Accord d'entreprise "Protocole d'accord sur la communication syndicale numérique" chez SERVICE ADMINISTRATIF - ADAPEI DU MAINE ET LOIRE (Siège)

Protocole d’Accord

sur la communication syndicale numérique

Entre :

• L’Adapei 49 dont le Siège Social est situé : 126, rue Saint Léonard - 49018 ANGERS Cedex 01

Représentée par Madame XXX en vertu des pouvoirs dont elle dispose.

D’une part,

Et :

L’organisation syndicale :

• La C.F.D.T représentée par XXX, en sa qualité de Déléguée Syndicale,

• F.O représenté par XXX, en sa qualité de Délégué Syndical,

D’autre part,

PREAMBULE

Dans un contexte de digitalisation, les parties souhaitent faire évoluer les pratiques et moderniser les modes de communication des organisations syndicales au sein de l’association.

Cette évolution s'inscrit également dans la volonté de RSE afin de contribuer à la diminution de la consommation de papier.

Ainsi, les parties conviennent d'utiliser les outils numériques existants au sein de l’association pour procéder à une communication, via la messagerie électronique, des informations et publications syndicales mises en ligne sur l’espace d’affichage numérique.

Les parties décident de conclure le présent accord qui définit les modalités de mise en place et de fonctionnement d'un espace d'affichage numérique et les conditions d'utilisation de la messagerie professionnelle pour la communication syndicale à destination des professionnels.

Au cours de la négociation, la direction a invité les organisations syndicales représentatives de l’association afin de leur présenter la matérialisation technique du présent accord et recueillir leurs observations et propositions.

Dès son entrée en vigueur, le présent accord annule et remplace tous les engagements, usages et accords au sein de l’association relatifs aux modalités de la communication syndicale.

A l'issue des réunions de négociation, il a été arrêté ce qui suit :

SOMMAIRE

1. CHAPITRE 1 : Champ d’application

2. CHAPITRE 2 : Espace d'affichage syndical numérique

   1. Configuration de l'espace d'affichage syndical numérique et émetteurs

   2. Contenu de l'espace d'affichage syndical numérique

3. CHAPITRE 3 : Conditions d'utilisation de la messagerie électronique professionnelle

   3. Configuration de la messagerie et émetteurs

   4. Objet et contenu du message

   5. Fréquence et nombre des messages

   6. Confidentialité

4. CHAPITRE 4 : Dispositions complémentaires relatives à la distribution de tracts sous format papier

   7. Distribution libre dans l'enceinte de l’association aux heures d'entrée et de sortie

   8. Distribution complémentaire de tracts durant les périodes électorales syndicales

5. CHAPITRE 5 : Déontologie et responsabilité

   9. Déontologie

   10. Responsabilité

   11. Manquements aux règles d'utilisation

CHAPITRE 6 : Indisponibilité du portail intranet

et analyse des flux

6. 12. Indisponibilité de l'espace d'affichage syndical numérique

   13. Analyse et contrôle de l'utilisation de l'espace d'affichage syndical numérique et de la messagerie professionnelle

CHAPITRE 7 : Dispositions diverses

1. Date d’application et durée de l’accord

2. Agrément et entrée en vigueur

3. Clause de rendez-vous

4. Révision de l’accord

5. Communication de l’accord

6. Publicité et dépôt

CHAPITRE 1 : Champ d’application

Les organisations syndicales représentatives (OSR) et les organisations syndicales (OS) ayant créé une section syndicale au sein de l’association bénéficient des dispositions du présent accord dans le respect de ses conditions et modalités d'application.

Le présent accord a pour objet de faciliter l’accès à la communication syndicale pour l’ensemble des salariés et les membres de conseil d’administration.

CHAPITRE 2 : Espace d'affichage syndical numérique

Ayant désormais recours aux outils numériques pour communiquer, les parties conviennent de procéder à l'affichage syndical via le panneau d’affiche numérique qui leur sera mis à disposition.

Les parties conviennent que cela n’exclut pas les panneaux d'affichage physiques.

Article 2.1. Configuration de l'espace d'affichage syndical numérique et émetteurs

L’association met à disposition de chaque organisation syndicale un espace dédié.

Les organisations syndicales sont positionnées par ordre alphabétique sur une même page.

Un panneau d'affichage syndical numérique est attribué à chaque organisation syndicale.

A date, le chemin d'accès aux panneaux d'affichage syndical numériques est le suivant :

En fonction des évolutions techniques, ce chemin d'accès pourra être amené à évoluer pour plus d’efficacité et à être modifié après information des organisations syndicales.

L'accès à l’espace est ouvert sur demande écrite de l'organisation syndicale auprès de la Direction des Ressources Humaines.

L'organisation syndicale communique, avec la demande, deux référents désignés par chaque organisation syndicale qui feront l'interface avec la Direction le cas échéant.

Article 2.2. Contenu de l'espace d'affichage syndical numérique

Les panneaux doivent comporter exclusivement des tracts et publications syndicales à destination des collaborateurs.

