PROTOCOLE D’ACCORD POUR LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL DU CSE¹ DE L’UES ARTERRIS

Entre L’UES ARTERRIS, représentées par xxx en sa qualité de xxx, ayant tous pouvoirs à l’effet des présentes,

L’UES ARTERRIS est composée au jour des présentes des sociétés suivantes :

1. Société Coopérative Agricole ARTERRIS au Capital social de 33 690 203,00 € dont le siège social est à Loudes - 11451 CASTELNAUDARY et immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Carcassonne sous le numéro 775.784.689 ;

2. SAS ARTERRIS DISTRIBUTION au Capital social de 560.580 € dont le siège social est Rue de la Gare - 11150 BRAM immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Carcassonne sous le numéro 310.727.144 ;

3. SARL RAZES HYBRIDES au Capital social de 1.440.000 € dont le siège social est Domaine de Bonanza - 11170 ALZONNE immatriculée au registre du Commerce et des sociétés de Carcassonne sous le numéro 393.712.237 ;

4. SAS ARTERRIS INNOVATION au Capital social de 193.257,00 € dont le siège social est 24 Avenue Marcel Dassault – 31500 TOULOUSE, immatriculée au registre du Commerce et des sociétés de Toulouse sous le numéro 399.790.054 ;

5. UCA SEMENCES DU SUD au Capital social de 100.000,00 € dont le siège social est Loudes – 11451 CASTELNAUDARY CEDEX immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Carcassonne sous le numéro 477.889.760 ;

6. SICA ROUQUET au Capital social de 586.120,00 € dont le siège social est Les Fouets – 31540 ST FELIX LAURAGAIS immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Toulouse sous le numéro 590.800.504 ;

7. SAS MAINTENON au Capital social de 320 000,00 €, dont le siège social est situé à Loudes - 11 400 Castelnaudary, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Carcassonne sous le numéro 537.455.479 ;

8. SAS PAMIERS ELEVAGE au Capital social de 500 000 €, dont le siège social est situé à Lieu les Trois Bornes – 09 100 Pamiers, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Foix, sous le numéro 790.422.745 ;

9. SAS SEMENCES DE PROVENCE au Capital social de 699 060 €, dont le siège social est situé Mas des Saules, RND 6113, 30 300 Fourques, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nîmes, sous le numéro 600.200.794 ;

10. SAS DURANCE HYBRIDES, au Capital social de 1 400 000 €, dont le siège social est situé Quartier les Merles, 13 610 Le Puy Sainte-Reparade, immatriculée au registre du commerce et des sociétés d’Aix en Provence, sous le numéro 483.186.516,

11. SAS Occitan Transports Entretiens, OTE, au capital de 395 280 €, dont le siège social est sis 874 Chemin du plateau, 11 400 Mas Saintes Puelles, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Carcassonne, sous le numéro 419.448.693 ;

12. SAS MAISAGRI, au capital de 5 146 755 €, dont le siège social est sis 579 Route de Beaumont 82 700 Cordes-Tolosannes, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Montauban, sous le numéro 334.629.706 ;

13.  SAS GOE SERVICE, au capital de 681 536 €, dont le siège social est sis Zone industrielle de Gaujac, 18 Rue Gustave Eiffel, 11 200 Lézignan-Corbières, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Narbonne, sous le numéro 352.638.977 ;

14. SAS LOGITIA, au capital de 2 795 985 €, dont le siège social est sis 24 Avenue Marcel Dassault, BP 55 223, 31 079 Toulouse Cedex 5, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Toulouse, sous le numéro 538.579.640 ;

D’une part,

Et les organisations syndicales, dont la représentativité a été établie lors du premier tour des élections des membres titulaires du comité d’entreprise du 30 avril 2015, au niveau de l’UES ARTERRIS, suivantes :

• Le syndicat xxx représenté par xxx en qualité de déléguée syndicale ;

• Le syndicat xxx représenté par xxx en qualité de délégué syndical,

• Le syndicat xxx représenté par xxx, en qualité de déléguée syndicale,

• Le syndicat xxx représenté par xxx, en qualité de déléguée syndicale,

• Le syndicat xxx représenté par xxx en qualité de déléguée syndicale,

• Le syndicat xxx représenté xxx, en qualité de délégué syndical ;

D’autre part.

