ACCORD RELATIF A L’ORGANISATION DES ELECTIONS

COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE (CSE)

DANS LES ETABLISSEMENTS DU COS

par voie électronique

Entre :

L’UES constituée par la Fondation COS Alexandre Glasberg et l’association COS Lozère, sise 88-90 Boulevard Sébastopol, 75003 Paris, représentée par ………………, Directeur Général, ci-après dénommé le COS

d'une part,

Et :

Les organisations syndicales représentatives suivantes :

• Le syndicat CFDT représenté par ……………… en sa qualité de Délégué Syndical Central,

• Le syndicat CGT représenté par ……………….. en sa qualité de Délégué Syndical Central,

d'autre part,

PREAMBULE

L’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 a créé le comité social et économique (CSE), nouvelle institution représentative du personnel, destinée à se substituer aux anciennes IRP (délégués du personnel, comité d’entreprise, CHSCT, délégation unique du personnel).

Ce texte permet, dans de nombreux domaines, de fixer conventionnellement les modalités de mise en place et fonctionnement du CSE ainsi que ses attributions.

Saisissant cette opportunité, les directions de la Fondation COS Alexandre Glasberg et du COS Lozère et les organisations syndicales représentatives ont décidé d’engager des négociations qui après plusieurs réunions ont abouti à la conclusion d’un accord collectif relatif à la mise en place et au fonctionnement des CSE et du dialogue social au COS en date du 11 décembre 2018.

Conformément aux dispositions du code du travail et après prorogation des mandats jusqu’à la date du 2^nd tour des élections (soit le 1^er avril 2019), les élections visant à la mise en place des CSE vont être organisées au sein du COS.

En vue des élections 2019 et compte tenu de l’accord COS du 19/12/2006 qui prévoit la coïncidence des mandats des élus locaux et de la coïncidence effective mises en place depuis 2012 : tous les représentants seront élus entre le 18/03/2019 et le 1/04/2019 dans l’objectif de permettre l’élection du Comité Social et Economique Central en juin 2019.

Par ailleurs, afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des CSE, le vote électronique par Internet.

IL A ETE CONVENU ET ARRETE CE QUI SUIT :

1. DISPOSITIONS GENERALES

1. Champ d’application

Les dispositions suivantes ont vocation à s’appliquer à l’ensemble des établissements concernés par les futures élections des CSE des établissements de l’UES du COS.

Sont visées par le présent accord, tous les établissements de l’UES du COS devant mettre en place des CSE au cours de mars et avril 2019 et qui entrent dans le périmètre définit dans l’Accord COS relatif à la mise en place et au fonctionnement du CSE et au Dialogue Social conclu le 11/12/2018.

Les établissements visés par les opérations électorales doivent remplir les conditions d’effectif prévues par la loi (au moins 11 salariés équivalents temps plein).

2. Durée des mandats

Il est rappelé que la durée des mandats est fixée à 4 ans (avril 2019 à avril 2023).

3. Elections intermédiaires

Dans l’hypothèse de création ou de reprise de nouvelles structures autonomes répondant aux exigences légales d’effectif et de durée d’existence, de réélection totale de l’instance, ou d’atteinte et de maintien du seuil d’effectif, il est convenu que pour respecter le principe de la coïncidence des mandats pour l’avenir, les mandats électifs prendront fin à la date des prochaines élections en avril 2023.

Cependant, si ces élections ont lieu entre mai 2019 et avril 2023, les mandats en résultant seront prolongés jusqu’à l’échéance des élections nationales fixées après avril 2023, sans toutefois pouvoir excéder 4 ans.

2. NEGOCIATION DU PROTOCOLE PRELECTORAL LOCAL

1. Période des élections

Afin de respecter la concomitance des élections du CSE et la coïncidence des mandats prévue par l’accord d’entreprise du 19 décembre 2006 :

• le 1er tour des élections aura lieu par voie électronique du mercredi 13 mars 2019 au 18 mars 2019

et le cas échéant,

• le 2nd tour des élections aura lieu par voie électronique dans un délai de 15 jours à dater du 1er tour soit entre le mercredi 27 mars 2019 et le 1^er avril 2019.

2. Contenu du protocole préélectoral

Afin de faciliter les négociations locales, le COS et les organisations syndicales représentatives ont souhaité adopter ensemble un protocole type d’élections, qui propose les modalités pratiques d’exécution des élections, est joint en annexe au présent accord.

Tous les éléments nécessaires au contrôle de l’effectif et de l’électorat dont l’employeur dispose, ou dont il peut demander judiciairement la production aux entreprises sous-traitantes, seront remis aux syndicats venus négocier au niveau local.

Ces éléments doivent permettre aux organisations syndicales un contrôle de la répartition du personnel et des sièges, de l’électorat et de l’éligibilité.

3. Information transmises aux délégués syndicaux centraux sortants

Les Protocoles d’Accords Préélectoraux signés de chaque établissement seront transmis aux délégués syndicaux centraux (DSC).

3. VOTE ELECTRONIQUE

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges, annexé au présent accord.

Le vote électronique permettra notamment :

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés,

• de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs),

• de pallier les aléas postaux,

• d’augmenter la participation des électeurs

1. Conformité du système de vote

Comme le propose la Loi pour la Confiance dans l'Economie Numérique (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) les parties signataires conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles au sein de l’UES du COS.

