Accord d'entreprise "Protocole d'accord préélectoral relatif à l'élection du comité social et écoomique avec recours au vote électronique" chez GIHP OCCITANIE LR - GROUPEMENT POUR L'INSERTION DES PERSONNES HANDICAPEES PHYSIQUES OCCITANIE LANGUEDOC-ROUSSILLON (Siège)

Protocole d’accord préélectoral

relatif à l’élection du comité social et économique

avec recours au vote électronique

Entre

L’association GIHP OCCITANIE LR représentée par Xxxx, agissant en qualité de ;

D’une part

Et

Les organisations syndicales suivantes :

- représentée par Monsieur Xxxx agissant en qualité de délégué syndical

- représentée par Monsieur Xxxx agissant en qualité de délégué syndical

- représentée par Monsieur Xxxx

- convoquée mais non représentée

- CFE-CGC convoquée mais non représentée

D’autre part,

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Par courrier en date du 16 août 2022 et diffusion par note d’information du 26 août 2022, la Direction de l’association GIHP OCCITANIE LR a invité les organisations syndicales intéressées à participer à la négociation du protocole d’accord préélectoral en vue de l’élection de la délégation du personnel du comité social et économique.

Au terme de la réunion de négociation qui s’est tenue le 5 septembre 2022, les parties ont conclu le présent protocole prévoyant notamment le recours exclusif au vote électronique conformément aux dispositions de l’accord en date 5 septembre 2022 applicable au sein de l’association.

Pour les thèmes qui ne seraient pas traités par le présent protocole, les parties signataires renvoient aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur et plus particulièrement aux principes généraux du droit électoral pouvant être appliqués en matière d’élections professionnelles ainsi qu’à l’accord en date du 5 septembre 2022 sur le recours au vote électronique dans l’association.

Article 1 : Effectif de l’association

Les parties constatent que l’effectif de l’association, tel qu’il résulte des dispositions légales en vigueur, est de 365,93 salariés au 31/07/2022.

Cet effectif se décompose ainsi :

• 315,19 employés ;

• 35,74 agents de maîtrise ;

• 15 cadres ;

Article 2 : Nombre de sièges à pourvoir

Au regard de l’effectif de l’asscoiation, sont à pourvoir :

• 11 sièges de membre titulaire ;

• 11 sièges de membre suppléant.

Article 3 : Nombre et composition des collèges

Le personnel est réparti en 2 collèges composés :

• Pour le premier, par les employés, soit un effectif de 315,19 salariés ;

• Pour le second, par les techniciens, agents de maîtrise et assimilés, chefs de service et ingénieurs, cadres et assimilés, soit un effectif de 50,74 salariés.

La proportion de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral s’établit dans les conditions suivantes :

	Proportion de femmes	Proportion d’hommes
1er collège	59,30 %	40,70 %
2nd collège	68,96 %	31,04 %

Article 4 : Répartition des sièges entre les collèges

Les parties conviennent de répartir les sièges entre les collèges dans les conditions suivantes :

	Nombre de sièges à pourvoir pour les fonctions de titulaire	Nombre de sièges à pourvoir pour les fonctions de suppléant
1er collège	8	8
2e collège	3	3

Siège réservé au sein du second collège

Au sein du second collège, un siège de membre titulaire est réservé aux chefs de service, ingénieurs, cadres et assimilés.

Article 5 : Vote électronique

Article 5.1 : Recours exclusif au vote électronique

Conformément à l’accord en date du 5 septembre 2022, il sera exclusivement recouru au vote électronique. Ainsi, les électeurs ne pourront pas voter par vote à bulletin secret sous enveloppe (vote physique ou par correspondance).

La description détaillée du fonctionnement du système retenu et du déroulement des opérations électorales est annexée au présent protocole.

Article 5.2 : Prestataire

Le prestataire (ci-après désigné le prestataire) retenu pour l’organisation du vote électronique est KERCIA. Ce dernier mettra en œuvre toute son expertise afin que le vote électronique se déroule dans les meilleures conditions, soit adapté à l’environnement de l’asscoiation et permette de répondre dans les meilleurs délais aux demandes qui lui sont formulées.

Article 5.3 : Période de vote électronique

Pour le premier tour de scrutin, le vote est ouvert du 14 novembre 2022 à 15h jusqu’au 15 novembre 2022 à 16h.

