Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF AU DROIT A LA DECONNEXION" chez URSSAF - UNION POUR LE RECOUVREMENT DES COTISATIONS DE SECURITE SOCIALE ET D'ALLOCATIONS FAMILIALES DE POITOU-CHARENTES (Siège)

ACCORD RELATIF AU DROIT A LA DECONNEXION

Entre, d’une part,

L’Urssaf de Poitou-Charentes, dont le siège social est situé au 3 avenue de la Révolution – 86046 POITIERS CEDEX 9, représentée par xxxxxxxx, Directrice Régionale,

Et, d’autre part,

L’organisation syndicale CGT, représentée par xxxxxxxxxxxxxxx, Délégué Syndical

Il a été convenu ce qui suit :

PREAMBULE

Depuis le 1er janvier 2017, la négociation annuelle relative à l’égalité professionnelle et à la qualité de vie au travail doit aborder les modalités d’exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l’organisme de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques afin d’assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que de la vie personnelle et familiale (article L. 2242-17 du code du travail).

Par ailleurs, une clause sur le droit à la déconnexion doit désormais apparaître dans les accords autorisant les forfaits jours (article L. 3121-64 du code du travail).

La loi ajoute à cet objectif le respect de la vie personnelle et familiale du salarié et plus généralement la préservation de la santé du salarié, faisant par exemple du droit à la déconnexion l’un des moyens de prévention des risques psycho-sociaux.

Le protocole d’accord national relatif à la promotion de la diversité et de l’égalité des chances en date du 22 février 2022 indique que :

« L'employeur met en œuvre un droit à la déconnexion du salarié en dehors des horaires habituels de travail. Il s'agit du droit pour les salariés de ne pas être connectés et joignables via les outils informatiques et téléphonique nomades professionnels, pendant les temps de repos ou congés.

Le droit à la déconnexion relève de la responsabilité de l'employeur, qui met en place les conditions de la déconnexion.

Il appartient également à chaque salarié de porter une attention avisée afin de préserver un équilibre entre sa vie professionnelle et sa vie personnelle.

La garantie du droit à la déconnexion prend la forme d'une charte ou d'un accord qui fixe les droits et devoirs en matière de connexion, qui sert de support à la sensibilisation de tous aux enjeux du droit à la déconnexion, et décrit les actions menées par l'organisme pour favoriser son exercice réel.

L'usage de la messagerie professionnelle ou du téléphone en dehors des horaires de travail doit conserver un caractère exceptionnel et être justifié par l'importance et l'urgence du sujet traité.

En tout état de cause, le salarié n'est pas tenu de répondre à ces sollicitations en dehors de ses jours et horaires habituels de travail. »

À défaut d’accord collectif, l’employeur doit élaborer une charte, après avis du Comité Social et Economique. Celle-ci doit définir ces modalités de l’exercice du droit à la déconnexion et prévoir en outre la mise en œuvre, à destination des salariés et du personnel d’encadrement et de direction, d’actions de formation et de sensibilisation à un usage raisonnable des outils numériques.

Cet accord instaurant un droit à la déconnexion participe à l’amélioration de la qualité de vie au travail puisqu’il est rédigé pour garantir l’effectivité du droit au repos mais aussi afin de diminuer le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels.

L’objectif de cet accord n’est pas de contraindre ou de sanctionner mais de respecter la liberté de chacun au droit à la déconnexion en recherchant la mise en œuvre d’un droit à la déconnexion efficient reposant sur une utilisation régulée et contrôlée des outils mis à disposition.

Article 1 – OBJET DE L’ACCORD

Le présent accord vise à adopter et promouvoir les bonnes pratiques permettant de veiller :

• à la préservation de la santé des salariés de l’URSSAF en évitant les situations de sur-connexion

• au respect de la frontière entre vie professionnelle et vie personnelle

• à une utilisation optimale des outils numériques mis à disposition

Article 2 – CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à tous les salariés de l’Urssaf Poitou-Charentes, quelle que soit la nature de leur contrat de travail ou encore leur statut : contrat à durée déterminée ou indéterminée, salarié à temps plein ou à temps partiel.

Une attention particulière doit être portée à la situation des salariés disposant d’outils nomades permettant une connexion à distance, notamment les télétravailleurs et les salariés disposant d’une convention de forfait.

Article 3 - DEFINITIONS

Droit à la déconnexion :

En l’absence de définition légale, ce droit peut être défini comme celui pour le salarié d’avoir le droit de se déconnecter de ses outils numériques professionnels et ne pas être connecté sur ses outils de communication personnels pour un motif professionnel pendant les temps de repos et les congés.

