Accord d'entreprise "Un Accord sur la Mise en Place du Vote Dématérialisé par Internet pour les Elections Professionnelles 2019 des Membres du C.S.E" chez CARSAT BRETAGNE (Siège)

ACCORD RELATIF A LA MISE EN PLACE

DU VOTE DEMATERIALISE PAR INTERNET

Pour les élections professionnelles 2019

Des membres du comité social et économique

De la Carsat Bretagne

Préambule

Le présent accord a pour objet d’autoriser le recours au vote électronique au sein de la Carsat Bretagne pour l’élection des membres du Comité Social et Economique (CSE) conformément aux dispositions de l’article L2314-26 du Code du travail.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges annexé. Conformément aux dispositions de l’article R2314-5 du Code du travail, il sera également publié sur le portail internet.

Par ailleurs, il est rappelé que la définition des modalités d’organisation des élections des membres du CSE élus au sein de la Carsat Bretagne relève du protocole d’accord préélectoral.

Le vote électronique permettra notamment :

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sans erreur possible affichés en quelques minutes, quelle que soit la complexité des élections et ce, sous le contrôle des bureaux de vote désignés ;

• de limiter les erreurs de distribution des bulletins de vote (gestion de multitude de bulletins, d'enveloppes potentiellement source d’erreurs) ;

• de pallier les aléas postaux ;

• d’augmenter la participation des électeurs.

La Carsat Bretagne a eu recours au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles, pour le Comité d’entreprise, les délégués du personnel et les représentants du personnel au Conseil d’administration depuis 2013. Les élections professionnelles s’étant déroulées sans difficultés à chaque fois, et au regard des avantages, elle a souhaité avoir à nouveau recours à ces modalités de vote.

Conformité du système de vote

Les parties signataires conviennent d’aménager le processus des opérations de vote en ouvrant la possibilité de recourir au vote électronique pour les prochaines élections professionnelles au sein de la Carsat Bretagne.

Après avoir pris contact avec la société KERCIA Solutions, spécialisée dans le développement du vote par Internet, il a été décidé de lui confier la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires en application de l’article R2314-6 du code du travail.

Les parties au présent accord ont pris connaissance du rapport remis par le prestataire présentant l'expertise du système de vote choisi : AlphaVote.

Bureau Veritas, société indépendante et experte dans la sureté de fonctionnement des systèmes de vote électronique a audité le système AlphaVote et garanti sa conformité à la fois au cadre électoral, aux exigences du 21 octobre 2010 éditées par la CNIL et a déclaré ce système conforme au Référentiel Général de Sécurité (RGS). Conformément aux dispositions légales une copie de ce rapport a été remise à la CNIL. Ce rapport, daté du 4 septembre 2015, est référencé : FS-PLg-CB859-6286069-15-R-152-0.

Avec les organisations syndicales représentatives de la Carsat Bretagne, il a été décidé de mettre en place les modalités qui suivent.

Article 1 - Mise en place du vote électronique

La mise en place et la conception du vote électronique sont confiées à un prestataire extérieur choisi par la Carsat Bretagne sur la base des dispositions du présent accord et du cahier des charges qui y est annexé.

Le prestataire choisi est KERCIA Solutions (ci-après « le prestataire »). Ce prestataire est celui auquel la Carsat Bretagne avait fait appel pour l’organisation des élections professionnelles 2013 et de 2016 ainsi que pour les élections des représentants du personnel au Conseil d’administration.

Il est également reconnu que les organisations syndicales incluses dans le périmètre du présent accord ont toutes été informées de l’accomplissement des formalités déclaratives préalables auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

Article 2 - Modalités d’organisation des opérations de vote électronique

Afin que les organisations syndicales se réapproprient les modalités du système de vote, des tests de vote à blanc seront effectués en séance de scellement.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce, conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter, à tout moment, pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal Internet, de leur lieu travail et / ou à distance.