Le cas échéant, le second tour de scrutin ouvert du 28 novembre 2022 à 15h jusqu’au 29 novembre 2022 à 16h.

Le vote est impossible en dehors des périodes précédemment définies.

Il sera procédé au dépouillement des votes immédiatement après la clôture de chaque scrutin.

Article 5.4 : Matériel de vote

En cas de difficulté de connexion, le vote peut être effectué à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique à partir de n’importe quelle agence du GIHP OCCITANIE LR (hors Nîmes).

Les électeurs qui le souhaitent pourront également voter, dans des conditions permettant le respect le secret du vote ainsi que de la sincérité des opérations électorales, à partir d’un ordinateur protégé par un isoloir mis spécialement à leur disposition à dans toutes les agences du GIHP OCCITANIE LR (hors Nîmes) pendant les jours et horaires suivants :

• Pour le premier tour : du 14 novembre 2022 dès 15h au 15 novembre 2022 à 16h ;

• Pour le second tour : du 28 novembre 2022 à 15h au 29 novembre à 16h ;

Article 5.5 : Authentification du salarié électeur

Le vote de l’électeur ne doit être rendu possible qu’après authentification.

Cette authentification doit résulter, pour les 2 tours de scrutin, de la saisie de codes d’accès personnels (un code d’identification + un mot de passe).

La procédure de génération et de communication des codes d’identification par le prestataire est la suivante : Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le protocole d’accord pré-électoral, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’association :

• L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet

• L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote envoyé par courrier postal. Cet identifiant permettra ensuite à l’électeur d’aller sur le site de vote pour demander son mot de passe. Ce mot de passe sera envoyé par mail ou par SMS, au choix de l’électeur.

Conformément aux recommandations de la CNIL, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

En cas de perte ou de non-réception des codes d’identification, le prestataire a mis en œuvre la procédure sécurisée et confidentielle de réédition des codes suivante : une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j.

La procédure est la suivante :

-        L’électeur appelle sur le numéro vert 0 805 03 10 21
Pour l’international et les DROM, le numéro est 00 33 456 400 681
-        Lui seront demandés : Nom, Prénom et une question défi
-       Après vérification des informations précédentes, un nouveau mot de passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes :

1) à défaut, sur son adresse e-mail personnelle ;

2) a défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ;

L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement par l’opérateur téléphonique.

Le salarié ne peut procéder au vote qu’après saisine de ses codes d’identification ainsi que la réponse à une « question défi ». Cette « question défi » doit être non triviale, c’est-à-dire assez confidentielle pour ne pas être facilement décelable (la CNIL exclut la date de naissance).

Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

Article 5.6 : Vote de l’électeur

Après connexion, le salarié pourra faire son choix entre les listes de candidats propres à son collège. Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée. Il doit également pouvoir procéder à un vote blanc.

Pour chaque scrutin, les listes de candidats et le vote blanc sont affichés sur une même page.

Les listes de candidats aux fonctions de titulaires sont présentées avant celles de candidats aux fonctions de suppléants.

Le vote de l’électeur apparaît clairement à l’écran et peut être modifié avant validation. La validation du vote le rend définitif et empêche toute modification.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Le système doit assurer le caractère anonyme du vote et son unicité. Le vote doit être chiffré avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ».

Le fichier « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Article 5.7 : Bulletins de vote

Le prestataire établira des bulletins identiques pour chacune des listes présentées au premier et second tour.

Toutefois, il est convenu que chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique. Le logo de l’organisation doit être transmis à l’employeur avec la liste de candidats. L’employeur se chargera de transmettre le logo au prestataire. Le logo doit être communiqué par un fichier de type JPG ou PNG en 50x50 pixels.

Des bulletins de vote blanc seront mis à disposition des électeurs.

Au premier tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom des organisations syndicales présentant des listes.

Au second tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom de famille du candidat positionné en premier sur la liste.

Article 5.8 : Service d’assistance téléphonique

Le prestataire a mis en place, au cours de la période de scrutin, un dispositif d’assistance téléphonique destiné à :

• Renseigner les électeurs ;

• Apporter des solutions en cas de difficultés rencontrées par les électeurs (difficulté d’accès au système de vote, perte des codes d’accès, etc.).

