Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif à la mise en place et au fonctionnement du Comité Social et Economique" chez U R S S A F DE PICARDIE (Siège)

Protocole d’accord relatif à la mise en place et au fonctionnement du Comité Social et Economique

Entre la Direction de l’Urssaf de Picardie, représentée par Monsieur …………..Directeur

d'une part,

Et

Les organisations syndicales suivantes :

• CFTC représentée par Madame

• CFDT représentée par Madame

• CFE-CGC représentée par Monsieur

• FO-SNFOCOS représentée par Monsieur

d'autre part,

Il est convenu ce qui suit :

Préambule :

L’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 ratifiée par la loi n°2018-217 du 29 mars 2018 réforme le paysage de la représentation sociale élue en prévoyant la mise en place d’une nouvelle instance représentative du personnel dénommée Comité Social et Economique (CSE).

Les protocoles d’accords locaux relatifs d’une part au fonctionnement des instances représentatives du personnel et à l’accès aux technologies d’information et de communication du 18 octobre 2013 et d’autre part aux modalités d’organisation, de fonctionnement et de consultation des instances représentatives du personnel du 26 février 2016 sont caducs.

Poursuivant un objectif de maintien de la qualité du dialogue social et de clarification des modalités de fonctionnement, le présent protocole d’accord à vocation à définir le périmètre de la nouvelle instance CSE, de déterminer ses moyens et la mise en place de commissions notamment.

Article 1 : Champs d’application - périmètre du Conseil Social et Economique (ci-après dénommé CSE)

Le CSE est mis en place au niveau de l’organisme ; le pouvoir de direction et d’autonomie de gestion du personnel appartenant au siège social de l’organisme uniquement.

Article 2 : Composition du CSE 

• Délégation du personnel :

Conformément à la possibilité ouverte par la voie de la négociation, les parties signataires fixent le nombre d’élus titulaires à 13.

Il est précisé que seuls les titulaires assistent aux réunions du CSE en présence de l’employeur. La présence des suppléants est admise selon les règles légales.

Comme le prévoient les textes, l’organisme ayant un effectif de moins de 300 salariés, il est décidé de ne pas limiter le nombre de mandats successifs des élus.

• Durée du mandat :

Les membres du CSE sont élus pour une durée de 4 ans.

• Secrétaire, trésorier et adjoints :

Le secrétaire et le trésorier sont désignés par les membres du CSE parmi les titulaires à la majorité des voix exprimées.

Des adjoints sont désignés dès la désignation du secrétaire et du trésorier, selon les mêmes modalités parmi les titulaires, afin de les suppléer.

Lors de situation d’absence prolongée ou de démission/cessation de la fonction de secrétaire ou de trésorier, il est procédé à une nouvelle désignation.

• Présidence :

Le CSE est présidé par l’employeur ou son représentant qui peut se faire assister de trois collaborateurs (Code du travail, art. L 2315-23).

• Représentants des Organisations Syndicales :

L’Urssaf de Picardie comportant moins de 300 salariés, les délégués syndicaux sont représentants syndicaux de droit au CSE (Code du travail, L2143-22).

• Autres participants :

L’inspecteur du travail, le médecin du travail et le préventeur de la CARSAT sont conviés avec voix consultative et non délibérative dès lors que sont inscrites à l’ordre du jour les consultations obligatoires relatives à la santé, la sécurité et les conditions de travail.

Un calendrier annuel des réunions leur est transmis chaque début d’année civile.

Par accord entre le président du CSE et la majorité de ses membres, la présence de tiers est admise.

• Commissions :

  • Commissions Santé, Sécurité et Conditions de travail : CSSCT

Elle est composée de 6 membres (4 issus du collège employés et 2 du collège cadres) désignés parmi les membres titulaires et/ou suppléants du CSE. Cette commission ne comporte pas de suppléants. Le référent harcèlement sexuel et agissements sexistes désigné par le CSE y est membre de droit. Ce référent est distinct de celui désigné par l’employeur.

Elle est réunie 4 fois par an, soit une fois par trimestre, par l’employeur qui en est membre de droit et qui peut être assisté ou représenté par un membre du secteur RH et/ou le Référent santé et sécurité/harcèlement sexuel et agissements sexistes désigné par l’employeur.

