Accord collectif relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique au sein de l’Enseigne FNAC

ENTRE :

La société FNAC DARTY PARTICIPATIONS ET SERVICES, dont le siège social est situé 9 rue des bateaux Lavoirs, ZAC Port d’Ivry, 94200 Ivry-sur-Seine, et enregistrée au RCS de Créteil, sous le numéro 775 661 390, représentée par XXX en sa qualité de Directrice des Ressources Humaines Groupe, et les sociétés françaises dont la société Fnac Darty Participations et Services détient directement ou indirectement plus de cinquante pour cent du capital, qui figurent au jour de la conclusion du présent accord sur la liste visée à l’Annexe 1 « Périmètre »

Ci-après « l’Enseigne FNAC »

D’une part,

ET

Les Organisations Syndicales Représentatives suivantes :

- CFTC représenté par XXX

- CFDT représenté par XXX

- CFE-CGC représenté par XXX

- CGT représenté par XXX

D’autre part,

Ci-après dénommée « les Parties »

Il est convenu ce qui suit conformément à l’article L.2314-26 et R.2314-5 du code du travail concernant la possibilité de recourir à un vote électronique lors des élections professionnelles :

Préambule 3

ARTICLE 1 - Objet et champs d’application de l’accord 3

ARTICLE 2 - Principes généraux 3

ARTICLE 3 - Définition et choix du moyen de vote électronique 4

ARTICLE 4 - Modalité d’organisation des opérations 4

SECTION 4.I - Protocole préélectoral 4

SECTION 4.II - Information et formation au système de vote électronique 4

SECTION 4.III - Expertise indépendante 4

SECTION 4.IV - Cellule d’assistance technique 5

ARTICLE 5 - Déroulement des opérations de vote 5

SECTION 5.I - Établissement des fichiers et transmission 5

SECTION 5.II - Lieu et temps du scrutin 6

SECTION 5.III - Modalités d’accès au site de vote 7

SECTION 5.IV - Déroulement du vote 8

SECTION 5.V - Programmation du site 8

ARTICLE 6 - Clôture et Résultats 9

SECTION 6.I - Clôture 9

SECTION 6.II - Décompte et attribution des sièges 9

SECTION 6.III - Délais de recours et destruction des données 9

ARTICLE 7 - Sécurité et confidentialité 9

SECTION 7.I - Anonymat et confidentialité des suffrages 9

SECTION 7.II - Le dispositif de secours 10

ARTICLE 8 - Application de l’accord 10

ARTICLE 9 - Révision 10

ARTICLE 10 - Dénonciation 11

ARTICLE 11 - Publicité de l’accord : 11

ANNEXE 2 1

1 - Nature des prestations attendues 2

2 - Fonctionnalités attendues du système de vote électronique. 3

2.1 - Fonctionnalités générales. 3

2.2 - Scénario de vote 4

2.3 - Procédure d’ouverture de l’élection 4

2.4 - Procédure de clôture de l’élection 5

2.5 - Dépouillement des urnes électroniques 5

2.6 - Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique 5

2.7 - Liste des émargements 6

2.8 - Assistance technique 6

2.9 - Dispositifs de secours 6

3 - Autres prestations à fournir 7

3.1 - Préparation de l’élection 7

3.2 - Phase de test et de recette du système de vote électronique 9

3.3 - Prestation de conseil et d’assistance de la DRH 10

3.4 - Gestion informatique et technique du système de vote électronique 11

Préambule

Le dispositif de vote par voie électronique s’inscrit dans le cadre de la loi pour la Confiance dans l’Economie Numérique du 21 juin 2004, de la loi relative au Travail, à la Modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels du 8 aout 2016, de leurs décrets d’application, de l’arrêté du 25 avril 2007 modifié par le décret n°2017-1819 du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique et pris pour l’application de l’article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l’entreprise et favorisant l’exercice et la valorisation des responsabilités syndicales et régissant les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Les parties signataires conviennent de recourir à un prestataire extérieur spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre de processus électoraux par voie électronique.

