PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL - ELECTIONS 2019

COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

ENTRE LES SOUSSIGNES

La Mutualité Française Côtes d’Armor (M.F.C.A.), société de personnes à but non lucratif régie par le Code de la Mutualité dont le siège social est situé 7, rue des Champs de Pies à SAINT-BRIEUC (22000)

Représentée par XXXXXXXX agissant en qualité de Directrice générale ayant tous pouvoirs à cet effet.

Ci-après désignée « L’entreprise »

D’une part

ET :

Les organisations syndicales présentes, désignées ci-après :

• C.F.D.T, représentée par XXXXXXXXXXXXXXXXXX, agissant en qualité de délégué syndical ;

• F.O, représentée par XXXXXXXXXXXX, agissant en qualité de délégué syndical ;

D’autre part

Préambule

Il a été décidé, avec les organisations syndicales représentatives, au titre des élections professionnelles du Comité Social et Economique, de :

• mettre en place deux établissements distincts

• recourir au vote électronique

La détermination du nombre et du périmètre des établissements distincts et le recours au vote électronique ont fait l’objet d’accords d’entreprise spécifiques, distincts du présent protocole pré-électoral.

Sur le vote électronique, l'accompagnement ainsi que la mise à disposition de la plateforme de vote en ligne ont été confiés à la société AKG SOLUTIONS. Le cahier des charges de la solution de vote par voie électronique est annexé au présent protocole (Annexe I).

Conformément à la loi portant rénovation de la démocratie sociale (loi n° 2008-789 du 20 août 2008), les organisations syndicales, qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise, ont été informées, par voie d’affichage, de l’organisation des élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral.

En vue de l’élection des membres de la délégation du Comité Social et Economique, et dans le cadre des dispositions légales, il a été convenu ce qui suit pour l’ensemble des établissements distincts :

Article 1 – Date, horaires du scrutin

Pour rappel, l’entreprise a l’obligation de mettre en place un CSE au plus tard au 1^er janvier 2020. Or, les mandats des membres de la Délégation Unique du Personnel en place arrivent à échéance le 31 décembre 2019.

Sachant que cette période coïncide avec les vacances de Noël, à l’unanimité, les parties conviennent d’anticiper l’organisation des élections pour que les résultats soient proclamés avant cette période de vacances.

Ainsi, les parties valident unanimement les dates suivantes :

Le premier tour de scrutin est fixé pour l'ensemble des établissements distincts et l’ensemble des collèges :

Du 02 décembre 2019 à 09h00 au 03 décembre 2019 à 15h30

Au premier tour sont habilités à présenter leur liste de candidats les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise, les syndicats affiliés à une organisation reconnue représentative aux niveaux national et interprofessionnel, et tout syndicat qui satisfait aux critères de respect des valeurs républicaines, d’indépendance, légalement constitué depuis au moins deux ans, et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise.

Il y aura lieu de procéder à un second tour, ouvert aux candidats libres et aux candidatures syndicales dans les conditions définies pour le premier tour et dans l’un des cas suivants :

• Quorum non atteint au premier tour : moins de la moitié des électeurs inscrits ont émis un vote valable

• Carence : absence de candidature syndicale au premier tour

• Non attribution de siège : les sièges n’ont pas tous été pourvus dès le premier tour

Les cas ci-dessus s’apprécient par collège et par scrutin.

Si besoin, le deuxième tour se déroulera :

Du 16 décembre 2019 à 09h00 au 17 décembre 2019 à 15h30

Article 2 – Durée des mandats

• CSE d’établissements : Dentaire/ résidence accueil/siège

Le mandat des membres des CSE d’établissements ci-dessus désignés prendra effet à la proclamation des résultats pour une durée de 2 ans.

Le nombre de mandat successif est limité à 4.

• CSE d’établissement : Optique/audition

Le mandat des membres du CSE d’établissement Optique/Audition prendra effet à la proclamation des résultats pour une durée de 2 ans.

Le nombre de mandat successif est limité à 3.

Article 3 - Nombre de sièges à pourvoir et Répartition des sièges dans les collèges électoraux

Le nombre de sièges à pourvoir est fonction de l’effectif des établissements distincts calculé conformément aux dispositions prévues à l’article L.1111-2 du Code du travail.

