Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DE 2019" chez FRANCE HORIZON (Siège)

ACCORD RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR LES ELECTIONS PROFESSIONNELLES DE 2019

L’Accord relatif au vote électronique concernant l’élection des Comités Sociaux et Economiques

ENTRE

L’association France Horizon dont le siège social est sis 5 place du Colonel Fabien à PARIS représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxxx, directeur général dûment mandaté,

d'une part,

ET

Le syndicat CFDT représenté par xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, déléguée syndicale centrale,

Le syndicat CGC représenté par xxxxxxxxxxxxxxxxx, déléguée syndicale centrale,

Le syndicat CGT représenté par xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, délégué syndical central,

Le syndicat FO représenté par xxxxxxxxxxxxxxxx, déléguée syndicale centrale,

d’autre part,

Ci-après dénommées collectivement « Les Parties »

Vu les articles R.2314-5 et suivants du Code du travail (CT) relatifs à l’organisation d’un vote électronique pour les élections du Comité Social et Economique (CSE) ;

Vu spécifiquement l’article R 2314-13 du CT concernant l’accord relatif à l’autorisation de recours au vote électronique ;

Vu la délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 de la Commission nationale de l'informatique et des libertés qui formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Il a été conclu ce qui suit

PREAMBULE

Afin de faciliter l’organisation des élections des membres des Comités Sociaux et Economiques de France Horizon, la direction en collaboration avec les partenaires sociaux ont étudié la possibilité et les modalités de mise en place d’un système de vote électronique tel que créé par la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique dite loi Fontaine.

Outre le fait de faciliter le processus d’organisation des élections professionnelles et les opérations de dépouillement, le scrutin électronique s’inscrit dans une démarche de développement durable en ce qu’il réduit les consommations de papier.

Après avoir expérimenté les avantages du vote électronique lors des précédentes élections professionnelles, les partenaires sociaux ont décidé de recourir à nouveau à ce dispositif, objet du présent accord.

Dans un souci de clarté et de transparence, les dispositions du cahier des charges techniques de la prestation relative à l’organisation matérielle et technique proposé par le prestataire NEOVOTE sont annexées au présent accord.

SOMMAIRE

ARTICLE 1 CHAMP D’APPLICATION ...................................................................................... 3

ARTICLE 2 MODALITES DE MISE EN OEUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE ...............................3

Article 2.1 Principes généraux................................................................ ...............................3

Article 2.2 Modalités de vote ................................................................................................3

Article 2.3 Garantie de confidentialité du vote .....................................................................3

Article 2.4 Etablissement du fichier des électeurs .................................................................4

Article 2.5 Stockage des données pendant la durée du scrutin .............................................4

Article 2.6 Cellule d’assistance technique et de sécurité et commission de surveillance…… 5

Article 2.7 Suspension du scrutin par le bureau de vote ........................................................6

Article 2.8 Expertise et déclaration auprès de la CNIL ............................................................6

Article 2.9 Information et formation ......................................................................................6

ARTICLE 3 MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES ..........................7

Article 3.1 Modalités d’organisation des opérations électorales ...........................................7

Article 3.2 Caractéristiques du matériel de vote................................... .................................7

Article 3.3 Lieux, temps du scrutin………………………………………………………………………................7

Article 3.4 Modalités de remise du matériel de vote .............................................................8

Article 3.5 Consultation du nombre de votants .....................................................................8

Article 3.6 Liste d’émargement ..............................................................................................8

Article 3.7 Assistance technique au cours du scrutin .............................................................8

Article 3.8 Dépouillement ......................................................................................................9

ARTICLE 4 MODALITES D’APPLICATION ..................................................................................9

Article 4.1 Mise en place, durée, dénonciation ......................................................................9

Article 4.2 Modification, révision ............................................................................................9

Article 4.3 Adhésion ................................................................................................................9

Article 4.4 Dépôt légal ................................................................................................... .........9

Annexe : Proposition d’accompagnement des élections professionnelles par NEOVOTE

ARTICLE 1 CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés de France-Horizon et électeurs aux élections professionnelles de l’association.

ARTICLE 2 MODALITES DE MISE EN OEUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

Article 2.1 Principes généraux

Les modalités du système de vote électronique mis en oeuvre en exécution du présent accord garantissent le respect les principes généraux du droit électoral à savoir :

- Vérification de l’identité de l’électeur ;

- L’anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur ;

- L’intégrité du vote : identité entre le bulletin de vote choisi par le salarié et le bulletin enregistré ;

- L’unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin ;

- La confidentialité et le secret du vote : confidentialité des données transmises et exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Article 2.2 Modalités de vote

Les parties signataires décident de renouveler le recours au vote électronique déjà adopté au sein de l’association lors des précédentes élections professionnelles.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent de confier les élections à un « prestataire » spécialisé dans les technologies internet et plus particulièrement dans le développement du vote électronique.

