Accord d’Entreprise relatif au

Vote électronique

Entre :

L’Association L’Adapei53,

dont le siège social est situé 24 rue Albert Einstein à Laval, représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, en sa qualité de Directeur Général,

Ci-après dénommée « l’Association »

d’une part,

Et

Les organisations syndicales ci-dessous désignées :

La Confédération Française Démocratique du Travail (CFDT) Santé Sociaux, représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxxx, délégué syndical, dûment habilité,

La Fédération Solidaires Unitaire Démocratique (SUD) Santé Sociaux 49 - 53 - Solidaires, représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, déléguée syndicale, dûment habilitée,

d’autre part,

Il est conclu le présent accord (ci-après dénommé « l’Accord »).

SOMMAIRE

Préambule 3

Article 1 : Règles générales 4

Article 1.1 Principes généraux du droit électoral 4

Article 1.2 : prestataire du vote électronique 4

Article 1.3 Règlement Général de Protection des Données Personnelles 4

Article 1.4 Principe d’exclusivité du vote électronique 4

Article 2 : Modalités d’organisation des opérations électorales 4

Article 2.1 Protocole d’accord préélectoral 4

Article 2.2 Information des électeurs 5

Article 2.3 Formation au système de vote électronique 5

Article 2.4 expertise indépendante 5

Article 2.5 Assistance téléphonique et aide en ligne 6

Article 3 : Déroulement des opérations de vote 6

Article 3.1 Transmission des documents au prestataire 6

Article 3.2 Lieu et temps du scrutin 6

Article 3.3 Ouverture à la plateforme de vote électronique 7

Article 3.4 Identifiant et mot de passe pour accéder au site de vote 7

Article 3.5 Présentation du matériel de vote 8

Article 3.6 Déroulement du vote 8

Article 3.7 Information durant les opérations de vote 8

Article 4 : Clôture et résultats 9

Article 4.1 Clôture 9

Article 4.2 décompte et attribution des sièges 9

Article 4.3 Procès-verbaux 9

Article 4.4 délais de recours et destruction des données 9

Article 5 : Sécurité et confidentialité 10

Article 5.1 Anonymat et confidentialité des suffrages 10

Article 5.2 Existence et contenu des fichiers 10

Article 5.3 le dispositif de secours 11

Article 6 : Agrément et entrée en vigueur 11

Article 7 : Durée et révision de l'accord 11

Article 8 : Formalités de dépôt et de publicité 11

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres du Comité Social et Economique (CSE), les partenaires sociaux et la Direction ont convenu de la mise en place d’un système de vote par voie électronique, de manière exclusive de tout autre moyen d’expression.

Compte tenu de l’activité de l’Association qui induit l’éclatement des établissements et services sur le département, mais également les temps de travail par roulement d’une partie des personnels, la modalité du vote électronique apparait comme incontournable non seulement pour simplifier les opérations, mais aussi pour sécuriser l’expression du vote, avec pour objectif d’améliorer le taux de participation électorale.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la confiance dans l’économie numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 août 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au CSE et pris pour application de l’article 1^er ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales, et régissant les conditions et modalités du vote électronique pour l’élection des membres du CSE.

Les dispositions légales exigent que la mise en œuvre du vote électronique soit précédée de la signature d’un accord d’entreprise, distinct du protocole d’accord pré-électoral, organisant le vote électronique et définissant les garanties et mesures devant entourer le recours à ce système.

Les partenaires sociaux et la Direction se sont donc rencontrés afin de négocier le présent accord, dont l’objet est de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales conformément aux dispositions légales issues notamment des articles L.2314-26 et R.2314-5 et suivants du code du travail.

