Accord d'entreprise "Règlement Intérieur du Comité Social et Economique (CSE) de l'association FCP" chez FCP - PREVENTION CULTURE ET FORMATION (Siège)

Règlement Intérieur du Comité Social et Economique (CSE) de l’association FCP

Préambule

L’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’association et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales fusionne l’ensemble des Instances jusqu’alors existantes (CE, DP et CHSCT) en une seule et unique Instance : le Comité Social et Economique (CSE). Cette instance détient à la fois des attributions en matière économique ainsi qu’en matière de santé, de sécurité et de conditions de travail.

Un accord d’entreprise a été signé en date du 09 Juin 2020 avec les partenaires sociaux et fixe le cadre et les modalités de mise en œuvre du Comité Social et Economique.

Le CSE se dote d’un Règlement Intérieur conformément à la législation en vigueur cf. L 2315-24.

Ce règlement ne reprend pas nécessairement les dispositions légales / réglementaires pour lesquelles des précisions n’apparaissent pas indispensables, notamment pour ce qui concerne les missions des instances, les domaines de consultation.

Article 1 - BUREAU

1.1 - Président du CSE

Le CSE de l’association FCP Prévention Culture Formation, est présidé par l’employeur ou un représentant désigné et dûment mandaté par ses soins.

Le président est chargé de veiller à l'application des dispositions légales et réglementaires auxquelles sont soumises les délibérations du comité ainsi qu'à l'application du présent règlement intérieur. D'une façon plus générale, il est chargé d'assurer la bonne tenue et la discipline des réunions.

Le président du CSE établit l'ordre du jour des réunions du CSE conjointement avec le secrétaire, convoque le comité aux réunions et préside celles-ci.

2. - Désignation d'un délégataire

La personne éventuellement déléguée à la présidence disposera des prérogatives et de l'autorité suffisante pour pouvoir valablement présider le CSE et, notamment, engager sa responsabilité et répondre directement aux questions et propositions des membres du comité.

En cas d’absence de celui-ci, le délégataire peut lui-même prévoir son remplacement dans les conditions légales.

1.3 - Assistance du président

Le président peut être assisté d’un ou plusieurs collaborateurs de l’association sans que les membres du CSE puissent s’y opposer lors des réunions. Ce dernier peut être assisté au maximum de 3 collaborateurs de l’association.

4. Composition

Au cours de la première réunion suivant son élection, le Comité procède à la mise en place de son bureau composé d'un président, d’un secrétaire, d'un trésorier, d'un secrétaire adjoint et d'un trésorier adjoint.

Le secrétaire et son adjoint sont obligatoirement choisis parmi les membres titulaires du comité et élu par vote à main levée à la majorité des voix, sauf si le vote à bulletin secret est demandé par un membre titulaire, par le Président ou imposé par la législation ou la règlementation. L'organisation des votes à bulletins secrets sera confiée au plus jeune membre titulaire ou suppléant acceptant et qui sera également scrutateur.

En cas de partage des voix, il est procédé à un deuxième tour de scrutin. Si à l'issue de ce deuxième tour, le partage persiste, le plus âgé sera déclaré élu, ceci par référence au droit coutumier en matière d'élections.

Les autres membres du bureau sont élus selon les mêmes modalités.

Les membres du bureau sont élus pour la durée du mandat de l’instance.

Dans le cas où l'un ou l'autre des postes deviendrait vacant définitivement pour quelque cause que ce soit, en cours de mandat, il serait procédé au cours de la première réunion suivant la vacance, à une nouvelle élection, dans les mêmes conditions de scrutin pour la durée du mandat restant à courir. Le rôle des adjoints est notamment d'aider et d'assister les titulaires dans l'exercice de leurs fonctions spécifiques. Ils peuvent être amenés à les remplacer de plein droit en cas d’indisponibilité.

5. Remplacement - révocation

Lorsqu'un membre titulaire cesse ses fonctions pour l'une des raisons indiquées à l'article L.2324-28 du Code du travail ou se trouve momentanément absent, son remplacement est assuré par un membre suppléant selon les dispositions dudit article. Le nom du suppléant sera communiqué aux membres du comité en début de séance.

La révocation des membres du bureau ne peut intervenir que par vote majoritaire à bulletins secrets.

