Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif à la mise en place du vote électronique" chez CAF36 - CAISSE D'ALLOCATIONS FAMILIALES DE L'INDRE (Siège)

PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE DU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS 2022

CAF DE L’INDRE

Entre d’une part, la CAF de l’Indre, représentée par Monsieur, Directeur

Et d’autre part, l’Organisation Syndicale SUD représentée par la Déléguée Syndicale :

• Madame

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule :

Afin de faciliter et fiabiliser l’organisation des élections professionnelles, la Direction de la Caf de l’Indre et les partenaires sociaux ont étudié la modalité proposée par la loi pour la confiance dans l’économie numérique dite Loi Fontaine (loi N°2004-575 du 21 juin 2004) qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

Article 1 : Modalités d’organisation des opérations électorales

Ultérieurement au présent accord, sera établi un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges pour les élections.

Conformément aux dispositions du Code du travail, le système de vote électronique comporte des garanties et modalités spécifiques dont :

• Anonymat et secret du vote : impossibilité d'établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier

• Sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l'électeur et bulletin enregistré dans l'urne électronique

• Unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• Confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ou intervention d'un prestataire extérieur chargé de I ‘organiser suite au marché conclu par I'Ucanss

• Information relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique dispensée par le prestataire retenu auprès des représentants du personnel dont les membres du bureau de vote

• Information par voie de notice des salariés utilisant le vote électronique

• Sécurisation du vote au moyen de o chiffrement et cryptage o codes d'accès confidentiels pour chacun des votants

• Réalisation d'une expertise indépendante pour contrôler le respect du cadre légal.

Le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions du Code du travail, articles R2314-5 et suivants.

Les organisations syndicales des salariés représentatives dans le périmètre de l'accord sont tenues informées par l'entreprise de I ‘accomplissement des formalités déclaratives auprès de la Cnil.

1. Etablissement du fichier des électeurs

A des fins de préparation de l’élection le service recrutement et administration du personnel établit un fichier des électeurs à partir des listes électorales.

Le fichier des électeurs à destination du prestataire comprendra

• Les listes électorales susmentionnées qui contiendront les données suivantes : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans I ‘organisme, date de naissance, collège d'appartenance

• Les mentions suivantes : email professionnel et adresse postale pour l’envoi des identifiants de vote et mot de passe conformément aux préconisations de la Cnil

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification et de le lui faire parvenir. Ce moyen d'authentification lui permettra :

• de s'identifier et de prendre part au vote

• de compléter la liste d'émargement

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

1-2 Lieux et temps de scrutin

La durée des élections, les dates et heures d'ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d'accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant I ‘ouverture des scrutins, de n'importe quel terminal internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections à partir d'un ordinateur, d'une tablette ou d'un smartphone.

Par ailleurs, un poste informatique permettant de voter sera disponible en salle Blondeau.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter. Le temps passé par ces derniers à voter durant les heures de travail sera compté dans le temps de travail, sous réserve du respect par l'électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à I ‘ouverture et à la clôture du scrutin.

1-3 Consultation du nombre de votants

Pendant la période de scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les scrutateurs désignés auront un accès en ligne à un poste permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

1-4 Liste d’émargement

La liste d'émargement enregistre les données suivantes : collège d'appartenance, nom et prénom des électeurs ayant voté, heure et date du vote.

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote, et aux membres de la Direction et du service Ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du bon déroulement du scrutin.

1-5 Bulletins de vote

Le prestataire assurera la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l'écran des bulletins de vote. Lors du vote, les électeurs ont la possibilité de rayer des noms de candidats sur le bulletin. Les votes nuls seront comptabilisés.

1-6 Liste des candidats

Les listes des candidats doivent enregistrer les données suivantes : collège d'appartenance, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants et le cas échéant I ‘appartenance syndicale.

La loi du 17 août 2015 relative au dialogue social et à I ‘emploi pose I ‘exigence d'une représentation équilibrée des femmes et des hommes au sein des instances représentatives dans I ‘entreprise.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran dans I ‘ordre transmis par les organisations syndicales.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veillera à la dimension des bulletins et la typographie utilisée. Elles seront strictement identiques pour toutes les listes et permettront leur affichage sur une page d'écran unique avec une résolution standard.

ll sera possible d'intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.

1.7 Dispositif de secours

Le système de vote électronique comportera un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

Article 2 : lnformation et assistance aux votants

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.

2-1 Assistance aux électeurs

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre le service Ressources Humaines ou l'assistance du prestataire. Une rubrique d'aide et d'explications sera également disponible depuis I ‘interface de vote.

2-2 Modalités d'accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra, par courriers simples séparés, à son domicile et/ou par mail professionnel, un identifiant de vote puis un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire.

lls permettront de garantir I ‘unicité du vote.

L'authentification de l'électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l'identifiant de vote et du code confidentiel.

La connexion au site de vote se fera à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

2-3 Garanties de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences du Code du travail, I ‘expression de vote et les éléments d'identification de l'électeur seront séparés.

Le vote de l'électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d'émargement des votants.

Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit I ‘anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales

2-4 Dépouillement et procès-verbal

Après descellement des urnes par la saisie de codes confidentiels par les membres du bureau de vote, les opérations de dépouillement seront réalisées sous le contrôle des membres du bureau de vote.

L'utilisation du vote électronique permettra d'avoir des résultats de manière quasiment instantanée.

Le système pré remplira les procès-verbaux. Les membres du bureau de vote vérifieront I ‘exactitude des données transmises par le système et signeront les procès-verbaux.

Les données seront conservées jusqu'à 15 jours après la proclamation des résultats (délais de recours) ou en cas de recours jusqu'à la décision juridictionnelle définitive.

Article 3 : Dispositions générales

Le présent accord est conclu pour les élections devant se dérouler en 2022. Cet accord pourra être révisé si l'une des parties le souhaite. Celle-ci devra alors adresser aux autres parties sa proposition de révision par lettre simple et une négociation devra s'engager, à I ‘initiative de la partie la plus diligente, dans le délai d'un mois à compter de la réception de la proposition de révision.

Cet accord sera transmis pour agrément à la Direction de la Sécurité sociale.

Ensuite, la direction de la Caf de l’Indre déposera I ‘accord agréé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail :

• Une version intégrale avec signature des parties : le dossier est automatiquement transféré à la Dreets qui, après instruction, délivre le récépissé de dépôt

• Une version anonymisée, ne comportant ni logo, ni noms et prénoms des négociateurs pour diffusion sur la base de données nationale,

Enfin, un exemplaire de I ‘accord sera adressé au secrétariat greffe du conseil de prud'hommes de Châteauroux.

Fait à Châteauroux, le 09 décembre 2021

En 3 exemplaires.

Le Directeur, Déléguée syndicale SUD