La Direction Générale du COS a décidé de confier à la société KERCIA Solutions, spécialisée dans le développement du vote par Internet, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires (article R. 2314-16 du Code du travail).

La société KERCIA Solutions est éditrice du logiciel de vote électronique AlphaVote.

Ainsi, toute mention relative au logiciel de vote AlphaVote engage juridiquement la société KERCIA Solutions.

Les parties au présent accord ont pris connaissance du rapport remis par le prestataire présentant l'expertise du système de vote choisi.

Demaeter, société indépendante et experte dans la sureté de fonctionnement des systèmes de vote électronique, a audité le système AlphaVote et garanti sa conformité à la fois au cadre électoral, aux exigences du 21 octobre 2010 éditées par la CNIL et a déclaré ce système conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS).

Conformément aux dispositions règlementaires en vigueur, une copie de ce rapport a été remise à la CNIL.

Ce rapport daté du 22 novembre 2017 est référencé : DM-2016-057

Avec les organisations syndicales centrales représentatives de l’UES et après avoir vérifié la fiabilité du dispositif, il a été décidé de mettre en place les modalités qui suivent.

2. Mise en place du vote électronique

La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.

Le prestataire choisi est KERCIA Solutions, société éditrice du logiciel AlphaVote (ci-après « LE PRESTATAIRE »).

Il a été présenté aux organisations syndicales représentatives participant à la négociation du présent accord, lesquelles reconnaissent avoir reçu une présentation complète du système et avoir pu poser toutes leurs questions relatives à son fonctionnement.

Il est également prévu que les organisations syndicales incluses dans le périmètre du présent accord seront informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables prévues par le Règlement Général sur la Protection des Données (dit RGPD).

Ces formalités déclaratives seront effectuées par le prestataire d’une part, et par le Délégué à la protection des données (DPO) du COS d’autre part.

3. Modalités d’organisation des opérations de vote électronique

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier annexé au présent accord.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu travail et /ou à distance.

Par ailleurs, pendant la période ouvrée du scrutin, un micro-ordinateur en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mis à la disposition des salariés ne travaillant pas sur un poste informatique.

L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Une information en local sera effectuée sur ces emplacements.

Les salariés seront informés par courriel et par courrier de l’ouverture des bureaux de vote.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et Intranet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs.

Ces listes apparaîtront sur les écrans dans l’ordre de leur arrivée à la Direction de l’établissement.

Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs mails pourront être adressés à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

4. Déroulement des opérations de vote

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote.

A cet effet, un courrier précisant les conditions et la procédure de vote électronique sera produit aux électeurs. Ce courrier sera porté à la connaissance des électeurs suffisamment à l’avance avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

En outre, les délégués syndicaux centraux et les membres du bureau de vote unique recevront une formation sur le système de vote électronique retenu.

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections, à son domicile par courrier simple, un identifiant ainsi qu’un mot de passe permettant son identification ainsi que l’accès aux pages du serveur de vote.

L’électeur pourra exprimer son vote par la voie électronique en se connectant au site sécurisé mis en place à cet effet par le prestataire, dans des conditions assurant sa confidentialité.

La saisie de ses identifiants permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège, ce pour l’élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation.

Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur à la possibilité de conserver.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le ficher contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle de déroulement du scrutin (Article R. 2314-16 du Code du travail).

Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Il est renvoyé aux dispositions contenues dans le cahier des charges annexé afin de préciser les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique.

L’ensemble des organisations syndicales centrales et la Direction Générale pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le nombre de votants pour chacune des élections. Les organisations syndicales centrales pourront transmettre ce code aux délégués syndicaux de même obédience présents en établissement. La Direction Générale transmettra également ce code aux Directeurs d’Etablissement.

5. Garantie de confidentialité du vote et stockage des données

Afin de répondre aux exigences légales et réglementaires, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs (article R. 2314-7 du Code du travail).

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les administrateurs désignés de chacun des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne et les taux de participation. Ces administrateurs sont choisis parmi les membres des bureaux de vote.

6. Dépouillement des bulletins de vote

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote, en public, par les membres du bureau de vote unique.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote unique contrôlent le scellement du système (article R. 2314-15 du Code du travail).

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois éditées, par les assesseurs de chaque bureau de vote.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin et ils bénéficieront d’une assistance du prestataire pendant toute la durée du dépouillement.

4. DUREE et DENONCIATION DE L’ACCORD

Le présent accord est mis en place pour une durée déterminée correspondant à la durée de mandature (soit d’avril 2019 à avril 2023).

Il pourra être révisé si l’une des parties le souhaite. Celle-ci devra alors adresser aux autres parties sa proposition de révision par lettre recommandée avec accusé de réception et une négociation devra s’engager, à l’initiative de la partie la plus diligente, dans les 3 mois de la réception de la proposition de révision.

Cet accord pourra par ailleurs être dénoncé à tout moment dans les conditions prévues aux articles
L. 2261-9 et suivants du Code du travail sous réserve du respect d’un préavis de 3 mois.

