Accord d'entreprise "ACCORD RELATIF A L'ORGANISATION DE L'ELECTION DES ADMINISTRATEURS REPRESENTANT LES SALARIES AU CONSEIL D'ADMINISTRATION DE HSBC CONTINENTAL EUROPE" chez HSBC - HSBC FRANCE

Accord relatif à l’organisation de l’élection des administrateurs représentant les salariés au Conseil d'Administration de HSBC Continental Europe

Préambule :

Conformément à l’article 10 des statuts de HSBC Continental Europe, les élections des administrateurs représentant les salariés au Conseil d’Administration seront organisées dans les conditions définies par le présent accord.

Le mandat des administrateurs élus prendra effet le mardi 27 septembre 2022 et viendra à échéance le mardi 26 septembre 2025.

Les parties au présent accord conviennent d’organiser le scrutin exclusivement par vote électronique selon les modalités ci-après définies. L’organisation matérielle du scrutin sera faite en collaboration avec la société ALMA CONSULTANT, prestataire indépendant spécialisé dans l’organisation des scrutins par voie électronique.

Article 1 – NOMBRE ET REPARTITION DES SIEGES PAR COLLEGE

Conformément à l’article 10 des statuts, quatre administrateurs salariés sont élus pour une durée de trois ans. Les sièges sont répartis ainsi :

• 2 administrateurs élus par le collège « Techniciens des métiers de la Banque » (collège non cadres)

• 2 administrateurs élus par le collège « Cadres »

Article 2 – Electorat – eligibilite

2.1 - Electorat

Sont électeurs les salariés titulaires d’un contrat de travail avec HSBC Continental Europe ou l’une de ses filiales domiciliées en France, HSBC Global Asset Management (France) et HSBC Assurances Vie (France), dont l’ancienneté dans l’entreprise est de trois mois au moins à la date de l'élection, soit une date d’ancienneté antérieure au 27 juin 2022.

Les salariés qui, en raison des pouvoirs qu’ils détiennent, peuvent être assimilés au chef d’entreprise, sont exclus de l’électorat. Ainsi, ne sont pas électeurs :

• Les Présidents des Conseils d’Administration de HSBC Continental Europe, HSBC Global Asset Management (France) et HSBC Assurances Vie (France) ;

• Le Directeur Général, les Directeurs Généraux Adjoints et les Directeurs Généraux Délégués des sociétés ci-dessus ;

• Les membres des Comités Exécutif des sociétés ci-dessus ;

• Les Adjoints au Directeur des Ressources Humaines

• Les collaborateurs ayant une délégation de pouvoir pour présider les Comités Sociaux et Economiques des sociétés ci-dessus.

2.2- Eligibilité

Sont éligibles les salariés remplissant les conditions requises pour être électeur, dont le contrat de travail est antérieur de deux années au moins à leur nomination, soit antérieur au 28 septembre 2020, et correspondant à un emploi effectif chez HSBC Continental Europe, HSBC Global Asset Management (France) et HSBC Assurances Vie (France). Aucune limitation du nombre de mandats n’étant prévue par les statuts, les administrateurs sortants peuvent être réélus.

Article 3 – Listes électorales

3.1 - Fichier nominatif des électeurs

Le fichier nominatif des électeurs sera transmis, par la Direction des Relations Sociales, par e-mail confidentiel à la société ALMA CONSULTANT aux fins exclusives de :

• constituer la liste électorale,

• permettre l’envoi des éléments pour procéder au vote électronique aux électeurs,

• réaliser les émargements.

La société ALMA CONSULTANT s’engage à conserver ce fichier sous sa responsabilité et à ne pas le divulguer sous peine de sanctions pénales.

3.2 – Mise à disposition des listes électorales pour consultation des électeurs

Les listes électorales sont tenues à la disposition des électeurs à partir du 29 août 2022. Les électeurs pourront les consulter depuis l’intranet de l’entreprise, ou auprès de la Direction des Relations Sociales de HSBC France, Immeuble Cœur Défense, Tour 4, 5^ème étage (en demandant un rendez-vous à cette fin par email adressé à relations-sociales.hbfr-drs@hsbc.fr).

Les listes électorales comportent les mentions suivantes : entreprise d’appartenance, nom, prénom, collège, ancienneté en années arrêtée à deux décimales, éligibilité.

