LA RENAISSANCE SANITAIRE

Accord d'entreprise relatif au vote électronique pour l’élection des représentants du personnel

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des élections et de favoriser la participation des salariés, l’employeur et les organisations syndicales représentatives, c’est-à-dire les partenaires sociaux, conviennent de mettre en place pour les opérations de vote aux élections des représentants du personnel aux comités sociaux et économiques qui se dérouleront lors de la semaine 42 de l’année 2018, le vote électronique.

Ce dispositif s’inscrit dans le cadre de la loi pour la confiance dans l'économie numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles, de son décret d’application (n°2007-602) et de l’arrêté du 25 avril 2007.

Les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un « prestataire extérieur » spécialisé dans l’organisation et la mise en œuvre des processus électoraux sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles R.2314-5 et suivants du décret pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Article 1 – Principes généraux

Le système retenu par La Renaissance Sanitaire doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensable à la régularité du scrutin qui sont :

• l’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité, le secret du vote.

Article 2 – Modalités d’organisation des opérations

2.0 – Protocole d’accord préélectoral

Le protocole d’accord préélectoral de chacun des établissements précisera notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote et la répartition des sièges pour les collèges.

Le protocole d’accord préélectoral comporte également, en annexe, la description détaillée du fonctionnement du système de vote électronique retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 2.2 – Déclaration CNIL

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l’établissement des listes électorales), l’employeur sera amené à transmettre au « prestataire fournisseur» des fichiers établis à partir d’extraction de fichiers de gestion du personnel. Ces fichiers ont été déclarés auprès de la CNIL et les organisations syndicales représentatives ont été informées de ces formalités.

Par ailleurs, les signataires du présent accord rappellent que le système de vote électronique mis en place par le « prestataire extérieur » doit avoir fait l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL. Le « prestataire fournisseur » devra adresser à l’employeur la preuve de l’accomplissement de ces formalités déclaratives. Cette dernière sera transmise aux organisations syndicales afin de satisfaire aux obligations d’information, prévues par les articles R2314-14 et R2324-10 du code du travail.

Article 2.3 - Bureau de vote électronique

Le bureau de vote électronique est composé d’un président et d’assesseurs, d’un délégué de liste désigné par chacune des organisations syndicales candidates aux élections.

Le bureau de vote électronique est chargé du contrôle de la régularité du scrutin.

Il peut consulter les éléments relatifs au taux de participation et la liste des émargements des électeurs. Les membres du bureau de vote auront accès à tous les documents utiles sur le système de vote électronique.

Article 2.4 – Formation au système de vote électronique

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu. Cette formation devra avoir lieu au moins 1 mois avant l’ouverture du scrutin.

Article 2.5 – Cellule d’assistance technique

L’employeur met en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote. Au sein des établissements, cette cellule d’assistance sera composée de personnes indépendantes, tant vis-à-vis de l’employeur que des organisations syndicales.

Cette cellule doit notamment effectuer un test du système de vote avant l’ouverture du vote, vérifier que l’urne est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet, tester le système de dépouillement et contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 3 – Déroulement des opérations de vote

Article 3.1 - Etablissement des fichiers

Les données pouvant être enregistrées sont les suivantes (article 4 de l’arrêté du 25 avril 2007) pour :

• les listes électorales : nom, prénom, date d’entrée dans l’entreprise, date de naissance, collège, site et adresses postales ;

• le fichier d’émargement : collège, site, nom et prénom des électeurs et horodatage du vote ;

• les listes des candidats : collège, site, nom, prénom des candidats, titulaire ou suppléant et appartenance syndicale ;

• la liste des résultats : nom, prénom des candidats, élu, non élu, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et destinataires tel que mentionnés ci-après.

Les destinataires de ces informations sont les suivants pour :

• les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, agents habilités des directions des ressources humaines (DRH);

• les listes d’émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des DRH ;

• les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des DRH ;

• les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l’emploi, syndicats, employeur ou agents habilités des DRH.

Article 3. 2 - Lieu et temps du scrutin

L’employeur s’engage à ce que tous les moyens soient mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés.

Les DRH établiront une note explicative précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne, laquelle sera portée à la connaissance des électeurs, suffisamment à l’avance, avant l’ouverture du premier tour de scrutin.

Pendant la période ouvrée du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, pendant les heures ouvrées, - soit du lundi au vendredi selon l’horaire collectif en vigueur -, les membres de leur bureau de vote et/ou le représentant désigné des DRH – par mail ou téléphone - afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

Afin d'assurer un taux de participation optimum, et ceci aussi bien pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, les élections pourront avoir lieu sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Toutes facilités seront accordées aux électeurs pour leur permettre de voter et le temps passé par ces derniers à voter n’entraînera aucune réduction de salaire.

Le cas échéant, pendant la période ouvrée du scrutin, un micro-ordinateur en libre-service, avec une connexion au site sécurisé d’élections, sera mis à la disposition des salariés électeurs. L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci.

