PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE ET AU FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE ET DES REPRESENTANTS DE PROXIMITE

Conclu entre :

l'Urssaf de Poitou-Charentes dont le siège social est situé au 3 avenue de la Révolution - 86046 Poitiers Cedex 9 représentée par XXXXX, Directrice régionale,

et :

les organisations syndicales suivantes :

• CFDT, représentée par XXXXX, déléguée syndicale

• CGT, représentée par XXXXX, déléguée syndicale et XXXXX, délégué syndical

Il a été convenu ce qui suit :

Sommaire

Sommaire 2

Préambule 3

PARTIE 1 : Les dispositions générales du CSE 4

Article 1.1 : Le périmètre du CSE 4

Article 1.2 : La composition du CSE 4

Article 1.3 : Durée du mandat 4

Article 1.4 : Le fonctionnement du CSE 4

PARTIE 2 : Les commissions du CSE 6

Article 2.1 : Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) 6

Article 2.2 : Autres commissions 8

Article 2.3. Collectifs CSE 9

PARTIE 3 : Les représentants de proximité 10

Article 3.1 : Nombre de représentants de proximité 10

Article 3.2 : Modalités de désignation 10

Article 3.3 : Missions et règles de fonctionnement 11

Article 3.4 : Heures de délégation et liberté de circulation 11

Article 3.5 : Invitation en réunion ou en commission du CSE 12

Article 3.6 : Perte de mandat et remplacement 12

PARTIE 4 : Moyens mis à disposition du CSE 13

Article 4.1 : Moyens matériels 13

Article 4.2 : Moyens informatiques mis à disposition 15

Article 4.3 : Panneaux d’affichage 15

Article 4.4 : Badges et codes d'accès aux locaux 15

Article 4.5 : Moyens de communication et d’information 15

PARTIE 5 : Dispositions générales 19

Article 5.1 : Publicité 19

Article 5.2 : Entrée en vigueur et durée de l’accord 19

Article 5.3 : Révision et dénonciation 19

Article 5.4 : Suivi 20

Article 5.5 : Adhésion 20

Préambule

Le comité social et économique (CSE), institué par les articles L. 2311-1 et suivants du code du travail, est l’instance représentative du personnel amenée à se substituer, dans les entreprises d’au moins 50 salariés aux trois instances, délégués du personnel, comité d’entreprise et comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail. Leurs attributions sont désormais exercées par le CSE (art. L. 2312-5, L. 2312-6, et art. L. 2312-8 à L. 2312-84).

Il constitue désormais l’instance unique de représentation du personnel dans l’entreprise, exerçant des attributions qui évoluent en fonction des effectifs de l’entreprise.

Sa mise en place est obligatoire dans les entreprises dont l’effectif atteint au moins 11 salariés pendant 12 mois consécutifs (art. L. 2311-2), au terme des mandats des élus, et au plus tard, le 31 décembre 2019, fin de la période transitoire (art. 9, II, ord. n°2017-1386 du 22 sept. 2017).

Concernant l’Urssaf Poitou-Charentes, les mandats expirant le 26 mars 2018, la mise en place de la nouvelle instance doit intervenir au plus tard dans le délai de 1 an après l’expiration des mandats, soit le 26 mars 2019 dernier délai.

Afin de pouvoir préparer la mise en place du Comité Social et Economique dans le cadre d’un dialogue avec les organisations syndicales, il a été décidé de procéder à une prorogation des mandats.

A compter du 1er mars 2019, tous les mandats des anciennes instances représentatives du personnel de l’URSSAF de POITOU-CHARENTES auront donc pris fin et le comité social et économique sera mis en place à cette date.

La conclusion de cet accord collectif soumis à agrément en fixe les modalités générales et vient préciser les missions prévues par la législation :

• Présenter les réclamations collectives ou individuelles des salariés à l’employeur

• Veiller à l’application de la réglementation du travail dans l’entreprise

• Promouvoir l’amélioration de la santé, la sécurité et des conditions de travail dans l’entreprise et réaliser des enquêtes en matière d’accidents du travail ou de maladies professionnelles. À cet effet, les membres de la délégation du personnel du comité peuvent saisir l’inspection du travail de toutes les plaintes et observations relatives à l’application des dispositions légales dont elle est chargée d’assurer le contrôle (art. L. 2312-5)

• Assurer l’expression collective des salariés permettant la prise en compte de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l’évolution économique et financière de l’entreprise, à l’organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production

• Exercer le droit d’alerte en cas d’atteinte aux droits des personnes, en cas de danger grave et imminent, en cas d’utilisation non conforme du crédit d’impôt pour la compétitivité et l’emploi, en matière économique et en matière sociale

• Assurer ou contrôler la gestion des activités sociales et culturelles de l’entreprise

• Contribuer à la protection de la santé et de la sécurité des salariés et à l’amélioration de leurs conditions de travail (art. L. 2312-8, L. 2312-9, L. 2312-78).

La conclusion du présent protocole souligne la volonté des parties d’inscrire cette nouvelle organisation des instances représentatives du personnel dans la démarche d’un dialogue social permanent en vigueur au sein de l’organisme.

PARTIE 1 : Les dispositions générales du CSE

Le temps passé en réunion sur convocation de l’employeur ainsi que le temps de trajet entre le lieu habituel de travail et le lieu de la réunion sont considérés comme du temps de travail effectif et ne s’imputent pas sur le crédit d’heures de délégation des représentants de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.

