout lieu, rendant ainsi plus poreuse la frontière entre vie professionnelle et vie privée. Envoyer ses messages en dehors des horaires de travail risque également d’induire chez le destinataire un sentiment de culpabilité ou d’urgence à devoir répondre.

Aussi, les managers ne peuvent pas contacter leurs collaborateurs en dehors de leurs horaires de travail tels que définis au contrat de travail ou par l’horaire collectif applicable au sein de l’Urssaf Alsace.

Concernant plus particulièrement l’usage de la messagerie électronique professionnelle, il est précisé que le salarié n’est jamais tenu de prendre connaissance des courriels qui lui sont adressés ou d’y répondre en dehors de son temps de travail.

Par ailleurs, les appels téléphoniques et les envois de SMS se font uniquement sur les outils professionnels.

Dans ce cadre, l’Urssaf Alsace s’engage à :

• Aborder lors de l’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement (EAEA), dans la partie « bilan de l’année écoulée », les situations de « débordement » et donc « sur-connexion » potentielles dans le cadre des périodes considérées comme étant hors temps de travail,

• Mettre en œuvre :

• L’activation d’une fenêtre pop-up invitant le collaborateur à sauvegarder son travail, peu de temps après 18h00 (par exemple : 18h05),

5.3 - Respect des périodes dites de déconnexion hors temps de travail et durant le temps de travail à l’exception des cas d’urgence

L’exception au principe du respect au droit à la déconnexion ci-dessus cité se doit d’être justifiée par la gravité, l’urgence et/ou l’importance exceptionnelle du sujet à traiter, c'est-à-dire lorsque l’affaire ou le dossier en cause, relevant du champ d’intervention du salarié, nécessite une action et/ou une prise de décision très rapide, l’absence de suite pouvant entraîner des conséquences fâcheuses pour l’organisme ou l’usager.

Il en est de même des situations de crise entrainant le déclenchement du plan de continuité d’activité.

Article 6 – rendez-vous et suivi de l’application de l’accord

Un bilan de l’application des dispositions de l’accord sera présenté annuellement devant le CSE et les organisations syndicales.

Si un problème d’une particulière importance était constaté à l’occasion de ce bilan, les parties au présent accord conviennent de se réunir dans les meilleurs délais afin d’y remédier.

En cas d’évolution législative ou conventionnelle impactant le présent accord, les parties conviennent de se réunir à nouveau afin d’échanger sur les évolutions rendues nécessaires.

Article 7 – Durée de l’accord et modalités de renégociation

L’accord est conclu pour une durée de quatre ans (4). Il pourra être révisé conformément aux dispositions légales.

La périodicité de renégociation de cet accord est portée à quatre ans (4), conformément à l’article L2242-12 du Code du travail.

Article 8 – Conditions de révision

Le présent accord pourra être révisé seront les conditions légales. La demande de révision pourra être formulée par une des parties signataires de l’accord. Dans un délai de 6 mois, suivant la demande de révision, les parties se réunissent pour négocier un éventuel avenant.

Article 9 – Procédure d’agrément et communication de l’accord

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (article L. 123-1 et L. 123-2 du Code de la sécurité sociale).

L’accord collectif sera transmis à la Direction de la sécurité sociale, laquelle le transmettra à l’Ucanss pour avis du Comex conformément à l’article D. 224-7,3° du Code de la Sécurité sociale, par l’intermédiaire de l’application RH du portail Ucanss permettant directement le dépôt en ligne.

L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du Comex.

Article 10 – Publicité et dépôt de l’accord

Cet accord fera l’objet des formalités de dépôt et publicité prévues par les dispositions légales via la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail, et du greffe du Conseil des prud’hommes.

Par ailleurs, il sera transmis aux organisations syndicales ainsi qu’au comité social et économique, conformément à l’article 6 dudit protocole d’accord.

Il fera également l’objet d’une diffusion auprès du personnel par une note de direction spécifique, à laquelle sera jointe une note relative aux « préconisations pour le bon usage de la messagerie électronique ». Une information générale sera donc assurée par la Direction au travers de publications internes, de réunions d’information ou de tout autre moyen approprié.

Fait à Schiltigheim

Le 20/10/2022

En 5 exemplaires

Le Directeur Les Organisations Syndicales

La CFDT

La CGT

La CFTC

La CFE-CGC