PROTOCOLE D’ACCORD PREELECTORAL 2018

ELECTIONS DES MEMBRES DE LA DELEGATION DU PERSONNEL DU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Préambule 

Les Organisations syndicales représentatives au niveau national et interprofessionnel et les Organisations syndicales représentatives dans le champ professionnel et géographique d’UFIFRANCE GESTION ont été invitées à négocier un protocole d’accord préélectoral par courrier recommandé avec avis de réception en date du 16 mars 2018.

Les autres Organisations syndicales intéressées ont été informées de l’organisation des élections et invitées à négocier le protocole d’accord préélectoral par voie d’affichage dans les locaux d’UFIFRANCE GESTION.

En réponse à ces convocations, les Organisations syndicales et la Direction d’UFIFRANCE GESTION se sont réunies les 10, 17 et 23 avril, ainsi que le 3 mai 2018 pour convenir du présent protocole d’accord préélectoral.

Entre :

• UFIFRANCE GESTION sise 32 avenue d’Iéna 75783 PARIS cedex 16

représentée par xxx, Directeur Général Déléguée, assistée de xxx, Directeur des Ressources Humaines, xxx, Directeur des Ressources Humaines adjoint, et xxx, juriste.

• Et les Organisations syndicales :

  • l'Organisation syndicale CFE-CGC
    représentée par XXX, Déléguée Syndicale

  • l'Organisation syndicale CFDT

représentée par XXX, Déléguée Syndicale

• l'Organisation syndicale CGT-FO
  représentée par XXX, Délégué Syndical

• l'Organisation syndicale CFTC

représentée par XXX, Délégué Syndical

Table des matières

ARTICLE I : Elections par voie électronique 4

ARTICLE II : Dates des élections 4

 Dates des élections par voie électronique 4

 Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité 4

ARTICLE III : Durée des mandats 5

ARTICLE IV : Calcul de l’effectif 5

 Dates de calcul de l’effectif 5

 Personnes prises en compte dans l’effectif 5

ARTICLE V : Nombre de sièges à pourvoir 5

 Nombre de sièges à pourvoir 5

 Répartition du personnel entre collèges électoraux 5

 Répartition des sièges entre collèges 6

ARTICLE VI : Electorat et éligibilité 6

 Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel 6

 Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel mis à disposition 6

ARTICLE VII : Listes électorales 7

 Contenu des listes électorales 7

 Publication des listes électorales 7

 Réclamations relatives aux listes électorales 7

ARTICLE VIII : Appel et dépôt des candidatures 7

 Information du personnel et appel à candidatures 7

 Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au 1^er tour des élections 7

 Cas d’organisation d’un 2nd tour 7

 Modalités de dépôts des listes de candidats 8

 Nombre de candidats par liste 8

 Cumul de candidatures 8

 Représentation équilibrée des hommes et des femmes 8

 Affichage des listes de candidats 8

ARTICLE IX - Propagande électorale 9

 Tracts et affiches 9

 Professions de foi des candidats 9

 Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électorale 9

 Dates limites de dépôt des documents de propagande électorale 9

ARTICLE X : Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales 9

 Vote électronique, principes généraux 10

 Matériel de vote 10

 Déroulement du vote par internet 10

 Assistance téléphonique 10

 Procédure de restitution de codes 10

 Bureau de vote 10

 Cellule d’assistance technique 10

 Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement 11

 Chiffrement et déchiffrement des votes 11

 Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique 11

ARTICLE XI : Modalités de désignation des élus 12

 Ratures 12

 Egalité des voix 12

ARTICLE XII : Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux 12

ARTICLE XIII : Mesure de la représentativité syndicale 13

 Calcul de l’audience électorale des organisations syndicales dans l’entreprise 13

 Calcul des suffrages portés sur le nom des candidats 13

ARTICLE XIV : Durée de conservation des données 13

ARTICLE XV : Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord 14

ARTICLE I : Elections par voie électronique

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles, UFIFRANCE GESTION souhaite mettre en œuvre un système de vote électronique accessible sur le web du réseau internet. La solution de vote par internet de la société Gedicom a été retenue.

Ce système étant accessible par l’ensemble des salariés, aucun autre moyen de vote ne sera mis à leur disposition.

Les modalités d’organisation de ces élections sont prévues par le code du travail, spécialement aux articles L. 2314-4 à L. 2314-10, s’agissant de l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Le système de vote électronique proposé est conforme aux prescriptions de l’arrêté du 25 avril 2007, pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 et au décret du n°2016-1676 du 5 décembre 2016, relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique pour l’élection des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

En application de la délibération Cnil n°2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique, l’intégralité du dispositif de vote électronique a fait l’objet d’une expertise indépendante.