La CSSCT est une instance de travail qui prépare les réunions du CSE. Un programme de travail est acté annuellement par le CSE et les réunions ne comportent donc pas d’ordre du jour propre. Elle ne comprend pas de secrétaire et aucun procès-verbal signé des parties n’est établi. Un rapporteur est toutefois désigné en début de chaque réunion afin d’établir un compte rendu qui sera présenté au CSE.

Elle n’a pas de voix délibérative.

Les membres bénéficient de 12 heures annuelles supplémentaires non reportables d’une année sur l’autre. Ces heures de délégation peuvent être mutualisables entre membres de la commission. Le temps passé par les membres de la CSSCT s’impute sur ces heures de délégation sauf pour les quatre réunions organisées par la direction qui sont considérées comme du temps de travail.

• Commission Formation :

Elle est composée de 3 membres (2 issus du collège employés et 1 du collège cadres) désignés parmi les membres titulaires du CSE. Cette commission ne comporte pas de suppléants.

Cette commission est autonome. Toutefois, elle peut être réunie une fois par an par l’employeur qui peut être assisté ou représenté par un membre du secteur RH.

La Commission Formation est une instance de travail qui prépare les réunions du CSE sur les questions relatives aux différents dispositifs de formation et notamment au plan de développement des compétences et à son bilan d’exécution. Elle ne comprend pas de secrétaire et aucun procès-verbal signé des parties n’est établi. Un rapporteur est toutefois désigné en début de chaque réunion afin d’établir un compte rendu qui sera présenté au CSE.

Elle n’a pas de voix délibérative.

Les membres bénéficient de 6 heures annuelles supplémentaires non reportables d’une année sur l’autre. Ces heures de délégation peuvent être mutualisables entre membres de la commission.

Le temps passé en commission s’impute sur ces heures de délégation.

• Commission Economique :

Elle est composée de 6 membres (4 issus du collège employés et 2 du collège cadres) désignés parmi les membres titulaires du CSE. Cette commission ne comporte pas de suppléants.

Cette commission est autonome. Toutefois, elle peut être réunie une fois par an par l’employeur qui peut être assisté ou représenté par un membre du secteur RH.

La Commission Economique est une instance de travail qui prépare les réunions du CSE sur les thématiques des trois consultations obligatoires. Elle ne comprend pas de secrétaire et aucun procès-verbal signé des parties n’est établi. Un rapporteur est toutefois désigné en début de chaque réunion afin d’établir un compte rendu qui sera présenté au CSE.

Elle n’a pas de voix délibérative.

Les membres bénéficient de 8 heures annuelles supplémentaires non reportables d’une année sur l’autre Ces heures de délégation peuvent être mutualisables entre membres de la commission.

Le temps passé en commission s’impute sur ces heures de délégation.

• Représentant de proximité :

Afin d’assurer une expression des salariés sur chacun des sites, 1 représentant de proximité peut être désigné par le CSE s’il y a carence d’élu sur un site. Ce représentant de proximité est choisi par le CSE sur le site où la carence d’élu est constatée, par une désignation adoptée à la majorité des membres présents lors de la première réunion, ou ultérieurement ou en cas de carence d’élus durant la durée du mandat (exemple : démission) pour une durée qui prend fin avec celle des membres élus du CSE.

Le représentant de proximité a vocation à faire le lien entre le CSE et le personnel sur le site concerné par la carence d’élus et d’assurer un relai départemental en matière d’œuvre sociale et culturelle sur demande des membres du CSE. Un appel à candidature sera effectué par l’employeur avant la première réunion. La liste des candidats est transmise avec l’ordre du jour.

Le représentant de proximité n’étant pas une instance, il ne rencontre pas l’employeur.

Il est admis qu’il puisse participer aux réunions préparatoires mensuelles du CSE sur les heures de délégation.

Le représentant de proximité bénéficie d’un crédit d’heures de 4 heures par mois modulables sur l’année (soit un forfait de 4 heures x 12 par an).

Article 3 : Fonctionnement du CSE

• Nombre de réunions ordinaires :

Le CSE se réunit une fois par mois à l’exception du mois d’août soit 11 réunions annuelles.

• Nombre de réunions consacrées aux thématiques de santé, d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail :

Une réunion du CSE par trimestre sera obligatoirement consacrée en tout ou partie aux thématiques de santé, d’hygiène, de sécurité et de conditions de travail soit 4 réunions annuelles.

En tant que de besoin ces thématiques pourront être abordées lors d’autres réunions de CSE.