Sont inclus dans l’effectif :

• les CDI à temps plein,

• les travailleurs à domicile,

• les CDD (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu),

• les salariés titulaires d'un contrat de travail intermittent,

• les salariés mis à la disposition de l'entreprise par une entreprise extérieure, qui sont présents dans les locaux de l'entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu)

• les salariés temporaires sont pris en compte dans l'effectif de l'entreprise proportionnellement à leur temps de présence au cours des douze mois précédents (sauf s’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat est suspendu),

• les salariés à temps partiel en fonction de leur durée du travail.

En sont exclus:

• les apprentis,

• les titulaires d’un contrat de professionnalisation jusqu’au terme prévu par le contrat lorsqu’il est à durée déterminée ou jusqu’à la fin de l’action de professionnalisation lorsque le contrat est à durée indéterminée,

• les salariés en contrat à durée déterminée ou mis à disposition ou temporaires lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu,

• les salariés en dispense d’activité n’exécutant plus aucun travail dans l’entreprise qui ne leur verse plus de salaires,

• le jeune effectuant un stage-étude en entreprise, prévu par son cursus scolaire (stage sous convention),

• l’employeur sans contrat de travail

3-1 Etablissement distinct Optique/Audition

L’effectif ainsi déterminé et pris en compte est le suivant :

• Etablissement Optique/Audition : 50.65 équivalent temps plein

En application de l'article R.2314-1 du Code du travail, le nombre de sièges à pourvoir est le suivant :

• 4 membres CSE titulaires

• 4 membres CSE suppléants

L’effectif de l’établissement en équivalent temps plein se décompose comme suit :

• 10.10 employés

• 26.79 techniciens, agents de maîtrise

• 13.76 cadres

Il a été décidé à l’unanimité, de n’avoir qu’un collège électoral unique :

• Collège unique

  • 4 titulaires

  • 4 suppléants

3-2 Etablissement distinct Dentaire, Résidence Accueil, Siège

L’effectif ainsi déterminé et pris en compte est le suivant :

• Etablissement Dentaire, Résidence Accueil, Siège : 69.57 équivalent temps plein

En application de l'article R.2314-1 du Code du travail, le nombre de sièges à pourvoir est le suivant :

• 4 membres CSE titulaires

• 4 membres CSE suppléants

L’effectif de l’établissement en équivalent temps plein se décompose comme suit :

• 21.64 employés

• 24.52 techniciens, agents de maîtrise

• 23.41 cadres

Il a été décidé à l’unanimité, de n’avoir qu’un collège électoral unique :

• Collège unique

  • 4 titulaires

  • 4 suppléants

Article 4 – Conditions d’électorat et d’éligibilité

Sont électeurs, conformément aux textes légaux, les salariés âgés de 16 ans accomplis le jour du scrutin, non déchus de leurs droits électoraux, et travaillant depuis trois mois au moins dans l’entreprise à la date du scrutin. Sont également électeurs les salariés d'entreprises extérieures mis à disposition qui sont présents dans les locaux de l'entreprise et qui remplissent une condition de présence de douze mois continus, à condition d'avoir exprimé le choix de voter dans l'entreprise qui les accueille.

Sont éligibles, conformément aux textes légaux, les salariés âgés de dix-huit ans révolus, non déchus de leurs droits électoraux et ayant travaillé dans l'entreprise depuis un an au moins, à l'exception des conjoint, partenaire d'un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l'employeur.

Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles dans l’entreprise utilisatrice.

Un salarié ne peut se présenter que dans son collège.

Le nombre de mandat successif est limité à 3, sauf pour le CSE d’établissement Dentaire/résidence accueil/siège où le nombre de mandat successif est limité à 4.

Les mandats antérieurs (DP/CE/CHSCT) ne sont pas pris en compte.

Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont appréciées au jour du premier tour des élections, soit le 2 décembre 2019.

Les listes électorales, établies par la Direction, sont les listes nominatives des électeurs appelés à prendre part au vote et de ceux remplissant les conditions d’éligibilité. Ces listes précisent les noms, prénoms, par ordre alphabétique, l’ancienneté dans l’entreprise, l’âge, l’établissement et pour ceux remplissant les conditions d'éligibilité, la mention "E".