Un accord d’entreprise a été conclu le 17 avril 2018 entre la Direction et les syndicats représentatifs dans l’entreprise quant à la mise en œuvre du vote électronique. Le cahier des charges précisant le cadre de mise en œuvre du vote électronique est annexé à cet accord d’entreprise.

La description du fonctionnement du système de vote électronique et du déroulement des opérations électorales est détaillée au sein du présent protocole d’accord préélectoral et de ses annexes.

La Direction informera les organisations syndicales représentatives dans l’entreprise de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés.

ARTICLE II : Dates des élections

Les membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants seront élus par scrutins électroniques.

• Dates des élections par voie électronique

Au premier tour, les élections par voie électronique seront ouvertes le lundi 4 juin à 9H00 et seront clôturées le lundi 11 juin à 16H00.

Au second tour, s’il y a lieu, les élections par voie électronique seront ouvertes le lundi 25 juin à 9H00 et seront clôturées le lundi 2 juillet à 16H00.

• Date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité

Aux termes de la jurisprudence, les conditions relatives à l’électorat et à l’éligibilité s’apprécient au jour du premier tour de scrutin.

En matière de vote électronique, le vote se déroule fréquemment sur plusieurs jours. En l’absence de précision réglementaire ou jurisprudentielle, les entreprises disposent donc d’une marge d’interprétation pour fixer la date d’appréciation de l’électorat et de l’éligibilité pendant le premier tour.

Au cas présent, les parties ont convenu de calculer l’effectif de l’entreprise le jour d’ouverture de la période de vote du premier tour.

ARTICLE III : Durée des mandats

La durée des mandats des membres de la délégation du personnel du comité social et économique d’UFIFRANCE GESTION est de 4 ans.

Les mandats des membres du CE / DP et CHSCT prennent fin dès la proclamation des résultats des élections, soit :

• le 11/06/2018 si un seul tour est organisé ;

• le 02/07/2018 si un second tour est organisé.

Le mandat des nouveaux élus prend effet le lendemain de la proclamation des résultats, soit :

• le 12/06/2018, si un seul tour est organisé ;

• le 03/07/2018, si un second tour est organisé.

Lorsqu’à l’issue du premier tour, une partie des sièges est non pourvue, le mandat des élus au premier tour prend effet le lendemain de la proclamation des résultats du second tour.

Le mandat des nouveaux élus expirera donc :

• le 12/06/2022, si un seul tour est organisé ;

• le 03/07/2022, si un second tour est organisé.

ARTICLE IV : Calcul de l’effectif

Au 31/03/2018, l'effectif total d’UFIFRANCE GESTION s’élève à 306,8 salariés en équivalent temps plein (ETP).

• Dates de calcul de l’effectif

L'effectif est calculé à la date d’ouverture des élections.

• Personnes prises en compte dans l’effectif

L’effectif pris en compte pour les élections inclut, conformément à l’article L. 1111-2 du Code du travail à due proportion de leur temps de présence :

• les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée indéterminée à temps plein ;

• les travailleurs à domicile ;

• les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée ;

• les salariés titulaires d’un contrat de travail intermittent ;

• les salariés mis à la disposition de l’entreprise par une entreprise extérieure qui sont présents dans les locaux de l’entreprise utilisatrice et y travaillent depuis au moins un an ;

• les salariés à temps partiel sont également pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle du travail.

Les salariés titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure, y compris les salariés temporaires, sont exclus du décompte des effectifs lorsqu’ils remplacent un salarié absent ou dont le contrat de travail est suspendu, notamment du fait d’un congé de maternité, d’un congé d’adoption ou d’un congé parental d’éducation.

ARTICLE V : Nombre de sièges à pourvoir

• Nombre de sièges à pourvoir

Compte tenu de cet effectif et conformément à l‘article R2314-1 du Code du travail, le nombre de sièges à pourvoir pour l’élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique est de 11 titulaires et de 11 suppléants.

• Répartition du personnel entre collèges électoraux

Le personnel est réparti en 3 collèges.

