Accord relatif à la mise en place du vote électronique pour les élections du CSE au sein de l’Adapei 45

Entre :

L’Association Départementale de parents et Amis de Personnes handicapées mentales (Adapei 45) Les papillons blancs du Loiret – 69 avenue de Verdun – 45400 FLEURY LES AUBRAIS, immatriculée 77560751800450, représentée par en sa qualité de Président et conformément à son mandat de représentation et de signature dans le cadre de la présente négociation.

D’une part,

Et :

Le syndicat « CGT Adapei 45 »,

Représenté par , déléguée syndicale, désignée par courrier en date du 18 mars 2019,

Le syndicat « CFDT »,

Représenté par , délégué syndical, désigné par courrier en date du 18 mars 2019,

Représenté par , déléguée syndicale, désignée par courrier en date du 21 novembre 2019

D’autre part.

SOMMAIRE

PREAMBULE 4

TITRE 1. DISPOSITIONS GENERALES 4

Article 1.1. Cadre juridique 4

Article 1.2. Durée et date d’effet 4

Article 1.3. Objet de l’accord 4

Article 1.3. Adhésion – dénonciation - révision 4

1.3.1. Toute organisation syndicale de salariés représentative au sein de l’association qui n’est pas signataire de l’accord pourra y adhérer ultérieurement. 4

1.3.2. Le présent accord pourra être révisé dans des conditions prévues à l’article L 2261-7-1 du Code du Travail : 5

Article 1.4. Publicité de l’accord 5

Article 1.5. Information des salariés 5

TITRE 2. DISPOSITIF DU VOTE ELECTRONIQUE 5

Article 2.1. Principe de recours à un prestataire 5

Article 2.2. Caractéristiques générales du système de vote électronique 6

Article 2.3. Cadre géographique des élections 6

Article 2.4 Dates et lieu des élections 7

Article 2.5 Disposition du protocole d’accord préélectoral 7

Article 2.6 Formation et information 7

Article 2.7. Déroulement du vote 7

2.7.1. Notice d’information 7

2.7.2. Matériel de vote – codes confidentiels 7

2.7.3. Assistance technique 7

2.7.3.1 A destination du bureau de vote 8

2.7.3.2 A destination des collaborateurs 8

2.7.4. Gestion des identifiants et mots de passe 8

2.7.5. Scellement des urnes 8

2.7.6. Suivi des opérations électorales durant le scrutin 9

2.7.7. Dépouillement – Procès-verbaux - Résultats 11

2.7.8. Contrôle de présence des bulletins 12

PREAMBULE

Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique en vue de l’élection du CSE dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisation des responsabilités syndicales et des articles L2314-26 et R2314-5 et suivants du Code du travail.

Les informations relatives au processus électoral ont été et seront tout au cours de ce dernier réalisées dans le respect des dispositions légales.

TITRE 1. DISPOSITIONS GENERALES

Article 1.1. Cadre juridique

Le présent accord est conclu dans le cadre des dispositions des articles L2314-4 et suivants du Code du travail.

Le présent accord peut donc convenir de dispositions non prévues par les accords de branche ou contraires, et notamment la Convention collective nationale de travail des établissements et services pour personnes inadaptées et handicapées du 15 mars 1966.

Article 1.2. Durée et date d’effet

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée prenant fin au 30 avril 2023, dans le cadre des élections professionnelles du CSE pour le mandat 2023-2027, en application de l’article L. 2222-4 du Code du travail.

A tout moment, le présent accord peut faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7 et suivants du Code du travail.

Toutes les modifications d’origine légale ou règlementaire s’appliqueront de plein droit au présent accord.

Article 1.3. Objet de l’accord

Cet accord acte du recours au vote électronique sur internet pour les élections professionnelles du CSE.

Le choix du vote électronique se fait à l’exclusion de toute autre modalité de scrutin et notamment du vote papier.

Article 1.3. Adhésion – dénonciation - révision

1.3.1. Toute organisation syndicale de salariés représentative au sein de l’association qui n’est pas signataire de l’accord pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion sera valable à partir du jour qui suivra celui de sa notification au Secrétariat Greffe du Conseil de Prud’hommes compétent.

Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera également déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.

Une notification devra également être faite dans un délai de huit jours par courrier électronique avec accusé de réception aux parties signataires.

1.3.2. Le présent accord pourra être révisé dans des conditions prévues à l’article L 2261-7-1 du Code du Travail :

« - Tant que perdure le cycle électoral au cours duquel l’accord a été conclu par une ou plusieurs organisations syndicales de salariés :

Représentatives dans le champ d’application de l’accord ;

Signataires ou adhérentes de cet accord.