Il a été convenu et arrêté ce qui suit :

Table des matières

Préambule 4

Article 1 - Champ d’application 4

Article 2 – Objet 5

Article 3 – Organisation de la représentation du personnel 5

Article 3.1 – Nombre de sièges 5

Article 3.2 – Nombre de collèges électoraux 5

Article 3.3 - Répartition du personnel dans les collèges électoraux et des sièges 5

Article 3.4 - Répartition des effectifs selon le sexe par collège électoral 6

Article 4 – Durée des mandats 7

Article 5 – Date des élections 7

Article 6 – Personnel électeur, présentation et affichage des listes électorales 7

Article 7 – Candidatures des salariés et listes des candidats 8

Article 7.1 - Premier Tour des élections professionnelles 8

Article 7.2 - Second tour de scrutin des élections professionnelles 9

Article 8 – Propagande électorale 10

Article 9 – Vote électronique exclusif 10

Article 10 – Modalités du vote électronique par internet 11

Article 10.1 - Langue, ordre des instances et affichage initial des listes 11

Article 10.2 - Ordre de présentation des listes 11

Article 10.3 - Matériel de vote - Codes confidentiels 11

Article 10.4. - Communication des codes de vote 11

Article 10.5 - Protocole de restitution des nouveaux codes de vote 12

Article 10.6 - Scellement du système et formation (articles R2314-15 et R2324-11 du Code du Travail) 12

Article 10.7 - Cellule d’assistance technique 13

Article 10.8 - Assistance aux électeurs 13

Article 11 – Dates et horaires des votes par Internet 14

Article 12 – Bureau de Vote et Commission de Surveillance 14

Article 13- Dépouillement 15

Article 14– Proclamation des résultats 16

Article 15 – Calendrier récapitulatif des opérations électorales 16

Article 16 –Dispositions générales et finales 17

Article 16.1 – durée de l’accord et date d’effet 17

Article 16.2 - Communication de l'accord 17

Article 16.3 - Dépôt de l’accord 17

Article 16.4 - Publication de l’accord 17

Annexe : Descriptif détaillé du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales 19

Préambule

Les mandats des représentants du personnel au comité d’entreprise de l’UES ARTERRIS ainsi que ceux des délégués du personnel arrivent à échéance le 28 juin 2019, après prorogation, conformément à un accord conclu avec l’ensemble des organisations syndicales représentatives de l’UES ARTERRIS le 19 février 2019.

La direction de l’UES ARTERRIS, en vertu des dispositions des articles L.2314-4 et suivants du Code du Travail, se doit en conséquence d'organiser des élections professionnelles afin de mettre en place un Comité Social et Economique (CSE).

Le présent protocole d'accord a pour objet de définir les modalités d'organisation de l'élection des représentants du personnel au CSE.

Il est rappelé en outre, que dans le cadre des stipulations de l’accord collectif d’entreprise du 19 février 2019 dénommé «accord collectif instituant le vote électronique pour les élections des représentants du personnel au CSE de l’UES ARTERRIS» et approuvé par les organisations syndicales représentatives au sein de l’UES ARTERRIS, que les parties ont décidé d’utiliser un dispositif de vote électronique accessible sur site et à distance.

Sa mise en œuvre est confiée à la société DOCAPOST BPO (siège social 10 avenue Charles de Gaulle – 92220 CHARENTON LE PONT), filiale du Groupe La Poste.

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour les élections professionnelles et modifiant le code du travail.

Article 1 - Champ d’application

Le présent accord s’applique au sein de l’UES ARTERRIS tel que définit par l’accord conclu avec les organisations syndicales le 5 avril 2019 qui détermine le périmètre de l’UES ARTERRIS. Ainsi, les sociétés concernées par l’organisation des élections professionnelles des représentants du personnel au CSE dans le cadre du présent accord sont les suivantes :

1. SCA ARTERRIS (Siren 775.784.689) ;

2. SAS ARTERRIS DISTRIBUTION (Siren 310.727.144) ;

3. SARL RAZES HYBRIDES (Siren 393.712.237) ;

4. SAS ARTERRIS INNOVATION (Siren 399.790.054) ;

5. UCA SEMENCES DU SUD (Siren 477.889.760) ;

6. SICA ROUQUET (Siren 590.800.504) ;

7. SAS MAINTENON (Siren 537.455.479) ;

8. SAS PAMIERS ELEVAGE (Siren 790.422.745) ;

9. SAS SEMENCES DE PROVENCE (Siren 600.200.794) ;

10. SAS DURANCE HYBRIDES (Siren 483.186.516) ;

11. SAS Occitan Transports Entretiens, OTE, (Siren 419.448.693) ;

12. SAS MAISAGRI (Siren 334.629.706) ;

13. SAS GOE SERVICE (Siren 352.638.977) ;

14. SAS LOGITIA (Siren 538.579.640).

Article 2 – Objet

Le présent accord à pour objet d’organiser les élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique de l’UES ARTERRIS qui se déroulent au mois de juin de l’année 2019.