• 1^er collège : Employés = 108,4 salariés en équivalents temps plein

  • Dont 16,3% d’hommes

  • et 83,7% de femmes

• 2^ème collège : Agents de Maîtrise = 46,3 salariés en équivalents temps plein

  • Dont 23,3% d’hommes

  • et 76,7% de femmes

• 3^ème collège : Cadres = 153,1 salariés en équivalents temps plein

  • Dont 48,1% hommes

  • et 51,9% de femmes

• Répartition des sièges entre collèges

Les 11 sièges de titulaires et les 11 sièges de suppléants pour les élections des membres de la délégation du personnel du Comité social et économique seront ainsi répartis :

• 1er collège : 4 sièges de titulaires et 4 sièges de suppléants

• 2ème collège : 2 sièges de titulaires et 2 sièges de suppléants

• 3ème collège : 5 sièges de titulaires et 5 sièges de suppléants

ARTICLE VI : Electorat et éligibilité

• Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel

Les conditions d’électorat et d’éligibilité sont celles prévues par les articles L. 2314-8 à L. 2314-29 du Code du travail. Conformément à ces textes :

• sont électeurs, les salariés de l’entreprise, des deux sexes, ayant au moins 3 mois d’ancienneté, âgés de 16 ans au moins, et n’ayant fait l’objet d’aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

• sont éligibles, les salariés ayant la qualité d’électeur, travaillant dans l’entreprise depuis un an au moins sans interruption, âgés de 18 ans révolus, à l’exception des conjoints, partenaires d’un PACS, concubins, ascendants, descendants, frères, sœurs ou alliés au même degré de l’employeur.

Les salariés travaillant à temps partiel simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l’une de ces entreprises.

• Conditions d’électorat et d’éligibilité du personnel mis à disposition

Pour le personnel mis à disposition par des entreprises extérieures, la condition de présence dans l’entreprise utilisatrice au jour des élections est de 12 mois continus conformément à l’article L. 2314-23 du Code du travail.

Les salariés mis à disposition ne sont pas éligibles au comité social et économique dans l'entreprise utilisatrice.

Les personnes mises à disposition d’UFIFRANCE GESTION remplissant les conditions mentionnées ci-dessus doivent choisir si elles exercent leur droit de vote dans leur entreprise d’origine ou au sein d’UFIFRANCE GESTION.

A cette fin, la Direction des ressources humaines d’UFIFRANCE GESTION adresse un formulaire aux employeurs des personnes mises à disposition les informant de leur droit d’option. Les employeurs des personnes mises à disposition communiquent en retour, dans un délai imparti, la liste des collaborateurs dont l’ancienneté est au moins de trois mois et ayant choisi de voter aux élections organisées par UFIFRANCE GESTION.

Les personnes mises à disposition d’UFIFRANCE GESTION pourront également exprimer leur choix d’être électeurs directement auprès de la Direction de ressources humaines d’UFIFRANCE GESTION, par écrit adressé au plus tard le 3^ème jour suivant la publication des listes électorales.

Si les personnes mises à disposition satisfont à la condition de présence visée ci-dessus et n’ont pas déjà émis de volonté contraire, UFIFRANCE GESTION procèdera à leur inscription sur les listes électorales.

ARTICLE VII : Listes électorales

• Contenu des listes électorales

Pour chacune des élections, la Direction établira une liste des électeurs et des éligibles.

A des fins de vérification et conformément au droit commun électoral, les listes électorales comporteront l’indication des noms, prénoms, âge et ancienneté des salariés, leur qualité d’électeur et, le cas échéant, d’éligible.

• Publication des listes électorales

Le vendredi 4 mai les listes électorales seront affichées dans les locaux de l’entreprise et publiées sur la base documentaire RH sous Lotus Notes.

Les listes électorales préciseront le pourcentage d’hommes et de femmes dans chaque collège.

• Réclamations relatives aux listes électorales

Toute réclamation relative à ces listes doit être adressée par écrit à la Direction des ressources humaines dans les plus brefs délais et au plus tard le troisième jour suivant leur publication.

A l’issue du délai de réclamation de trois jours, les éventuelles modifications sont portées sur les listes électorales mises à jour.

ARTICLE VIII : Appel et dépôt des candidatures

• Information du personnel et appel à candidatures

Le vendredi 4 mai le personnel sera informé du déroulement des élections par messagerie et par affichage dans les locaux d’UFIFRANCE GESTION.

Cette information constituera en outre un appel à candidatures.

• Monopole syndical pour le dépôt de candidatures au 1^er tour des élections

Il est rappelé que seules peuvent présenter des listes de candidats au 1^er tour des élections les Organisations syndicales visées à l’article L. 2314-5, à savoir les organisations syndicales :

• représentatives dans l’entreprise (notamment en ayant obtenu au moins 10% des voix aux précédentes élections dans l'entreprise) ;

• ayant constitué une section syndicale dans l'entreprise ou l'établissement ;

• représentatives au niveau national et interprofessionnel (CGT, CGT-FO, CFDT, CFTC ainsi que CFE-CGC pour les cadres) ;

• ou légalement constituées depuis au moins deux ans, respectant les valeurs républicaines et d'indépendance et couvrant le champ professionnel et géographique d’UFIFRANCE GESTION.

