Accord d'entreprise "Accord relatif aux moyens de communication des représentants du personnel" chez MAIF - MUTUELLE ASSURANCE INSTITUTEUR FRANCE (Siège)

ACCORD RELATIF AUX MOYENS DE COMMUNICATION

DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL

Entre,

La Mutuelle Assurance des Instituteurs de France (M.A.I.F.), société d'assurances mutuelle, dont le siège social est situé 200 avenue Salvador Allende – 79038 NIORT Cedex 9, représentée par Monsieur Pascal DEMURGER, Directeur Général,

FILIA - M.A.I.F., Société Anonyme, dont le siège social est situé 200 avenue Salvador Allende – 79076 NIORT Cedex 9, représentée par Monsieur Éric BERTHOUX, Directeur Général,

Ci-après dénommées « l’Entreprise »,

D’une part,

Et les Organisations syndicales représentatives du personnel de la M.A.I.F. et de FILIA - M.A.I.F., signataires ci-dessous dénommées,

• la CAT représentée par………………………………………………………………………

• la CFDT représentée par……………………………………………………………………

• la CFE-CGC représentée par…………………………………………………………………

• la CGT représentée par………………………………………………………………………

• FO représentée par…………………………………………………………………

• l’UNSA MAIF représentée par………………………………………………………………

D’autre part,

Il est convenu ce qui suit.

PREAMBULE ET CHAMP D’APPLICATION

Les parties signataires, conscientes de l’importance et des enjeux de la communication syndicale, souhaitent préciser les modalités d’utilisation des différents canaux de communication que l’entreprise entend mettre à disposition des organisations syndicales.

Le présent accord s’applique aux salariés de MAIF et FILIA MAIF, lesquelles constituent une Unité Economique et Sociale.

TITRE I : COMMUNICATION SYNDICALE ET MOYENS ASSOCIES

1.1. : Dotation de matériel mobile

Afin de faciliter l’exercice des missions :

• des élus titulaires du Comité Social et Economique (CSE),

• des élus suppléants membres de la Commission Santé Sécurité et Conditions de Travail (CSSCT) et/ou de la Commission d’Application des Textes

• et des représentants syndicaux désignés au sein du CSE et de la CSSCT,

la MAIF entend les doter de matériels mobiles de type smartphones et/ou ordinateurs portables.

Par ailleurs, conformément à l’article 7.4.3 de l’accord relatif à la transformation des instances représentatives du personnel, les représentants de proximité sont également dotés des mêmes matériels mobiles afin d’exercer leurs missions dans les meilleures conditions, pour installer et favoriser des échanges de proximité qui ne seraient pas physiques.

Ces matériels mobiles sont donc remis aux représentants élus ou désignés (représentants syndicaux ou représentants de proximité) :

• qui n’en disposent pas déjà au titre de leur activité professionnelle habituelle. Pour les salariés qui bénéficient d’un dispositif de télétravail, le matériel mobile fourni à cet effet peut bien évidemment être utilisé pour les besoins de l’exercice du mandat, notamment à l’occasion des déplacements des représentants du personnel,

• et qui les sollicitent expressément, en fonction de leurs besoins respectifs qu’ils auront préalablement analysés en responsabilité.

En cours de mandat, les besoins peuvent évoluer. Chaque représentant élu ou désigné pourra restituer un matériel dont il s’aperçoit qu’il n’en a pas l’utilité ou compléter son besoin le cas échéant en sollicitant un matériel dont il n’avait pas pu au départ apprécier l’utilité.

Dans une même logique de co-responsabilité, le coût des abonnements téléphoniques (prix du forfait facturé à MAIF par l’opérateur) des smartphones remis aux représentants élus ou désignés au sein du CSE sera refacturé au CSE, sous réserve du vote d’une résolution en séance de l’instance. A défaut de validation par l’instance dans le cadre du vote d’une résolution, le matériel mobile ne sera pas remis aux élus du CSE et à ses représentants syndicaux.

Le coût des abonnements téléphoniques (prix du forfait facturé à MAIF par l’opérateur) des représentants de proximité ne sera pas refacturé et sera directement pris en charge par la MAIF.

A l’issue du mandat ou de la période de désignation, le représentant du personnel restituera son matériel mobile à la DRH.

Les délégués syndicaux peuvent être équipés de matériel mobile, pris en charge et géré directement par les sections syndicales ou les syndicats. Néanmoins, s’ils souhaitent que le matériel soit compatible avec les outils MAIF et configurés en conséquence, ils pourront en faire la commande via la MAIF qui refacturera le coût du matériel à l’organisation syndicale concernée.