Article 1.1 : Le périmètre du CSE

Un Comité Social et Economique sera constitué au sein de l’URSSAF à l’issue des prochaines élections professionnelles.

Compte tenu de l’organisation en place dans l’organisme et de l’absence d’autonomie de gestion des différents sites de l’URSSAF, les parties conviennent de constituer un seul Comité Social et Economique compétent pour l’ensemble de l’organisme.

Article 1.2 : La composition du CSE

Le nombre de membres titulaires et suppléants du CSE ainsi que les crédits d’heures dont ils disposeront sont précisés dans le protocole d’accord préélectoral conformément au dernier alinéa de l’article L2314-1 du code du travail.

Le Comité Social et Economique est présidé par l’employeur ou son représentant, assisté éventuellement de trois collaborateurs qui ont voix consultative conformément aux dispositions de l’article L.2315-23 du Code du travail.

En complément, le Président du Comité Social et Economique peut également être accompagné ponctuellement de tous responsables en charge d’un sujet inscrit à l’ordre du jour, compétents pour répondre aux interrogations des élus CSE présents. Les élus du CSE peuvent également se faire assister du Commissaire aux comptes du CSE ou d’un salarié de l’organisme lorsque la présentation d’un sujet le justifie.

Au cours de la première réunion suivant les élections professionnelles, le Comité Social et Economique désigne, parmi ses membres titulaires, un secrétaire et un trésorier. Il peut également désigner parmi ses membres titulaires ou suppléants un secrétaire adjoint et un trésorier adjoint.

Article 1.3 : Durée du mandat

Les parties signataires conviennent conformément à l’article L2314-34 du Code du Travail de fixer la durée du mandat des membres du CSE à 3 ans.

Article 1.4 : Le fonctionnement du CSE

La Direction et les organisations syndicales réaffirment que les attributions du CSE sont définies par le Code du travail et reprennent l’ensemble des prérogatives et missions antérieurement dévolues aux membres du Comité d’entreprise, aux membres du CHSCT et aux délégués du personnel.

• 1.4.1 Nombre et périodicité des réunions

Le Comité Social et Economique se réunit au moins une fois par mois sauf décision d’annulation prise d’un commun accord entre la majorité des élus du CSE et son président.

Des réunions extraordinaires peuvent également se tenir à l’initiative du Président du Comité Social et Economique ainsi que dans les cas prévus à l’article L.2315-27 du Code du travail.

En tout état de cause, au moins quatre réunions du Comité Social et Economique sont consacrées en tout ou partie aux attributions du CSE en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail, telles que définies à l’article L.2315-27 du Code du travail.

• 1.4.2 Ordre du jour

L’ordre du jour est élaboré conjointement par le président du Comité Social et Economique ou la personne mandatée à cet effet et le secrétaire, ou le secrétaire adjoint en cas d’absence de ce dernier. Lorsque sont concernées des consultations rendues obligatoires par une disposition légale, règlementaire ou conventionnelle, elles y sont inscrites de plein droit par le Président du Comité Social et Economique ou par le secrétaire et, en son absence, par le secrétaire adjoint.

L’ordre du jour est communiqué, par le secrétaire du CSE, aux membres du Comité Social et Economique au moins 7 jours calendaires avant la réunion.

A chaque réunion ordinaire de CSE, un point relatif aux éventuelles questions du personnel figure systématiquement à l’ordre du jour, à l’issue des éventuelles consultations. Sont concernées les questions inscrites sur un registre électronique (format tableur) au moins 5 jours ouvrés avant la réunion plénière par un membre du CSE. A l’issue de la réunion l’employeur consigne par écrit au sein du registre électronique la réponse dans un délai de 8 jours calendaires.

Le registre électronique est mis à la disposition de l’ensemble du personnel via l’intranet d’entreprise, en consultation.

Lors de la dernière réunion de chaque trimestre, un temps d’échange systématique est consacré à l’impact sur les conditions de travail des projets inscrits pour consultation ou information, ainsi qu’aux questions des élus portant sur la santé, la sécurité et les conditions de travail.

• 1.4.3 Convocation aux réunions et transmission des documents

Le Président du CSE convoque, par message électronique, toutes les personnes qui assistent de droit aux séances du Comité Social et Economique.

Conformément à l’article L.2314-1 du Code du travail, seuls les élus titulaires et les représentants syndicaux du Comité Social et Economique siègent lors des réunions de l’instance. Les suppléants néanmoins sont destinataires des ordres du jour et des documents transmis aux membres titulaires. La convocation précise que les suppléants participent uniquement à la réunion en cas de remplacement de leur titulaire absent.

Conformément à l’article L 2314-3 du code du Travail, deux personnes extérieures à l’instance peuvent assister de droit aux réunions du CSE. Ainsi, assistent avec voix consultative sur les points de l’ordre du jour en relation avec la santé et la sécurité :

• le médecin du travail

• le responsable interne du service de santé et sécurité et des conditions de travail ou, à défaut, l’agent chargé de la sécurité et des conditions de travail

En ce sens et conformément à l’article L.2315-27 du Code du travail, la Direction de l’URSSAF les informe annuellement du calendrier retenu pour les réunions consacrées aux sujets relevant de la santé, de la sécurité ou des conditions de travail, et leur confirme par écrit au moins quinze jours à l'avance la tenue de ces réunions.

En cas de sujet devant être examiné par une commission du Comité Social et Economique, les documents éventuels sont transmis aux membres de ladite commission 7 jours calendaires avant la tenue de la réunion de la commission. Ils sont mis simultanément à disposition des membres du CSE.