• Cas d’organisation d’un 2nd tour

Il sera procédé à un second tour uniquement dans l’un des trois cas suivants :

• si le nombre de suffrages valablement exprimés n’est pas au moins égal à la moitié des électeurs inscrits au premier tour ;

• en cas d’absence totale ou partielle de candidatures ;

• ou en cas de vacance partielle des sièges à l’issue du premier tour.

Au second tour, les candidatures ne seront soumises à aucune condition d’appartenance syndicale.

Les listes déposées par les Organisations syndicales lors du 1^er tour seront considérées comme maintenues pour le 2^nd tour.

• Modalités de dépôts des listes de candidats

Les listes de candidats au comité sociale et économique seront établies par collège, en distinguant titulaires et suppléants.

Elles seront déposées contre récépissé à la Direction des Ressources Humaines ou envoyées par courriel à l’adresse suivante xxx

Lors du dépôt des listes de candidats, le syndicat devra renseigner son syndicat professionnel ou interprofessionnel d’affiliation. En l’absence d’indication, le syndicat d’affiliation ne recueillera pas les suffrages exprimés en faveur du syndicat qui lui est affilié pour la mesure de l’audience, que ce soit au niveau de la branche professionnelle ou au niveau national interprofessionnel.

Les Organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles. A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les Organisations syndicales concernées.

Il pourra être exigé du déposant les statuts ou tout document témoignant de la compétence géographique et professionnelle de l’organisation syndicale qu’il représente ainsi que de la date de sa création.

La date limite de dépôt des listes de candidats est fixée au :

• 16/05/2018 à 12H00 pour le 1^er tour,

• 13/06/2018 à 12H00 pour le 2^nd tour éventuel.

• Nombre de candidats par liste

Chacune des listes proposées ne pourra comprendre plus de candidats qu’il n’est prévu de sièges à pourvoir. Ceci n’exclut pas la possibilité de présenter des listes incomplètes.

• Cumul de candidatures

La double candidature, l’une sur la liste des titulaires, l’autre sur la liste des suppléants, sera également admise, conformément aux règles légales. En revanche, les deux mandats ne se cumulant pas, le candidat ne sera élu suppléant que subsidiairement, s’il n’est pas élu titulaire.

• Représentation équilibrée des hommes et des femmes

Les listes de candidats sont composées d'un nombre de femmes et d'hommes correspondant à la part de femmes et d'hommes inscrits sur la liste électorale du collège considéré.

Les listes sont composées alternativement d'un candidat de chaque sexe jusqu'à épuisement des candidats d'un des deux sexes. 

Lorsque l'application du premier alinéa du présent article n'aboutit pas à un nombre entier de candidats à désigner pour chacun des deux sexes, il est procédé à l'arrondi arithmétique suivant : 

• arrondi à l'entier supérieur en cas de décimale supérieure ou égale à 5 ; 

• arrondi à l'entier inférieur en cas de décimale strictement inférieure à 5.

En cas de nombre impair de sièges à pourvoir et de stricte égalité entre les femmes et les hommes inscrits sur les listes électorales, la liste comprend indifféremment un homme ou une femme supplémentaire. 

Lorsque l'application de ces règles conduit à exclure totalement la représentation de l'un ou l'autre sexe, les listes de candidats pourront comporter un candidat du sexe qui, à défaut ne serait pas représenté. Ce candidat ne peut être en première position sur la liste. 

Le présent article s'applique aux élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique titulaires et suppléants.

• Affichage des listes de candidats

Les listes de candidats seront affichées par la Direction dans les locaux d’UFIFRANCE GESTION.

Ces listes seront également publiées sur la base documentaire RH sous Lotus Notes.

ARTICLE IX - Propagande électorale

Les Organisations syndicales assureront leur campagne électorale dans le cadre des dispositions légales relatives à l’exercice du droit syndical dans l’entreprise.

• Tracts et affiches

Au premier tour, les Organisations syndicales pourront distribuer des tracts et affiches du 16 mai 2018 à midi jusqu’au vendredi 1^er juin à minuit.

Au second tour, les candidats pourront distribuer des tracts et affiches du mercredi 13 juin 2018 à midi jusqu’au vendredi 22 juin à minuit.

• Professions de foi des candidats

Les candidats pourront remettre à la Direction des Ressources Humaines lors du dépôt de leur candidature leurs professions de foi au format numérique. Celles-ci seront mises en ligne sur l’application de vote électronique.

Dans le cadre d’un éventuel 2^nd tour, les professions de foi des listes des candidats seront mises en ligne dans les mêmes conditions.