Par ailleurs, pendant la période du scrutin, un micro-ordinateur en libre-service avec une connexion au site sécurisé d’élections sera mis à la disposition des salariés électeurs du siège de la Carsat Bretagne. L’emplacement de ce poste permettra l’isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci. Une information en local sera effectuée sur cet emplacement.

Il est rappelé que le temps consacré à l’exercice du droit de vote aux élections professionnelles pendant les horaires de travail n’entraîne aucune réduction de salaire.

Les salariés seront informés par courrier, par note de direction ou tout autre moyen diffusé sur le portail interne, des modalités d’ouverture et de fermeture des bureaux de vote. De plus, la direction mettra en œuvre tout moyen de communication afin de favoriser la plus grande participation au vote.

Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs à la Direction Ressources. Ces listes apparaîtront sur les écrans de manière aléatoire déterminée par le système de vote, afin d’assurer une égalité entre les candidats.

Par ailleurs, afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, la société KERCIA Solutions veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Article 3 - Déroulement des opérations de vote

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote.

À cet effet, chaque électeur recevra, à son domicile par courrier simple, un document précisant les conditions et la procédure de vote électronique. Ce courrier sera adressé aux électeurs avant l’ouverture du premier tour de scrutin, suffisamment à l’avance, afin qu’ils puissent s’approprier le système et naviguer sur les différentes pages du serveur de vote. Les électeurs pourront, à cette occasion, consulter librement les propagandes électorales publiées sur le site du vote.

Ce courrier, envoyé via une enveloppe à fenêtre fera apparaître le logo de la Carsat Bretagne ainsi que la mention « ELECTION – Ne pas jeter ».

Il contiendra également le code ainsi que le mot de passe propre à chaque électeur afin de lui permettre de s’identifier sur le site sécurisé. La saisie de ses identifiants lui permettra alors d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège.

Seuls les électeurs auront connaissance de ce code secret et de ce mot de passe, lesquels resteront par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devrait être organisé. La société KERCIA Solutions n’aura connaissance que des identifiants.

En cas d’oubli ou de perte du mot de passe, un système sécurisé de réattribution permettra au salarié de procéder au vote :

• l’électeur devra contacter l’assistance Kercia qui procèdera à son identification préalable,

• Le code secret sera envoyé aux salariés concernés par mail ou sms.

• Les opérations de vote par voie électronique seront ainsi réalisées dans des conditions assurant à la fois l’unicité du vote et sa confidentialité.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Pendant la période du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre, du lundi au vendredi de 9h30 à 16h30, les membres de leur bureau de voteou les gestionnaires de l’élection (la chargée de projet, la chargée de mission et la responsable du département RH) – par mail ou téléphone - afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

En outre, les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote recevront une formation sur le système de vote électronique retenu. Celle-ci se déroulera pendant la phase de tests à blanc du système de vote.

Les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique sont précisées dans le cahier des charges annexé à ce présent protocole.

L’ensemble des organisations syndicales et les gestionnaires de l’élection pourront, à tout moment, au moyen d’un code secret, interroger un compteur leur permettant de relever avec précision le taux de participation à l’élection.

Conformément aux dispositions de l’article R2314-16 du Code du travail, les listes d’émargement ne seront accessibles qu’aux seuls membres du bureau de vote et uniquement à des fins de contrôle. Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Garantie de confidentialité du vote et stockage des données

Afin de répondre aux exigences posées par les articles R2314-6 et suivants du Code du travail et aux principes électoraux de confidentialité, d’intégrité et de sincérité du vote, le flux du vote et celui de l’identification de l’électeur seront séparés. L’opinion émise par l’électeur sera ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée, sans lien aucun avec le fichier d’authentification des électeurs.

Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Article 4 - Dépouillement des bulletins de vote

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote par les membres du bureau de vote.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, la cellule technique, en présence des représentants des listes de candidats, contrôle la fermeture du scrutin (article R2314-15 du code du travail).

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation conjointe d’au moins deux clés de chiffrement différentes par les assesseurs de chaque bureau de vote. Un troisième assesseur suppléant sera désigné pour pallier l'absence éventuelle d'un des deux assesseurs le jour du scellement ou le jour du dépouillement.

Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Afin de familiariser les membres des bureaux de vote au système de vote, une information précise leur sera communiquée avant le scrutin.

Article 5 - Dispositions particulières

Les parties conviennent que les électeurs voteront exclusivement par internet. Le vote sous-enveloppe par correspondance ou physique est donc exclu.

Article 6 - Validité et Procédures de communication

Le présent accord entrera en vigueur à compter de sa signature et sous réserve de l’agrément de l’autorité compétente de l’Etat, conformément à l’articleL123-2 du code de la Sécurité Sociale.

Il sera transmis aux organisations syndicales représentatives dans l’organisme et au Comité d’Entreprise.

De plus, une information complète sera assurée par la direction au travers de publications internes et de tout autre moyen qui lui semblera approprié.

Enfin, l’accord sera disponible pour chacun des salariés sur le portail interne.

Article 7 - Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à l’organisation des élections 2019 et pour toute élection partielle qui pourrait intervenir avant le renouvellement intégral de l’instance.

Fait à Rennes, le

Le Directeur

ANNEXE - CAHIER DES CHARGES DU SYSTEME DE VOTE

Annexe a L’accord D’ENTREPRISE relatif à la mise en place du vote dématerialise par internet dans le cadre des elections profeSsionnelles

de la carsat bretagne

Préambule

Dans le cadre de l’organisation des élections professionnelles portant sur le renouvellement des mandats des représentants du personnel au CSE, la direction de la Carsat Bretagne, ainsi que les organisations syndicales ont souhaité recourir au vote dématérialisé par internet.

La société KERCIA Solutions, a été choisie comme prestataire et aura en charge la mise en œuvre du vote dématérialisé conformément au présent cahier des charges.

Missions du prestataire

KERCIA Solutions, aura en charge :

• la mise en œuvre du système de vote dématérialisé par internet ;

• la mise en œuvre du système de dépouillement des bulletins de vote dématérialisé par internet et l’élaboration des états des résultats permettant l’affectation des sièges.

Le système développé et qui sera mis en œuvre par KERCIA Solutions est conforme en tous points aux prescriptions des articles R2314-5 et suivants du Code du travail relatifs aux conditions et aux modalités de vote dématérialisé par internet pour l'élection des membres du Comité Social et Economique. Le système développé et qui sera mis en œuvre par KERCIA Solutions a été, conformément à la législation en vigueur, audité par un organisme indépendant, le Bureau Veritas, chargé de valider sa conformité vis-à-vis des obligations réglementaires.

Sécurité du système de vote

Avant l’ouverture du vote, les données de paramétrage du scrutin sont scellées manuellement, un condensat de référence est généré sur ces données pour en assurer l’intégrité à tout moment. Au scellement puis à l’ouverture programmée du scrutin, un constat assure des émargements et des urnes vides.

A la date de fermeture programmée du scrutin, la clôture des votes est faite automatiquement, un condensat de référence est généré sur l’urne et l’émargement des votes électronique à la fermeture.

Confidentialité des données transmises

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Le système retenu répond en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel, prescriptions énoncées dans le Règlement Général européen sur la Protection des Données personnelles du 25 mai 2018.

KERCIA Solutions s’engage à conserver de manière confidentielle toutes les informations et les données qui lui seront transmises dans le cadre de l’organisation du vote dématérialisé par internet. Il met en œuvre tous les moyens nécessaires afin de sécuriser l’accès aux informations des fichiers qui lui sont transmis par l’entreprise sur ces propres systèmes et à limiter leur consultation aux seuls personnels chargés de la gestion du vote dématérialisé par internet.

Cellule d’assistance technique

L’entreprise mettra en place une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote dématérialisé par internet, comprenant, le cas échéant, les représentants de KERCIA Solutions.

En présence des représentants des listes de candidats, la cellule d’assistance technique :

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote dématérialisé par internet et vérifie que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• procède, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• contrôle, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

• durant le scrutin, un interlocuteur dédié de KERCIA Solutions se tiendra à la disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote.

