Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif au fonctionnement du CSE et des DS et à l'accès aux technologies d'information et de communication" chez U R S S A F DE PICARDIE (Siège)

Protocole d’accord relatif au fonctionnement du Comité Social et Economique et des délégués syndicaux et à l’accès aux technologies d’information et de communication

Entre l’Urssaf Picardie,

d'une part,

Et

Les organisations syndicales suivantes :

• CFDT,

• CFE-CGC,

• CFTC,

• FO-SNFOCOS,

d'autre part,

Il est convenu ce qui suit :

Préambule :

Pour rappel, l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 ratifiée par la loi n°2018-217 du 29 mars 2018 réforme le paysage de la représentation sociale élue en prévoyant la mise en place d’une nouvelle instance représentative du personnel dénommée Comité Social et Economique (CSE).

Les protocoles d’accords locaux relatifs d’une part au fonctionnement des instances représentatives du personnel et à l’accès aux technologies d’information et de communication du 18 octobre 2013 et d’autre part aux modalités d’organisation, de fonctionnement et de consultation des instances représentatives du personnel du 26 février 2016 sont caducs.

Par ailleurs, l’organisme a conclu le 11 juillet 2019 un accord dont la durée d’application couvre la mandature en cours relatif à la mise en place et au fonctionnement du Comité Social et Economique. Ce texte précise la composition du CSE comprenant les commissions mises en place ainsi que les modalités de fonctionnement liées aux réunions et aux consultations, BDES et délais applicables compris.

Les parties signataires ont souhaité clarifier de manière pérenne certaines modalités de fonctionnement et d’accès aux technologies d’information et de communication par le présent protocole d’accord.

Article 1 : Fonctionnement des instances représentatives du personnel

1-1 – Utilisation des crédits d’heures

Règles d’utilisation communes à tous les représentants du personnel

Pour toute absence dans le cadre de son mandat, le représentant du personnel doit avertir en amont son responsable, par quelque moyen que ce soit. Les absences supérieures ou égales à une demi-journée sont saisies dans le Workflow des absences.

Pour les absences syndicales, prévues dans le protocole d’accord sur l’exercice du droit syndical du 1^er février 2008 (article 8.21, réunions statutaires…), l’organisation syndicale doit informer en amont par courrier le secteur RH de l’objet, de la durée prévisible et des personnes concernées par ladite réunion. L’absence, saisie par ces derniers dans le workflow des absences, sera prise en charge par le secteur RH.

L’ensemble des représentants du personnel dispose d’une fiche récapitulative mensuelle reprenant toutes leurs absences du mois en fonction de leurs mandats qu’ils doivent compléter en dématérialisée sous la ressource sécurisée dédiée.

Le secteur RH vérifie la régularité des temps de délégation pris et alerte la direction en cas d’anomalie ou de dépassement constaté.

En tout état de cause, un bilan annuel des heures prises est réalisé par le secteur RH Ce bilan est remonté à l’Ucanss chaque année via une application dédiée en ligne

Cas particulier des suppléants

En application des textes, les membres suppléants ne bénéficient pas d’heures de délégation. En revanche, les suppléants pourront bénéficier des heures des titulaires soit dans le cadre de la mutualisation des heures CSE accordée par les textes, soit en remplacement de ces derniers à la suite d’une cessation de fonction ou en cas d’absence du titulaire après information de l’employeur dans le respect des conditions légales et des règles du présent accord.

1-2 – Déplacements et risques routiers

Dans le cadre de la prévention des risques et afin d’éviter la multiplication des déplacements, les salles de visioconférence sont mises à la disposition des représentants du personnel sous réserve de la disponibilité des salles et sur demande préalable formulée auprès de la direction.

Les élus du CSE et les Délégués Syndicaux sont autorisés à réserver un véhicule de service pour les déplacements dans le cadre de leurs mandats afin de se rendre sur les différents sites de l’organisme sous réserve de la disponibilité des véhicules et ce en favorisant le co-voiturage.

1-3 – Locaux et affichages

Les locaux mis à disposition par l’employeur sont accessibles durant les jours et heures d’ouverture des sites. Ces accès doivent se faire dans le respect des règles d’utilisation des locaux spécifiques à chaque site, soit pendant les heures de délégation soit en dehors du temps de travail.