Les professions de foi seront par ailleurs publiées sur la base documentaire RH sous Lotus Notes.

Pour un rendu optimal les logos des syndicats et les photographies devront respecter les formats, poids et résolutions exposés ci-après :

	Format	Poids (Ko)	Dimensions	Nom du fichier
Professions de foi	.pdf	1 000 (1 Mo)	-	PF_NOM SYNDICAT
Logos OS	.png	100	65*62 (minimum)	LOGO_NOM SYNDICAT
Photos candidats	.jpg	500	4/3 : rapport hauteur/longueur de 1,33	PHOTO_NOM PRENOM

• Utilisation de la messagerie professionnelle à des fins de propagande électorale

L’usage de la messagerie professionnelle mise à disposition par UFIFRANCE GESTION n’est pas autorisé pour la propagande électorale.

• Dates limites de dépôt des documents de propagande électorale

Les documents de propagandes et les professions de foi devront être remis à la Direction des Ressources Humaines en même temps que les candidatures, soit :

• 16/05/2018 à 12H00 pour le 1^er tour,

• 13/06/2018 à 12H00 pour le 2^nd tour éventuel.

• Diffusion de la propagande électorale via la messagerie professionnelle par la Direction

La Direction des Ressources Humaines diffusera à l’ensemble des salariés d’UFIFRANCE GESTION, via la messagerie électronique de la société, un seul et unique document de propagande par organisation syndicale.

Cette diffusion sera réalisée aux dates suivantes :

- le vendredi 18 mai 2018 pour le premier tour,

- le vendredi 15 juin 2018 en cas de second tour.

• Arrêt de la diffusion de propagande électorale

A partir de la veille du scrutin zéro heure et jusqu’à sa clôture, il sera interdit de distribuer ou faire distribuer des bulletins, circulaires ou autres documents.

De même, à partir de la veille du scrutin zéro heure et jusqu’à sa clôture, il sera interdit de diffuser ou de faire diffuser par tout moyen de communication au public par voie électronique tout message ayant le caractère de propagande électorale (SMS, courriels).

ARTICLE X : Modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales

• Vote électronique, principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique sont fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Les modalités de mise en place du scrutin électronique permettent de respecter les principes suivants :

• vérifier l’identité des électeurs,

• s’assurer de la sincérité et de l’intégrité du vote,

• respecter le secret du vote électronique,

• permettre la publicité du scrutin.

• Matériel de vote

Le matériel de vote sera adressé le 29 mai 2018 au domicile de chaque salarié et sera constitué d’une lettre précisant les modalités du scrutin et des codes confidentiels de l’électeur.

• Déroulement du vote par internet

Les électeurs pourront voter depuis tout poste informatique connecté à Internet à tout moment pendant la période du scrutin.

L’adresse URL pour accéder au site de vote est la suivante : www.uff.webvote.fr

Après s’être identifiés à l’aide de leurs codes confidentiels (identifiant + code secret) et avoir saisi leur date de naissance, les électeurs se verront présenter les élections de leurs collèges respectifs pour lesquels ils détiennent des droits de vote.

Les listes de candidats seront présentées dans un ordre aléatoire.

Durant leur vote, les électeurs auront la possibilité de revenir sur leur choix. Une fois leur vote définitivement validé, il ne leur sera plus possible de le modifier.

Les électeurs auront la possibilité d’imprimer ou d’enregistrer un accusé de confirmation de la prise en compte de leur vote sur l’application.

• Assistance téléphonique

Durant la période de vote un service d'assistance téléphonique mis en place par le prestataire se tiendra à la disposition des électeurs qui rencontreraient des problèmes techniques ou qui auraient égaré leurs codes.

L'assistance téléphonique sera joignable 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7. L'appel sera facturé au prix d'un appel local.

• Procédure de restitution de codes

Une procédure sécurisée permettra aux électeurs ne disposant pas de leurs codes d’accès (non réception, perte) de participer au vote.

Les modalités pratiques d'authentification et de renvoi des codes sont définies dans l'annexe 2 du présent protocole.

• Bureau de vote

Un bureau de vote unique centralisateur sera composé de

- XXX, en qualité de Président ;

- XXX en qualité d’assesseur ;

- XXX, en qualité d’assesseur ;

- XXX, en qualité d’assesseur.

• Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique sera mise en place afin de veiller au bon fonctionnement du processus de vote électronique. Celle-ci sera constituée des membres du bureau de vote, des représentants des organisations syndicales, des représentants de la Direction et du prestataire.

Chaque Organisation syndicale pourra désigner un délégué de liste qui composera la cellule d’assistance technique.