Par ailleurs, les parties entendent, en cohérence avec le principe de dotation de matériel mobile, rappeler les dispositions de l’article 7.4.3 de l’accord du 30 avril 2018 qui précisent qu’en concertation avec les responsables d’entités, les représentants de proximité peuvent utiliser ponctuellement des bureaux individuels inoccupés ou des salles de réunion pour permettre des temps de travail confidentiels.

1.2. Utilisation des réseaux sociaux, des blogs…etc…

1.2.1 : Utilisation du réseau social d’entreprise MAYA

Conformément à l’article 8.5.3 alinéa 3 de l’accord du 30 avril 2018 relatif à la transformation des instances représentatives du personnel et à l’exercice du droit syndical, chaque organisation syndicale a créé un Groupe MAYA dont le libellé précise Groupe MAYA organisation syndicale « nom de l’organisation ».

Le fonctionnement et les échanges au sein de ce média respectent les règles d’usage du réseau social interne à la MAIF.

Les parties entendent par le présent accord préciser les règles de bon fonctionnement du réseau social MAYA ainsi que les conséquences d’une utilisation non conforme par les organisations syndicales, leurs représentants ou toute personne ayant rejoint leur groupe d’échanges dédié.

A/ Règles de bon fonctionnement

Les administrateurs de chaque communauté créée au sein de MAYA sont responsables de l’animation de leur groupe et doivent solliciter de leurs membres que les règles de fonctionnement soient respectées. Il revient notamment à l’administrateur de communauté de solliciter la suppression ou la modification de publications dès lors qu’elles ne respectent pas les règles d’utilisation du réseau social MAIF et plus particulièrement les spécificités liées aux Groupes MAYA des Organisations syndicales.

Les parties rappellent que les salariés utilisateurs du réseau social d’entreprise MAYA peuvent consulter les "Règles d’usage MAIF du réseau social d’entreprise" ainsi que "le guide de bonnes pratiques sur le réseau social MAIF". Ces règles peuvent aussi être utilement partagées au sein de chaque communauté MAYA pour une meilleure sensibilisation des acteurs.

Les parties entendent par ailleurs rappeler que les salariés sont libres de s’inscrire ou non au sein d’un groupe MAYA d’une organisation syndicale. Le salarié rejoint librement un groupe dans le cadre d’une initiative personnelle et individuelle.

Par ailleurs, en raison du principe de liberté des salariés de recevoir ou non des communications syndicales, l'utilisation de procédés tels que le partage ou la publication All company ou bien « les notifications à d’autres personnes » incluant des salariés non membres du Groupe MAYA, constitue un détournement de la règle en permettant de s’affranchir du périmètre de partage d’expression défini et est donc interdite.

A ce titre :

• Les publications « All company/Toute l’entreprise » ou dans un autre groupe sont interdites. Seules les publications et échanges au sein des groupes Maya dédiés sont autorisés.

• Le partage de publication « All company/Toute l’entreprise » ou dans un autre groupe n’est pas autorisé non plus (fait de relayer une publication à la base circonscrite au groupe sur l’ensemble de l’entreprise ou dans un autre groupe). Les échanges et les publications doivent restés au sein de chaque groupe dédié.

• La fonction « notification à d’autres personnes » ou le fait de mentionner (tagguer) des personnes à l’aide du « @ » dans un post ou dans un commentaire, permettent de publier une information sur MAYA et d’informer par mail les destinataires renseignés dans le pavé « notifier d’autres personnes » ou mentionnés dans le post/commentaire, dès qu’il y a une nouvelle publication.

Ces deux "fonctions" sont autorisées dès lors que les notifications sont à destination des salariés inscrits au groupe dédié. Sinon, il est interdit de notifier et/ou mentionner des salariés qui n’appartiennent pas au groupe.

B/ Conséquences en cas d’utilisation non conforme

Toute publication qui ne respecterait pas les règles de la charte de bonne utilisation ou qui ne respecterait pas les règles posées à l’article 1.2.1 du présent accord devra être supprimée.

Les parties conviennent qu’en cas d’irrespect des règles, et en l’absence d’intervention proactive de l’administrateur de la communauté MAYA, la DRH adresse à l’organisation syndicale concernée un message de rappel des règles, sollicitant par ailleurs la suppression de la publication.

L’organisation syndicale concernée aura alors pour consigne de faire supprimer la publication par son émetteur. A défaut de mise en conformité dans des délais ne pouvant être supérieurs à la demi-journée, la DRH sollicitera de l’administrateur du réseau social la suppression de la publication dans les meilleurs délais.

Un bilan de l’utilisation de MAYA ainsi que des mesures effectives prises en cas d’utilisation non conforme sera réalisé à l’occasion de la commission de suivi du bloc 4 de négociation, conformément à l’accord relatif à la négociation obligatoire dans l’entreprise du 25 janvier 2019.

