Accord d'entreprise "Un Accord relatif à la mise en place et au fonctionnement des IRP et aux conditions et modalités de vote électronique" chez MUTUELLES DE BRETAGNE FINISTERE (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE

relatif à la mise en place et au fonctionnement des instances représentatives du personnel

et aux conditions et modalités de vote par voie électronique

ENTRE :

• Les MUTUELLES DE BRETAGNE,

Dont le siège social est situé 5, rue de Portzmoguer – 29200 Brest

Représentées par leur Directrice Générale, xxxxxx,

d’une part,

ET

• La déléguée syndicale,

xxxxxxxxxxxxxxxx.,

d’autre part,

Il a été convenu le présent accord :

Article 1 : OBJET

Le présent accord s’inscrit dans le cadre de l’expiration des mandats des représentants du personnel des Mutuelles de Bretagne et de l’organisation de leur renouvellement.

L’objet de cet accord est d’une part de profiter de la réforme des instances représentatives du personnel pour renforcer le dialogue social dans l’entreprise en définissant des modalités de mise en place et de fonctionnement qui permettent aux représentants du personnel d’assurer leurs missions avec efficacité (Chapitre I).

D’autre part, cet accord a pour objet de faciliter l’organisation des élections des représentants du personnel et de favoriser la participation des salariés par la mise en place du vote électronique par Internet (Chapitre II).

Article 2 : CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique pour l’ensemble des sites et services des Mutuelles de Bretagne.

Article 3 : PORTÉE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu dans le cadre des dispositions des articles L2232-11 et suivants du Code du travail.

L’ensemble des dispositions du présent accord complète celles des Conventions collectives applicables aux Mutuelles de Bretagne consacrées aux élections des délégués du personnel.

Pour le cas où des dispositions actuelles ou futures du Code du travail ou des Conventions collectives précitées viendraient à être plus avantageuses que celles du présent accord, elles seraient immédiatement appliquées. Dans le cas contraire, seules prévaudraient les dispositions du présent accord.

Chapitre 1 : ORGANISATION DE LA REPRÉsentation du personnel

Les ordonnances n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relatives à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et n°2017-1718 du 20 décembre 2017 ainsi que la loi de ratification n°2018-217 du 29 mars 2018 ont profondément modifié le cadre législatif des institutions représentatives du personnel en créant une instance unique : le comité social et économique (CSE).

Si la loi prévoit des règles générales applicables à la constitution de cette instance tant au niveau de l’entreprise qu’au niveau des établissements, le législateur a souhaité accorder une marge de manœuvre aux partenaires sociaux pour les aménager, afin de tenir compte des spécificités de l’entreprise.

Article 4 : PERIMETRE DES ELECTIONS DU PERSONNEL

Afin de déterminer le nombre et le périmètre des établissements distincts, les parties signataires ont fait le choix de retenir le critère d’autonomie de gestion du Directeur de site ou d’activité, notamment en matière de gestion du personnel.

Ainsi, les parties signataires considérant :

• D’une part le niveau de délégation des pouvoirs attribué aux Directeurs de sites ou d’activités ;

• D’autre part le périmètre opérationnel de leur autonomie de gestion et de décision.

Elles conviennent qu’aucun site ou aucune activité des Mutuelles de Bretagne ne détient le degré d’autonomie suffisant pour être apprécié comme un établissement distinct au titre de l’article 2313-3 du code du travail.

Par conséquent, un Comité Social et Economique unique sera élu lors des prochaines élections de représentants du personnel.

Chapitre 2 : VOTE ELECTRONIQUE

Compte tenu de l’organisation du travail en vigueur aux Mutuelles de Bretagne et de l’existence d’un grand nombre de situations où ses salariés, pendant leur temps de travail, interviennent, en totalité ou en partie, hors des locaux des Mutuelles de Bretagne, il apparaît aux parties signataires du présent accord que la mise en place d’un système de vote électronique offre, notamment aux salariés précités, les meilleures facilités et conditions de participation aux élections professionnelles.

Par conséquent, les parties signataires du présent accord conviennent de la mise en place du vote électronique lors de l’élection des membres du Comité Social et Economique (CSE), laquelle doit se dérouler en début d’année 2019.