Lors du scrutin à blanc il sera procédé à la remise aux différents membres de la cellule d’assistance technique de leurs codes administrateurs. Ces codes permettant d’accéder à des outils de supervision du déroulement des opérations seront remis de manière sécurisée et confidentielle. Les droits associés à ces codes sont précisés dans l'annexe 3 du présent protocole.

Les membres de la cellule d’assistance technique bénéficieront d’une formation à la solution de vote concomitamment au scrutin à blanc.

• Scrutin à blanc, programmation de la période de vote et contrôle du scellement

Au dernier jour ouvré précédent le jour d’ouverture du scrutin, il sera procédé au scrutin à blanc et à la programmation de l’ouverture et de la fermeture du vote.

Le scrutin à blanc vise à tester l’application client en fonctionnement réel. Durant cette phase les membres du bureau de vote, en présence des représentants des Organisations syndicales et de la Direction, vont pouvoir tester tous les modules de l’application y compris le module de dépouillement des bulletins de vote et de génération des résultats et des Procès-Verbaux.

Pour ce faire les membres du bureau de vote ouvriront le scrutin, effectueront des votes, fermeront le scrutin et dépouilleront les votes effectués.

Au terme de ce test les membres du bureau de vote centralisateur valideront l’intégrité du dispositif et programmeront l’ouverture et la fermeture du vote de sorte que celles-ci se fassent automatiquement.

Entre les dates d’ouverture et de fermeture du scrutin, le vote sera accessible 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.

Tout au long du scrutin, le module de contrôle du scellement permettra aux membres du bureau de vote de s’assurer que l’application n’est sujette à aucune modification.

• Chiffrement et déchiffrement des votes

Lors de la cérémonie d'ouverture une clé publique de chiffrement des votes sera générée par les membres du bureau de vote centralisateur. Durant le scrutin aucun dépouillement partiel ne sera possible.

La génération de la clé de chiffrement est matérialisée par la saisie d'une séquence secrète par chacun des membres du bureau de vote centralisateur.

Chacun des membres du bureau de vote devra conserver durant le scrutin :

• un exemplaire de ses codes,

• une copie de sa séquence secrète,

• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

Les représentants de la Direction conserveront par ailleurs sous pli scellé :

• une copie de chacune des séquences secrètes de chacun des membres du bureau de vote,

• une copie de l'empreinte du scellement de l'application.

• Fermeture du scrutin et dépouillement de l’urne électronique

Une fois la fermeture du vote réalisée, le bureau de vote centralisateur pourra activer le déchiffrement des bulletins de vote et procéder au dépouillement.

Le déchiffrement des votes est rendu possible par la saisie par les membres du bureau de vote centralisateur d’au moins deux séquences secrètes.

Il sera alors possible d’accéder :

• aux résultats détaillés des élections (nombre de suffrages recueillis par chaque liste pour chaque élection, nombre de ratures pour chaque candidat, détail des élus…),

• aux Procès-Verbaux des résultats,

• aux états de la représentativité syndicale et au calcul de l’audience électorale.

ARTICLE XI : Modalités de désignation des élus

La désignation des membres de la délégation du personnel au comité social et économique se fera au scrutin de listes à deux tours avec représentation proportionnelle à la plus forte moyenne. L’attribution des sièges à chaque liste sera calculée :

• par application du quotient électoral ;

• et, si des sièges n’ont pas été pourvus, par calcul de la plus forte moyenne.

• Ratures

Lorsque le nom d’un candidat aura été raturé, les ratures ne seront pas prises en compte si leur nombre est inférieur à 10% des suffrages valablement exprimés en faveur de la liste sur laquelle figure ce candidat. Dans ce cas, les candidats seront proclamés élus dans l’ordre de présentation de la liste.

• Egalité des voix

En cas d’égalité des voix sur une même liste, le candidat élu sera celui venant en premier dans l’ordre de présentation sur cette liste.

ARTICLE XII : Proclamation et affichage des résultats et processus de génération des procès-verbaux

Une fois les opérations de dépouillement terminées, les résultats sont proclamés par le bureau de vote dans les conditions suivantes.

• Proclamation des résultats

La proclamation des résultats s’effectue pour chaque élection, au sein de chaque collège, en commençant par les titulaires puis par les suppléants.

Le bureau de vote proclame les résultats de chaque Organisation syndicale et de chaque candidat. Il proclame le nom de chaque élu et le nombre de voix obtenues.

• Signature du procès-verbal

Concernant les élections par voie électronique, un procès-verbal pré-rempli est téléchargé puis imprimé par les membres du bureau de vote. Le module de génération des Procès-Verbaux aura été contrôlé et validé par les membres du bureau de vote lors du scrutin à blanc.