6. Attributions

Le secrétaire est chargé :

• d’arrêter conjointement avec l’employeur l’ordre du jour des réunions du comité,

• d’établir, signer et diffuser le procès-verbal des réunions du comité,

• d’assurer la coordination nécessaire entre le président et le comité,

• d'assurer les liaisons avec les tiers (inspecteur du travail, médecin du travail, agents de la CARSAT, experts du comité, fournisseurs, etc.), les membres du CSE et l'employeur,

• d’organiser les réunions du comité et de veiller à la bonne exécution des différentes décisions prises par le comité,

• d'assurer la liaison entre les salariés et le comité,

• de communiquer à l’ensemble des membres du CSE toutes les informations et documents qu’il reçoit de l’employeur ou des tiers,

• de s'occuper de la correspondance et des archives du comité,

• de représenter le comité conformément au mandat donné,

Le secrétaire adjoint est chargé de seconder et d'assister le secrétaire. Il le remplace :

• avec son accord pour des tâches particulières, et notamment pour le secrétariat de la CSSCT,

• en cas d’absence ou d’empêchement dans toutes ses fonctions.

Le trésorier est chargé :

• d’établir le budget prévisionnel,

• de veiller à l’utilisation des fonds du CSE conformément au budget voté ou aux modifications autorisées par le CSE,

• de tenir l’ensemble des comptes du comité,

• de rendre compte régulièrement aux membres du comité de l'utilisation des fonds,

• de préparer, établir et présenter au CSE un compte rendu annuel de gestion qui comporte, notamment, les recettes et les dépenses, ainsi que leur répartition entre le budget de fonctionnement et le budget des activités sociales et culturelles,

• de vérifier le respect des délégations de signature accordées et d’accorder d’éventuelles dérogations temporaires.

Le trésorier adjoint est chargé de seconder et d'assister le trésorier. Il le remplace :

• avec son accord pour des tâches particulières,

• en cas d’absence ou d’empêchement dans toutes ses fonctions.

  7. Heures de délégation

Conformément à l’accord d’entreprise signé le 09 Juin 2020, les titulaires disposent d’un crédit mensuel de 18 heures de délégation.

La répartition des heures entre le titulaire et son suppléant est soumise à l’information préalable du CSE et consignée au procès-verbal.

Article 2 - RÉUNIONS - ORDRE DU JOUR - CONVOCATION

2.1 Réunions

• Réunions ordinaires

Conformément à l’accord d’entreprise du 09 Juin 2020, les parties ont convenu que le nombre minimal de réunions du Comité est porté à huit réunions par an.

Les réunions ont lieu à date fixe selon un calendrier établi par semestre.

Ces dates sont fixées à la première réunion du Comité et peuvent être éventuellement modifiées en cours de mandat.

Sur les 8 réunions par an ainsi prévues, 4 d’entre elles au moins doivent porter, en tout ou partie, sur des sujets relevant des attributions de la CSSCT.

• Réunions extraordinaires

La majorité des membres du Comité peut demander l'organisation d'une réunion extraordinaire entre deux réunions périodiques. L'employeur peut également en prendre l'initiative. Les questions à porter obligatoirement à l'ordre du jour de cette réunion sont annexées à la demande. Le Président convoque le CSE dans les meilleurs délais.

Pour la CSSCT, le Comité est aussi réuni à la suite de tout accident ayant entraîné ou ayant pu entraîner des conséquences graves, ou à la demande motivée de deux membres représentants du personnel.

Elle est également réunie en cas d'événement grave lié à l'activité de l'établissement ayant porté atteinte ou ayant pu porter atteinte à la santé publique ou à l'environnement.

Les dates des réunions extraordinaires et leurs ordres du jour sont fixés au plus tôt et conjointement par le secrétaire et le président du comité.

2.2 Réunions plénières du CSE dont quatre portant sur la SSCT

• Ordre du jour

15 jours avant la date prévue pour la réunion, le secrétaire rencontre le Président pour l'établissement de l'ordre du jour. Cet ordre du jour peut également être établi par échange de courriels.

Les membres du comité souhaitant voir figurer une question à l'ordre du jour doivent en informer le Président ou le secrétaire avant cette date.

L’ordre du jour est établi conjointement entre le président et le secrétaire.

À défaut d’accord, pour les consultations rendues obligatoires par une disposition législative ou réglementaire ou par un accord collectif, elles sont inscrites de plein droit par l’un ou l’autre.

L'ordre du jour est communiqué par le président à tous les membres du comité 3 jours au moins avant la réunion.

Pour la CSSCT, l’ordre du jour est aussi transmis au Médecin du travail, à l’inspecteur du travail, aux agents des services de prévention des organismes de sécurité sociale qui peuvent assister aux réunions.

En cas d’absence du secrétaire et du secrétaire adjoint, un secrétaire de séance choisi parmi les membres est obligatoirement élu, au début de la réunion, à la majorité relative des présents.