Quand des documents relatifs à des points d’information sont prévus, ils sont communiqués dans la mesure du possible au moins 3 jours calendaires avant la réunion du Comité Social et Economique.

Le délai de consultation du CSE court à compter de la tenue de la réunion plénière, dès lors que les membres ont pu recueillir les informations en séance de la part de la direction.

• 1.4.4 Rédaction du procès verbal

Dans le délai maximum de 25 jours calendaires, un procès-verbal est établi à l’issue de la réunion par le secrétaire ou son adjoint. Les PV sont adressés aux autres membres élus du CSE puis à la direction. Après relecture, le Président du CSE le soumet aux membres pour approbation lors d’une réunion suivante.

PARTIE 2 : Les commissions du CSE

Le temps passé en réunion sur convocation de l’employeur ainsi que le temps de trajet entre le lieu habituel de travail et le lieu de la réunion sont considérés comme du temps de travail effectif et ne s’imputent pas sur le crédit d’heures de délégation des représentants de la délégation du personnel du Comité Social et Economique membres de la CSSCT ou des membres des commissions.

Article 2.1 : Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT)

• 2.1.1. Missions de la CSSCT

Une Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) est mise en place au sein du CSE. Conformément à la législation en vigueur, la CSSCT est une émanation du CSE et à ce titre ne dispose pas d’une personnalité morale distincte. Elle ne peut donc être consultée en lieu et place du CSE.

Elle ne rend donc pas d’avis mais elle a vocation à préparer les réunions et les délibérations du CSE sur les questions et sujets de santé, de sécurité et des conditions de travail.

Elle examine ainsi chaque sujet et projet portés à l’ordre du jour du CSE pouvant avoir un impact en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail. Elle opère à ce titre une analyse préalable des projets de réaménagement des locaux.

En application de l’article L. 2315-38 du Code du travail, la CSSCT exerce par délégation l’ensemble des attributions du CSE relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail, à l’exception des attributions consultatives et de la possibilité de recourir à un expert, qui relèvent exclusivement de la compétence du CSE et ne peuvent être déléguées à la CSSCT.

Elle dispose, par l’intermédiaire des membres de la délégation du personnel qui la composent, du droit d’alerte en cas d’atteinte aux droits des personnes et de danger grave et imminent.

• 2.1.2. Composition de la CSSCT

Elle est composée de quatre membres titulaires dont au moins un du collège Cadres et quatre membres suppléants dont au moins un du collège Cadres. Ces membres sont nécessairement désignés parmi les membres du CSE, au moins un quart des sièges devant être attribuée à des membres titulaires.

La commission est présidée par l’employeur ou une personne qu’il mandate. L’employeur peut se faire assister par des collaborateurs appartenant à l’entreprise et choisis en dehors du comité. Il peut notamment s’agir de tous responsables en charge d’un sujet présenté à la CSSCT préalablement au CSE.

L’agent de contrôle de l’Inspection du travail, le médecin du travail, l’agent des services de prévention des organismes de Sécurité Sociale sont invités aux réunions de la commission.

La Direction de l’URSSAF les informe annuellement du calendrier prévisionnel retenu pour les CSSCT, et leur confirme par écrit la tenue de ces réunions dès signature de l’ordre du jour.

• 2.1.3. Désignation des membres de la CSSCT

Lors de l’une des deux premières réunions ordinaires suivant les élections professionnelles, Le CSE procède à un vote majoritaire des membres présents du Comité Social et Economique qui désignent ainsi les membres de la CSSCT.

Sauf en cas de perte de mandat (cf. article 2.1.5), le mandat des membres de la CSSCT prend fin avec le mandat des membres élus du CSE.

• 2.1.4. Modalités de fonctionnement de la CSSCT

La CSSCT se réunit en amont de chaque réunion du CSE au cours de laquelle sont présentés des projets pouvant avoir des conséquences sur la santé, la sécurité et les conditions de travail. Le président du CSE et le secrétaire (ou le secrétaire adjoint) décident lors de la signature de l’ordre du jour de la réunion CSE, de réunir ou non la CSSCT en amont ainsi que des projets qui font l’objet d’une présentation à la commission le cas échéant.

Les projets soumis à l’examen de la commission sont donc arrêtés par le Président du CSE ou de son représentant et le secrétaire ou le secrétaire adjoint du CSE, au moment de la signature de l’ordre du jour du CSE.

La CSSCT doit se réunir au moins 8 jours calendaires avant la réunion du CSE.

Un calendrier prévisionnel des éventuelles réunions CSSCT est fixé par le président du CSE et communiqué aux membres de l’instance. La Direction leur confirme par écrit la tenue de ces réunions dès signature de l’ordre du jour du CSE.

En tout état de cause, la CSSCT se réunit au moins quatre fois par année civile.

Des réunions extraordinaires de la CSSCT peuvent en outre être organisées à la demande du président du CSE ou de la majorité des membres titulaires du CSE.

L’ensemble des membres du CSE ainsi que les participants précités à l’article 2.1.2 du présent accord sont informés le cas échéant, lors de l’envoi de leur convocation pour la réunion CSE, de la tenue d’une réunion de la CSSCT sur les projets relevant de sa compétence.

Conformément à l’article 1.4 du présent accord, les notes de présentation des projets qui sont étudiées par la CSSCT sont transmises globalement à l’ensemble des représentants du personnel au CSE dix jours ouvrés avant la réunion du CSE. Elles ne font pas l’objet d’une retransmission plus spécifique aux membres de la CSSCT pour éviter de charger inutilement les messageries électroniques.