Article 3 – Organisation de la représentation du personnel

Article 3.1 – Nombre de sièges

L’effectif de référence au jour de l’élection étant de 1205 salariés, le nombre de sièges à pourvoir est de :

• 17 titulaires et de 17 suppléants pour le CSE de l’UES ARTERRIS.

Article 3.2 – Nombre de collèges électoraux

Au regard des dispositions de l’article L 2314-11 du Code du travail, applicables en matière d’élections des représentants du personnel au CSE, et compte tenu de la structure des effectifs des entités qui composent l’UES ARTERRIS, les représentants du personnel devraient être élus dans trois collèges électoraux.

Toutefois, en vertu des dispositions combinées de l’article L 2314-11 et L 2314-12 du code du travail, l’ensemble des organisations syndicales représentatives au sein de l’UES ARTERRIS et qui ont participé à la négociation des présentes ont convenu que les représentants du personnel au CSE de l’UES ARTERRIS seront élus dans deux collèges électoraux :

• d’une part le 1^er collège, comprenant les ouvriers, les employés, les techniciens et les agents de maitrise ;

• d’autre part le 2^ième collège, comprenant les ingénieurs et cadres.

Article 3.3 - Répartition du personnel dans les collèges électoraux et des sièges

L’effectif se compose, suivant les catégories professionnelles, de :

• 597 salariés ouvriers et employés ;

• 395 salariés agents de maîtrise ;

• 213 salariés cadres.

Soit un total par collège, pour le CSE de l’UES ARTERRIS :

• 992 salariés appartenant au 1er collège ;

• 213 salariés appartenant au 2^ième collège.

En conséquence, les parties à l’accord décident que le nombre de sièges est fixé à 17 titulaires et 17 suppléants, et que les sièges sont répartis de la manière suivante :

• 1^er collège : 14 titulaires et 14 suppléants ;

• 2^ième collège : 3 titulaires et 3 suppléants.

Article 3.4 - Répartition des effectifs selon le sexe par collège électoral

Depuis le 1er janvier 2017, la loi (n°2015-994) du 17 août 2015 relative au dialogue social et à l’emploi dite « Loi Rebsamen » impose une représentation équilibrée des hommes et des femmes au cœur des instances représentatives du personnel et ce notamment lors des élections professionnelles que ce soit pour les titulaires ou les suppléants.

Ainsi, aux termes de l’article L 2314-30 du code du travail, pour chaque collège électoral, et aussi bien pour les titulaires et les suppléants, les listes de candidats qui comportent plusieurs candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale. Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des sexes.

Dans le cas ou le calcul n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant :

• Arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ;

• Arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire.

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste.

Lorsque plusieurs sièges sont à pourvoir, les listes doivent impérativement présenter plusieurs candidats, comportant une proportion de femmes et d’hommes conforme à la composition du collège électoral, dont au moins une femme et un homme. Toute liste, comportant dans cette situation un candidat unique quel que soit son sexe, est irrégulière et l’élection de ce dernier est susceptible d’annulation en cas de litige (Cass. soc., 9 mai 2018, n° 17-14.088).

Pour la mise en application des dispositions légales précitées et pour la constitution des listes de candidats, il est précisé que la répartition des salariés des entités qui composent l’UES ARTERRIS par sexe et par collège électoral est la suivante :

	Effectif	1er collège : ouvriers employés techniciens agents de maitrise	2ième collège : ingénieurs et cadres
Femmes	En nombre	292	49
	En pourcentage	29.43 %	23 %
Hommes	En nombre	700	164
	En pourcentage	70.57 %	77 %
Total	992	213

Article 4 – Durée des mandats

La durée des mandats des représentants du personnel au CSE est fixée à 4 ans.

Article 5 – Date des élections

Le premier tour des élections représentants au CSE aura lieu le vendredi 7 juin 2019.

Le cas échéant, un deuxième tour aura lieu le vendredi 28 juin 2019.

Pour tenir compte des contraintes liées à l’organisation du vote électronique par internet, les parties à l’accord ont expressément convenu d’allonger le délai de 15 jours entre les deux tours.

Les dates du premier et du second tour visées ci-dessus s’entendent des dates :

• de clôture des votes par internet,

• du dépouillement électronique,

• de la proclamation des résultats.