1.2.2 Blogs et réseaux sociaux externes

De la même manière que pour les communications internes à l’entreprise, il est rappelé que les organisations et représentants du personnel sont libres de déterminer le contenu de leurs publications diffusées via des canaux externes.

Cette liberté d’expression ne doit par ailleurs pas porter atteinte à la réputation ou aux droits d’autrui (protection des informations confidentielles, protection du droit à l'image, protection de la présomption d’innocence, etc...) ainsi qu’aux personnes et aux droits de la personnalité́ (droit à la protection contre la diffamation, l'injure, l’atteinte à la vie privée, la provocation à la discrimination, à la haine ou à la violence, …).

Par ailleurs, les membres du comité social et économique et les représentants syndicaux sont tenus à une obligation de discrétion à l'égard des informations revêtant un caractère confidentiel et présentées comme telles par l'employeur.

1.3. Utilisation des outils de messagerie électronique

1.3.1 : Envoi de messages collectifs syndicaux

Conformément à l’article 8.5.3 de l’accord du 30 avril 2018 relatif à la transformation des instances représentatives du personnel et à l’exercice du droit syndical, chaque organisation syndicale peut continuer à adresser un mail collectif aux salariés de la MAIF et FILIA MAIF dans le cadre suivant :

• Par l’intermédiaire de la DRH, informée dans un délai de prévenance d’une semaine,

• Dans la limite de 6 messages par organisations syndicales, par an,

• Sous réserve des contraintes techniques liées à l’envoi et du maintien de la solution technique actuelle,

• Le message étant identifié comme un « message syndical » et mentionnant l’organisation syndicale émettrice.

1.3.2. Utilisation de la messagerie électronique

Les parties entendent rappeler les règles définies à l’article 8.5.3. de l’accord du 30 avril 2018 relatif à la transformation des instances représentatives du personnel et à l’exercice du droit syndical.

Dans l’exercice de leur mission, et sous réserve de ne pas perturber le fonctionnement du réseau informatique ni d’entraîner de gêne importante dans l’accomplissement du travail des salariés, les représentants sont autorisés à utiliser la messagerie uniquement pour la transmission de messages individuels.

Afin de minimiser les risques de confusion avec les messages professionnels, les correspondances à caractère syndical doivent être identifiées comme telles : le libellé de l’objet mentionne « MESSAGE SYNDICAL » ou « MESSAGE PERSONNEL ».

Chaque salarié destinataire à titre individuel d’une communication syndicale peut faire valoir son droit auprès de l’organisation syndicale concernée à ne plus recevoir de communication via l’outil de messagerie professionnelle.

Les salariés ont donc capacité à s’opposer individuellement à recevoir des messages électroniques émanant d’organisations syndicales, sur demande écrite adressée par mail à/aux organisation(s) syndicale(s) concernée(s).

En tout état de cause, ce droit ainsi que ses modalités d’exercice devront être systématiquement rappelés dans tout message qui sera adressé aux salariés par les organisations syndicales afin que les salariés puissent, à tout moment, manifester leur volonté de s’opposer à la réception de messages syndicaux.

Il est rappelé que la transmission sur le réseau informatique INTRANET d’informations nominatives relatives à la vie privée ou pouvant nuire à l’honneur ou à la réputation des personnes, que ce soit sous forme de textes, d’images ou de fichiers informatiques contenant des données nominatives, quels qu’en soient les apparences ou formats techniques, est totalement prohibée.

Afin de sécuriser les systèmes d’information de l’entreprise, l’envoi de mails individuels en masse via une messagerie non professionnelle n’est pas autorisé.

De même, pour des raisons de sécurité informatique, l’adaptation d’un logiciel ou d’une application sur la messagerie professionnelle permettant l’envoi de messages individuels de manière automatisée n’est pas autorisé (Cf charte de sécurité des SI).

Dans le cadre du développement de la politique relative à la responsabilité sociétale de l’entreprise, la MAIF prend par ailleurs l’engagement de rechercher les possibilités techniques internes qui pourraient permettre aux organisations syndicales d’adresser par mails, aux salariés de MAIF et FILIA MAIF, leurs tracts syndicaux, dans le respect des règles fixées par la CNIL et la règlementation relative à la protection des données personnelles tout en préservant l’intégrité de nos systèmes d’information.

1.4. Dispositif d’information des managers en cas de visites de sites

Par le présent accord, les parties entendent compléter les dispositions de l’article 8.6.5 de l’accord relatif à la transformation des instances représentatives du personnel et à l’exercice du droit syndical du 30 avril 2018.

Les temps de trajet en métropole des délégués syndicaux dans le cadre de leurs visites de sites ne s’imputent pas sur l’enveloppe horaire si la DRH et le responsable de l’entité concernée ont été préalablement informés du déplacement par le délégué syndical ou son organisation syndicale.

