Accord d'entreprise "Accord relatif à l'élection des administrateurs salariés au conseil d'administration de la Maif en 2021" chez MAIF - MUTUELLE ASSURANCE INSTITUTEUR FRANCE (Siège)

ACCORD RELATIF A L’ELECTION DES ADMINISTRATEURS SALARIÉS AU CONSEIL D’ADMINISTRATION DE LA MAIF EN 2021

Entre,

La Mutuelle Assurance des Instituteurs de France (MAIF), société d'assurance mutuelle, dont le siège social est situé 200 avenue Salvador Allende, CS 90000, 79038 NIORT Cedex 9, représentée par Monsieur , Directeur Général,

Ci-après dénommées « l’Entreprise »,

D’une part,

Et les Organisations Syndicales représentatives du personnel de la M.A.I.F., signataires ci-dessous dénommées,

• la CAT

• la CFDT

• la CFE-CGC

• la CGT

• FO

• l’UNSA MAIF

D’autre part,

Il est convenu ce qui suit :

Le présent accord est conclu en vue de l'élection relative au renouvellement en 2021 des membres du Conseil d’administration MAIF élus par les salariés, conformément au planning récapitulatif (cf. Annexe 1), aux dispositions légales et réglementaires en vigueur (cf. pièces en annexe) et aux articles 23 à 28 des statuts de la MAIF.

ARTICLE 1 : Nombre de sièges à pourvoir et répartition

L'article 21 des statuts de la MAIF prévoit que trois administrateurs sont élus par les salariés dont l’un au moins ayant la qualité de cadre.

Compte tenu de la structure des effectifs cadres et non-cadres  :

- un siège est réservé au collège « cadres »,

- deux sièges sont réservés au collège « non-cadres ».

ARTICLE 2 : Nombre de collèges

Le corps électoral est constitué de deux collèges distincts votant séparément. La répartition est effectuée de la façon suivante :

Collège « cadres »

• Les salariés dont la fonction relève des classes 5, 6, 7 et Hors Classe ainsi que les salariés ayant conservé le statut cadre à titre individuel.

Collège « non-cadres »

• Les salariés dont la fonction relève des classes 1 à 4.

• Tous les autres salariés remplissant les conditions d’électorat prévues par le code de commerce et qui ne sont pas affectés à une fonction définie ci-dessus.

ARTICLE 3 : Mode de scrutin

Pour le collège « cadres »:

L'élection a lieu au scrutin majoritaire à deux tours.

Est déclaré élu le candidat qui a obtenu, au premier tour, la majorité absolue des suffrages exprimés ou, au second tour, la majorité relative.

Peuvent se présenter au second tour, tous les candidats qui se sont présentés au premier tour.

Pour le collège « non-cadres » :

L'élection a lieu au scrutin de liste à la représentation proportionnelle à 1 tour au plus fort reste et sans panachage ni rature.

En cas d'égalité des voix, les candidats dont le contrat de travail est le plus ancien dans l’entreprise sont déclarés élus.

ARTICLE 4 : Electorat

Sont électeurs les salariés inscrits aux effectifs et ayant au moins trois mois d’ancienneté dans l’entreprise, à la date du 1^er jour du 1^er tour du scrutin.

ARTICLE 5 : Eligibilité

Sont éligibles les salariés inscrits aux effectifs et ayant au moins deux ans d’ancienneté dans l’entreprise, à la date du 1^er jour du 1^er tour du scrutin.

ARTICLE 6 : Listes électorales

La liste des électeurs sera établie par l'employeur.

Elle sera affichée sur les panneaux habituels au plus tard le Vendredi 26 février 2021 dans tous les sites hébergeant des salariés MAIF.

Les contestations relatives aux listes doivent être présentées à la Direction Richesses humaines - Relations sociales le plus tôt possible, de préférence par message électronique à l’adresse suivante : dtprsrel@maif.fr.

Aucune modification de la liste des électeurs ne pourra être prise en compte après le Vendredi 5 mars 2021 à 14 h (heure de la Métropole).

ARTICLE 7 : Présentation des candidats ou des listes de candidats

Pour le collège « cadres » : chaque candidature doit comporter, outre le nom du candidat, celui de son remplaçant éventuel. Le candidat et son remplaçant sont de sexe différent.

Pour le collège « non-cadres » : chaque liste doit comporter un nombre de candidats double de celui des sièges à pourvoir et être composée alternativement d’un candidat de chaque sexe ; sur chacune des listes, l’écart entre le nombre des candidats de chaque sexe ne peut être supérieur à un.

Les candidats pour le collège « cadres » ou les listes de candidats pour le collège « non-cadres » peuvent être présentés par une ou plusieurs organisations syndicales représentatives.

Les candidats, pour le collège « cadres », et les listes de candidats pour le collège « non-cadres  », peuvent être également présentés par au moins cent salariés.

Pour les candidatures non présentées par une organisation syndicale représentative, le dépôt des candidatures ou des listes sera accompagné de l'état émargé des cent salariés présentant le candidat ou la liste de candidats. Un même salarié ne peut parrainer qu'un seul candidat pour le collège « cadres » et/ou une seule liste pour le collège « non-cadres  », sous peine d'invalidation de sa signature.