Dans le cadre du temps de travail, c’est également la possibilité de se placer ponctuellement et temporairement en situation de non disponibilité et de ne pas répondre de manière immédiate aux sollicitations sauf situation d’urgence.

Outils numériques professionnels 

Ce droit à la déconnexion vise l’ensemble des outils numériques nomades physiques (ordinateurs, tablettes, smartphone…) et dématérialisés (logiciel, connexion sans fil, messagerie électronique, intranet…) qui permettent d’être joignables à distance.

Temps de travail 

Le temps de travail correspond aux horaires de travail du salarié pendant lesquels il est à la disposition de l’employeur et comprenant les heures normales de travail. En sont exclus les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les jours fériés, les temps de congés payés et autres absences autorisées, de quelque nature que ce soit.

Temps de repos 

Est considéré comme temps de repos, l’horaire au cours duquel le salarié n’est pas sur son lieu de travail et n’est pas soumis aux instructions de son employeur. Ces temps correspondent au repos quotidien, au repos hebdomadaire, aux congés d’origine légale ou conventionnelle, jours de réduction du temps de travail, jours fériés, périodes d’absences autorisées et justifiées (arrêt de travail par exemple).

Article 4 - MODALITES D’EXERCICE DU DROIT A LA DECONNEXION

Article 4.1 – Les périodes de déconnexion

Le temps de déconnexion démarre dès que le salarié quitte son poste de travail et se poursuit jusqu’à la reprise du travail. Il porte en tout état de cause sur les périodes suivantes :

Concernant les jours ouvrés :

• Pour le personnel soumis à l’accord d’horaire variable : de 19h00 à 7h00 (sauf dérogation prévue dans la note d’application) et durant la pause méridienne avec un minimum de 35 minutes

• Pour le personnel non soumis à l’accord d’horaire variable (agents de Direction et cadres au forfait) : de 20h00 à 7h00 et durant la pause méridienne

• Pour l’ensemble du personnel : durant les périodes de congés ou RTT et les périodes d’absence autorisées et / ou justifiées

Concernant les jours non ouvrés

• Durant le week-end (samedi et dimanche)

• Durant les jours fériés

Article 4.2 – Les modalités de la déconnexion durant les périodes de travail

Le droit à la déconnexion peut être exercé par tout salarié de l’Urssaf Poitou-Charentes durant son temps de travail dans les situations suivantes :

• Participation à des réunions physiques : l’utilisation des outils de messagerie est fortement déconseillée lors de ces moments d’échanges en présentiel.

• Participation à des réunions ou des temps d’échanges (réunion de service, réunion sur la conduite d’un projet, un dossier…) sauf à ce que l’utilisation des outils soit en relation directe et nécessaire avec l’objet de ce temps de réunion ou d’échange. Les signataires préconisent l’utilisation du message d’état « ne pas déranger » ou « en réunion » notamment sur la messagerie instantanée. La ligne téléphonique peut également être renvoyée vers un autre poste disponible.

• Réalisation d’une tâche nécessitant, de manière ponctuelle et temporaire, de ne pas être interrompu dans sa réalisation. Les signataires préconisent l’utilisation du message d’état « ne pas déranger » ou « en réunion » notamment sur la messagerie instantanée. La ligne téléphonique peut également être renvoyée vers un autre poste disponible.

Dans tous les cas, le salarié doit, conformément à la législation, rester à la disposition de son employeur durant son temps de travail. À cette fin, s’il est amené à se déconnecter des outils de messagerie instantanée, il informera son manager de la modalité de communication disponible (téléphone, mails…)

L’objectif poursuivi est de permettre au salarié de se consacrer pleinement soit à la réunion à laquelle il participe, soit à la mission qu’il est en train d’accomplir sans être perturbé par des interruptions. Dans ce même objectif, des actions d’accompagnement et de communication seront réalisées afin de diffuser des pratiques sur le bon usage de la messagerie : détermination de temps dédiés à la consultation des mails afin de ne pas être en réaction immédiate à la réception des mails ; identification dans l’objet de la nature de l’information véhiculée par le mail (pour action / pour information…).

Ce droit à la déconnexion connaît cependant une exception en cas de situation d’urgence avérée : situations présentant un caractère critique nécessitant une intervention du salarié et / ou prise de décision immédiate. Il en va de même pour les situations entraînant le déclenchement du plan de continuité d’activité.

Article 4.3 – Les modalités de la déconnexion en dehors des périodes de travail

Chaque salarié veillera à se déconnecter du réseau en dehors des heures habituelles de travail.

Le salarié n’est jamais tenu de prendre connaissance des messages qui lui sont adressés et / ou d’y répondre en dehors des horaires habituels de travail.