Il sera confié au prestataire mandaté à cet effet par la direction la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base du cahier des charges, annexé au présent accord.

Le prestataire s’engagera contractuellement à garantir le respect des principes généraux rappelés à l’article 2.1 ci-dessus.

Article 2.3 Garantie de confidentialité du vote

La confidentialité du vote sera notamment assurée par :

- L’existence de deux bases distincts relatifs à l’identité des électeurs d’une part et à l’urne électronique d’autre part ;

- Un chiffrement du vote électronique dès son émission ;

- Un processus spécifique de remise des moyens d’authentification des électeurs défini à l’article 3.4 ci-après ;

- Une génération publique des clés de dépouillement et une remise en public de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales sont enregistrées sur un support dénommé « fichier des électeurs » distinct de celui de l’urne électronique dénommé « contenu de l'urne électronique » qui recense les votes exprimés par voie électronique.

Le fichier dénommé « contenu de l'urne électronique » est scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du fichier « contenu de l’urne électronique » font l'objet d'un chiffrement ininterrompu dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le vote de l’électeur est ainsi crypté et stocké, dans cet état, dans une urne électronique dédiée sans aucun lien avec le fichier d’émargement des votants. Cette urne est hébergée par le prestataire.

Le processus mis en oeuvre par le prestataire garantit l’anonymat du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le prestataire devra mettre en place un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

Article 2.4 Etablissement du fichier des électeurs

A des fins de préparation de l’élection, la direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs, réalisé à partir des listes électorales.

Les listes électorales susmentionnées enregistrent les données suivantes :

- noms et prénoms des inscrits,

- date de naissance au format MMAAAA,

- date d’entrée dans l’entreprise en continu,

- ancienneté,

- collège d’appartenance pour les élections des membres du Comité Social et Economique,

- établissement d’appartenance.

Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification et de le lui faire parvenir.

Ce moyen d’authentification lui permettra :

- de s’identifier et de prendre part au vote,

- de compléter la liste d’émargement.

Article 2.5 Stockage des données pendant la durée du scrutin

Outre les données des listes électorales visées à l’article 2.4, sont enregistrées les données suivantes :

- pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège pour les élections des membres des Comités Sociaux et Economiques, moyen d'authentification et, coordonnées postales ;

- pour les listes d'émargement : collège pour les élections des membres des CSE, noms et prénoms des électeurs ;

- pour les listes des candidats aux élections des membres des CSE : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

- pour les listes des résultats établies pour chacune des élections (titulaires et suppléants du CSE concerné) : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège.

Sont destinataires de ces informations :

- pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs, salariés habilités de la direction des Ressources Humaines ;

- pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

- pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, salariés habilités de la direction des Ressources Humaines ;

- pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, salariés habilités de la direction des Ressources Humaines ;

- pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou salariés habilités de la direction des Ressources Humaines.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le prestataire retenu conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pour pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration de ces délais, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

Article 2.6 Cellule d’assistance technique et de sécurité et experts indépendants

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique comprenant des représentants du prestataire sera mise en place.

Un audit réalisé par des experts extérieurs est mis en place par le prestataire.

La cellule d’assistance technique est chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement, à la supervision technique de ce système de vote et de répondre à toute interrogation technique des salariés et des représentants des organisations syndicales.

La cellule d’assistance technique a notamment pour mission, avant que le vote ne soit ouvert :

- de procéder à un test du système de vote électronique. A cette occasion, la commission de surveillance vérifie la liste d’électeurs et s’assure de la présence effective de l’exhaustivité des listes de candidats sur la solution de vote et des professions de foi, de la conformité des listes avec celles déposées ;

- de vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

- de procéder à un test du système de dépouillement.

A l’issue de ces opérations de contrôle et avant l’ouverture du scrutin, le système de vote électronique utilisé, la liste des candidats et la liste des électeurs feront l'objet d'un scellement, c'est à dire d'un procédé permettant de déceler toute modification du système.

Il appartient en outre à la cellule d’assistance technique de contrôler à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 2.7 Suspension du scrutin par le bureau de vote

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Par ailleurs, dans l’hypothèse où des électeurs seraient présents dans le bureau de vote virtuel à l’heure de clôture du scrutin mais n’auraient pas encore voté, les membres du bureau de vote pourront décider de suspendre les opérations de manière à permettre aux électeurs présents d’exprimer leur vote.

Article 2.8 Expertise et déclaration auprès de la CNIL

Le système de vote électronique nécessitant le recours à des fichiers nominatifs au sens de la loi Informatique et Libertés n° 78-17 du 6 janvier 1978 sera soumis aux formalités préalables auprès de la CNIL.