Selon la réglementation en vigueur, le mandat d’administrateur élu par les salariés est incompatible avec tout mandat de délégué syndical, de membre du comité social et économique, de membre du comité de groupe, ou de membre de la Commission de santé de sécurité et des conditions de travail de la société.

L’administrateur qui, lors de son élection, est titulaire d’un ou de plusieurs de ces mandats doit s’en démettre dans les huit jours. A défaut, il est réputé démissionnaire de son mandat d’administrateur.

Le dépôt de candidatures se fera par message électronique auprès de la Direction des Richesses humaines - Relations sociales, à l’adresse dtprsrel@maif.fr, compte tenu de la crise sanitaire, au plus tard le Mardi 9 mars 2021 à 17h (heure de la Métropole) et sera accompagné des déclarations d'intention émargées des candidats et des listes de candidats.

Des déclarations d’intention seront utilisées pour le 1^er tour de scrutin, et le cas échéant pour le collège « cadres », pour le 2^nd tour. Elles se limiteront dans tous les cas, au maximum, à une déclaration d’intention par liste de candidats et/ou candidatures et par tour de scrutin pour le collège « cadres ».

Pour chaque collège, la déclaration d’intention de chaque candidat ou de chaque liste de candidats est limitée à un fichier PDF au format A4, éventuellement recto verso, en couleur ou en noir et blanc. Les logos éventuels devront être remis dans les mêmes délais, soit avant le Mardi 9 mars 2021 à 17h.

Les salariés de l’entreprise seront informés des candidatures au plus tard le Jeudi 18 mars 2021 pour le 1^er tour, et au plus tard le Vendredi 9 avril 2021 en cas de 2^nd tour.

ARTICLE 8 : Exigences réglementaires et exigences internes au Conseil d’administration

Tout candidat à l'élection des administrateurs par le personnel salarié déclare avoir pris connaissance des dispositions relatives aux exigences de compétence, d’expérience et d’honorabilité des administrateurs prévues par les articles L. 322-2 (VII), R. 322-167 et R. 322-11-6 du Code des assurances, 258 et 273 du Règlement délégué (UE) 2015/35 de la Commission du 10 octobre 2014 complétant la directive 2009/138/CE du Parlement européen et du Conseil sur l'accès aux activités de l'assurance et de la réassurance et leur exercice (solvabilité II) (cf. pièces jointes).

Il joint à sa candidature :

• Une attestation sur l’honneur conforme au modèle joint au présent protocole (cf. Annexe 2), à reproduire manuellement, dater et signer ;

• Un extrait de casier judiciaire (bulletin n° 3) datant de moins de trois mois, à demander en ligne sur le site Casier judiciaire national du ministère de la Justice (www.cjn.justice.gouv.fr) (*) ;

• Une copie ou une version scannée d’une pièce d’identité en cours de validité.

Ces documents sont à adresser sous pli confidentiel au Service Relations sociales, Siège social, Station 12, ou par courrier postal, Service Relations sociales, 200 av Salvador Allende, CS 90000, 79038 NIORT Cedex 9.

En outre, il prend connaissance des engagements contenus dans le Règlement intérieur du Conseil d’administration qu’il sera amené à signer et à respecter en cas d’élection (cf. pièces jointes).

(*) A l’issue des vérifications nécessaires, les documents seront détruits.

ARTICLE 9 : Vote électronique par internet

Pour l’organisation de ces élections, le système de vote électronique est accessible par le réseau Internet. La solution retenue avec le prestataire étant accessible par l’ensemble des électeurs, pendant leur temps de travail ou en dehors du temps de travail, aucun autre moyen de vote ne sera mis à disposition.

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, le vote est secret.

Les modalités de mise en place du scrutin électronique garantissent notamment le respect des principes suivants :

- vérification de l’identité des électeurs,

- sincérité et impossibilité de falsifier les votes,

- sécurité et possibilité de contrôle a posteriori en cas de besoin (scellement de l’ensemble),

- confidentialité, anonymat et secret du vote électronique,

- publicité du scrutin, notamment dans les phases de contrôle du scellement avant ouverture, à la clôture et au dépouillement des urnes électroniques.

ARTICLE 10 : Dates et lieux des élections

Les scrutins seront ouverts du Mardi 30 mars 2021 à 14h (heure de la Métropole) au Jeudi 1^er avril 2021 à 15h (heure de la métropole).

Dans le cas où, pour le collège « cadres », un second tour serait nécessaire, les scrutins seront ouverts du Mardi 20 avril 2021 à 14h (heure de la métropole) au Jeudi 22 avril 2021 à 15h (heure de la métropole).

Pendant la période d’ouverture des scrutins fixée ci-avant, chaque électeur peut voter, sur son site de travail ou à distance, par l’intermédiaire d’une connexion Internet.

Afin de garantir un taux de participation satisfaisant aux élections, pendant la période de vote, des communications relance pourront être transmises aux salariés par l’Entreprise.

ARTICLE 11 : Campagne électorale et diffusion de la communication électorale

11.1 Durée de la campagne électorale

• Campagne du 1^er tour

La date de début est fixée au Lundi 15 mars 2021 à 8h (heure de la métropole). Elle prend fin la veille de l’ouverture du 1^er tour soit le Lundi 29 mars 2021 à 19h30 (heure de la métropole).