Les messages électroniques doivent être, sauf exception, envoyés pendant les heures habituelles de travail.

L’usage de la messagerie professionnelle ou du téléphone (sous forme d’appels ou de SMS) en soirée ou en dehors des jours travaillés doit être justifié par la gravité et / ou l’urgence. Nul n’est tenu de répondre aux messages électroniques, appels téléphoniques ou SMS adressés durant ces périodes.

Les salariés en absence programmée doivent prévoir des réponses automatiques redirigeant vers un autre interlocuteur pendant les périodes d’absence afin d’éviter d’être sollicité pendant ces périodes.

Pour favoriser l’effectivité du droit à la déconnexion pendant les périodes d’absence prolongée, chaque salarié disposera du temps nécessaire à la prise de connaissance des messages reçus pendant son absence lors de la reprise de son activité (1 jour pour 1 semaine d’absence, 2 jours à partir de 2 semaines d’absence). Le protocole d’accord relatif à la responsabilité sociale de l’employeur et à l’égalité professionnelle prévoit des actions d’adaptation au poste pour les absences de longue durée.

Article 5 - MESURES D’ACCOMPAGNEMENT ET DE SUIVI

Article 5.1 – Mesures d’accompagnement

Des actions de sensibilisation et de formation seront organisées pour l’ensemble des agents et de manière plus ciblée pour certaines catégories : salariés au forfait jours, salariés dotés d’outils nomades. Il sera rappelé à cette occasion les risques liés à la surcharge informationnelle du fait d’un usage mal maîtrisé des outils. Elles s’appuieront principalement sur le kit d’accompagnement mis à disposition par la caisse nationale. Elles feront également l’objet d’une présentation dans le cadre du dispositif d’intégration des nouveaux collaborateurs.

Une charte des bonnes pratiques sera élaborée en complément de l’accord.

Les managers veilleront à :

• Intégrer les recommandations sur l’usage des outils numériques dans leur pratique managériale.

• Définir les modalités de passation des dossiers entre collègues durant les périodes d’absence pour éviter de déranger les collaborateurs en congé.

• Laisser au salarié le temps nécessaire pour la prise de connaissance des messages reçus pendant son absence lors de la reprise de son activité (cf. article 4.3)

Afin d’inscrire cette démarche de sensibilisation et d’accompagnement dans la durée, la Direction et les Organisations Syndicales se réunissent une fois par an pour définir les actions de communication à mettre en œuvre en fonction des situations rencontrées et des évolutions potentielles.

Article 5.2 – Mesures de suivi

L’Urssaf Poitou-Charentes veillera par ailleurs à mettre en œuvre des fonctionnalités techniques permettant de suivre l’effectivité du droit à la déconnexion : il s’agit notamment de messages pop-up déclenchés en-dehors des plages horaires normales de travail. Les fonctionnalités déployées devront respecter les principes relatifs à la protection de la vie privée des salariés.

Sous réserve de la faisabilité technique, les mesures suivantes peuvent être envisagées :

• Mise en œuvre d’un suivi statistique : il s’agirait de détecter des connexions atypiques dans un souci de préservation de la santé des collaborateurs et de prévention des RPS et favoriser la QVT. Le traitement vise à mettre en évidence les connexions à des horaires atypiques (connexions entre 19h00 et 7h00, le week-end et les jours fériés) selon une fréquence trimestrielle. La finalité du traitement est la réalisation d’états statistiques permettant de mesurer le volume des connexions intervenant hors des plages horaires normales de travail, ainsi que son évolution sur la durée. Ce suivi devra respecter le principe de transparence quant à la finalité poursuivie et aux modalités de traitement des données. Une information sera réalisée a minima une fois par an auprès des Instances Représentatives du Personnel (CSE, CSSCT).

• Concernant la fourniture de données de connexion individualisées, après analyse du DPO, celui-ci émet des réserves et estiment qu’elles pourraient être considérées comme disproportionnées par rapport à la finalité recherchée, quand bien même son caractère louable (préserver la santé du salarié qui se connecterait régulièrement le WE et/ou à des heures atypiques) est avéré.

• Suivi de la régulation des pratiques de connexion : dans la lignée de l’accompagnement des salariés face aux transformations numériques, un temps d’échange lors des EAEA doit être consacré à évaluer la charge de travail, afin de trouver des solutions en concertation avec les agents.

Article 6 – AUTRES DISPOSITIF DE SUIVI MIS EN PLACE

Article 6.1 – Dispositif applicable aux salariés en situation de télétravail

Le travail à distance constitue un facteur de meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle, il limite par ailleurs les risques routiers par la réduction des trajets domicile – lieu de travail.