Les tracts et publications déposés sur l'espace d'affichage syndical numérique doivent être sous un format PDF dont la taille ne peut pas excéder une capacité globale de stockage.

Les panneaux sont alimentés de manière autonome et responsable par chaque organisation syndicale via l'outil qui leur est mis à disposition.

Chaque organisation syndicale est libre d'en fixer le contenu sous réserve que les informations diffusées aux salariés aient un caractère exclusivement syndical conformément aux dispositions de l'article L. 2142-5 du Code du travail.

Chaque organisation syndicale visée à l'article 1 du présent accord bénéficie des dispositions de l'accord et s'engage à respecter les conditions de mise à disposition, fonctionnement et utilisation de l'espace d'affichage syndical numérique.

Conformément aux dispositions de l'article L. 2142-3 du Code du travail, les panneaux d'affichage numérique destinés aux organisations syndicales ne peuvent être utilisés par le Comité social et économique (CSE) pour aucune communication le concernant. Les informations concernant le CSE doivent être publiées sur le site dédié.

CHAPITRE 3 : Conditions d'utilisation de la messagerie électronique professionnelle

Les parties conviennent de l'utilisation de la messagerie électronique professionnelle dédiée à leur syndicat pour informer de la publication d’un tract sur l’espace d’affichage numérique.

Par conséquent, l'accès à la messagerie électronique professionnelle par les organisations syndicales met fin de plein droit aux usages en vigueur.

Article 3.1. Configuration de la messagerie et émetteurs

Les organisations syndicales sont autorisées à utiliser la messagerie électronique professionnelle pour informer de la mise en ligne de leurs tracts et publications sur l’espace d’affichage numérique, dans les conditions définies par le présent accord.

L'outil dédié permet à une organisation syndicale d'informer les salariés via leur adresse mail syndicale de la publication d'une information sur son espace numérique à partir d'une liste de diffusion globale.

Article 3.2. Objet et contenu du message

Les organisations syndicales doivent exclusivement utiliser la boite mail du syndicat pour informer de la parution d’un tract ou publication sur l’espace d’affichage numérique

L'objet du message comporte exclusivement les mentions suivantes :

« Acronyme de l'OS émettrice - Nouvelle publication sur le portail syndical »

Le corps du message est exclusivement composé des éléments suivants :

• éventuellement un texte concis limité à 300 caractères (espaces compris) faisant exclusivement référence au sujet traité ;

• le lien permettant d'accéder au panneau d'affichage de l'OS concernée sur lequel le collaborateur peut consulter le tract syndical ;

• la signature et le logo de l'OS émettrice.

Aucun fichier ne pourra être joint à ce message.

Article 3.3. Fréquence et nombre des messages

Afin de ne pas saturer la messagerie des salariés, la diffusion de publications syndicales par le biais de la messagerie professionnelle est limitée à 15 publications par trimestre, publications nationales comprises, hors périodes électorales syndicales.

En période électorale syndicale, un régime dérogatoire est prévu à l'article 4.2 du présent accord.

Article 3.4. Confidentialité

Les parties sont tenues à une obligation de stricte confidentialité à l'égard des listes de diffusion mises à disposition et de toute autre information relative au personnel de l’association dont elles ont connaissance dans le cadre de l'application du présent accord.

CHAPITRE 4 : Dispositions complémentaires relatives à la distribution de tracts sous format papier

Article 4.1. Distribution libre dans l'enceinte de l’association aux heures d'entrée et de sortie

En application de l'article L. 2142-4 du Code du travail, les publications et tracts de nature syndicale peuvent être librement diffusés aux collaborateurs de l'entreprise dans l'enceinte de celle-ci aux heures d’entrée et de sortie du travail.

Article 4.2. Distribution complémentaire de tracts durant les périodes électorales syndicales

En complément des dispositions de l'article 3, à titre exceptionnel et uniquement lors des élections professionnelles internes, au sein de l’association, les organisations syndicales sont autorisées, lors de leur campagne électorale, à diffuser des tracts et/ ou des publications sous format papier dans les trois mois qui précèdent l'ouverture de chaque tour d'élection et dans le mois qui suit la proclamation définitive des résultats des élections.

Dans ce cadre, le nombre de tracts ou publications syndicales adressés par les organisations syndicales est limité au nombre de 4 pour l'élection concernée.

Le contenu des documents doit être en lien direct et exclusif avec le processus électoral en cours.

CHAPITRE 5 : Déontologie et responsabilité

Article 5.1. Déontologie

Conformément à la règlementation en vigueur, chaque émetteur autorisé s'interdit de communiquer de manière : diffamatoire ou nominativement calomnieuse ; injurieuse ou obscène, de nature à porter atteinte à l'honneur, à la dignité des salariés et des dirigeants de l’association.

Les parties signataires s'engagent à ce que les informations interviennent dans le respect de la réglementation sur la presse et de la législation garantissant la protection de la vie privée.