Le service d’assistance est joignable au numéro suivant : 0 805 03 10 21 durant la durée du vote pour les électeurs (7j/7j,24j/24) et pendant toute la durée des élections pour les membres du bureau de vote.

Article 5.9 : Salariés atteints d’une infirmité les empêchant de voter

Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

Article 5.10 : Liste d’émargement

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Les listes d’émargement comportent le collège, noms et prénoms des électeurs.

L’émargement indique la date et l’heure du vote.

Article 5.11: Évènements susceptibles de perturber le bon déroulement du vote

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d’une attaque du système par un tiers, d’une infection virale, d’une défaillance technique ou d’une altération des données, le bureau de vote a compétence, après avis des représentants du prestataire, pour prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Article 5.12 : Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

La cellule est composée de :

• Nicolas DUMONT, représentant choisi par l’association ;

• Quentin ROLAND, représentant du prestataire ;

La cellule d’assistance technique aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 5.13 : Formation

Les membres de la délégation du personnel du CSE et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique.

Article 6 : Listes électorales

Article 6.1 : Salariés électeurs

Conformément aux dispositions légales en vigueur, sont électeurs les salariés de l’association qui à la date fixée pour le premier tour des élections :

• Sont âgés de 16 ans révolus ;

• Ont travaillé 3 mois au moins dans l'association ;

• N’ont fait l'objet d'aucune interdiction, déchéance ou incapacité relative à leurs droits civiques.

Sont également électeurs, les salariés mis à disposition de l’association qui y sont présents depuis au moins 12 mois continus et ont décidé de faire valoir leur droit de vote au sein de l’ association.

Enfin, ne sont pas électeurs les salariés de l’association mis à disposition d’une entreprise utilisatrice qui ont décidé de faire valoir leur droit de vote au sein de cette dernière.

Article 6.2 : Listes électorales

Les listes électorales seront établies par la Direction de l’association pour chacun des collèges et comporteront :

• Les noms et prénoms des salariés électeurs ;

• Leur âge et ancienneté à la date du premier tour des élections.

Les listes électorales seront affichées sur des panneaux réservées à cet effet, le 13 octobre 2022

Les listes électorales sont transmises par l’employeur au prestataire.

Article 7 : Salariés éligibles

Article 7.1 : Conditions d’éligibilité

Conformément aux dispositions légales en vigueur, sont éligibles, au sein du collège dont ils relèvent, les salariés de l’association qui à la date fixée pour le premier tour des élections :

• Sont électeurs au sein de l’association;

• Sont âgés de 18 ans révolus ;

• Ont travaillé dans l’association depuis au moins un an.

Ne sont pas éligibles les salariés de l’association mis à disposition d’une entreprise utilisatrice qui ont décidé de faire valoir leur droit de vote au sein de cette dernière.

Article 7.2 : Salariés à temps partiel « multi-employeurs »

Les salariés à temps partiel travaillant simultanément dans plusieurs entreprises ne sont éligibles que dans l'une de ces entreprises. Ils choisissent, par conséquent, celle dans laquelle ils font acte de candidature.

Article 8 : Présentation des candidatures

Article 8.1 : Monopole des organisations syndicales au premier tour des élections

Au premier tour des élections, seules les organisations syndicales devant légalement être invitées à participer à la négociation du protocole d’accord sont habilitées à déposer une liste de candidats.

Article 8.2 : Établissement des listes de candidatures

Les listes de candidatures précisent :

• L’organisation syndicale qui présente la liste ;

• La nature du mandat : titulaire ou suppléant ;

• Le collège auquel elles se rapportent.

Les listes peuvent comporter un nombre de candidats égal ou inférieur au nombre de sièges à pourvoir. En aucun cas, elles ne peuvent comporter un nombre de candidats supérieur.

Les doubles candidatures qui consistent pour une même personne à se porter candidat en tant que titulaire et suppléant au sein de son collège pour une même fonction sont admises.

Cependant, en cas de double élection d'un candidat, la candidature de titulaire prévaut sur celle de suppléant qui est subsidiaire. Les candidats élus comme titulaires seront réputés ne pas avoir été candidats aux fonctions de suppléants. Il ne sera plus tenu compte de leur candidature lors du dépouillement.

Dans l’hypothèse d’un second tour, ces règles demeurent applicables à l’exception, pour les listes de candidats libres, de la mention de l’organisation syndicale présentant la liste.

