Accord d'entreprise "Protocole d'accord préélectoral pour la mise en place du CSE" chez CAF 11 - CAIISE D'ALLOCATIONS FAMILIALES DE L'AUDE (Siège)

PROTOCOLE D'ACCORD RELATIF A L'ELECTION DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE DE LA CAF DE L’AUDE

Entre d'une part,

La CAF de l’Aude, représentée par sa Directrice, …., ….., Sous-Directrice, ….., Responsable des ressources humaines et des relations sociales

Et d'autre part, les organisations syndicales représentatives suivantes :

• La CFDT, représentée par …. et ….

• La CFE-CGC, représentée par ….

• La CFTC, représentée par ….

• La CGT, représentée par …… et

• La CGT-FO, représentée par ……et …..

Il a été convenu ce qui suit en vue de l'élection des représentants du personnel au Comité Social et Économique (CSE) de la CAF de l’Aude et considérant le protocole d'accord sur le dialogue social à la CAF de l’Aude date du 23 janvier 2019.

PREAMBULE

Par courrier en date du 7 janvier 2019, la Direction a invité les organisations syndicales reconnues représentatives au niveau national et interprofessionnel à participer à la négociation du protocole d'accord préélectoral destiné à organiser l'élection de la délégation du personnel du comité social et économique.

Au terme de la réunion de négociation qui s’est tenue le 25 janvier 2019, les parties ont conclu le présent protocole.

Pour les thèmes qui ne seraient pas traités par le présent protocole, les parties signataires renvoient aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur et plus particulièrement aux principes généraux du droit électoral pouvant être appliqués en matière d'élections professionnelles.

Les parties signataires renvoient à la décision unilatérale de l’employeur en date du 17 décembre 2018, après l’échec de la négociation engagée sur la mise en place du vote électronique pour l’élection des représentants du personnel au CSE.

Le dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance a été choisi pour l’organisation de ces élections, conformément aux dispositions du décret n°2017-1535 du 3 novembre 2017 et de l’article D. 231-15 du Code de la sécurité sociale et selon les modalités de l’article L. 2314-26 du Code du travail.

Pour précision concernant l’échec de la négociation du 17 décembre 2018, sur la mise en place du vote électronique, l’organisation syndicale présente a fait part lors de cette réunion de son accord sur le principe du recours au vote électronique pour ce scrutin. En revanche, elle a également fait part de sa volonté de ne pas s’inscrire dans la négociation et la conclusion d’un accord collectif sur ce thème pour ce scrutin, préférant laisser à l’employeur le soin d’organiser cela par décision unilatérale et gérer les aspects techniques, comme la Loi le prévoit et l’y autorise.

Cette position prise par l’organisation syndicale présente a été motivée par la volonté d’avancer rapidement sur la mise en place du scrutin concerné eu égard au calendrier de début d’année.

La mise en œuvre du vote électronique est confiée à la société DOCAPOST BPO (siège social 10 avenue Charles de Gaulle – 92220 CHARENTON LE PONT).

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles et modifiant le code du travail.

Les parties signataires renvoient également au protocole d'accord sur le dialogue social à la CAF de l’Aude conclu le 23 janvier 2019.

ARTICLE 1 – DATE DES ELECTIONS

Le premier tour des élections représentants au CSE aura lieu du lundi 18 février 2019, 9h, au vendredi 22 février 2019, 16h, avec un dépouillement prévu le vendredi 22 février 2019 à 16h30.

Au cas où un second tour serait nécessaire, il aurait lieu du lundi 4 mars 2019, 9h, au vendredi 8 mars 2019, 16h, avec un dépouillement prévu le vendredi 8 mars 2019 à 16h30.

Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :

• de clôture des votes par internet,

• du dépouillement électronique,

• de la proclamation des résultats.

ARTICLE 2 – ORGANISATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL

2.1 Nombre de sièges 

L’effectif de référence, calculé au sens des élections professionnelles, au jour de l’élection étant de 194,39, le nombre de sièges à pourvoir est de 9 titulaires et 9 suppléants pour le CSE de la CAF de l’Aude.