Article 5 : PRINCIPES GENERAUX DU VOTE ELECTRONIQUE

Conformément aux dispositions du Code du travail, ce système de vote électronique comporte des garanties et modalités spécifiques dont :

• anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;

• sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l’électeur et bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

• unicité du vote ; impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;

• sécurisation du vote au moyen de :

  • chiffrement et cryptage ;

  • codes d’accès confidentiels pour chacun des votants ;

Plus généralement, le système retenu sera mis en place dans le respect des dispositions du Code du travail, dont les articles R2314-9 et R2324-5 (respect du principe de sécurité).

Le dispositif de vote électronique sera inscrit au registre des activités de traitement résultant de la Directive « Règlement Général de Protection des Données » (RGPD) du 25 mai 2018.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif de vote à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux par voie électronique. Ce prestataire est la société Docapost, filiale du groupe La Poste.

Article 6 : MODALITES D’ORGANISATION DU VOTE ELETRONIQUE

Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de l’organisation des élections, les parties signeront un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

Formation au système de vote électronique

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation relative aux modalités de fonctionnement du système de vote électronique, dispensée avant le premier tour de scrutin.

Information sur le vote électronique

Chaque salarié des Mutuelles de Bretagne sera informé par voie de notice d’information sur le déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique.

Cellule d’assistance technique

Les Mutuelles de Bretagne mettent en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Elle est constituée de :

• Représentants de l’entreprise :

  • La Responsable Ressources Humaines ou son représentant

  • Le Responsable Informatique ou son représentant

• Représentants des listes de candidats au 1^er tour

• Représentants du prestataire, intervenant à distance

La cellule d’assistance technique a pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l’urne électronique est vide, scellée, et chiffrée par 3 clefs délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 7 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Etablissement et transmission des listes électorales

En application des dispositions du Code du travail, la charge d’établir les listes des électeurs et éligibles pour l’élection des membres du CSE revient aux Mutuelles de Bretagne.

Celle-ci s’acquittera de cette obligation et assurera la transmission des contenus au prestataire visé à l’article 5 du présent accord dans les conditions fixées par le protocole d’accord préélectoral.

Le contrôle de la conformité et de la stricte correspondance entre contenus des listes importées sur le système de vote électronique et contenus des listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité des Mutuelles de Bretagne. De son côté, le prestataire visé à l’article 5 du présent accord assurera, dès réception desdites listes, leur sécurité et leur confidentialité.

Transmission des listes de candidats

Les listes de candidats, pour le premier tour de scrutin et lors d’un éventuel second tour, seront établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral

Ces listes de candidats seront adressées, pour intégration dans le système de vote électronique, par les Mutuelles de Bretagne au prestataire visé à l’article 5 du présent accord suivant les modalités et délais prévus par protocole d’accord préélectoral.

Transmission de la communication électorale

Le protocole d’accord préélectoral déterminera les conditions de transmission, au prestataire de la communication que les candidats destinent aux électeurs pour le premier tour de scrutin et à l’occasion d’un éventuel second tour.

Matériel de vote

Le cahier des charges du prestataire visé à l’article 5 du présent accord lui imposera l’élaboration d’un matériel de vote assurant l’égalité de traitement entre tous les candidats participant à l’élection.

D’ores et déjà, il est acquis que :

• les listes de candidats seront présentées sur les écrans des postes ou les écrans informatiques permettant le vote, dans l’ordre alphabétique des appellations, noms ou sigles les identifiant (appellations, noms ou sigles choisis par les organisations syndicales lors du premier tour et par d’autres candidats en cas d’éventuel second tour) ;

• la dimension des bulletins et la typographie utilisée seront strictement identiques pour toutes les listes et permettront leur affichage sur une page d’écran unique avec une résolution standard.

Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour, pendant une période délimitée, précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les membres de la cellule d’assistance technique visées à l’article 6 du présent accord.

Le scellement des urnes intervient à l’ouverture du vote et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut toutefois être révélé au cours de scrutin.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés :

• Une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne sera adressée aux électeurs avant l’ouverture du scrutin.

• La possibilité sera ouverte de procéder au vote depuis le lieu de travail, et notamment sur les ordinateurs ou téléphones ou tablettes des salariés qui en sont équipés pour leur usage professionnel et bénéficiant d’une connexion Internet.