5. DEPOT DE L’ACCORD - AFFICHAGE

• un exemplaire dûment signé de toutes les parties en sera remis, à l’issue de la séance de signature, en main propre contre décharge à chaque signataire ainsi qu’à chaque organisation syndicale représentative n’ayant pas signé l’accord,

• un exemplaire sera notifié par lettre recommandée avec demande d’accusé de réception à chaque organisation syndicale représentative absente lors de la séance de signature,

• sur la plateforme de téléprocédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues à l’article D. 2231-7 du code du travail,

• un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil de Prud'hommes de Paris.

Il est rappelé que le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale.

Il sera également mis en ligne sur l’intranet de la Fondation COS Alexandre Glasberg.

Enfin, il fera l’objet d’un affichage aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Fait à Paris, le 14/01/2019

En 10 exemplaires originaux

Pour l’UES, ………………,

Le syndicat CFDT représenté par ………………….., Délégué Syndical Central,

Le syndicat CGT représenté par …………..., Délégué Syndical Central,

ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE

Annexe a L’accord D’ENTREPRISE :

dans le cadre des elections profeSsionnelles

et relatif au recours au vote dematerialise par internet

Préambule

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur la mise en place des membres de du Comité Social et Economique (CSE), la Direction Générale du COS et les Organisations Syndicales Représentatives ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.

La société KERCIA Solutions éditrice du logiciel AlphaVote, ci-après « LE PRESTATAIRE » représentée par Monsieur Fabrice FERNANDEZ, a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.

Missions du prestataire

Le prestataire aura en charge :

• la mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres du CSE (articles R.2314-5 et suivants du Code du travail)

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire a été, conformément à la législation en vigueur, audité par un organisme indépendant, Demaeter, chargé de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.

Sécurité du système de vote

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électronique à la fermeture.

Confidentialité des données transmises

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans la loi n° 78-17 du 6 Janvier 1978 relative à "l'informatique, aux fichiers et aux libertés" et aux textes de loi postérieurs modifiant et actualisant son contenu.

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par le COS sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue de l’opération de vote dématérialisé par internet, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.

Cellule d’assistance technique

L’employeur mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire (Article R. 2314-10 du Code du travail).

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique (conformément à l’article R. 2314-15 du Code du travail) :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tiendra à la disposition des représentants de la direction générale et des membres du bureau de vote. Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

Les fichiers

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichiers des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Le traitement « fichier des candidats » et « fichier des électeurs » est établi à partir d’un référentiel fourni par la Direction de la société. La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes électorales et des candidatures transmises au prestataire sera contrôlée par la Direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Le « fichier des électeurs » a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes d’émargement sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste d’électeur et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : matricule, noms et prénoms des inscrits, date d'entrée au COS, date de naissance, collège ;

• pour le fichier des électeurs : matricule, noms, prénoms, collège et coordonnées postales ;

• pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

• pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes des résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et les destinataires mentionnés ci-dessous.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales représentatives et référents paie/RH désignés par la Direction de l’Etablissement pour l’organisation des élections ;

• pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement ;

• pour les listes d'émargement : membres du bureau de vote unique, collaborateurs des ressources humaines désignés par la Direction Générale du COS pour l’organisation des élections ;

• pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et référents paie/RH désignés par la Direction de l’Etablissement (et la Direction Générale du COS) pour l’organisation des élections;

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, organisations syndicales centrales et d’établissement et les référents paie/RH désignés par la Direction d’Etablissement (et la Direction Générale du COS) etpour l’organisation des élections.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.

ListeS électorales

Les listes électorales sont établies par le COS. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur et sous le contrôle des signataires de l’accord d’entreprise relatif à la mise en place des CSE et au recours au vote dématérialisé par internet, dont le présent cahier des charges constitue une annexe.

L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

BUREAUX DE VOTE ET PILOTAGE CENTRALISE

Un bureau de vote unique est constitué pour l’ensemble des collèges. 

Les membres des bureaux de vote électronique sont chargés du contrôle de la régularité du scrutin. Ils assurent le respect des principes régissant le droit électoral.

En outre et en cas de besoin, des bureaux de vote électronique dits centralisateurs, ayant la responsabilité de plusieurs scrutins, peuvent être crées, tout en conservant les bureaux de votes initiaux et les accès locaux dont ils bénéficient.

Chaque bureau de vote et bureau de vote centralisateur est composé d’un Président et de deux assesseurs, dont les modalités de désignation seront fixées dans le protocole d’accord préélectoral.

Test - Scellement du Paramétrage

Test - Objectifs et Période des tests

Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test ne peut débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le protocole d’accord pré-électoral.

Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc »

Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élections et après le contrôle des listes de candidats. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

Étapes de la phase de test « à blanc »

Les étapes de contrôle seront les suivantes :

• Création par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés secrètes qui permettront le chiffrement des bulletins de vote dans le système de vote dématérialisé par internet du prestataire ;

• Ouverture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;

• Réalisation de plusieurs votes selon des tests préparés pour la société. ;

• Fermeture des élections par le Président et les Assesseurs du bureau de vote ;

• Emploi des clés secrètes pour le déchiffrement des bulletins de vote ;

• Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats ;

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus ;

Scellement du paramétrage : à l’issue du test « à blanc » une validation du fonctionnement du système interviendra entre le Président du bureau de vote et le prestataire pour que le scellement définitif intervienne.

