PROTOCOLE D'ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE ET AU FONCTIONNEMENT DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Conclu entre :

L'Urssaf du Limousin dont le siège social est situé au 11 rue Camille Pelletan 87000 LIMOGES représentée par,

Et :

Les organisations syndicales suivantes :

CFDT, représentée par Mme

FO, représentée par M.

Il a été convenu ce qui suit :

Table des matières

1 Préambule 4

PARTIE 1 : Les dispositions générales du CSE 5

Article 1.1 : Le périmètre du CSE 5

Article 1.2 : La composition du CSE 5

Article 1.3 : Durée du mandat 5

Article 1.4 : Le fonctionnement du CSE 5

• 1.4.1 Nombre et périodicité des réunions 6

• 1.4.2 Ordre du jour 6

• 1.4.3 Convocation aux réunions et transmission des documents 6

• 1.4.4 Rédaction du procès-verbal 7

PARTIE 2 : La commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) 8

Article 2.1 : Missions de la CSSCT 8

Article 2.2. Composition de la CSSCT 8

Article 2.3 : Désignation des membres de la CSSCT 9

Article 2.4 : Modalités de fonctionnement de la CSSCT 9

Article 2.5 : Perte de mandat et remplacement 10

PARTIE 3 : Les représentants de proximité 11

Article 3.1: Nombre de représentants de proximité 11

Article 3.2 : Modalités de désignation 11

Article 3.3 : Missions et règles de fonctionnement 11

Article 3.4 : Heures de délégation et liberté de circulation 12

Article 3.5 : Perte de mandat et remplacement 12

PARTIE 4 : Moyens mis à disposition du CSE 13

Article 4.1: Moyens matériels 13

• 4.1.1 Réunion préparatoire 13

• 4.1.2 Déplacements pour se rendre à une réunion à l'initiative de l'employeur 13

• 4.1.3 Déplacements dans le cadre de la CSSCT 13

• 4.1.4 Pour les autres déplacements 13

• 4.1.5 Moyens matériels mis à disposition au sein des sites 14

• 4.1.6 Local dédié au CSE 14

Article 4.2 : Moyens informatiques mis à disposition 14

Article 4.3 : Panneaux d'affichage 14

Article 4.4 : Badges et codes d'accès aux locaux 14

Article 4.5 : Moyens de communication et d'information 14

• 4.5.1 Mise à disposition de la messagerie électronique pour le CSE 14

• 4.5.2 Utilisation de la messagerie électronique par le CSE 15

• 4.5.3 Mise à disposition d'un espace Intranet dédié pour l'information sur les œuvres sociales 15

• 4.5.4 Contenu des informations du CSE 15

• 4.5.5 Modalités d'utilisation de l'intranet 16

• 4.5.6 Les règles de maintenance 16

• 4..5.7 Formations des utilisateurs 17

• 4.5.8 Utilisation abusive 17

PARTIE 5 : Dispositions générales 17

Article 5.1 : Publicité et dépôt de l’accord 17

Article 5.2 : Entrée en vigueur et durée de l'accord 17

Article 5.3 : Révision et dénonciation 17

1 Préambule

Le comité social et économique (CSE), institué par les articles L 2311-1et suivants du code du travail, est l'instance représentative du personnel amenée à se substituer, dans les entreprises d'au moins 50 salariés aux trois instances, délégués du personnel, comité d'entreprise et comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail. Leurs attributions sont désormais exercées par le CSE (art. L. 2312-5, L. 2312-6, et art. L. 2312-8 à L. 2312-84).

Il constitue désormais l'instance unique de représentation du personnel dans l'entreprise, exerçant des attributions qui évoluent en fonction des effectifs de l'entreprise.

Sa mise en place est obligatoire dans les entreprises dont l'effectif atteint au moins 11 salariés pendant 12 mois consécutifs (art. L. 2311-2), au terme des mandats des élus, et au plus tard, le 31 décembre 2019 fin de la période transitoire (art.9, II, ord. n° 2017-1386 du 22 sept. 2017).

Concernant l'Urssaf Limousin, les mandats expirant en 2021, la mise en place de la nouvelle instance doit intervenir au plus tard le 1^er janvier 2020.

