ACCORD

RELATIF AU RECOURS AU VOTE ELECTRONIQUE POUR L’ELECTION DES MEMBRES DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Entre :

L’Association pour l’Emploi des Cadres (APEC), représentée, ci-après, par

, Directeur Général dûment habilité à cet effet,

d'une part,

Et:

Déléguée syndicale SIER IDF - C.F.D.T.

Déléguée syndicale S.N.C.S.E – C.G.C

Déléguée syndicale S.F.O.E.C

Membres du personnel, Délégués Syndicaux de l’APEC,

Ci-après dénommés « les Organisations Syndicales »

d’autre part,

Ci-après dénommées collectivement « Les Parties »

Table des matières

PREAMBULE 4

PARTIE 1 : DISPOSITONS PRELIMINAIRES 4

Article 1 – Objet de l’accord 4

Article 2 - Champ d’application de l’accord 4

PARTIE 2 : MODALITE DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE 5

Article 3 - Mention dans le protocole d’accord préélectoral 5

Article 4 – Recours à un prestataire 5

Article 5 – Caractéristiques du système 5

Article 6 – Traitement des fichiers et stockage des données 6

Article 7 – Mise en place d’une cellule d’assistance technique 7

Article 8 – Démarches liées aux dispositions « Informatique et Libertés » 7

Article 9 – Information et formation 8

PARTIE 3 : LE DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE 8

Article 10 – Opérations matérielles 8

Article 11 – Vote à bulletin secret 9

Article 12 – Conservation des données 9

PARTIE 4 : LES DISPOSITIONS FINALES 9

Article 13 - Entrée en vigueur et durée 9

Article 14 : Commission de suivi 10

Article 15 : Dénonciation 10

Article 16 : Révision 10

Article 17 : Notification, publicité et dépôt 10

PREAMBULE

Conformément aux dispositions de l’article L.2314-26 du Code du travail, issu de l’Ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017, l’élection des membres du Comité Social et Economique, ci-après dénommé « CSE », peut avoir lieu par vote électronique si un accord d’entreprise ou, à défaut, l’employeur, le décide.

Il est à ce titre rappelé que dans le cadre des dispositions antérieurement applicables, les partenaires sociaux de l’Apec avaient déjà conclu un accord relatif à la mise en place du vote électronique en date du 26 juin 2014.

Cet accord, qui concernait les élections professionnelles des membres du Comité d’entreprise et des Délégués du personnel, va, en application de l’article 3) V) de l’ordonnance n°2017-1718 du 20 décembre 2017, cesser de produire ses effets à compter de la date du premier tour des élections des membres de la délégation du personnel du CSE.

Or les parties considèrent que le recours au vote électronique est particulièrement adapté à l’organisation administrative et territoriale de l’Apec puisqu’il permet :

• de simplifier et sécuriser l’organisation des élections professionnelles,

• de favoriser l’accès au scrutin,

• et d’optimiser la participation des électeurs.

En conséquence, les parties ont souhaité définir de manière pérenne, dans un nouvel accord, le principe et les modalités du recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles à venir à l’Apec.

Sur ce, il a été convenu ce qui suit :

PARTIE 1 : DISPOSITONS PRELIMINAIRES

Article 1 – Objet de l’accord

Le présent accord vise à installer le principe de mise en œuvre du vote électronique pour les différents scrutins des élections professionnelles des membres du CSE.

Article 2 - Champ d’application de l’accord

Il est applicable à l’ensemble des salariés de l’APEC ainsi qu’aux autres personnes éventuellement appelées à voter, en application des dispositions légales, aux élections des membres du CSE.

PARTIE 2 : MODALITE DE MISE EN ŒUVRE DU VOTE ELECTRONIQUE

Article 3 - Mention dans le protocole d’accord préélectoral

Le protocole d’accord préélectoral devra mentionner la conclusion du présent accord et, s’il est déjà arrêté, le nom du prestataire choisi pour le mettre en place. Il devra également comporter en annexe la description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales.

Article 4 – Recours à un prestataire

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties conviennent que la conception et la mise en place du système de vote électronique soient confiées à un prestataire choisi par la Direction lors de chaque élection professionnelle.

Le prestataire retenu devra respecter les dispositions prévues aux articles 5 à 12 du présent accord, qui constituent le cahier des charges dans le cadre du recours au vote électronique.

Article 5 – Caractéristiques du système

Le système retenu devra respecter les dispositions suivantes, issues des articles R.2314-6 et suivants du Code du travail.

Il devra assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne seront uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés fichier des électeurs et contenu de l'urne électronique.

Le système de vote électronique devra pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du Code du travail. 

Article 6 – Traitement des fichiers et stockage des données

Le traitement "fichier des électeurs" est établi à partir des listes électorales. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement. L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Les données du vote font l'objet d'un chiffrement dès l'émission du vote sur le poste de l'électeur.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date d'entrée dans l'entreprise, date de naissance, collège ;

• pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège, moyen d'authentification et, le cas échéant, coordonnées ;

• pour les listes d'émargement : collège, noms et prénoms des électeurs ;

• pour les listes des candidats : collège, noms, prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes des résultats : noms et prénoms des candidats, élus, non élus, voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège, destinataires mentionnés ci-dessous.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, syndicats représentatifs le cas échéant, agents habilités des services du personnel ;

• pour le fichier des électeurs : électeurs pour les informations les concernant ;

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des candidats : électeurs, syndicats, agents habilités des services du personnel ;

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats, employeurs ou agents habilités des services du personnel.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition du juge.