Moyens

Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

COMMUNICATION DES Identifiants et mots de passe

Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’entreprise :

• L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;

• L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;

• Le mot de passe individuel généré dynamiquement et aléatoirement par le système de vote dématérialisé. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles.

PROCEDURE DE RéASSORT du mot de passe ET DE L’IDENTIFIANT

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :

- L’électeur appelle sur le numéro vert  0800 10 12 30

- Lui seront demandés : Nom, Prénom, les 7 premiers chiffres du numéro de sécurité sociale

- Après vérification des informations précédentes, un nouveau Mot de Passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes :

1) sur l’adresse e-mail professionnelle fournie par l’entreprise si l’accès est sécurisé par un code personnel ;

2) à défaut, sur son adresse e-mail personnelle ;

3) a défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ;

4) à défaut, par courrier au domicile de l’électeur si le délai de l’acheminement le permet, au vu du calendrier électoral.

L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement (processus sécurisé).

Le vote

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Pendant toute la durée du scrutin et à des fins de contrôle, les membres du bureau de vote peuvent consulter les listes d’émargement.

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification et le mot de passe qui lui auront été envoyés par courrier postal ou générés à sa demande en cas de perte. Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord pré-électoral

Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission au prestataire pour publication sont définis dans le protocole d’accord préélectoral.

L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application sera défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier "contenu de l'urne électronique". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Clôture et dépouillement

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé.

A défaut d’accord dans le protocole d’accord pré-électoral, les détenteurs des trois clefs sont les trois assesseurs du bureau de vote nominativement identifiés.

L’initialisation des trois clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie dans le calendrier de préparation des élections dans le protocole d’accord pré-électoral. L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont au COS. Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.

ANNEXE 2 – CALENDRIER ELECTORAL

Action	Date *
Invitation des organisations syndicales à négocier le protocole électoral d’Ets (2 mois min. avant la fin des mandats et j-15 au plus tard avant 1ere réunion négociation)	Dans les 90 jours précédant la date du 1er tour
Période de négociation et signature dans chaque établissement du PAPE	entre le mercredi 30/01/2019 (si envoi des invitations le 14 janvier) et le jeudi 14/02/2019 inclus (date ultime de signature)
Affichage du PAPE	Vendredi 15/02/2019 au plus tard
Appel à candidature 1er tour	Vendredi 15/02/2019
Affichage listes électorales	Mercredi 20/02/2019 à partir de 14 h
Réception des candidatures syndicales et professions de foi 1er tour	Vendredi 22/02/2019 à 17 h au plus tard
Affichages des listes de candidatures syndicales reçues	Mardi 26/02/2019 à partir de 14 h
1er tour du scrutin	Mercredi 13/03 à 10h (ouverture) au Lundi 18/03/2019 à 14h (fermeture)
Affichage PV résultats 1er tour	Au soir du scrutin
Appel à candidature 2nd tour	Lundi 18/03/2019 après scrutin
Réception des candidatures syndicales et professions de foi 2nd tour	Jeudi 21/03/2019 à 17 h au plus tard
Affichage des listes candidatures syndicales et libres reçues	Lundi 25/03/2019
2e tour du scrutin (J+15 max)	Mercredi 27/03 à 10h (ouverture) au lundi 1/04/2019 à 14h (fermeture)
Affichage PV résultats 2nd tour	Au soir du scrutin
Opération post-électorales (J + 15 max)	Entre le 2/04/2019 et 16/04/2019 max.

Protocole d’accord pré-électoral

pour les elEctions

du comite social et economique

de l’établissement

………………………..(à préciser)

Sommaire

Definition des parties 3

Préambule 4

ARTICLE 1 : DATE DES ELECTIONS 5

ARTICLE 2 : EFFECTIFS DE REFERENCE ET REPARTITION DES SALARIES 5

Article 2.1 : Election de la/ des Comite(s) social(aux) economique(s) 5

ARTICLE 3 : ORGANISATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL 5

Article 3.1 : Nombre de Sièges 5

Article 3.2 : Composition et répartition dans les collèges électoraux 5

Article 3.3 : Répartition des sièges dans les collèges électoraux 6

Article 3.4 : Répartition Hommes/femmes dans les colleges electoraux 6

ARTICLE 4 : DUREE DES MANDATS 7

ARTICLE 5 : ELECTEURS ET ELIGIBLES 7

ARTICLE 6 : CALENDRIER DES ELECTIONS 8

Article 6.1 : Information des salariés 8

Article 6.2 : Listes de candidats 1er tour 9

Article 6.3 : Listes de candidats au 2nd tour 9

Article 6.4 : Professions de foi 9

ARTICLE 7 : VOTE ELECTRONIQUE 10

ARTICLE 8 : MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE 10

Article 8.1 : Langue, ordre des instances et affichage initial des listes 10

Article 8.2 : Ordre de présentation des listes 10

Article 8.3 : Matériel de vote - codes de vote confidentiels 10

Article 8.4 : Communication des codes de vote 10

Article 8.5 : Scellement du système et formation 11

Article 8.6 : Cellule d’assistance technique 11

Article 8.7 : Assistance aux électeurs 11

ARTICLE 9 : DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET 11

ARTICLE 10 : BUREAU DE VOTE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE 12