Les organisations syndicales représentatives au sein de France-Horizon seront tenues informées de l'accomplissement de ces formalités déclaratives préalables auprès de la CNIL.

Préalablement à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique sera soumis à une expertise indépendante.

Les éventuels dysfonctionnements constatés par l’expert et considérés par ce dernier comme susceptibles de remettre en cause la sécurité et la confidentialité du scrutin, seront examinés lors d’une rencontre entre la direction et les organisations syndicales signataires à l’issue de laquelle seront décidées les mesures à prendre.

Article 2.9 Information et formation

Tous les moyens seront mis en oeuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par le salarié. Chaque salarié recevra par voie postale avant le scrutin une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Il sera par ailleurs mis en ligne sur l’intranet de l’association ; les salariés seront informés par affichage et par courriel.

Afin de pouvoir mener à bien leur mission, les membres de la commission de surveillance, des délégués syndicaux ainsi que des représentants du personnel élus bénéficient d’une formation sur le système de vote électronique retenu dans un délai suffisant leur permettant de procéder aux opérations de contrôle du scrutin.

Cette formation ne pouvant utilement être dispensée dans le même temps à un trop grand nombre, le nombre de délégués syndicaux et de représentants du personnel élus auxquels la formation sera dispensée est limité à deux par organisation syndicale présentant au moins une liste de candidats aux élections. La formation légale sera dispensée en première partie de la réunion de scellement, sur la base d’un système de vote en conditions réelles et anonymisées.

ARTICLE 3 MODALITES D’ORGANISATION DES OPERATIONS ELECTORALES

Article 3.1 Modalités d’organisation des opérations électorales

Postérieurement au présent accord, les modalités d'organisation et de déroulement des opérations électorales seront fixées conformément aux articles L.2314-5 et suivants du Code du travail, dans le cadre du protocole d’accord préélectoral (PAP).

Les organisations syndicales intéressées définies aux articles L.2314-3 du Code du travail sont invitées à négocier le PAP qui a notamment pour objet de définir le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition du personnel dans les collèges.

Article 3.2 Caractéristiques du matériel de vote

Les listes de candidats pourront être déposées avant la date limite de candidatures afin d’apporter des éléments d’information relatifs à l’alternance H/F et aux parités par scenario. Les déposants disposeront du délai restant pour mettre à jour l’ordre et/ou les candidats des listes déposées.

La propagande électorale se compose à minima d’un fichier PDF (dans la limite de 5 Mo). Elle peut également contenir une vidéo par liste, au format MP4 (dans la limite de 32 Mo). Chaque candidat peut également disposer d’une photographie, aux formats JPEG, PNG, IMG ou GIF (dans la limite de 2 Mo).

Les logos des organisations syndicales nationales sont automatiquement chargés en version optimisée pour l’emplacement dédié aux logos de listes. Des logos spécifiques peuvent être déposés par les OS concernés, avec un minimum de 160 pixels de côté.

La professions de foi au format PDF et les éventuels documents attachés sont rendus disponibles dès l’envoi des codes d’accès, prévu en moyenne une semaine avant l’ouverture du premier tour. La date limite de dépôt des candidatures est placée la veille de l’envoi des codes d’accès, afin de laisser le plus de temps possible aux OS pour actualiser leurs candidatures.

Article 3.3 Lieux, temps du scrutin

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent, pour le premier comme le second tour de scrutin, que les élections pourront être organisées sur plusieurs jours et ce conformément aux modalités d'organisation et de déroulement des opérations électorales qui seront fixées par le PAP.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin et du scrutin électronique sur place seront fixées par le PAP.

Conformément à l’article 2.7 du présent accord, dans l’hypothèse où des électeurs seraient présents dans le bureau de vote à l’heure de clôture du scrutin mais n’auraient pas encore voté, les membres du bureau de vote pourront décider de suspendre les opérations de manière à permettre aux électeurs présents d’exprimer leur vote.

L’heure de clôture du scrutin sera mentionnée sur le procès-verbal des élections.

Pour les EHPAD ne disposant pas d’un ordinateur à disposition de tous, un équipement dédié avec un raccourci à l’adresse du prestataire sera mis à disposition de tous les collaborateurs, jusqu’à la fin du deuxième tour des élections professionnelles.

Le bureau de vote éditera, à l’issue du vote électronique, la liste complète des électeurs.

Le système de vote électronique sera :

- scellé à l’ouverture du scrutin conformément à l’article 2.6,

- puis scellé à la clôture du scrutin électronique.

Article 3.4 Modalités de remise du matériel de vote

En cas d’envoi par email, l’électeur ne reçoit que son identifiant par email puis se connecte au site de vote à l’aide de sa date de naissance, avant de retirer son mot de passe par un second facteur (SMS, Email ou serveur vocal).