Le vote ayant lieu en collèges séparés, il est établi une liste électorale pour chaque collège, regroupant les électeurs de ce collège.

Les listes électorales seront affichées sur les panneaux réservés à cet effet le 8 novembre 2019 à 12h00.

Dès l’affichage des listes électorales, chaque électeur est en mesure de vérifier s’il a bien été porté sur la liste de son collège. Si une irrégularité est alors relevée, une réclamation présentée par écrit au service des Ressources Humaines par le ou les intéressés peut suffire pour que l’erreur ou l’omission soit immédiatement réparée. Si le litige est plus grave et ne peut être réglé à l’amiable, le Tribunal d’Instance doit être saisi dans les trois jours.

Les listes établies ont un caractère définitif. Considérant que les conditions d’électorat et d’éligibilité doivent être remplies à la date de l’élection, la liste électorale est établie pour les deux tours et ne peut être modifiée après le premier tour.

Article 5 - Modalités de constitution équilibrée des candidatures

Chaque liste candidate doit respecter la proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège électoral.

Sachant que :

• Lorsque l’application de la règle de représentation équilibrée n'aboutit pas à un nombre entier il convient d’arrondir à l’entier supérieur en cas de décimale supérieur ou égale à 5 et à l’entier inférieur en cas de décimale inférieur à 5.

• En cas de nombre impair de sièges à pouvoir et de stricte égalité homme/femme la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire

• Chaque liste doit être composée alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement de candidats d’un des sexes. Elle peut commencer librement par un homme ou une femme et ce quelle que soit la proportion de chaque sexe.

• Si l’application des règles précitées conduit à exclure totalement la représentation de l’un ou l’autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut, ne serait pas représenté. Toutefois, ce candidat ne pourra pas être en première position sur la liste.

5- 1 Etablissement distinct Optique/Audition

La proportion de femmes et d’hommes sur la liste électorale est la suivante :

• Collège unique : 71.70 % de femmes et 28.30 % d’hommes

La proportion d’hommes et de femmes à présenter sur chaque liste est la suivante :

Pour les titulaires :

• Collège Unique : 4 sièges soit 3 candidates femmes et 1 candidat homme

Pour les suppléants :

• Collège Unique : 4 sièges soit 3 candidates femmes et 1 candidat homme

5-2 Etablissement distinct Dentaire, Résidence Accueil, Siège

La proportion de femmes et d’hommes sur la liste électorale est la suivante :

• Collège unique : 70 % de femmes et 30 % d’hommes

La proportion d’hommes et de femmes à présenter sur chaque liste est la suivante :

Pour les titulaires :

• Collège Unique : 4 sièges soit 3 candidates femmes et 1 candidat homme

Pour les suppléants :

• Collège Unique : 4 sièges soit 3 candidates femmes et 1 candidat homme

Article 6 - Modalités de dépôt des candidatures

Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour communiqueront leurs listes au plus tard le 18 novembre 2019 à 12h00.

Les listes seront adressées en courrier recommandé avec avis de réception ou déposées en deux exemplaires auprès du service Ressources Humaines de l’entreprise¹. Un des exemplaires sera alors émargé et vaudra récépissé de dépôt. Toute candidature réceptionnée après ces dates et heures limites ne pourra être retenue.

La Direction affichera les listes déposées pour le premier tour le 18 novembre 2019 après-midi.

En cas de second tour, les candidatures sont libres. Toute personne remplissant les conditions d’éligibilité peut se présenter en tant que candidat. Les listes de candidatures devront être communiquées au plus tard le 9 décembre 2019 à 12h00.

La Direction affichera les listes déposées pour le second tour le 9 décembre 2019 après-midi.

Les listes de candidatures seront établies pour chaque CSE d’établissement, distinctement collège par collège et pour l’élection des titulaires et des suppléants.

Des candidats individuels peuvent se représenter. Chacun constitue alors une liste incomplète sauf s'il n'y a qu'un siège à pourvoir. Les listes ne doivent pas comporter plus de noms que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises.

Un même candidat peut se présenter à la fois comme titulaire et comme suppléant. Toutefois, s’il est élu à la fois comme titulaire et suppléant, il sera automatiquement désigné comme titulaire.