Le Président peut demander l'intervention à la réunion de toute personne permettant de fournir des indications utiles sur les différentes questions à l'ordre du jour. La présence en réunion de ces personnes est limitée à l'examen des questions communes.

• Convocations

Le Président convoque toutes les personnes qui assistent de droit aux séances du Comité avec voix délibérative ou consultative : élus titulaires et suppléants, représentants syndicaux (8 jours calendaires au moins avant la réunion ordinaire). La convocation peut être envoyée par courriel.

Pour la CSSCT, l'Inspecteur du travail et le Médecin du travail sont prévenus de toutes les réunions du comité et peuvent y assister.

2.3 Informations pour la CSSCT

Le Comité reçoit de l'employeur les informations qui lui sont nécessaires pour l'exercice de ses missions, ainsi que les moyens nécessaires à la préparation et à l'organisation des réunions et aux déplacements imposés par les enquêtes ou inspections (cf. articles 6 et suivants).

Plus particulièrement, le secrétaire, et le secrétaire adjoint sont informés, par tous moyens, dans les 2 jours ouvrés, de la survenance d’un accident de travail. À cet effet, il est destinataire d’une copie de la déclaration effectuée par l’employeur et adressée à la CPAM.

Les membres du CSE/CSSCT ont accès à la BDES.

Les documents mentionnés à l'article L. 4711-1 du Code du travail sont présentés au Comité au cours de la réunion qui suit leur réception par l'employeur. Chaque membre du Comité peut à tout moment demander la transmission de ces documents.

Article 3 – TENUE DES RÉUNIONS

3.1 Présidence des réunions

Le Président de l’association ou son représentant préside la réunion.

Celle-ci doit traiter toutes les questions inscrites à l'ordre du jour et se poursuivre en principe jusqu'à épuisement de l'ordre du jour. En cas de difficulté, le Comité peut soit décider d'une nouvelle date pour terminer cette réunion, soit reporter la ou les questions à la réunion suivante.

Avec l'accord du Comité, le président peut, à son initiative ou à la demande d’un membre titulaire, inverser l'ordre d'examen des questions inscrites à l'ordre du jour.

3.2 Présence de tiers aux réunions

Conformément aux dispositions légales, le Président de l’association ou son représentant peut se faire assister par trois collaborateurs au maximum ayant voix consultative.

Le Président peut avec l'accord majoritaire des titulaires du Comité, inviter à la réunion une personne extérieure à l'association.

Avec l'accord du Président, le Comité ayant préalablement délibéré peut inviter une personne extérieure ou de l'association à participer à la réunion.

Au titre de la CSSCT, le Comité, peut faire appel à titre consultatif et occasionnel au concours de toute personne de l'association qui lui paraîtrait qualifiée.

Toute personne invitée doit être notifiée la convocation aux réunions

3.3 Enregistrement et prise de note manuelle et/ou informatique

Les conditions d'enregistrement et de recours à la prise de notes informatiques pour les réunions du CSE sont fixées comme suit :

Possibilité de mise à disposition d’un(e) employé(e) de l’association FCP au profit du CSE afin de faire face à la mission spécifique et temporaire consistant à prendre les notes au cours de réunions du CSE et ce, pour faciliter le travail du secrétaire lors de la rédaction des procès-verbaux des réunions.

Cette mise à disposition fera l’objet d’une consultation préalable du Comité Social et Economique de l’association et sera matérialisée par une convention tripartite (employeur/ secrétaire du CSE/ salarié concerné) de mise à disposition.

Lorsque cette décision émane du Comité Social et Economique, l'employeur ne peut s'y opposer sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel au sens de l'article L. 2325-5 et qu'il présente comme telles.

Lorsqu'il est fait appel à une personne extérieure pour prendre les notes, les séances du Comité, celle-ci est tenue à la même obligation de discrétion que les membres du comité d'entreprise.

Les frais liés à l'enregistrement et à la prise de note seront pris en charge par le budget de fonctionnement du Comité Social et Economique.

3.4 Recours à la visioconférence

En cas d’impossibilité de réunion en présentiel et après accord majoritaire des titulaires et du Président, le CSE pourra avoir recours à la visioconférence pour se réunir.

3.5 Suspension de séance

Le Président, ou son représentant par délégation peut suspendre la séance, en cas de besoin. Le procès-verbal doit mentionner cette suspension ainsi que sa durée.

Les membres du Comité peuvent également, à la majorité des présents, suspendre la séance. Le procès-verbal doit mentionner cette suspension ainsi que sa durée.