• par ailleurs, un service d’assistance téléphonique sera mis en œuvre dans le but de renseigner les électeurs (gratuit à partir d’un poste fixe ou d’un portable).

Les fichiers

Le traitement « fichier des électeurs » et « fichier des candidats » est établi à partir d’un référentiel fourni par la direction de la société. Il a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d'authentification, d'identifier les électeurs ayant pris part au vote et d'éditer les listes d'émargement.

L'émargement indique la date et l'heure du vote. Les listes sont enregistrées sur un support distinct de celui de l'urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant.

Le fichier dénommé "contenu de l'urne électronique" recense les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l'objet d'un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l'identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Contenu des fichiers

Les données devant être enregistrées sont les suivantes :

• pour les listes électorales : noms et prénoms des inscrits, date de naissance, service, date d’ancienneté dans l’organisme, collège ;

• pour le fichier des électeurs : noms, prénoms, collège et coordonnées postales ;

• pour les listes d'émargement : noms et prénoms des électeurs, collège ;

• pour les listes des candidats : nom de la liste, collège, noms et prénoms des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale le cas échéant ;

• pour les listes des résultats : nom de la liste, noms et prénoms des candidats, élus, non élus, nombre de voix obtenues, appartenance syndicale le cas échéant, collège et les destinataires mentionnés ci-dessous.

Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont les suivants :

• pour les listes électorales : électeurs, syndicats ayant participé à la négociation du protocole d’accord préélectoral, qu’ils en soient signataires ou non, dépositaires d’une liste de candidats au 2nd tour électoral le cas échéant et collaborateurs du département des ressources humaines désignés par la Direction pour l’organisation des élections ;

• pour le fichier des électeurs : chaque électeur a accès à ses propres informations uniquement ;

• pour les listes d'émargement : membres des bureaux de vote ;;

• pour les listes des candidats : électeurs, syndicats ayant participé à la négociation du protocole d’accord pré-électoral, qu’ils en soient signataires ou non, dépositaires d’une liste de candidats au 2nd tour électoral le cas échéant et collaborateurs et du département des ressources humaines désignés par la direction pour l’organisation des élections;

• pour les listes des résultats : électeurs, services du ministère chargé de l'emploi, syndicats ayant participé à la négociation du protocole d’accord pré-électoral, qu’ils en soient signataires ou non, dépositaires d’une liste de candidats au 2nd tour électoral le cas échéant collaborateurs du département des ressources humaines désignés par la direction pour l’organisation des élections.

En cas de contestation des élections, ces pièces sont tenues à la disposition des tribunaux compétents.

Listes électorales

Les listes électorales sont établies par la Carsat Bretagne. Le contrôle de la conformité des listes importées sur le système de vote dématérialisé par internet aux listes électorales transmises, le cas échéant, au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'employeur et sous le contrôle des signataires du présent accord, dont le présent cahier des charges constitue une annexe. L'intégration et le contrôle des candidatures sont effectués dans les mêmes conditions.

Test - Scellement du Paramétrage

Test - Objectifs et Période des tests

Les tests programmés dans cette phase permettront notamment de contrôler le déroulement et la conformité du scénario de vote pour chaque élection durant une période prévue dans un calendrier de préparation des élections.

Elle sera prévue à l’issue de la phase de paramétrage et de préparation du système de vote dématérialisé par internet intégrant les listes de candidats. La période de test ne peut débuter qu’après la date limite de dépôt des listes de candidats fixée par le protocole d’accord préélectoral.

Phase de tests « à blanc » - Objectifs de la phase de tests « à blanc »

Les tests dits « à blanc » ont lieu après le contrôle et la validation des scénarios d’élections et après le contrôle des listes de candidats. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres des bureaux de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

Étapes de la phase de test « à blanc »

Le test « à blanc » devra reprendre les mêmes étapes que le vote réel.