L’authentification de l’électeur sur le serveur de vote se fera par la saisie de l’identifiant de vote et de sa date de naissance. La connexion au site de vote se fait à travers des liaisons sécurisées et toute personne non reconnue ne pourra accéder au site de vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra procéder aux votes. Les listes correspondant à son collège lui seront proposées.

Les codes de vote fournis à l’électeur permettent de garantir l’unicité du vote.

L’électeur pourra saisir son adresse électronique afin qu’un accusé de réception de son vote lui soit transmis.

Conformément au 4ème alinéa de l’article 6 de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique lors des élections professionnelles, tout électeur souhaitant une aide pour voter, peut se faire assister par un électeur de son choix.

Les mêmes modalités seront appliquées en cas de deuxième tour.

Article 3.5 Consultation du nombre de votants

Pendant la période de scrutin, les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d'émargement et le taux de participation.

Aucun résultat partiel ne sera en revanche accessible pendant le scrutin.

Article 3.6 Liste d’émargement

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote et aux membres de la direction des ressources Humaines habilités à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Article 3.7 Assistance technique au cours du scrutin

Dès l’envoi des codes d’accès, le support électeurs du prestataire sera accessible du lundi au vendredi de 7h30 à 20h00 et le samedi de 7h30 à 12h00, au numéro VERT indiqué par le prestataire. Il restera accessible pendant toute la période précédant l’ouverture du vote, pendant l’entre-deux tours puis pendant le second tour, soit près d’un mois au total.

Les conseillers pourront régénérer les codes d’accès des électeurs ayant perdu ou n’ayant pas reçu leur courrier ou email. Après authentification, les électeurs reçoivent de nouveaux codes d’accès par SMS, Email ou serveur vocal. Ces nouveaux codes d’accès annulent et remplacent les précédents.

Le Support électeurs répondra aux appels avec un temps d’attente moyen inférieur à 30 secondes. Le temps d’attente moyen de l’année 2017 est inférieur à 10 secondes.

Article 3.8 Dépouillement

A l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, la commission de surveillance et la cellule d’assistance technique contrôlent la fermeture du scrutin et le scellement du système de vote.

Le dépouillement est effectué par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois détenues par les membres du bureau de vote.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

ARTICLE 4 MODALITES D’APPLICATION

Article 4.1 Mise en place, durée, dénonciation

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée au titre des prochaines élections professionnelles organisées à l’occasion de la mise en place des CSE. Il est applicable au premier et second tour des élections et jusqu’à l’élection définitive des nouveaux membres du CSE.

Il est ainsi expressément convenu qu’il s’appliquera notamment en cas d’élections partielles ou de report d’élections consécutif à un litige ou à une saisine de la DIRECCTE.

Compte tenu de sa durée déterminée, il ne pourra pas faire l’objet d’une dénonciation.

Article 4.2 Modification, révision

Toute disposition modifiant le présent accord fera l’objet d’un avenant de révision conclu conformément aux articles L. 2261-7 et L. 2261-8 du Code du travail entre les parties signataires ou qui y ont adhéré conformément aux dispositions de l’article L. 2261-3 du Code du travail.

L’avenant portant révision donnera lieu aux formalités de dépôt définies aux articles L. 2231-6 et
D. 2231-2 du Code du travail.

Article 4.3 Adhésion

Conformément à l’article L. 2261-3 du Code du travail, toute organisation syndicale représentative de salariés dans l’entreprise, non signataire, pourra adhérer au présent accord.

L’adhésion sera notifiée aux parties signataires de l’accord et fera l’objet du dépôt prévu aux articles L.2231-6 et D.2231-2.

L’adhésion sera valable à partir du jour suivant le dépôt visé à l’alinéa ci-dessus

Article 4.4 Dépôt légal et agrément

Le présent accord sera déposé, à la diligence de l’employeur, en deux exemplaires, dont une version sur support papier signée des parties et une version sur support électronique, à la Direction Régionale des Entreprises de la Concurrence de la Consommation du Travail et de l’Emploi de la région Ile de France, Unité territoriale de PARIS, conformément aux articles L.2231-6, D.2231-2 et D.2231-8 du Code du travail. Un exemplaire sera en outre déposé auprès du secrétariat-greffe du Conseil de Prud'hommes de PARIS.

En outre, le présent accord est soumis à la procédure d'agrément dans le cadre des dispositions de l'article L 314-6 du Code de l'action sociale et des familles.

En 7 exemplaires, fait à Paris, le 27 août 2019

L’association France-Horizon représentée par xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, directeur général,

Les organisations syndicales représentatives :

Le syndicat CFDT représenté par xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, déléguée syndicale centrale,

Le syndicat CGC représenté par xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, déléguée syndicale centrale,

Le syndicat CGT représenté par xxxxxxxxxxxxxxxxxxx, délégué syndical central,

Le syndicat FO représenté par xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, déléguée syndicale centrale,