Article 6 – Personnel électeur, présentation et affichage des listes électorales

Conformément aux dispositions légales (article L 2314-18 et suivants) tout salarié âgé de 16 ans, ayant au moins 3 mois d’ancienneté dans l’entreprise au premier tour de scrutin, soit le vendredi 7 juin 2019, a droit de vote.

Tout salarié sous le coup d’une condamnation le privant du droit de vote, ne peut pas figurer sur la liste des électeurs.

Les listes électorales de chaque collège sont arrêtées par la Direction des Ressources Humaines de la l’UES ARTERRIS, à la date du premier tour des élections, soit le vendredi 7 juin 2018.

Elles indiqueront le nom, le prénom, la date d’ancienneté, et la date de naissance de chaque électeur et la catégorie professionnelle.

Elles mentionnent également les salariés qui remplissent les conditions d’électorat et d’éligibilité.

Elles seront affichées sur les panneaux réservés aux communications de la direction sur les sites des entités qui composent l’UES ARTERRIS le lundi 29 avril 2019.

Tout syndicat présent dans l’entreprise peut demander à l’employeur une copie des listes électorales.

En application des dispositions de l’article R.2314-24 du Code du Travail, les contestations qui pourraient naître à la suite de l’établissement de ces listes devront être portées devant la direction et / ou le tribunal d’instance dans les trois jours suivant cet affichage.

Article 7 – Candidatures des salariés et listes des candidats

Conformément aux dispositions légales (article L 2314-19 du Code du travail), tout salarié âgé de 18 ans, et ayant au moins un an d’ancienneté dans l’entreprise à la date du premier tour de scrutin, soit le vendredi 7 juin 2019, peut se porter candidat au sein du collège auquel il appartient.

En revanche tout salarié conjoint, lié par un PACS, concubin, ascendant, descendant, frère, sœur ou allié au même degré du chef d’entreprise, n’est pas éligible.

Le personnel a été informé par courriel et affichage du déroulement des élections le 27 mars 2019, renouvelé le 2 avril 2019.

Cette information constitue l’appel aux candidatures.

Article 7.1 - Premier Tour des élections professionnelles

Le premier tour des élections professionnelles est réservé aux organisations syndicales.

Ainsi, sont invités à présenter leur liste de candidats pour le premier tour, au plus tard le vendredi 17 mai 2019 à 12h00, les organisations syndicales :

• Reconnues représentatives au sein de l’UES ARTERRIS ;

• Qui satisfont aux critères de respect des valeurs républicaines et d’indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans et dont le champ professionnel et géographique couvre l’entreprise ou l’établissement ;

• Ayant constitué dans l’entreprise ou l’établissement une section syndicale ;

• Affiliées à une organisation syndicale reconnue représentative au niveau national et interprofessionnel.

Les listes de candidats seront communiquées :

• Soit par courrier recommandé avec demande d’avis de réception au service Ressources Humaines à l’adresse suivante :

ARTERRIS

SERVICE RESSOURCES HUMAINES

LOUDES

11 451 CASTELNAUDARY CEDEX

• Soit déposées contre récépissé directement auprès de la Directrice des Ressources Humaines ou de son représentant sur le même site.

Chaque liste ne peut comporter plus de noms que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises. Toutefois, compte tenu des dispositions portant sur la représentation équilibrée des femmes et des hommes, une liste incomplète n’est acceptée que si elle respecte la proportionnalité des deux sexes au sein du collège, et les listes ne comportant qu’un seul candidat ne sont pas admises.

Les doubles candidatures sont admises. En cas de double élection d’un candidat, la candidature de titulaire l’emporte sur celle de suppléant.

Les listes de candidats sont établies par collège en distinguant titulaires et suppléants.

Pour des raisons matérielles tenant à l’organisation du vote électronique par internet, les listes du premier tour, accompagnées des professions de foi, seront communiquées à la direction au plus tard le vendredi 17 mai 2019 à 12h00. Cette communication peut être faite par courrier recommandé avec accusé de réception, le cachet de la poste faisant foi, ou par dépôt auprès de la direction des ressources humaines contre récépissé.

Les listes déposées seront affichées le vendredi 17 mai 2019 à partir de 14h00, sur les panneaux d'affichage réservés à cet effet.

Article 7.2 - Second tour de scrutin des élections professionnelles

Un second tour n’a lieu que dans les situations suivantes, appréciées collège par collège :

• Si les syndicats n’ont pas présentés de liste ;

• Si tous les sièges n’ont pas tous été pourvus ;

• Si le quorum n’a pas été atteint.