• Des postes informatiques seront mis à disposition des électeurs dans les services dont les salariés ne sont pas majoritairement équipés. Ainsi :

  • Siège social : les salariés pourront voter sur leurs ordinateurs professionnels

  • Crèche Mes Premiers Pas : mise à disposition d’un ordinateur dans un bureau isolé au siège social

  • Crèche Jean de la Fontaine : les salariés pourront voter sur l’ordinateur disponible dans salle de pause

  • Résidence Poan Ben : la salariée pourra voter sur son ordinateur professionnel

  • Centres dentaires : les salariés pourront voter sur les ordinateurs professionnels utilisés dans chaque centre dentaire

  • Centre optiques : les salariés pourront voter sur les ordinateurs professionnels utilisés dans chaque centre optique

  • Ehpad : mise à disposition de 2 ordinateurs en salle de réunion, avec un système permettant de les isoler.

  • Spasad / CSI : les salariés équipés d’ordinateurs à usage professionnel pourront les utiliser pour voter, pour les autres il sera mis à disposition deux ordinateurs dans le local rue George Sand, en salles de réunion. Les horaires d’ouverture du local seront adaptés afin de permettre aux salariés de voter entre leurs interventions à domicile.

• Le vote sera également possible depuis les ordinateurs, téléphones, tablettes personnels des salariés et connectés à Internet

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Modalités d’accès au site de vote

Chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, à son domicile, par courrier, l’adresse du site Internet de vote et les moyens d’authentification. Ces codes sont valables pour les deux tours.

L’adresse du site de vote électronique sera déterminée dans le protocole d’accord préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter. A réception du vote, la saisie des codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permettra au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantira l’unicité de son vote.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

Programmation du site Internet

Le prestataire assurera la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduira sur le site Internet de vote les professions de foi telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs. Chaque profession de foi devra être remise datée et signée à la Direction Générale des Mutuelles de Bretagne, par un représentant légal de la liste concernée.

Article 8 : CLOTURE ET RESULTATS

Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes sur les trois qui doivent être éditées.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs en ont connaissance à l’exclusion de toute autre personne.

Le Président du bureau de vote et deux assesseurs nominativement identifiés (le plus âgé et le plus jeune parmi les électeurs à défaut d’accord), reçoivent chacun une clé de déchiffrement distincte.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Délais de recours et destruction des données

Le prestataire retenu conserve sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 9 : APPLICATION DE L’ACCORD

Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée, dans le but d’être appliqué à la seule élection des membres du Comité Social et Economique de l’année 2019, soit durant tout le temps du déroulement du processus électoral.

Sauf renouvellement prévu dans les conditions visées au paragraphe qui suit, il cessera de produire effet à l’échéance du terme précité.

Le présent accord pourra faire l’objet d’un renouvellement afin de devenir applicable à de futures élections professionnelles, générales ou partielles, au sein des Mutuelles de Bretagne. Dans ce cas précis, il sera renouvelé pour une durée équivalente au temps du déroulement du futur processus électoral à venir.

Ce renouvellement sera formalisé par un avenant de renouvellement signé par l’ensemble des signataires du présent accord avant le démarrage du futur processus électoral à venir. À défaut, le présent accord ne sera pas renouvelé.

Révision

Le présent accord est révisable au gré des parties. Toute demande de révision par l’une des parties signataires est obligatoirement accompagnée d’une rédaction nouvelle concernant le(ou les) article(s) soumis à révision et notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception ou contre décharge à chacune des parties signataires.

Au plus tard dans le délai de 3 mois à partir de la réception de cette lettre, les parties doivent s’être rencontrées en vue de la rédaction d’un nouveau texte. Le présent accord reste en vigueur jusqu’à la conclusion du nouvel accord.

Formalités de dépôt et de publicité

Le présent accord fera l’objet des formalités de dépôt et de publicité conformément à l’article L 2231-6 du Code du Travail.

Le présent accord est conclu en cinq exemplaires originaux :

• Un exemplaire papier signé des parties et une version sur support électronique à destination de la DIRRECTE

• Un exemplaire papier signé des parties à destination du secrétariat greffe du conseil des Prud’hommes

• Un exemplaire papier signé des parties pour l’employeur à disposition du personnel pour consultation,

• Un exemplaire à destination de chaque délégué syndical signataire.

Fait à Brest, le xxxxxxxxxxx

En 5 exemplaires.

Pour le syndicat CGT, Pour les MUTUELLES DE BRETAGNE,

xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxx

xxxxxxxxxxxxxxxx