Article 8.3 : Listes communes

Les organisations syndicales souhaitant déposer une liste commune s’engagent à informer l’employeur et les électeurs, lors du dépôt de la liste, de la répartition des suffrages qu’elles entendent appliquer entre elles. A défaut d’indication expresse, la répartition des suffrages se fera à parts égales.

Article 8.4 : Représentation équilibrée des femmes et des hommes

En vertu des dispositions légales applicables, pour chaque collège électoral, les listes de candidats (titulaires et suppléants) présentées par les organisations syndicales doivent respecter les règles de représentation équilibrée des femmes et des hommes prévues par l’article L. 2314-30 du Code du travail.

Article 8.5 : Dépôt et affichage des listes de candidatures

Les listes devront être communiquées selon l’une des modalités suivantes permettant de fixer avec certitude leur date de réception :

• Courrier remis en main propre contre récépissé, courrier recommandé avec accusé de réception

Pour des raisons d’organisation matérielle du vote et du bon déroulement des opérations électorales, les listes devront être déposées au plus tard :

• Pour le premier tour le 21 octobre 2022 à 12 heures ;

• Le cas échéant, pour le second tour le 18 novembre 2022 à 12 heures ;

Les listes déposées après les délais ainsi fixés ne seront pas acceptées.

Les listes seront affichées :

• Pour le premier tour, le 24 octobre 2022 à partir de 14 heures

• Le cas échéant, pour le second tour, le 21 novembre 2022 à partir de 14 heures

Article 8.6 : Transmission au prestataire

Les listes sont transmises au prestataire pour intégration au système de vote électronique.

Article 8.7 : Organisation éventuelle d’un second tour

Dans l’hypothèse, au premier tour, de l’absence de quorum ou d’une carence totale ou partielle de candidature, un second tour sera organisé le 28 novembre 2022.

Par conséquent, la Direction de l’association diffusera un document en vue de l’appel à candidature le 16 novembre 2022 en précisant pour chaque collège concerné le nombre de sièges à pourvoir.

Sauf si de nouvelles listes sont présentées par les organisations syndicales, dans les conditions énumérées précédemment, les listes présentées au premier tour seront automatiquement maintenues pour le second tour.

Des candidatures libres pourront être formulées à l’occasion du second tour.

Article 9 : Information du personnel

Par diffusion d’une note d’information en date du 26 août 2022 le personnel a été informé de l’organisation des élections professionnelles.

Il sera procédé à la diffusion d’un document comportant un appel à candidature. Dans l’hypothèse d’un second tour, cette diffusion sera renouvelée le 16 novembre 2022.

Une notice d'information détaillant les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote électronique sera communiquée aux électeurs par voie postale ou par courrier électronique. A cet effet, il est rappelé que l’actualisation des coordonnées téléphoniques, de l’adresse postale et de l’adresse de courrier électronique personnelles relève de la responsabilité individuelle des salariés qui doivent en informer formellement la société.

La notice comporte :

• L’adresse du site de vote ;

• Les modalités selon lesquelles l’électeur peut demander la réédition de ses codes d’identification en cas de perte ou de non réception de ces derniers ;

• Les modalités d’accès au site de vote ;

• Les modalités de vote ;

• La période d’ouverture du vote électronique.

Le personnel sera également informé de la proportion de femmes et d'hommes composant chaque collège électoral.

Article 10 : Bureau de vote

Article 10.1 : Composition du bureau de vote

Un bureau de vote est constitué pour chaque collège électoral.

Le bureau de vote se compose de trois électeurs appartenant au collège concerné :

• Les deux électeurs les plus âgés du collège électoral présents et acceptant la fonction ;

• L’électeur le plus jeune du collège électoral présent et acceptant la fonction.

La Présidence du bureau de vote revient à l’électeur le plus âgé. Néanmoins, les signataires conviennent, par référence aux usages électoraux, que la présidence du bureau de vote ne peut être occupée par un candidat.

Les deux autres membres du bureau de vote disposent de la qualité d’assesseur.

Dans l’hypothèse où un membre du collège électoral refuse d’occuper les fonctions au sein du bureau de vote qui lui sont dévolues en application du critère d’âge (salarié le plus âgé ou le plus jeune), les fonctions seront alors proposées au salarié du collège électoral qui répond immédiatement, après le salarié ayant opposé son refus, au critère d’âge.