• Ordre du jour et convocation :

Le principe d’un délai d’une semaine calendaire pour l’envoi des convocations et de l’ordre du jour est retenu sans pouvoir être inférieur, en tout état de cause, au délai des 3 jours légaux.

Par principe, les réunions sont planifiées le matin.

Par exception les convocations et ordres du jour des quatre réunions, durant lesquelles la santé, l’hygiène, la sécurité et les conditions de travail seront abordées, seront adressées avec un délai de 15 jours en même temps que les pièces et informations en lien avec l’ordre du jour.

De même, les convocations et ordre du jour des réunions au cours desquelles les trois consultations obligatoires sont prévues doivent être adressés dans un délai de 15 jours accompagnés des pièces et informations afférentes.

Pour les consultations ponctuelles, il est retenu le principe d’une information préalable, dès lors que celle-ci est possible, avec envoi des pièces et informations nécessaires à la consultation avec la convocation et l’ordre du jour au moins 15 jours avant la réunion de consultation.

Les convocations sont adressées par l’employeur en format dématérialisé via l’agenda de la messagerie électronique.

• Réalisation et transmission du procès-verbal :

Le procès-verbal de la réunion du CSE est rédigé par le secrétaire de l’instance et en son absence par le secrétaire adjoint. Il est transmis par voie dématérialisée à l’employeur pour pris de connaissance et formulation des remarques au plus tard 5 jours avant la réunion suivante.

• Modalités de fonctionnement spécifiques :

Afin de s’inscrire dans la prévention des risques routiers et la préservation de la qualité de vie au travail, les réunions de CSE pourront être organisées en visioconférence au maximum trois fois dans l’année.

La visio-conférence pourra être utilisée lorsque les conditions climatiques ne permettent pas un déplacement sécurisé.

Les débats pourront être enregistrés, après délibération du CSE, pour faciliter l’établissement du procès-verbal par le secrétaire de l’instance ou son adjoint.

Les enregistrements ne pourront être conservés par le secrétaire du CSE, ou son adjoint, dès lors que le procès-verbal de la réunion concernée aura été approuvé. Un état des destructions devra être tenu à jour et produit sur demande de l’employeur si nécessaire.

L’acquisition du matériel d’enregistrement relève du CSE sur son budget de fonctionnement.

• Liberté de circulation des membres du CSE et accès aux différents sites :

Les membres du CSE bénéficient d’une liberté de circulation sur les différents sites de l’organisme dans le cadre de l’exercice de leur mandat en veillant à ne pas occasionner de gêne importante à l’accomplissement du travail des salariés.

• Déplacements des membres du CSE :

Les déplacements des membres du CSE dans le cadre de réunions organisées par l’employeur sont pris en charge par celui-ci et sont assimilés à du temps de travail effectif.

Les membres du CSE sont autorisés à réserver des véhicules de service tant pour les réunions avec l’employeur que pour les réunions de travail ou les commissions et sont invités à co-voiturer, dès que cela est possible, dans une démarche de développement durable afin de limiter l’impact environnemental.

• Formation :

L’employeur prend en charge les trois jours de formation des élus du CSE tant titulaires que suppléants et du référent harcèlement sexuel et agissement sexistes désigné par le CSE sur la santé, la sécurité et les conditions de travail.

Les autres formations telles que la formation économique et syndicale sont à la charge du CSE.

• Heures de délégations des membres du CSE :

Les heures de délégation sont attribuées aux représentants du personnel pour leur permettre d’assurer les missions qui leurs sont confiées par le code du travail dans le cadre de leur mandat.

Les membres du CSE bénéficient chacun de 22 heures par mois soit 264 heures annuelles. Les heures de délégations peuvent se cumuler dans la limite de 12 mois glissants et être réparties entre titulaires et suppléants. Ces possibilités ne doivent pas conduire un membre de la délégation CSE à disposer, dans le mois, de plus d’une fois et demi le crédit d’heures mensuel dont bénéficie un membre titulaire (Code du travail, art. R 2315-5, al 1 et R 2315-6, al 1).

Le temps passé en réunion ordinaire mensuelle du CSE avec l’employeur ne s’imputent pas sur le crédit d’heures de délégation. Le temps de ces réunions est ainsi considéré comme du temps de travail et rémunéré comme tel.

Le membre du CSE doit informer l’employeur au plus tard huit jours avant la date prévue d’utilisation des heures de délégations cumulées/mutualisées au-delà des 22 heures (Code du travail, art. R 2315-5 al 2 et R 2315-6 al 2).