Si un second tour est nécessaire, la Direction des Ressources Humaines de l’UES ARTERRIS affiche avec les résultats du premier tour un appel à candidatures indiquant le nombre de sièges qu'il reste à pourvoir et les collèges concernés. Cet affichage doit être effectué dès la proclamation des résultats du premier tour, soit le vendredi 7 juin 2019.

Il est rappelé qu’au second tour des élections professionnelles les candidatures sont libres.

Aussi, toute liste est acceptée.

Les listes ne doivent pas comporter plus de noms que de sièges à pourvoir. Les listes incomplètes sont admises. Toutefois, compte tenu des dispositions portant sur la représentation équilibrée des femmes et des hommes, une liste incomplète n’est acceptée que si elle respecte la proportionnalité des deux sexes au sein du collège, et les listes ne comportant qu’un seul candidat ne sont pas admises.

Les listes de candidats sont établies par collège en distinguant titulaires et suppléants.

Les candidats présentés au premier tour par les organisations syndicales sont considérés comme maintenus pour le second tour.

Toutefois, il est demandé aux organisations syndicales de confirmer à la Direction des Ressources Humaines ce maintien et / ou de l’informer de tout changement dans les listes.

Les listes du second tour devront être communiquées à la Direction des Ressources Humaines, accompagnées des professions de foi, au plus tard le mardi 11 juin 2019, à 14h00.

Les listes de candidats seront affichées sur les panneaux d'affichage le jour même de la limite de dépôt, soit mardi 11 juin 2019 après 16h00.

Pour le second tour, Les listes de candidats seront communiquées :

• Soit par courrier recommandé avec demande d’avis de réception au service Ressources Humaines à l’adresse suivante :

ARTERRIS

SERVICE RESSOURCES HUMAINES

LOUDES

11 451 CASTELNAUDARY CEDEX

• Soit déposées contre récépissé directement auprès de la Directrice des Ressources Humaines ou de son représentant sur le même site.

Article 8 – Propagande électorale

Au premier tour, les organisations syndicales pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines :

• Les professions de foi (dont le format sera précisé par le prestataire),

• Les logos au format JPG (dont le format sera précisé par le prestataire),

• Les photographies des candidats (dont le format sera précisé par le prestataire),

jusqu'au lundi vendredi 17 mai 2019 à 12h00 pour qu'ils soient mis en ligne sur le site de vote par Internet.

De même, au second tour, les candidats pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines leurs tracts électoraux, dans les mêmes conditions, jusqu'au mardi 11 juin 2019 à 14h00.

Les professions de foi seront consultables sur le site de vote en ligne.

Article 9 – Vote électronique exclusif

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d'assurer l'identité des électeurs ainsi que la sincérité et le secret du vote, comme la publicité du scrutin, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Un descriptif détaillé du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est annexé au présent protocole.

Chaque salarié est informé au moyen d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Le vote de chaque électeur pourra être effectué depuis un ordinateur disposant d’une connexion internet sur son lieu de travail ou à son domicile.

Chaque poste informatique des collaborateurs des entités qui composent l’UES ARTERRIS disposera d’une icone permettant un accès direct vers le site de vote électronique par internet. Il en va de même pour les salariés qui disposent d’un smartphone.

Il est rappelé que Chaque électeur doit voter personnellement et non par l'intermédiaire d'un tiers (Cass. soc., 3 juill. 1984, n° 83-61.173). Le vote par procuration est interdit. Egalement, la mise en place du vote électronique ne saurait permettre à des salariés de donner leur code personnel à un autre salarié pour qu'il vote à leur place. L'exercice personnel du vote constitue un principe général du droit électoral auquel il ne peut être dérogé (Cass. soc., 3 octobre 2018, n° 17-29.022).

Article 10 – Modalités du vote électronique par internet

Article 10.1 - Langue, ordre des instances et affichage initial des listes

Les indications et informations présentées sur le site de vote sont disponibles en français.

Une fois connecté sur l'application, l'électeur se verra présenter la liste des scrutins pour lesquels il est appelé à voter (CSE titulaire et suppléant).

Le logo et le nom de la liste seront affichés. L'électeur peut basculer d'une présentation d’une liste à l'autre par un simple clic sur le bouton prévu à cet effet. Le choix d'une des listes lui présente ensuite le bulletin de vote avec tous les candidats de la liste.

Article 10.2 - Ordre de présentation des listes

Les listes en présence pour chaque scrutin sont présentées aux électeurs, selon leur nombre, sur une ou deux colonnes par ordre alphabétique, de haut en bas (et de gauche à droite si nécessaire).

Article 10.3 - Matériel de vote - Codes confidentiels

Chaque électeur est identifié par des codes d’accès personnel et sa date de naissance (code challenge).