Article 10.2 : Missions du bureau de vote et du Président

Le bureau de vote a notamment pour mission de :

• Veiller au bon déroulement des opérations électorales ;

• Se prononcer provisoirement sur les difficultés qui s'élèvent touchant les opérations électorales et consigne les éventuels incidents révélés en cours de scrutin ;

• Établir le procès-verbal des élections ;

• Prendre toute mesure d’information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote, après avis des représentants du prestataire.

Le Président :

• A seul la police de l’assemblée ;

• Constate publiquement et mentionne au procès-verbal l'heure d'ouverture et l'heure de clôture du scrutin ;

• Proclame et affiche les résultats du vote.

Un exemplaire du présent protocole d’accord préélectoral sera remis aux membres du bureau de vote.

Article 11 : Assistance aux opérations électorales

Chaque liste de candidats pourra désigner un délégué de liste, choisi parmi les électeurs de l’association, pouvant assister aux opérations électorales.

Les candidats aux élections peuvent eux aussi assister aux opérations électorales.

L’association a la possibilité de désigner un représentant assistant, dans le respect strict du principe de neutralité, aux opérations électorales.

Article 12 : Clôture du scrutin, dépouillement et procès-verbaux

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Les délégués de liste sont invités à assister aux opérations de dépouillement.

Le dépouillement n’est possible que par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les membres du bureau de vote. La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l’issue du scrutin est publique.

Le dépouillement débute par l’élection des membres titulaires puis celle des suppléants.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Les élus sont désignés selon la méthode d’attribution au quotient avec répartition à la plus forte moyenne.

Au premier tour, les sièges ne peuvent être attribués que si le quorum a été atteint. Le quorum est atteint lorsque le nombre de votants est égal ou supérieur à la moitié des électeurs inscrits.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les membres du bureau de votes signent la liste d’émargement.

Article 13 : Procès-verbaux

Production des PV par KERCIA puis signature par les membres du bureau de vote.

Article 14 : Proclamation et affichage des résultats et diffusion des procès-verbaux

Dès que les procès-verbaux ont été rédigés, les résultats sont proclamés en public par le Président du bureau de vote.

Les procès-verbaux sont remis à la Direction par le Président du bureau de vote.

Les résultats des élections seront affichés au plus tard le jour même de la proclamation des résultats.

Une copie des procès-verbaux sera adressée aux organisations syndicales de salariés ayant :

• Présenté des listes de candidats aux scrutins concernés ;

• Participé à la négociation du protocole d'accord préélectoral.

Article 15 : Envoi d’un des procès-verbaux au prestataire agissant pour le compte du ministre chargé du travail

Le résultat des élections sera transmis de manière dématérialisée à partir du téléservice mis en ligne par le ministère du Travail.

Article 16 : Durée de l'accord

Le présent accord, qui n’est pas tacitement reconductible, ne produit effet qu’à l’occasion de l’élection de la délégation du personnel du comité social et économique pour lequel il a été établi et les éventuelles élections partielles qui pourraient postérieurement intervenir.

Article 17 : Publicité du protocole

Le présent protocole sera affiché sur des panneaux réservés à cet effet.

Fait à MONTPELLIER, le 5 septembre 2022 à 15h10

En 6 exemplaires originaux

Pour l’association GIHP OCCITANIE LR Pour les organisations syndicales

Annexe 1 : Calendrier

Le 05/09/2022 : Signature du PAP.

Le 06/09/2022 : Information de la signature du PAP aux salariés de l’association avec les conditions d’organisation des élections ainsi que l’appel à candidature.

Le 06/09/2022 : Affichage du PAP

Le 13/10/2022 : Affichage des listes électorales.

Le 21/10/2022 : Date limite de dépôts des listes des candidats et de la profession de foi au 1^er tour (12h)

Le 24/10/2022 : Affichage des listes des candidats à partir de 14h.

Le 02/11/2022 : Envoi des courriers postaux avec identifiants au domicile des électeurs.

Le 10/11/2022 : Réunion de scellement à 14h en présence du gestionnaire des élections, des membres des bureaux de vote, du chef de projet KERCIA et des membres du CSE.

Le 14/11/2022 dès 15h au 15/11/2022 à 16h : 1^er tour des élections.

Le 15/11/2022 dès 16h : Affichage du 1^er tour après dépouillement et génération du PV.

