Accord d'entreprise "Un accord relatif aux modalités d'organisation par vote électronique des élections 2022 des représentants du personnel au Conseil d'Administration de la CAF de Meurthe et Moselle" chez CAF54 - CAISSE D ALLOCATIONS FAMILIALES DE MEURTHE ET MOSELLE (Siège)

Protocole d’accord relatif aux modalités d’organisation par vote électronique des élections 2022 des représentants du personnel au conseil d’administration de la Caisse d’Allocations Familiales de Meurthe et Moselle

Entre d’une part,

La Caisse d’Allocations Familiales de Meurthe et Moselle, représentée par son Directeur Monsieur XXXX,

et, d’autre part,

Les organisations syndicales représentatives à la Caisse d’Allocations Familiales de Meurthe et Moselle soussignées.

Il a été convenu le présent accord collectif d’entreprise afin de définir les modalités de mise en œuvre du processus de vote électronique, conformément à l’article D231-15 du code de la Sécurité sociale.

Préambule 

Les signataires du présent accord décident d’aménager le processus des opérations électorales au sein de la Caf de Meurthe et Moselle en ayant recours au vote électronique afin de faciliter et de fiabiliser les opérations matérielles de vote et de dépouillement.

Le présent accord a pour objet de préciser le fonctionnement du système retenu et le déroulement des opérations électorales. Il en sera fait référence dans le protocole d’accord préélectoral auquel il sera par ailleurs annexé.

La conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire de service externe, choisi par l’organisme dans le respect des prescriptions réglementaires prévues pour les élections professionnelles, ainsi que dans le respect des recommandations de la CNIL.

Conformément aux dispositions légales, un mémoire technique relatif à l’organisation matérielle et technique et aux garanties pour les salariés, est annexé au présent protocole.

Article 1 – Conformité du système de vote

Comme le propose la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique du 21 juin 2004, les parties signataires conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles au sein de la Caf de Meurthe et Moselle.

La Direction a décidé de confier à la société PARAGON Elections (prestataire du marché national Ucanss)

Le système retenu assurera la confidentialité des données transmises et la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Article 2 – Modalités d’organisation des opérations de vote électronique

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu travail et /ou à distance.

Les salariés seront informés par courrier et par communication dans Cafcom de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et Intranet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.

Ces listes apparaîtront sur les écrans dans l’ordre de leur arrivée au Pôle RH. Il est possible de prévoir un autre ordre dès lors qu’il assure une égalité entre les candidats. Cet ordre sera déterminé dans le protocole d'accord pré-électoral.

Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails de relance seront adressés à l’ensemble des électeurs pour leur rappeler l’ouverture de la procédure électorale et ainsi garantir un taux de participation optimale.

Article 3 – Déroulement des opérations de vote

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote.

A cet effet, une information précisant les conditions et la procédure de vote électronique sera diffusée aux électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du scrutin.

Les personnes de l’organisme qui composent la cellule d’assistance technique (représentants de la direction, membres du bureau de vote, délégués de liste) recevront une formation sur le système de vote électronique retenu. 

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra, avant l’ouverture du scrutin, à son domicile 2 courriers séparés, un premier avec le code d’accès et un second avec le mot de passe.

L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

Afin de faciliter l’accès au vote, la Direction mettra en œuvre tout moyen pour permettre la participation du maximum de salariés, en fonction des situations individuelles qui lui seront signalées.

La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège, pour l’élection des représentants du personnel au conseil d’administration de la Caf de Meurthe et Moselle.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges ci-joint afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique.

L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votants pour chacune des élections.

Garantie de confidentialité du vote et stockage des données

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les administrateurs désignés de chacun des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clé d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation. Ces administrateurs sont choisis parmi les membres des bureaux de vote.

Article 4 – Dépouillement des bulletins de vote

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent le scellement du système.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs de chaque bureau de vote.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être portée au procès-verbal.

Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

Article 5 – Dispositions générales

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à celle nécessaire pour l’organisation des élections des représentants du personnel au conseil d’administration 2022.

Le présent accord sera transmis à la Direction de la Sécurité Sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D.224-7 du Code de la Sécurité sociale.

Il entrera en vigueur le jour suivant l’obtention de l’agrément.

Il cessera de produire effet dès que les résultats de l’élection seront fermes et définitifs.

Il fera l’objet des formalités de dépôts et de publicités prévues par les dispositions légales auprès du Dreets, du Greffe du Conseil des Prud’hommes et de la base de données nationale.

Après signature, le présent accord sera notifié aux Organisations Syndicales représentatives dans l’organisme.

Après obtention de l’agrément ministériel, il sera porté à la connaissance de tous les salariés au travers des supports de communication internes.

Fait à Nancy, le 29 novembre 2021

Pièce jointe en annexe du présent protocole : Mémoire technique du système de vote