Les salariés seront informés de l’ouverture et de la fermeture des bureaux de vote par tout moyen adapté (affichage, mail..). Par ailleurs, pendant la période de vote, un ou plusieurs rappels pourront être soumis à l’ensemble des électeurs pour les inciter à voter et ce afin d’augmenter le taux de participation.

Il n’y aura pas de vote par correspondance.

Article 3.3 – Communication des listes des candidats et bulletins de vote

Le « prestataire fournisseur » assure la programmation des pages Web et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Le « prestataire fournisseur » reproduit sur le serveur les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises par leurs auteurs et transférées par les DRH avec le cas échéant les logos et professions de foi des listes correspondantes.

Les listes seront présentées sur une même page dans l’ordre d’arrivée à la direction des établissements.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le « prestataire fournisseur » veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Article 3.4 - Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra, avant le premier tour des élections - à son domicile, par courrier simple un code d’identification personnel généré de manière aléatoire par le « prestataire fournisseur » ainsi qu’un mot de passe.

Seul le « prestataire fournisseur » aura connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteraient, par ailleurs, inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devait être organisé.

L’authentification de l’électeur sera ainsi assurée par un serveur dédié après saisie, par l’utilisateur du code identifiant et du mot de passe. Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote. Le cas échéant, un troisième critère d’identification, non communiqué par courrier, pourra être demandé (critère de défi/réponse connu du salarié).

Chaque saisie du code confidentiel et du mot de passe vaut ainsi signature de la liste d’émargement dès réception du vote.

A l’aide de ce code, l’électeur pourra donc voter en toute confidentialité en se connectant sur le site sécurisé d’élections créé pour l’occasion par le « prestataire fournisseur ».

Une fois connecté, tant pour l’élection des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son scrutin selon son collège et/ou son établissement.

Article 3.5 - Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R.2314-7 et suivants du code du travail, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés.

L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Les membres désignés de chacun des bureaux de vote constitués pourront consulter tout au long du scrutin, grâce à une clef d’accès, la liste d’émargement en ligne, le compteur de bulletins et les taux de participation.

Article 3.6 - Délégué de liste

Dans le cadre des élections professionnelles, chaque liste de candidats pourra désigner un délégué de liste.

Le protocole d’accord pré-électoral de chaque établissement prévoira les modalités d’accès aux éléments lui permettant de constater la régularité du scrutin.

Article 3.7 - Dispositif de secours

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrent les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique, le bureau de vote a compétences, après avis des représentants de l’organisme mettant en place le vote électronique, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde notamment pour décider de la suspension des opérations de vote.

Article 4 – Clôture et résultats

Article 4.1 - Clôture

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres des bureaux de vote contrôlent la fermeture du scrutin conformément à l’article R.2314-15 du code du travail.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Article 4.2 – Décompte et attribution des sièges

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres de chaque bureau de vote (président, assesseur).

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et leurs listes d’émargement et proclament les résultats.

Article 4.3 – Délais de recours et destruction des données

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de rependre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Il est conservé, après la décision de clôture du dépouillement et jusqu’à l’expiration du délai de recours ou jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, en cas de procédure contentieuse.

Passé ces délais, l’employeur ou, le cas échéant, le « prestataire fournisseur »procède à la destruction des fichiers supports.

Article 5 – Portée

Le présent accord est conclu dans le cadre notamment des articles L. 2 221-1, L. 2 232-16 et L. 2 253-2 du code du travail.

Si des dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles, actuelles ou futures devaient être plus avantageuses, elles seraient appliquées à la place du présent accord. Si des dispositions étaient moins avantageuses, les dispositions du présent accord continueraient d’être appliquées dans les conditions qu’il prévoit.

Article 6 - Adhésion

Conformément à l’article L. 2 261-3 du code du travail, toute organisation syndicale de salariés représentative dans l’entreprise, qui n’est pas signataire du présent accord, pourra y adhérer ultérieurement.

L’adhésion produira effet à partir du jour qui suivra celui de son dépôt à la direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE) et au secrétariat du greffe du conseil de prud’hommes compétents.

Notification devra également en être faite, dans le délai de huit jours, par lettre recommandée, aux parties signataires.

Article 7 - Interprétation

Les représentants de chacune des parties signataires conviennent de se rencontrer à la requête de la partie la plus diligente, dans les trente jours suivant la demande pour étudier et tenter de régler tout différend d'ordre individuel ou collectif né de l’application du présent accord.

La demande de réunion consigne l’exposé précis du différend. La position retenue en fin de réunion fait l’objet d’un procès-verbal rédigé par l'employeur. Le document est remis à chacune des parties signataires.

Si cela est nécessaire, une seconde réunion pourra être organisée dans les quinze jours suivant la première réunion.

Jusqu’à l’expiration de ces délais, les parties contractantes s’engagent à ne susciter aucune forme d’action contentieuse liée au différend faisant l’objet de cette procédure.