Le 15/11/2022 : Appel à candidature au 2^ème tour si nécessaire.

Le 18/11/2022 : Date limite de dépôts des listes des candidats et de la profession de foi au 2^ème tour (12h).

Le 21/11/2022 : Affichage des listes des candidats à partir de 14h.

Le 25/11/2022 : Réunion de scellement à 14h en présence du gestionnaire des élections, des membres des bureaux de vote, du chef de projet KERCIA et des membres du CSE.

Le 28/11/2022 dès 15h au 29/11/2022 à 16h : 2^ème tour des élections.

Le 29/11/2022 : Affichage du 2^ème tour après dépouillement et génération du PV.

Annexe 2 : Cahier des charges

Le présent cahier des charges fixe les conditions auxquelles sont subordonnées la conclusion du contrat avec le prestataire qui aura en charge la mise en place et la gestion du vote électronique à l’occasion de l’élection des membres du CSE de l’association GIHP OCCITANIE LR.

La société KERCIA Solutions, éditrice du logiciel AlphaVote, ci-après « LE PRESTATAIRE », représentée par Monsieur Fabrice FERNANDEZ, a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.

1. Contexte

Au jour de la rédaction du présent cahier des charges, l’association GIHP OCCITANIE LR est constituée d’un seul établissement situé au 341 rue Hippolyte Fizeau, 34000 Montpellier. L’effectif total de l’ association au 31/07/2022 est de 517 salariés répartis dans les conditions suivantes :

• 458 employés ;

• 44 agents de maîtrise ;

• 15 cadres ;

Dans ce contexte, l’association et les organisations syndicales représentatives de l’accord du 5 septembre 2022, ont décidé de mettre en place le vote électronique pour l’élection des membres du CSE et de recourir à un prestataire extérieur (ci-après désigné le prestataire) qui assurera l’organisation et la gestion technique et matérielle du vote électronique.

2. Principes généraux

Le prestataire retenu s’engage à respecter les textes applicables au vote électronique à l’occasion de l’élection des membres du CSE et tout particulièrement :

• le règlement (UE) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 (règlement général sur la protection des données) ;

• la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés ;

• le code du travail ;

• les principes généraux du droit électoral ;

• l’arrêté du 25 avril 2007 (NOR: SOCT0751067A) ;

• les délibérations de la CNIL ;

• le protocole d’accord préélectoral propre à l’élection considérée ;

• l’accord collectif du 5 septembre 2022 sur la mise en place du vote électronique ;

• tout autre texte venant modifier les conditions d’application des précédents textes.

La solution présentée par le prestataire doit notamment garantir :

• le secret du scrutin ;

• le caractère personnel et libre du vote ;

• la sincérité des opérations électorales

• l’intégrité du vote ;

• l’unicité du vote ;

• le secret du vote.

Plus généralement, le prestataire devra mettre toute son expertise à disposition afin que le vote électronique se déroule dans les meilleures conditions, soit adapté à l’environnement de l’association et permette de répondre dans les meilleurs délais aux demandes qui lui sont formulées. Il assurera une prestation permanente de conseil auprès de l’association dans tous les domaines relatifs au vote électronique.

Enfin, le prestataire s’engage à garantir la confidentialité des données et informations dont il pourra prendre connaissance. Il limitera l’accès à ces informations aux seules personnes de son entreprise qui ont vocation à participer à la mise en place et l’organisation du vote électronique. Ces personnes étant elle-même tenues dans les mêmes conditions de garantir la confidentialité de ces données et informations.

Le prestataire aura en charge :

• La mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet,

• La mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est conforme en tous points aux prescriptions légales et réglementaires relatives aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Articles R.2314-5 et suivants du Code du travail

Le système développé et qui sera mis en œuvre par le prestataire est régulièrement audité par plusieurs cabinets d’expertises indépendants, chargés de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.

Le prestataire pourra transmettre, sur demande du Client, le rapport d’expertise le plus récent.

3. Confidentialité et sécurité du système

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement, puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

Le système mis en place par le prestataire assure la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Lors de l'élection par vote électronique, les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne sont uniquement accessibles aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés.

Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement. Un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électroniques.

4. Accessibilité du système

Le système retenu doit être accessible à toutes personnes, notamment aux personnes en situation de handicap.