Le président du bureau de vote, un assesseur ou un électeur qu’il a désigné, lit à haute voix les résultats inscrits sur le procès-verbal pré-rempli tandis qu’un autre membre du bureau de vote ou un autre électeur s’assure de leur cohérence avec les résultats du scrutin.

Une fois cette vérification effectuée et après inscription d’éventuelles anomalies et incidents survenus au cours du vote, le procès-verbal est signé par les membres du bureau de vote.

• Affichage des résultats

Les résultats définitifs des élections sont affichés par la Direction sur les panneaux réservés à cet effet dans les locaux d’UFIFRANCE GESTION et publiés sur la base documentaire RH sous Lotus Notes.

• Envoi des procès-verbaux

Après la proclamation des résultats, UFIFRANCE GESTION transmet, dans les meilleurs délais, par tout moyen, une copie des procès-verbaux aux organisations syndicales de salariés qui ont présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ainsi qu'à celles ayant participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.

Dans les 15 jours suivants les élections, UFIFRANCE GESTION envoie les procès-verbaux par lettre recommandée avec avis de réception à :

• l’inspection du travail (DIRECCTE) territorialement compétente, en deux exemplaires,

• au Centre de traitement des élections professionnelles – TSA 79104 – 76934 ROUEN CEDEX 9, en un exemplaire.

ARTICLE XIII : Mesure de la représentativité syndicale

• Calcul de l’audience électorale des organisations syndicales dans l’entreprise

Afin de mesurer l’audience électorale de chaque organisation syndicale, nécessaire à l’appréciation de leur représentativité, il sera procédé au dépouillement des suffrages exprimés au premier tour des élections des élus titulaires au comité social et économique et ce, quel que soit le nombre de votants.

En application des dispositions légales et réglementaires (notamment Circulaire d’information DGT n°06 du 27 juillet 2011), le calcul de l’audience électorale est obtenu de la manière suivante :

Nombre de suffrages valablement exprimés pour la liste du syndicat / Nombre total des suffrages valables recueillis par toutes les listes x 100 = % de représentativité

Pour les syndicats catégoriels, affiliés à une confédération catégorielle interprofessionnelle nationale, l’audience est mesurée dans les seuls collèges dans lesquels ils ont vocation à présenter des candidats, dès lors qu’ils ne font pas le choix de présenter des candidats dans tous les collèges.

Les organisations syndicales ayant établi des listes communes sont invitées à faire part officiellement des modalités de répartition des suffrages entre elles dans leur propagande électorale.

A défaut, la répartition des suffrages se fera à parts égales entre les organisations syndicales concernées.

• Calcul des suffrages portés sur le nom des candidats

Pour être désigné délégué syndical par une organisation syndicale représentative, le candidat sur une liste doit avoir obtenu au moins 10 % des suffrages portés sur son nom.

Sont prises en compte les voix portées sur son nom et non les voix portées sur la liste (la différence est liée aux éventuelles ratures de son nom). Ces voix sont rapportées au nombre de bulletins valables recueillis pour l’ensemble des listes de son collège, pour obtenir le pourcentage sur son nom.

Nombre de bulletins valables recueillis par la liste du candidat dont son nom n’a pas été raturé / Nombre total des suffrages valables recueillis par toutes les listes du collège x 100 = % de suffrages portés sur le nom du candidat

ARTICLE XIV : Durée de conservation des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde sont conservés jusqu’à la fin du délai de contestation des élections, soit 15 jours à compter de la date de la proclamation des résultats.

La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

A l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, l'employeur ou, le cas échéant, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports. Passé ce délai, seuls les procès-verbaux doivent être conservés.

ARTICLE XV : Publicité du protocole préélectoral – durée de l’accord

Le présent protocole est conclu pour les élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Conformément à la loi, le présent accord est établi en un nombre suffisants d’exemplaires pour être remis à chacune des parties signataires, et il sera déposé auprès de la DIRECCTE et auprès du secrétariat-greffe du Conseil des Prud’hommes dans les conditions prévues aux articles L. 2231-6 et D. 2231-2 du Code du travail.

Le lendemain de sa signature, le texte du présent accord sera porté à la connaissance des salariés par affichage électronique sur la base documentaire RH sous Lotus Notes.