Les codes d'accès, qui se composent d'un identifiant et d'un code confidentiel, sont générés aléatoirement par le prestataire sans qu’ils soient communiqués à l’entreprise.

Ces codes permettront de se connecter à l'application informatique et de valider son vote.

Des nouveaux codes sont générés et communiqués aux électeurs en cas de second tour.

Article 10.4. - Communication des codes de vote

Le prestataire expédiera un courrier par voie postale au domicile de chaque électeur pour lui communiquer son code et son identifiant.

En cas de non réception de ce matériel de vote (mauvaise adresse), l’électeur pourra prendre contact avec la Direction des Ressources Humaines pour se voir restituer des nouveaux codes de vote.

Article 10.5 - Protocole de restitution des nouveaux codes de vote

En cas de perte ou de non réception de ce courrier, l'électeur s'adressera à la Direction des Ressources Humaines ou déclarera cette perte ou non réception à partir du site internet.

Après vérification de l’identité de l’électeur, la Direction des Ressources Humaines enverra à l’adresse déclarée dans le système ou remettra en mains propres et une seule fois, un nouveau matériel de vote énoncé ci-dessus, cacheté sous pli fermé avec de nouveaux codes d’accès.

Pour les électeurs qui en font la demande, il sera possible de récupérer des nouveaux codes de vote par mail via un serveur sécurisé mis en place par le prestataire.

En tout état de cause, dès lors qu’un nouveau code est généré, le code initial est désactivé par le prestataire.

Article 10.6 - Scellement du système et formation (articles R2314-15 et R2324-11 du Code du Travail)

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, le prestataire formera un correspondant des ressources humaines, chargé du projet électoral, avant l'ouverture du site internet.

Cette formation sera assurée à distance par conférence téléphonique et/ou webformation.

L’opération de scellement des urnes électroniques sera animée par un représentant de l’équipe des Ressources Humaines qui aura reçu la formation nécessaire par le prestataire, ainsi que par un ou plusieurs représentant(s) du prestataire.

La date fixée pour le scellement des urnes est fixée pour le 1^er tour au mardi 21 mai 2019 et dans le cas d’un second tour le mercredi 12 juin 2019.

Sont invités à être présents au scellement des urnes et aux opérations de contrôle :

• Les représentants du personnel sortant de l’UES ARTERRIS ;

• Les organisations syndicales signataires du présent accord ;

• La Direction des Ressources Humaines ;

• Un ou plusieurs représentant(s) du prestataire ;

• Les membres du bureau de vote.

L'information et la formation sont assurées :

• pour les Délégués Syndicaux, par la participation à cette intervention précédant l'ouverture du site de vote ;

• pour les membres du bureau de vote, par une explication de leur rôle tout au long du scrutin ainsi que le jour du dépouillement.

Cette intervention consiste à :

• Générer les clés de scellement (au nombre de 3) destinées au membre du bureau de vote ;

• Procéder à un test à blanc : tester la plateforme de vote et le logiciel de dépouillement avant l'ouverture du vote ;

• Constater que les résultats sont conformes au vote à blanc réalisé ;

• Réinitialiser les urnes électroniques, et constater qu'elles sont vides.

Article 10.7 - Cellule d’assistance technique

Il est constitué une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Le prestataire est chargé d’assurer les missions de la cellule d'assistance technique.

La cellule d'assistance technique contrôle, avant que le vote ne soit ouvert, que le scellement du système de vote électronique à fait l’objet d’un test à blanc et vérifie que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet.

Article 10.8 - Assistance aux électeurs

Un numéro spécifique d’assistance, sera mis à disposition des électeurs pendant la période de scrutin, ce numéro est accessible du lundi 8h00 au vendredi 18h00.

La cellule assistance est également joignable par courriel.

Les permanences seront mises en place sur certains sites afin de permettre aux électeurs ne possédant pas de postes informatiques de procéder au vote ou d’être assistés afin de réaliser leurs votes.

Les sites où auront lieu les permanences sont les suivants :

• Castelnaudary,

• Arles,

• Autres sites à définir en fonction des besoins.

En outre, des postes en libre-service dans un bureau réservé à cet effet seront mis à disposition et permettront à tout électeur de voter sur internet pendant la durée des opérations de vote. Les horaires d’ouverture seront déterminés par note de service.

Chaque salarié présent dans le périmètre de ces sites, sera autorisé à se déplacer sur le temps de travail afin de venir voter.

Les ordinateurs mis à disposition garantiront l’anonymat et la confidentialité de chaque vote.