Jusqu’au 1^er septembre 2022 inclus, tout électeur peut adresser des réclamations à la Direction des Relations Sociales qui examinera leur bien-fondé.

Les listes électorales éventuellement rectifiées seront tenues à la disposition des électeurs à partir du 5 septembre 2022.

Article 4 – CANDIDATURES

L’appel à candidatures sera effectué par la note d’information diffusée à partir du 29 août 2022.

4.1 - Caractéristiques

Les listes de candidats présentées au suffrage des salariés dans chaque collège doivent répondre aux conditions suivantes :

• Les listes de candidats sont présentées par collège ;

• Les candidats doivent appartenir au collège dans lequel ils sont électeurs ;

• Les listes comportent un nombre de candidats double de celui des sièges à pourvoir, soit quatre candidats dans le collège des Cadres et quatre candidats dans le collège des Techniciens des métiers de la Banque (collège non cadres), et être composées alternativement d’un candidat de chaque sexe.

• Les listes de candidats présentées par collège indiquent : l’entreprise d’appartenance, le nom et le prénom du candidat, le service dans lequel il est affecté.

• Les listes sont présentées :

• Soit par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives au sein de HSBC Continental Europe, HSBC Global Asset Management (France) ou HSBC Assurances Vie (France) ;

• Soit par cent salariés électeurs, membres du collège des candidats. Dans ce cas, il est annexé à la liste déposée une note mentionnant les noms et prénoms des signataires, leur signature, la mention de leur appartenance au collège des candidats qu’ils soutiennent ainsi qu’une photocopie de leur carte d’identité.

4.2 - Date limite de dépôt des listes

Les listes de candidats, syndicales ou indépendantes, doivent être déposées en main propre à la Direction des Relations Sociales (Immeuble Cœur Défense, Bâtiment 4, 5^ème étage, La Défense) ou envoyées par mail à l’adresse « relations-sociales.hbfr-drs@hsbc.fr » au plus tard le 6 septembre 2022 à 12 h 00.

Article 5 – CAMPAGNE ELECTORALE

La campagne électorale débute le 7 septembre et prend fin le 19 septembre 2022 à 18 h 00.

Moyens supplémentaires mis à la disposition des candidats par l’entreprise :

Chaque liste de candidats pourra faire parvenir une profession de foi à la Direction des Relations Sociales, par mail à l’adresse « relations-sociales.hbfr-drs@hsbc.fr », sous format PDF (limitée à 2 pages 21*29.7), en couleur ou en noir et blanc, et ce au plus tard le 06 septembre 2022 à 12h00.

Les professions de foi seront diffusées par email à partir du 09 septembre 2022 par la DRS sur les messageries professionnelles des électeurs.

Les professions de foi seront également consultables sur la plateforme de vote électronique.

Par ailleurs, la Direction octroie un crédit de 40 heures à chaque liste de candidats déposée dans un collège, soit 80 heures pour une organisation syndicale qui déposerait une liste dans le collège cadres et une liste dans le collège non-cadres. Ces heures seront à utiliser pendant le mois de septembre 2022, jusqu’à la clôture de la campagne électorale, et seront réparties selon leurs souhaits soit par les organisations syndicales, soit par les candidats pour les listes dites « indépendantes », après information de la DRS (information en amont de l’utilisation).

Article 6 – RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE

Les parties conviennent de recourir au vote électronique pour l’organisation du présent scrutin.

Le prestataire choisi pour mettre en œuvre le vote électronique aux élections concernées par le présent accord est la société ALMA CONSULTANT.

L’application proposée par ALMA CONSULTANT est en conformité avec les Délibérations de la CNIL n° 98-041 du 28/04/1998, n°2019-053 du 25/04/2019 et le Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles n°2016/679 du 14/04/2016.

Le système de vote électronique proposé par ALMA CONSULTANT garantit :

• L’authentification de l’électeur ;

• L’intégrité du vote (identité du vote émis par le salarié et le vote enregistré) ;

• L’anonymat du vote (impossibilité de relier un vote émis à un électeur) ;

• L’unicité du vote (impossibilité de voter plusieurs fois pour le même scrutin) ;

• La confidentialité et le secret du vote.

Le cahier des charges est annexé au présent accord.