Pour éviter de perturber anormalement le bon fonctionnellement du comité, la durée d’une suspension de séance sera d’une durée maximale de 30 minutes et il ne pourra pas y avoir plus de 2 suspensions par réunion.

Article 4 - DÉLIBÉRATIONS

Les délibérations du Comité donnent lieu :

• dans le cadre de ses attributions professionnelles et économiques, à des avis, vœux et suggestions, pris sous forme de résolutions,

• dans le cadre de ses attributions sociales, à des décisions.

Après discussion à laquelle peuvent participer tous les présents, les résolutions du Comité, prises dans le cadre des attributions économiques, et les décisions relatives aux activités sociales et culturelles ou pour des questions d'ordre interne, font l'objet d'un vote à la majorité des présents, c'est-à-dire si au moins la moitié + 1 membre ayant voix délibérative vote « pour » (les abstentions, les votes blancs ou nuls sont assimilés à des votes « contre »).

Le vote s’effectue à main levée, sauf lorsque le vote à bulletin secret est demandé par un membre titulaire, par le Président ou imposé par la législation ou la règlementation. L'organisation des votes à bulletins secrets sera confiée au plus jeune membre titulaire ou suppléant acceptant et qui sera également scrutateur.

Ne peuvent participer au vote que le Président et les membres titulaires et éventuellement les suppléants remplaçant un titulaire absent. Conformément aux dispositions légales, le président ne participe pas au vote lorsqu'il consulte le Comité Social et Economique en tant que délégation du personnel.

Le CSE peut rendre son avis au cours de la séance. En tout état de cause, le Comité Social et Economique doit disposer d’un délai suffisant pour exercer utilement ses attributions consultatives. Pour l’ensemble des consultations (récurrentes/ponctuelles) pour lesquelles la loi n’a pas fixé de délai, le Comité est réputé avoir été consulté et avoir rendu un avis défavorable à l’issue d’un délai de quinze jours.

En tout état de cause, ce délai court à compter du jour de la communication des informations prévues par le Code du travail dans le cadre de la consultation ou de la mise à disposition des informations au sein de la BDES.

Article 5 - PROCÈS-VERBAUX

Les procès-verbaux des réunions du Comité Social et Economique sont établis sous le contrôle du secrétaire ou par un autre membre sous son contrôle, dans les conditions légales et au plus tard dans un délai de 15 jours suivants la réunion.

Ils sont communiqués à tous les membres du comité.

Les procès-verbaux sont signés par le Secrétaire, mais ne peuvent être affichés sur les panneaux réservés au comité qu'après avoir été adoptés par le Comité au cours de la réunion suivante, ceci sous réserve des dispositions particulières relatives au secret professionnel et à l'obligation de discrétion.

Article 6 – CSSCT

Par accord d’entreprise, une Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) est créée au sein du Comité Social et Economique, et alors que l’effectif est inférieur à trois-cents salariés.

6.1 COMPOSITION DES COMMISSIONS SSCT

La Commission SSCT est composée de 4 membres élus au Comité, qui sont désignés à la majorité des membres titulaires votants. Il peut s’agir aussi bien de représentants titulaires que suppléants. Ils sont élus pour une durée qui prend fin avec celle des mandats des membres du Comité Social et Economique d’établissement.

6.2 ATTRIBUTIONS DES COMMISSIONS SSCT

La Commission SSCT bénéficie des attributions suivantes :

• La réalisation d’inspections/de visites,

• La réalisation d’enquêtes.

6.2.1. Inspections

Conformément aux dispositions de l’article L.4612-4 du Code du travail, la commission procède à des inspections dans l'exercice de sa mission.

L'employeur prend en charge les frais de déplacement liés aux inspections, qui ont été décidées en réunion du comité à la majorité des membres présents, selon les modalités prévues au présent règlement.

6.2.2. Enquêtes

Conformément aux dispositions de l’article L.4612-5 du Code du travail, la commission procède à des enquêtes relatives :

• à un accident du travail grave,

• à une situation de travail révélant un risque de maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave,

• des situations de risque graves ou à des incidents répétés ayant révélés un risque grave.

En application des dispositions de l’article L.4614-6 du Code du travail, le temps passé à réaliser ces missions d’enquêtes est considéré comme temps de travail et rémunéré comme tel, sans être déduit du crédit d’heures prévu à l’article L.4614-3 du Code du Travail.

L'employeur prend en charge les frais de déplacement liés aux inspections, qui ont été décidées en réunion du comité à la majorité des membres présents, selon les modalités prévues au présent règlement.

6.2.3. Procédure en cas de danger grave et imminent

Si un membre de la commission constate qu’il existe une cause de danger grave et imminent, il en avise immédiatement l’employeur ou son représentant.