ARTICLE 11 : DEPOUILLEMENT 13

ARTICLE 12 : PROCLAMATION 13

ARTICLE 13 : ORGANISATION D’UN SECOND TOUR 13

ARTICLE 14 : FORMALITE ADMINISTRATIVE 13

ANNEXE – CALENDRIER DE L’ELECTION 14

Definition des parties

Le présent protocole définit les modalités d’organisation et de déroulement de la prochaine élection de la délégation du personnel au Comité Social et Economique, ci-après dénommé CSE, au sein de l’établissement

ENTRE :

L’établissement Fondation COS Alexandre Glasberg -_____________ situé …………………………… représenté par Madame, Monsieur. …………………., directeur(trice) dûment mandaté(e) pour conclure les présentes,

ci-après désigné « l’Etablissement »,

d’une part,

ET :

Les organisations syndicales définies ci-dessous :

• Organisation Syndicale « Y » représentée par Monsieur Y

• Organisation Syndicale « Z » représentée par Mademoiselle Z

• Etc …

ci-après désignées les « Syndicats »,

d’autre part

Ci-après désignées « Les Parties signataires ».

Préambule

Le présent protocole s’inscrit dans le respect des principes généraux du droit électoral, du Code du travail et de l’Accord COS relatif à la mise en place et au fonctionnement du CSE et au Dialogue Social conclu le 11/12/2018, et a notamment pour objectif de fixer :

• Le nombre et la composition des collèges électoraux pour l’élection du CSE ;

• La répartition du personnel dans les collèges ;

• La répartition des sièges à pourvoir dans les collèges ;

• Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales.

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

L’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 « relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales » prévoit la fusion du Comité d’entreprise, des délégués du personnel, et du CHSCT en une instance unique de représentation du personnel : le CSE qui conservera les attributions propres à chacune des trois anciennes instances.

Le décret n° 2017-1819 du 29 décembre 2017 pris en application cette ordonnance précise notamment la composition ainsi que les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au CSE.

Pour l’appréciation de la condition d’effectif, l’article L. 2311-2 du Code du travail précise que le seuil doit être atteint pendant 12 mois consécutifs.

Conformément à l’accord collectif d’entreprise du 14/01/2019 dénommé Accord relatif à la mise en place du vote dématérialisé par internet pour les élections du CSE, les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.

La mise en œuvre du vote électronique est confiée à la Société KERCIA SOLUTIONS : 30 chemin du Vieux Chêne, 38240 MEYLAN.

Le système de vote électronique proposé est conforme :

• Aux prescriptions relatives aux modalités du vote électronique prévues par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au comité social et économique, et modifiant le Code du travail

• A la délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Ces élections seront organisées dans le cadre des dispositions légales et règlementaires en vigueur, selon les modalités définies ci-après.

ARTICLE 1 : DATE DES ELECTIONS

Le premier tour des élections du CSE de l’Etablissement aura lieu du mercredi 13 mars 2019 au lundi 18 mars 2019.

Le cas échéant, un deuxième tour sera organisé du mercredi 27 mars 2019 au lundi 1^er avril 2019

Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :

• de clôture des votes par internet,

• du dépouillement électronique,

• de la proclamation des résultats.

ARTICLE 2 : EFFECTIFS DE REFERENCE ET REPARTITION DES SALARIES

L’effectif global de référence de l’établissement au jour de l’élection est de <x> salariés.

Article 2.1 : Election du Comite social economique

Des élections des CSE sont organisées dans les établissements de l’UES COS conformément au périmètre définit dans l’accord relatif à la mise en place et au fonctionnement du CSE et au Dialogue Social.

ARTICLE 3 : ORGANISATION DE LA REPRESENTATION DU PERSONNEL

Article 3.1 : Nombre de Sièges

Le nombre de sièges à pourvoir pour les élections du CSE de l’Etablissement conformément l’accord COS relatif au Dialogue Social est de : <x> sièges soit :

• <x> titulaires et de <x> suppléants

Article 3.2 : Composition et répartition dans les collèges électoraux

Pour les élections du CSE, sont retenus <x> collèges électoraux comprenant chacun les catégories professionnelles suivantes :

lorsque l’élection s’organise dans le cadre de 2 collèges, rédiger ainsi :

• 1^er collège « ouvriers et employés » : <x> salariés

• 2^ème collège « cadre, chefs de service, techniciens, agents de maitrise et assimilés »¹ : <x> salariés

lorsque l’élection s’organise dans le cadre de 3 collèges (dont 1 exclusivement « cadre ») si le nombre de cadres est supérieur ou égal à 25 ETP, rédiger ainsi :

• 1^er collège « ouvriers et employés » : <x> salariés

• 2^ème collège « chefs de service, techniciens, agents de maitrise et assimilés »² : <x> salariés

• 3^ème collège « cadres »³ <x> salariés

lorsque l’élection s’organise dans le cadre d’un collège unique⁴, rédiger ainsi :

Pour les élections du CSE de l’établissement est retenu un collège unique <x> salariés

Article 3.3 : Répartition des sièges dans les collèges électoraux

Pour le CSE et conformément aux dispositions de l’accord COS relatif au Dialogue social⁵, la répartition des sièges entre les collèges est la suivante :

lorsque l’élection s’organise dans le cadre de 2 collèges, rédiger ainsi :