Article 8 - Révision

Toute disposition qui ferait l’objet d’un accord entre les parties signataires donnera lieu à l’établissement d’un avenant.

Article 9 - Dépôt légal

Un exemplaire papier et un exemplaire en version électronique seront déposés auprès du Service Conventions et Accords Collectifs de la DIRECCTE de Paris, située 210 quai de Jemmapes 75468 Paris cedex 10 et au secrétariat du greffe du conseil de prud’hommes de Paris, situé 27 rue Louis Blanc 75010 Paris.

Le texte déposé sera assorti de la liste des établissements de la Fondation et de leurs adresses respectives.

Article 10– Durée et publicité de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Les salariés seront informés de ces mesures simultanément à la signature du protocole électoral par les moyens de communication habituels utilisés par l’employeur.

Le présent accord ainsi que les pièces accompagnant le dépôt seront publié, dans une version ne comportant pas les noms des signataires, dans la base de données nationale.

Fait à Paris, le 19 juin 2018

Pour la Fondation Pour les Organisations Syndicales

M. C.F.D.T.

Mme

Président C.G.T.

Mme

Mme

Mme

G.I.S. - UNSA

M.

M.

ANNEXE 1

Présentation de la prestation de service

du « fournisseur prestataire » Election Europe

La SARL Election Europe, dont le siège social est basé à Boulogne Billancourt, a plus de 30 ans d’expérience dans le milieu électoral et dans les technologies Internet.

Depuis 18 ans, elle propose plus spécifiquement des services sécurisés d'élections professionnelles par internet. Elle a notamment développé le vote électronique ou e-vote au sein de la grande distribution, d’organismes bancaires, et de SSII entre autres.

La société Election Europe s’engage à organiser, selon les lois et règlements en vigueur, les élections professionnelles des représentants du personnel par Internet au sein de LA RENAISSANCE SANITAIRE.

Plus concrètement, la société Election Europe se propose de créer un site de vote sécurisé intégrant les listes des électeurs, des candidats et des membres des bureaux de vote que l’employeur lui aura fournies préalablement.

La prestation de service comprend notamment :

• la programmation des pages WEB d’authentification des électeurs et des bulletins de vote conformes au matériel électoral de l’ensemble des établissements de LA RENAISSANCE SANITAIRE ;

• la programmation de l’interface d’administration pour l’affichage durant l’élection par établissement de la liste d’émargement et des résultats à l’heure de fermeture du scrutin ;

• la génération de codes à usage unique pour chaque électeur et l’envoi par courrier, au domicile de chaque électeur, des instructions de vote et des codes.

• le chargement de la base de données d’électeurs fournie sous format excel par LA RENAISSANCE SANITAIRE ;

• l’hébergement de l’application sur un site sécurisé disponible 24 H/24.

Ce nouveau moyen de vote présente de nombreux avantages dont celui d'assurer la sécurité des opérations électorales, la sincérité du scrutin et la confidentialité des votes.

Le vote électronique permettra notamment :

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce sous le contrôle des bureaux de vote désignés ;

• de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes entraînant de nombreuses erreurs) ;

• de pallier les aléas postaux ;

• d'éviter le voyage des urnes en région.

ANNEXE 2

CAHIER DES CHARGES

RELATIF A L’ORGANISATION MATERIELLE ET TECHNIQUE

PAR VOTE ELECTRONIQUE

DE L’ELECTION DES MEMBRES DES COMITES SOCIAUX ET ECONOMIQUES D’ETABLISSEMENTS

INTRODUCTION

Afin de permettre l’usage du vote électronique pour les prochaines élections professionnelles des membres des comité sociaux et économiques d’établissements (CSE), La Renaissance Sanitaire a étudié la modalité proposée par la loi pour la confiance dans l'économie numérique dite loi Fontaine (loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 publiée au JO du 22 juin 2004) avec son article 54 qui ouvre la possibilité pour les entreprises de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles.

L’employeur a pris contact avec un « fournisseur prestataire », spécialisé dans les technologies Internet et plus particulièrement dans le développement du vote par internet, afin de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application des articles des articles R.2314-5 et suivants du décret pris en application de l’article 1er de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, ainsi que de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système assurera la confidentialité des données transmises (fichiers contenant les listes électorales des collèges) ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs ainsi que les clés de chiffrement et de déchiffrement et de l’urne ne seront accessibles qu’aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Afin de faciliter la mise en œuvre de ce processus électoral, le scrutin se fera par vote électronique pour tous les salariés.

Le scrutin par voie électronique se déroulera selon le calendrier fixé dans le protocole d’accord préélectoral.

Article 1 - NATURE DU CAHIER DES CHARGES

Article 1.1 - Principes de l’élection

La Renaissance Sanitaire souhaite introduire un système de vote par internet et intranet à l’occasion des prochaines élections des CSE.