• Campagne éventuelle du 2^nd tour pour le collège « cadres »

La date de début est fixée Jeudi 8 avril 2021 à 8h (heure de la métropole).

Elle prend fin la veille de l’ouverture du 2^nd tour soit le Lundi 19 avril 2021 à 19h30, (heure de la métropole).

11.2 Encadrement de la campagne électorale

Il est rappelé que les Organisations Syndicales doivent respecter les règles établies dans le présent accord, et de ne pas détourner l’usage d’outils bureautiques et de communication, non prévus à cet accord, qui permettrait de solliciter les collaborateurs de manière non désirée.

Ainsi, en dehors des périodes de campagne électorale mentionnées aux dates fixées au 11.1, les diffusions de publications de propagande électorale, sous forme papier ou électronique, ne seront pas autorisées.

En outre, pendant toute la période d’ouverture du scrutin, fixée également par l’article ci-dessus, les diffusions de publications de propagande électorale, sous forme papier ou électronique, ne seront pas autorisées :

• Les poses de nouvelles affiches, les distributions de tracts, les envois sur sites par fax ou par la navette du courrier, seront interdites.

• Les publications électorales déjà diffusées resteront en ligne sur l’intranet, mais aucun nouveau document ne devra être mis en ligne.

• Aucun message électronique collectif et individuel ne pourra être envoyé au personnel de l’entreprise portant une communication à caractère syndical et de propagande électorale ;

• Aucune utilisation de la messagerie instantanée portant une communication à caractère syndical ou de propagande électorale n’est autorisée.

• Aucune publication sur les groupes MAYA n’est autorisée portant une communication à caractère syndical ou de propagande électorale.

Pour la parfaite compréhension du présent article, il est précisé que sont effectivement visées par les interdictions susvisées, les actions « subies » qu’elles soient collectives et individuelles, envers les collaborateurs non volontaires et n’ayant pas fait part de leur souhait d’être contacté par une organisation syndicale et ce, hors des modes de diffusion prévus au 11.3.

Ainsi, lorsque les salariés ont fait part de leur souhait d’être en contact avec une ou plusieurs organisations syndicales et donc d’accéder aux informations relevant de la campagne électorale, les interdictions précitées n’auront pas vocation à s’appliquer.

A l’inverse, lorsque les salariés n’ont pas choisi ni d’être contacté, ni d’avoir accès à ces informations, les interdictions définies ci-dessus s’appliquent et interdisent toute communication sauvage et non désirée hors des cas fixés au 11.3.

En cas de non-respect constaté aux règles établies, la Direction sera amenée à mettre en œuvre des sanctions (de la mise en place d’un rappel à l’ordre à la limitation ou la suppression des moyens de communication des Organisations syndicales) et ce dans le respect du principe de neutralité de l’employeur.

11.3 Modes de diffusion de la communication électorale

• Mise en ligne des déclarations d’intention sur le site Internet de vote électronique

Les déclarations d’intention visées à l’article 7 seront mises en ligne sur le site web de vote 7 jours avant l’ouverture du scrutin soit le mardi 23 mars 2021 pour le 1^er tour.

Sauf dépôt de nouvelles déclarations d’intention au plus tard le Mercredi 7 avril 2021 à 16h (heure de la métropole), les déclarations d’intention du 1^er tour seront utilisées pour le 2^nd tour éventuel pour le collège « cadres ».

Elles seront mises en ligne sur le site web de vote 7 jours avant l’ouverture du scrutin soit le mardi 13 avril 2021 pour le 2^nd tour éventuel dans le collège « cadres ».

Le document devra être transmis en format PDF et ne pas dépasser 2 Mo (il est conseillé de ne pas dépasser 1Mo pour assurer un affichage rapide quelle que soit la qualité de la connexion Internet de l’électeur), et 2 pages maximum, avec les noms des fichiers suivants :

Pour le collège « cadres » :

• Candidatures libres avec 100 signatures / sans étiquettes syndicales : PF_CollègeC_NomPrénomDuCandidat

• Candidatures déposées par une organisation syndicale : PF_CollègeC_NomDuSyndicat

Pour le collège « non-cadres » :

• Liste de candidats libres avec 100 signatures / sans étiquettes syndicales : PF_CollègeNC_NomDeLaListe

• Liste de candidats déposées par une organisation syndicale : : PF_CollègeNC_NomDuSyndicat

De plus, les candidatures pourront être accompagnées de logos, et de vidéos de présentation des listes de candidats ou des candidats.

Les fichiers correspondants communiqués à la direction, pour publication sur le site de vote, devront respecter les formats suivants :

• Logos : seules les images aux formats png, ou gif de plus de 50 pixels de côté et inférieures à 10Ko sont acceptées ;

• Vidéos : lien d’intégration dans le PDF.

• Publication intranet

Pendant la période de campagne, chaque candidat ou liste de candidats pourra diffuser, sur l’espace intranet spécifique dédié aux publications électorales, selon la procédure en vigueur existant pour le site « Vie Syndicale ».

Deux représentants de chaque Organisation syndicale pourront participer à un atelier avec le studio de l’entreprise, afin de leur apporter des conseils sur la réalisation des vidéos qui pourraient être utilisées dans le cadre de ces élections.