1. Objet et champs d’application de l’accord

Le présent accord a pour objet de préciser la mise en place du vote électronique.

Il concerne la société Fnac Darty Participations et Services, ainsi que l’ensemble de ses filiales détenues directement ou indirectement à plus de 50 pour cent par cette dernière à la date de signature du présent accord et tel que figurant en Annexe 1.

L’accord s’applique en France à l’ensemble des salariés des sociétés visées en Annexe 1 ou des salariés mis à disposition desdites sociétés appelés à voter aux élections professionnelles du Comité Social et Economique

Toute société dont le capital viendrait à être détenue directement ou indirectement à plus de 50 pour cent par la société Fnac Darty Participations et Services, sera admise de plein droit dans le périmètre du présent accord.

Si une société venait à sortir du périmètre de l’accord tel que défini ci-dessus, il serait fait application des dispositions de l’article L.2261-14 du code du travail.

Principes généraux

Le système de vote électronique retenu par l’Enseigne FNAC doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin qui sont :

• L’anonymat: impossibilité de relier un vote émis à un électeur

• L’intégrité du vote : correspondance entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré

• L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin

• La confidentialité, le secret du vote.

Définition et choix du moyen de vote électronique

Les parties conviennent de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par internet. Par conséquent, le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote, selon les modalités prévues dans le présent accord.

4. Modalité d’organisation des opérations

   1. Protocole préélectoral

Dans le cadre de chaque élection CSE organisée dans les sociétés faisant partie du périmètre du présent accord, un protocole préélectoral, définira notamment les modalités de constitution du bureau de vote, le calendrier, les modalités opératoires et la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral comportera également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales. Il mentionnera également le nom du prestataire retenu par la Direction.

Information et formation au système de vote électronique¹

Les membres de la délégation du personnel, les délégués de liste et les membres du bureau de vote bénéficieront d’une formation sur le système de vote électronique retenu.

Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Expertise indépendante

Préalablement à la mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le prestataire retenu doit être en mesure de fournir une expertise indépendante de son dispositif de vote en répondant aux exigences :

• de la Délibération CNIL n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique ;

• des articles L2314-26 et R2314-5 à R2314-18 du code du Travail relatifs aux modalités du vote électronique pour les élections du CSE ;

• du décret n° 2007-602 et l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d’entreprise modifié par décret n°2017-1819 en date du 29 décembre 2017 relatif au Comité social et économique pris pour l'application de l'article 1er de l’ordonnance n° 2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Cette expertise doit impérativement être réalisée par un expert indépendant ayant suivi la formation de la CNIL relative à la sécurité des systèmes de vote électronique.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote édictés par la CNIL et par le Code du Travail.

Cellule d’assistance technique

L'employeur met en place une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant un représentant du prestataire et un représentant de la Société organisant l’élection CSE.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d'assistance technique² assiste le bureau de vote dans la réalisation de ses différentes missions :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

5. Déroulement des opérations de vote

   5. Établissement des fichiers et transmission

Le prestataire en charge du vote électronique dans l’entreprise établit les fichiers permettant la mise en œuvre du vote électronique.

Conformément aux dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007, les données devant être enregistrées par le prestataire et leur accès sont limitées. Les données devant être enregistrées sont :

• Pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, sexe, date d’entrée dans le groupe, date de naissance, collège, site ;

• Pour le fichier des électeurs : matricule (à l’exception des salariés mis à disposition), noms, prénoms, sexe, collège, site, coordonnées postales, date de naissance, éligibilité, clé du numéro de Sécurité Sociale, s’il s’agit d’un électeur devant voter dans une salle de vote dont l’absence est prévisible pendant l’ouverture du scrutin, on indiquera la mention « absent », afin que les moyens personnels d’authentification lui soient envoyés à domicile pour voter électroniquement.