Le système retenu devra respecter les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir :

• la sincérité du vote et l’intégrité du vote : conformité entre le bulletin choisi par l’électeur et le bulletin enregistré dans l’urne ;

• l’anonymat et le secret du vote : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

• l’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

• la confidentialité et la liberté du vote : permettre d’exercer son droit de vote sans pression extérieure.

Article 2.2 - Modalités de l'élection

Modalités du vote

Le Prestataire communique à chaque électeur un courrier contenant les instructions de vote et ses codes confidentiels ; la communication peut se faire par courrier postal, par distribution en mains propres ou par mail selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant l‘ouverture du « bureau de vote électronique », à partir de n’importe quel terminal Internet ou Intranet (lien direct avec le site du prestataire), de leur lieu de travail, de leur domicile ou de lieu de villégiature en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs handicapés amenés à voter sur les lieux de travail et le logiciel de vote devra respecter les standards permettant aux personnes handicapées d’utiliser les dispositifs normalisés d’aide à la navigation sur internet.

Le cas échéant, pendant la période ouvrée du scrutin, des micro-ordinateurs avec une connexion au site sécurisé du prestataire, dont le nombre serait adapté à la configuration notamment géographique de chaque établissement, pourront être mis à la disposition des électeurs sur les lieux de travail. Dans ce cadre, ils devront être installés de telle manière que la confidentialité du vote soit garantie.

Par ailleurs, les électeurs absents pendant la période du scrutin auront la possibilité de se rendre sur le site de travail des établissements les plus proches pour voter dans le respect des règles d’accès en vigueur. Ils pourront également voter par Internet de leur domicile ou de tout autre lieu offrant un accès Internet (La Poste, un cybercafé, etc…) ainsi que d’un smartphone.

Le logiciel de vote devra donc absolument éviter tout téléchargement de logiciel sur le navigateur internet du votant tout en permettant le chiffrement du bulletin de vote dès son émission du poste du votant. L’usage de Java ou de cookies est à proscrire sur le poste du votant à cause des problèmes des failles de sécurité qu’il peut générer, remettant ainsi en cause la sincérité du scrutin ou l’anonymat du vote.

Le Prestataire reproduira, sur le logiciel de vote, les listes des noms des candidats telles qu’elles auront été émises. Les listes seront présentées dans l’ordre prévu au protocole préélectoral. Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme.

Opérations de dépouillement

A la fin de chaque tour, les membres des bureaux de vote proclament la fermeture du scrutin et procèdent au dépouillement sur chaque site.

La séance de dépouillement se déroulera de la manière suivante :

• dépouillement du vote par internet par les membres des bureaux de vote ;

• intégration automatisée des résultats du vote internet ;

• édition automatisée des procès-verbaux et calcul des sièges attribués à chaque liste ;

• proclamation des résultats et signature des procès-verbaux par les membres des bureaux de vote ;

• édition automatisée des listes d’émargement et signature par les membres des bureaux de vote.

La solution retenue doit strictement garantir l’anonymat par l’absence de corrélation entre l’émargement et l’expression de vote par Internet sans possibilité de double vote.

Le dépouillement est réalisé en présence des membres des bureaux de vote. Les résultats du dépouillement sont accessibles via l’interface d’administration du site de vote en ligne au président de chaque bureau de vote pour répartition des sièges entre les listes ayant présenté des candidats.

Après établissement du procès-verbal, le président du bureau de vote proclame les résultats et indique les noms des élus.

Le procès-verbal est porté à la connaissance du personnel, par affichage dans les établissements ou via intranet.

Chaque procès-verbal porte obligatoirement les renseignements suivants :

• résultats des votes : nombre d'inscrits, de votants, de bulletins blancs, des suffrages exprimés et nombre de voix obtenues par liste ;

• contestations, irrégularités : mention explicite des contestations ou des irrégularités de tous ordres dont le bureau de vote a pu avoir connaissance.

Les informations sont accessibles via l’interface d’administration du vote en ligne aux membres du bureau de vote concerné avec les données suivantes :

• quotient électoral ;

• pour chaque liste : nombre de voix recueillies, moyenne des voix, nombre de sièges attribués au quotient, à la « plus forte moyenne », ou tenant compte des règles de parité ou de préséance du poste titulaire par rapport au poste suppléant.

Le président du bureau de vote attribue les sièges comme décrit ci-dessous.

Dans un premier temps, il est attribué, à chaque liste, autant de sièges que le nombre de voix recueillies par elle contient de fois le quotient électoral.

Le quotient électoral est égal au nombre total de suffrages, valablement exprimés par les électeurs, divisé par le nombre de sièges à pourvoir ; cette division étant poussée jusqu'aux décimales nécessaires pour parvenir au résultat le plus juste.

S'il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur le principe de « la plus forte moyenne ».

A cet effet, le nombre de voix obtenues par chaque liste est divisé par le nombre, augmenté d'une unité, des sièges déjà attribués à cette liste. Les différentes listes sont classées dans l'ordre décroissant des moyennes ainsi obtenues. Le premier siège à pourvoir est attribué à la liste ayant la plus forte moyenne. Il est procédé, successivement, à la même opération pour chacun des sièges restant à pourvoir.