Par ailleurs, l’application proposée par ALMA a fait l’objet d’une expertise indépendante. Cette expertise a mis en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre aux principes ci-dessus exposés.

Le rapport d’expertise est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) et a été remis aux organisations syndicales lors de l’ouverture de la négociation du présent accord.

Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique pour l’ensemble des scrutins.

Cette cellule sera présente :

• A la recette test complète du système de vote

• Au scellement des urnes avant élections

• Au descellement lors du dépouillement des urnes

Les membres de cette cellule auront accès à l’état de fonctionnement du système de vote et au contrôle du scellement pendant toute la durée des élections.

Elle comprend 1 à 2 représentants de la direction, le président du bureau de vote et 1 représentant d’ALMA CONSULTANT.

Article 7 – BUREAU DE VOTE

7.1 – Constitution du bureau de vote

Un bureau de vote unique sera constitué afin de contrôler les opérations de vote, de contrôler et signer le procès-verbal des élections et de proclamer les résultats.

Chaque organisation syndicale ou chaque liste dite « indépendante » (constituée par 100 électeurs au moins) ayant présenté une liste de candidats pourra désigner un représentant, candidat ou non, pour faire partie du bureau de vote.

Si moins de 3 membres sont désignés par les listes de candidats, la Direction désignera un ou plusieurs membres non candidats de sorte que le bureau de vote comprenne 3 membres.

De même, si 3 membres ou plus sont désignés par les listes de candidats, mais qu’ils sont tous candidats, et/ou qu’ils appartiennent tous au même collège, la Direction désignera un membre non candidat et/ou appartenant à l’autre collège, avec son accord.

Dans tous les cas, les membres du bureau de vote doivent être électeurs.

Le nom du membre du Bureau de Vote sera communiqué par la liste qui le désigne en même temps que le dépôt de ladite liste auprès de la Direction des Relations Sociales, tel que prévu à l’article 4, à défaut de quoi la liste en question sera réputée avoir renoncé à une telle désignation.

Le Président du Bureau de Vote sera son membre non candidat le plus âgé.

7.2 – Scellement-descellement des urnes électroniques

Test et recette du système :

La Direction et son prestataire ALMA CONSULTANT organisent une formation du bureau de vote, lors d’un vote test le 16 septembre à 14h00. Le test est effectué dans les conditions du réel. La procédure est déroulée jusqu’au calcul des résultats.

Scellement de l’urne :

A l’issue du test réalisé ci-dessus, il est procédé au vidage de l’urne électronique par ALMA CONSULTANT pour l’ensemble des scrutins.

Un formulaire sera remis par ALMA CONSULTANT à 3 membres du bureau de vote, afin qu’ils créent leur mot de passe personnel pour procéder au scellement et au descellement de l’ensemble des scrutins. Ces 3 membres seront les 2 plus âgés et le plus jeune du bureau de vote.

Les 3 formulaires seront mis sous scellés jusqu’au jour du dépouillement (enveloppes réputées inviolables). Le talon de chaque enveloppe sera conservé par ALMA CONSULTANT et les 3 enveloppes par la Direction dans un lieu sûr.

Cette opération vise à garantir l’impossibilité de connaitre des résultats même partiels avant la clôture des élections le jour du dépouillement.

Par ailleurs, 3 empreintes numériques (du système de vote, des listes électorales, des listes candidates) seront insérées dans une enveloppe sécurisée et réputée inviolable. Le talon de cette enveloppe sera conservé par Alma Consultant et l’enveloppe elle-même par la Direction, dans un lieu sûr.

Article 8 – ORGANISATION ET TENUE DES ELECTIONS

8.1 – Date des Elections

Le scrutin par voie électronique sera ouvert le mardi 20 septembre 2022 à 8 h 00 et sera clos le lundi 26 septembre 2022 à 16 h 00

Un électeur accédant au site jusqu’à 15 h 59 aura la possibilité de voter jusqu’à 16 h 10.

Le dépouillement électronique aura lieu le lundi 26 septembre 2022à 16 h 11.

8.2 – Mode de scrutin

Conformément aux statuts de HSBC France, il sera procédé à un scrutin de liste à un seul tour à la représentation proportionnelle au plus fort reste et sans panachage.

Aucun quorum n’est requis.