Un rapporteur est désigné à chaque réunion de la CSSCT parmi les membres présents afin d’établir et de communiquer un rapport au Président et à l’ensemble des membres du CSE dans les meilleurs délais et au plus tard 3 jours ouvrés avant la réunion du CSE.

Les membres titulaires de la CSSCT disposent chacun d’un crédit d’heures mensuel de cinq heures pour l’exercice de leurs attributions.

• 2.1.5. Perte de mandat et remplacement

Lorsqu’un élu du CSE membre de la CSSCT quitte son mandat ou l’organisme, le CSE procède à une nouvelle désignation parmi ses élus, dans les mêmes conditions que la désignation initiale et pour la durée du mandat restant à courir jusqu’aux prochaines élections des membres du Comité Social et Economique.

Article 2.2 : Autres commissions

Les parties décident de mettre en place des commissions pour venir en appui du CSE sur les sujets relevant de sa compétence.

Leurs membres sont désignés par une résolution à la majorité du CSE. Chacune de ces commissions doit comporter au moins un représentant de chaque collège (employés et cadres).

Les rapports des commissions sont soumis à la délibération du comité, conformément à l’article L2315-45 du code du travail.

Les modalités de fonctionnement de ces commissions sont précisées dans le règlement intérieur du CSE.

• 2.2.1. Commission Formation

Conformément aux articles L2315-49 et suivants, la Commission Formation est chargée de :

- préparer les délibérations du CSE en matière de formation ;

- d'étudier les moyens permettant de favoriser l'expression des salariés en matière de formation et de participer à leur information dans ce domaine ;

- d'étudier les problèmes spécifiques concernant l'emploi et le travail des jeunes et des travailleurs handicapés.

Elle est présidée par un membre du CSE (titulaire ou suppléant).

Elle est composée de cinq membres élus désignés par le Comité Social et Economique parmi ses membres (titulaires ou suppléants) et de deux membres représentants de l’employeur.

En complément, les représentants de l’employeur peuvent également être accompagnés ponctuellement de tout agent en charge d’un sujet inscrit à l’ordre du jour, compétent pour répondre aux interrogations des membres présents.

La convocation est adressée par l’employeur.

• 2.2.2 Commission de l’égalité professionnelle

La commission de l’égalité professionnelle est notamment chargée de préparer les délibérations du comité prévues au 3° de l'article L. 2312-17, concernant la politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.

Elle est présidée par un membre du CSE (titulaire ou suppléant).

Elle est composée de cinq membres élus ainsi que des représentants de l’employeur et de toute personne qualifiée susceptible d’apporter un éclairage sur la situation avec l’accord conjoint des membres du CSE et de l’employeur.

Les membres de cette commission sont désignés par le Comité Social et Economique parmi ses membres (titulaires ou suppléants).

La convocation est adressée par l’employeur.

Article 2.3. Collectifs CSE

En plus des commissions précisées à l’article 2.2 du présent accord, les parties décident de laisser la possibilité au CSE de mettre en place des collectifs chargés d’étudier les sujets relevant de la compétence du CSE dans le cadre des activités sociales et culturelles dont il a la gestion.

Il pourra s’agir des collectifs : Culturel, Enfance, voyage, Loisirs, campings …

Les missions et les modalités de fonctionnement de ces collectifs sont précisées dans le règlement intérieur du CSE.

Ils sont présidés par un membre du CSE (titulaire ou suppléant).

Leurs membres sont désignés par une résolution à la majorité du CSE. Ils sont désignés par le Comité Social et Economique parmi ses membres (titulaires ou suppléants).

PARTIE 3 : Les représentants de proximité

Bien que l’organisme ne dispose pas d’établissements distincts au sens juridique du terme, La Direction et les organisations syndicales souhaitent la mise en place de représentants de proximité tel que l’article L2313-7 du code du travail le permet.

Ce choix s’appuie sur la volonté d’assurer une prise en compte des réalités professionnelles à un échelon de proximité sur chacun des sites distants de l’organisme.

Article 3.1 : Nombre de représentants de proximité

Lors de la mise en place du CSE, pour tenir compte d’un premier mandat fondateur et réformateur des institutions représentatives du personnel et dans le cadre de la fusion programmée avec la Caisse déléguée des travailleurs indépendants le nombre de représentants est de six personnes.

A l’issue de ce premier mandat le nombre de représentants de proximité est ramené à quatre membres.

Article 3.2 : Modalités de désignation

Les mandats des représentants de proximité sont répartis par les membres élus du CSE. Cette désignation opérée en réunion plénière est soumise à un vote individuel (pour chaque candidat) à la majorité des 2/3 des élus titulaires du CSE. Les élus titulaires absents ont la possibilité de se faire suppléer lors du vote.

Les représentants de proximité sont prioritairement des salariés non-élus au CSE. Les parties conviennent toutefois qu’ils peuvent être également membres du Comité Social et Economique.

Les représentants de proximité sont désignés à l’issue de la mise en place du CSE, à l’exception des deux représentants originaires de la Caisse déléguée des travailleurs indépendants, qui seront désignés, dans un délai de 6 mois à compter du transfert des contrats de travail.

Sauf en cas de perte de mandat (cf. article 3.6), le représentant de proximité est désigné pour la durée du mandat des élus du Comité Social et Economique.

Article 3.3 : Missions et règles de fonctionnement

Le Comité social et économique conserve l’ensemble de ses attributions.