Les listes électorales sont établies par l'employeur. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote électronique aux listes électorales transmises le cas échéant au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur. L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

La mise en œuvre du système de vote électronique est opérée sous le contrôle effectif, tant au niveau des moyens informatiques centraux que de ceux éventuellement déployés sur place, de représentants de l'organisme mettant en place le vote. Toutes les mesures sont prises pour leur permettre de vérifier l'effectivité des dispositifs de sécurité prévus.

Tout système de vote électronique comporte un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants susmentionnés, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 7 – Mise en place d’une cellule d’assistance technique

Conformément à l’article R.2314-10 du Code du travail, une cellule d’assistance technique sera mise en place. Cette dernière sera chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant, le cas échéant, les représentants du prestataire.

Cette dernière :

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôle, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 8 – Démarches liées aux dispositions « Informatique et Libertés »

Le rapport de l’expertise prévue à l’article 5 du présent accord est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Par ailleurs, la Direction informera les organisations syndicales de salariés représentatives dans l'entreprise de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

Article 9 – Information et formation

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation du vote électronique par les salariés et les membres du bureau de vote.

Chaque salarié disposera d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Les membres de la délégation du personnel et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

PARTIE 3 : LE DEROULEMENT DES OPERATIONS DE VOTE

Article 10 – Opérations matérielles

Afin d’optimiser le taux de participation, les parties conviennent que le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée s’étalant sur plusieurs jours, et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Le vote se déroule de manière électronique, soit directement depuis le poste de travail du salarié s’il est équipé d’un ordinateur connecté à internet, soit à distance, depuis n’importe quel ordinateur équipé d’une liaison internet, en se connectant au site sécurisé dédié aux élections professionnelles. Les modalités de mise en place du vote électronique garantissent la confidentialité du vote de chaque salarié.

Avant le premier tour des élections, chaque électeur reçoit ses codes d’accès générés de manière aléatoire. Cette transmission est réalisée dans des conditions permettant d’offrir les garanties nécessaires contre l’usurpation d’identité des salariés et contre l’utilisation frauduleuse des codes destinés aux salariés.

L’identification de l’électeur est assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de ses codes d’accès. Toute personne non reconnue ne peut avoir accès au serveur de vote.

Une fois connecté, l’électeur se voit présenter pour chacun des votes les bulletins correspondants tant pour les titulaires que pour les suppléants.

Le choix fait par l’électeur doit apparaitre clairement à l’écran. Il a la possibilité de se connecter plusieurs fois pour voter, dans la limite de la période définie pour voter, mais une fois le vote validé, celui-ci est crypté et définitivement enregistré dans l’urne électronique.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

La saisie des codes d’accès par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement et clôt définitivement l’accès à cette élection.

Durant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n'est accessible. Toutefois, le nombre de votants peut être révélé au cours du scrutin dans les conditions fixées dans le protocole d’accord préélectoral et dans le respect des dispositions légales.

La liste d’émargement n’est accessible qu’aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu des urnes, les listes d'émargements et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Article 11 – Vote à bulletin secret

La mise en place du vote électronique supprime le vote à bulletin secret sous enveloppe, sauf pour le vote par correspondance dans les conditions définies ci-après.

Celui-ci reste possible pour les salariés justifiant de leur impossibilité de voter de façon électronique sur le lieu de travail ou à distance.

En tout état de cause, l’ouverture du vote sous enveloppe n’a lieu qu’après la clôture du vote électronique. Le président du bureau de vote dispose, avant cette ouverture, de la liste d’émargement des électeurs ayant voté par voie électronique.

Article 12 – Conservation des données

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

PARTIE 4 : LES DISPOSITIONS FINALES

Article 13 - Entrée en vigueur et durée

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée et entre en vigueur à compter du lendemain de son dépôt auprès de l’autorité administrative.

Il produira en pratique ses effets pour la première fois lors des élections professionnelles prévues en 2018.

Article 14 : Commission de suivi

Il est institué une commission de suivi du présent accord. Elle est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale représentative au sein de l’APEC.

Elle se réunira une fois avant la négociation de chaque protocole d’accord préélectoral soit à la demande de la Direction, soit à la demande de l’une des organisations syndicales signataire du présent accord. Cette réunion aura pour but de vérifier l’adéquation des mesures contenues dans cet accord avec les dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Article 15 : Dénonciation

Le présent accord peut être dénoncé à tout moment par l'une ou l'autre des parties signataires dans les conditions fixées par l'article L.2261- 9 du Code du travail et moyennant le respect d'un délai de préavis de 3 mois.

Article 16 : Révision

A la demande d'une ou plusieurs des organisations syndicales signataires, il peut être convenu d'ouvrir une négociation de révision du présent accord dans les conditions prévues par les dispositions des articles L.2261-7 et L.2261-8 du Code du travail.

Article 17 : Notification, publicité et dépôt

La direction de l’APEC procède aux formalités de dépôt conformément aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail.

Une copie du présent accord et du récépissé de dépôt sont communiqués aux organisations syndicales.

Il est également procédé à la publicité du présent accord conformément aux articles R. 2262-1 et suivants du Code du travail.

Le présent accord fera l’objet des mesures de publicité suivantes :

• un exemplaire dûment signé par toutes les parties sera remis à chaque signataire,

• un exemplaire sera déposé au Greffe du Conseil de prud'hommes de PARIS,

• deux exemplaires, dont un original sur support papier et une version sur support électronique, seront déposés à la DIRECCTE dont relève le siège social.

En 6 exemplaires, fait à Paris, le 25 septembre 2018

Pour l’Association Pour l’Emploi des Cadres (APEC), représentée par

, en sa qualité de Directeur Général

Et :

Pour les Organisations Syndicales Représentatives

(SIER - C.F.D.T.)

(S.N.C.S.E – C.G.C)

(SFOEC – C.G.T.-F.O.)