L’enquête doit être effectuée rapidement par l’employeur ou son représentant et le membre de la commission qui a consigné le danger. En cas de désaccord sur la réalité du danger ou de la façon de la faire cesser, l’employeur doit réunir d’urgence la commission et, en tout état de cause, dans un délai n’excédant pas 24 heures.

L’employeur doit en informer l’inspecteur du travail et l’agent du service de prévention de la CARSAT qui peuvent assister à la réunion du CSSCT.

L’employeur prend les dispositions nécessaires et, au besoin, fait procéder à l’arrêt du travail en attendant le déroulement de l’enquête.

Le « registre spécial de consignation des dangers graves » et la fiche d’entreprise réalisée avec le médecin du travail mise à jour régulièrement, sont conservés, sous la responsabilité du Président au bureau du secrétariat des Ressources Humaines. Ils sont accessibles à tous les représentants du CSE et à tout moment sur simple demande. L’inspection du travail est immédiatement informée de toute intervention sur le registre des dangers graves et imminents.

Il est rappelé que la Commission CSSCT n’a aucune attribution consultative et ne peut décider de recourir à un expert.

6.3. FONCTIONNEMENT DES COMMISSIONS SSCT

Au titre de l’article R.2312-4 du Code du travail, la fréquence des inspections menées en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail est au moins égale à quatre chaque année. Aussi, le nombre de réunions de chaque Commission SSCT est de quatre réunions par an au minimum. Lors des réunions des Commissions SSCT, doivent être obligatoirement invités :

• Le médecin du travail,

• L’agent de contrôle de l’Inspection du Travail,

• L’agent des services de prévention des organismes de sécurité sociale

Il est rappelé que le temps passé aux réunions des Commissions SSCT, ainsi que le temps passé pour les enquêtes et visites, est rémunéré en temps de travail effectif et n’est pas déduit du crédit d’heures dont disposent les membres titulaires du Comité.

Les modalités spécifiques de fonctionnement des Commissions SSCT sont définies dans le Règlement Intérieur du Comité Sociale et Economique.

6.4. Rapport et programmes annuels

Conformément aux dispositions de l’article L.4612-16 du Code du travail, l’employeur présente, au moins une fois par an, au CSE :

1° Un rapport annuel écrit faisant le bilan de la situation générale de la santé, de la sécurité et des conditions de travail dans son établissement et des actions menées au cours de l'année écoulée dans les domaines définis aux articles L.4612-1 à L.4612-15 du Code du travail. Les questions du travail de nuit et de prévention de la pénibilité sont traitées spécifiquement.

2° Un programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail. Ce programme est établi en collaboration avec les membres du CSE, sous la responsabilité du Président.

Le programme fixe la liste détaillée des mesures devant être prises au cours de l'année à venir qui comprennent les mesures de prévention en matière de pénibilité, ainsi que, pour chaque mesure, ses conditions d'exécution et l'estimation de son coût.

Le Comité Social et Economique émet un avis sur le rapport annuel et le programme annuel de prévention. Dans ce cadre, il peut proposer un ordre de priorité et l'adoption de mesures supplémentaires. L’avis du Comité est transmis, pour information, à l’inspecteur du travail.

Article 7 - TABLEAU D'AFFICHAGE

Un panneau d'affichage est réservé au Comité.

Sur ce panneau figurent :

• Tous documents relatifs aux activités sociales et culturelles en général.

• Les procès-verbaux ou extraits de procès-verbaux des réunions rédigés et diffusés dans les conditions prévues au présent règlement.

• Le rapport de gestion financière et le livre journal retraçant les recettes et dépenses du Comité et l’état comptable annuel, dont les modalités d’élaboration sont définies au présent règlement.

Tout affichage est visé par le secrétaire ou son Adjoint.

Le Comité peut en outre décider, en accord avec le Président, de tout autre moyen d'information du personnel sur ces activités, telles que distribution de documents, articles, etc.

Article 8 - COMMISSIONS

Lors de la première réunion de CSE qui suit chaque élection, le comité renouvelle l'ensemble de ses commissions obligatoires et peut en créer de nouvelles. À cette occasion, il nomme les membres de ces différentes commissions. Chaque commission est obligatoirement présidée par un membre élu du comité.

D'une manière générale, ces commissions sont chargées d'étudier les questions qui lui sont soumises par le CE, de faire des propositions au CE et de veiller à l'application des décisions prises en CE.

Les commissions se réunissent à la demande du comité. Après chaque réunion de commission, son président présente à la séance plénière de CE suivante un compte rendu des travaux de la commission.