• 1^er collège : <x> titulaires - <x> suppléants

• 2^ème collège: <x> titulaires - <x> suppléants

lorsque l’élection s’organise dans le cadre de 3 collèges, rédiger ainsi :

• 1^er collège : <x> titulaires - <x> suppléants

• 2^ème collège : <x> titulaires - <x> suppléants

• 3^ème collège : <x> titulaires - <x> suppléants

lorsque l’élection s’organise dans le cadre d’un collège unique, rédiger ainsi :

• Collège unique : <x> titulaires - <x> suppléants

Article 3.4 : Répartition Hommes/femmes dans les colleges electoraux

Il est rappelé que pour chaque collège électoral, pour les titulaires et pour les suppléants, et pour les deux tours de scrutin, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats sont composées d’un nombre de femmes et d’hommes correspondant à la part de femmes et d’hommes inscrits sur la liste électorale.

La proportion de femmes et d’hommes composant chaque collège est la suivante⁶ :

- 1^er collège « ….. » : % femmes et % d’hommes

- 2^ème collège « ….. » : % femmes et % d’hommes

lorsque l’élection s’organise dans le cadre de 3 collèges, ajouter :

- 3^ème collège « ……» : % femmes et % d’hommes

lorsque l’élection s’organise dans le cadre d’un collège unique, rédiger ainsi :

- Collège unique : % femmes et % d’hommes

Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes. Lorsque cette composition n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à un arrondi arithmétique suivant :

1° Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

2° Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

A insérer le cas échéant :

L'application de la règle de représentation équilibrée aboutissant à exclure totalement les ..... (hommes/femmes) dans le ..... (1er collège/2e collège/3e collège), les listes de candidats pourront comporter un candidat ..... (homme/femme) conformément à l'article L. 2314-30. Mais ce candidat ne peut être en première position sur la liste.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque la liste ne respecte pas les principes de la représentation équilibrée, ou si l'alternance entre les sexes n'est pas appliquée par la liste, toute personne intéressée pourra demander au juge d'instance l'annulation de l'élection du ou des élus du sexe sur-représenté ou du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.

Ces règles s'appliquent aux listes de titulaires et de suppléants et pour les deux tours des élections, le cas échéant.

ARTICLE 4 : DUREE DES MANDATS

La durée des mandats pour les membres de la délégation du personnel au CSE est de 4 ans conformément à l’accord COS relatif au Dialogue social.

ARTICLE 5 : ELECTEURS ET ELIGIBLES

Le Code du travail prévoit les conditions d'électorat et d'éligibilité pour le CSE.

Sont électeurs les salariés :

des deux sexes,

âgés de 16 ans révolus,

travaillant depuis 3 mois au moins au COS

n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance, ou incapacité relatives à leurs droits civiques.

Sont éligibles les électeurs :

âgés de 18 ans révolus,

travaillant au sein du COS depuis 1 an au moins, à l’exception des conjoint, partenaire d’un pacte civil de solidarité, concubin, ascendants, descendants, frères, sœurs et alliés au même degré de l’employeur.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs établissements ne sont électeurs et éligibles que dans l'un de ces établissements. Ils choisissent celui dans laquelle ils souhaitent voter et faire acte de candidature.

Pour les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, la condition de présence au sein du COS est de 12 mois continus pour y être électeur. Ils devront choisir s’ils exercent leur droit de vote dans l’entreprise qui les emploie ou l’établissement utilisateur. Ils feront connaitre le choix à la Direction de l’établissement avant le 15 février 2019. En revanche, ces salariés ne seront pas éligibles (articles L. 2314-18 et suivants du Code du travail).

La liste du personnel électeur et éligible est établie par l'employeur pour chaque collège et affichée le mercredi 20 février 2019 à partir de 14 heures.

Cette liste comportera les indications suivantes : nom, prénom, âge, ancienneté, collège et éligibilité des électeurs.

L’ancienneté au sein du COS sera calculée à la date du premier tour de scrutin.

ARTICLE 6 : CALENDRIER DES ELECTIONS

Article 6.1 : Information des salariés

Au titre du 1er tour, la Direction adressera le vendredi 15 février 2019 par affichage à l’ensemble des électeurs un appel à candidatures qui précisera la date et l’heure limite de dépôt des candidatures ainsi que le nombre de sièges à pourvoir par collège.

Les listes de candidats seront affichées par la Direction dès qu’elle en aura connaissance et au plus tard le mardi 26 février 2019 à 14 h 00. La Direction procédera dans le même temps à l’affichage de la période de vote internet (dates et heures de début et de fin du premier tour) ainsi que les jours et horaires d’accès au poste en libre-service.

Les résultats du 1er tour seront affichés le lundi 18 mars 2019 (dans l’après-midi).

En cas de 2ème tour, la Direction adressera le lundi 18 mars 2019 par affichage à l’ensemble des électeurs un nouvel appel à candidatures qui précisera la date et l’heure limite de dépôt des candidatures.

Les listes de candidats seront affichées par la Direction dès qu’elle en aura connaissance et au plus tard le lundi 25 mars 2019. La Direction procédera dans le même temps à l’affichage de la période de vote internet (dates et heures de début et de fin du second tour) ainsi que les jours et horaires d’accès au poste en libre-service.