Les représentants de proximité ont pour rôle principal d’assurer l’activité sociale et culturelle sur leur site d’affectation, selon les modalités définies dans le règlement intérieur par les élus du CSE.

Les représentants de proximité représentent également le lien de proximité entre les salariés et leurs élus, ils ont donc pour rôle :

• de réaliser une écoute du terrain concernant notamment les conditions de travail et de recueillir les difficultés collectives et individuelles potentiellement rencontrées par les salariés sur les sites concernés.

• de communiquer aux élus du Comité Social et Economique, le cas échéant, leurs observations et suggestions, et également celles des salariés en matière de prévention des risques professionnels et de conditions de travail.

• d’alerter les membres du Comité Social et Economique en cas de constat d’atteinte injustifiée aux droits du personnel, à sa santé physique et mentale ou aux libertés individuelles dans l'entreprise, notamment en matière de discrimination et de harcèlement sexuel ou moral. Ce relais permet au Comité Social et Economique d’exercer au besoin ses différents droits d’alerte de façon éclairée et circonstanciée.

Sur demande expresse des élus du CSE, après acceptation de la majorité de ses membres titulaires, les représentants de proximité peuvent se voir confier d’autres prérogatives clairement définies dans leur objet et limitées dans le temps (exemple : suivi d’un dossier individuel avec le représentant de l’employeur en local tel qu’un aménagement de poste).

A contrario, les représentants de proximité n’ont pas pour prérogative de se substituer aux membres du CSE dans les relations avec les représentants de l’employeur.

Les représentants de proximité ont le statut de salariés protégés, même lorsqu’ils ne sont pas membres élus du CSE.

Afin d’assurer un lien entre le contenu des échanges au niveau du Comité Social et Economique et les problématiques purement locales rencontrées par les représentants de proximité, le Comité Social et Economique a la possibilité d’organiser une réunion trimestrielle avec les représentants de proximité. Les frais de transports entre le site d’affectation et le lieu de la réunion sont pris en charge selon les mêmes modalités que pour les membres du CSE.

Formation et accompagnement : Les représentants de proximité peuvent bénéficier d’une formation interne et/ou d’un accompagnement pour l’exercice de leur mission. En outre, le CSE pourra décider de financer sur son budget de fonctionnement la formation des représentants de proximité.

Article 3.4 : Heures de délégation et liberté de circulation

Chaque représentant de proximité dispose d’un crédit d’heures personnel et dédié de 10 heures par mois pour exercer ses missions.

Dans le cadre de son mandat et exclusivement sur le site concerné, le représentant de proximité bénéficie d’une liberté de circulation dans les locaux de l’URSSAF et peut y prendre tous les contacts nécessaires à l'accomplissement de ses missions, sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l'accomplissement des activités en cours.

Article 3.5 : Invitation en réunion ou en commission du CSE

Les fonctions de représentant de proximité telles que définies dans les articles précédents, leur permettent de disposer d’une connaissance des problématiques spécifiques au site auquel ils appartiennent. En cela, il convient d’envisager leur présence ponctuelle en réunion du CSE sur des points précis, à la demande des élus du CSE et en l’absence d’opposition du président ou de son représentant.

Toute demande d’invitation d’un représentant de proximité doit s’effectuer au moins 2 jours ouvrés avant la date de réunion.

Article 3.6 : Perte de mandat et remplacement

Le changement d’affectation du représentant de proximité en dehors du site au sein duquel il exerce ses attributions emporte la fin de son mandat. Il perd également son mandat en cas de démission de son mandat, de rupture du contrat de travail et sur décision de révocation.

La révocation du représentant de proximité est possible à la majorité des 2/3 des élus titulaires du CSE. La procédure est la suivante :

• demande d’au moins 20% élus titulaires adressé au secrétaire du CSE,

• dans les 30 jours suivant la réception de la demande (franchissant le seuil de 20%), le secrétaire procède à la convocation en réunion de l’ensemble des élus titulaires (ou suppléant en remplacement de titulaire) et du représentant de proximité. Les élus et le représentant de proximité peuvent se faire assister de toute personne disposant d’une connaissance utile à la compréhension des débats (ex : expert comptable, spécialiste en droit). Ils peuvent également recueillir le témoignage de tout salarié disposant d’information sur les faits.

• les échanges et instructions, peuvent s’effectuer au cours d’une ou plusieurs réunions. A la fin de chaque réunion, les élus déterminent à la majorité absolue, par vote à bulletin secret, si la demande de révocation doit faire l’objet soit :

• d’une nouvelle réunion

• d’un abandon de la demande de révocation

• d’une mise au vote à la prochaine réunion plénière

• lorsque la demande de révocation est mise au vote de la prochaine réunion plénière, un rapport est constitué mentionnant les faits reprochés au représentant de proximité ainsi que les éléments d’explication fournis par ce dernier.

• au cours de la réunion plénière suivant une décision de mise au vote, après lecture du rapport, il est procéder au vote à bulletin secret. Le vote doit faire l’objet d’un report dès lors que le présentéisme des élus ne permet pas mathématiquement d’atteindre la majorité des 2/3.

Lorsqu’un représentant de proximité perd son mandat, le Comité Social et Economique peut procéder à la désignation d’un nouveau représentant de proximité, dans les mêmes conditions que la désignation initiale et pour la durée du mandat restant à courir jusqu’aux prochaines élections des membres du Comité Social et Economique.

En tout état de cause, le mandat de représentant de proximité prend fin au terme des mandats des membres élus du Comité Social et Economique l’ayant désigné.