• Pour les listes et les fichiers des candidats : nom de la liste, affiliation, collège, noms et prénoms des candidats, sexe, titulaires ou suppléants, date de naissance ;

• Pour les listes d’émargement : noms, prénoms des électeurs, date et heure d’émargement, collège, site ;

• Pour les résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues par liste et par candidats, appartenance syndicale, collège ; 

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont :

• Pour les listes électorales : les salariés, syndicats représentatifs, salariés habilités de la Direction.

• Pour le fichier des électeurs : salariés pour les informations les concernant.

• Pour les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, salariés habilités de la Direction,

• Pour les résultats : salariés, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats représentatifs, entreprises ou salariés habilités de la Directions services du personnel.

Le contrôle de la conformité des listes d’électeurs importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de la Société organisant les élections du CSE visée à l’Annexe 1.

L’intégration et le contrôle des candidatures, ainsi que des professions de foi, sont effectués dans les mêmes conditions.

Lieu et temps du scrutin

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, pendant une période délimitée³, laquelle sera précisée par le protocole électoral. Cette période de scrutin sera respectueuse du droit à la déconnexion des électeurs.

Les parties distinguent les deux hypothèses suivantes d’organisation d’un vote électronique :

• Pour les sociétés dont la plus grande partie des salariés disposent d’un ordinateur individuel pour l’exercice de leurs fonctions : Les électeurs ont la possibilité de voter électroniquement, à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou autre lieu, depuis un ordinateur, une tablette, unsmartphone. Ces sociétés mettront en surplus, dans chaque site, des ordinateurs à la disposition des salariés qui souhaiteraient s’isoler pour voter électroniquement dans une salle de vote dédiée;

• Pour les sociétés dont la plus grande partie des salariés ne disposent pas d’un ordinateur individuel pour l’exercice de leurs fonctions : Les électeurs ont la possibilité de voter électroniquement en se connectant sur le site dédié aux élections, depuis une salle de vote installée dans les locaux de la Société (et de ses sites), constituée d’ordinateurs répartis en isoloirs et mis à disposition des électeurs.

Il est précisé que les électeurs, dont l’absence était connue/prévisible au jour du scrutin, se verront envoyer, au préalable, par courrier à leur domicile, l’enveloppe comprenant les moyens personnels d’authentification leur permettant de voter électroniquement, le jour du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections depuis un ordinateur, une tablette, un smartphone.

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé de l'ouverture à la clôture du scrutin⁴ et est périodiquement contrôlé durant toute la durée du scrutin jusqu’à la clôture.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible. Le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin (taux de participation).

Tous les moyens sont mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés. La Société organisant les élections CSE établit ainsi une note d’information explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle est portée à la connaissance des électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par une personne de son choix.

Modalités d’accès au site de vote

Les parties distinguent les deux hypothèses suivantes d’accès au site de vote électronique :

• Pour les sociétés dont la plus grande partie des salariés disposent d’un ordinateur individuel pour l’exercice de leurs fonctions : Chaque électeur reçoit, à son domicile, avant le premier tour des élections, l’adresse du site et ses moyens personnels d’authentification.

• Pour les sociétés dont la plus grande partie des salariés ne disposent pas d’un ordinateur individuel pour l’exercice de leurs fonctions : Chaque électeur se présentera le jour du scrutin dans la salle de vote, afin de retirer l’enveloppe comprenant ses moyens personnels d’authentification lui permettant de voter électroniquement en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections, depuis les ordinateurs mis à sa disposition dans la salle de vote située dans les sites de la Société.

Il est précisé que les électeurs, dont l’absence était connue/prévisible au jour du scrutin, se verront envoyer, au préalable, par courrier à leur domicile l’enveloppe comprenant leur moyens personnels d’authentification leur permettant de voter électroniquement, le jour du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

L’adresse du site de vote (URL) est déterminée dans le protocole préélectoral.

A l’aide de ses identifiants, l’électeur peut voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé des élections.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes personnels d’accès.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour procéder à ses votes, tant que ceux-ci n’ont pas été définitivement validés. A réception du vote, la saisie de ses codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement de l’instance concernée et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Déroulement du vote

Le moyen d’authentification permet au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantit l’unicité de son vote.