Si deux ou plusieurs listes ont la même moyenne et s'il ne reste qu'un siège à pourvoir, le siège restant est attribué à la liste qui a le plus grand nombre de voix.

Si deux ou plusieurs listes ont également recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats en présence, pris dans l'ordre des listes en concurrence.

En cas d’égalité de voix entre deux candidats ayant obtenu le même nombre de voix après raturage à plus de 10%, le siège est attribué au plus âgé des deux candidats.

Dans le cas où une liste incomplète obtient un nombre de sièges supérieur au nombre de candidats y figurant, les sièges non pourvus sont attribués aux autres listes, selon la règle de la plus forte moyenne indiquée ci-avant.

Enfin il conviendra d’appliquer la règle de la parité qui attribue aussi les sièges par effet « miroir » du pourcentage homme/femme du collège votant.

Les listes sont composées alternativement d’un candidat de chaque sexe jusqu’à épuisement des candidats d’un des sexes.

Lorsque l’application de cette disposition n’aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l’arrondi arithmétique suivant : - Arrondi à l’entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 - Arrondi à l’entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

La constatation par le juge, après l’élection, du non-respect par une liste de candidats des prescriptions prévues entraîne, selon le cas, l’annulation de l’élection :

• d’un nombre d’élus du sexe surreprésenté égal au nombre de candidats du sexe surreprésenté en surnombre sur la liste de candidats au regard de la part de femmes et d’hommes que celle-ci devait respecter. Le juge annule l’élection des derniers élus du sexe surreprésenté en suivant l’ordre inverse de la liste des candidats ;

• du ou des élus dont le positionnement sur la liste de candidats ne respecte pas ces prescriptions.

Article 2 - INTERVENANTS

Article 2.1 - Organisation des élections

La conduite des opérations ainsi que la gestion opérationnelle et financière du marché seront suivies par chaque DRH, maître d'œuvre des différentes opérations électorales objet du présent cahier des charges.

Article 2.2 - Le prestataire fournisseur

Références

Le prestataire fournira des informations permettant d’évaluer son savoir-faire en ce qui concerne les opérations électorales. Il devra fournir des références équivalentes en termes de volumétrie du nombre de votants potentiels et de performances et être capable d’organiser sur simple demande un contact avec les références citées.

Il doit s’engager à assurer en permanence, pour ce qui est de ses prestations, l’anonymat du vote, l’unicité du vote, la liberté de choix des électeurs, l’intégrité du vote, le secret du vote et la sincérité du scrutin (cf. principes électoraux).

De façon générale, il doit s’engager à assurer et garantir la sincérité du scrutin et à en permettre le contrôle effectif par le juge de l’élection.

Coordination, suivi de l’opération et garanties

Le prestataire indiquera les correspondants qu’il pour le suivi de l’opération et communiquera leurs curriculum-vitae attestant leur expérience en conduite d’opérations électorales.

Il indiquera :

• le recours éventuel à des sous-traitants et détaillera les opérations confiées à la sous-traitance ;

• le ou les sites de production du matériel de vote et la localisation des serveurs du système de vote électronique sur le territoire national ; ceux-ci devront être accessibles sur simple demande pour une visite.

Il devra disposer d’un site de production de secours disposant des mêmes capacités de traitement que son site de production principal et capable de reprendre l’exploitation du site principal en cas de défaillance de ce dernier.

Il doit être propriétaire de ses accès réseaux, de ses serveurs et de sa technologie de vote électronique ; il doit être ainsi capable, le cas échéant, d’apporter toute modification nécessaire à son code-source pour répondre aux besoins du marché et disposer de sa propre équipe de développement.

En cas de recours contentieux, il doit être capable de répondre à toute demande d’expertise judiciaire à la demande du juge électoral et d’apporter toute preuve du respect de la technologie proposée aux principes électoraux.

Il devra certifier, sous sa responsabilité exclusive, que le ou les logiciels qu’il a développé(s) ou qu’il a modifié(s) et qu’il utilise pour les opérations électorales (cf. ci-après le « Logiciel ») ainsi que les procédés qu’il met en œuvre pour réaliser ces opérations sont de nature à assurer, à tout moment, le respect des principes électoraux.

Afin de s’en assurer, et, si besoin est, d’en administrer la preuve, il devra attester avoir réalisé et fait réaliser par des personnes qualifiées et indépendantes les tests nécessaires, notamment que le logiciel :

• a fait l’objet d’un audit détaillé, incluant notamment les questions de sécurité, destiné à s’assurer du respect des principes électoraux ;

• ne contient aucune fonction espionne ;

• a fait l’objet d’une recette fonctionnelle et technique interne dont les résultats ont été positifs au regard du respect des principes électoraux (cf. ci-après la « recette interne »).