Par ailleurs, chaque Organisation syndicale s’engage à respecter les exigences de format des vidéos transmises à cette occasion.

Pour chaque communication devra être identifiée avec la mention « Campagne électorale ».

Il est précisé que les Organisations syndicales pourront réaliser d’autres communications collectives, en parallèle de la campagne électorale, sur d’autres sujets, sans que cela ne soit décompté des deux publications électorales précitées.

Dans le cadre de la communication syndicale par les moyens de l’entreprise, les règles prévues à l’article 8.5 de l’accord relatif aux moyens de communication des représentants du personnel du 19 juillet 2019 devront être respectées.

L’utilisation de Teams, dans sa fonctionnalité de messagerie instantanée, est interdite dans le cadre de la campagne électorale que ce soit à titre individuel ou collectif, en dehors des groupes constitués par les Organisations syndicales, justifiant ainsi la volonté des collaborateurs de recevoir ces communications, hors cas spécifiques prévus au 11.2.

• Groupes MAYA

Pendant la période de campagne, chaque organisation syndicale qui présentera des listes de candidats aux élections des administrateurs salariés pourra utiliser le groupe MAYA de son organisation syndicale pour la communication et l’échange avec les salariés.

Chaque organisation syndicale sera responsable de la régulation des échanges au sein de son groupe et devra s’assurer que les contenus respectent les libertés individuelles et l’intégrité de chacune des organisations syndicales.

Par ailleurs, l’ajout de membres, à l’insu des collaborateurs, est formellement interdit.

Chaque publication devra faire mentionner (au début et à la fin) la phrase suivante : « Cette publication s’inscrit dans la campagne électorale, et ne peut pas être partagée en dehors du groupe de l’organisation syndicale « à citer » par respect du protocole d’accord préélectoral ».

• Utilisation de la messagerie Outlook dans le cadre de la campagne électorale

L’envoi de messages collectifs à destination des salariés par chaque organisation syndicale qui présentera des listes de candidats aux élections des administrateurs salariés est autorisé pendant la période de campagne électorale des 1^er et 2^nd tour.

Les messages destinés à la communication électorale comporteront en objet le libellé suivant :

- soit « Elections Administrateurs salariés – communication – NOM DU SYNDICAT »,

- soit « Elections Administrateurs salariés – communication – Liste XXXX ».

Ces messages ne devront pas être accompagnés de pièces jointes.

Afin de favoriser un taux de participation satisfaisant aux élections des administrateurs salariés et d’éviter que les salariés ne soient trop sollicités, les parties conviennent de limiter le nombre des messages collectifs envoyés aux salariés pendant toute la période électorale à 2 messages maximum par tour et par organisation syndicale ou par candidat libre.

Dans le but de favoriser le taux de participation, des communications de relance pourront être transmises par la Direction aux salariés par l’Entreprise pendant la période de vote.

Dans le but de favoriser un déroulement serein des opérations de vote, la MAIF s’engage à informer, en amont des élections, l’ensemble des managers sur le contenu du protocole pré-électoral et à les sensibiliser aux règles et bonnes pratiques dans l’organisation locale des opérations de vote.

• Visites de site

Compte tenu de la crise sanitaire actuelle, et du faible nombre de collaborateurs sur site, les visites devraient être naturellement plus restreintes qu’à l’accoutumée.

Aussi, les Organisations syndicales, auront la possibilité de réaliser des visites virtuelles, par Teams, après information de l’encadrement du site concerné et de la DRH, sans entraver le bon fonctionnement de ce site.

11.4 Obligations des parties prenantes

Les organisations syndicales représentatives de la MAIF ou les cent salariés qui présenteraient des candidatures s’interdisent toute polémique ou attaque qui serait assimilable à de l’abus de propagande et qui pourrait fausser les résultats des élections.

Il est rappelé à cet égard que la fraude électorale désigne toutes les irrégularités qui peuvent se dérouler pendant une élection. 

Elle peut concerner les opérations électorales elles-mêmes ou des manœuvres constatées pendant la durée de la campagne électorale. La fraude est sanctionnée dès lors qu’elle fausse l’expression du choix des électeurs. Outre l’annulation des élections, une action pénale ou civile peut être engagée en vertu des dispositions régissant le droit électoral. En vertu de l’article L. 114 du Code électoral, l’action publique et l’action civile peuvent être intentées jusqu’à six mois à partir du jour de la proclamation du résultat de l'élection.

ARTICLE 12 : Modalités pratiques de vote

Le vote est personnel et confidentiel.

Pendant la période du scrutin par voie électronique, chaque électeur aura le choix de voter gratuitement, anonymement et à tout moment sur son site de travail, à son domicile ou son lieu de villégiature, ou à partir de tout autre poste informatique équipé d’une connexion Internet, y compris depuis un pays étranger.

Le salarié ne peut déléguer à un tiers ses identifiants pour voter à sa place. Ainsi, le vote par procuration n’est pas possible.

Le vote pourra s’effectuer librement en dehors ou pendant le temps de travail, selon les règles habituelles pour les élections dans l’entreprise.

Les parties signataires entendent rappeler que le vote est individuel et que les électeurs doivent être assurés d’un cadre serein de vote, respectant le secret du vote et les libertés individuelles.

Les managers veilleront expressément à ce que les salariés puissent bénéficier du temps nécessaire aux opérations de vote.