- Une fois achevé sous le cycle électoral au cours duquel l’accord a été conclu par une plusieurs organisations syndicales de salariés représentatifs dans le champ d’application de l’accord, peu importe qu’elles aient ou non signé ou adhéré à l’accord ».

Article 1.4. Publicité de l’accord

En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de l’association.

Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "Télé Accords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Le déposant adressera un exemplaire de l’Accord au secrétariat greffe du conseil de prud'hommes d’Orléans.

Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L 2231-5-1 du Code du travail. En outre, l'employeur peut occulter les éléments portant atteinte aux intérêts stratégiques de l'entreprise.

A défaut, le présent accord sera publié dans une version intégrale anonymisée.

Article 1.5. Information des salariés

Conformément aux dispositions de l’article L 2231-6 du Code du travail, les salariés de l’association seront collectivement informés du présent accord par voie d’affichage sur les panneaux réservés aux communications destinées au personnel.

TITRE 2. DISPOSITIF DU VOTE ELECTRONIQUE

Article 2.1. Principe de recours à un prestataire

La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à la société Wechooz, dont le siège social est situé au 11 rue Jean Mermoz 75008 PARIS (SAS TechEunomie – RCS Paris n°831 787 775) spécialisée dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de votre électronique.

Dans ce cadre, un cahier des charges sera établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du code du travail. Il sera tenu à la disposition des salariés sur le panneau d’affichage et sera également mis à disposition sur le webemployé Octime.

Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, les parties ont décidé que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique.

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Pour plus d’informations sur le fonctionnement et la description du vote électronique, il est également joint au présent accord le cahier des charges détaillé du fonctionnement du système de vote électronique.

Article 2.2. Caractéristiques générales du système de vote électronique

1. Le système de vote électronique choisi assure :

la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;

la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification ;

la sécurité de l'émargement ;

la sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

2. De plus, le système répond aux caractéristiques suivantes :

les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système ;

le système de vote électronique est scellé à l'ouverture et descellé à la clôture du scrutin ;

les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le traitement « fichier des électeurs » est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci.

3. Conformément à la législation en vigueur, le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect dispositions légales et règlementaires.

4. Le prestataire retenu doit veiller à ce que son système garantisse le respect des principes généraux du droit électoral parmi lesquels la sincérité, l'intégrité, l’anonymat, l’unicité, la confidentialité et la liberté du vote.

Article 2.3. Cadre géographique des élections

Ces élections concernent l’ensemble des salariés de l’Adapei 45.

Article 2.4 Dates et lieu des élections

Le premier tour des élections des membres du CSE se déroulera par vote électronique du mercredi 8 mars 2023 à 9h00 au vendredi 10 mars 2023 à 17h00.

En cas de second tour, celui-ci se déroulera du mercredi 22 mars 2023 à 9h00 au vendredi 24 mars 2023 à 17h00.

Article 2.5 Disposition du protocole d’accord préélectoral

Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent Accord autorisant le recours au vote électronique.

Article 2.6 Formation et information

Lors des élections professionnelles prévoyant le recours au vote électronique, les représentants du personnel, les délégués syndicaux de l’entreprise et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique choisi.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés, notamment par la mise à disposition d’une notice d’information détaillée.

Article 2.7. Déroulement du vote

2.7.1. Notice d’information

Chaque salarié sera informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales par les moyens suivants : affichage sur le webemployé Octime et un envoi sur les mails professionnels.

Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail et/ou à distance.

2.7.2. Matériel de vote – codes confidentiels

Afin de pouvoir se connecter au système de vote, chaque électeur recevra à son domicile un moyen d’authentification confidentiel.

Les codes d’accès, qui se composent d’un code d’accès et d’un mot passe, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Association.

L’envoi de ce matériel de vote sera réalisé le 22 février 2023 pour le premier tour et le 13 mars 2023 pour le second tour.

2.7.3. Assistance technique

La cellule d'assistance technique est constituée des membres du bureau de vote et d’un représentant du prestataire. Elle est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

2.7.3.1 A destination du bureau de vote

Le représentant du prestataire membre de la cellule d'assistance technique assistent l’employeur et le bureau de vote en cas de besoin (du lundi au vendredi 9h à 18h). Plus spécifiquement, il assiste le bureau de vote durant le scrutin et le dépouillement.

Conformément à l’article R. 2314-15 du Code du travail, la cellule d'assistance technique en présence, le cas échéant, des représentants des listes de candidats :

Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à des tests du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

La présence du représentant de WeChooz n’est pas requise lors de la réalisation des phases de test et de vérification décrites ci-avant. Une documentation technique sera mise à la disposition des autres membres de la cellule d’assistance technique pour les accompagner dans l’accomplissement de ces différentes actions.