La conclusion de cet accord collectif soumis à agrément en fixe les modalités générales et vient préciser les missions prévues par la législation :

Présenter les réclamations collectives ou individuelles des salariés à l'employeur

Veiller à l'application de la réglementation du travail dans l'entreprise

Promouvoir l'amélioration de la santé, la sécurité et des conditions de travail dans l'entreprise et réaliser des enquêtes en matière d'accidents du travail ou de maladies professionnelles. À cet effet, les membres de la délégation du personnel du comité peuvent saisir l'inspection du travail de toutes les plaintes et observations relatives à l'application des dispositions légales dont elle est chargée d'assurer le contrôle (art. L.2312-5)

Assurer l'expression collective des salariés permettant la prise en compte de leurs intérêts dans les décisions relatives à la gestion et à l'évolution économique et financière de l'entreprise, à l'organisation du travail, à la formation professionnelle et aux techniques de production

Exercer le droit d'alerte en cas d'atteinte aux droits des personnes, en cas de danger grave et imminent, en cas d'utilisation non conforme du crédit d'impôt pour la compétitivité et l'emploi, en matière économique et en matière sociale

Assurer ou contrôler la gestion des activités sociales et culturelles de l'entreprise

Contribuer à la protection de la santé et de la sécurité des salariés et à l'amélioration de leurs conditions de travail (art. L. 2312-8, L. 2312-9, L. 2312-78).

La conclusion du présent protocole souligne la volonté des parties d'inscrire cette nouvelle organisation des instances représentatives du personnel dans la démarche d'un dialogue social permanent en vigueur au sein de l'organisme.

PARTIE 1 : Les dispositions générales du CSE

Le temps passé en réunion sur convocation de l'employeur ainsi que le temps de trajet entre le lieu habituel de travail et le lieu de la réunion sont considérés comme du temps de travail effectif et ne s'imputent pas sur le crédit d'heures de délégation des représentants de la délégation du personnel du Comité Social et Economique.

Article 1.1 : Le périmètre du CSE

Un Comité Social et Economique sera constitué au sein de l'’URSSAF à l'issue des prochaines élections professionnelles.

Article 1.2 : La composition du CSE

Le nombre de membres titulaires et suppléants du CSE ainsi que les crédits d'heures dont ils disposeront sont précisés dans le protocole d'accord préélectoral conformément au dernier alinéa de l'article L2314-1 du code du travail.

Le Comité Social et Economique est présidé par l'employeur ou son représentant, assisté éventuellement de trois collaborateurs qui ont voix consultative conformément aux dispositions de l'article L.2315-23 du Code du travail.

Au cours de la première réunion suivant les élections professionnelles, le Comité Social et Economique désigne, parmi ses membres titulaires, un secrétaire et un trésorier. Il peut également désigner parmi ses membres titulaires un secrétaire adjoint et un trésorier adjoint.

Article 1.3 : Durée du mandat

Les parties signataires conviennent conformément à l'article L2314-34 du Code du Travail de fixer la durée du 1^er mandat des membres du CSE à 2 ans de façon à favoriser l’intégration des nouveaux salariés à court terme puis de le porter à 4 ans pour les suivants.

Article 1.4 : Le fonctionnement du CSE

La Direction et les organisations syndicales réaffirment que les attributions du CSE sont définies par le Code du travail et reprennent l'ensemble des prérogatives et missions antérieurement dévolues aux membres du Comité d'entreprise, aux membres du CHSCT et aux délégués du personnel.

• 1.4.1 Nombre et périodicité des réunions

Le Comité Social et Economique se réunit au moins une fois tous les 2 mois.

Des réunions extraordinaires peuvent également se tenir à l'initiative du Président du Comité Social et Economique, à la demande des membres titulaires du CSE ainsi que dans les cas prévus à l'article L.2315 -27 du Code du travail.

En tout état de cause, au moins quatre réunions du Comité Social et Economique sont consacrées en tout ou partie aux attributions du CSE en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail, telles que définies à l'article L.2315-27 du Code du travail.

• 1.4.2 Ordre du jour

L'ordre du jour est élaboré conjointement par le président du Comité Social et Economique ou la personne mandatée à cet effet et le secrétaire, ou le secrétaire adjoint en cas d'absence de ce dernier. Lorsque sont concernées des consultations rendues obligatoires par une disposition légale, règlementaire ou conventionnelle, elles y sont inscrites de plein droit par le Président du Comité Social et Economique ou par le secrétaire et, en son absence, par le secrétaire adjoint.

• 1.4.3 Convocation aux réunions et transmission des documents

Le Président du CSE convoque, par message électronique, toutes les personnes qui assistent de droit aux séances du Comité Social et Economique.

