Accord d'entreprise "Protocole local relatif à la mise en place du Vote Electronique à la CPAM d’Ille et Vilaine pour les élections des représentants du personnel au Conseil et les élections des membres du Comité Social et Economique" chez CAISS PRIMA ASSUR MALADIE ILLE & VILAINE (Siège)

Protocole local relatif à la mise en place du Vote Electronique

à la CPAM d’Ille et Vilaine pour les élections des représentants du personnel au Conseil et les élections des membres du Comité Social et Economique

Préambule

Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique au sein de la CPAM d’Ille et Vilaine pour les élections :

• des représentants du personnel au Conseil (article D231-15 du Code de la sécurité sociale) ;

• des membres du Comité Social et Economique (CSE) conformément aux dispositions de l’article L2314-26 du Code du travail.

Par ailleurs, il est rappelé que la définition des modalités d’organisation des deux élections relève des protocoles d’accord préélectoraux.

Le vote électronique permet de faciliter l’organisation des élections professionnelles, de favoriser la participation des salariés et d’augmenter la sécurisation des résultats.

La CPAM d’Ille et Vilaine a eu recours au vote électronique dans le cadre des diverses élections professionnelles depuis 2015 et au regard des avantages, elle a souhaité avoir de nouveau recours à ces modalités de vote.

Avec les organisations syndicales représentatives de la CPAM d’Ille et Vilaine, il a été décidé de mettre en place les modalités qui suivent.

Article 1 – Mise en place du vote électronique

Les parties signataires conviennent de recourir exclusivement au vote électronique pour les prochaines élections au sein de la CPAM d’Ille et Vilaine.

Article 2 – Choix du prestataire

La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à une société spécialisée dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique.

Le choix du prestataire se fera pour chaque élection, en prenant en compte des critères objectifs tels que la disponibilité du prestataire dans la préparation des élections, la fiabilité et la sécurité du site de vote, la confidentialité des données, le coût, les recommandations faites par l’UCANSS notamment en matière de marché public.

Les garanties offertes par le système de vote retenu en termes de sécurité et de confidentialité des votes sont précisées par le cahier des charges qui sera publié sur l’intranet de la Caisse conformément aux dispositions de l’article R2314-5 du Code du travail,

Ce cahier des charges conclu avec le prestataire respectera les articles R.2314-6 et suivants du code du travail.

La société prestataire ainsi retenue pour l'organisation matérielle de l'ensemble du processus électoral devra garantir le respect des principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, à savoir la confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges ainsi que la sécurité de l’envoi des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes

Le protocole d'accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord ainsi que le nom du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

Article 3 - Respect du règlement général sur la protection des données (RGPD), garantie de confidentialité du vote et stockage des données

Le prestataire retenu devra répondre en tous points aux prescriptions de la CNIL en matière de droit à la protection dans le cadre du traitement informatique contenant des données à caractère personnel et être en conformité avec le règlement général sur la protection des données.

Article 4 – Modalités d’organisation des opérations de vote électronique

Les parties conviennent que les électeurs voteront exclusivement par un processus de vote électronique. Le vote sous enveloppe par correspondance ou physique est donc exclu.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin, que les élections auront lieu sur plusieurs jours et ce conformément au calendrier défini dans le protocole d’accord pré-électoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période ouvrée du scrutin, de n’importe quel terminal Internet ou Intranet, de leur lieu travail et /ou à distance (smartphone, tablette et ordinateurs).

Les salariés seront informés par courriel (messagerie professionnelle) de l’ouverture des bureaux de vote.

Le prestataire assurera la programmation des accès Internet et notamment la présentation à l’écran des bulletins de vote.

Il assurera la reproduction sur le serveur des listes de candidats telles qu’elles auront été présentées par leurs auteurs à la Direction et selon les modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral.

Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisés soient d’un type uniforme pour toutes les listes ou choix proposés.

Article 5 – Déroulement des opérations de vote

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote.

Chaque électeur devra recevoir son propre code ainsi que son mot de passe personnel, par des moyens sécurisés déterminés en accord avec le prestataire, afin de lui permettre de s’identifier sur le site sécurisé. La saisie de ses identifiants lui permettra alors d’accéder aux bulletins de vote correspondants à son collège.