8.1 Commissions obligatoires

Compte tenu de l’effectif de l’association ou de la taille du comité, aucune commission ne doit légalement être obligatoirement mise en place (ni commission formation professionnelle, ni commission d’information et d’aide au logement, ni commission pour l'égalité professionnelle, ni commission économique, ni commission des marchés).

8.2 Commissions facultatives

Elles seront créées à l'initiative du comité dans les seuls domaines relevant de sa compétence. Les modalités de composition et de fonctionnement seront déterminées par les membres du comité à la majorité des présents.

Article 9 - SECRET PROFESSIONNEL - OBLIGATION DE DISCRÉTION

Conformément aux dispositions légales, il est rappelé que les membres du comité sont tenus :

• A une obligation de discrétion quant à la teneur des débats et à l’égard des informations présentant un caractère confidentiel et données comme telles par le Président de l’association ou son représentant par délégation. Ils sont tenus, en ce qui concerne ces renseignements, à une obligation de discrétion, avec toutes conséquences de droit pouvant en découler. Ces renseignements ne pourront, en aucun cas, être divulgués.

Article 10 - CORRESPONDANCE - SECRÉTARIAT

À l'exception de la correspondance adressée personnellement au Président ou à tel membre du Comité désigné par son nom ou ses fonctions, celle adressée sans autre précision au comité d'entreprise sera remise non décachetée au secrétaire.

Au cours de chaque réunion, le secrétaire donne communication au Comité de la correspondance intéressant le comité.

Chaque membre du comité peut toujours demander à prendre connaissance de toute correspondance adressée ou reçue par le comité ou pour son compte.

Article 11 - LOCAL - MATÉRIEL

Conformément aux dispositions de l'article L. 2325-12 du Code du travail, il est mis à la disposition du comité, un local aménagé et le matériel nécessaire à l'exercice de ses fonctions au regard des tâches administratives du Comité soit :

• Un bureau situé au Siège de l’association permettant la réunion de l’ensemble des membres du CSE/CCSCT, équipé de tables, de chaises et armoires adaptées,

• Une ligne téléphonique,

• La fourniture de matériel de dactylographie et de photocopie,

• Un équipement bureautique avec ordinateur et imprimante.

Article 12 – PRISE EN CHARGE / REMBOURSEMENT DES FRAIS DES MEMBRES DE LA DÉLÉGATION AU TITRE DE SES MISSIONS

Les frais de déplacement, d’hébergement et de restauration engagés par les membres du comité dans le cadre des réunions ordinaires ou extraordinaires, à l’initiative de l’employeur, sont à la charge de ce dernier.

Il en est de même pour :

• les enquêtes et inspections, décidées dans les conditions prévues au présent règlement,

• les procédures en cas de danger grave et imminent.

Les frais sont uniquement remboursés sur présentation de justificatifs :

• en cas de déplacements avec un véhicule personnel : remboursement sur la base du barème fiscal des indemnités kilométriques, remboursement des parkings et péages sur présentation des tickets

• en cas de déplacements en train et d’utilisation des transports en commun : remboursement sur la base d’un tarif SNCF de seconde classe et remboursement des titres de transport en commun

• Les frais de restauration ainsi que les frais d’hébergement sont remboursés dans la limite des barèmes formation.

En tout état de cause, les frais ne peuvent être directement pris en charge ou remboursés par le Comité que s’ils sont bien en relation avec le mandat et sur présentation de justificatifs.

En cas de déplacement dans le cadre de l’exercice du mandat (formations, salon des comités d’entreprise, etc.), le Comité prendra, dans la mesure du possible, directement à sa charge les divers frais (transport, restauration, hébergement, etc.) pour éviter aux membres du comité d’avoir à en faire l’avance.

Article 13 - FINANCEMENT - BUDGET - GESTION DE FONDS

Conformément au Code du travail, le CSE dispose de deux budgets distincts :

• un budget de fonctionnement qui doit servir à couvrir les dépenses de fonctionnement et permettre au CSE d'exercer ses attributions économiques : financement de la documentation, de la formation des élus et des délégués syndicaux de l’association, de l'assistance juridique, des experts...

• un budget des activités sociales et culturelles (ASC), destiné à financer des activités sociales et culturelles au profit des salariés et de leur famille (loisirs et organisations sportives, cantines, crèches, colonies de vacances...).

Pour faciliter les opérations de trésorerie sur ces budgets, des comptes distincts sont ouverts au nom du Comité, au sein de l’établissement Crédit Mutuel, sous les numéros :

• 00030579303 (Fonctionnement)

• 00030579301 (Activités sociales et culturelles)

Le trésorier élu dans les conditions prévues à l'article 1 du présent règlement a la responsabilité des finances du Comité.