Conformément à l'article L.2314·1 du Code du travail, seuls les élus titulaires et les représentants syndicaux du Comité Social et Economique siègent lors des réunions de l'instance. Les suppléants néanmoins sont destinataires des ordres du jour et des documents transmis aux membres titulaires. La convocation précise qu’un suppléant participe uniquement à la réunion en cas de remplacement d’un titulaire absent.

Conformément à l'article L2314-3 du code du Travail, deux personnes extérieures à l'instance peuvent assister de droit aux réunions du CSE. Ainsi, assistent avec voix consultative sur les points de l'ordre du jour en relation avec la santé et la sécurité :

• Le médecin du travail

• Le responsable interne du service de santé et sécurité et des conditions de travail ou, à défaut, l'agent chargé de la sécurité et des conditions de travail

En ce sens et conformément à l'article L.2315-27 du Code du travail, la Direction de l'URSSAF les informe annuellement du calendrier retenu pour les réunions consacrées aux sujets relevant de la santé, de ta sécurité ou des conditions de travail, et leur confirme par écrit au moins quinze jours à t'avance la tenue de ces réunions.

En cas de sujet devant être examiné par une commission du Comité Social et Economique, les documents éventuels sont transmis aux membres de ladite commission 7 jours calendaires avant la tenue de la réunion de la commission. Ils sont mis simultanément à disposition des membres du CSE.

Quand des documents relatifs à des points d'information sont prévus, ils sont communiqués au moins 3 jours calendaires avant la réunion du Comité Social et Economique.

Le délai de consultation du CSE court à compter de la tenue de la réunion plénière, dès lors que les membres ont pu recueillir les informations en séance de la part de la direction.

• 1.4.4 Rédaction du procès-verbal

Dans le délai maximum de 25 jours calendaires, un procès-verbal est établi à l'issue de la réunion par le secrétaire ou son adjoint. Si les élus en font la demande, la direction fera réaliser les PV des réunions du CSE. Il sera soumis pour validation au secrétaire de l’instance qui devra centraliser les demandes de modifications. Après validation par le Président du CSE, il sera soumis à l’approbation lors de la réunion suivante.

Toutefois afin d’assurer une information rapide de l’ensemble du personnel un flash info ou un pré projet de PV, rédigé par le secrétaire ou son adjoint, validé par la Direction pourra être diffusé dans un délai de 8 jours après la réunion.

Les questions de « DP », produites au moins 48 heures avant la séance, feront l’objet d’une réponse écrite de la direction dans un délai de 5 jours.

PARTIE 2 : La commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT)

Le temps passé en réunion sur convocation de l'employeur ainsi que le temps de trajet entre le lieu habituel de travail et le lieu de la réunion sont considérés comme du temps de travail effectif et ne s'imputent pas sur le crédit d'heures de délégation des représentants de la délégation du personnel du Comité Social et Economique membres de la CSSCT ou des membres des commissions.

Article 2.1 : Missions de la CSSCT

Une Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) est mise en place au sein du CSE. Conformément à la législation en vigueur.la CSSCT est une émanation du CSE et à ce titre ne dispose pas d'une personnalité morale distincte. Elle ne peut donc être consultée en lieu et place du CSE.

Elle ne rend donc pas d'avis mais elle a vocation à préparer les réunions et les délibérations du CSE sur les questions et sujets de santé, de sécurité et des conditions de travail.

Elle examine ainsi chaque sujet et projet portés à l'ordre du jour du CSE pouvant avoir un impact en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail. Elle opère notamment à ce titre une analyse préalable des projets de réaménagement des locaux.

En application de l'article L. 2315-38 du Code du travail, la CSSCT exerce par délégation l'ensemble des attributions du CSE relatives à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail, à l'exception des attributions consultatives et de la possibilité de recourir à un expert, qui relèvent exclusivement de la compétence du CSE et ne peuvent être déléguées à la CSSCT.

Elle dispose, par l'intermédiaire des membres de la délégation du personnel qui la composent, du droit d'alerte en cas d'atteinte aux droits des personnes et de danger grave et imminent.

Article 2.2. Composition de la CSSCT

Elle est composée de trois membres titulaires dont au moins un du collège Cadres et trois membres suppléants dont au moins un du collège Cadres. Ces membres sont nécessairement désignés parmi les membres du CSE, au moins un tiers des sièges devant être attribuée à des membres titulaires.