8.3 – Organisation matérielle des élections

8.3.1 Eléments pour procéder au vote électronique

Les éléments permettant de procéder au vote électronique se composent d’une notice explicative sur les modalités du vote précisant :

• La période d’accès à la plateforme de vote ;

• L’adresse électronique sécurisée et dédiée permettant l’accès au site de vote ;

• Un code identifiant unique par électeur permettant le contrôle d’accès et la tenue des listes d’émargement électroniques garantes de l’unicité des votes ;

• L’adresse électronique permettant à l’électeur de recevoir son mot de passe par email, par sms ou serveur vocal selon son choix.

• La nature de l’information personnelle (la clé du numéro de Sécurité Sociale, soit les 2 derniers chiffres de ce numéro) ;

• Les coordonnées de l’assistance électeurs (téléphone et courriel).

Ce matériel sera adressé le mardi 13 septembre 2022 au domicile de chaque électeur par voie postale (affranchissements en lettre prioritaire).

8.3.2 Organisation du scrutin

Le scrutin se déroule exclusivement par vote électronique. Le vote sera exprimé électroniquement sur le site de vote au moyen du matériel spécifique et personnalisé mentionné à l’article 8.3.1 ci-dessus.

Le vote peut se faire d’un poste informatique professionnel sur le lieu de travail ou d’un matériel informatique personnel (PC, tablettes, smartphone).

L’organisation matérielle du scrutin sera faite en collaboration avec la société ALMA CONSULTANT à laquelle seront confiés :

• L’impression et la personnalisation de la notice explicative sur les modalités de vote

• L’envoi des éléments pour procéder au vote électronique au domicile des électeurs par voie postale ;

• La mise à disposition d’une urne électronique ;

• La formation du bureau de vote à la plateforme ;

• L’accompagnement lors du scellement et descellement ;

• L’assistance électeur :

• Hot line dédiée : 24h/24, 7 jours/7

• Courriel dédié : du lundi au vendredi de 9h à 18h.

8.3.3 Les éventuels incidents de distribution devront être signalés dans les plus brefs délais

La demande de renvoi par voie postale des données pour se connecter à la plateforme de vote électronique et voter, pourra intervenir jusqu’au mercredi 21 septembre 2022 à 11h00.

Après cette date, le renvoi ne pourra se faire que par voie dématérialisée (vers une adresse mail, par SMS vers un numéro de téléphone mobile ou en étant rappelé par un serveur vocal).

Article 9 – VOTES BLANCS

Les bulletins sur lesquels les électeurs auront cliqué sur le bouton « vote blanc » sont considérés comme bulletins blancs.

Article 10 – DEPOUILLEMENT ELECTRONIQUE

Le dépouillement des votes se déroulera le lundi 26 septembre 2022 à 16 h 11, sous le contrôle du bureau de vote. Il se déroulera dans un local dédié au sein de la société HSBC Continental Europe.

Une liste d’émargement par scrutin sera éditée à la fin de l’opération en présence des membres du Bureau de Vote, et sera émargée par eux. Cette liste ne comporte que l’identité des électeurs ainsi que la mention attestant la participation au vote, à l’exclusion de toute autre information.

A la fin du traitement, le système génère l’ensemble des résultats sur des feuilles qui constituent le procès-verbal du vote. Ces résultats sont transmis au bureau de vote.

Article 11 - ATTRIBUTION DES SIEGES

Les sièges sont attribués dans l’ordre de la liste.

Il est attribué à chaque liste autant de sièges que le nombre de voix recueilli par elle contient de fois le « quotient électoral ». Le quotient électoral est égal au nombre total des suffrages valablement exprimés (sans les bulletins blancs) divisé par le nombre de sièges à pourvoir.

Au cas où aucun siège n’a été pourvu ou s’il reste des sièges à pourvoir, les sièges restants sont attribués sur la base du « plus fort reste ».

Dans le cas où deux listes ont le plus fort reste ou s’il ne reste qu’un seul siège à pourvoir, ledit siège est attribué à la liste qui a obtenu le plus grand nombre de voix.

Si les deux listes ont recueilli le même nombre de voix, le siège est attribué au candidat le plus âgé.