Aucune dépense dont le poste n'a pas été budgétisé ne peut être engagée sans l'accord préalable du comité.

13-1 Budget de fonctionnement

Conformément, en particulier, à l'article L. 2315-61 du Code du travail, la direction verse au CSE une subvention de fonctionnement égale à 0.2 % de la masse des salaires bruts versés, sous déduction des frais déjà pris en charge par l'entreprise.

Un budget correspondant à ces frais est établi au cours du premier trimestre de l'année civile.

Le budget fixant prévisionellement l'emploi des fonds du comité est établi chaque année au plus tard en Mars.

Cinq versements provisionnels seront effectués en Janvier/ Avril/ Juillet/ Octobre/ Décembre.

13-2 Budget des activités sociales et culturelles

Par accord d’entreprise, la gestion des activités sociales et culturelles est confiée au CSE. La direction verse au CSE une subvention de fonctionnement égale à 1.25% de la masse des salaires bruts versés, sous déduction des frais déjà pris en charge par l'entreprise. Conformément à l'article L. 2312-81, le rapport de cette contribution à la masse salariale brute ne peut être inférieur au même rapport existant pour l'année précédente.

Elle est versée au semestre sous forme de virement sur le compte des activités sociales et culturelles.

Les versements et utilisation de la contribution aux activités sociales et culturelles donnent lieu à établissement d'un suivi et d'un budget qui leur est propre, mission relevant de la compétence du trésorier du CSE.

Chaque année, le trésorier du CSE rend compte à l'instance, et en réunion plénière, des modalités d'utilisation de la contribution aux activités sociales et culturelles.

13-3 Transfert de l'excédent annuel du budget de fonctionnement au financement des activités sociales et culturelles

Conformément à l'article L 2315-61 du Code du travail, le CSE peut décider, par une délibération, de transférer une partie du montant de l'excédent annuel du budget de fonctionnement au financement des activités sociales et culturelles dans la limite de 10 % de l’excédent annuel du budget de fonctionnement.

Si le CSE transfère tout ou partie du reliquat annuel de son budget de fonctionnement, cette somme et ses modalités d'utilisation devront être inscrites dans les comptes annuels de l'instance et dans le rapport annuel de gestion du CSE.

Article 14 – OBLIGATIONS COMPTABLES DU COMITÉ

14.1 Livre journal et état comptable

Conformément aux dispositions de l’article L. 2325-46 du Code du travail, le comité devra, pour chaque exercice comptable :

• Tenir un livre journal retraçant chronologiquement les montants et l'origine des dépenses qu'il aura réalisées et des recettes qu'il aura perçues ;

• Établir une fois par an un état de synthèse simplifié portant sur des informations complémentaires relatives à leur patrimoine et à leurs engagements en cours.

Cet état devra être présenté selon les modalités fixées par un règlement de l’Autorité des Normes Comptables.

Ce livre journal et cet état comptable seront arrêtés, par des membres élus du comité, désignés par lui à cet effet.

Le livre journal et l’état comptable ainsi arrêtés feront l’objet, chaque année, d’une approbation au cours d’une séance plénière portant sur ce seul sujet, par les membres élus du Comité.

Cette réunion fera l’objet d’un procès-verbal spécifique.

Les livres journal et états comptables annuels, ainsi que les pièces justificatives qui s’y rapportent, devront être conservés pendant dix ans à compter de la date de clôture de l’exercice auquel ils se rapportent.

14.2 Rapport de gestion

Conformément aux dispositions de l’article L. 2325-50 du Code du travail, le comité aura également l’obligation d’établir annuellement, un rapport de gestion.

Ce dernier devra présenter les informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière, de nature à éclairer l’analyse des comptes par les membres élus du Comité et les salariés de l’entreprise.

En application de l’article L. 2325-47 du Code du travail, ce rapport devra contenir les informations concernant les transactions significatives effectuées par le Comité au cours de l’exercice.

Ce rapport de gestion est, chaque année, présenté aux membres du comité, durant la réunion plénière consacrée à l’approbation du livre journal et de l’état comptable visés précédemment.

14.3 Rapport sur les conventions passées avec un membre du Comité

Si, durant l’exercice, des conventions ont été passées, directement, indirectement ou par personne interposée, entre le comité et l’un de ses membres, le trésorier devra établir et présenter, aux membres élus du comité, lors de la réunion d’approbation du livre et de l’état comptables, un rapport concernant ces conventions.