2.7.3.2 A destination des collaborateurs

En cas de difficultés de connexion, les collaborateurs pourront contacter la helpline par téléphone au ou par mail à l’adresse suivante de 9h00 à 17h00 les jours des votes : les 8, 9 et 10 mars 2023 pour le 1^er tour et les 22, 23 et 24 mars 2023 pour le 2^nd tour.

En dehors de ces horaires, ils pourront réaliser leur demande uniquement sur l’adresse mail suivante : .

2.7.4. Gestion des identifiants et mots de passe

La connexion sur le site de vote s’effectue grâce à un identifiant envoyé par courrier postal et un mot de passe envoyé sur l’adresse mail professionnelle.

L’identifiant est unique et ne peut être connu ni par les organisateurs de l’élection ni par les techniciens de l’assistance technique Wechooz. C’est pourquoi en cas de perte par l’utilisateur de son identifiant, il est possible de regénérer un nouvel identifiant. L’organisateur dispose d’une fonction de réassort d’identifiant. Ce nouvel identifiant remplace le précédent. Donc seul le dernier identifiant est reconnu.

L’identifiant est envoyé automatiquement lors de la mise à disposition de la liste électorale. Cet identifiant est constitué de 10 caractères alphanumériques générés de manière aléatoire et unique.

2.7.5. Scellement des urnes

Le scellement des urnes sera possible le mardi 7 mars 2023 à 17h pour le 1^er tour et le mardi 21 mars 2023 à 17h pour le 2^nd tour.

Chaque membre du bureau de vote recevra un SMS ou un courrier électronique la veille à 17h00, l’informant du fait qu’il doit procéder au scellement des urnes.

Après s’être connecté sur le site de vote, le président du bureau de vote pourra ouvrir la procédure de scellement. Tous les membres du bureau ont accès à une partie qui leur est destinée. Cette procédure consiste à réaliser 3 étapes :

Contrôle et vérification des horaires du scrutin

Un 1^er écran présente le planning détaillé du déroulement du scrutin. Il doit être identique à celui défini dans ce document.

Contrôle et vérification de la liste électorale et des listes de candidats

Ce 2^nd écran permet de télécharger la liste électorale listant tous les membres votants relatifs à ce bureau de vote.

De plus, il présente toutes les listes de candidats telles qu’enregistrées dans le système de vote. Les listes doivent être identiques à celles présentées par les candidats.

Génération de la clé de cryptage secrète des bulletins de vote

Cette étape devra être réalisée de manière collégiale sur un même écran. Tous les membres devront donc être physiquement présents ensembles.

Chaque membre devra demander (grâce à un bouton sur l’écran de scellement) et saisir un code personnalisé qu’il recevra dans la foulée par Mail ou SMS. Ce code à usage unique, généré automatiquement et de manière aléatoire, leur permettra de sceller les urnes, et ce, dans un délai maximal de 30 minutes après réception du code. Le mot de passe généré comportera 10 caractères alphanumériques avec caractères spéciaux.

Chaque membre devra indépendamment définir une « phrase mot de passe » d’au moins 20 caractères. Cette phrase est personnelle et ne devra être communiquée à personne. Elle devra être impérativement enregistrée dans un fichier, puis copiée et collée dans le site de vote. Ce fichier devra être conservé jusqu’au dépouillement des urnes en fin de scrutin, où la phrase mot de passe sera redemandée à l’identique.

En effet, toutes les phrases saisies servent de mot de passe à l’enregistrement interne d’une clé de cryptage des bulletins de vote. Cette clé sera donc secrètement conservée et accessible que grâce à ces phrases mot de passe.

Le président pourra alors valider l’étape.

A l’issue, le président du bureau de vote procèdera à un contrôle des urnes électroniques pour constater que les urnes sont vides et mesurer la participation.

Le vote ne pourra être ouvert qu’après réalisation complète de la procédure de scellement et l’horaire de début du vote.

2.7.6. Suivi des opérations électorales durant le scrutin

Outre le message l’informant de l’ouverture du scrutin, l’électeur recevra des messages de rappel au cours du temps imparti pour voter.

Le site de vote permettra de consulter le taux de participation en continu pendant toute la durée d’ouverture du vote. Il pourra être consulté depuis la page d’accueil.