La commission est présidée par l'employeur ou une personne qu'il mandate. L'employeur peut se faire assister par des collaborateurs appartenant à l'entreprise et choisis en dehors du comité. Il peut notamment s'agir de tous responsables en charge d'un sujet présenté à la CSSCT préalablement au CSE.

L’agent de contrôle de l’Inspection du travail, le médecin du travail, l'agent des services de prévention des organismes de Sécurité Sociale sont invités aux réunions de la commission.

La Direction de l'URSSAF les informe annuellement du calendrier prévisionnel retenu pour les CSSCT, et leur confirme par écrit la tenue de ces réunions dès signature de l'ordre du jour.

Article 2.3 : Désignation des membres de la CSSCT

Lors de l'une des deux premières réunions ordinaires suivant les élections professionnelles, Le CSE procède à un vote majoritaire des membres présents du Comité Social et Economique qui désignent ainsi les membres de la CSSCT.

Sauf en cas de perte de mandat (cf. article 2.5), le mandat des membres de la CSSCT prend fin avec le mandat des membres élus du CSE.

Article 2.4 : Modalités de fonctionnement de la CSSCT

La CSSCT se réunit en amont de chaque réunion du CSE au cours de laquelle sont présentés des projets pouvant avoir des conséquences sur la santé, la sécurité et les conditions de travail. Le président du CSE et le secrétaire (ou le secrétaire adjoint) décident lors de la signature de l'ordre du jour de la réunion CSE, de réunir ou non la CSSCT en amont ainsi que des projets qui font l'objet d'une présentation à la commission le cas échéant.

Les projets soumis à l'examen de la commission sont donc arrêtés par le Président du CSE ou de son représentant et le secrétaire ou le secrétaire adjoint du CSE, au moment de la signature de l'ordre du jour du CSE.

La CSSCT doit se réunir au moins 8 jours calendaires avant la réunion du CSE.

Un calendrier prévisionnel des éventuelles réunions CSSCT est fixé par le président du CSE et communiqué aux membres de l'instance. La Direction leur confirme par écrit la tenue de ces réunions dès signature de l'ordre du jour du CSE.

En tout état de cause, la CSSCT se réunit au moins quatre fois par année civile.

Des réunions extraordinaires de la CSSCT peuvent en outre être organisées à la demande du président du CSE ou de la majorité des membres titulaires du CSE.

L'ensemble des membres du CSE ainsi que les participants précités à l'article 2.1.2 du présent accord sont informés le cas échéant, lors de l'envoi de leur convocation pour la réunion du CSE, de la tenue d'une réunion de la CSSCT sur les projets relevant de sa compétence.

Conformément à l'article 1.4 du présent accord, les notes de présentation des projets qui sont étudiées par la CSSCT sont transmises globalement à l'ensemble des représentants du personnel au CSE dix jours ouvrés avant la réunion du CSE. Elles ne font pas l'objet d'une retransmission plus spécifique aux membres de la CSSCT pour éviter de charger inutilement les messageries électroniques.

Un rapporteur est désigné à chaque réunion de la CSSCT parmi les membres présents afin d'établir et de communiquer un rapport au Président et à l'ensemble des membres du CSE dans les meilleurs délais et au plus tard 3 jours ouvrés avant la réunion du CSE.

Les membres titulaires de la CSSCT disposent chacun d'un crédit d'heures supplémentaire mensuel de 2 heures pour l'exercice de leurs attributions.

Article 2.5 : Perte de mandat et remplacement

Lorsqu'un élu du CSE membre de la CSSCT quitte son mandat ou l'organisme, le CSE procède à une nouvelle désignation parmi ses élus, dans les mêmes conditions que la désignation initiale et pour la durée du mandat restant à courir jusqu'aux prochaines élections des membres du Comité Social et Economique.

PARTIE 3 : Les représentants de proximité

La Direction et les organisations syndicales souhaitent la mise en place de représentants de proximité tel que l'article L2313-7 du code du travail afin de pallier l’absence éventuelle d’élus sur un site.

Ce choix s'appuie sur la volonté d'assurer une prise en compte des réalités professionnelles à un échelon de proximité sur chacun des sites distants de l'organisme.

Article 3.1: Nombre de représentants de proximité

Le nombre de représentants de proximité visera à assurer la présence d’au moins 2 représentants (élus et/ou représentants de proximité) sur chacun des sites. Ainsi si 2 élus du CSE appartiennent au site, il n’y aura pas de représentants de proximité.