Les télétravailleurs sont soumis aux horaires de travail applicables au sein de l’Urssaf, un avenant au contrat de travail fixe les jours de travail à distance arrêtés pour chaque bénéficiaire. Cet avenant fixe également les conditions dans lesquelles le salarié reste joignable. Ces dispositions s’imposent à la hiérarchie qui ne peut, comme pour tout autre salarié, contacter le télétravailleur en-dehors de ces plages sauf cas d’urgence avérée. Une sensibilisation des télétravailleurs et des managers est organisée en amont de la mise en œuvre du télétravail.

L’Entretien Annuel d’Evaluation et d’Accompagnement comprend un temps d’échange consacré au suivi et à l’organisation du temps de travail et à l’exercice effectif du droit à la déconnexion. Pour autant, si des difficultés surviennent en cours d’exercice relevées par le salarié ou son responsable, un échange peut être organisé sans attendre l’EAEA.

Article 6.2 – Dispositif applicable aux salariés en convention de forfait jours

La solution de la convention de forfait jours vise à permettre aux salariés éligibles à ce dispositif de disposer d’une plus grande souplesse dans l’organisation de leur temps de travail. Pour autant, cela ne doit pas conduire ces salariés à être présents et / ou travailler sur des plages horaires plus importantes que celles des personnels ne bénéficiant pas de ce dispositif.

L’adhésion au dispositif de la convention de forfait emporte nécessairement signature d’une convention à durée indéterminée mais réversible pour formalisation de l’accord du salarié. Le salarié bénéficie des garanties liées au respect des temps de repose : repos quotidien, repos hebdomadaire, durée maximale journalière….

Un suivi de l’adéquation entre la charge de travail et le temps de travail fait l’objet d’un point annuel systématique avec le responsable hiérarchique et est retracé dans le support de l’Entretien Annuel d’Evaluation et d’Accompagnement. Pour autant, si des difficultés surviennent en cours d’exercice relevées par le salarié ou son responsable, un échange peut être organisé sans attendre l’EAEA.

Article 7 – Communication et suivi de l’accord

Article 7.1 – Communication de l’accord

Une information complète sera assurée par la Direction régionale au travers d'une publication via les outils digitaux de l’organisme, de réunions et/ou de publications internes ou de tout autre moyen qui lui semblera approprié.

Article 7.2 – Suivi de l’accord

Le suivi des engagements fera l’objet d’une présentation auprès des organisations syndicales à l’occasion des rencontres régulières organisées avec la Direction. Ce suivi sera réalisé sur une périodicité annuelle.

Le présent accord pourra être révisé, à tout moment, pendant la période d'application par accord entre les parties.

Toute demande de révision, totale ou partielle, devra être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception, adressée aux autres parties signataires. Elle doit être accompagnée d'une proposition nouvelle sur les points à réviser.

La discussion de la demande de révision doit s'engager dans les 3 mois suivants la présentation de celle-ci. Toute modification fera l'objet d'un avenant conclu dans les conditions prévues par les dispositions législatives et réglementaires.

En cas d'évolution législative ou conventionnelle susceptible de remettre en cause tout ou partie des dispositions du présent accord, les parties signataires conviennent de se réunir à nouveau pour évaluer l’opportunité d’adapter l’accord.

Article 7.3 – Durée de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur au 1^er jour du mois qui suit son agrément. Sous réserve d’une signature majoritaire des organisations syndicales participant à la négociation, il sera d’une durée de 3 ans non renouvelable par tacite reconduction

Article 7.4 – Clause de périodicité

Les parties conviennent de porter la périodicité des négociations sur le droit à la déconnexion à 3 ans et de se réunir à cette échéance pour renégocier l’accord.

Article 7.5 – Dépôt et publicité de l’accord

Le présent accord est transmis à la Direction de la Sécurité Sociale et à l’Union des Caisses Nationales de Sécurité Sociale dans le cadre de la procédure d'agrément ministériel.

Il est également soumis à l'avis du Comité Exécutif des Directeurs de l'UCANSS. Celui-ci examine la compatibilité du présent accord avec les dispositions de la lettre de cadrage nationale de l'UCANSS.

Conformément à l'article D.2231-2 du code du travail, après agrément, le texte du présent accord sera déposé en un sous format électronique auprès de la DREETS et en un exemplaire auprès du secrétariat greffe du conseil de prud’hommes de Poitiers.

Le présent accord est rendu public et publié sur la base de données nationale créée à cet effet.

Fait à POITIERS le 02/06/2022

Pour l’Urssaf Pour l’organisation syndicale CGT

La Directrice Régionale Le Délégué Syndical

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