ACCORD COLLECTIF SUR LE RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

POUR LES ELECTIONS DES MEMBRES

DU COMITE ECONOMIQUE ET SOCIAL DE L’AASBR

Entre

l’Association d’Action Sociale du Bas-Rhin (AASBR),

association de droit local inscrite au registre des associations du tribunal d’instance de Strasbourg sous le n°55 volume XVIII, SIRET 775 641 764 00011, ayant son siège social 20 rue du Maréchal Lefebvre à 67100 STRASBOURG, agissant par… en sa qualité de Directeur général dûment habilité

Ci-après dénommée « l’AASBR »,

d'une part

Et

L’organisation syndicale représentative CFDT représentée par… en sa qualité de Déléguée Syndicale,

L’organisation syndicale représentative CFTC représentée par… en sa qualité de Déléguée Syndicale,

d'autre part

Ci-après dénommées ensemble « les parties ».

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections renouvelées du Comité Social et Economique (CSE), la Direction de l’AASBR, en collaboration avec les partenaires sociaux, entend recourir au vote électronique.

En effet, ce dispositif permet une plus grande participation puisque le scrutin peut s’étendre sur plusieurs jours, qu’il permet aux salariés de voter depuis le lieu de leur choix, enfin il facilite grandement la logistique de l’organisation des élections et assure une grande fiabilité et rapidité du calcul des résultats.

Compte tenu de la dispersion géographique des établissements, du volume de l’effectif salarié et des moyens dont dispose l’association, la solution du vote électronique semble particulièrement adaptée au contexte.

C’est dans ce cadre que l’AASBR décide de faire appel à un prestataire spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet.

Le protocole préélectoral prévoira les conditions précises de vérification de la fiabilité du dispositif, conformément aux dispositions légales et à la jurisprudence.

Dans ces conditions, il est décidé de mettre en place le dispositif de vote électronique.

ARTICLE 1 - RESPECT DE LA LOI INFORMATIQUE ET LIBERTES

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l'établissement des listes électorales), l’AASBR sera amenée à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d'extraction des fichiers de gestion du personnel de l'entreprise. Dès l'accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales en seront informées.

Le système de vote électronique mis en place par le prestataire répond aux exigences de la Commission Nationale Informatique et Libertés. L'accomplissement de ces formalités déclaratives est communiqué aux organisations syndicales.

ARTICLE 2- MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

Parallèlement au présent accord, les parties ont la volonté de signer un protocole d'accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges entre les différentes catégories de salariés pour les élections.

Il est précisé que lorsque que le présent accord fait référence au protocole d'accord préélectoral, il faut comprendre qu'il est fait référence au protocole d'accord préélectoral lié aux prochaines élections professionnelles renouvelées, à savoir de la délégation du personnel du CSE.

Le présent accord sera annexé au dit protocole d'accord préélectoral.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un prestataire mandaté pour ce faire par la Direction.

2.1MODALITES DE VOTE

Les parties décident d’adopter pour la première fois un processus de vote par Internet à l’occasion du renouvellement des élections professionnelles du CSE de l’AASBR.

Les modalités du vote seront déterminées en lien avec le prestataire choisi et reprises dans le protocole pré-électoral.

2.2MODALITES DES ELECTIONS

2.2.1Etablissement du fichier des électeurs

A des fins de préparation de l’élection, la Direction établit un fichier des électeurs à partir des listes électorales.

Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes :

• noms et prénoms des inscrits,
• date d’entrée dans l’entreprise,
• date de naissance,
• collège d’appartenance,
• établissement d’appartenance,
• adresse postale.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de lui faire parvenir. Ce moyen d’authentification lui permettra :

• de s’identifier et de prendre part au vote,
• de compléter la liste d’émargement.

Les électeurs sont enregistrés sur un support distinct de l‘urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

2.2.2Lieux et Temps du Scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins seront indiquées dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment de façon confidentielle et anonyme pendant l’ouverture des scrutins, de n’importe quel terminal Internet (de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu de leur choix) en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter, et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique pourront être contrôlées par les membres du Bureau de Vote (désigné selon modalités prévues au Protocole préélectoral à venir) et les personnes désignées ou habilitées à assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique sera scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin.

2.2.3Consultation du nombre de votants 

Pendant le déroulement du scrutin, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin. Pour ce faire, les scrutateurs désignés et les représentants de liste auront un accès en ligne à une console permettant de visualiser le taux de participation, en temps réel, et pour chaque scrutin.

2.2.4Liste d’émargement

La liste d’émargement enregistre les données suivantes :

• collège d’appartenance,
• nom et Prénom des électeurs ayant voté,
• heure et date du vote.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du Bureau de Vote et aux membres de la Direction habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

2.2.5Bulletins de vote

Le prestataire assure la mise en œuvre des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

2.2.6Liste des candidats

Les listes de candidats doivent enregistrer les données suivantes :

• collège d'appartenance,
• noms et prénoms des candidats titulaires ou suppléants
• le cas échéant l'appartenance syndicale.