La veille du scrutin du 1er tour, soit le mardi 12 mars 2019, et, le cas échéant, la veille du scrutin du second tour, soit le mardi 26 mars 2019, un mail de relance émis par le système sera automatiquement adressé aux électeurs.

Article 6.2 : Listes de candidats 1er tour

Il est rappelé que les seules organisations syndicales qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l'entreprise ou l'établissement concerné, sont en droit de présenter des listes de candidats au premier tour (article L. 2314-5 du Code du travail).

Pour des raisons d’ordre matériel tenant à l’organisation du vote, les listes devront parvenir à la Direction de l’Etablissement à l'attention du Directeur (ou de son représentant), avant le vendredi 22 février à
17 heures au plus tard par lettre recommandée ou remise contre récépissé.

Les listes peuvent être incomplètes, mais ne doivent pas comporter plus de candidats que le nombre de sièges à pourvoir.

La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, est également admise, conformément aux dispositions légales. Cependant, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.

Les listes déposées par les Organisations Syndicales lors du 1^er tour sont considérées comme maintenues pour le 2^nd tour.

En cas de liste commune entre plusieurs Organisations Syndicales, la Direction en informera le prestataire.

Article 6.3 : Listes de candidats au 2nd tour

En cas de deuxième tour, les candidatures sont libres.

La date limite de dépôt des candidatures, dans les mêmes formes que pour le premier tour, est fixée au jeudi 21 mars à 17 heures.

Article 6.4 : Professions de foi

Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction leurs supports de propagande électorale pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet. La date limite de remise de ces supports est fixée au vendredi 22 février à 17 heures.

De même, au second tour, les candidats pourront remettre à la Direction leurs supports de propagande électorale jusqu'au jeudi 21 mars à 17 heures.

Il est précisé que les supports de propagande électorale acceptés seront constitués d’un fichier PDF comportant 2 pages au maximum.

ARTICLE 7 : VOTE ELECTRONIQUE

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

ARTICLE 8 : MODALITES PRATIQUES DU VOTE ELECTRONIQUE

Article 8.1 : Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des 2 scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaires et suppléants).

L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste de candidats à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

Article 8.2 : Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs dans un ordre aléatoire afin de ne pas avantager les unes ou les autres.

Article 8.3 : Matériel de vote - codes de vote confidentiels

Chaque électeur est identifié par son matricule communiqué par le COS.

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’Etablissement.

Ces codes, valables pour les deux tours, permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

Article 8.4 : Communication des codes de vote

Le prestataire expédiera au plus tard une semaine avant la date du 1^er tour un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur.

Seront renseignés dans ce courrier les codes confidentiels et personnels de l’électeur ainsi que les explications nécessaires au vote électronique.

Article 8.5 : Scellement du système et formation

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un ou plusieurs correspondants, chargés du projet électoral, avant l'ouverture du site internet. Cette formation sera assurée physiquement ou à distance par conférence téléphonique et/ou web-formation (article R. 2314-12 du Code du travail).

Cela consiste à :

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote,

• Générer les clés de dépouillement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote unique.

• Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides,

Les organisations syndicales centrales ainsi que les représentants des listes de candidats sont invitées par la Direction Générale à assister à ces opérations de contrôles et de scellement.

La cérémonie de scellement sera animée par le chef de projet dédié au sein de l’entreprise prestataire.

L'information et la formation sont assurées :

• pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote,

• pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

Article 8.6 : Cellule d’assistance technique

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Article 8.7 : Assistance aux électeurs

Un numéro vert spécifique d’assistance, permettant une mise en relation avec le prestataire sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

ARTICLE 9 : DATES ET HORAIRES DES VOTES PAR INTERNET

Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour l’élection des membres de la délégation du personnel au CSE sont, pour l’ensemble des électeurs de l’établissement, les suivantes :

Du mercredi 13 mars 2019 à 10 heures au lundi 18 mars 2019 à 14 heures.

En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :

Du mercredi 27 mars 2018 à 10 heures au lundi 1^er avril 2019 à 14 heures

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

Un poste en libre-service dans une salle réservée à cet effet sera mis à disposition ………… <lieux> et permettra à tout électeur de voter sur internet durant la période d’ouverture des scrutins. Le(s) poste(s) en libre-service sera(ont) accessible(s) durant les horaires de bureau, soit de 9H00 à 18H00 (à adapter selon la situation).

Important : aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole. Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.

ARTICLE 10 : BUREAU DE VOTE UNIQUE ET COMMISSION DE SURVEILLANCE

Le bureau de vote unique est constitué d'un président et de deux assesseurs parmi les électeurs du COS et acceptant le rôle. La présidence appartient au plus âgé, les rôles d’assesseurs sont attribués respectivement au second plus âgé et au plus jeune, sauf s’ils se présentent comme candidats.

Le président du bureau de vote unique s'assure de la régularité et du secret du vote et proclame les résultats.

Seuls les membres du bureau de vote unique auront accès à la liste d’émargement pendant le scrutin, à des fins de contrôle de déroulement de scrutin (article R. 2314-16 du Code du travail).

Le bureau unique sera constitué et se réunira au sein du siège de la Fondation COS Alexandre Glasberg situé 88-90 boulevard de Sébastopol 75 003 PARIS.