L’électeur a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter tant que son vote n’a pas été validé définitivement.

Lorsque l’électeur accède aux listes de candidats et exprime son vote, son choix doit apparaître clairement à l’écran ; il peut être modifié avant validation.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

La saisie du code d’accès et du mot de passe et la validation vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès l’enregistrement du vote ; cette saisie clôt définitivement l’accès à l’élection pour laquelle le vote vient d’être réalisé.

La dimension des bulletins électroniques, les caractères et la police utilisés sont identiques pour toutes les listes et conformes à ceux établis par leur auteur.

Dans l’éventualité d’un second tour, l’ordre de présentation des listes reste inchangé, si bien que la ou les listes des candidats sans appartenance syndicale viennent à la suite de celles des organisations syndicales présentes au premier tour des élections.

Programmation du site

Le prestataire assure la programmation des pages web et notamment la présentation des bulletins de vote à l’écran.

Le prestataire reproduit sur le site de vote les professions de foi telles qu’elles ont été présentées par leurs auteurs.

6. Clôture et Résultats

   10. Clôture

Les listes d’émargements ne sont pas accessibles pendant la durée du scrutin.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote et les salariés habilités de la Direction.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne électronique, les listes d’émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux des clés de déchiffrement sur les trois qui doivent être générées lors de la formation des membres du bureaux de vote de la société organisant les élections CSE visée à l’Annexe 1.

La génération de ces clés, avant l’ouverture du vote, est en effet réalisée publiquement lors des opérations de formation des membres des bureaux de vote de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le Président et deux de ses assesseurs en sont détenteurs à l’exclusion de toute autre personne.

Le système de vote électronique est scellé dès l’ouverture du scrutin et jusqu’à la fin du dépouillement, afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être exécutée de nouveau.

Délais de recours et destruction des données

La société organisatrice des élections du CSE visée à l’Annexe 1 ou le prestataire retenu conserve(nt) sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration de ces délais, la société organisatrice des élections du CSE ou, le cas échéant le prestataire, procède à la destruction des fichiers supports.

7. Sécurité et confidentialité

   13. Anonymat et confidentialité des suffrages

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l’urne électronique », scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l’objet d’un chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

Le fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Le dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. En cas de dysfonctionnement informatique résultant, par exemple, d’une infection virale, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Application de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

A l’issue des premières élections effectuées par voie électronique dans les sociétés faisant partie du périmètre du présent accord visé à l’Annexe 1, un bilan sera effectué avec les signataires du présent accord pour le faire éventuellement évoluer.

Les dispositions du présent accord se substituent à celles résultant d’accords collectifs et de décisions unilatérales de l’employeur ayant le même objet antérieurement en vigueur au sein des sociétés inclus dans le périmètre du présent accord collectif.

Révision

Chaque partie signataire ou adhérente, peut demander la révision de tout ou partie du présent accord selon les modalités suivantes.

La demande de révision devra être adressée par lettre recommandée avec accusé de réception, à chacune des autres parties signataires ou adhérentes ainsi qu’à chaque organisation syndicale représentative dans le champ d’application du présent l’accord dans les conditions prévues à l’article L2261-7-1, I du code du travail et comporter outre l’indication des dispositions dont la révision est demandée, des propositions de remplacement. Au plus tard dans un délai de trois mois suivant la réception de cette lettre, les parties concernées devront ouvrir une négociation. Les dispositions de l’accord dont la révision est demandée resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un nouvel accord ou à défaut seront maintenues.

Les règles de conclusion de l’avenant de révision sont celles énoncées par la loi (article L.2261-8 du Code du travail). Les dispositions de l’avenant portant révision, se substitueront de plein droit à celles de l’accord qu’elles modifient, soit à la date expressément prévue soit à défaut, à partir du jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents. Le dépôt est opéré conformément aux dispositions légales applicables.

Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par les parties signataires dans les conditions prévues par le Code du travail (article L.2261-9). La dénonciation sera notifiée par lettre recommandée avec AR à chacune des autres parties signataires ou adhérentes.