PARTIE 4 : Moyens mis à disposition du CSE

Article 4.1 : Moyens matériels

• 4.1.1 Réunion préparatoire

Lorsque les réunions du CSE se déroulent sur une demi-journée, les réunions des membres du CSE prévues le même jour (qui précèdent ou suivent ces réunions du CSE) ne s'imputent pas sur le crédit d'heures des membres titulaires (dans la limite d’une fois par mois) et sont assimilées à du temps de travail effectif.

Les membres suppléants appelés à participer à la réunion et le représentant syndical au CSE bénéficient de cette même possibilité.

En revanche, les autres réunions à l'initiative des membres du CSE, organisées un autre jour que celui de la réunion du comité devront faire l'objet du positionnement de crédit d'heures.

• 4.1.2 Déplacements pour se rendre à une réunion à l'initiative de l'employeur 

Pour les réunions à l'initiative de l'employeur, un véhicule de service, sous réserve de disponibilité et conformément aux règles définies dans le cadre de l'utilisation des véhicules de service, est mis à la disposition des membres du CSE, après réservation du véhicule.

Afin de favoriser le covoiturage, cette mise à disposition se fait dans la limite d'un seul véhicule par site (sauf si le nombre de personnes en déplacement nécessite plusieurs véhicules).

En cas d'indisponibilité effective d'un véhicule de service, il est fait recours à un véhicule de location selon les procédures en vigueur au sein de l’organisme.

Les membres du CSE qui disposent de véhicule de fonction déclarent les kilomètres réalisés dans le cadre des dispositions précédentes en kilomètres réalisés à titre professionnel.

• 4.1.3 Déplacements dans le cadre des réunions des commissions du CSE

Pour les réunions des commissions, un véhicule de service, sous réserve de disponibilité et conformément aux règles définies dans le cadre de l'utilisation des véhicules de service, est mis à la disposition des membres de la commission, après réservation du véhicule.

Les membres du CSE qui disposent de véhicule de fonction déclarent les kilomètres réalisés dans le cadre des dispositions précédentes en kilomètres réalisés à titre professionnel.

Afin de favoriser le covoiturage, cette mise à disposition se fait dans la limite d'un seul véhicule par site (sauf si le nombre de personnes en déplacement nécessite plusieurs véhicules).

• 4.1.4 Pour les autres déplacements

Les frais de déplacements des membres du CSE en dehors des réunions à l'initiative de l'employeur et des commissions sont, selon le cas à la charge du CSE.

Sur demande des membres titulaires du CSE, la Direction met à leur disposition un véhicule de service, sous réserve :

• de leur disponibilité et conformément aux règles définies dans le cadre de l'utilisation des véhicules de service

• de la prise en charge par le CSE des frais de carburant du déplacement sur les bases suivantes :

  • si le déplacement se fait à l’aide d’un véhicule de fonction, et la carte carburant utilisée, les frais de carburant ou de péage sont refacturés au CSE. Les kilomètres réalisés à ce titre sont considérés comme kilomètres professionnels.

  • si un véhicule de location est mis à disposition, les frais de carburant et de péage sont directement pris en charge selon le cas par le CSE.

Les membres titulaires du CSE doivent en conséquence au retour de chaque déplacement avoir rajouté du carburant dans le véhicule utilisé avant restitution.

Pour faciliter les échanges et éviter la multiplication des déplacements, les salles de visioconférence et le dispositif d'audio conférence sont mis à la disposition des représentants du CSE, afin de contribuer à leurs échanges au sein de la région sous réserve de disponibilité et sur demande au Responsable de site.

• 4.1.5 : Moyens matériels mis à disposition au sein des sites

Les locaux mis à disposition par l'employeur sont accessibles durant les jours et heures d'ouverture des sites. Ces accès doivent se faire dans le respect des règles d'utilisation des locaux spécifiques à chaque site, soit pendant les heures de délégation soit en dehors du temps de travail.

• 4.1.6 Local dédié au CSE

Un local dédié au CSE est mis à disposition sur chacun des sites de l’organisme.

Ce local mis à disposition par l'employeur dispose du mobilier courant, à savoir : un bureau, des chaises, un placard fermant à clé et les membres du CSE, ainsi qu'une ligne téléphonique et un téléphone.

Le mobilier et le matériel restent la propriété de l'Urssaf.

Le mobilier est placé sous l'entière responsabilité des utilisateurs qui doivent apporter la plus grande attention à leurs conditions d'utilisation et leur conservation conformément à la charte de sécurité, dans la stricte limite de l'exercice de leurs mandats (hors usages personnels).

Article 4.2 : Moyens informatiques mis à disposition

L'Urssaf de Poitou-Charentes met à la disposition des membres du CSE et des représentants de proximité :

- Un micro-ordinateur portable aux normes de l'organisme avec des accès sécurisés,

- Un PC fixe sur chaque site, installé dans la salle dédiée au C.E.

- Un pack office bureautique,

- Une imprimante à disposition dans chaque local,

- Un accès à internet au réseau Urssaf

Le matériel reste la propriété de la Direction des systèmes d’information (DSI). Il est interdit d'utiliser d'autres logiciels, sauf accord donné par la direction régionale après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l'organisme.

Les matériels sont placés sous l'entière responsabilité du secrétaire du CSE qui doit apporter la plus grande attention à leurs conditions d'utilisation et leur conservation conformément à la charte de sécurité, dans la stricte limite de l'exercice de leurs mandats (hors usages personnels).