Article 3.2 : Modalités de désignation

Les mandats des représentants de proximité sont désignés par les membres élus titulaires du CSE. Cette désignation opérée en réunion plénière est soumise à un vote individuel (pour chaque candidat) à la majorité absolue des élus titulaires du CSE. Les élus titulaires absents ont la possibilité de se faire suppléer lors du vote.

Les représentants de proximité sont des salariés non-élus au CSE.

Sauf en cas de perte de mandat (cf. article 3.5), le représentant de proximité est désigné pour la durée du mandat des élus du Comité Social et Economique.

Article 3.3 : Missions et règles de fonctionnement

Le Comité social et économique conserve l'ensemble de ses attributions.

Les représentants de proximité ont pour rôle principal d'assurer l'activité sociale et culturelle sur leur site d'affectation, selon les modalités définies dans le règlement intérieur par les élus du CSE.

Les représentants de proximité représentent également le lien de proximité entre les salariés et leurs élus, ils ont donc pour rôle :

• De réaliser une écoute du terrain concernant notamment les conditions de travail et de recueillir les difficultés collectives et individuelles potentiellement rencontrées par les salariés sur les sites concernés.

• De communiquer aux élus du Comité Social et Economique, le cas échéant, leurs observations et suggestions, et également celles des salariés en matière de prévention des risques professionnels et de conditions de travail.

• D’alerter les membres du Comité Social et Economique en cas de constat d'atteinte injustifiée aux droits du personnel, à sa santé physique et mentale ou aux libertés individuelles dans l'entreprise, notamment en matière de discrimination et de harcèlement sexuel ou moral. Ce relais permet au Comité Social et Economique d'exercer au besoin ses différents droits d'alerte de façon éclairée et circonstanciée.

Les représentants de proximité n'ont pas pour prérogative de se substituer aux membres du CSE dans les relations avec les représentants de l'employeur.

Les représentants de proximité ont le statut de salariés protégés.

Formation et accompagnement : le CSE pourra décider de financer sur son budget de fonctionnement la formation des représentants de proximité.

Article 3.4 : Heures de délégation et liberté de circulation

Chaque représentant de proximité dispose d'un crédit d'heures personnel et dédié de 4 heures par mois pour exercer ses missions.

Dans le cadre de son mandat, le représentant de proximité bénéficie d'une liberté de circulation uniquement dans les locaux de son site et peut y prendre tous les contact s nécessaires à l’accomplissement de ses missions, sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l'accomplissement des activités en cours.

Article 3.5 : Perte de mandat et remplacement

Le changement d'affectation du représentant de proximité en dehors du site au sein duquel il exerce ses attributions emporte la fin de son mandat. Il perd également son mandat en cas de démission de son mandat, de rupture du contrat de travail et sur décision de révocation.

La révocation du représentant de proximité est possible. La demande doit être portée par au moins 50 % des élus titulaires. Elle est alors soumise au vote à bulletin secret et à la majorité absolue lors de la séance plénière suivante.

Lorsqu’un représentant de proximité perd son mandat, le Comité Social et Economique peut procéder à la désignation d'un nouveau représentant de proximité, dans les mêmes conditions que la désignation initiale et pour la durée du mandat restant à courir jusqu'aux prochaines élections des membres du Comité Social et Economique.

En tout état de cause, le mandat de représentant de proximité prend fin au terme des mandats des membres élus du Comité Social et Economique l'ayant désigné.

PARTIE 4 : Moyens mis à disposition du CSE

Article 4.1: Moyens matériels

• 4.1.1 Réunion préparatoire

Lorsque les réunions du CSE se déroulent sur une demi-journée, les réunions des membres du CSE prévues le même jour (qui précèdent ou suivent ces réunions du CSE) ne s’imputent pas sur le crédit d'heures des membres titulaires (dans la limite d'une fois par mois) et sont assimilées à du temps de travail effectif.

Les membres suppléants appelés à participer à la réunion et le représentant syndical au CSE bénéficient de cette même possibilité.

En revanche, les autres réunions à l'initiative des membres du CSE, organisées un autre jour que celui de la réunion du comité devront faire l'objet du positionnement de crédit d'heures.

• 4.1.2 Déplacements pour se rendre à une réunion à l'initiative de l'employeur

Pour les réunions à l'initiative de l'employeur, un véhicule de service, sous réserve de disponibilité et conformément aux règles définies dans le cadre de l'utilisation des véhicules de service, est mis à la disposition des membres du CSE, après réservation du véhicule.