14.4 Réunion annuelle d’approbation des comptes

Les comptes annuels sont approuvés par les membres élus du comité réunis en séance plénière.

La réunion au cours de laquelle les comptes sont approuvés porte sur ce seul sujet. Elle fait l'objet d'un procès-verbal spécifique.

Les membres du CSE chargés d'arrêter les comptes doivent communiquer les comptes annuels et le rapport d'activité et de gestion aux membres du comité au plus tard 3 jours avant la réunion d'approbation des comptes.

Le rapport relatif aux conventions passées entre le CSE et ses membres est étudié lors de cette même réunion.

5. Informations des salariés de l’association

Le Comité portera, sur l’intranet de ProwebCE, à la connaissance des salariés de l’association, le livre journal et l’état comptable ainsi que le rapport de gestion. Il sera consultable à la demande des salariés auprès des Représentants du Personnel.

6. Compte rendu de fin de mandat du CSE sortant

Conformément aux exigences du Code du travail, les membres du CSE sortant rendent compte au nouveau CSE de leur gestion des attributions économiques et des activités sociales et culturelles. Ils remettent aux nouveaux membres tous les documents concernant l'administration et l'activité du CSE.

Ce compte rendu a lieu dès la première réunion. Avec l'accord du président, le nouveau CSE invite le secrétaire et le trésorier du CSE sortant afin d'assurer la passation au nouveau CSE dans les conditions suivantes :

• le secrétaire sortant fournit toutes informations utiles sur l'organisation et le fonctionnement interne du CSE, et notamment sur les modalités d'établissement des ordres du jour et de rédaction des procès-verbaux de réunion. Il fournit un tableau de bord des différents contrats signés par le CSE et indique où se trouvent et comment sont organisées ses archives ;

• le trésorier sortant fait de même vis-à-vis du nouveau trésorier pour tout ce qui concerne les comptes et la comptabilité du CSE. Il présente son bilan comptable et financier de fin de mandat et fournit toutes explications utiles au nouveau trésorier. Il lui indique les engagements financiers non encore réglés aux fournisseurs et prestataires et lui remet les différents modes de paiement utilisés.

Article 15 – REPRÉSENTATION DU CSE - EXERCICE DE LA PERSONNALITÉ CIVILE

15.1 Personnalité juridique

Le CSE jouit de la personnalité civile.

En dehors des actes d'administration qui entrent dans la compétence normale du président, du secrétaire ou du trésorier, le comité est représenté dans tous les actes engageant sa personnalité civile par le secrétaire. La signature de ce dernier doit figurer sur tous les actes qu’implique l'exercice de cette personnalité.

Le Comité donne procuration à son secrétaire pour le représenter avec les pouvoirs les plus larges et agir en son nom dans tous les actes où le comité sera intéressé ou partie.

Lorsque le comité sera opposé dans une instance, une action ou un acte, à l’association ou à son représentant légal pris en tant que tel ou agissant en qualité de président du Comité, le Comité sera représenté par le secrétaire et le trésorier (ou leur suppléant en cas d'indisponibilité de l'un d'eux).

Par délibération spéciale du comité, un de ses membres peut recevoir mandat de le représenter pour un acte particulier ou pour remplacer le secrétaire en cas d'indisponibilité.

15.2 Comptes bancaires

Le trésorier est habilité à procéder à l’ouverture ou à la fermeture des comptes bancaires conformément aux décisions prises par le Comité.

Le trésorier est habilité à signer tous les chèques bancaires, ordres de virement ou procéder aux retraits de fonds relatifs au fonctionnement courant du Comité.

Le trésorier est habilité à signer individuellement les chèques bancaires, ordres de virement ou procéder aux retraits de fonds relatifs au fonctionnement courant du comité et dans la limite de 15 000 € par opération.

En cas d’indisponibilité du trésorier et trésorier adjoint, le secrétaire peut signer les chèques bancaires et ordres de virement dans les conditions ci-dessus précisées.

Cette procuration donne pouvoir aux mandataires du Comité auprès des établissements bancaires pour les comptes existants ou à créer.

15.3 Assurance

La police d’assurance souscrite par l’employeur auprès de la MAIF pour l’ensemble de ses activités englobe la responsabilité civile du CSE.

Article 16 – DURÉE - MODIFICATION DU RÈGLEMENT

Le présent règlement est établi pour la durée du mandat du comité.

Les modifications éventuelles ne pourront être effectuées qu'après délibération majoritaire des titulaires présents et accord du Président.

Après adoption par la majorité des membres du comité.

Fait à Marcq-en-Barœul,

Le 04 Septembre 2020

Le Président Le Secrétaire