Les produits consommables (papier, recharges d'encre ...) sont à la charge du CSE. Il bénéficie d’un droit de reproduction sur le matériel de l’entreprise (photocopieuse) facturé au coût de revient.

Article 4.3 : Panneaux d’affichage

Des panneaux d'affichage sont mis à disposition sur chaque site: un panneau dédié au CSE.

Article 4.4 : Badges et codes d'accès aux locaux

Les badges ou codes d'accès de chacun des sites sont remis aux membres du CSE contre signature et doivent être restitués en fin de mandat.

Article 4.5 : Moyens de communication et d’information

• 4.5.1 Mise à disposition de la messagerie électronique pour le CSE

En lien avec ses attributions en matière de gestion des œuvres sociales et informations économiques, le CSE dispose de la messagerie électronique Lotus Notes et d'un espace intranet dédié.

• 4.5.2 Utilisation de la messagerie électronique par le CSE

La gestion de la messagerie est placée sous la responsabilité du secrétaire du CSE de l'Urssaf de Poitou-Charentes. La liste des personnes habilitées à utiliser cette messagerie sera transmise à la direction régionale. Les accès à la messagerie doivent se faire dans le respect des règles d'utilisation en vigueur au sein de l'Urssaf, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.

Les membres du CSE habilités à utiliser la messagerie, doivent réaliser ces communications pendant les heures de délégation ou en dehors de leur temps de travail, pour l'envoi de messages à caractère individuel ou groupés à destination de la Direction, des salariés ou d'organes externes sollicités dans le cadre des activités sociales et culturelles du CSE.

Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie caché afin de ne pas faire apparaître le nom figurant dans le groupe d'envoi.

Afin de permettre à tous les utilisateurs de bien identifier l'origine du message et mettre en place les moyens techniques pour ne pas conserver les messages du CSE dans leur messagerie, l'objet de chaque message devra commencer par la mention « CSE + Objet du message».

Le CSE est tenu à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques individuels qu'il entretient avec les salariés.

Compte-tenu de la mise à disposition d'un intranet dédié aux œuvres sociales, les informations intégrées sous l'intranet ne doivent pas faire également l'objet d'une information aux salariés via la messagerie (pas de doublon dans la transmission des informations).

• 4.5.3 Capacité de la messagerie

Pour des raisons de compatibilité avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique, la capacité maximale de la messagerie du CSE est de 105 méga octets. Une base d'archivage de messagerie sera également créée et mise à disposition du CSE.

La messagerie électronique ne devant pas entraver l'accomplissement du travail, le CSE s'engage à ne pas multiplier les envois en nombre.

• 4.5.4 Mise à disposition d’un espace Intranet dédié pour l’information sur les œuvres sociales

Pour la mise à disposition des informations relatives aux œuvres sociales, le CSE dispose d'un espace intranet dédié. La gestion de cet espace Intranet est placée sous la responsabilité de la secrétaire du CSE, du trésorier et du/de(s) secrétaire(s) adjoint(s).

Lors de la mise en place de l'INTRANET, un message sera diffusé dans Lotus Notes à l'ensemble du personnel pour les informer. Ce message précise les modalités d'abonnement.

Pour les agents qui se sont abonnés, un message d'alerte indiquant qu' « un nouveau message est disponible sous l'intranet » est envoyé lorsque de nouvelles informations sont intégrées sous l'intranet. A tout moment, les abonnés qui le souhaitent peuvent faire le choix de ne plus recevoir ces mails d'alerte en se désabonnant.

L'information sur les modalités d'abonnement pour les nouveaux agents entrants (nouveaux embauchés) relève de la responsabilité des membres du CSE pour leur espace intranet.

Ces accès doivent se faire dans le respect des règles d'utilisation en vigueur au sein de l'organisme, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors du temps de travail.

• 4.5.5 Contenu des informations du CSE

La nature de l'information communiquée doit s'inscrire dans le cadre d'une information des salariés sur les œuvres sociales et du rôle économique du CSE.

Par conséquent, Il ne peut servir à des forums de discussion, à la diffusion de séquences vidéo ni être utilisé pour des messages individuels adressés à des salariés sur leur poste de travail.

Le contenu des pages intranet ne doit contenir ni injure, ni diffamation, ni atteinte à la vie privée conformément aux dispositions législatives en vigueur, notamment celles relatives à la presse. Il doit également respecter les principes posés par la charte locale de bon usage des ressources informatiques et des moyens de communication électroniques. Il doit enfin respecter les dispositions légales et réglementaires relatives au secret professionnel.

Ces communications s'effectuent sous l'entière responsabilité de la secrétaire du CSE, du trésorier et du/des secrétaire(s) adjoint(s).

• 4.5.6 Modalités d'utilisation de l'intranet

4.5.6.1 Liberté d'accès aux informations du CSE

Tout salarié bénéficie d'une liberté d'accès à l'information en utilisant les moyens électroniques de l'organisme à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, l'organisme s'engage dans le cadre du respect des libertés individuelles, à ne pas chercher ou faire rechercher l'identité des salariés qui consultent l'intranet du CSE.

4.5.6.2 Secret professionnel lié aux informations diffusées sur l'intranet

Le CSE s'engage à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu'à des usages internes à l'organisme.

4.5.6.3 Conditions de mise en ligne

Les interventions sur l'espace Intranet (créations, modifications, suppressions) sont réalisées par les membres du CSE sous réserve des possibilités techniques. La création des espaces intranet se fait en collaboration avec le service informatique de l'organisme.