Article 7 - Propagande Electorale

Les organisations syndicales habilitées à présenter des candidatures au premier tour pourront remettre au service des Ressources Humaines (rrh@mfiv.fr) :

• une profession de foi sous forme de fichier informatique de type pdf (taille maximum autorisé : 500 ko)

• un logo sous forme de fichier informatique de type jpg (taille maximum 50ko)

• des photos de chaque candidat qui seront redimensionnées et affichées sur le site

Cette propagande sera mise en ligne sur le site de vote électronique. La date limite de transmission de ces fichiers électroniques est le 18 novembre 2019 à 12h00.

De même, les candidats se présentant au deuxième tour pourront transmettre leur propagande électorale à au service des Ressources Humaines (rrh@mfiv.fr) jusqu’au 9 décembre 2019 à 12h00.

Pour les organisations syndicales représentatives qui disposent aujourd’hui d’une boîte mail mise à leur disposition par l’entreprise, elles pourront en faire usage pour communiquer auprès des salariés.

Aucune propagande électorale ne pourra avoir lieu pendant la période de scrutin.

Article 8 - Composition des bureaux de vote

Pour chaque CSE d’établissement, un bureau de vote sera constitué. Le bureau de vote est composé à minima d’un président (l’électeur le plus âgé présent et acceptant) et de deux assesseurs (électeurs les plus jeunes présents et acceptant). En cas de difficultés, il pourra être fait appel aux volontaires.

La présidence du bureau de vote revient au plus âgé, il est toutefois d’usage de ne pas confier la présidence du bureau de vote à un candidat.

Le bureau de vote aura en charge le bon déroulement des opérations électorales, la validation du dépouillement des scrutins et la proclamation des résultats.

Par ailleurs, dans le cadre des élections de CSE d’établissement, un des bureaux de vote sera désigné « bureau de vote centralisateur ».

Ces personnes seront investies des missions suivantes :

• La recette et scellement du système de vote

• Le descellement du système de vote par le biais de trois clés électroniques uniques communiquées par AKG SOLUTIONS. Ces trois clés permettent de desceller le système et de lancer le dépouillement pour tous les établissements et tous les collèges en une seule fois.

L’identité des membres du bureau de vote sera communiquée au prestataire AKG SOLUTIONS qui se chargera de générer et communiquer un code d’accès permettant de suivre le déroulement des opérations électorales en temps réel. Ils pourront ainsi consulter le taux de participation et la liste d’émargement pendant la période de vote.

Une notice explicative détaillée sera envoyée aux membres du bureau de vote synthétisant les opérations à mener. Un modèle de cette notice est consultable dans le cahier des charges (Annexe I).

Article 9 - Informations aux salariés

Les électeurs ont été informés le 19 septembre 2019, par messagerie et/ou par affichage, de la date envisagée pour le premier tour des élections.

Le vote se déroulera uniquement par le biais de la plateforme de vote en ligne Votéo selon les modalités décrites à l’article 10 ci-dessous.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture des bureaux de vote électronique, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature.

L’électeur se connecte et vote grâce à son identifiant et mot de passe reçu par courrier, ainsi qu’une troisième information personnelle connue uniquement de l’électeur et définie dans le cahier des charges (date de naissance).

Conformément à l’article 9.II du décret du 26 mai 2011, tout électeur se trouvant dans l’incapacité de voter seul peut se faire assister par l’électeur de son choix.

Article 10 - Déroulement du scrutin

10.1 Préparation du système de vote électronique

La conception et mise en place du système de vote électronique sont confiées à la société AKG SOLUTIONS qui s’engage sur :

• La sincérité et l’intégrité du vote

• L’anonymat et le secret du vote

• L’unicité du vote

• La confidentialité et la liberté du vote

Le système de vote électronique du prestataire a été soumise à une expertise indépendante conformément aux articles R2324-8 et R2314-12 du Code du travail. Le rapport d’expertise est annexé au cahier des charges (Annexe I).

Le système fait également l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL.

Les listes électorales, de candidats et des membres du bureau de vote sont transmises au prestataire qui assure leur sécurité et confidentialité. Les professions de foi, logos et photos éventuelles doivent être communiquées au prestataire au format électronique et selon les modalités décrites à l’article 7.