Le prestataire ALPHAVOTE adressera à chaque électeur le matériel nécessaire pour voter :

• Un courrier contenant un code d’identification, les modalités pratiques de vote par Internet et les professions de foi (12 jours avant la date du scrutin) ;

• Un message électronique adressé sur la boîte mail professionnelle, comprenant un mot de passe personnels totalement secret, généré automatiquement et de manière aléatoire la veille de l’ouverture du scrutin.

Compte tenu de la particularité :

• des collaborateurs à temps partiel, qui travaillent majoritairement le samedi et pendant les congés scolaires, et qui ne sont pas dotés d’ordinateurs professionnels portables ;

• des collaborateurs en suspension de contrat de travail, qui n’ont pas d’accès à leurs messageries, ou qui ne la consulteraient pas.

Les parties conviennent que ces derniers recevront une communication spécifique pour leur indiquer la possibilité de demander la transmission du mot de passe sur leurs adresses mails personnelles.

Une cellule d’assistance téléphonique dédiée du prestataire (hotline), accessible via un numéro Vert gratuit, sera mis en service pendant le scrutin 24h/24 et 7 jours sur 7.

En cas de perte de son identifiant et/ou de son mot de passe, chaque électeur pourra demander à la hotline la génération de nouveaux codes.

Il est rappelé que le fait de se faire passer pour un tiers dans le but d’obtenir des identifiants de vote constitue une usurpation d’identité, délit puni d’un an d’emprisonnement de 15 000 € d’amende (art. 226-4-1 du Code pénal), ainsi qu’une fraude électorale.

L’électeur s’identifiera en communiquant :

• son nom,

• son prénom,

• sa date de naissance,

• le code postal de son lieu d'habitation,

• les 4 chiffres issus des positions 12, 13, 14 et 15 du NIR (4 derniers chiffres du numéro de Sécurité sociale, comprenant la clé).

Une fois identifié, l’électeur communiquera à la hotline un numéro de téléphone mobile, ou une adresse mail. Il recevra alors ses nouveaux codes par sms, ou par courriel.

ARTICLE 13 : Bureau de vote

Pour chaque collège, il sera constitué un bureau de vote.

Le bureau de vote sera composé :

• d’un membre titulaire désigné  par chaque Organisation syndicale représentative ayant présenté des candidats dans le collège concerné.

• d’un membre titulaire désigné  par les cent salariés ayant présenté un candidat dans le collège concerné.

Il est également demandé la désignation d’un remplaçant pour chaque titulaire désigné.

Les salariés désignés seront choisis parmi les électeurs du collège considéré.

Les Organisations syndicales représentatives ou les cent salariés ayant présenté des candidats aux élections feront connaître à la Direction des Richesses humaines - Relations sociales à l’adresse électronique dtprsrel@maif.fr le nom des deux représentants (titulaire et remplaçant) désignés pour constituer les bureaux de vote au plus tard le Mercredi 10 mars 2021 à 14h (heure de la métropole).

Il est entendu que seuls les membres titulaires constitueront le bureau de vote, les membres remplaçants n’étant habilités à intervenir au sein du bureau de vote qu’en cas d’absence du membre titulaire.

Le bureau de vote présidera aux opérations dans le collège considéré. Le bureau est informé des éventuelles problématiques qui pourraient impacter le vote (problème informatique…).

Chaque bureau de vote désignera en son sein le/la Président(e).

En cas de désaccord entre les membres du bureau sur la désignation du/de la Président(e), le salarié le plus âgé des membres du bureau est désigné Président.

Les autres membres du bureau de vote titulaires seront assesseurs. Les noms du/de la Président(e) et des assesseurs seront communiqués à la Direction des Richesses humaines - Relations sociales au plus tard le Jeudi 18 mars 2021 à 14h (heure de la métropole).

Les membres du bureau de vote bénéficient du temps d’absence nécessaire à l’accomplissement de leurs fonctions, y compris pour participer à la séance de formation qui se déroulera au siège social de la MAIF, ou en distanciel (date à programmer entre le 15 et le 26 mars 2021). Ce temps est assimilé à du temps de travail effectif et donne lieu au maintien de la rémunération.

ARTICLE 14 : Ouverture et fermeture des scrutins pour le 1^er tour

Pour les deux collèges et de façon simultanée :

• L’ouverture du scrutin aura lieu le Mardi 30 mars 2021 à 14h précises (heure de la métropole), dans les locaux du siège social de la MAIF,

• La fermeture du scrutin aura lieu le Jeudi 1^er avril 2021 à 15h précises (heure de la métropole), dans les locaux du siège social de la MAIF.

Le scellement du site de vote a lieu en même temps que la formation pour les membres des bureaux de vote.

Pendant cette réunion, il est procédé à :

• La création des clés de dépouillement par les membres du bureau de vote (présence des porteurs de clé et du président) ;

• Test du système en vote à blanc ;

• Scellement du système : A l’issue, plus aucune modification de paramétrage n’est possible ;

• Validation des données de paramétrage (Brouillon de PV de Scellement) ;

• Constat du système initialisé, à savoir, que les urnes électroniques sont vides, et scellement actif. L’ouverture de la période de vote est ensuite automatique et ne requière pas d’action humaine. Il en est de même pour la fin de la période de vote.