Moyens

KERCIA Solutions s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

Communication des identifiants et génération de mots de passe

KERCIA Solutions enverra, préalablement au scrutin et dans les délais prévus par le calendrier de préparation des élections, à chaque électeur individuellement, aux coordonnées postales contenues dans le « fichier des électeurs » transmis par la Carsat Bretagne :

• l’adresse du site de vote sécurisé générée par le système de vote dématérialisé par internet ;

• l'identifiant généré aléatoirement par le système de vote ;

• le mot de passe individuel généré dynamiquement et aléatoirement par le système de vote dématérialisé. Ce mot de passe sera d’une complexité adaptée aux élections professionnelles.

En cas d’oubli ou de perte du mot de passe, un système sécurisé de réattribution permettra au salarié de procéder au vote :

• l’électeur devra contacter l’assistance Kercia qui procèdera à son identification préalable,

• Les éléments nécessaires au vote seront alors communiqués au salarié, par mail ou sms, qui pourra procéder au vote.

Le vote

Les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin électronique, définies dans le protocole d’accord pré-électoral sont contrôlées par les membres du bureau de vote et les personnes désignées ou habilitées pour assurer le contrôle des opérations électorales.

Seules les personnes désignées selon les modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, pourront consulter, grâce à une clef d’accès les taux de participation.

Pour se connecter à distance au système de vote, l'électeur doit se faire connaître par le moyen d'authentification et le mot de passe qui lui auront été envoyés par courrier postal ou généré à sa demande en cas de perte. Ces moyens d'authentification permettent au serveur de vérifier son identité et garantissent l'unicité de son vote. Il est alors impossible à quiconque de voter de nouveau avec les mêmes moyens d'authentification.

L'électeur accède aux listes de candidats, à la profession de foi de chaque candidat et exprime son vote suivant les modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral

Le format des professions de foi des candidats et les modalités de transmission à KERCIA Solutions pour publication sont définis dans le protocole d’accord préélectoral.

L’ordre d’apparition et de présentation des listes dans l’application sera établi de façon aléatoire déterminée par le système de vote.

La présentation des listes, des noms des candidats et le format des professions de foi seront uniformes.

Le choix de l’électeur apparaît clairement à l'écran sous forme récapitulative pour chaque élection, il peut être modifié avant validation. La transmission du vote et l'émargement font l'objet d'un accusé de réception.

Le vote est anonyme et chiffré par le système, avant transmission au fichier " contenu de l'urne électronique ". La validation le rend définitif et empêche toute modification.

Clôture et dépouillement

Trois clés destinées à permettre, à l’issue du scrutin, l’accès aux données du fichier dénommé « contenu de l’urne électronique » et au dépouillement des votes sont générées par le système de vote dématérialisé.

A défaut d’accord dans le protocole d’accord préélectoral, les détenteurs des trois clefs sont le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs nominativement identifiés.

L’initialisation des trois clefs a lieu avant la phase de tests, à une date définie dans le calendrier de préparation des élections dans le protocole d’accord préélectoral (réunion de tests à blanc et de scellement). L’initialisation intervient de manière à prouver de façon irréfutable que les détenteurs distincts des clefs ont connaissance distinctement de leur clef à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Chaque détenteur désigné active à tour de rôle sa propre clef avec son mot de passe. Les mots de passe sont enregistrés par les porteurs de clé afin de garantir la confidentialité.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l'urne, les listes d'émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l'ensemble des serveurs.

Le dépouillement initié par le président du bureau de vote n'est possible que par l'activation conjointe de deux clefs de chiffrement sur les trois clefs initialisées et en présence des porteurs de clés correspondants.

Ainsi la présence de deux détenteurs des clés initialisées et activées avant la phase de test est indispensable pour autoriser le dépouillement.

Le décompte des voix apparaît lisiblement sur l'écran de l’ordinateur connecté au système de vote et à tous les membres du bureau de vote. Le décompte des voix fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote dématérialisé par internet est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement.

La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Conservation des données

KERCIA Solutions conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde. La procédure de décompte des votes doit, si nécessaire, pouvoir être exécutée de nouveau.

À l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, KERCIA Solutions procède à la destruction des fichiers supports, conformément à l’article R2314-17 du Code du travail.