Lorsque la dénonciation émane de l’employeur ou de la totalité des signataires salariés, l'accord continue de produire effet jusqu'à l'entrée en vigueur de la convention ou de l'accord qui lui est substitué ou, à défaut, pendant une durée d'un an à compter de l'expiration du délai de préavis de trois mois. Une nouvelle négociation devra être engagée dans le délai de préavis de trois mois suivant la réception de la lettre de dénonciation. A l’issue de cette négociation, sera établi soit un avenant ou un nouvel accord constatant l’accord intervenu, soit un procès-verbal de clôture constatant le désaccord et signé des parties en présence.

Les règles de conclusion de l’accord sont celles énoncées par la loi. Les dispositions du nouvel accord se substitueront intégralement à celles de l’accord dénoncé, avec pour prise d’effet, soit la date qui en aura été expressément convenue soit à défaut, le jour qui suivra son dépôt auprès des services compétents.

Publicité de l’accord :

Un exemplaire original de cet accord est remis à chacune des parties signataires.

Conformément aux articles L.2231-6 et D.2231-2 et suivants du Code du travail, une version intégrale et une version « anonymisée » du présent accord seront déposées, dès la conclusion de l’accord, à l’initiative de la Direction, sur la plateforme de télé-procédure du Ministère du travail.

Les parties conviennent, par ailleurs, que l’intégralité du présent accord sera publiée dans la base de données nationale conformément à l’article L2231-5-1 du Code du travail.

Un exemplaire du présent d’accord sera remis au secrétariat greffe du Conseil des Prud’hommes territorialement compétent.

Le présent accord sera affiché à l’attention de l’ensemble du Personnel.

Fait à Paris, le 12 novembre 2018.

Pour la Direction : XXX

Pour les Organisations syndicales représentatives  suivantes :

- CFTC XXX

-CFDT XXX

-CFE-CGC XXX

- CGT XXX

ANNEXE 1 : PERIMETRE

Liste des sociétés figurant au périmètre de l’accord du 12/11/2018 :

• FNAC DARTY PARTICIPATIONS ET SERVICES SA ;

• FNAC PARIS ;

• CODIREP ;

• FNAC PERIPHERIE ;

• RELAIS FNAC;

• FNAC ACCES ;

• FNAC LOGISTIQUE ;

• FNAC TOURISME ;

• FRANCE BILLET ;

• TICK & LIVE ;

• EAZIEER ;

• ALIZEE SFL ;

• MSS

• WEFIX

  ANNEXE 2

CAHIER DES CHARGES

Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants du personnel du CSE

aux élections professionnelles des sociétés visées au présent accord

1. Nature des prestations attendues

Dans le cadre de l’organisation de ses élections professionnelles, la Direction souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique par Internet.

Les élections organisées sont celles du Comité Social et Economique (CSE).

L’organisation de ces élections est encadrée par le code du travail (notamment par les articles L. 2314-21 à L. 2314-23 et L. 2324-19 à L. 2324-21, et D.2232-2).

Le système de vote électronique proposé devra être conforme en tous points aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l'élection des délégués du personnel et des représentants du personnel au comité d'entreprise et modifiant le code du travail.

Le prestataire aura en charge :

• la gestion de la préparation des élections en vote électronique, sous le contrôle de la Direction des Ressources Humaines ;

• la mise en œuvre du système de vote électronique ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote électronique et l’élaboration des états des résultats permettant l’attribution des sièges.

2. Fonctionnalités attendues du système de vote électronique.

   1. Fonctionnalités générales.

      1. Système de vote électronique distant.

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée dans le respect des horaires d’ouverture et de fermeture du bureau de vote déterminés dans le protocole préélectoral et du droit à la déconnexion, durant toute la période des élections par Internet.

2. Période des élections.

La durée du scrutin est déterminée dans le protocole préélectoral relatif aux élections concernées ; durant cette période les électeurs peuvent accéder à l’application dans le respect du droit à la déconnexion.