La liste de ces sites n’est pas exhaustive. Dès l’annonce des élections, chaque salarié aura la possibilité de signaler à la Direction des Ressources Humaines ses difficultés à se rendre sur le site de vote.

En fonction du nombre de demandes, la Direction des Ressources Humaines pourra organiser de nouvelles permanences sur d’autres sites de l’UES ARTERRIS.

Article 11 – Dates et horaires des votes par Internet

Au premier tour, les plages horaires de vote par internet pour les élections professionnelles sont, pour l’ensemble des électeurs de l’entreprise, les suivantes :

• Du lundi 3 juin 2019 à 10h00 au vendredi 7 juin 2019 à 14h00.

En cas de second tour, les plages horaires de vote sont les suivantes :

• Du lundi 24 juin 2019 à 10h 00 au vendredi 28 juin 2019 à 16h00.

Les heures de vote seront affichées dans les différents sites et seront communiqués aux électeurs par tous moyens (courriels notamment).

Toutes facilités seront accordées au personnel pour lui permettre de voter. Le temps passé par l’électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire, sous réserve du respect par l’électeur du temps strictement nécessaire pour effectuer les opérations de vote.

Des postes en libre accès seront mis à la disposition des électeurs.

Les parties soulignent qu’aucun moyen n'est prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées par ce protocole.

Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive, ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.

Article 12 – Bureau de Vote et Commission de Surveillance

Un bureau de vote est mis en place pour chaque collège électoral. Il sera composé :

• Un président : l'électeur le plus ancien du collège concerné, sauf s’il est candidat, ou, à défaut, un salarié volontaire ;

• Deux assesseurs : le second plus ancien du collège concerné et le plus jeune électeur du collège concerné ou, à défaut, des salariés volontaires.

En cas de nécessité, le président peut accepter des assesseurs supplémentaires, sous réserve de la tenue d'une feuille de présence émargée par chacun.

Les bureaux de vote sont effectivement constitués avant la date du scellement des urnes : soit le vendredi 17 mai 2019 pour le premier tour de scrutin, et le mardi 11 juin 2019 dans l’hypothèse ou un second tour serait organisé.

Le bureau de vote est chargé de contrôler le déroulement des opérations électorales. Il s'assure de la régularité, du secret du vote, procède au dépouillement des votes après clôture du scrutin par son président et proclame les résultats.

Le bureau sera constitué au siège social de l’UES ARTERRIS, sis à Loudes, 11 451 Castelnaudary.

Les membres du bureau de vote détiendront les clés électroniques des urnes électroniques garantissant l’intégrité et la sécurité du système. Ces clés seront générées en amont du scrutin lors de la phase de scellement du système de vote. Ces clés sont au nombre de trois dont deux d’entre elles seront indispensables pour déverrouiller le système et procéder au dépouillement.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote seul aura compétence, après avis du représentant du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

La commission de surveillance est composée d’un représentant de chaque organisation syndicale (membre du personnel), des membres du bureau de vote et d’un membre de la Direction des Ressources Humaines.

Elle participe au contrôle et à la validation du système de vote électronique lors d’une phase de vote à blanc (phase de recette) ainsi qu’à la phase de scellement du système de vote.

Elle assiste aux opérations de dépouillement, à la date et l’heure prévue pour celui-ci. Le temps passé par ces observateurs est rémunéré comme temps de travail. De même, la Direction peut désigner un représentant de son choix.

Ces personnes n'ont aucune voix délibérative, mais peuvent aider aux opérations de dépouillement.

Article 13- Dépouillement

Après clôture automatique du scrutin par le système de vote électronique, le bureau de vote intègre les clés électroniques afin de déverrouiller les urnes électroniques et de procéder au dépouillement automatisé. Le bureau de vote imprime les procès-verbaux de résultats, les listes d’émargements et justificatifs et proclame les résultats. Sont invités à participer aux opérations de dépouillement :

• Les candidats aux élections des représentants du personnel de l’UES ARTERRIS ;

• Les Membres du bureau de vote ;

• Les représentants des organisations syndicales ayant participé à la négociation du présent accord ;

• La Direction des Ressources Humaines de l’UES ARTERRIS ;

• Un ou plusieurs représentant(s) du prestataire.

Article 14– Proclamation des résultats

Les résultats sont proclamés oralement par le Président du bureau de vote.

Ensuite, les résultats définitifs des élections seront affichés par la direction sur les panneaux réservés à la Direction le jour de la proclamation.

Il est précisé que les résultats du premier tour devront impérativement être dépouillés même si le quorum n'a pas été atteint.