Afin de favoriser le covoiturage, cette mise à disposition se fait dans la limite d'un seul véhicule par site (sauf si le nombre de personnes en déplacement nécessite plusieurs véhicules)

Lorsque l’un des membres de la délégation bénéficie de l’usage d’un véhicule, ce dernier doit être prioritairement utilisé, les kms sont imputés en km professionnels

En cas d’indisponibilité effective d’un véhicule de service, des indemnités kilométriques pourront être prises en charge (selon le barème Ucanss) après établissement d’un ordre de mission

• 4.1.3 Déplacements dans le cadre de la CSSCT

Pour les réunions de la CSSCT, un véhicule de service, sous réserve de disponibilité et conformément aux règles définies dans le cadre de l'utilisation des véhicules de service, est mis à la disposition des membres de la commission, après réservation du véhicule.

Les membres de la CSSCT qui disposent de véhicule de fonction déclarent les kilomètres réalisés dans le cadre des dispositions précédentes en kilomètres réalisés à titre professionnel.

Afin de favoriser le covoiturage, cette mise à disposition se fait dans la limite d'un seul véhicule par site (sauf si le nombre de personnes en déplacement nécessite plusieurs véhicules).

• 4.1.4 Pour les autres déplacements

Les frais de déplacements des membres du CSE en dehors des réunions à l'initiative de l'employeur et des commissions sont à la charge du CSE.

Par exception, sur demande des membres titulaires du CSE, la Direction pourra mettre à disposition un véhicule de service, dans la limite de 4 utilisations par an. Cette mise à disposition n’est pas prioritaire par rapport à une utilisation liée à des déplacements professionnels.

Pour faciliter les échanges et éviter la multiplication des déplacements, les salles de visioconférence et le dispositif d'audio conférence sont mis à la disposition des représentants du CSE, afin de contribuer à leurs échanges au sein de la région sous réserve de disponibilité et sur demande au Responsable de site.

• 4.1.5 Moyens matériels mis à disposition au sein des sites

Les locaux mis à disposition par l'employeur sont accessibles durant les jours et heures d'ouverture des sites. Ces accès doivent se faire dans le respect des règles d'utilisation des locaux spécifiques à chaque site, soit pendant les heures de délégation soit en dehors du temps de travail.

• 4.1.6 Local dédié au CSE

Un local dédié au CSE est mis à disposition au siège de l'organisme.

Ce local mis à disposition par l'employeur dispose du mobilier courant, à savoir : un bureau, des chaises, un placard fermant à clé, un téléphone.

Le mobilier et le matériel restent la propriété de l'Urssaf.

Le mobilier est placé sous l'entière responsabilité des utilisateurs qui doivent apporter la plus grande attention à leurs conditions d'utilisation et leur conservation conformément à la charte de sécurité, dans la stricte limite de l'exercice de leurs mandats (hors usages personnels).

Article 4.2 : Moyens informatiques mis à disposition

L'Urssaf Limousin met à la disposition des membres du CSE et des représentants de proximité :

• Un PC fixe sur chaque site, installé dans la salle dédiée au C.E.

• Un pack office bureautique

• Une imprimante à disposition dans chaque local,

• Un accès à internet au réseau Urssaf

Le matériel reste la propriété de la Direction des systèmes d'information (DSI). Il est interdit d'utiliser d'autres logiciels, sauf accord donné par la direction régionale après vérification de la compatibilité du matériel ou des logiciels en cause avec le système de l'organisme.

Les matériels sont placés sous l'entière responsabilité du secrétaire du CSE qui doit apporter la plus grande attention à leurs conditions d'utilisation et leur conservation conformément à la charte de sécurité, dans la stricte limite de l'exercice de leurs mandats (hors usages personnels).

Les produits consommables (papier, recharges d'encre ...) sont à la charge du CSE.

Article 4.3 : Panneaux d'affichage

Des panneaux d'affichage sont mis à disposition sur chaque site : un panneau dédié au CSE.

Article 4.4 : Badges et codes d'accès aux locaux

Les badges ou codes d'accès de chacun des sites sont remis aux membres du CSE contre signature et doivent être restitués en fin de mandat.