Sont prohibées, toutes communications : allant à l'encontre des dispositions du règlement intérieur et de ses annexes ; sur des sujets présentant un caractère objectivement confidentiel dans le cadre de la préservation des intérêts de l'entreprise, notamment lorsque les documents mis à disposition des représentants du personnel par la direction le mentionnent expressément, intégrant le logo de l’association sauf accord préalable de l’association.

Article 5.2. Responsabilité

Les organisations syndicales et leurs représentants sont responsables du contenu de leurs publications et s'engagent à se conformer aux obligations légales et conventionnelles, à la loi informatiques et libertés, ainsi si qu'à la charte d'utilisation des moyens informatiques et de communications électroniques de l’association.

Article 5.3. Manquements aux règles d'utilisation

Dans le cas où une organisation syndicale ne respecterait pas les conditions d'utilisation de la messagerie électronique et de l'espace d'affichage syndical numérique telles que définies aux articles 2, 3 et 4 du présent accord, l’association, après avoir averti par écrit l'organisation syndicale concernée, suspendra le droit d'utiliser l'outil pour l'envoi des publications syndicales pour une durée d'un mois.

En conséquence, durant cette période de suspension, l'organisation syndicale ne bénéficiera plus de la possibilité d'informer les salariés de ses publications par voie de messagerie professionnelle. En cas de manquement réitéré, l’association suspendra à nouveau ce droit pour une durée de trois mois.

Le cas échéant, l'organisation syndicale conserve la possibilité de publier des tracts sur son espace numérique.

De manière générale, en cas de violation des dispositions du présent accord et de la règlementation en vigueur sur le sujet, l’association se réserve le droit de saisir les juridictions compétentes.

CHAPITRE 6 : Indisponibilité du portail intranet

et analyse des flux

Article 6.1. Indisponibilité de l'espace d'affichage syndical numérique

L'espace d'affichage syndical numérique fait partie intégrante de l'environnement informatique de l’association.

La garantie de fonctionnement de l’espace affiche numérique peut conduire à des mesures conservatoires de protection immédiate qui s'appliquent à l'ensemble du système d'information. La survenance de problèmes techniques peut imposer l'indisponibilité de l’espace d’affiche numérique afin de permettre la résolution des problèmes et d'assurer la sauvegarde des données. Cette indisponibilité est temporaire et vise exclusivement le rétablissement du système afin d'en assurer le bon fonctionnement.

En cas de problèmes techniques entraînant l'indisponibilité de l’espace affichage numérique, les émetteurs en seront informés et le seront également lors du rétablissement du service.

Article 6.2. Analyse et contrôle de l'utilisation de l'espace d'affichage syndical numérique et de la messagerie professionnelle

L'utilisation des ressources informatiques mises à disposition des organisations syndicales (espace d’affiche numérique et messagerie professionnelle) peut être analysée et contrôlée pour des nécessités strictes de maintenance, de gestion ou de sécurité, dans le respect de la législation applicable, notamment de la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978.

La Direction s'engage à ne pas réaliser, ni mandater, d'opérations de contrôles à l'exclusion du nombre maximum de messages adressées par les organisations syndicales et de la taille des tracts visant à la protection du système d'information de l’association (intrusion, attaque vitale).

CHAPITRE 7 : Dispositions diverses

Article 7.1. Date d’application et durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée d’1 an. Il entrera en vigueur le 01/07/2023 et cessera de produire tout effet le 30/06/2024.

Article 7.2. Agrément et entrée en vigueur

Le présent accord est présenté à l’agrément dans les conditions fixées à l’article L. 314-6 du Code de l’action sociale et des familles.

Il entrera en vigueur le lendemain de la parution au Journal officiel de l’arrêté d’agrément.

Article 7.3. Clause de rendez-vous

En cas d'évolution législative ou réglementaire ayant un impact substantiel sur le présent accord, les parties conviennent de se réunir de nouveau afin d'échanger sur les évolutions rendues nécessaires.

Article 7.4. Révision de l’accord

Le présent accord peut faire l'objet d'une révision.

Toute demande de révision doit être notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à la Direction ou aux organisations syndicales habilitées selon les conditions légales en vigueur.

Dans un délai maximum de trois mois à compter de la demande de révision, la Direction et les organisations syndicales habilitées devront se rencontrer pour examiner cette demande.

Article 7.5. Communication de l’accord

Le présent accord, une fois signé, sera notifié, par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge, à l'ensemble des organisations syndicales représentatives l’association.

Article 7.6. Publicité et dépôt

Le présent accord ainsi que les pièces accompagnant le dépôt prévu aux articles D.3345-1 à D.3345-4 sont déposés sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail ainsi qu’au greffe du conseil de prud’hommes.

Un exemplaire signé du présent accord est remis par l’employeur à chaque organisation syndicale représentative dans l'Association.

Tout avenant au présent accord et toute dénonciation sera soumis aux mêmes règles de publicité et de dépôt que l'accord lui-même.

Fait en 7 exemplaires originaux, à Angers, le 01/07/2023

Pour l'Adapei 49 Pour les Organisations Syndicales

La Présidente

C.F.D.T.

F.O.