2.2 Répartition des sièges

Pour les élections sont retenus 2 collèges électoraux, comprenant chacun les catégories professionnelles suivantes :

• 1^er collège : 6 sièges (employés), dont 4 femmes et 2 hommes

• 2^ème collège : 3 sièges (cadres et assimilés), dont 2 femmes et 1 homme

2.3 Répartition du personnel dans les collèges électoraux

L’effectif se décompose ainsi :

• 145 salariés appartenant au 1er collège, dont 110 femmes et 35 hommes.

• 61 salariés appartenant au 2^ème collège, dont 39 femmes et 22 hommes.

Soit un total de 206 salariés.

Sont inscrits dans les différents collèges :

• 1^er collège : l'ensemble des salariés employés de niveaux 2, 3 et 4 selon la classification des emplois des organismes de Sécurité sociale,

• 2^ème collège : l’ensemble des cadres ou assimilés (ex : intervenants sociaux, contrôleurs, …) à partir du niveau 5A selon la classification des emplois des organismes de Sécurité sociale.

2.4 Répartition des effectifs selon le sexe par collège électoral

Conformément à l'article L 2314-30 du Code du travail, les listes de candidats (titulaires et suppléants) qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale.

Lorsque l'application de cette règle n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à un arrondi à l'entier :

• Supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5

• Inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

ARTICLE 3 – DUREE DES MANDATS

La durée des mandats pour les membres CSE est de 4 ans.

ARTICLE 4 - ELECTEURS ET ELIGIBLES

4.1 Identification des salariés détenant le droit de participer au vote

Les conditions d'électorat sont établies par l'article L. 2314-18 du Code du travail.

Pour être électeur, il est nécessaire de satisfaire aux conditions suivantes :

• Etre salarié de l’organisme,

• Travailler dans l'entreprise depuis au moins 3 mois (le temps de présence est évalué dans les même conditions que l'ancienneté telle qu'elle est définie par l'article 30 de la Convention collective, il convient donc de tenir compte de l'ancienneté dans l'Institution et non dans le seul organisme),

• Avoir atteint l’âge de 16 ans révolus au jour de l'élection,

• Ne faire l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à ses droits civiques.

4.2 Liste électorale

La liste électorale est constituée de la liste des électeurs qui pourront prendre part au vote et sont composées des éléments suivants :

• Nom

• Prénom

• Date de naissance

• Date d’entrée dans l’organisme

• Ancienneté

4.3 Identification des salariés éligibles

Les conditions d'éligibilité sont établies par l'article L. 2314-19 du Code du travail.

Pour être éligible, il faut :

• Etre électeur, c'est-à-dire être inscrit sur les listes électorales,

• Etre âgé de 18 ans révolus,

• Travailler dans l'entreprise depuis au moins un an (le temps de présence est évalué dans les même conditions que l'ancienneté telle qu'elle est définie par l'article 30 de la Convention collective, il convient donc de tenir compte de l'ancienneté dans l'Institution et non dans le seul organisme),

• Ne pas être conjoint, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré du chef d'entreprise.

Ne peuvent faire acte de candidature, le directeur, l’Agent comptable et les autres agents de direction ainsi que l’Attaché de direction en charge des ressources humaines.

La liste du personnel électeur et éligible est établie par l'employeur pour chaque collège et affichée le lundi 28 janvier 2019.

ARTICLE 5 – INFORMATION DU PERSONNEL – APPEL ET DEPOT DES CANDIDATURES

5.1 Listes de candidats 1^er tour

Le personnel est informé par tout moyen (Intranet, messagerie électronique et courrier) du déroulement des élections au plus tôt le lendemain de la signature du présent protocole.

Au premier tour, il est rappelé que les seules organisations syndicales mentionnées aux premier et deuxième alinéas des articles L. 2314-3 et L. 2324-4 du Code du travail sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour.

Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront être adressées à Marie-Pierre NABOS, Attachée de Direction en charge des ressources humaines et des relations sociales, à compter du 28 janvier 2019 et au plus tard le 6 février 2019.

Celles-ci devront être adressées par lettre recommandée, remise en main propre contre récépissé ou mail (grh.cafcarcassonne@caf.caf.fr) avec accusé de réception et de lecture.

Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.

Les listes de candidats sont affichées par la Direction dès qu’elle en a connaissance et au plus tard le lendemain de la date limite de dépôt, soit le 7 février 2019. Pour les agents absents, elles leurs sont adressées par courrier dans les mêmes délais.

Si un second tour est nécessaire, les listes déposées restent valables. Si ces listes font l’objet d’un changement ou si des listes de candidats libres sont présentées, elles doivent être portées à la connaissance du service RH au plus tard le 25 février 2019.

Les listes de candidats sont affichées par la Direction dès qu’elle en a connaissance et au plus tard le lendemain de la date limite de dépôt, soit le 26 février 2019.

5.2 Professions de foi et logo

Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines (grh.cafcarcassonne@caf.caf.fr) :

• Les professions de foi (tracts électoraux) au format PDF (500 Ko maximum), consistant chacun en un feuillet 21 × 29,7 (format A4, recto verso),

• Les logos au format JPG (200 Ko maximum), hauteur 200 pixels, largeur 200 pixels,

jusqu'au 6 février 2019, pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet.

De même, au second tour, les candidats pourront remettre au service du personnel leurs tracts électoraux jusqu'au 25 février 2019.

ARTICLE 6 – MODALITES DE LA PROPOGANDE ELECTORALE

La propagande électorale peut être diffusée :

1. sur les panneaux d’affichage des syndicats à l’entrée du personnel,

2. par tractage aux entrées et sorties du personnel,

3. via la messagerie professionnelle.

La propagande s’interrompt la veille de chaque tour du premier jour du scrutin.

ARTICLE 7 – VOTE ELECTRONIQUE

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Un descriptif détaillé du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est annexé au présent protocole.

Chaque salarié est informé au moyen d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Cette notice sera publiée sur l’intranet Horizon. Elle sera envoyée par courrier aux salariés absents, dans les mêmes délais que la publication sur l’intranet.

Le scrutin se déroulera de manière dématérialisée sur le site personnalisé (site de vote Docapost). Une adresse internet sera spécialement mise en place sous la forme suivante : www.jevoteenligne.fr/CAF11

ARTICLE 8 – MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE

8.1 Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaire et suppléant).

Le logo et le nom de la liste seront affichés. L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

2. Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes par ordre alphabétique, de haut en bas (et de gauche à droite si nécessaire).

3. Matériel de vote - Codes confidentiels

Chaque électeur est identifié par son numéro agent communiqué par la CAF.

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise. Ces codes permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

Des nouveaux codes sont générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour.

4. Communication des codes de vote

Le prestataire expédiera un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur (pour le premier tour le 8 février et pour le deuxième tour le 27 février). En cas de non réception, le salarié se rapprochera du service RH (de Marie-Pierre NABOS en priorité) pour se voir restituer de nouveaux codes. Ces nouveaux codes seront générés automatiquement par le service RH et envoyés directement sur l’adresse mail professionnelle des salariés, sans que le service RH n’en prenne connaissance.

8.5 Scellement du système et formation

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un correspondant des Ressources Humaines, chargé du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique.

Cette intervention consiste à :

• Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées aux membres du bureau de vote,

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• Constater que les résultats sont conformes au vote à blanc réalisé,

• Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides.

La cérémonie de scellement sera animée par l’Attachée de Direction en charge des Ressources Humaines qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire.

Les organisations syndicales ainsi que les membres du bureau de vote seront invités à assister aux opérations de contrôle et de scellement.

6. Cellule d’assistance technique

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

7. Assistance aux électeurs

Un numéro spécifique d’assistance sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

ARTICLE 9 – DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET

Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour les élections professionnelles sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes :

Du lundi 18 février 2019, à 9h, au vendredi 22 février 2019 à 16h.