Après l’heure d’ouverture des scrutins, et à tout moment pendant la période de vote, les membres du bureau de vote pourront contrôler, via leurs codes d’accès personnels à l’espace de vote, que le vote est ouvert et consulter les compteurs des votes et les émargements au fil de l’eau.

Après l’heure de fermeture des scrutins, les membres du bureau de vote pourront contrôler, via leurs codes d’accès personnels à l’espace de vote, que le vote est fermé.

À tout moment pendant les opérations de vote, le Président de bureau de vote le plus âgé, après avoir consulté le Président de l’autre bureau de vote, et après avis des représentants de la Direction des Richesses humaines - Relations sociales, peut ordonner toute mesure immédiate nécessaire pour préserver le bon déroulement des opérations, y compris l’interruption du vote. La Direction des Richesses humaines - Relations sociales prendra contact avec ALPHAVOTE pour que les interventions techniques éventuellement nécessaires soient effectuées dans les plus brefs délais.

Remise des clés de déchiffrement :

Au sein de chaque bureau de vote, le Président et les assesseurs détiendront chacun une clé de déchiffrement des urnes. Dans le périmètre de chaque bureau de vote, trois clés de déchiffrement au minimum permettront de dépouiller les urnes.

Pour des raisons de sécurité et afin de respecter les préconisations de la CNIL, seuls les membres du bureau de vote ont connaissance de leurs clés de chiffrement.

Chaque membre du bureau de vote va créer sa propre clé et qui sera responsable de sa conservation.

Contrôle des données, test et scellement du système :

Avant chaque tour de vote, les membres des bureaux de vote, en présence des représentants de la Direction des Richesses Humaines - Relations Sociales et avec le soutien de la cellule d’assistance technique procèderont aux vérifications et opérations suivantes :

• Vérification du paramétrage du système de vote (notamment : droits d’accès aux informations des différentes catégories d’acteurs, dates et heures d’ouverture et de clôture des scrutins, nombre de sièges à pourvoir par instance, collège et type de siège) ;

• Vérification des listes électorales ;

• Vérification des candidatures ;

• Vérification de la composition de chaque bureau de vote ;

• Test du bon fonctionnement des serveurs et de l’absence de vote et d’émargement ;

• Vérification des modalités de génération des clés de déchiffrement, puis génération des clés à l’attention des membres des bureaux de vote ;

• Scellement du système de vote.

Le scellement du système aura pour effet de figer les paramètres et les données enregistrées pour toute la durée des opérations de vote pour le tour considéré. L’opération se traduira également par l’édition et l’affichage du code de scellement, que les membres des bureaux de vote pourront vérifier tout au long du scrutin, afin de s’assurer que l’application ne subit aucune modification.

La séance de contrôle des données, test et scellement du système aura lieu le Lundi 29 mars 2021 à 10h00 (heure de la métropole) pour le 1^er tour et Lundi 19 avril 2021 à 10h00 (heure de la métropole) pour l’éventuel 2^nd tour.

Cellule d’assistance technique :

Aux fins d’assurer le bon déroulement des opérations de vote, une Cellule d’assistance technique sera constituée. La Cellule d’assistance technique sera composée :

• d’un représentant du prestataire, ci-après dénommé « le Représentant du prestataire » ;

• d’un représentant de l’entreprise, ci-après dénommé « le Gestionnaire de l’élection ».

Le Représentant du prestataire sera chargé du bon fonctionnement du Système de vote pendant toute la durée des opérations électorales. A ce titre, il surveillera le fonctionnement et prendra toute mesure nécessaire pour assurer la sécurité, la continuité et l’intégrité du Système de vote, conformément aux règles de sécurité mises en place par le Prestataire.

Le Gestionnaire de l’élection sera chargé de l’organisation des opérations électorales au sein de l’Entreprise. A ce titre :

• Il communiquera au prestataire l’ensemble des données et des documents destinés à être importés au sein du Système de vote et contrôlera l’importation de ces éléments au sein du Système de vote ;

• Il organisera les séances de contrôle des données, test et scellement du Système de vote, dépouillement des urnes, lecture et proclamation des résultats, et convoquera les participants concernés ;

• Il veillera, pour ce qui concerne les moyens mis en œuvre par l’Entreprise, à l’efficacité de la communication auprès des électeurs et des parties concernées pendant les opérations électorales.

De plus, il sera le point de contact du prestataire au sein de l’entreprise et sollicitera ce dernier sur toute question relative au fonctionnement et à l’utilisation du Système de vote.

La transmission des documents de paramétrage est réalisée via une plateforme d’échange sécurisée. Le Gestionnaire de l’élection aura donc accès au site de vote pour déposer des documents, valider des bon à tirer, consulter l’évolution du taux de participation.

Le statut de Gestionnaire de l’élection ne donnera aucun droit d’accès à des informations confidentielles dans le cadre de l’élection, telles que les identifiants et mots de passe des utilisateurs et les listes d’émargement pendant et à l’issue des opérations électorales.

Les parties conviennent que l’organisation précitée est applicable pour un processus de vote en présentiel.

Compte tenu de la crise sanitaire actuelle, et selon l’évolution de cette dernière, l’ensemble des étapes décrites dans cet article pourront être réalisées en distanciel.