Article 12 – PROCLAMATION DES RESULTATS

Les résultats sont proclamés à l’issue des opérations de dépouillement par le président du bureau de vote et diffusés le mardi 27 septembre 2022 par note d’information qui sera mise en ligne sur l’Intranet HSBC.

Article 13 – INCOMPATIBILITE DES MANDATS

Conformément aux dispositions légales, le mandat d’administrateur représentant salariés est incompatible avec tout autre mandat électif ou désignatif dans l’entreprise.

L’administrateur qui, lors de son élection, est titulaire d’un ou de plusieurs de ces mandats doit s’en démettre dans les huit jours. A défaut, il est réputé démissionnaire de son mandat d’administrateur.

Article 14 – CONSERVATION DES FICHIERS ET DES DOCUMENTS DE VOTE

Les fichiers, tels que fichiers nominatifs, les listes d’émargement, fichiers comportant les expressions de votes, fichiers de résultats, copies, sauvegardes seront conservés sous scellés, auprès du prestataire, jusqu’à l’épuisement des délais de recours contentieux ou, en cas de recours, jusqu’à l’intervention d’une décision définitive.

La Société ALMA CONSULTANT s’engage à détruire, dès l’expiration des délais légaux de recours, toutes copies totales ou partielles des fichiers effectuées sur quelque support que ce soit.

Au terme des délais de recours ou, en cas de recours, après le prononcé d’une décision définitive, la Société ALMA CONSULTANT détruira les fichiers sources et fournira un certificat de destruction.

Article 15 – CONTENTIEUX DES ELECTIONS

Conformément aux dispositions légales, les contestations relatives :

• au droit électoral

• au droit d’éligibilité ou à la régularité des élections

sont de la compétence du Tribunal Judiciaire dans le ressort duquel est situé le Siège Social de l’entreprise, soit le Tribunal Judiciaire de Paris.

Article 16 - DUREE DE L’ACCORD

Le présent accord est conclu pour la seule élection des administrateurs salariés au Conseil d’administration de la société HSBC Continental Europe prévue en2022.

Il est donc conclu à durée déterminée et prendra fin le 27 septembre 2022.

Compte tenu de la durée de l’accord, les parties conviennent que le présent accord ne fera pas l’objet d’un suivi spécifique.

Article 17 - ADHESION, REVISION

Les organisations syndicales non signataires pourront adhérer au présent accord dans les conditions légales en vigueur.

Le présent accord pourra être révisé par avenant, conformément aux dispositions des articles L. 2261-7-1 et L. 2261-8 du Code du travail.

Article 18 - FORMALITES DE DEPOT

Le présent accord sera déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail, conformément à l’article D. 2231-4 du Code du travail.

Un exemplaire original sera également remis au secrétariat-greffe du Conseil de prud’hommes de Paris.

En outre, un exemplaire original sera établi pour chaque partie. Enfin, en application des articles L. 2262-5 et R. 2262-1 du Code du travail, le présent accord sera communiqué aux salariés de l’entreprise via sa mise à disposition sur l’intranet.

Fait à Paris, le 31 mai 2022

Pour HSBC Continental Europe,

XXX, en qualité de Directrice des Ressources Humaines

Pour la CFDT (signataire)

Pour la CFTC (signataire)

Pour FO (signataire)

Pour le SNB (signataire)

Annexe 1 : Rétro planning

Annexe 2 : cahier des charges vote électronique

Annexe 1

Elections 2022 des Administrateurs représentant les salariés

PLANNING

Date	Action
Lundi 29 août 2022	Information sur la tenue des élections, communication de l’accord électoral, mise à disposition des listes électorales, appel à candidatures
Jeudi 1er septembre	Date limite des réclamations sur listes électorales
Lundi 5 septembre	Publication éventuelle des listes électorales modifiées
Mardi 6 septembre	Date limite dépôt des listes de candidats et des professions de foi, et communication du nom du membre du Bureau de Vote de chaque liste (au plus tard à 12 heures)
Mercredi 7 septembre	Date début campagne électorale
Vendredi 9 septembre	Diffusion des professions de foi par la DRS sur les messageries professionnelles
Mardi 13 septembre	Envoi par Alma par courrier postal du matériel de vote (identifiant + notice explicative)
Jeudi 15 septembre	Ouverture de l’assistance électeurs
Vendredi 16 septembre	Formation Bureau de Vote - Test - Scellement de l'urne (début à 14h00)
Lundi 19 septembre	Date fin de campagne électorale à 18h.
Mardi 20 septembre	Ouverture du scrutin (à 08h00)
Mercredi 21 septembre	Date limite de demande de renvoi de code par voie postale (avant 11 heures)
Lundi 26 septembre	Clôture du scrutin à 16h00 + dépouillement + proclamation résultats
Mardi 27 septembre 2022	Diffusion des résultats du vote Début des mandats des nouveaux administrateurs