Les membres du bureau de vote unique détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée des membres du bureau de vote unique, d’un représentant de chaque organisation syndicale centrale, et d’un représentant de la Direction. Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix. Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.

Les membres de la commission de surveillance peuvent avoir accès aux taux de participation et à leur évolution tout au long du scrutin.

ARTICLE 11 : DEPOUILLEMENT

Après clôture automatique du scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote unique intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote unique imprime les résultats et justificatifs et proclame les résultats.

ARTICLE 12 : PROCLAMATION

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote unique.

Il sera possible de se regrouper dans les établissements pour pouvoir prendre connaissance des résultats des élections du CSE.

ARTICLE 13 : ORGANISATION D’UN SECOND TOUR

Indépendamment pour chaque scrutin, un second tour est organisé dans les cas suivants :

• carence de candidats au premier tour,

• quorum non atteint au premier tour (nombre de suffrages valables inférieur à la moitié des inscrits),

• un ou plusieurs sièges non pourvus à l'issue du premier tour.

ARTICLE 14 : FORMALITE ADMINISTRATIVE

Le présent protocole est conclu pour les élections du CSE dont les scrutins ont lieu en mars et avril 2019.

Il sera établi en autant d’exemplaires originaux que de parties à la négociation. Un exemplaire original se transmis par la Direction à l’inspection du travail dont dépend l’Etablissement.

Le protocole sera affiché sur les panneaux réservés aux informations de la Direction de l’Etablissement.

Fait à Paris, le 14/01/2019

En <x> exemplaires

Pour la Direction Les Organisations Syndicales

<Signataire Direction> Pour la CFDT :<Signataire>

Pour la CFTC : <Signataire >

Pour la CGT : <Signataire >

Pour FO :<Signataire >

Pour la CFE-CGC : <Signataire >

ANNEXE – CALENDRIER DE L’ELECTION

Action	Date *
Invitation des organisations syndicales à négocier le protocole électoral d’Ets (2 mois min. avant la fin des mandats et j-15 au plus tard avant 1ere réunion négociation)	Dans les 90 jours précédant la date du 1er tour
Période de négociation et signature dans chaque établissement du PAPE	entre le mercredi 30/01/2019 (si envoi des invitations le 14 janvier) et le jeudi 14/02/2019 inclus (date ultime de signature)
Affichage du PAPE	Vendredi 15/02/2019 au plus tard
Appel à candidature 1er tour	Vendredi 15/02/2019
Affichage listes électorales	Mercredi 20/02/2019 à partir de 14 h
Réception des candidatures syndicales et professions de foi 1er tour	Vendredi 22/02/2019 à 17 h au plus tard
Affichages des listes de candidatures syndicales reçues	Mardi 26/02/2019 à partir de 14 h
1er tour du scrutin	Mercredi 13/03 à 10h (ouverture) au Lundi 18/03/2019 à 14h (fermeture)
Affichage PV résultats 1er tour	Au soir du scrutin
Appel à candidature 2nd tour	Lundi 18/03/2019 après scrutin
Réception des candidatures syndicales et professions de foi 2nd tour	Jeudi 21/03/2019 à 17 h au plus tard
Affichage des listes candidatures syndicales et libres reçues	Lundi 25/03/2019
2e tour du scrutin (J+15 max)	Mercredi 27/03 à 10h (ouverture) au lundi 1/04/2019 à 14h (fermeture)
Affichage PV résultats 2nd tour	Au soir du scrutin
Opération post-électorales (J + 15 max)	Entre le 2/04/2019 et 16/04/2019 max.

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1. A négocier – Il peut s’agir des salariés au statut cadre ainsi que des agents de maîtrise ou assimilés ( par exemple en réf à l’A2.2 avant dénonciation partielle de la CCN51) qui occupent  les métiers de : rédacteurs, secrétaire de direction, comptable, assistant des services économiques, informaticien, assistant social, enseignant spécialisé, responsable logistique niveau 1 - niveau 2 niveau 3. ↩

2. A négocier – Il peut s’agir des salariés tel que les agents de maîtrise ou assimilés (par exemple en réf à l’A2.2 avant dénonciation partielle de la CCN51) qui occupent  les métiers de : rédacteurs, secrétaire de direction, comptable, assistant des services économiques, informaticien, assistant social, enseignant spécialisé, responsable logistique niveau 1 - niveau 2 niveau 3.↩

3. Il s’agit des salariés au statut cadre dans la CCN51↩

4. Dans les établissements n’élisant qu’1 membre de la délégation du personnel titulaire et 1 membre de la délégation suppléant, un collège électoral unique regroupant l’ensemble des catégories professionnelles est obligatoirement mis en place (art. L2314-11 du code du travail) OU si effectif de 25 à 49 salariés, à l’unanimité des organisations syndicales représentatives dans l’établissement avec accord de l’employeur (Attention : à défaut d’organisations syndicales représentatives, l’employeur ne peut pas prévoir un collège unique par Décision unilatérale).↩

5. L’article 4 de l’accord COS relatif au Dialogue social prévoit la possibilité de réduire le nombre de titulaires et de suppléants tout en garantissant une augmentation du volume d’heures individuelles de délégation ↩

6. Le protocole d’accord préélectoral doit mentionner la proportion de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral (article L.2314-31 du code du travail).↩