Fait à Paris en 7 exemplaires, le ___________________________

Pour la Société UFIFRANCE GESTION

Mme XXX, Directeur Général Délégué

Pour la CFE-CGC, XXX

Pour la CFDT,XXX

Pour la CFTC, XXX

Pour la CGT-FO, XXX

ANNEXE 1 : PLANNING RECAPITULATIF DES OPERATIONS

Dates	Tâche
Jeudi 3 mai	Signature du protocole d’accord préélectoral avec les organisations syndicales
Jeudi 3 mai	Publication du protocole d’accord préélectoral
Vendredi 4 mai	Affichage d’une note d’information sur le déroulement des élections (dates du scrutin et dates limites de dépôt des candidatures)
Vendredi 4 mai	Rédaction de la déclaration CNIL et information des organisations syndicales de l’accomplissement des formalités déclaratives à la CNIL
Vendredi 4 mai	Affichage des listes électorales
Vendredi 11 mai	Date limite de réclamations relatives aux listes électorales
Mercredi 16 mai	Avt 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats
Vendredi 18 mai	Affichage des listes de candidats
Du 18 au 24 mai	Recette du site de vote par la DRH et les organisations syndicales
Mardi 29 mai	Envoi du matériel de vote aux électeurs
Vendredi 1er juin	Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
Lundi 4 juin	09H00 : Ouverture du scrutin 1er tour
Lundi 11 juin	16H00 : Fermeture du scrutin 1er tour
Lundi 11 juin	Dépouillement et proclamation des résultats
Lundi 11 juin	Affichage des résultats
Mercredi 13 juin	Avt 12H : Date limite de dépôt des candidatures, de la propagande et des photos des candidats
Vendredi 15 juin	Affichage des listes de candidats
Du 15 au 19 juin	Recette du site de vote par la DRH et les Organisations syndicales
Vendredi 22 juin	Scrutin à blanc / Programmation de l'ouverture et de la fermeture des élections / Contrôle des urnes et de l'empreinte de l'application
Lundi 25 juin	09H00 : Ouverture du scrutin 2nd tour
Lundi 2 juillet	16H00 : Fermeture du scrutin 2nd tour
Lundi 2 juillet	Dépouillement et proclamation des résultats
Lundi 2 juillet	Affichage des résultats

ANNEXE 2 : PROCEDURE DE RESTITUTION DE CODES

PROCEDURE DE RESTITUTION DES CODES AUPRES DU SERVICE D’ASSISTANCE TELEPHONIQUE
Eléments d’authentification	Nom/Prénom Date de naissance Lieu de naissance Adresse postale
Modalité de restitution prioritaire	Code identifiant	Par téléphone
	Code secret	Par mail sur messagerie professionnelle communiquée dans le fichier des électeurs par la DRH
Modalité de restitution secondaire	Code identifiant	Par téléphone
	Code secret	Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son code secret lui a été transmis par SMS. . Un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un code secret par SMS.

PROCEDURE DE RESTITUTION DES CODES EN LIGNE SUR LE SITE DE VOTE
Eléments d’authentification	Nom (3 premières lettres) Date de naissance Lieu de naissance Matricule
Code identifiant	Par mail sur messagerie professionnelle communiquée dans le fichier des électeurs par la DRH
Code secret	Par SMS sur un numéro de mobile communiqué par l’électeur . Un mail d’information sera adressé en parallèle sur la messagerie professionnelle de l’électeur (si celui dispose d’une adresse mail) pour l’informer que son code secret lui a été transmis par SMS. . Un même numéro de mobile permettra de récupérer uniquement un code secret par SMS.

ANNEXE 3 : ADMINISTRATION DU SYSTEME DE VOTE ELECTRONIQUE

Les droits de chacun des membres de la cellule d’assistance technique seront les suivants :

FONCTIONNALITES	BUREAU DE VOTE CENTRALISATEUR	REPRESENTANTS DE LA DIRECTION	DELEGUES DE LISTES
CONSULTATION DE LA PARTICIPATION	OUI	OUI	OUI
CONSULTATION DES LISTES D’EMARGEMENTS	Pendant le scrutin	OUI	NON	NON
	A l’issue du scrutin	OUI	OUI	NON
	Téléchargement des états à l’issue du scrutin (Excel/pdf)	OUI	OUI	NON
RESULTATS	Etats en ligne et états de synthèse	OUI	OUI	OUI
	Procès-Verbaux Cerfa	OUI	OUI	NON
JOURNAL DES EVENEMENTS	Journal des évènements de l’application	OUI	OUI	OUI
	Journal de la hotline	OUI	OUI	NON
	Journal des Plis Non Distribués	OUI	OUI	NON
PROGRAMMATION APPLICATION	Ouverture et fermeture du scrutin	OUI	NON	NON
	Création de la clé de chiffrement des votes	OUI	NON	NON
	Déchiffrement des votes	OUI	NON	NON