5. Expertise du système

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique doit être soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8 du code du travail et plus largement le respect des différentes prescriptions légales et règlementaires applicables ainsi que les préconisations de la CNIL.

Le système retenu répond en tous points :

• à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019 portant adoption d’une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote par correspondance électronique, notamment via Internet

• aux dispositions relative à la protection des données personnelles (loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et les décrets n°2005-1309 du 20 octobre 2005, n°2007-451 du 25 mars 2011, n°2007-602 du 25 avril 2007, n°2014-793 du 9 juillet 2014 et n°2017-1819 du 29 décembre 2017, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD))

Le prestataire s’engage à conserver de manière strictement confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser la transmission et l’accès aux informations des fichiers qui lui sont communiqués par l’association et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

A l’issue du délai de recours et en l’absence de contentieux, le prestataire s’engage à détruire les fichiers transmis et à ne conserver aucune de ces données.

Un certificat de destruction des données pourra être transmis au Client, sur demande.

6. Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique est chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

Il est prévu que Quentin ROLLAND, représentant du prestataire intègrent cette cellule et participent activement aux missions de cette cellule.

La cellule d’assistance technique aura notamment pour mission de :

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

• contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Au-delà de ces tests et vérification, le prestataire devra répondre aux demandes de l’association de procéder à des vérifications et tests spécifiques selon les besoins rencontrés.

Par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs.

7. Notice d’information détaillée

Le prestataire devra établir une notice d'information détaillant les opérations de vote ainsi que le fonctionnement général du système de vote électronique.

Cette notice, qui doit être communiquée au salarié, doit comporter à minima :

• l’adresse du site de vote ;

• les modalités selon lesquelles l’électeur peut demander la réédition de ses codes d’identification en cas de perte ou de non réception de ces derniers ;

• les modalités d’accès au site de vote ;

• les modalités de vote ;

• la période d’ouverture du vote électronique.

8. Formation sur le système de vote

Les membres de la délégation du personne du CSE et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation dispensée par le prestataire portant sur le système de vote électronique.

9. Liste électorale et fichier électeurs

Les listes électorales sont établies par l’ association et transmises au prestataire qui constituera alors le « fichier électeur ».

Les listes électorales comportent a minima :

• les noms et prénoms des inscrits ;

• la date d’entrée dans l’ association ;

• la date de naissance ;

• le collège d’appartenance.

Le fichier électeur comportent a minima :

• les noms et prénoms des inscrits ;

• le collège d’appartenance ;

• le moyen d’authentification ;

La conformité de l’intégration au système de vote électronique des listes transmises au prestataire par l’employeur sera contrôlée par la direction préalablement à chaque tour de scrutin.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires d’élections

• pour le fichier des électeurs : interlocuteur dédié au sein de Kercia

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote pendant le scrutin, et gestionnaires d’élections après le scrutin

• pour les listes des candidats : électeurs, organisations syndicales et gestionnaires d’élections

• pour les listes des résultats : électeurs, Centre de Traitement des Elections Professionnelles (CTEP), organisations syndicales et gestionnaire d’élections

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.

Les listes électorales sont établies par l'association. Le contrôle de la conformité des listes importées dans le site de vote est effectué sous la responsabilité du Client.

L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

10. Système de vote

10.1 Accès permanent au site de vote

Le système de vote électronique du prestataire doit permettre aux électeurs de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du vote électronique.

En dehors de cette période, le vote des électeurs doit être rendu impossible.

Les heures d’ouverture et de fermeture du scrutin électronique doivent pouvoir être contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

10.2 Authentification du salarié électeur

Le vote de l’électeur ne doit être rendu possible qu’après authentification.

Cette authentification résulte de la saisie de codes d’identification personnels communiqués au salarié.

Ces codes sont valables pour les 2 tours de scrutin.

Le prestataire enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le protocole d’accord pré-électoral, à chaque électeur individuellement et aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par l’association :

• L’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet

• L'identifiant généré aléatoirement par le système de vote envoyé par courrier postal. Cet identifiant permettra ensuite à l’électeur d’aller sur le site de vote pour demander son mot de passe. Ce mot de passe sera envoyé par mail ou par SMS, au choix de l’électeur.

Conformément aux recommandations de la CNIL, le mot de passe sera envoyé via un canal distinct pour assurer la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification.