En conséquence, il a été convenu ce qui suit :

* * * *

Article 1 : Règles générales

Article 1.1 Principes généraux du droit électoral

Le système retenu par l’Adapei53 repose notamment sur les principes généraux du droit électoral qui sont :

- anonymat et secret du vote : impossibilité d’établir un lien quelconque entre un vote émis et un électeur en particulier ;

- sincérité et intégrité du vote : stricte conformité entre bulletin choisi par l’électeur et bulletin enregistré dans l’urne électronique ;

- unicité du vote ; impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

- confidentialité et liberté du vote : exercice du droit de vote sans pression extérieure ;

- La publicité du scrutin.

Article 1.2 : prestataire du vote électronique

La direction générale de l’Adapei53 a décidé de confier à une société prestataire (ci-après dénommée « le prestataire ») l’organisation matérielle et technique du processus de vote électronique sur la base d’un cahier des charges, en annexe au présent accord, respectant les prescriptions légales et réglementaires.

Le prestataire retenu par la Direction est AKG SOLUTIONS. Il s’agit d’un prestataire reconnu ayant une solide expérience en matière d’organisation de vote électronique dans le secteur privé et public.

Conformément au cahier des charges, le prestataire assure formellement que ses plateformes serveurs se situent toutes en France.

Article 1.3 Règlement Général de Protection des Données Personnelles

Le système de vote électronique constituant un traitement automatisé de données à caractère personnel s’inscrit, en conséquence, dans le cadre du règlement Général de Protection des Données Personnelles du 27 avril 2016, entré en vigueur le 25 mai 2018.

Article 1.4 Principe d’exclusivité du vote électronique

La Direction et les organisations syndicales représentatives ont expressément convenues que le recours au vote électronique est exclusif de toute autre modalité d’expression du vote (vote physique ou vote par correspondance).

Article 2 : Modalités d’organisation des opérations électorales

Article 2.1 Protocole d’accord préélectoral

L’Association et l’ensemble des organisations syndicales définiront dans le protocole d’accord préélectoral, la composition des collèges électoraux, la répartition des sièges, les modalités d’établissement des listes électorales et des listes de candidats et les formes de la communication électorale.

Le protocole d’accord préélectoral comportera également en annexe la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique et le déroulement des opérations électorales.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent pour les 2 tours du scrutin que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole préélectoral.

Article 2.2 Information des électeurs

Pour faciliter, l’appropriation de cette nouvelle technique de vote, une notice d’information, à destination des électeurs, leur sera adressée. Ce principe d’information sera remis dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 2.3 Formation au système de vote électronique

Deux représentants par organisations syndicales présentes dans l’Association et/ou signataires du protocole préélectoral et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique afin de leur permettre d’appréhender le fonctionnement des outils mis à leur disposition pendant la période de vote et le jour du dépouillement.

Cette formation interviendra au minimum 15 jours avant l’ouverture des scrutins. Un autre temps de formation sera réalisé une fois le paramétrage de la plateforme de vote électronique achevée par le prestataire (textes du site, intégration des listes de candidats, professions de foi), soit la veille du premier jour d’ouverture du scrutin du 1^er tour.

Cette formation sera assurée en ligne par le prestataire.

La formation constitue un temps de travail effectif.

Article 2.4 expertise indépendante

Le prestataire fournit un rapport d’expertise de son dispositif de vote électronique répondant aux exigences suivantes :

- De la délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

- Des articles L2314-26 et R2314-18 du code du travail relatifs aux modalités de vote électroniques pour les élections des représentants du personnel ;

- Du décret N°007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret N°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité Social et Economique pris pour application de l’article 1er de l’ordonnance N°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise est impérativement réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la plateforme de vote électronique du prestataire de répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote issues du code du travail et édictés par la CNIL.

Le prestataire a remis le rapport établi par la société ITrust.

Article 2.5 Assistance téléphonique et aide en ligne

Durant la période d’ouverture du scrutin prévue dans le protocole d’accord préélectoral, le prestataire mettra en œuvre un service d’assistance téléphonique et internet dans le but de :

- Renseigner les électeurs ;

- Résoudre les éventuels problèmes techniques remontés ;

- Traiter les situations de perte d’identifiant et/ou de codes d’authentification.