Les listes seront présentées sur un seul et même écran.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu'un autre, le prestataire veille à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d'un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Il sera possible d’intégrer les professions de foi des listes sur le site de vote.

ARTICLE 3 - INFORMATION ET ASSISTANCE AUX VOTANTS

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation par les collaborateurs de cette nouvelle technique de vote.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre un correspondant au niveau de service des Ressources Humaines. Une rubrique d’aide et d’explications est également disponible depuis l’interface de vote.

3.1MODALITES D’ACCES AU SERVEUR DE VOTE

Selon que les modalités d’accès soient adressées par courrier ou par email :

Chaque électeur recevra, avant le vote, par courrier électronique à son adresse professionnelle, un email contenant un lien permettant de récupérer un identifiant de vote et un code confidentiel, générés de manière aléatoire par le prestataire, sur un site sécurisé.

Suivant les recommandations de la CNIL, cet envoi électronique sera doublé d’un envoi papier à son domicile, précisant l’adresse électronique permettant l’accès au site de vote, ainsi que ses codes d’accès.

L’identifiant, ainsi que le code confidentiel, seront également valables en cas de second tour.

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et d’un code, qui sera la date de naissance de l’électeur.

La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes.

Les listes correspondant à son collège lui seront proposées, pour les titulaires et pour les suppléants.

Son vote devra être confirmé par la saisie du code confidentiel.

Il pourra alors procéder à son choix.

Chaque vote doit être validé par la saisie du code confidentiel.

La confirmation du vote vaut signature de la liste d’émargement dès réception du vote dans l’urne électronique.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

En cas de perte ou d'oubli des codes, après que l'électeur se soit identifié, le prestataire lui adressera de nouveaux codes soit à une adresse mail personnelle communiquée par l'électeur soit par SMS, selon les modalités fixées par le prestataire et confirmées dans le protocole préélectoral.

3.2GARANTIE DE CONFIDENTIALITE DU VOTE ET STOCKAGE DES DONNEES PENDANT LA DUREE DU SCRUTIN

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R. 2314-7 du code du travail, le flux du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire. Le processus mis en œuvre par le prestataire garantit le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Par ailleurs, conformément à la recommandation de la CNIL, tous les fichiers supports doivent être conservés par le prestataire sous scellés jusqu'à l'épuisement des voies et délais de recours contentieux. À l'issue des délais, si aucune action contentieuse n'a été engagée, il est procédé à la destruction des documents sous contrôle.

Les fichiers supports comprennent la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

ARTICLE 4 - DEPOUILLEMENT – PROCES-VERBAUX – RESULTATS

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées dans le ou les bureaux de vote, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, de l'employeur ou son représentant, selon les modalités prévues au protocole préélectoral.

Le mode électronique permet d'obtenir les résultats de manière quasi instantanée.

Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système, et les assesseurs introduisent les leurs, selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Le dépouillement s'effectue dans un premier temps pour les membres titulaires et dans un second temps pour les membres suppléants. Les attributions des sièges et la désignation des élus sont conformes aux dispositions du protocole préélectoral. Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, au sein du ou de chaque bureau de vote, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

ARTICLE 5 - DUREE, DEPOT ET PUBLICITE DE L’ACCORD

5.1DUREE DE L’ACCORD

L’accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il pourra être révisé par la Direction ou l’une des parties habilitées.

•toute demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception ou courriel avec AR à chacune des autres parties signataires et comporter, outre l'indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement ;

•au plus tard dans un délai de 2 mois suivant la réception de cette lettre, les parties ci-dessus désignées devront ouvrir une négociation en vue de conclure un avenant à l'accord.

Les dispositions de l'accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu'à la conclusion de l'avenant à l'accord ou, à défaut, seront maintenues. Les dispositions de l'avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l'accord qu'elles modifient et sont opposables à l'association et aux salariés liés par l'accord, avec pour prise d'effet, soit la date qui a été expressément convenue, soit, à compter du 1er jour du mois suivant son dépôt.

5.2DEPOT DE L’ACCORD

Le présent accord sera déposé, à la diligence de l’AASBR, sur la plateforme de téléprocédure « TéléAccords ».

Le présent accord sera également déposé, en un exemplaire original, auprès du greffe du Conseil de prud’hommes de STRASBOURG.

Il est mis en ligne sur le serveur interne de l’AASBR dans le répertoire « 125 Service Ressources Humaines » et envoyé pour affichage aux différents établissements.

Fait à STRASBOURG, le 7 septembre 2023

En 4 exemplaires originaux, dont un remis à chaque partie signataire et transmis aux organisations syndicales représentatives

Pour l’Association,

Pour la CFDT,

Pour la CFTC,