ARTICLE 15 : Second tour

Pour le collège « cadres », et si nécessaire, un 2^nd tour sera organisé.

Sauf désistement exprimé par écrit auprès de la Direction des Richesses humaines - Relations sociales à l’adresse électronique dtprsrel@maif.fr au plus tard le Mercredi 7 avril 2021 à 16h (heure de la métropole), les candidats présentés au 1^er tour participeront au 2^nd tour.

Sauf dépôt de nouvelles déclarations d’intention et de nouvelles candidatures au plus tard le Mercredi 7 avril 2021 à 16h (heure de la métropole), les déclarations d’intention du 1^er tour seront utilisées pour le 2^nd tour.

Les opérations électorales auront lieu, selon les dispositions retenues pour le premier tour, du
Mardi 20 avril 2021 à 14h (heure de la métropole) au Jeudi 22 avril 2021 à 15h (heure de la métropole).

Le bureau de vote constitué pour le 1^er tour du collège « cadres » présidera, dans sa même composition, aux opérations électorales du 2^nd tour.

ARTICLE 16 : Dépouillement et proclamation des résultats

La Cellule d’assistance technique, en présence du Président et des assesseurs de chaque bureau de vote animera la séance de dépouillement. Afin de permettre le dépouillement des urnes, les membres des bureaux de vote titulaires de clés de déchiffrement révèleront publiquement leurs clés, qui seront saisies dans le système de vote.

L’édition en ligne des résultats se fera publiquement : compteurs des voix par élection et par liste de candidatures, affectation théorique des sièges. Les états de résultats fournis seront contrôlés et validés par chaque bureau de vote.

Après validation par les deux bureaux de vote, le système de vote électronique est complètement scellé. Il est rappelé que les copies de tous les fichiers, y compris les programmes sources et les programmes exécutables, sont conservés sous scellés par le prestataire, conformément à la loi. A l’expiration des délais légaux, les fichiers sont détruits.

Après contrôle de conformité, le Président de chaque bureau de vote communique publiquement les résultats des élections de son collège. Si nécessaire, le Président de bureau de vote du collège cadres précise qu’un deuxième tour de scrutin sera organisé.

A l’issue des opérations électorales, les présidents de bureaux de vote proclameront les résultats.

Ne peuvent assister à la séance de dépouillement et communication / proclamation des résultats que :

• d’une part, les membres des bureaux de vote,

• d’autre part, les représentants de la Direction des Richesses Humaines - Relations Sociales,

• ainsi que, en dehors de leur temps de travail, des électeurs de chaque collège.

Après avoir consulté le Président de l’autre bureau de vote, et après avis des représentants de la Direction des Richesses Humaines - Relations Sociales, le Président de bureau de vote le plus âgé peut ordonner toute mesure immédiate nécessaire pour préserver l’ordre et la sérénité, ainsi que le respect des règles impératives de sécurité relatives à l’occupation des locaux.

Les parties conviennent que l’organisation précitée est applicable pour un processus de vote en présentiel.

Compte tenu de la crise sanitaire actuelle, et selon l’évolution de cette dernière, l’ensemble des étapes décrites dans cet article pourront être réalisées en distanciel.

ARTICLE 17 : Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution (ACPR) : information et pouvoir d’opposition à la poursuite d’un mandat d’administrateur

Les candidats à l’élection des administrateurs par le personnel salarié sont informés aux termes du présent accord que la MAIF communique à l’Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution les noms, dates et lieux de naissance, domiciles et professions des membres du Conseil d’administration, conformément aux instructions 2016-I-16 et 2016-I-17 de l’Autorité, relatives aux documents prudentiels à lui transmettre.

En outre, tout candidat à l'élection des administrateurs par le personnel salarié déclare avoir pris connaissance des dispositions des articles L. 612-23-1 (V) et R. 612-29-3 (III) du Code monétaire et financier joints au présent protocole (cf. pièces en annexe).

L’Autorité de Contrôle Prudentiel et de Résolution peut s’opposer à la poursuite du mandat d’un ou de plusieurs administrateurs lorsqu’ils ne remplissent pas les conditions d’honorabilité ou les conditions de compétence et d’expérience qui leur sont applicables.

ARTICLE 18 : Date d’effet, durée et terme des mandats

Conformément à l'article R.322-55-2 (I) du Code des assurances, les mandats prendront effet à l’issue de la réunion de l’assemblée générale ordinaire qui statuera, en 2021, sur les comptes sociaux de l’exercice 2020, et se termineront à l’issue de la réunion de l’assemblée générale ordinaire qui statuera, en 2024, sur les comptes sociaux de l’exercice 2023.

ARTICLE 19 : Contestations

Les contestations relatives à l’électorat, à l’éligibilité et à la régularité des opérations de vote sont de la compétence du tribunal d’instance qui statue en dernier ressort, conformément aux dispositions de l’article L.225-28 du Code de commerce.

ARTICLE 20 : Durée de l’accord

Le présent accord a une durée déterminée et ne s’applique qu’aux élections des Administrateurs par le personnel salarié de l’année 2021.

Au terme de cette période, il prendra fin de plein droit et cessera de produire ses effets au-delà du terme.