4.5.6.4 Conditions d'habilitation

- En administration : les habilitations sont limitées au secrétaire du CSE au trésorier et au(x) secrétaire(s) adjoint(s); elles sont nominatives.

- En lecture : tous les agents de l'Urssaf ont accès à l'espace Intranet du CSE.

4.5.6.5 Règles d'archivage

Durée de conservation d'une publication : 12 mois afin de respecter la capacité maximale de l'espace Intranet. La secrétaire du CSE, le trésorier et le(s) secrétaire(s) adjoint(s) sont responsables de l'archivage de leurs données sur des supports qui leur appartiennent.

• 4.5.7 La capacité de l'espace Intranet

La capacité maximale pour le CSE est de 5 giga octets pour l'ensemble de ses pages pour des raisons de compatibilité avec les exigences de bon fonctionnement du réseau informatique.

La limite quant au format des documents mis en ligne (Word, PDF...) est fixée à hauteur de 2 méga octets.

• 4.5.8 Les règles de maintenance

La résolution d'incidents techniques est limitée aux matériels et aux applicatifs fournis par l'Urssaf. Elle suit les mêmes modalités que celles mises en œuvre pour les autres utilisateurs de l'organisme sans distinction particulière tant au niveau des demandes qu'au niveau de la planification des interventions.

Les délais d'intervention doivent rester dans des délais raisonnables.

La direction de l'Urssaf de Poitou-Charentes s'engage à respecter la plus stricte confidentialité sur les données stockées sur l'espace Intranet dédié.

• 4.5.9 Formations des utilisateurs

Pour une utilisation optimale du matériel et des moyens mis à disposition, la direction régionale prend à sa charge lors du renouvellement des instances si nécessaire, la formation des membres du CSE. Le contenu et la durée de ces formations sont déterminés en lien avec le service formation et le service informatique avec expression des besoins des utilisateurs.

• 4.5.10 Utilisation abusive

En cas de non respect des dispositions ci-dessus, la direction régionale adresse au secrétaire du CSE dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion avec les utilisateurs des TIC le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue, entre tous les signataires de l'accord, en vue de régler le différend.

Si à l'issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l’organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.

PARTIE 5 : Dispositions générales

Article 5.1 : Publicité

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

Dans les 8 jours suivant cette notification, il sera déposé auprès de la DIRECCTE en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties par lettre recommandée avec demande d’avis de réception et une version sur support électronique, ainsi qu’au greffe du Conseil de Prud’hommes de Paris en un exemplaire.

Par ailleurs, conformément aux dispositions prévues par l’article L.2231-5-1 du code du travail, le présent accord sera publié dans la base de données nationale.

Ce texte sera également consultable sur l’intranet de l’organisme.

Article 5.2 : Entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Les parties conviennent que le présent accord entrera en vigueur à compter du lendemain du dépôt à la DIRECCTE, sous réserve de sa signature par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives ayant obtenu plus de 50 % des suffrages exprimés en faveur d'organisations syndicales représentatives lors des dernières élections professionnelles.

Ses dispositions seront applicables à compter de la prise des mandats des représentants du personnel élus lors des prochaines élections CSE.

Article 5.3 : Révision et dénonciation

Les parties conviennent que le présent accord pourra être révisé, à tout moment au cours de son application, par avenant, notamment en cas d’évolution des dispositions conventionnelles ou légales.

Conformément aux dispositions de l’article L.2261-7-1 du Code du travail, seront habilitées à engager la procédure de révision de l’accord :

- jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel l’accord est conclu : une ou plusieurs organisations syndicales représentatives dans le champ d’application de l’accord et signataires ou adhérentes à cet accord ;

- à l’issue de cette période : une ou plusieurs organisations syndicales représentatives dans le champ d’application de l’accord.

La validité de l’avenant de révision de l’accord s’appréciera conformément aux articles L.2232-12 et suivants du Code du travail.

Les dispositions du présent accord dont la révision est sollicitée s’appliqueront jusqu’à l’entrée en vigueur d’un nouvel accord. A défaut de nouvel accord, les dispositions dont la révision a été demandée resteront applicables.

Le présent accord collectif d’entreprise forme un tout indivisible qui ne saurait être mis en œuvre de manière fractionnée ou faire l’objet d’une dénonciation partielle.

Le présent accord pourra également être dénoncé dans les conditions prévues à l’article L.2261-9 du Code du travail, sous réserve de respecter un délai minimal de 12 mois entre la notification de la dénonciation et la fin du cycle électoral.

Article 5.4 : Suivi

Une attention particulière sera portée :

• au respect des délais d’envoi des différentes convocations et de transmission des documents,

• à la constitution et à la fréquence des réunions des différentes commissions,

• à la mise en place des représentants de proximité et aux difficultés éventuelles rencontrées

• aux conditions de fonctionnement des commissions.

Ce suivi sera réalisé sur une périodicité annuelle. Il fera l’objet d’une présentation auprès des organisations syndicales à l’occasion d’une des rencontres régulières organisées avec la Direction.

Article 5.5 : Adhésion

Conformément à l’article L.2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale reconnue représentative, non signataire de l’accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion ultérieure sera notifiée aux signataires de l’accord et fera l’objet des formalités de dépôt.

Fait à Poitiers, le 17 octobre 2018

Pour l’URSSAF La Directrice	Pour le Syndicat CFDT La Déléguée Syndicale
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Pour le Syndicat CGT Le Délégué Syndical	Pour le Syndicat CGT La Déléguée Syndicale
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