3. Nature des élections

Les élections à organiser sont les élections professionnelles des représentants du personnel au Comité Social et Economique.

4. Sécurisation du système proposé

Le système de vote électronique proposé par le prestataire doit répondre aux exigences minimales suivantes (décret du 25 avril 2007):

• Le système doit assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et contrôlé pendant toute la période vote jusqu’à la clôture du scrutin.

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés (« fichiers électeurs » et « urne électronique »).

Par ailleurs, le prestataire fournit à la Société qui organise les élections CSE les conclusions de son rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

2. Scénario de vote

   5. Étapes

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes :

• une étape d’identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe

• une étape de présentation des listes de candidats en présence,

• le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposées, ou bien le choix de voter « blanc »,

• la possibilité de rayer des candidats présents dans la liste choisie,

• la présentation du bulletin de vote définitif comprenant les candidats retenus et les candidats rayés,

• la confirmation par l’électeur du choix effectué, et la saisie de sa date de naissance pour confirmer son vote

• la confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,

• la possibilité pour l’électeur d’imprimer un « accusé de réception » confirmant l’enregistrement de son vote.

  6. Émargement électronique, unicité du vote

Par ailleurs, le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

7. Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système doit assurer :

• L’unicité et la confidentialité du vote : le système doit garantir l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité du vote. A cette fin, les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, doivent être enregistrés sur des systèmes dédiés et distincts.

• L’intégrité du système : la sécurisation de la prise en compte des choix effectués par les électeurs et des résultats élaborés ensuite à partir des votes enregistrés. A cette fin, le système proposé doit pouvoir notamment être scellé et les votes doivent être enregistrés chiffrés avec des clés en possession des seuls membres du bureau de vote.

  3. Procédure d’ouverture de l’élection

L’ouverture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de la Société organisant les élections CSE.

L’ouverture des élections est réalisée par les membres du bureau de vote désignés. Ces membres comportent un président et deux assesseurs.

La procédure d’ouverture des élections comportera les étapes « en ligne » suivantes :

• l’accès sécurisé à la procédure d’ouverture : le président et ses assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;

• le contrôle du certificat serveur de l’application de vote ;

• le contrôle du scellement du système de vote électronique ;

• le contrôle des urnes électroniques qui doivent être vides ;

• le contrôle du nombre d’inscrits et du nombre de sièges par élection ;

• le contrôle de la liste des émargements ;

• la création par les membres du bureau de vote d’une clé de chiffrement des bulletins de vote, remise « en ligne » au prestataire, et dont la clé de déchiffrement correspondante reste secrète ;

• l’ouverture des élections par la saisie du code secret du « président » et d’au moins l’un des codes des « assesseurs »

  4. Procédure de clôture de l’élection

La clôture de l’élection est paramétrée par le prestataire dans le système de vote et contrôlée par les membres du bureau de vote désignés au sein de chaque site.

8. Étapes

La procédure de fermeture des élections comportera les étapes « en ligne » suivantes :

• l’accès sécurisé à la procédure de fermeture : les président et assesseurs seront en possession de codes d’accès spécifiques permettant leur identification ;

• le contrôle du scellement du système de vote électronique ;

• la fermeture des élections par la saisie du code secret du « Président » et d’au moins l’un des codes des « Assesseurs ».

  5. Dépouillement des urnes électroniques

     9. Étapes

La procédure de dépouillement des urnes électroniques comprend les étapes suivantes :

• La saisie par les membres du bureau de vote de leurs clefs de déchiffrement,

• L’accès à la liste des émargements Internet,

• L’accès aux résultats des élections : édition automatique des Procès-verbaux au format CERFA ainsi que du calcul de la représentativité,

• La remise par le prestataire d’états de résultats permettant l’affectation des sièges par les membres du bureau de vote ; tous les calculs préalables et l’affectation théorique des sièges correspondant aux règles du code du travail, sont fournis aux membres du bureau de vote pour contrôles, validation et proclamation des résultats.

  6. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique

Pour garantir la confidentialité, le Prestataire chiffre le bulletin tout au long de son parcours, du poste de travail jusqu’à l’urne, sans aucune interruption.