Article 4.5 : Moyens de communication et d'information

• 4.5.1 Mise à disposition de la messagerie électronique pour le CSE

En lien avec ses attributions en matière de gestion des œuvres sociales et informations économiques, le CSE dispose de la messagerie électronique et d'un espace dédié sous « canopée ».

• 4.5.2 Utilisation de la messagerie électronique par le CSE

La gestion de la messagerie est placée sous la responsabilité du secrétaire du CSE de l'Urssaf Limousin et réservée aux membres élus du CSE. Les accès à la messagerie doivent se faire dans le respect des règles d'utilisation en vigueur au sein de l'Urssaf, soit pendant les heures de délégation soit en dehors de leur temps de travail.

Les membres du CSE habilités à utiliser la messagerie, doivent réaliser ces communications pendant les heures de délégation ou en dehors de leur temps de travail, pour l'envoi de messages à caractère individuel ou groupés à destination de la Direction, des salariés ou d'organes externes sollicités dans le cadre des activités sociales et culturelles du CSE.

Lorsque le courriel est un envoi groupé, le nom des autres destinataires doit figurer en copie cachée afin de ne pas faire apparaître le nom figurant dans le groupe d'envoi.

Afin de permettre à tous les utilisateurs de bien identifier l'origine du message et mettre en place les moyens techniques pour ne pas conserver les messages du CSE dans leur messagerie, l'objet de chaque message devra commencer par la mention << CSE + Objet du message>>.

Le CSE est tenu à une obligation de confidentialité quant aux échanges électroniques individuels qu'il entretient avec les salariés.

La messagerie électronique ne devant pas entraver l'accomplissement du travail, le CSE s'engage à ne pas multiplier les envois en nombre.

• 4.5.3 Mise à disposition d'un espace Intranet dédié pour l'information sur les œuvres sociales

Pour la mise à disposition des informations relatives aux œuvres sociales, le CSE dispose d'un espace intranet dédié. La gestion de cet espace Intranet est placée sous la responsabilité de la secrétaire du CSE, du trésorier et de leurs adjoints

Pour les agents qui se sont abonnés, un message d'alerte indiquant qu’un nouveau message est disponible sous l'intranet est envoyé lorsque de nouvelles informations sont intégrées sous l'intranet. À tout moment, les abonnés qui le souhaitent peuvent faire le choix de ne plus recevoir ces mails d'alerte en se désabonnant.

L'information sur les modalités d'abonnement pour les nouveaux agents entrants (nouveaux embauchés) relève de la responsabilité des membres du CSE pour leur espace intranet.

Ces accès doivent se faire dans le respect des règles d'utilisation en vigueur au sein de l'organisme, soit pendant les heures de délégation, soit en dehors de leur temps de travail.

• 4.5.4 Contenu des informations du CSE

La nature de l'information communiquée doit s'inscrire dans le cadre d'une information des salariés sur les œuvres sociales et du rôle économique du CSE.

Par conséquent, Il ne peut servir à des forums de discussion, à la diffusion de séquences vidéo ni être utilisé pour des messages individuels adressés à des salariés sur leur poste de travail.

Le contenu des pages intranet ne doit contenir ni injure, ni diffamation, ni atteinte à la vie privée conformément aux dispositions législatives en vigueur, notamment celles relatives à la presse. Il doit également respecter les principes posés par la charte locale de bon usage des ressources informatiques et des moyens de communication électroniques. Il doit enfin respecter les dispositions légales et réglementaires relatives au secret professionnel.

Ces communications s'effectuent sous l’entière responsabilité de la secrétaire du CSE, du trésorier et de leurs adjoints

• 4.5.5 Modalités d'utilisation de l'intranet

  • Liberté d'accès aux informations du CSE

Tout salarié bénéficie d'une liberté d'accès à l'information en utilisant les moyens électroniques de l'organisme à partir de son poste de travail.

Dans ce cadre, l'organisme s'engage dans le cadre du respect des libertés individuelles, à ne pas chercher ou faire rechercher l'identité des salariés qui consultent l'intranet du CSE.

• Secret professionnel lié aux informations diffusées sur l'intranet

Le CSE s'engage à ce que toutes les informations et documents professionnels ne soient utilisés qu'à des usages internes à l'organisme.

• Conditions de mise en ligne

Les interventions sur l'espace Intranet (créations, modifications, suppressions) sont réalisées par les membres du CSE sous réserve des possibilités techniques.

• Conditions d’habilitations

• En administration : les habilitations sont limitées au secrétaire du CSE au trésorier et à leurs adjoints; elles sont nominatives.