Les membres des bureaux pourront avoir accès à des contrôles supplémentaires d’intégrité du scrutin. Le système Wechooz calcule des empreintes généralisées et détaillées des données et ressources nécessaires au bon déroulement du scrutin, et ce, à chacune de ses étapes clés. Les empreintes généralisées sont prises :

Au scellement :

La clé publique de chiffrement

L’application cliente

L’application serveur

La structure des bases de données

Le paramétrage du scrutin

La liste électorale

Les listes de candidats

Les candidats

Pendant le scrutin

La cohérence entre les émargements et les bulletins enregistrés

Les émargements incrémentiels au cours du temps

Les bulletins incrémentiels au cours du temps

Le contrôle d’historique

A l’arrêt et la reprise du scrutin

La cohérence entre les émargements et les bulletins enregistrés

Les émargements enregistrés

Les bulletins enregistrés

Le contrôle d’historique

A la fin de la période de vote

La cohérence entre les émargements et les bulletins enregistrés

Les émargements enregistrés

Les bulletins enregistrés

Le contrôle d’historique

Au dépouillement

La cohérence entre les émargements et les bulletins enregistrés

Les émargements enregistrés

Les bulletins enregistrés

Le contrôle d’historique

Les résultats calculés et enregistrés

Des empreintes détaillées sont exportables sous forme de fichier. Elles sont disponibles sur :

Les fichiers de l’application serveur

La structure des bases de données

Le paramétrage du scrutin

La liste électorale

Les listes de candidats

Les candidats

Les émargements enregistrés

Les bulletins enregistrés

Les résultats calculés et enregistrés

Wechooz recalcule les empreintes de manière récurrente et aléatoire. Ainsi, grâce au « contrôle d’intégrité », le site de vote présente aux membres des bureaux, dans leur espace réservé, ces empreintes et la comparaison entre la valeur initiale et celle calculée.

Les différences sont anormales. Dans ce cas, un mail et un sms sont automatiquement envoyés aux membres du bureau concerné et les organisateurs de l’élection les informant d’une incohérence. Le support Wechooz doit alors être informé pour établir d’où vient l’incohérence. Les empreintes détaillées permettent alors l’analyse des différences.

En cours de scrutin, s’il est nécessaire de réaliser des modifications sur les données, liste électorale, listes de candidats, ou si un problème majeur intervient, le bureau de vote à la possibilité de stopper le scrutin temporairement. Après modification des données par le support Wechooz, le scrutin peut être relancé. Pendant la période d’arrêt, les électeurs ne pourront plus voter.

2.7.7. Dépouillement – Procès-verbaux - Résultats

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote électronique n'est plus accessible aux électeurs pour voter mais le reste pour accéder aux résultats et à la participation. Les électeurs connectés avant la clôture pourront finir leur vote dans un délai de grâce accordé de 15 minutes après la clôture.

Le vote électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

A l’issue des opérations électorales, c’est-à-dire après l’heure de fermeture du scrutin les membres du bureau de vote recevront par SMS un nouveau code leur permettant de desceller et dépouiller les urnes électorales.

Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du présent document. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, dans chaque bureau de vote, les membres devront procéder au décryptage des bulletins et décompte des voix. L’opération s’effectue sur le site de vote. La procédure de dépouillement comporte 2 étapes :

Décryptage, décompte des voix et calcul des résultats

Cette étape devra être réalisée de manière collégiale sur un même écran. 2 suffiront pour terminer cette 1^ère étape. 2 membres ou plus devront donc être physiquement présents ensembles.

Chaque membre devra demander (grâce à un bouton sur l’écran de dépouillement) et saisir un code personnalisé qu’il recevra dans la foulée par Mail ou SMS. Ce code généré automatiquement et de manière aléatoire leur permettra de sceller l’urne, et ce, dans un délai maximal de 30 minutes après réception du code. Le mot de passe généré comportera 10 caractères alphanumériques avec caractères spéciaux.

Chaque membre devra copier/coller sa phrase mot de passe depuis leur fichier conservé, Celle-là même qui a été définie au scellement des urnes en début de scrutin.

Le président pourra alors valider l’étape. Le décryptage des bulletins, décompte des voix et calcul des résultats sera automatiquement effectué.

Proclamation des résultats

Le report des résultats se fait sur un formulaire électronique de procès-verbal généré par le prestataire et conforme aux modèles CERFA en vigueur. Les CERFA, listes d’émargement et données brutes sont téléchargeables urne par urne.

Le président du bureau de vote télécharge et vérifie l'exactitude des procès-verbaux préremplis et notamment que les mentions « élus » devant le nom des candidats élus apparaissent.

Le président du bureau de vote procède à l’impression des procès-verbaux. Les membres du bureau de vote contrôlent et signent les procès-verbaux.

En validant cette seconde étape, le président du bureau de vote proclame les résultats après la signature des procès-verbaux.

Les résultats définitifs des élections seront affichés sur le site de vote de Wechooz , et font l’objet d’une communication interne aux salariés dès la proclamation des résultats. Cette communication doit être faite par affichage.

Une copie des procès-verbaux signés est remise aux organisations syndicales qui ont participé à la négociation du présent document et/ou qui ont présenté au moins une candidature.