Il est accordé, en plus des 22 heures légales, 3 heures par mois au secrétaire et 5 heures par mois au trésorier pour l’exercice de leur mission spécifique.

Article 4 : Modalités de consultation 

• Consultations récurrentes obligatoires :

  • Les orientations stratégiques ;

  • La situation économique et financière de l’entreprise ;

  • La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi.

• Consultations ponctuelles obligatoires :

  • Les consultations relevant antérieurement du CHSCT (Document Unique d’Evaluation des Risques, programme annuel de prévention et bilan annuel) avec précision du calendrier ;

  • Les projets ponctuels de l’entreprise (réorganisations importantes, changements importants des méthodes et outils de travail…).

• Délai d’envoi des documents par mise à disposition sous l’espace dédié annexé à la BDES :

L’ensemble des informations nécessaires aux trois grandes consultations obligatoires sont intégrées en format dématérialisé dans la BDES comportant plusieurs dossiers et fichiers sous une ressource dédiée et accessible à l’ensemble des représentants du personnel pour la durée de leur mandat. La mise à jour de la BDES est régulière et doit impérativement être effectuée au moins 15 jours avant la réunion de consultation du CSE afin de permettre la bonne information des élus en vue des trois grandes consultations obligatoires.

Un dossier est spécifiquement créé pour la communication des pièces nécessaires à l’information et à la consultation du CSE en matière de santé, d’hygiène, de sécurité et de condition de travail. Le document unique, le programme annuel de prévention et le bilan annuel y sont déposés au moins 15 jours avant la réunion portant sur leur consultation.

De même, l’ensemble des pièces nécessaires à l’information et à la consultation du CSE pour toute autre consultation que celles visées ci-dessus sont également intégrées à la BDES via un dossier spécifique.

Le regroupement de toutes les informations sous la BDES est une mesure de développement durable permettant de ne pas surcharger les messageries. Cette mesure permet également de sécuriser le stockage ainsi que l’accès aux données des membres élus du CSE.

Aucune pièce ne sera transmise aux membres du CSE par un autre moyen de communication sauf demande expresse motivée par une circonstance exceptionnelle. Ainsi, l’envoi des pièces et informations évoquées à l’article 3 du présent accord se matérialise par leur mise à disposition dans la BDES. Un mail d’information est adressé aux élus dès qu’un dépôt de pièces et informations est effectué.

• Délai de consultation :

Les membres du CSE disposent d’un délai de 15 jours pour rendre leurs avis tant pour les trois consultations obligatoires que pour les consultations périodiques dès lors qu’aucune expertise n’est sollicitée.

Un mail d’information est adressé aux élus dès qu’un dépôt de pièces et informations est effectué au sein de la BDES.

En cas de recours à une expertise, les délais légaux de consultation s’appliquent.

Les parties signataires conviennent de reprendre les dispositions antérieurement applicables en matière de point de départ du délai dans lequel le CSE doit rendre son avis. Ce délai court donc à compter de la communication concrétisée par la mise à disposition au sein de la BDES par l’employeur des informations prévues par le code du travail pour la consultation.

Si le CSE ne s’est pas prononcé à l’expiration du délai, il est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis négatif.

• BDES :

Instituée par la loi du 14 juin 2013 sur la sécurisation de l'emploi, la base de données économiques et sociales regroupe un ensemble d'informations destinées au CSE et aux délégués syndicaux.

Disponible en permanence, elle permet la mise à disposition des informations nécessaires aux consultations ponctuelles ainsi que la communication de l'ensemble des informations économiques et sociales transmises de façon récurrente au CSE.

La base de données se substitue au rapport de situation comparée transmis antérieurement chaque année. L’index d’égalité professionnel entre les femmes et les hommes est ajouté à la BDES.

Les informations figurant dans la base de données portent sur l'année en cours, sur les 2 années précédentes et, les perspectives sur les 3 années suivantes comme le prévoient les textes.

La BDES est disponible sous la ressource direction/gestion des IRP. Les accès sont restreints et sont mis à jour lors de nouvelles élections ou de tout évènement impactant la composition du CSE (élection partielle, départ en retraite…).

Les rubriques de la BDES sont détaillées dans le sommaire de la base pour parfaite information des élus.

Article 5 : Moyens matériels et de communication du CSE 

• Moyens matériels :

  • Subvention de fonctionnement et Contribution aux activités sociales et culturelle :

Il n’est pas dérogé par accord aux dispositions légales en la matière.