Local pour le CSE

Un local exclusivement dédié au CSE est mis à disposition à Amiens. Ce local dispose d’un accès sécurisé et la bonne conservation des clés sont placées sous la responsabilité de l’instance. Sous réserve des faisabilités présentes et avenir, la direction autorise le CSE à disposer d’un local de stockage par département afin de faciliter la gestion des œuvres sociales et culturelles ainsi que les manifestations organisées par le CSE sur les différents sites de l’organisme.

Local syndical

Un local situé à Amiens est mis à disposition des organisations syndicales représentées dans l’organisme. Ce local dispose d’un accès sécurisé et la bonne conservation des clés sont placées sous la responsabilité des délégués syndicaux.

Ce local dispose du mobilier courant. Le mobilier et le matériel restent la propriété de l’organisme.

Ils sont placés sous l’entière responsabilité de leurs utilisateurs dès leur mise à disposition. Leur utilisation doit être conforme aux normes de sécurités en vigueur dans l’organisme et s’effectuer dans la limite de l’exercice des mandats (hors usages personnels).

Panneaux d’affichage

Un panneau d’affichage par organisation syndicale est mis à disposition dans chacun des bâtiments de l’organisme (Amiens, Beauvais, Saint-Quentin).

Un panneau d’affichage pour le Comité Social et Economique est également mis à disposition dans l’ensemble des bâtiments de l’organisme.

Par accord des parties, les panneaux sont en accès libre.

1-4 – Matériels informatiques et téléphoniques

L’Urssaf Picardie met à la disposition des organisations syndicales représentatives ainsi que des représentants de sections syndicales dans chaque local visé ci-dessus :

- un micro-ordinateur ;

- des accès sécurisés à des ressources partagées par organisation syndicale ;

- un pack office bureautique ;

- une imprimante ;

- un accès internet via le réseau de l’Urssaf ;

- un téléphone.

A titre exceptionnel, des impressions couleurs sont autorisées au bénéfice des Organisations Syndicales en dehors du local.

Une ligne téléphonique et un téléphone sont mis à disposition du Comité Social et Economique par l’employeur dans le local de l’instance.

Ces matériels informatiques restent la propriété de l’organisme.

Ils sont placés sous l’entière responsabilité de leurs utilisateurs dès leur mise à disposition. Leur utilisation doit être conforme aux normes de sécurités en vigueur dans l’organisme et s’effectuer dans la limite de l’exercice des mandats (hors usages personnels).

Les produits consommables sont à la charge des organisations syndicales.

Dans la mesure du possible, les activités syndicales bureautiques s’exercent au sein du local mis à disposition.

1-5 – Accès aux différents bâtiments de l’organisme

Les badges permettent l’accès à l’ensemble des bâtiments de l’organisme. Les représentants du personnel peuvent les utiliser dans le cadre de leur mandat eu égard à la liberté de circulation dont ils disposent.

Article 2 : Les moyens de communication et d’information

2-1 Principes généraux 

L’utilisation des moyens de communication et d’information, visés au présent article 2, est exclusivement admise dans le cadre des mandats exercés.

2-2- Pour les organisations syndicales

Principes

Un espace dédié intranet est mis à disposition pour les publications de tracts ou publications de nature syndicale.

A tout moment, et conformément aux règles de la CNIL, les salariés peuvent faire le choix de ne plus recevoir d’information syndicale et de message d’alerte en se manifestant par écrit auprès de la direction et des délégués syndicaux.

Contenu des informations syndicales

Le contenu des informations et tracts syndicaux entre dans la catégorie des publications ou écrits relevant de la loi du 29 juillet 1881 sur la liberté de la presse. Il est librement déterminé par l’organisation syndicale sous réserve qu’elles s’inscrivent bien dans le cadre de ses attributions.

Les informations syndicales ne doivent contenir ni injure, ni diffamation, ni atteinte à la vie privée conformément aux dispositions législatives en vigueur.

Elles doivent, en outre, respecter les dispositions légales et réglementaires relatives au secret professionnel et ne pas diffuser d’information qui leur a été transmise de manière confidentielle.

Les communications s’effectuent sous l’entière responsabilité de l’organisation syndicale qui ne peut pas utiliser le logo de l’organisme.

Modalités d’utilisation

- liberté d’accès à l’information syndicale :

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information syndicale de son choix en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, l’organisme s’engage au respect des libertés individuelles et à ne pas chercher ou faire rechercher l’identité des salariés qui consultent l’intranet syndical.

- Secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’intranet :

Les organisations syndicales s’engagent à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.

- Conditions de mise en ligne :

Un exemplaire des communications syndicales mises en ligne est communiqué en amont à la direction par messagerie.