L’assistance téléphonique sera accessible, sans interruption, de 9h00 à 17h00 du lundi au vendredi pendant le scrutin. Une assistance par mail sera accessible 7j/7 et de 9h00 à 22h00. Les coordonnées seront mentionnées sur la notice d’information communiquée à chaque électeur.

Le coût de l’appel dépendra du forfait et de l’opérateur de chaque électeur. Il est rappelé que les salariés ont la possibilité de téléphoner d’un poste de l’Adapei53.

Article 3 : Déroulement des opérations de vote

Article 3.1 Transmission des documents au prestataire

Les documents nécessaires au prestataire pour réaliser les opérations de vote électronique lui sont communiqués par la Direction aux dates et selon les formes prévues par le protocole d’accord préélectoral :

- Listes électorales des électeurs et éligibles ;

- Listes des candidats ;

- Professions de foi (format PDF de 500 Ko au maximum, 1 page A4 recto verso, couleur ou noir et blanc).

A l’exception des professions de foi, les Organisations Syndicales intéressées seront destinataires de ces mêmes documents, sachant que les données permettant de générer de nouveaux codes seront masquées (identifiant (série de lettre aléatoire), mot de passe, clé du numéro de sécurité sociale).

La constitution, la communication, le contrôle et la confidentialité des listes électorales s’opèrent dans le respect des exigences posées dans le cahier des charges en annexe du présent accord.

Article 3.2 Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée, laquelle sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin qui aura été définie, depuis n’importe quel terminal, en tous lieux disposant d’une connexion internet, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections à partir de tout outil de communication connecté (ordinateur, tablette, smartphone).

Les électeurs seront informés de la période d’ouverture du vote électronique avec mention des jours et heures d’ouverture et de clôture par courriel sur leur adresse électronique professionnelle et par voie d’affichage dans les établissements.

Pour chaque tour de scrutin, les électeurs pourront voter :

- Pour les titulaires du CSE

- Pour les suppléants du CSE.

L’Adapei53 s’engage à ce que tous les salariés aient un accès à un outil informatique au moins sur leur lieu de travail pour procéder au vote. Le vote pourra également être réalisé sur les outils informatiques personnels, dans des cybercafés ou espaces internet.

Article 3.3 Ouverture à la plateforme de vote électronique

L’ouverture de la plateforme est paramétrée par le prestataire dans le système de vote.

Article 3.4 Identifiant et mot de passe pour accéder au site de vote

Chaque électeur reçoit par courriel sur leur adresse électronique personnelle, avant le 1er tour, et ce, pour les 2 tours de scrutin, l’adresse du site et ses moyens personnels d’identification (identifiant, mot de passe et clé du numéro de sécurité sociale).

Ces informations seront utilisables pour un tour de scrutin, pour voter une fois pour les titulaires et une fois, pour les suppléants. En cas de 2ème tour, l’employeur informera dans les mêmes conditions les salariés de la tenue de ce 2ème tour.

Le service Ressources Humaines recensera l’ensemble des adresses électroniques personnelles des salariés. Un envoi par courrier postal sera proposé aux salariés ne disposant pas d’une adresse électronique personnelle. Un suivi et un rappel sera réalisé par le service RH auprès de salariés jusqu’à obtention d’une réponse.

Il est rappelé que l’actualisation des informations sur l’adresse postale personnelle est de la responsabilité des salariés, lesquels doivent en informer l’Adapei53.

Seul le prestataire aura connaissance de l’identifiant et du mot de passe de chaque électeur.

Ce moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit la confidentialité et l’unicité de son vote de sorte qu’il sera impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d’authentification.

La transmission des codes d’identification auprès de chaque électeur lui permettant de participer au vote fait l’objet de mesures de sécurité spécifiques permettant de s’assurer que seul l’électeur en question en est destinataire. Lors de son authentification, l’électeur devra saisir la clé de son numéro de sécurité sociale (2 derniers numéros). Cette information personnelle sera communiquée par l’employeur au prestataire lors de la constitution des listes électorales.