Il devra s’engager à prendre toutes les mesures nécessaires afin de conserver :

• une copie scellée de la version du logiciel ayant fait l’objet de l’audit et de la recette Interne ;

• le rapport de l’audit ;

ainsi que de justifier de leur caractère original et fidèle.

Toute jurisprudence relative aux opérations électorales déjà effectuées par le prestataire devra être fournie sur simple demande.

Article 3 - DEFINITION DU BESOIN

Pour l’organisation de l’élection par voie électronique par Internet, le prestataire devra assurer pour l'opération électorale :

• la fourniture d’un logiciel de vote électronique et d’administration du vote par Internet dans un environnement sécurisé ;

• la fourniture d’un système de vote configuré selon les modalités de l’élection ;

• la disponibilité d’un support technique pendant la durée de l’opération.

Article 3.1 - Fonctionnalités générales attendues

Le prestataire devra mettre en œuvre les moyens permettant d’assurer :

• la coordination de l'opération en relation avec les DRH ;

• une assistance technique pour les organisateurs de l’élection ;

• la réalisation, diffusion et gestion des différents courriers vers les électeurs ;

• le traitement du fichier des électeurs, pour la gestion des codes d’identification et d’authentification, et de la liste d’émargement ;

• le traitement et l’intégration des listes de candidats ;

• la gestion des votes par Internet durant la période du scrutin ;

• le dépouillement et le calcul automatique des résultats du vote électronique ;

• la fourniture d'une liste d'émargement et de résultats dans un format permettant sa diffusion ;

• la conservation des fichiers pendant les délais de recours ;

• la destruction des archives.

Article 3.2 - Contraintes

Les données relatives aux électeurs et à leurs votes doivent faire l’objet de deux traitements automatisés distincts, dédiés et isolés : le traitement de la liste électorale et le traitement de l'urne électronique.

Le traitement de la liste électorale a pour objet de fournir à chaque électeur, des codes lui permettant d’exprimer son vote par voie électronique, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer la liste d’émargement.

Le traitement de l'urne électronique a pour objet, pour les suffrages exprimés par voie électronique, de collecter les votes des électeurs qui doivent être chiffrés et de déterminer les résultats après dépouillement opéré par les membres du bureau de vote.

Article 3.3 - La plate-forme de vote électronique

Descriptif

La plateforme de vote est constituée de l’ensemble des développements informatiques réalisés spécifiquement pour gérer un processus complet d’élection.

La solution proposée devra obligatoirement comporter une architecture de type client léger sans aucun téléchargement sur le poste de l’électeur. Les échanges seront chiffrés par usage du protocole HTTPS/TLS et d’un chiffrement du bulletin dès son émission indépendante du chiffrement HTTPS/TLS.

La plateforme comprend obligatoirement :

• un site internet sécurisé, accessible via des codes d’identification ;

• une application informatique permettant l’ensemble des traitements nécessaires ;

• une séparation stricte des données assurée pour le fichier des électeurs et celui de la réception des votes (urne électronique).

Le prestataire décrira sous forme de schémas commentés l’architecture (logicielle, matérielle et réseau) qu’il compte mettre en œuvre, ainsi que les flux associés. En particulier, il précisera les positions des serveurs web et des serveurs de données dans l’architecture ainsi que les différents dispositifs techniques de sécurité. Il donnera aussi une cartographie des différents flux générés (exploitation, administration, maintenance, …).

Un site géographiquement distant ou de redondance devra obligatoirement être prévu. Les mécanismes mis en œuvre pour assurer la communication entre les 2 sites seront décrits, notamment en cas de défaillance du site principal.

Quelle que soit la solution proposée, le système de vote devra être opérationnel à la date définie au calendrier de la prestation.

La plateforme est ouverte sur Internet. Elle doit, de ce fait, intégrer tous les mécanismes de sécurité physique et logique adéquats pour assurer :

• la fiabilité de l’ensemble ;

• une protection des accès physiques ;

• un contrôle d'accès logique - une gestion des droits - l’intégrité des données ;

• la protection contre toutes les attaques et codes malveillant pouvant perturber le bon fonctionnement des applications ou la régularité du scrutin.

Le prestataire devra s’assurer du bon fonctionnement permanent de la plateforme au moyen de logiciels de surveillance adaptés.

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties doit pouvoir prendre le relais du système principal en cas de panne.

Tous les incidents liés à la plate-forme seront remontés aux DRH. Tous les accès et tentatives d’accès au système seront tracés.

Disponibilité

La disponibilité de la plateforme devra être maximale. Elle sera assurée tant au niveau matériel qu’au niveau accessibilité réseau.

L’infrastructure réseau devra permettre d’assurer durant toute la période du scrutin l’accessibilité à la plateforme de vote.

Durant la période de vote les électeurs doivent pouvoir utiliser le site 24 h/24, 7j/7 sans aucune interruption.

Tout incident entravant la disponibilité de la plateforme devra être tracé et remonté à la DRH.

