PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF

AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES 2022

AU SEIN DE LA CPAM DE LA HAUTE-LOIRE

Entre :

La Caisse Primaire d’Assurance Maladie de la Haute-Loire, représentée par son Directeur, d’une part,

Et

Les organisations syndicales suivantes : CFDT représentée par

CGT représentée par

d’autre part,

Table des matières

PREAMBULE 3

ARTICLE 1 MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS 3

1.1 VOTE EXCLUSIVEMENT PAR INTERNET 3

1.2 CHOIX D’UN PRESTATAIRE EXTERIEUR 3

1.3 LISTES ELECTORALES 4

1.4 LISTES DES CANDIDATS ET BULLETINS DE VOTE 4

1.5 PLAN DE COMMUNICATION 4

1.6 LIEUX ET DUREE DU SCRUTIN 4

ARTICLE 2 DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE 5

2.1 MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE 5

2.2 GARANTIE DE CONFIDENTIALITE 5

ARTICLE 3 DUREE DE L’ACCORD 6

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections professionnelles de 2022 relatifs :

• aux Représentants du Personnel siégeant au Conseil, et

• au Comité Social et Economique du personnel de la CPAM de la Haute-Loire,

de favoriser la participation des salariés et d’augmenter la sécurisation du vote et des résultats, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place le vote électronique par internet.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre des dispositions du Code du travail relatives aux élections professionnelles, notamment les articles R 2314-6 et suivantes, dont notamment l’article R2314-10 sur les données relatives aux électeurs inscrits et à leur vote, et les articles R2314-12 et R2324-8 relatifs aux moyens de vote électronique dans le cadre des élections professionnelles.

Le présent accord a pour objet d’entériner la décision prise par les parties de recourir au vote électronique et de fixer le cadre général de sa mise en œuvre.

Le présent accord sera annexé au protocole d’accord préélectoral qui fixera le détail des modalités d’organisation des élections.

ARTICLE 1 : MODALITES D’ ORGANISATION DES OPERATIONS

1.1 - VOTE EXCLUSIVEMENT PAR INTERNET

Les parties signataires conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement par internet pour les élections professionnelles de 2022.

1.2 - CHOIX D’UN PRESTATAIRE EXTERIEUR

Un accord-cadre n°18/AC/22 relatif à la mise à disposition d’un système de vote électronique via internet (en mode Saas) pour les élections au sein des organismes de sécurité sociale a été mis en œuvre.

La dématérialisation du processus de vote répond au référentiel de la démarche RSO de la Sécurité sociale et notamment aux engagements n°3 « Réduire notre impact environnemental » et n°4 « Intégrer les enjeux RSO dans la stratégie et le processus achat ».

Conformément à la convention d’objectifs et de gestion 2018-2022, l’adhésion à cet accord-cadre est obligatoire pour tout organisme souhaitant acheter une prestation de vote électronique. L’accord cadre n’a depuis le 25 février 2020 qu’un seul attributaire : la société PARAGON.

Les prestations prévues à l’accord-cadre comprennent :

- Une assistance juridique à la planification, éventuellement personnalisée à la demande de l’organisme

- La réunion de cadrage formalisant notamment le planning des livrables

- Le paramétrage de la solution : interface « gestionnaires » et « électeurs », et assistance utilisateurs

- La création, l’impression et l’envoi des identifiants par courriers

- La formation des utilisateurs à distance ou en présentiel

- Une campagne d’informations et de sensibilisation des électeurs par courriels

- L’assistance au dépouillement à distance ou en présentiel

- L’archivage des données dans un coffre-fort électronique pendant la durée légale de recours

- Une expertise indépendante du scrutin par un expert mandaté par la société

1.3 - LISTES ELECTORALES

Le service Ressources Humaines établira un fichier « listes électorales » qui enregistre les données suivantes : nom et prénoms des inscrits, date d’entrée, date de naissance, collège d’appartenance.

Ce fichier sera transmis au prestataire.

1.4 - LISTES DES CANDIDATS ET BULLETINS DE VOTE

Les listes des candidats et les professions de foi, établies en respect des caractéristiques imposées par le prestataire, seront transmises au service Ressources Humaines, qui les transmettra en l’état, au prestataire.

Le prestataire assurera la programmation des pages web sur le serveur de vote.

Les listes présentées par les organisations syndicales et les professions de foi seront mises en ligne. Le prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins de vote et la police utilisée soient uniformes.