La liste nominative des élus sera affichée dans les locaux affectés au travail. Elle indiquera l'emplacement de travail habituel des membres du CSE élus et, le cas échéant, leur participation à une ou plusieurs commissions du comité. 

 

En tout état de cause, un exemplaire du procès-verbal sera également transmis par l’employeur au CTEP dans les 15 jours suivants la tenue des élections professionnelles. Cette transmission pourra se faire :  

 

Par voie postale, à l’adresse suivante : CTEP - TSA 79104 - 76934 ROUEN Cedex 9 ;  

Ou sur support électronique via le téléservice dédié à cet effet sur la plateforme WeChooz. Suite à la télétransmission, le CTEP enverra par mail une confirmation de bonne réception des résultats et sollicitera la transmission des CERFA signés au format PDF. 

 

En cas de carence totale, l’employeur devra, en outre :  

 

Porter le procès-verbal de carence à la connaissance des salariés par tout moyen permettant de conférer date certaine à cette information ;  

Transmettre une copie du procès-verbal à l’inspecteur du travail dans les 15 jours suivants la tenue des élections professionnelle par lettre recommandée avec accusé de réception. 

2.7.8. Contrôle de présence des bulletins

Lors du vote, un code aléatoire est présenté à l’écran. Ce code conservé par l’électeur permet de contrôler la prise en compte du bulletin dans le calcul des résultats.

Après le dépouillement, les électeurs, munis des codes aléatoires, pourront les saisir dans une page spéciale présentée sur le site de vote. La présence de ce code est vérifiée dans les tables de résultats.

Fait à Fleury-Les-Aubrais, le 20/01/2023

Déléguée Syndicale CGT Le Président de l’Adapei 45

Déléguée Syndicale CFDT

Délégué Syndical CFDT

ANNEXE

CAHIER DES CHARGES –

RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE DANS LE CADRE DE L’ORGANISATION DES ELECTIONS DU CSE

SOMMAIRE

1. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique 3

1.1. La phase pré-électorale 3

1.2. La phase électorale 5

1.3. La phase post-électorale 6

2. Les aspects techniques clés et le respect des règles associées au vote électronique 7

2.1. Obligations de confidentialité et de sécurité 7

2.2. Obligations relatives aux traitements informatiques 7

2.3. Expertise indépendante 7

3. L’accompagnement des différents acteurs et l’assistance technique 8

3.1. Documentation fournie et formation dispensée 8

3.2. Cellule d'assistance technique 8

Préambule

Afin de sécuriser l’ensemble de son processus électoral,l’Adapei 45 souhaite être accompagnée par un prestataire spécialiste du vote électronique, mandaté par la Direction (ci-après désigné le « Prestataire »).

Ce document reprend l’expression des besoins auxquels le Prestataire devra répondre, à savoir :

- Les fonctionnalités attendues du système de vote électronique (1.) ;

- Les aspects techniques clés et le respect des règles associées au vote électronique (2.) ;

- L’accompagnement des différents acteurs et l’assistance technique (3.).

 

1. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique

Le système sélectionné doit assurer l’organisation de l’élection dans son ensemble, à savoir :

- La phase pré-électorale ;

- La phase électorale ;

- La phase post-électorale.

1.1. La phase pré-électorale

Il est attendu du système proposé par le Prestataire un accompagnement sur l’organisation de l’élection. Le système doit dès lors proposer une interface permettant de guider l’organisateur dans la préparation de l’élection, de paramétrer l’élection et de permettre un contrôle des informations intégrées.

Le système doit permettre à plusieurs personnes de se connecter sur la plateforme de paramétrage, potentiellement avec des droits d’accès et d’actions différents. Par ce biais, les organisateurs devront disposer à tout moment d’une vision de l’avancement du paramétrage ainsi que des éventuelles anomalies identifiées par le système.

Plus précisément, au cours de la phase pré-électorale, le système doit donc permettre :

• La gestion du calendrier électoral

- La définition de l’ensemble des dates de l’élection de manière assistée à partir de la saisie de la date du 1^er tour. La planification de l’élection débutera avec l’information des salariés et la convocation des organisations syndicales et s’achèvera avec le dépouillement du 2^nd tour de l’élection le cas échéant ;

- Le contrôle du respect des délais légaux et règlementaires applicables à la procédure d’organisation d’élection du CSE.

• Le paramétrage des éléments clés de l’élection

Ce qui recouvre notamment :

- Les renseignements administratifs relatifs à l’entreprise ;

- La définition du cadre de l’élection (unité économique et sociale, entreprise, établissement distinct) ;

- Le renseignement des différents sites couverts par l’élection ;

- La définition du nombre de sièges à pourvoir avec indication du nombre de sièges à pourvoir au regard des dispositions règlementaires ;

- La définition des collèges électoraux avec possibilité de paramétrer des collèges spécifiques ;

- La répartition des effectifs et des sièges entre les collèges ;

- Le renseignement de la proportion femmes/hommes au sein des collèges ;

- Les renseignements pratiques relatifs à l’élection (signataire du PAP, choix du nombre de canaux pour la communication des identifiants, taille des mots de passe, ordre d’affichage des listes de candidats, paramétrage des messages adressés aux électeurs etc.).