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place :

• Le chiffrement sur le poste de travail est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement.

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS.

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton JE VOTE, donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

Cette architecture permettra de répondre ainsi parfaitement aux exigences de la CNIL sur le chiffrement de bout en bout sans interruption décrite dans sa dernière recommandation n° 2010-371 du 21 octobre 2010.

7. Liste des émargements

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les listes d’émargements ne sont pas accessibles pendant la durée du scrutin.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements sont accessibles par les membres des bureaux de vote, et les salariés habilités de la Direction.

8. Assistance technique

Le prestataire assure la formation de la cellule d’assistance technique. Durant le scrutin un interlocuteur dédié du prestataire se tient à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

9. Dispositifs de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux plates-formes géographiquement distinctes. En cas de panne d’un des systèmes, un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

3. Autres prestations à fournir

   10. Préparation de l’élection

       10. Constitution du « fichier électeurs »

Les listes électorales sont constituées par la Société organisant les élections CSE visée dans l’Annexe 1 du présent accord. Elles comportent les informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies par société, par site et par collège.

Les listes électorales sont fournies au prestataire sur un support numérique afin de permettre la constitution du « fichier électeurs ». Éventuellement, les listes électorales sont consolidées au sein d’un « fichier électeurs » par Société et sont ensuite fournies au prestataire. Le Prestataire devra être en mesure de traiter les fichiers actualisés au plus près de la date d’ouverture du scrutin.

Ainsi, le « fichier électeurs » contient notamment, pour chaque électeur :

• Le matricule de l’électeur (sauf salariés mis à disposition),

• La civilité de l’électeur,

• Les nom et prénom de l’électeur,

• La date de naissance de l’électeur,

• Le site de rattachement de vote de l’électeur (site),

• Le collège de l’électeur,

• Les coordonnées de l’électeur (adresse du domicile),

• La clef du numéro de Sécurité Sociale,

  11. Objet du « fichier électeurs »

Le « fichier électeurs » est transmis au prestataire aux seules fins suivantes :

• permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé,

• contrôler les accès au système de vote électronique,

• enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur,

• éditer les listes d’émargement.

  12. Transmission du « fichier électeurs »

Le prestataire doit être en mesure de proposer un processus d’échanges sécurisé des informations et des données concernant le fichier électeurs.

Le prestataire propose, par exemple, un accès FTP sécurisé (File Transfer Protocol : protocole de communication dédié aux échanges informatiques de fichiers sur Internet) sur son infrastructure informatique, afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre la Société organisant les élections CSE et lui-même.

13. Confidentialité du « fichier électeurs »

Le prestataire s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ses propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique.

A l’issue de l’opération de vote électronique, le prestataire s’engage à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

14. Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

A partir des informations du « fichier électeurs », le prestataire assure la création et la fourniture des codes d’accès au vote électronique à chaque électeur, selon les prescriptions indiquées dans le chapitre suivant de ce document.

Le prestataire propose des procédures de génération et de transmission des codes d’accès aux électeurs permettant de conserver le caractère confidentiel du code secret durant toutes les étapes.

15. Composition des codes d’accès au système de vote électronique

Chaque électeur reçoit un couple de codes composé :

• d’un code identifiant unique d’accès,

• d’un mot de passe généré aléatoirement.

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande à l’électeur sa date de naissance avant de permettre l’accès au vote.

16. Envoi des moyens d’authentification.

Le prestataire prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique, directement en cas d’envoi à domicile, indirectement en cas de remise en main propre.

En cas de non réception ou de perte des codes par le salarié, le prestataire invalide ceux-ci et en communique de nouveaux par l’intermédiaire de l’assistance téléphonique.

Le système proposé par le prestataire doit assurer la confidentialité des données transmises aux électeurs et la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification.