Article 3.5 Présentation du matériel de vote

Le prestataire assure la conception, la réalisation et la maintenance de la plateforme de vote électronique et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

La plateforme de vote présente les listes de candidats au CSE titulaires et suppléants du collège d’appartenance de chaque électeur.

Afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, le prestataire veille à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient uniformes pour toutes les listes présentées. Dans le même esprit, les listes syndicales de candidats apparaitront de manière aléatoire à l’écran à chaque connexion.

Les professions de foi des listes candidates sont accessibles sur la plateforme de vote. Elles sont communiquées au prestataire sous format PDF exclusivement (maximum 500 Ko, 1 page A4 recto verso en couleur ou noir et blanc) selon les modalités prévues dans le protocole d’accord préélectoral.

Le système de vote propose le vote pour des listes intégrales et permet à chaque électeur de raturer un ou plusieurs noms sur la liste de candidats retenue ou de voter blanc.

Article 3.6 Déroulement du vote

Une fois connecté sur la plateforme, l’électeur se voit proposer les seuls bulletins de vote correspondant à son collège pour les titulaires et les suppléants.

Il pourra alors procéder à son choix pour les titulaires et les suppléants.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois sur la plateforme électronique avant de procéder à l’expression de son vote.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats (titulaires ou suppléants) et exprime son vote, son choix apparaît clairement à l’écran, il peut être modifié avant validation finale.

Une fois le processus de vote réalisé, la saisie de l’identifiant, du mot de passe et de sa clé de numéro de sécurité sociale, vaut signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour le scrutin concerné pour laquelle le vote électronique vient d’être réalisé.

La transmission du vote et de l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la faculté d’imprimer et/ou d’enregistrer pour le conserver. Il s’agit d’un document authentique : l’ensemble des informations qu’il comprend (identification de l’électeur, identification de l’élection, horodatage) est signé électroniquement par le prestataire.

En cas de perte ou d’oubli des codes d’accès, après que l’électeur aura justifié de son identité (nom, prénom, clé du numéro de Sécurité Sociale), le prestataire lui communiquera de nouveaux codes.

Article 3.7 Information durant les opérations de vote

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible.

Article 4 : Clôture et résultats

Article 4.1 Clôture

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne électronique, les listes d’émargement sont figées, horodatées et scellées automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

A l’heure de la clôture du scrutin, le site numérique de vote n’est plus accessible aux électeurs.

Article 4.2 décompte et attribution des sièges

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote par les membres du bureau de vote en présence de la direction des ressources humaines au siège de l’Association.

Les membres du bureau de vote bénéficient d’une assistance téléphonique du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe de trois clés de chiffrement différentes par les assesseurs du bureau de vote et le Président du bureau de vote. Un 3ème assesseur suppléant sera désigné pour pallier l’absence d’un de ses deux assesseurs le jour du scellement du dépouillement.

Deux représentants par organisation syndicale pourront assister au dépouillement.

Le dépouillement s’effectue, dans un premier temps, pour les titulaires et, dans un second temps pour les suppléants.

Le système de vote est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement et la proclamation des résultats par le bureau de vote.

Article 4.3 Procès-verbaux

Le vote électronique permet d’obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Les résultats obtenus font apparaître le nombre de voix obtenu par chaque liste ainsi que le nombre de siège de la liste.

Il est procédé au report des résultats sur un formulaire électronique conforme au modèle Cerfa en vigueur.

Le Président du bureau de vote, assisté de ses assesseurs, vérifie l’exactitude des procès-verbaux.

L’ensemble des membres du bureau de vote signe les procès-verbaux.

Le Président procède à la proclamation publique des résultats pour son bureau de vote.

Une copie de chaque procès-verbal Cerfa sera remise à chaque organisation syndicale après la proclamation des résultats.