Le prestataire indiquera le temps de rétablissement en cas d’incident.

Accessibilité

L’ensemble des électeurs dispose d’un environnement de travail très hétérogène et largement décentralisé.

En conséquence, le prestataire devra proposer une solution technique minimisant la logistique du support et de déploiement de l’accès à l’application de vote et s’affranchir autant que faire se peut de toute contrainte matérielle.

Aussi le système, réalisé avec une interface en mode HTTPS, devra :

• pouvoir être utilisé, a minima, depuis tout ordinateur fonctionnant sous Linux/Unix, MacOS ou Windows avec les navigateurs les plus courants dans leurs versions actuelles les plus utilisées (Internet Explorer, Firefox, Chrome, ou Safari) ainsi qu’à partir de smartphone ou tablettes utilisant des versions actuelles des navigateurs les plus courants ;

• devra être capable de traverser les firewalls et proxy de façon transparente.

Dans la mesure du possible, les contraintes techniques de mise en œuvre (adresse IP, noms de domaines, ports ouverts, NAT, filtrage, firewall, proxy) seront minimales.

Les numéros de ports des protocoles réseaux utilisés seront normalisés. L’ensemble des prérequis techniques sera clairement indiqué.

L’accès à la plateforme par les électeurs se fera exclusivement en HTTPS ; seul ce port devra être obligatoirement ouvert depuis le client à destination de la plate-forme. Les flux d’administration et de gestion seront également chiffrés en mode HTTPS

Accès au système de vote

L’accès au système sera limité aux utilisateurs autorisés. Tous les accès au système seront tracés. Les utilisateurs devront se connecter par l’utilisation d'un code d'identification personnel.

L’identité de chaque utilisateur (administrateur, gestionnaire) accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur.

Les accès par identifiant/mot de passe seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs (mot de passe de longueur suffisante, modification des identifiants en cas de vol, etc.).

Recette

La solution proposée devra être "recettée" par les organisateurs. A cet effet, la documentation nécessaire sera fournie et l’accès à la plateforme de recette sera proposé.

Maintenance

Durant toute la durée du vote, le produit bénéficiera d’une maintenance technique et applicative.

Fonctionnalités du système de vote électronique

Horodatage

L’outil devra assurer une fonction d’horodatage permettant de garantir la date et l’heure certaines, notamment lors du vote de chaque électeur.

L'heure de référence pour l'opération de vote et de clôture, affichée à l'écran, sera celle de Paris.

Chiffrement

La solution devra utiliser le chiffrement de la communication et celui des bulletins de vote indépendamment. La procédure de chiffrement/déchiffrement ne devra pas complexifier le processus de vote de l’électeur. Aucun téléchargement sur le poste de l’électeur ne doit être nécessaire pour le cryptage des bulletins.

Vérifiabilité

L’électeur devra être capable de constater, par lui-même, que le choix qu’il a émis est bien conforme au bulletin enregistré dans l’urne au moment de la validation.

Procédure de vote

Le système de vote devra permettre :

• le vote blanc ;

• le raturage dans une liste ;

• à l’électeur, de revenir sur son choix avant validation ;

• la confirmation obligatoire du choix pour l’enregistrement du bulletin dans l’urne électronique ;

• la possibilité, pour l’électeur, de conserver une trace de son vote (impression d’un accusé de réception avec date et heure d’enregistrement du bulletin, à l'exclusion de toute information sur la nature de son vote).

Il devra interdire :

• de sélectionner plus d’une liste ;

• de voter plusieurs fois ;

• tout lien entre le nom de l’électeur et son vote.

Article 3.4 - Mise en place d’un processus électoral

Moyens d’identification et d'authentification

A partir du fichier des électeurs, le prestataire générera, pour chacun des électeurs, un identifiant et un mot de passe.

Les identifiants et mots de passe seront adressés aux électeurs directement par le prestataire selon les modalités retenues par les parties signataires du protocole pré-électoral.

Les codes de vote par internet pourront être réédités pendant le scrutin en cas de perte ou de non réception via une hotline mise en place à cet effet par les DRH.

Écrans de vote

Les résolutions d’écran des postes des électeurs sont variables.

La solution devra supporter au moins les deux résolutions les plus largement utilisées :

• 1024 x 768 ;

• 1280 x 1024.

Elle devra respecter autant que possible les recommandations relatives aux temps de réponses variables d’internet ; en particulier le poids des pages devra être limité. Le système de vote devra être conforme aux standards du W3C et du WAI concernant la normalisation de l’application web.

Compte tenu du niveau informatique disparate des électeurs, une ergonomie particulièrement simple du site Internet sera mise en place.

Il sera clairement fait mention de la date de la clôture de vote sur l’écran d’accueil ainsi que les coordonnées et heures d'ouverture de l'assistance utilisateur.