1.5 - PLAN DE COMMUNICATION

Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin pour faciliter l’appropriation par les électeurs de cette nouvelle technique de vote.

En amont du scrutin :

• Information sur les conditions et les règles du vote en ligne

• Information de la date d’envoi des codes / identifiants de vote par le prestataire

• Messages ciblés sur l’intranet et des supports dématérialisés de communication

Pendant le scrutin :

• Appel des électeurs auprès de la cellule d’assistance technique afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaire au bon déroulement de l’expression de leur vote.

1.6 - LIEUX ET DUREE DU SCRUTIN

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle, pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail, en télétravail de leur domicile, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours, et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

ARTICLE 2 : DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

2.1 - MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Chaque électeur recevra avant le scrutin, à son domicile, un courrier précisant les identifiants et mots de passe. Ces documents seront accompagnés d’une notice d’information sur la solution de vote électronique mise en place pour les élections. Les courriers seront personnalisés à la charte graphique de l’organisme. Le courrier détaillera également le processus de renouvellement d’identifiants en cas de non réception ou de perte.

L’envoi des identifiants et mots de passe pour voter sera adressé par courrier simple. Toutefois, pour sécuriser le vote et la fiabilité des élections, les deux éléments seront adressés séparément par courrier, éventuellement remis en main propre, et/ou par courriel.

A minima, la plateforme « Electeurs » comprendra :

➢ Un espace de connexion sur lequel le votant entrera les identifiants qu’il aura reçus par voie postale en accord avec les recommandations de la CNIL et avec le protocole d’accord préélectoral ;

➢ Un espace d’accueil avec une présentation des scrutins, un accès aux candidatures et professions de foi dématérialisées au format PDF avec l’apparition des logos ;

➢ Un accès à une documentation technique d’utilisation de la plateforme ainsi qu’un numéro de la cellule d’assistance technique à contacter en cas de demande d’aide au vote ou à l’usage d’une fonctionnalité sur la plateforme ;

Une fois connecté, l’électeur pourra voter. Un accusé réception sera à disposition de chaque votant à l’issue du vote.

2.2 - GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN

Les membres du bureau de vote électronique seront détenteurs des clés de chiffrement et déchiffrement de l’urne électronique. Les membres du bureau procèdent au scellement du système de vote, de la liste des candidats, des listes électorales, des dates d’ouverture et de fermeture du vote et du système de dépouillement. La solution doit pouvoir mettre en évidence que les données sont scellées.

A minima, la plateforme « Gestionnaire » comprendra :

➢ Un espace de connexion sur lequel le gestionnaire entrera les identifiants qu’il aura reçus par voie postale en accord avec les recommandations de la CNIL et avec le protocole d’accord préélectoral ;

➢ Un accès aux listes électorales dématérialisées, ainsi qu’aux candidatures et professions de foi avec les logos apparents (documents au format souhaité) ;

➢ Un suivi en direct du taux de participation à l’élection ;

➢ Un journal des événements par scrutin doit être visible et consultable

Les Gestionnaires pourront consulter à tout moment le taux de participation à l’élection.

Le système de vote électronique doit permettre de prouver, a minima, que :

- Le scellement est resté fiable pendant l’ouverture du scrutin,

- Le vote est anonyme,

- La liste d’émargement ne comprend bien que les électeurs qui ont voté,

- L’urne ne contient bien que les votes relatifs à l’élection en cours,

- Le journal de traçabilité des actions est fiable et horodaté.

ARTICLE 3 : DUREE DE L’ACCORD ET DISPOSITIONS GENERALES

Le présent accord a préalablement été présenté pour avis au Comité Social et Economique.

Il est conclu pour une durée déterminée correspondant à celle nécessaire pour l’organisation des élections professionnelles de 2022.

En application de l’article L.2231-5 du Code du travail, le texte du présent accord est notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives dans l’organisme.

A l’arrivée du terme de cet accord, il cessera de produire ses effets.

Conformément aux articles D.2231-2 et D.2231-4 du code du travail, l’accord sera déposé sur la plateforme de télé procédure du ministère du travail ainsi qu’au secrétariat-greffe du Conseil de Prud’hommes.

Une version anonyme de cet accord sera publiée sur la base de données nationale (legifrance.fr) conformément à l’article L.2231-5-1 du Code du travail.

Le présent accord entrera en vigueur à compter du 1^er jour du mois suivant son agrément.

Fait au Puy en Velay, le 9 décembre 2021

Pour la CPAM, Pour la CGT, Pour la CFDT,

Le Directeur