Article 4.4 délais de recours et destruction des données

Le prestataire conserve sous scellés jusqu’à l’expiration des délais de recours et, lorsqu’une action contentieuse est engagée jusqu’à la décision judiciaire devenue définitive, l’ensemble des fichiers liés aux élections professionnelles, ce qui inclut notamment les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes d’exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultat et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers support.

Article 5 : Sécurité et confidentialité

Article 5.1 Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données de vote font l’objet d’un chiffrement dès l’expression et l’émission du vote de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense l’ensemble des votes exprimés. Les données de ce fichier font également l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 5.2 Existence et contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont celles arrêtées dans le protocole d’accord préélectoral. Elles contiennent généralement les données suivantes à titre indicatif :

• Pour les listes électorales : nom, prénom, collège des électeurs et la qualité d’électeur et d’éligibilité ;

• Pour le fichier des électeurs : nom, prénom, adresse postale, date de naissance, date d’embauche, collège, clé du numéro de sécurité sociale, adresse électronique personnelle ;

• Pour les listes de candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale ;

• Pour le fichier de candidats : collège, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant, appartenance syndicale, date de naissance, date d’entrée dans l’association ;

• Pour les résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont celles arrêtées dans le protocole d’accord préélectoral. Ils sont généralement :

- Pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, service ressources humaines ;

- Pour le fichier des électeurs : prestataire de vote électronique, service ressources humaines ;

- Pour les listes de candidats : électeurs, syndicats représentatifs, service ressources humaines ;

- Pour le fichier des candidats : prestataire de vote électronique, service ressources humaines ;

- Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, service ressources humaines ;

- Pour les résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur et service ressources humaines.

Article 5.3 le dispositif de secours

Le système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relai en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétences, après avis des représentants du prestataire et de la direction des ressources humaines, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment de décider la suspension des opérations de vote.

Article 6 : Agrément et entrée en vigueur

Le présent accord est présenté à l’agrément dans les conditions fixées à l’article L. 314-6 du Code de l’action sociale et des familles.

Il entrera en vigueur à la date d’agrément par la Commission Nationale d’Agréments des conventions collectives nationales et accords collectifs de travail, ou à défaut de décision par la commission, quatre mois après la date d’avis de réception de la transmission prévue au deuxième alinéa de l’article R. 314-197.

Article 7 : Durée et révision de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à la durée du processus électoral des élections du Comité Social et Economique (CSE). Il prendra fin à l’expiration dudit processus.

À tout moment, le présent accord peut faire l’objet d’une révision dans les conditions prévues aux articles L. 2261-7 du Code du travail.

Article 8 : Formalités de dépôt et de publicité

Le présent accord fera l'objet des formalités de dépôt et de publicité suivantes, à la diligence de la Direction :

• Un exemplaire dûment signé de toutes les parties en sera remis, à l’issue de la séance de signature, en main propre contre décharge à chaque signataire ainsi qu’à chaque organisation syndicale représentative dans l'association n’ayant pas signé l’accord,

• Un exemplaire sera notifié par lettre recommandée avec demande d’accusé de réception à chaque organisation syndicale représentative dans l'association absente lors de la séance de signature,

• Deux exemplaires, dont une version sur support électronique signée des parties et une version sur support électronique anonymisée, seront déposés auprès de l’Unité Territoriale de la Mayenne de la DREETS des Pays de Loire,

• Un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes de LAVAL.

Le présent accord sera mis à disposition des salariés auprès des secrétariats des établissements et services.

Enfin, il fera l’objet d’un affichage aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Fait à Laval, le 2 juin 2023

Pour l’Association	Pour les organisations syndicales
ADAPEI53	CFDT Santé Sociaux	SUD Santé Sociaux 49-53 - Solidaires
xxxxxxxxxxxxxxxx	xxxxxxxxxxxxxxx	xxxxxxxxxxxxx

Annexe à l’accord d’Entreprise

relatif au Vote électronique

Le cahier des charges