• La génération d’un projet de Protocole d’Accord Préélectoral (ci-après désigné « PAP »)

- La génération par le système d’un projet de PAP tenant compte des éléments renseignés par l’organisateur de l’élection sur la plateforme de paramétrage ;

- La mise à jour automatique du projet de PAP en fonction des éléments modifiés sur la plateforme de paramétrage.

• La gestion de la liste électorale

- L’intégration des électeurs à la liste électorale par saisie et import d’un fichier ;

- Le contrôle de validité de la liste électorale au regard de la durée de présence dans l’entreprise et de l’âge des électeurs ;

- Le contrôle du rattachement de chaque électeur à un établissement et à un collège ;

- L’intégration par ce biais du ou des moyens de communication de l’électeur qui seront requis pour la transmission des éléments d’authentification permettant l’accès à la plateforme de vote électronique. Il pourra s’agir du numéro de téléphone mobile et/ou de l’adresse mail et/ou de l’adresse physique.

- La génération de la liste électorale définitive pour affichage expurgée des moyens de communication.

• La gestion des listes de candidats

- La saisie des listes de candidats en y intégrant, le cas échéant, le logo de la liste, les photos des candidats, les documents propagandes électorales. A cet égard, afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le Prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

- Le contrôle de la cohérence entre la candidature d’un salarié et son collège et établissement d’appartenance ;

- Le contrôle de l’éligibilité d’un candidat au regard de son ancienneté à la date du 1er tour ;

- La gestion de listes communes entre plusieurs syndicats. Le système devra tenir compte de la composition de la liste de candidats et des résultats obtenus ;

- Le contrôle de la présence au sein de plusieurs listes de titulaires ou de plusieurs listes de suppléants d’un même candidat, le système n’émettant en revanche pas d’alerte en cas de présence à la fois sur une liste de titulaires et sur une liste de suppléants.

- La détermination de l’ordre d’affichage des listes de candidats. Il pourra s’agir d’un ordre alphabétique, aléatoire à chaque connexion des électeurs ou conforme à un ordre spécifiquement convenu avec les syndicats (ceux-ci pouvant par exemple fixer l’ordre selon un tirage au sort et reporter les résultats du tirage dans l’ordre choisi dans l’outil) ;

- Après validation définitive des listes de candidats par l’organisateur, la publication des listes de candidat sur le site de vote et l’information des électeurs de la possibilité de consulter les listes. Les électeurs auront donc accès aux noms des candidats, le cas échéant, au logo des listes, aux photos des candidats et aux documents de propagande.

• La gestion des bureaux de vote

- La définition du nombre de bureaux de vote, le système devant permettre la mise en place d’un bureau unique mais également d’un bureau par scrutin ;

- Le renseignement des membres du bureau et identification de son président ;

- Gestion des acceptations et des refus des membres potentiels des bureaux de manière électronique avec alerte destinées aux organisateurs ;

- Le contrôle de la qualité d’électeur des membres des bureaux de vote et alerte éventuelle si ces derniers sont candidats.

• Contrôle des listes électorales par les électeurs

Chaque salarié figurant dans la liste électorale recevra un message (mail ou SMS) préalablement aux élections l’informant des modalités de connexion, du contrôle qu’il peut réaliser sur les informations le concernant dans la liste électorale et de la possibilité de demander des corrections auprès de la Direction en cas d’anomalie.

• Scellement des urnes par les membres du bureau et vérifications préalables

- Préalablement au scellement de l’urne, le système doit permettre à chaque membre du bureau de vote de vérifier que l’urne est vide ;

- Le système doit permettre d’envoyer aux membres du bureau de vote un message de rappel concernant l’opération de scellement à mener ;

- Avant le début du vote, les urnes devront être scellées par les membres du bureau de vote. A minima, trois membres du bureau de vote seront nécessaires pour réaliser cette opération. Le système devra empêcher le début du vote tant que l’urne n’est pas scellée ;

- La date à partir de laquelle le scellement des urnes est possible précisée dans le paramétrage de l’élection.