ARTICLE 21 – SIGNATURE ELECTRONIQUE

Dans le cadre des circonstances exceptionnelles liées à l’épidémie de COVID 19 ; de l’éloignement géographique des parties prenantes et de la digitalisation des processus de la MAIF, les parties conviennent de procéder à la signature du présent accord par voie électronique, sans que cette modalité de signature puisse ultérieurement donner lieu à contestation.

ARTICLE 22 : Dépôt et publicité

Le présent accord est notifié à l’issue de la procédure de signature par la Direction générale à l’ensemble des Organisations syndicales représentatives.

Au terme d’un délai de 8 jours à compter de cette notification et à défaut d’opposition, le présent accord est déposé au secrétariat greffe du Conseil de prud’hommes de Niort et à l’Unité départementale des Deux-Sèvres de la Direction régionale de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi (DIRECCTE).

Son contenu sera à la disposition du personnel sur l'intranet de l'entreprise.

Fait en 10 exemplaires originaux,

A Niort, le 18 février 2021

Pour MAIF

Directeur Générall MAIF

Pour les Organisations syndicales ci-dessous dénommées :

- la CAT,

- la CFDT,

- la CFE-CGC,

- la CGT,

- FO,

- l’UNSA-MAIF,
Annexe 1 Planning récapitulatif des opérations

Dates	Tâche
Jeudi 14 janvier	1ère réunion négociation protocole
Jeudi 28 janvier	2nde réunion négociation protocole
Mercredi 10 février	3ème réunion négociation protocole (Option)
Jeudi 18 février	Signature du protocole préélectoral avec les Organisations Syndicales
Vendredi 19 février	Diffusion d’une note d’information générale
Vendredi 26 février	Date limite d’affichage des listes électorales
Vendredi 5 mars	Date limite de réclamations relatives aux listes électorales
Mardi 9 mars à 17h	Date limite de réception des listes de candidatures
	Date limite de réception des déclarations d’intention
	Date limite de réception des logos des OS
Mercredi 10 mars	Date limite de transmission des membres du bureau de vote
Lundi 15 mars	Début de la campagne électorale à 8h
Jeudi 18 mars	Date limite d’information des salariés sur les candidatures
	Date limite d’information des noms des Président et Assesseurs des bureaux de vote
	Envoi du matériel de vote aux électeurs (identifiant par courrier postal)
Semaine 12 & 13 Du 15 au 26/03	Formation des membres du bureau de vote
	Tests du site de vote par la DRH et les Organisations syndicales et scellement du système de vote
Lundi 29 mars	Fin de la campagne électorale à 19h30
	Envoi du matériel de vote aux électeurs (code par mail)
Lundi 29 mars à 10h00	Contrôle des données
Mardi 30 mars 2021	Ouverture du scrutin 1er tour à 14h
Jeudi 1er avril	Fermeture du scrutin 1er tour à 15h
Jeudi 1er avril à partir de 15 h	Dépouillement des résultats
	Communication des résultats
Mercredi 7 avril à 16h	Date limite candidatures 2nd tour et déclarations d’intention
Jeudi 8 avril à 8h	Début de la campagne électorale
Vendredi 9 avril	Date limite d’information des salariés sur les candidatures (en cas de 2nd tour pour le collège cadre)
Semaine 16 Du 12 au 16/04	Tests du site de vote par la DRH et les Organisations syndicales et scellement du système de vote
Lundi 19 avril à 19h30	Fin de la campagne électorale à 19h30
Lundi 19 avril à 10h00	Contrôle des données
Mardi 20 avril 2021	Ouverture du scrutin 2nd tour à 14h
Jeudi 22 avril	Fermeture du scrutin 2nd tour à 15h
Jeudi 22 avril à partir de 15 h	Dépouillement des résultats
	Communication des résultats

Annexe 2

Modèle d’attestation sur l’honneur à reproduire manuellement

« Je ……….nom prénom date de naissance, candidat aux élections des administrateurs au conseil d’administration de la MAIF

atteste sur l’honneur :

• avoir pris connaissance des dispositions des articles L.322-2, R. 322-11-6 et R. 322-167 du Code des assurances, 258 et 273 du Règlement délégué n°2015/35 de la Commission européenne du 10 octobre 2014, L.612-23-1 (V) et R. 612-29-3 (III) du Code monétaire et financier joints à l’accord relatif à l’élection des administrateurs salariés au Conseil d’administration de la MAIF du ../../2021 ;

• ne pas être frappé/e d’une des incapacités à exercer les fonctions d’administrateur visées à l’article L.322-2 du code des assurances ».

• remplir les conditions d’honorabilité, de compétence, d’expérience et d’honorabilité des administrateurs prévues par les textes susvisés à la date de la signature des présentes,

Fait à

Le

Signature :

PIECES JOINTES

• Textes réglementaires

• Articles L322-2 (cf. VII), R322-11-6 et R322-167 du Code des assurances

• Articles 258 et 273 du Règlement délégué (UE) n° 2015/35 du 10 octobre 2014, complétant la directive 2009/138/CE du Parlement européen et du Conseil sur l'accès aux activités de l'assurance et de la réassurance et leur exercice (solvabilité II)

• Articles L612-23-1 (cf. V) et R612-29-3 (cf. III) du Code monétaire et financier

• Règlement intérieur du Conseil d’administration