Le prestataire doit mettre en place une procédure de génération et de communication des codes d’identification assurant leur confidentialité.

En cas de perte du mot de passe et/ou de l’identifiant, une cellule d’assistance téléphonique se tient à disposition des électeurs 24/24h et 7/7j. La procédure est la suivante :

-        L’électeur appelle sur le numéro vert 0 805 03 10 21
Pour l’international et les DROM, le numéro est 00 33 456 400 681
-        Lui seront demandés : Nom, Prénom et une question défi
-       Après vérification des informations précédentes, un nouveau mot de passe lui sera communiqué selon les modalités suivantes :

1) à défaut, sur son adresse e-mail personnelle ;

2) a défaut, par SMS au n° de téléphone communiqué par l’appelant ;

L’identifiant sera ensuite communiqué à l’électeur oralement par l’opérateur téléphonique.

10.3 Liste de candidats et bulletin de vote

Les listes de candidats sont établies et transmises au prestataire conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral ou, selon les modalités unilatéralement fixées par l’employeur à défaut d’accord préélectoral valablement signé.

Les fichiers relatifs aux listes de candidats comportent les mentions suivantes :

• collège d’appartenance ;

• noms et prénoms des candidats ;

• titulaires ou suppléants ;

• le cas échéant, l’appartenance syndicale.

Sauf si le protocole d’accord préélectoral en stipule autrement, le prestataire établira des bulletins identiques pour chacune des listes présentées au premier et second tour

Chaque organisation syndicale présentant une liste de candidats pourra fournir au prestataire le logo de son organisation en vue de le faire figurer sur le bulletin de vote électronique. Le logo de l’organisation doit être transmis à l’employeur avec la liste de candidats. L’employeur se chargera de transmettre le logo au prestataire. Le logo sera communiqué par un fichier de type JPG ou PNG en 50x50 pixels.

Des bulletins de vote blanc seront mis à disposition des électeurs.

Au premier tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom des organisations syndicales présentant des listes.

Au second tour, les listes seront affichées dans l’ordre alphabétique avec pour référence le nom de famille du candidat positionné en premier sur la liste.

10.4 Vote du salarié

Le salarié ne peut procéder au vote en se faisant connaître par son identifiant, son mot de passe, ainsi que la réponse à une « question défi ». Cette « question défi » doit être non triviale, c’est-à-dire assez confidentielle pour ne pas être facilement décelable (la CNIL exclut la date de naissance).

Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier l’identité de l’électeur et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

Après connexion, le salarié pourra faire son choix entre les listes de candidats propres à son collège. Le salarié a la faculté de procéder à des ratures. Il peut également procéder à un vote blanc.

Pour chaque scrutin, les listes de candidats et le vote blanc sont affichés sur une même page.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Les listes de candidats aux fonctions de titulaires sont présentées avant celles de candidats aux fonctions de suppléants.

Le vote de l’électeur apparaît clairement à l’écran et peut être modifié avant validation. La validation du vote le rend définitif et empêche toute modification.

La transmission du vote et l’émargement font l’objet d’un accusé de réception que l’électeur a la possibilité de conserver.

Le système doit assurer le caractère anonyme du vote et son unicité. Le vote doit être chiffré avant transmission au fichier « contenu de l’urne électronique ».

Le fichier « contenu de l’urne électronique » recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

10.5 Liste d’émargement

La liste d'émargement n'est accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle de déroulement du scrutin.

Les listes d’émargement comportent le collège, noms et prénoms des électeurs.

L’émargement indique la date et l’heure du vote.

10.6 Clôture du scrutin

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par les membres du bureau de vote.

La génération des trois clés a lieu avant la phase de tests, et intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clés ont connaissance distinctement de leur clé à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clé avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

11. Dépouillement

L’accès aux données du fichier « contenu de l’urne électronique » ne doit être possible que par l’activation conjointe de deux clés de chiffrement.

Il appartient au prestataire de générer trois clés de chiffrement conformément aux dispositions de l’arrêté du 25 avril 2007.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l’impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

12. Conservation des fichiers supports

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

À l'expiration du délai de recours ou, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, après l'intervention d'une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont au GIHP OCCITANIE LR. Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.

13. Dispositif de secours

Le système mis en place par le prestataire doit comprendre un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal. Le dispositif de secours doit offrir les mêmes garanties et mêmes caractéristiques que le système principal.