ANNEXE 2 :

Cahier des charges du vote électronique

Ce document constitue le cahier des charges relatif à la mise en œuvre du vote électronique pour les élections des représentants des salariés au Conseil d’Administration de la société HSBC Continental Europe.

Fonctionnalités du système de vote électronique

1. Fonctionnalités générales.

Système de vote électronique distant

Le système de vote électronique est hébergé chez un prestataire externe (OVH) sur le territoire national.

Il sera rendu accessible aux électeurs de manière sécurisée, 24 heures sur 24 durant toute la période des élections par une simple connexion internet (ordinateur, tablette, smartphone).

Période des élections

La durée du scrutin est déterminée dans l’accord relatif à l’élection des administrateurs représentant les salariés au conseil d’administration de HSBC Continental Europe.

Nature des élections

Les élections à organiser sont celles des représentants des salariés au Conseil d’Administration pour le collège des non-cadres et celui des cadres.

Expertise

Alma Consultant fournit à la société HSBC Continental Europe les conclusions du rapport d’expertise indépendante de son système de vote électronique.

Émargement électronique, unicité du vote

Le système de vote électronique enregistre un émargement après confirmation du vote par l’électeur et ne permet plus à ce dernier d’effectuer un nouveau vote (unicité du vote).

Traitements sous-jacents

Lors de la prise en compte d’un vote, le système assure :

• L’unicité et la confidentialité du vote : Le système garantit l’anonymat des choix exprimés par un électeur et l’unicité de son vote par la cryptographie de ces données. Les émargements d’une part et l’urne électronique d’autre part, sont enregistrés sur des supports dédiés et distincts.

• L’intégrité du système :

  • Génération de 3 empreintes numériques (du système, des listes candidates et des listes électorales), insérées dans une enveloppe sécurisée et conservées en lieu sûr par HSBC Continental Europe. Le système est scellé par 3 mots de passe créés par 3 des membres du bureau de vote, spécialement désignés à cet effet. Le descellement est réalisé à l’aide des 3 mots de passe créés lors du scellement.

  • Génération lors du descellement de 2 empreintes numériques supplémentaires (les émargements et les expressions de vote).

  • Mise en place d’un journal d’historisation du système pendant toute la durée du vote. L’état de fonctionnement du système est accessible pour l’ensemble des électeurs pendant toute la durée du vote.

2. Chiffrement des bulletins de vote dans l’urne électronique 

Deux niveaux de chiffrement sont mis en place : 

• Le chiffrement sur le terminal de connexion (ordinateur, smartphone ou tablette connectée) est assuré afin de protéger le contenu du suffrage, durant son transport puis durant son stockage dans l’urne jusqu’au dépouillement. 

• La totalité des échanges entre le navigateur de l’électeur et le serveur de vote se fait selon le protocole HTTPS. 

Ainsi, le chiffrement du bulletin commence dès que l’utilisateur clique sur le bouton VOTER donc dès son émission. Ces mécanismes garantissent qu’il est impossible de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des possesseurs des clés de déchiffrement.

3. Liste des émargements 

Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. 

Pendant la durée du scrutin, les listes d’émargement du vote par Internet ne sont accessibles qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement des scrutins. Les membres des bureaux auront aussi accès aux taux de participation.

Les membres de la direction peuvent avoir accès, pendant toute la durée des élections aux seuls taux de participation de l’ensemble des collèges.

Dès la clôture du scrutin les listes d’émargements définitives sont remises par Alma Consultant aux membres du bureau de vote pour contrôle et émargement.

4. Assistance technique

Durant le scrutin une assistance technique est assurée 24h/24, 7j/7.

5. Dispositif de secours

Le système de vote électronique est dupliqué sur deux supports distincts. En cas de panne d’un des systèmes un dispositif de secours prend le relais en offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques. 