17. Contrôle des listes électorales électroniques

Afin de permettre une vérification par la société organisant les élections CSE, les représentants du personnel et les membres du bureau de vote, le prestataire fournit à la Société organisant les élections CSE, à l’issue de la génération et de la fourniture des codes d’accès, une liste de contrôle permettant de vérifier que tous les électeurs ont bien été pris en compte lors de l’attribution des codes d’accès au vote électronique.

La forme, le contenu et le support de cette liste de contrôle sont définis durant la phase de préparation des élections.

18. Transmission du « fichier candidats »

Les listes de candidats sont transmises par la Direction des Ressources Humaines de la Société organisant les élections CSE visée à l’Annexe 1 au prestataire en vue de paramétrer le système de vote électronique et de présenter celles-ci aux électeurs au moment du vote.

Les listes de candidats peuvent être constituées par les organisations syndicales au sein de la Société organisant les élections CSE ou par des candidats sans appartenance syndicale conformément aux règles applicables, rappelées dans le protocole préélectoral.

Les listes de candidats mentionnent notamment :

• Le nom de la liste et son affiliation

• L’élection concernée (titulaires ou suppléants et le collège)

• Les nom et prénom de chaque candidat et le sexe

• L’ordre de présentation des candidats dans les listes.

  19. Mise à jour des listes de candidats dans le système de vote électronique

Le prestataire propose un format de fichier numérique spécifique pour la constitution des listes de candidats, afin de faciliter les mises à jour du système de vote électronique.

20. Contrôles de conformité des listes de candidats

Le prestataire propose une procédure de test du vote électronique permettant à la Société organisant les élections CSE, aux représentants du personnel et aux membres du bureau de vote de vérifier l’exactitude des listes de candidats soumises au choix des électeurs.

11. Phase de test et de recette du système de vote électronique

    21. Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, le prestataire organise un vote test en présence des représentants des bureaux de vote.

Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats.

L’objectif est de permettre aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

En amont du test, le Président(e) et les deux assesseurs génèrent leurs clés de déchiffrement.

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

22. Étapes de recette

Les étapes de contrôle sont les suivantes :

• réalisation de plusieurs votes,

• déroulement du dépouillement des urnes électroniques et édition des résultats,

• contrôles de la conformité des résultats obtenus,

• validation du dispositif de vote.

  12. Prestation de conseil et d’assistance de la DRH

Le prestataire doit être en mesure de conseiller la Direction des Ressources Humaines dans la mise en œuvre du système de vote électronique et d’assister celle-ci notamment pour les tâches suivantes : la rédaction des documents de présentation du système de vote électronique aux représentants du personnel et aux électeurs,

• la présentation du système aux partenaires sociaux.

  23. Listes d’émargement

Les listes d’émargements définitives sont remises à la Société organisant les élections CSE sur support numérique à l’issue de l’élection.

24. Résultats

Les résultats indiquent l’attribution des sièges aux candidats et le détail des calculs afférents.

Le prestataire propose ces éléments afin de permettre aux membres du bureau de vote de proclamer les résultats de l’élection.

Le prestataire met à la disposition du bureau de vote et de la direction de la Société organisant les élections CSE les procès-verbaux modèle CERFA pré-remplis au format .pdf ;

13. Gestion informatique et technique du système de vote électronique

    25. Disponibilité du système de vote électronique

Le prestataire assure la mise en ligne du système de vote électronique durant la période correspondant à la préparation et à l’ouverture du vote.

Durant cette période, le système sera disponible 24h/24.

Le prestataire met en œuvre les moyens d’assurer un service continu sans rupture.

26. Accusé de réception du vote

L’électeur dispose de la possibilité d’imprimer un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote.

Cette possibilité lui est offerte à l’issue du vote mais aussi ultérieurement, en se reconnectant à l’application.

Il mentionne la date et l’heure d’émission de chaque suffrage.

Cet « accusé de réception » comporte aussi une référence émargement.

27. Conservation des données

Le prestataire conserve, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

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1. Article R 2314-12 du code du travail↩

2. Article R 2314-15 du code du travail↩

3. Article R 2314-14 du code du travail↩

4. Article R 2314-8 du code du travail↩