Dans les quinze jours suivant la fin des élections, une communication de ce procès verbal sera faite à l’inspecteur du travail.

Article 15 – Calendrier récapitulatif des opérations électorales

Le calendrier du premier tour des élections professionnelles est établi comme suit :

• affichage des listes électorales : le lundi 29 avril 2019;

• date butoir pour la constitution des bureaux de vote de chaque collège : le vendredi 17 mai 2019 ;

• date limite des dépôts des listes de candidats pour le premier tour et de remise à la direction des ressources humaines des professions de foi : le vendredi 17 mai 2019 à 12h00 ;

• affichage des listes de candidats sur les panneaux de l'entreprise : le vendredi 17 mai 2019 ;

• Scellement des urnes pour le premier tour, le mardi 21 mai 2019 ;

• date du premier tour de scrutin pour l'élection des représentants du personnel au CSE : le vendredi 7 juin 2019 ;

• Ouverture du vote électronique par internet pour le premier tour du lundi 3 juin 2019 à 10h00 au vendredi 7 juin 2019 à 14h00 ;

• affichage des résultats du premier tour vendredi 7 juin 2019, et, si nécessaire, d'une note d'appel à candidatures pour le second tour, vendredi 7 juin 2019.

Le calendrier du second tour des élections professionnelles est établi comme suit :

• date limite des dépôts des listes de candidats et des professions de foi pour le second tour : le mardi 11 juin 2019 à 14h00 ;

• affichage des listes de candidats sur les panneaux de l'entreprise : le mardi 11juin 2019 ;

• date butoir pour la constitution des bureaux de vote de chaque collège : le mardi 11 juin 2019 ;

• Scellement des urnes pour le second tour, le mardi 12 juin 2019;

• date du second tour de scrutin pour l'élection des représentants du personnel au CSE: le vendredi 28 juin 2019 ;

• Ouverture du vote électronique par internet pour le second tour du lundi 24 juin 2019 à 10h00 au vendredi 28 juin 2019 à 16h00 ;

• affichage des résultats définitifs des élections professionnelles sur les panneaux de l'entreprise : le vendredi 28 juin 2019.

Article 16 –Dispositions générales et finales

Article 16.1 – durée de l’accord et date d’effet

Le présent protocole d'accord est conclu pour une durée déterminée, pour les élections des représentants du personnel au CSE de l’UES ARTERRIS se déroulant au cours du mois de juin de l'année 2019. Il prendra effet à compter du lendemain du dépôt auprès de l’autorité administrative conformément aux dispositions de l’article L 2261-1 du Code du travail.

Article 16.2 - Communication de l'accord

Le texte du présent accord, une fois signé, sera notifié à l'ensemble des organisations syndicales signataire et/ou disposant d'une section syndicale dans l'entreprise.

Article 16.3 - Dépôt de l’accord

Le présent accord donnera lieu à dépôt dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 et suivants du code du travail. Il sera déposé :

• Sur la plateforme de télé procédure dénommée «TéléAccords » accompagné des pièces prévues aux articles D. 2231-6 et D. 2231-7 du code du travail ;

• Et en un exemplaire auprès du greffe du conseil de prud'hommes de Carcassonne.

Article 16.4 - Publication de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’une publication dans la base de données nationale visée à l’article L. 2231-5-1 du code du travail dans une version ne comportant pas les noms et prénoms des négociateurs et des signataires.

Le présent accord est fait en nombre suffisant pour remise à chacune des parties.

Il fera l’objet d’un affichage aux emplacements réservés à la communication avec le personnel.

Le présent accord sera mis à disposition des salariés auprès du service Ressources Humaines.

Il sera également mis en ligne sur l’Intranet de l’entreprise et sur le site intranet du CSE (CE) de l’UES ARTERRIS.

Le présent accord est établi en 9 exemplaires originaux :

• un exemplaire remis à la Direction,

• un exemplaire remis à chaque syndicat signataire,

• un exemplaire signé, ainsi qu’une version électronique, seront déposés auprès des services de la DIRECCTE de l’AUDE,

• un exemplaire signé, qui sera déposé auprès du greffe du conseil de prud’hommes de Carcassonne.

A Castelnaudary,

Le 15 avril 2019,

Les délégués syndicaux : La Direction :

Syndicat xxx, xxx

xxx, xxx

Syndicat xxx,

xxx,

Syndicat xxx,

xxx,

Syndicat xxx,

xxx,

Syndicat xxx,

xxx,

Syndicat xxx,

xxx,

*****

Annexe : Descriptif détaillé du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales

---

1. CSE : Comité Social et Economique↩