• En lecture : tous les agents de l'Urssaf ont accès à l'espace Intranet du CSE.

  • Règles d'archivage

Durée de conservation d'une publication : 12 mois afin de respecter la capacité maximale de l'espace Intranet. Le secrétaire du CSE, le trésorier et leurs adjoints sont responsables de l'archivage de leurs données sur des supports qui leur appartiennent.

• 4.5.6 Les règles de maintenance

La résolution d'incidents techniques est limitée aux matériels et aux applicatifs fournis par l'Urssaf. Elle suit les mêmes modalités que celles mises en œuvre pour les autres utilisateurs de l'organisme sans distinction particulière tant au niveau des demandes qu'au niveau de la planification des interventions.

Les délais d'intervention doivent rester dans des délais raisonnables.

La direction de l'Urssaf Limousin s'engage à respecter la plus stricte confidentialité sur les données stockées sur l'espace Intranet dédié.

• 4..5.7 Formations des utilisateurs

Pour une utilisation optimale du matériel et des moyens mis à disposition, la direction régionale prend à sa charge lors du renouvellement des instances si nécessaire, la formation des membres du CSE. Le contenu et la durée de ces formations sont déterminés en lien avec le service formation et le service informatique avec expression des besoins des utilisateurs.

• 4.5.8 Utilisation abusive

En cas de non-respect des dispositions ci-dessus, la direction régionale adresse au secrétaire du CSE dans un premier temps une lettre lui précisant la nature exacte du différend.

Si après discussion avec les utilisateurs des TIC le désaccord persiste, il est porté à la connaissance des organisations syndicales signataires. Une réunion est alors tenue, entre tous les signataires de l'accord en vue de régler le différend.

Si à l'issue de cette rencontre, et les signataires ayant fait part de leur point de vue, le différend persiste, l'organisme peut décider de saisir la juridiction compétente.

PARTIE 5 : Dispositions générales

Article 5.1 : Publicité et dépôt de l’accord

Le présent accord sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales représentatives. Il fera l’objet d’une diffusion auprès du personnel via l’intranet « Canopée »

L’accord collectif sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale dans le cadre de l’agrément des accords locaux conformément à l’article D224-7-3 du code de la Sécurité Sociale.

L’agrément sera réputé accordé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la Sécurité Sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS, à l’issue d’un mois après avis du COMEX.

Le présent accord fera l’objet de formalités de dépôt et de publicité prévues par les dispositions légales auprès de la DIRECCTE via la plateforme de téléprocédure du ministère du travail et du greffe du tribunal des prud’hommes de Limoges.

Article 5.2 : Entrée en vigueur et durée de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétente de l’Etat (articles L123-1 et L123-2 du code de la Sécurité Sociale)

Ces dispositions seront applicables à compter de la prise des mandats des représentants du personnel élus lors des prochaines élections CSE.

Article 5.3 : Révision et dénonciation

Les parties conviennent que le présent accord pourra être révisé, à tout moment au cours de son application, par avenant, notamment en cas d'évolution des dispositions conventionnelles ou légales.

Conformément aux dispositions de l'article L.2261 7-1 du Code du travail, seront habilitées à engager la procédure de révision de l'accord :

• Jusqu’à la fin du cycle électoral au cours duquel l'accord est conclu : une ou plusieurs organisations syndicales représentatives dans le champ d'application de l'accord et signataires ou adhérentes à cet accord ;

• A l'issue de cette période : une ou plusieurs organisations syndicales représentatives dans le champ d'application de l'accord.

La validité de l’'avenant de révision de l'accord s'appréciera conformément aux articles L.2232-12 et suivants du Code du travail.

Les dispositions du présent accord dont la révision est sollicitée s'appliqueront jusqu'à l'entrée en vigueur d'un nouvel accord. A défaut de nouvel accord, les dispositions dont la révision a été demandée resteront applicables

Le présent accord collectif d'entreprise forme un tout indivisible qui ne saurait être mis en œuvre de manière fractionnée ou faire l'objet d'une dénonciation partielle.

Le présent accord pourra également être dénoncé dans les conditions prévues à l'article L.2261-9 du Code du travail, sous réserve de respecter un délai minimal de 12 mois entre la notification de la dénonciation et la fin du cycle électoral.

Fait à Limoges, le 4 juillet 2019

La Directrice

Pour la CFDT

Pour FO