Accord d'entreprise "Accord d'entreprise relatif à l'adoption du vote électronique" chez ASSOCIATION GABRIEL DESHAYES (Siège)

Accord d’Entreprise relatif à l’adoption du vote électronique

Entre les soussignés :

Association Gabriel Deshayes, Association loi 1901,

Dont le siège social est situé 6 Allée Marie-Louise Trichet - BRECH - BP 30247- 56402 AURAY Cedex

Et

Le syndicat FO, représenté par XXXXX, en sa qualité de déléguée syndicale.

Accompagnée par Madame XXXXXX, salariée de l’Association.

Le syndicat CFDT n’est pas représenté ni présent à la négociation.

Il a été préalablement exposé :

L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Les articles R 2314-5 et suivants du Code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du Comité Social et Economique (CSE).

La délibération n° 2019-053 du 25 avril 2019 de la Commission nationale de l’informatique et des libertés formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique.

Dans ce cadre, l’Association Gabriel Deshayes a étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Les informations et témoignages recueillis ont conforté l’Association dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’Entreprise, en permettant notamment :

• de simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• de faciliter le vote pour les salariés en déplacement,

• d'obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• d’augmenter le niveau de participation,

• d’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, l’Association a convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

Ceci exposé, les parties sont convenues :

Principes généraux

Les modalités d’organisation et de déroulement des opérations électorales utilisant le vote électronique seront fixées dans le respect des principes généraux du droit électoral.

Ainsi, les modalités de mise en place du scrutin électronique permettront de respecter les principes suivants :

• Vérifier l’identité des électeurs,

• S’assurer de l’intégrité du vote,

• S’assurer de l’unicité du vote,

• S’assurer de l’anonymat et de la sincérité du vote,

• S’assurer de la confidentialité et respecter le secret du vote électronique,

• Permettre la publicité du scrutin.

1. Objet et champ d’application

Le présent accord sur le vote électronique s’applique à l’ensemble des salariés de l’Association (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Association) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

2. Définition et choix du moyen de vote électronique

L’Association convient de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet.

Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

3. Modalités de mise en œuvre du vote électronique

Article III-1. Recours au tiers de confiance Neovote

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, l’Association convient de ne pas recourir à une solution développée en interne et décide que les élections seront organisées par Neovote, mandaté par la Direction.

Article III-2. Etablissement des fichiers

Les fichiers électoraux seront établis dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007 précisant les données devant être enregistrées et les destinataires ou catégories de destinataires de celles-ci. Des précisions relatives à ces différents fichiers figureront dans le protocole d’accord préélectoral.

Article III-3. Confidentialité, sincérité du vote et stockage des données

Le système Neovote assurera la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l'adressage des moyens d'authentification, de l'émargement, de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote seront traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l'urne électronique ».

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs et les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel habilité de Neovote, chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique sera scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article III-4. Cellule d'assistance technique et sécurité

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique, comprenant les représentants du prestataire, sera mise en place pendant la durée des opérations de vote.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé ;

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Les différents tests et contrôles opérés par les représentants du prestataire devront se faire en présence des représentants des listes de candidats ainsi que des membres du bureau.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote. Enfin, la suspension des opérations de vote ne pourra se faire qu’après avoir informé les organisations syndicales.

Un interlocuteur dédié, représentant du prestataire, se tiendra à disposition des représentants de la direction et des membres du bureau de vote (notamment lors du dépouillement)

Article III-5. Expertise indépendante et formalités CNIL

Préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, le système de vote électronique est soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Cette expertise a été réalisée par la société ITekia en date du 19 novembre 2021. Le certificat a été enregistré sous le numéro : Rapport d’expertise ITekia/Neovote/2021/11/19.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l'informatique et des libertés.

De plus, les organisations syndicales représentatives dans l'Association, seront informées de l'accomplissement des formalités déclaratives préalables au traitement des données personnelles (déclaration au registre RGPD) lors de la diffusion du cahier des charges.

Article III-6. Information et formation

L’Association met en œuvre les moyens destinés à faciliter l’expression, par les salariés, de leurs votes par voie électronique.

En particulier, chaque salarié dispose d'une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales. Un service d’assistance téléphonique sera par ailleurs disponible dans le but de renseigner les électeurs pendant toute la durée des élections.

De plus, les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu. Cette formation, d’une durée de 30 minutes, interviendra la veille de l’ouverture du vote (1^er et 2^ème tour).

4. Déroulement des opérations de vote

Article IV-1. Protocole d’accord préélectoral

Dans le cadre de chaque élection, l’Association engagera une négociation en vue de la conclusion d’un protocole préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord sur le vote électronique et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’entreprise.

Article IV-2. Modalités relatives à l’ouverture et à la fermeture du scrutin

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote par différents moyens : ordinateur, tablette, téléphone, windows, apple…

Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord pré-électoral.

Article IV-3. Caractéristiques du site de vote

Neovote assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les professions de foi des listes de candidats seront accessibles sur le site de vote.

Les logos éventuels des listes de candidats seront affichés sur le site de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, Neovote veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

Article IV-4. Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra à l’aide de canaux distincts :

• son identifiant personnel de connexion par un premier canal,

• son mot de passe personnel de validation du vote par un second canal,

• l'adresse de connexion au site de vote,

• la date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral. Ces éléments seront valables pour les deux tours.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe personnel.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée qui sera détaillée dans le protocole d’accord préélectoral.

Les membres du bureau de vote ainsi que les représentants des listes syndicales pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

Article IV-5. Suivi des opérations de vote

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne sera accessible pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

Article IV-6. Opérations de dépouillement

A l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, les membres du bureau de vote contrôleront la fermeture du scrutin.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

Le dépouillement se fera en public et par l’activation conjointe d’au moins deux clés de déchiffrement différentes par les membres du bureau de vote (Président, Assesseurs).

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

5. Durée

Le présent accord permettant l’utilisation du vote électronique est conclu pour une durée indéterminée.

6. Révision

Le présent accord pourra être révisé, à tout moment, par accord entre les parties.

Toute demande de révision, totale ou partielle, devra être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception adressée aux autres parties signataires. Elle doit être accompagnée d’une proposition nouvelle sur les points à réviser.

La discussion de la demande de révision doit s’engager dans les 3 mois suivants la présentation de celle-ci. En cas de modifications des dispositions légales ou conventionnelles sur ce thème, les parties se réuniront dans un délai de trois mois à compter de la nouvelle date en vigueur afin d’examiner les aménagements à apporter au présent accord.

7. Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé, à tout moment, par accord entre les parties.

Toute demande de dénonciation, totale ou partielle, devra être effectuée par lettre recommandée avec accusé de réception adressée aux autres parties signataires. La demande de dénonciation du présent accord doit s’engager dans les 3 mois suivants la présentation de celle-ci.

8. Publicité

Le texte du présent accord sera déposé par l’Association sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail appelée « TéléAccords » et accessible depuis le site : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr

Par ailleurs, un exemplaire sera adressé auprès du secrétariat greffe du conseil de prud’hommes de Lorient (56).

Un exemplaire du présent accord sera consultable dans chaque établissement/ service/ dispositif de l’Association.

Auray, le 30 Septembre 2022,

En 4 exemplaires,

Pour l’Association Gabriel Deshayes Pour FO

La Directrice Générale La Déléguée Syndicale

Madame XXXXXXXX Madame XXXXXXXXX