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Déroulement du process

1. Préparation de l’élection

Alma Consultant fournit à la société HSBC Continental Europe une matrice Excel avec 4 onglets à compléter.

Onglet : Élections

Informations signalétiques des établissements concernés par ces élections.

Onglets : Scrutins

Informations sur le détail des scrutins concernés.

Onglets : Électeurs

Informations nominatives des électeurs ayant la possibilité de participer à l’élection. Elles sont établies pour chacune des élections et par collège. 

Ces données « électeurs » sont transmises à Alma Consultant aux seules fins suivantes : 

• Permettre l’attribution de codes d’accès au système de vote électronique pour chaque électeur autorisé, 

• Contrôler les accès au système de vote électronique, 

• Enregistrer les émargements électroniques après chaque vote et assurer l’unicité du vote pour chaque électeur, 

• Éditer les listes d’émargement.

Onglets : Liste candidates

Détail des listes candidates pour chacun des scrutins

Transmission du fichier

Alma Consultant propose un accès sécurisé (au moyen d’identifiant et mot de passe le tout chiffré sur le canal HTTPS) sur son infrastructure informatique (serveur ftp sécurisé), afin de permettre les échanges sécurisés de fichiers entre la société HSBC Continental Europe et Alma Consultant.

Confidentialité des données

Alma Consultant et ses sous-traitants s’engagent à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui sont transmises dans le « fichier électeurs » pour les besoins de gestion du vote électronique. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations de ce fichier sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote électronique. 

À l’issue du délai légal de recours en contentieux, et en l’absence d’un tel recours, Alma Consultant et son ou ses sous-traitants s’engagent à détruire le « fichier électeurs » et à ne conserver aucune de ses données.

2. Importation des données transmises dans le système de vote

Fourniture des codes d’accès au système de vote électronique

À partir des informations de l’onglet « électeurs », le système génère de façon aléatoire et sécurisée par chiffrement un identifiant et un mot de passe unique par électeur.

Chaque électeur reçoit séparément ses codes d’accès :

Réception 1 par voie postale :

• Adresse url de la plateforme de vote

• D’un identifiant unique qui permet, outre le contrôle d’accès, la tenue des listes d’émargements électroniques garantes de l’unicité des votes

• D’un lien url permettant à l’électeur de recevoir son mot de passe

• De la nature de l’information personnelle qui lui sera demandée (la clé du numéro de Sécurité Sociale, soit les 2 derniers chiffres de ce numéro)

Réception 2 (par email, sms ou serveur vocal selon le choix de l’électeur) :

• D’un mot de passe unique par électeur

Afin de permettre un contrôle et une sécurité supplémentaire, le système demande en outre à l’électeur une information personnelle (la clé du numéro de Sécurité Sociale, soit les 2 derniers chiffres de ce numéro) avant de permettre l’accès au vote.

Alma Consultant prend en charge la transmission aux électeurs des codes d’accès au vote électronique.

En cas de non-réception ou de perte des codes (identifiant et mot de passe) par le salarié, Alma Consultant renvoie les codes d’accès, et selon le choix de l’électeur :

• soit par voie électronique, et ce jusqu’à la clôture du scrutin (email, sms ou serveur vocal)

• soit par voie postale, et ce jusqu’à la date retenue dans l’accord relatif à l’organisation des élections des représentants des salariés au Conseil d’Administration (lettre prioritaire).

Contrôle des données importées dans le système de vote

Alma Consultant fournit, en amont de la recette test, un ou plusieurs codes d’accès permettant à la société HSBC Continental Europe de se connecter sur le système de vote et de procéder aux contrôles :

• Des listes électorales

• Des listes candidates

• Des éventuelles professions de foi

3. Phase de test et de recette du système de vote électronique

Objectifs

Une fois le paramétrage réalisé, Alma Consultant organise un vote test, effectué dans les conditions du réel, en présence des membres du bureau de vote et des représentants de la direction de la société HSBC Continental Europe. La procédure de vote est entièrement déroulée jusqu’au calcul des résultats.

L’objectif est de permettre aux membres des bureaux de vote d’appréhender le fonctionnement global de la solution.