Paramétrage de l’élection

Les DRH fourniront :

• le fichier des électeurs, permettant l’attribution d’un code d’identification et l’établissement de la liste pour l’émargement ;

• le fichier avec les listes et leurs candidats, dans l'ordre de présentation, ainsi que les logos des listes candidates en format GIF de 4 kilo-octets (130x60 pixels) et leurs professions de foi en format PDF d’un maximum de 500 kilooctets.

Le prestataire devra intégrer ces données au système de vote de façon à ce que toutes les listes candidates soient affichées sur une seule page. En cas de nécessité, la visibilité des candidats associés à la liste peut s’effectuer au moyen d’un ascenseur vertical. En aucun cas, un ascenseur horizontal ne doit être utilisé.

Interface de contrôle

Le prestataire mettra à la disposition des membres du bureau de vote et des scrutateurs une interface de contrôle du système. Elle répondra aux mêmes spécifications techniques que le système de vote. L’autorisation d’accès sera limitée aux utilisateurs habilités.

L’accès à l’interface de contrôle sera sécurisé selon le protocole HTTPS.

L’identité de chaque utilisateur habilité accédant à des zones réservées de la plate-forme doit pouvoir être vérifiée par le système. Chaque identifiant doit pouvoir être associé à un profil utilisateur. Les accès par identifiant/authentification seront assortis d’une politique de gestion stricte des utilisateurs.

Tests et recette

Avant ouverture de la période de vote, la recette doit d'abord permettre de constater, après paramétrage de l’élection :

• le bon fonctionnement du processus de connexion ;

• la présence de la liste d’émargement ;

• la présence et l’exactitude des listes candidates et des candidats associés ;

• la présence et l’exactitude des professions de foi et des logos ;

• le fonctionnement du processus de vote ;

• le fonctionnement du processus de dépouillement.

Le prestataire s’engage à rectifier toute erreur constatée pendant cette recette, avant ouverture de la période de vote.

Après la recette validée, il :

• détruira les comptes fictifs ayant permis les contrôles ;

• scellera les listes électorales et de candidats ;

• remettra à zéro le compteur des votes ;

• videra et scellera l’urne électronique.

Après ouverture de la période de vote, ce système de contrôle doit ensuite permettre d’avoir accès, exclusivement en lecture seule et sans modification possible, aux nombres de bulletins dans les urnes électroniques et aux listes d’émargement correspondantes.

Période de vote

L’ouverture du système de vote par Internet se fera à l’heure prévue dans le protocole d’accord préélectoral ; les électeurs devront avoir la possibilité de voter 24 h / 24 7/7.

Au moyen de l’interface d’administration du vote, les membres du bureau de vote vérifieront, avant l'ouverture de la période de vote électronique, que l’urne est vide et scellée.

La validation du vote par l’électeur engendre automatiquement

• l’émargement dans le fichier des électeurs ;

• l’enregistrement du bulletin de vote dans l’urne électronique ;

• l’impossibilité de revoter ;

• la présentation à l'électeur d'un accusé de réception électronique mentionnant la date et l’heure de validation de son vote.

Le système de vote se fermera automatiquement à la clôture du scrutin rendant impossible l’enregistrement de votes après la clôture du scrutin. Un délai de grâce de 10 minutes permettra aux électeurs se connectant, juste avant l’heure de fermeture du scrutin, de terminer leur vote.

Article 4 - ASSISTANCE

Article 4.1 - Aux électeurs

Pendant la phase de vote par Internet aux jours et heures ouvrées, une hotline sera mise en place par les DRH pour :

• répondre aux problèmes rencontrés par les électeurs sur l’utilisation du système de vote (de connexion, de compréhension du système…) ;

• envoyer des demandes de réédition des codes perdus ou non-reçus via le système d’administration de la liste électorale du prestataire ; le mode courant de renvoi des codes se fera, par courrier électronique ou SMS, par le système d’administration après authentification de l’électeur par les DRH sans que celles-ci ne puissent prendre connaissance des codes de l’électeur.

Article 4.2 – Aux DRH

Pendant toute la durée de l'opération, le prestataire veillera au bon déroulement des opérations de vote ; il assurera l'assistance également pour :

• les problèmes liés à l'utilisation de l’interface d'administration ;

• l’information sur tout incident touchant au vote ou au fonctionnement du système ;

• les problèmes liés à l'utilisation des codes des administrateurs et assesseurs ;

• l’assistance à l’édition des résultats, des procès-verbaux et de la liste d'émargement.

Article 4.3 - Documentation

Le prestataire fournira une documentation relative aux systèmes ;

• de vote ;

• de dépouillement ;

• d'administration pour le renvoi des codes.

Il fournira aussi :

• un rapport complet sur les éventuels incidents survenus ;

• les éléments collectés et enregistrés par la hotline indiquant le nombre d’appel, le type d’appel, le nom des électeurs ayant demandé une réédition de leurs codes.

Fait à Paris, le 19 juin 2018

Pour la Fondation Pour les organisations syndicales

La Renaissance Sanitaire

Le Président de la Fondation CFDT

CGT

GIS - UNSA