Conformément aux recommandations de la CNIL, l’envoi du code d’accès et du mot de passe sera fait via deux canaux différents.

Seuls les électeurs auront connaissance de ce code d’accès et de ce mot de passe, lesquels resteront par ailleurs inchangés dans l’hypothèse où un second tour de scrutin devrait être organisé. Le prestataire n’aura connaissance que des identifiants.

Afin de sécuriser le vote et la fiabilité des élections, et conformément aux préconisations de la CNIL, un 3ème identifiant consistant en une question dont le salarié est le seul à connaitre la réponse (sont ainsi exclus la date de naissance et tout élément facilement décelable par un tiers) sera demandé au salarié.

En cas d’oubli ou de perte du mot de passe, un système sécurisé de réattribution permettra au salarié de procéder au vote. Il sera communiqué aux salariés lorsque le prestataire sera choisi.

Une fois son vote exprimé, le choix de l’électeur apparaîtra clairement à l’écran et pourra être modifié avant validation. Sa validation définitive vaudra signature et émargement.

Ce vote sera traité de telle sorte à assurer son anonymat et son chiffrage avant d’être transmis dans le fichier contenant l’urne électronique, recensant tous les votes exprimés.

Pendant la période du scrutin, les électeurs auront la possibilité de joindre le prestataire afin d’obtenir toutes les informations qu’ils jugeraient nécessaires au bon déroulement de leur vote.

En outre, les représentants du personnel, les délégués syndicaux, les membres du bureau de vote et les représentants de listes recevront une formation sur le système de vote électronique retenu. Celle-ci se déroulera pendant la phase de tests à blanc du système de vote.

Les conditions techniques du déroulement des opérations de vote par la voie électronique seront précisées dans le cahier des charges.

Conformément aux dispositions de l’article R2314-16 du Code du travail, les listes d’émargement ne seront accessibles qu’aux seuls membres du bureau de vote et uniquement à des fins de contrôle. Aucun résultat partiel ne sera disponible pendant toute la durée du scrutin.

Article 6 – Déroulement des opérations de vote

Le dépouillement sera assuré à la clôture des opérations de vote par les membres du bureau de vote.

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, la cellule technique du prestataire, en présence des représentants des listes de candidats, contrôle la fermeture du scrutin (article R2314-15 du code du travail).

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les serveurs informatiques sont figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fait par l’activation des clés d’accès qui sont générées par le système de vote dématérialisé. Le nombre exact de clés et les détenteurs de celles-ci seront déterminés dans le protocole d’accord préélectoral, en tenant compte des modalités techniques du prestataire retenu.

Les membres des bureaux de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Article 7 – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Article 8 – Rendez-vous et suivi de l’application de l’accord

En vue du suivi de l’application du présent accord, les parties conviennent de se revoir dans le semestre précédant l’échéance électorale.

Article 9 – Révision et dénonciation de l’accord

9.1 Révision de l’accord

Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.

La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.

A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.

L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.

Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232- 12 du code du travail.

9.2 Dénonciation de l’accord

Conformément aux dispositions de l'article L. 2261-9 du code du travail, le présent accord peut être dénoncé par l'une ou l'autre des parties signataires, sur notification écrite aux autres parties par lettre recommandée avec avis de réception.

La dénonciation prend effet à l'issue du préavis de trois mois. 

Le courrier de dénonciation sera déposé sur la plateforme de télé-procédure du Ministère du Travail et transmis au greffe du Conseil des prud’hommes.

Article 10 – Publicité de l’accord

Le présent accord entrera en vigueur à compter de sa signature et sous réserve de l’agrément de l’autorité compétente de l’Etat, conformément à l’article L123-2 du code de la Sécurité Sociale.

Le présent accord sera diffusé à l’ensemble des salariés dans l’Intranet de l’organisme.

Il sera déposé sur le portail de l’UCANSS pour saisine de la Direction de la Sécurité Sociale, l’UCANSS et la CNAM.

Il sera également déposé sur la plateforme de télé-procédure du Ministère du Travail et transmis au greffe du Conseil des prud’hommes.

Une copie de l’accord sera remise à chaque organisation syndicale représentative au sein de l’organisme

Fait à Rennes, le 23 mars 2023

Le Directeur,

Les organisations syndicales :

Pour la CFDT Pour la CGT

Pour FO