Etapes de recette

Les étapes de contrôle sont les suivantes : 

• Réalisation de plusieurs votes,

• Déroulement du dépouillement des urnes électroniques et génération des résultats, 

• Contrôles de la conformité des résultats obtenus,

• Validation du dispositif de vote,

• Remise à zéro des urnes

• Scellement de l’application de vote électronique. 

Scellement du système de vote

À l’issue du test réalisé ci-dessus, il est procédé à la remise à zéro de l’urne électronique par Alma Consultant pour l’ensemble des scrutins tous collèges confondus.

Un formulaire est remis par Alma Consultant à 3 membres du bureau de vote, désignés à cet effet, afin qu’ils créent leur mot de passe personnel pour procéder au scellement et au descellement de l’ensemble des scrutins tous collèges confondus. Les 3 formulaires seront alors mis sous scellés jusqu’au jour du dépouillement (enveloppes réputées inviolables fournies par Alma Consultant). Le talon numéroté de chaque enveloppe sera conservé par Alma Consultant et les 3 enveloppes par la Direction dans un lieu sûr.

Cette opération vise à garantir l’impossibilité de connaitre des résultats même partiels avant la clôture des élections le jour du dépouillement.

3 empreintes numériques sont transmises au représentant de la direction de l’entreprise sur clé USB (fournie par Alma Consultant) :

• Empreinte du système de vote

• Empreinte des listes électorales

• Empreinte des listes candidates

À l’issue de ce scellement le système est fermé jusqu’au démarrage de la période de vote.

4. Les étapes de vote de l’électeur

Le scénario de vote électronique comporte les étapes suivantes : 

• Identification de l’électeur ; celui-ci doit saisir un code identifiant, un mot de passe et une information personnelle (la clé du numéro de Sécurité Sociale, soit les 2 derniers chiffres de ce numéro) qui seront contrôlés avant d’accéder au vote,

• Une étape de présentation des scrutins,

• Les listes de candidats en présence pour chaque scrutin,

• L’accès aux professions de foi pour chaque liste candidate,

• Le choix par l’électeur d’une seule liste parmi celles proposée, ou bien le choix de voter « blanc »,

• La présentation du bulletin de vote définitif,

• La confirmation à l’électeur par le système de la prise en compte de son bulletin de vote,

• À l’issue de son vote l’électeur dispose de la possibilité d’imprimer, d’enregistrer ou de recevoir par courriel un accusé de réception du vote attestant de la prise en compte de son suffrage par le système de vote. Il mentionne la date, l’heure d’émission du suffrage, une marque d’authentification de l’électeur mais en aucun cas la nature du suffrage.

Durant la période de vote tous les suffrages exprimés par les salariés sont cryptés dès leur expression et restent cryptés sans interruption jusqu’au dépouillement. Ce mécanisme garantit l’impossibilité de connaître le résultat du scrutin, sans intervention des détenteurs des clés de déchiffrement le jour du dépouillement.

Aide électeurs

Durant toute la durée du scrutin Alma Consultant met à disposition des électeurs :

• Une aide en ligne sur le site électoral

• Une adresse courriel dédiée (du lundi au vendredi de 9h à 18h)

• Une hot line téléphonique dédiée (24h/24 et 7j/7)

5. Clôture et dépouillement

À l’heure de clôture du scrutin, le site de vote ne sera plus accessible par les électeurs. La clôture du scrutin sera contrôlée par les membres du bureau de vote.

Les données d’émargement et des expressions de vote sont horodatées et scellées.

Alma Consultant contrôle que les numéros des enveloppes scellées correspondent au numéro de chaque talon récupéré lors du scellement.

Les 3 membres du bureau de vote ayant créé un mot de passe le saisissent dans la plateforme. La combinaison de ces 3 mots de passe permet de déclencher le descellement des urnes.

Le système génère automatiquement :

• Les empreintes numériques des émargements et des expressions de vote cryptés

• Les listes d’émargement

• Les procès-verbaux

L’ensemble de ces documents au format PDF verrouillé sera transmis sur clé USB par Alma Consultant.

6. Conservation

Le système de vote, les listes d’émargements et les expressions de vote sont scellées automatiquement par le système et conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau. 

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive Alma Consultant et son sous-traitant procèdent à la destruction des données informatiques et papier (remise d’un certificat de destruction).