- Conditions d’habilitations :

L’habilitation est nominative et est exclusivement réservée au délégué syndical ou à tout représentant ayant constitué une section syndicale. A titre dérogatoire, en cas d’absence du délégué syndical, ce dernier a la possibilité d’autoriser un membre de son organisation de le suppléer dans l’alimentation de l’espace intranet dédié à son organisation syndicale. Le poste informatique du délégué syndical et celui du local syndical d’Amiens seront paramétrés afin de permettre l’accès à l’espace l’intranet de l’organisation syndicale.

2-3 –Pour le Comité social et économique (CSE)

Principes

Un espace dématérialisé est mis en place CSE pour sa communication.

Chaque salarié reçoit un message d’alerte lui indiquant qu’une nouvelle information est disponible dans l’espace intranet dédié.

À tout moment, les salariés peuvent faire le choix de ne plus recevoir d’information du CSE et de message d’alerte, en informant par mail le secrétaire du CSE et la direction.

Contenu des informations

Le contenu des informations communiquées doit s’inscrire dans le cadre des attributions du CSE.

Les informations ne doivent contenir ni injure, ni diffamation, ni atteinte à la vie privée conformément aux dispositions législatives en vigueur.

Le CSE doit, en outre, respecter les dispositions légales et réglementaires relatives au secret professionnel et ne pas diffuser d’information qui lui a été transmise de manière confidentielle.

Les communications s’effectuent sous l’entière responsabilité des membres du CSE habilités qui ne peut pas utiliser le logo de l’organisme.

Modalités d’utilisation

- liberté d’accès à l’information :

Tout salarié bénéficie d’une liberté d’accès à l’information en utilisant les moyens électroniques de l’organisme à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, l’organisme s’engage au respect des libertés individuelles et à ne pas chercher ou faire rechercher l’identité des salariés qui consultent l’intranet du CSE.

- Secret professionnel lié aux informations diffusées sur l’intranet :

Le CSE s’engage à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu’à des usages internes à l’organisme.

- Conditions de mise en ligne :

Un exemplaire des communications mises en ligne est communiqué à la direction par messagerie.

- Conditions d’habilitations :

L’habilitation est nominative pour le secrétaire, secrétaire adjoint, trésorier et trésorier adjoint et les élus désignés pour assurer des missions spécifiques en lien avec les œuvres sociales (locations, action Logement…)

Article 3 : Dispositions diverses

3-1 –Utilisation abusive

En cas de non respect du présent accord, l’organisme adresse à l’organisation syndicale concernée, dans un premier temps, une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion, le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des autres organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue entre tous les signataires de l’accord en vue de régler le différend.

Si à l’issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l’organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.

3-2 - Entrée en vigueur et durée du présent accord :

Le présent protocole d’accord prendra effet à sa date d’agrément, et ce pour une durée indéterminée.

3. - Bilan de l’accord / conditions de suivi de l’accord et clause de rendez-vous :

Un suivi de l’application du protocole sera réalisé par le secteur RH qui transmettra un bilan du présent protocole aux organisations syndicales une fois par an. Cette rencontre permettra aux parties d’échanger sur l’application du protocole et le cas échéant de décider d’engager de nouvelles négociations.

4. -Révision de l’accord :

Conformément aux dispositions de l'article L. 2261-9 du code du travail, le présent accord et ses avenants éventuels peuvent être dénoncés par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.

La dénonciation prend effet à l'issue du préavis de 3 mois.

Le courrier de dénonciation donnera lieu également au dépôt auprès de la DIRECCTE des Hauts de France.

Pendant la durée du préavis, la direction s'engage à réunir les parties afin de négocier un éventuel accord de substitution

Toute révision de l’accord devra faire l’objet d’un avenant et devra être soumis à l’agrément ministériel.

5. - Dépôt et publicité :

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales représentatives de l’organisme.

Il sera également transmis à l’UCANSS, à la direction de la sécurité sociale compétente dans le cadre de la procédure d’agrément ministériel (l’antenne inter régionale de la Mission Nationale de Contrôle et d’audit des organismes de sécurité sociale ainsi que l’ACOSS en étant pour leur part destinataire en copie) par voie dématérialisée.

Une fois agréé, le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité dans les conditions légales et règlementaires.

Fait le 6 juillet 2020

A Amiens

Le Directeur de l’Urssaf Picardie :

Les représentants des organisations syndicales :

• CFDT,

• CFE-CGC,

• CFTC,

• FO-SNFOCOS,