1.2. La phase électorale

Le système du Prestataire doit permettre de gérer les principaux aspects de la phase dite électorale, à savoir :

• Connexion sécurisée des électeurs

- A chaque connexion, l’électeur doit recevoir un mot de passe à usage unique avec une durée de validité limitée. Ce code peut être envoyé soit par SMS soit par e-mail, au choix l’organisateur de l’élection ;

- Si le Prestataire ne dispose ni du téléphone portable ni du mail pour un électeur, les informations de connexion seront envoyées par courrier. Elles n’auront dans ce cas pas de caractère temporaire ;

- Le système de vote doit être accessible depuis les principaux systèmes et explorateurs sur PC et Mac ainsi que depuis des smartphones et tablettes. Le site de vote doit être « responsive ».

- Le système devra permettre de régénérer les moyens d’authentification en cas de perte par l’électeur.

• Information et relance des électeurs au cours de l’élection

Le système proposé doit permettre d’envoyer des messages (SMS ou mails) aux électeurs :

- Les informant des dates des élections ;

- Les informant de l’ouverture du vote ;

- Leur rappelant, le cas échéant, qu’ils n’ont pas voté.

• Vote de l’électeur

- Le système doit permettre à l’électeur, au cours de la période de vote, d’accéder aux listes de candidats – lesquelles devront apparaître à l’écran conformément au choix opéré en phase de paramétrage – mais également aux logos, photos et documents de propagande.

- Le système doit permettre à l’électeur d’exercer son droit de vote au cours de toute la durée programmée ; le vote ne pourra intervenir ni avant cette période ni après. Le système permettra néanmoins de programmer un délai de grâce : un électeur connecté sur le site de vote avant la fin de la période de vote disposera d’un laps de temps déterminé au-delà du temps imparti pour effectuer son vote. S’agissant de l’exercice de son droit de vote :

• L’électeur devra pouvoir voter pour une liste titulaire et/ou une liste suppléant ;

• Pour un même scrutin, l’électeur ne pourra sélectionner qu’une seule liste ;

• L’électeur pourra rayer le nom de certains candidats ;

• L’électeur pourra voter blanc.

- Le système doit permettre le vote de l’électeur, urne par urne, en deux étapes et exigera donc une confirmation expresse par scrutin. Tant que le vote pour une urne n’est pas validé, le candidat pourra se reconnecter pour poursuivre son vote ;

- Durant la période de vote, qu’il ait d’ores et déjà exercé son droit de vote ou non, l’électeur devra pouvoir se connecter et avoir accès au taux de participation ;

- L’électeur devra pouvoir vérifier la présence de son bulletin dans l’urne après son vote grâce à un moyen fourni par le système.

• Contrôle des opérations électorales par les membres du bureau de vote

- Le système doit fournir aux membres du bureau de vote un moyen de contrôle permettant de vérifier au cours du vote qu’aucune modification ou intervention sur les données de l’élection et sur les programmes permettant la réalisation du vote n’est intervenue ;

- Le système doit également permettre d’alerter les membres du bureau en cas d’intervention sur le scrutin au cours de l’élection ;

- Le bureau de vote devra pouvoir suspendre le scrutin en cours en cas de problème identifié pendant le vote.

1.3. La phase post-électorale

Le système du Prestataire doit permettre, pour terminer, de gérer les opérations post-électorales à savoir :

• Descellement des urnes et dépouillement des bulletins par les membres du bureau de vote et calcul des résultats

Plus précisément, il permettra :

- D’envoyer aux membres du bureau de vote des messages de rappel concernant les actions à mener post-élection (dépouillement et établissement des documents légaux) ;

- Le descellement des urnes et le dépouillement des bulletins par deux membres du bureau de vote a minima ;

- Le calcul des résultats en appliquant la règle de la proportionnelle à plus forte moyenne. Pour ce faire, le système procèdera :

• Au calcul du quorum ;

• L’attribution des sièges aux différentes listes ;

• La détermination des membres élus, en tenant compte des éventuels sièges réservés ;

• Le cas échéant, le nombre de sièges restant à pourvoir au 2nd tour ;

• Le calcul de la représentativité syndicale à l’issue du 1er tour.

- Aux membres du bureau de vote de contrôler les résultats puis de les valider définitivement pour communication aux électeurs ;

- D’accéder aux documents faisant état des résultats calculés et notamment le procès-verbal des élections dument complété qui devra être vérifié et signé par les membres du bureau de vote. Ce document devra faire apparaitre toute anomalie durant le process de vote ;

- L’accès à la feuille d’émargement.

• Contrôle par les électeurs de la prise en compte de leur vote

L’électeur devra pouvoir vérifier la prise en compte de son bulletin dans le calcul des résultats postérieurement au dépouillement.

• Publicité des résultats par l’intermédiaire de la plateforme WeChooz

- Le système proposé doit permettre d’envoyer un message (mail ou SMS) aux électeurs les informant du dépouillement des bulletins et de la disponibilité des résultats sur le site de vote. Les résultats seront donc accessibles aux électeurs et aux membres des bureaux sur leur interface, par le même processus de connexion ;

- Le système proposé devra rendre accessible les résultats des différents scrutins à la Direction via l’interface de paramétrage.