En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :

Du lundi 4 mars 2019 à 9h, au vendredi 8 mars 2019 à 16h

Les heures de vote seront affichées dans les différents sites.

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter sera comptabilisé comme du temps de travail, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

Ce vote en ligne pourra être réalisé sur le poste de travail des salariés ou à partir de tout poste internet.

Un poste informatique dédié sera installé pendant toute la durée des élections, dans une salle fermée, sur les sites de Carcassonne et de Narbonne.

Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole.

Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive, ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter.

ARTICLE 10 – BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE

Le bureau de vote est constitué d'un Président et de deux assesseurs, le plus âgé et le plus jeune parmi les électeurs présents sur le site et acceptant ce rôle. En cas de refus d’un membre du collège électoral d’accepter les fonctions au sein du bureau de vote qui sont dévolues en application du critère d’âge, les fonctions seront alors proposées au salarié qui répond immédiatement, après le salarié ayant opposé son refus, au critère d’âge.

Le bureau sera constitué au siège social de l’organisme, donc pour des raisons de commodité, seuls les agents basés à Carcassonne seront sollicités pour faire partie du bureau de vote.

Le plus âgé sera le Président, sauf s'il se présente comme candidat. Il s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres du bureau de vote, d’un représentant des Ressources Humaines et de la Direction.

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail.

ARTICLE 11 – DEPOUILLEMENT

Le système de vote par Internet mis en œuvre par DOCAPOST BPO permet de réaliser un dépouillement rapide et sécurisé avec un calcul automatique du nombre de suffrages exprimés pour chaque liste et chaque candidat.

Le déverrouillage du système de vote n’est possible qu’après clôture du scrutin et uniquement en présence du Président et des Assesseurs.

Après clôture automatique de scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les résultats et justificatifs, proclame les résultats et les retranscrit dans les procès-verbaux. Le bureau de vote établit et signe, en plus de trois exemplaires du procès-verbal destinés à l’administration, un exemplaire pour chaque organisation syndicale ayant présenté une liste de candidats et un exemplaire destiné au service RH.

Une copie du procès-verbal est affichée dès la proclamation des résultats et fait l’objet d’une diffusion par le service RH via la messagerie interne lotus et l’intranet Horizon.

Le temps passé par les membres du bureau de vote à leur mission est rémunéré comme temps de travail effectif.

ARTICLE 12 – ORGANISATION EVENTUELLE D’UN SECOND TOUR

Un second tour ne sera organisé que si survient l’une des deux conditions suivantes :

• Le quorum n’a pas été atteint au premier tour, tous les sièges sont alors à pourvoir au second tour,

• Le quorum a été atteint mais tous les sièges n’ont pas été pourvus (seuls les sièges non pourvus sont alors concernés).

Le quorum est égal à la moitié des électeurs inscrits. Il s’apprécie pour chacun des collèges et chacune des élections de titulaires ou suppléants.

Par conséquent, le service RH diffusera un document en vue de l’appel à candidature en précisant pour chaque collège concerné le nombre de siège à pourvoir.

Le personnel sera également informé de la proportion d’hommes et de femmes composant chaque collège électoral.

A cette occasion, des candidatures libres pourront être présentées.

ARTICLE 13 : DUREE ET PUBLICITE DU PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL

Le présent protocole est conclu pour les élections de la délégation du personnel du CSE qui auront lieu du :

• 18 au 22 février 2019 pour le premier tour,

• 4 au 8 mars 2019 pour le second tour.

Un exemplaire du présent accord sera adressé à l’Inspecteur du travail.

Une copie sera affichée sur le panneau « Direction » et diffusée sur l’intranet Horizon.

Fait à Carcassonne, le 25 janvier 2019

En 8 exemplaires

Pour la CAF de l’Aude,

….

Pour les Organisations Syndicales

Pour la CFTC :

Pour la CFDT :

Pour la CFE-CGC :

Pour la CGT :

Pour CGT -FO :