De même, les frais de déplacement des délégués syndicaux pour l’exercice de leur mandat ne sont pris en charge par l’entreprise, via le budget de fonctionnement alloué aux organisations syndicales, et conformément aux règles en vigueur dans l’entreprise en matière de remboursement des frais de déplacements, qu’à la condition que la DRH et le responsable de l’entité concernée aient été préalablement informés de la visite par le délégué syndical ou l’organisation syndicale concernée.

Les managers seront sensibilisés à la nécessité de répondre par retour de mails aux représentants du personnel de la bonne prise en compte de leur information de visite.

1.5. Tracts syndicaux

Les parties conviennent que les organisations syndicales pourront bénéficier des services de l’éditique pour la reprographie de leurs tracts et du courrier pour leur diffusion.

Une imprimante multi-fonctions couleur sera par ailleurs laissée à disposition des organisations syndicales au sein de « la maison des syndicats ».

Cette possibilité n’exclut bien sûr pas la possibilité pour les organisations syndicales de solliciter un prestataire extérieur si elles le souhaitent, sur leur budget de fonctionnement.

Les travaux de reprographie seront refacturés à chaque organisation syndicale en fonction de leur utilisation du service.

Les frais afférents seront donc déduits du budget de fonctionnement attribué aux organisations syndicales.

L’organisation syndicale adresse via la boîte aux lettres du guichet Editique (editique@maif.fr). sa demande de reprographie en version pdf (copie pour information la DRH). Les services de l’éditique informeront en retour l’organisation syndicale du délai de mise à disposition et du coût facturé (devis). Une fois la prestation validée par l’organisation syndicale, la DRH sera informée en copie du mail pour procéder à l’imputation sur le budget.

En cas de demandes simultanées d’organisations syndicales auprès de l’éditique, la priorisation de la gestion des travaux se fera en fonction de l’ordre de présentation des mails de demandes et des confirmations des travaux d’impression.

Les publications reprographiées seront mises à disposition de l’organisation syndicale commanditaire dans un casier sécurisé visant à garantir la confidentialité des informations.

Sur demande de l’organisation syndicale, les tracts pourront être mis sous pli et ventilés au sein des différents établissements MAIF, grâce aux moyens habituellement utilisés par l’entreprise pour les besoins de l’activité.

1.6. Commandes de fournitures

Les organisations syndicales bénéficient d’un accès direct à l’outil de commandes de fournitures en ligne auprès du partenaire MAIF à la date de signature du présent accord (à titre indicatif, FIDUCIAL) et aux tarifs proposés à la MAIF.

La MAIF prendra en charge les frais de fournitures engagés à hauteur de 1000€ par an et par organisation syndicale. Au-delà, les frais engagés seront déduits du budget de fonctionnement de chaque organisation syndicale concernée.

Une séance de préparation à l’utilisation de l’outil sera proposée à quatre représentants de chaque organisation syndicale afin que ceux-ci puissent fonctionner en autonomie et en responsabilité.

TITRE II : DISPOSITIONS FINALES

2.1 : Durée et entrée en vigueur de l’accord

Le présent accord entre en vigueur à la date de signature. Il est conclu pour une durée déterminée, jusqu’au terme des mandats des élus du CSE, mis en place par les élections 2018.

2.2 : Dépôt et notification

L’accord sera déposé par la partie la plus diligente auprès de la DIRECCTE en deux exemplaires (dont l’un sur support papier signé et l’autre sur support électronique adressé par courriel) et du Conseil des Prud’hommes compétent, dans le respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur.

Le présent accord sera notifié, dans les plus brefs délais, par courrier recommandé et/ou courriel avec accusé de réception à l’ensemble des organisations syndicales représentatives.

2.3 : Substitution et révision des accords antécédents

Les parties conviennent que le présent accord annule et remplace l’ensemble des décisions unilatérales ayant le même objet et complète les dispositions résultant de l’accord relatif à la transformation des instances représentatives du personnel et à l’exercice du droit syndical du 30 avril 2018.

En particulier, le présent accord complète les articles 7.4.3, 8.5 et 8.6.5 de l’accord relatif à la transformation des instances représentatives du personnel et à l’exercice du droit syndical.

Fait en 10 exemplaires originaux

A Niort, le 19 juillet 2019

Pour FILIA-MAIF,

Eric BERTHOUX

Directeur Général

Pour la MAIF,

Pascal DEMURGER

Directeur Général

Pour les Organisations syndicales ci-dessous dénommées :

- la CAT,

- la CFDT,

- la CFE-CGC,

- la CGT,

- FO,

- l’UNSA-MAIF.