• Initialisation du 2nd tour si nécessaire :

Le système devra permettre :

- L’initialisation automatique du 2nd tour dans les cas prévus par la loi.

- De reconduire automatiquement pour le 2nd tour les listes syndicales disposant encore de membres pouvant être élus au 2nd tour.

• Communication des résultats à l’administration

Le système proposé permettra à l’organisateur de l’élection, s’il le souhaite, de remplir son obligation de transmettre les procès-verbaux au Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP) de manière dématérialisée par télétransmission via un téléservice dédié sur la plateforme WeChooz.

2. Les aspects techniques clés et le respect des règles associées au vote électronique

Le système de vote doit assurer le respect l’ensemble des contraintes associées au vote électronique, que celles-ci proviennent du droit électoral, du droit du travail ou des recommandations édictées par la CNIL.

2.1. Obligations de confidentialité et de sécurité

Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, le système de vote doit assurer :

- La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux ;

‐ La sécurité de l’adressage des moyens d’authentification ;

‐ La sécurité de l’émargement ;

‐ La sécurité de l’enregistrement ;

‐ La sécurité du dépouillement.

2.2. Obligations relatives aux traitements informatiques

Les données relatives aux électeurs et celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Il est précisé par ailleurs que :

‐ Le fichier des électeurs, contenant les identifiants et mots de passe est issu de la liste électorale ;

‐ La feuille d’émargement est issue de la liste électorale ;

‐ Les fichiers des électeurs, la liste électorale et la feuille d’émargement sont enregistrés de manière distincte de l’urne électronique de manière à ce qu’aucun lien ne puisse être réalisé ;

‐ L’urne électronique doit être scellée, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Le cryptage du bulletin de vote est réalisé sur le poste de l’utilisateur et transmis sans altération dans l’urne électronique.

Après le dépouillement, le système de vote est scellé afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à l’expiration du délai de recours augmenté de deux semaines (afin de s’assurer de l’information des parties par le greffe d’un éventuel recours) ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l’expiration de ces délais, ces fichiers seront détruits.

2.3. Expertise indépendante

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier la conformité du système aux différentes exigences légales et règlementaires parmi lesquelles la délibération n°2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL.

L’expert réalisant la certification doit, conformément à la recommandation de la CNIL :

‐ Être un informaticien spécialisé dans la sécurité ;

‐ Ne pas avoir d'intérêt dans la société qui a créé la solution de vote à expertiser, ni dans l'organisme responsable de traitement qui a décidé d'utiliser la solution de vote ;

‐ Posséder si possible une expérience dans l'analyse des systèmes de vote, en ayant expertisé les systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet, d'au moins deux prestataires différents.

L’expertise doit couvrir l’intégralité du dispositif installé avant le scrutin (paramétrage, logiciel, serveur, etc.), l’utilisation du système de vote durant le scrutin et les étapes postérieures au vote (dépouillement, archivage, etc.).

L’expertise doit porter sur l’ensemble des mesures décrites par la délibération CNIL et ainsi notamment sur :

‐ Le code source correspondant à la version du logiciel effectivement mise en œuvre ;

‐ Les mécanismes de scellement utilisés aux différentes étapes du scrutin ;

‐ Le système informatique sur lequel le vote va se dérouler ;

‐ Les échanges réseau ;

‐ Les mécanismes de chiffrement utilisés, notamment pour le chiffrement du bulletin de vote ;

‐ Les mécanismes d'authentification des électeurs et la transmission des secrets à ces derniers ;

‐ L'évaluation du niveau de risque du scrutin ;

‐ La pertinence et l'effectivité des solutions apportées par la solution de vote aux objectifs de sécurité.

Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

3. L’accompagnement des différents acteurs et l’assistance technique

3.1. Documentation fournie et formation dispensée

Chaque électeur devra avoir accès à une notice d'information détaillée relative aux opérations électorales sur la plateforme de vote.

De plus, les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote devront bénéficier d'une formation sur le système de vote électronique.

Le Prestataire doit fournir toute information et documentation utiles pour répondre à ces exigences.

3.2. Cellule d'assistance technique

Une cellule d'assistance technique, chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction ainsi qu'un représentant du Prestataire, est mise en place pendant la durée des opérations de vote. Elle a notamment pour mission de :

- Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

- Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

- Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

La présence du représentant du Prestataire ne sera pas requise lors de la réalisation des phases de test et de vérification décrites ci-avant. Une documentation technique sera mise à la disposition des autres membres de la cellule d’assistance technique pour les accompagner dans l’accomplissement de ces différentes actions.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques doit être mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du Prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.