• Local et matériels :

Un local exclusivement dédié au CSE, d’une surface équivalente à celui du CE actuel, est mis à disposition sur le site d’Amiens.

Ce local est distinct du local des sections syndicales également mis à disposition sur le site d’Amiens.

Les matériels mis à disposition par l’employeur (mobilier par exemple) restent la propriété de l’organisme.

Ils sont placés sous l’entière responsabilité de leurs utilisateurs dès leur mise à disposition.

Leur utilisation doit être conforme aux normes de sécurité en vigueur dans l’organisme et s’effectuer dans la limite de l’exercice de leur mandat (hors usage personnel).

Ainsi, il est acté la mise à disposition des matériels informatiques et de communication suivants :

• Un ordinateur ;

• Un pack office bureautique ;

• Une imprimante ; un accès internet via le réseau de l’Urssaf ;

• Un téléphone.

Les consommables sont à la charge du CSE.

• Moyens de communication :

  • Panneaux d’affichage :

Un panneau d’affichage est mis à disposition sur chacun des sites pour le CSE.

• Espace dématérialisé de stockage et de communication :

Le CSE peut utiliser l’intranet de l’organisme et les bibliothèques Sharpoint ;

• Messagerie électronique :

L’utilisation de la messagerie est autorisée ainsi que les réseaux type yammer.

• Utilisation abusive et respect de la confidentialité :

Le contenu des informations est librement déterminé par le CSE sous réserve qu’elles s’inscrivent dans le cadre de ses attributions.

Ces informations ne doivent contenir ni injure, ni diffamation, ni atteinte à la vie privée conformément aux dispositions législatives en vigueur.

Elles doivent, en outre, respecter les dispositions légales et réglementaires relatives au secret professionnel et ne pas diffuser d’information qui leur a été transmise de manière confidentielle.

Les communications s’effectuent sous l’entière responsabilité du CSE qui ne peut pas utiliser le logo de l’organisme.

Un exemplaire des communications mises en ligne est communiqué à la direction par messagerie.

Dans le cadre du secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’intranet, le CSE s’engage à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.

Lors de son arrivée, l’agent est informé qu’il recevra les informations du CSE.

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information du CSE en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, l’organisme s’engage au respect des libertés individuelles et à ne pas chercher ou faire rechercher l’identité des salariés qui consultent l’intranet du CSE.

L’habilitation est nominative pour l’ensemble des membres du CSE. Le secrétaire, secrétaire adjoint, trésorier et trésorier adjoint du CSE disposent du droit de déposer des documents sur la base partagée. Des habilitations nominatives complémentaires pour le dépôt peuvent être attribuées sur décision du CSE.

Le CSE est responsable de ses archivages dans la limite des conditions et durées légales de conservation.

Article 6 : dispositions diverses

• Entrée en vigueur et durée du présent accord :

Le présent protocole d’accord prendra effet à la date effective de mise en place du CSE soit au 1^er janvier 2020, date postérieure à sa date d’agrément, et ce pour une durée limitée de quatre ans. Il cessera de plein droit de produire ses effets à l’issue de ce délai.

• Bilan de l’accord :

Un suivi de l’application du protocole sera réalisé par le service RH qui transmettra un bilan du présent protocole aux organisations syndicales une fois par an. Cette rencontre permettra aux parties d’échanger sur l’application du protocole et le cas échéant de décider d’engager de nouvelles négociations.

• Révision de l’accord :

Toute révision de l’accord devra faire l’objet d’un avenant et devra être soumis à l’agrément ministériel.

• Dépôt et publicité :

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales représentatives présentes dans l’organisme.

Il sera également transmis à l’UCANSS, à la direction de la sécurité sociale compétente dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel (l’antenne inter régionale de la Mission Nationale de Contrôle et d’audit des organises de sécurité sociale ainsi que l’ACOSS en étant pour leur part destinataire en copie) par voie dématérialisée.

Une fois agréé, le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité dans les conditions légales et règlementaires.

Fait le 11 juillet 2019

A Amiens

La direction de l’Urssaf de Picardie :

Monsieur….

Les représentants des organisations syndicales :

- CFTC représentée par Madame…..

- CFDT représentée par Madame……

- CFE-CGC représentée par Monsieur…..

- FO-SNFOCOS représentée par Monsieur……