Validation et test du système de vote

Une procédure de validation et scellement précède l’ouverture du scrutin. Cette procédure a pour objectif de tester le système de vote électronique et de vérifier les données du système. Elle est menée conjointement par le prestataire et les membres du bureau de vote.

Suite à la vérification du système, le bureau de vote procède au scellement des urnes électroniques. Le système devient alors inviolable et inchangeable jusqu’à la fin du scrutin.

Le scellement donne lieu à la création de trois clés appelées clés de chiffrement. Ces clés sont confiées à trois membres du bureau de vote et devront être renseignées à l’issue du scrutin pour accéder aux urnes et générer les documents de résultats.

10.3 Déroulement de l’opération de vote

Les élections professionnelles sont des scrutins de liste à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. Les électeurs ont la faculté de rayer des noms. Toutefois, les ratures ne sont pas prises en compte pour l’ordre de désignation des élus au sein des mêmes listes, si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés pour cette liste.

Les ratures sont néanmoins toujours prises en compte, quel que soit leur nombre, pour le calcul de la moyenne de liste.

Chaque électeur aura accès au vote correspondant à son établissement et à son collège d’appartenance. Les listes des candidats seront présentées à l’écran de manière aléatoire afin de ne pas privilégier une liste. La dimension des bulletins et la typographie utilisée seront identiques pour toutes les listes.

L’électeur peut modifier son choix avant validation définitive. La validation entrainant transmission du vote et émargement, fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver.

Afin de répondre aux exigences posées par les articles L2314-21 à 23 et L2324-19 à 21 du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier des électeurs. Ce circuit garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres du bureau de vote, les délégués de liste et les représentants de l’employeur désignés peuvent consulter, grâce à un identifiant et mot de passe personnels, le taux de participation. Seuls les membres du bureau de vote pourront consulter la liste d’émargement.

Chaque liste (y compris un candidat unique), peut désigner à chaque tour de scrutin, un délégué de liste qui pourra assurer une présence permanente aux côtés du bureau de vote. Ce délégué est habilité à contrôler toutes les opérations électorales. Ce délégué de liste doit être choisi parmi les électeurs.

Aucun résultat partiel n’est accessible pendant le déroulement du scrutin.

Une cellule d’assistance sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire fournira une assistance fonctionnelle par courriel et par téléphone pendant le vote selon les modalités décrites dans le cahier des charges.

10.4 Descellement et dépouillement

A l’heure de fermeture du scrutin le vote n’est plus accessible aux électeurs. Les clés sécurisées délivrés au moment du scellement de l’urne sont introduites dans le système pour le descellement.

Le dépouillement est effectué directement par le site de vote électronique sous la responsabilité du bureau de vote. A l’issu du dépouillement le fichier de compte-rendu de résultats et les PVs CERFAs sont édités automatiquement. Il convient alors aux membres des bureaux de valider et signer ces documents.

Dans les quinze jours suivant la fin des élections, une communication des PVs CERFAs sera faite :

• 1 exemplaire pour la Direction

• 2 exemplaires pour l’Inspection du travail

• 1 exemplaire pour le CTEP (Centre de Traitement des Elections Professionnelles)

• 1 exemplaire pour les organisations syndicales signataires du protocole

Le compte-rendu de résultats sera affiché dans les locaux de l’entreprise sur les panneaux prévus à cet effet.

Article 11 – DUREE DU PROTOCOLE

Le présent protocole est conclu pour les élections des membres des CSE d’établissements en 2019.

Article 12 - PUBLICITE

Le présent protocole pourra être consulté sur le site de vote du prestataire et au service Ressources Humaines de la MFCA.

Annexe I : Cahier des charges vote électronique – Votéo – AKG Solution

Fait à Saint-Brieuc, le 28 octobre 2019 en 4 exemplaires,

Pour la Mutualité Française Côtes d’Armor,

XXXXXXXXX, Directrice Générale

Signature précédé de la mention « lu et approuvé »

Pour le Syndicat C.F.D.T,

XXXXXXXXXXXX

Signature précédé de la mention « lu et approuvé »

Pour le Syndicat F.O,

XXXXXXXXXXX

Signature précédé de la mention « lu et approuvé »

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1. Adresse de l’entreprise, du service RH : 7 rue des Champs de Pies, CS 30008, 22099 SAINT-BRIEUC Cedex 9↩