ACCORD RELATIF AU FONCTIONNEMENT ET AUX MOYENS DES INSTANCES REPRESENTATIVES DU PERSONNEL DE LA SOCIETE IDRS

ENTRE :

La société INSTITUT DE RECHERCHES SERVIER, Société par Actions Simplifiée, dont le siège social est situé 3 rue de la République – 92150 SURESNES, représentée par Monsieur XXXXXXXXXXX

D’une part

ET :

La CFDT, représentée par Messieurs XXXXXXXXXXX et XXXXXXXXXXX, Délégués Syndicaux au sein de la société IDRS

D’autre part

Ci-après dénommées ensemble « les Parties »

TABLE DES MATIERES

PREAMBULE 3

CHAPITRE 1 – CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD 4

CHAPITRE 2 – LE COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE 4

Article 1 : Mise en place et fonctionnement 4

Article 2 : Commission Santé, Sécurité et Conditions de travail 4

2.1. Nombre de membres, désignation, et durée du mandat des membres de la CSSCT 4

2.2. Les missions déléguées à la CSSCT par le CSE 6

2.3. Les missions spécifiques d’inspections et d’enquêtes 7

2.4. Les moyens de la CSSCT 7

Article 3 : Les commissions 7

Article 4 : Organisation des informations/consultations récurrentes 9

Article 5 : Recours à l’expertise 9

CHAPITRE 3 – LES MOYENS 10

Article 1 : Heures de délégation 10

Article 4 : Formations 13

Article 5 : Moyens matériels et communication 14

Article 6 : Frais liés au mandat du CSE 15

Article 7 : Liberté de circulation 16

Article 8 : Base de Données Economiques Sociales et Environnementales (BDESE) 16

Article 9 : Personnalité civile 17

CHAPITRE 4 : LE DROIT SYNDICAL 17

Article 1 : Les différents acteurs / les institutions représentatives au niveau syndical local 17

Article 2 : Méthode de négociation des accords 17

Article 3 : Périodicité et thèmes de négociation menées au niveau de la société IDRS 18

CHAPITRE 5 : LA VALORISATION DES PARCOURS 18

Article 1 : Conciliation vie professionnelle et fonctions représentatives 18

Article 2 : Entretiens professionnels en début, en cours et en fin de mandats 19

CHAPITRE 6 : DISPOSITIONS FINALES 19

Article 1 : Entrée en vigueur et portée du présent Accord 19

Article 2 : Clause de revoyure 19

Article 3 : Dénonciation 19

Article 4 : Révision 19

Article 5 : Notification, publicité et dépôt de l’Accord 20

PREAMBULE

La mise en place dans les entreprises de plus de 10 salariés d'un Comité Social et Economique
(ci-après le « CSE » ou « l'Instance »), nouvelle instance issue des Ordonnances des 22 septembre et 22 décembre 2017, emporte rénovation des relations sociales dans l'entreprise.

Dans le cadre des élections professionnelles réalisées en mars et avril 2022, et en accord avec les organisations syndicales, comme en 2018, un CSE unique a été mis en place au sein de la Société IDRS pour les sites de Croissy et Suresnes.

Les Parties entendent s'adapter au nouveau cadre légal, tout en conservant la qualité du dialogue social au sein de la Société IDRS et la capacite d'innover, en mettant les énergies de tous au service du projet majeur de la Recherche et du Développement du Groupe Servier - l'atteinte des objectifs de productivité de la recherche et la création du Centre d'innovation de Saclay. La Direction aura à cœur de partager utilement les temps de réflexion collective sur l'entreprise et sa stratégie avec les Représentants du personnel concernes.

Le présent Accord doit déterminer la manière dont la représentation collective de la Société IDRS va s'adapter au cadre qui permet d'aborder les sujets majeurs qui intéressent l'entreprise devant un nombre plus restreint d'instances représentatives ainsi les processus devraient gagner en rapidité et les membres du CSE, étudiant les projets dans la totalité de leurs aspects, en expertise.

Les Parties rappellent enfin que cet Accord ainsi que les actes subséquents éventuels ne se substituent pas aux règles impératives encadrant le processus d'information-consultation du CSE prévues dans le cadre précis d'une fusion, d'une OPA, d'une réorganisation, etc.

Ceci ayant été rappelé, il a été décidé ce qui suit :

CHAPITRE 1 – CHAMP D’APPLICATION DE L’ACCORD

Le CSE est mis en place au niveau de la société IDRS compte-tenu notamment de la future configuration de la Société à Saclay.

Le présent Accord définit les règles générales de fonctionnement que les représentants du personnel de la Société IDRS et la Direction instaurent pour les quatre années à venir.

Toutefois certaines dispositions pourront avoir une durée différente pour tenir compte d’une période de revoyure notamment eu égard au regroupement des activités R&D sur le site de Paris-Saclay et des nouveaux enjeux qui pourraient se présenter alors.

CHAPITRE 2 – LE COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE

Article 1 : Mise en place et fonctionnement

L'organisation et le fonctionnement du CSE de l’IDRS sont définis dans le cadre :

• Du règlement intérieur du CSE ;

• Du présent Accord.

Les Parties sont convenues que lorsque aucune disposition spécifique n'apparait dans l'un ou l'autre des deux documents visés ci-dessus les dispositions légales et conventionnelles s'appliquent de droit.

Article 2 : Commission Santé, Sécurité et Conditions de travail

La Commission Santé, Sécurité et Conditions de Travail (ci-après « la CSSCT ») est un organe collégial du CSE qui se voit confier par délégation du CSE, des prérogatives permettant au CSE de veiller à la protection de la sécurité et de la santé et de contribuer à améliorer leurs conditions de travail.

En dehors des missions expressément confiées à la CSSCT dans le cadre du présent Accord, l'interlocuteur de l'entreprise pour toutes les questions qui concernent la santé, la sécurité et les conditions de travail au sein de l’IDRS, est le CSE.

A ce titre, il est convenu qu'au moins quatre réunions annuelles du CSE seront consacrées, en totalité ou en partie, aux sujets liés à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail.

Compte tenu du calendrier social chargé entre octobre et janvier du fait notamment des consultations dites Rebsamen, la Direction essaiera, dans la mesure du possible, de planifier ces 4 réunions comme suit : novembre, janvier, avril et juillet.

2.1. Nombre de membres, désignation, et durée du mandat des membres de la CSSCT

Les parties sont convenues que le CSSCT de l'IDRS est un organe collégial composé de 4 membres parmi lesquels sera désigné 1 rapporteur.

Le nombre de membres pourra faire l’objet d’une revoyure si les parties l’estiment nécessaires.

La CSSCT compte au moins un cadre parmi les membres désignés.

Le rapporteur de la CSSCT aura pour rôle d’étudier un projet et présenter pour la CSSCT, en séance ses observations.

Toutefois, il est précisé qu'en cas d'absence temporaire d'un ou plusieurs membres de la Commission, cela n'empêche pas cette dernière de poursuivre ses travaux pour être en mesure d'apporter son éclairage au CSE dans les temps impartis.

Seuls des membres appartenant au CSE peuvent être désignés.

Les membres sont désignés, lors de la première réunion du CSE suivant la signature du présent Accord selon un scrutin à bulletin secret auquel participent les élus titulaires, ou en l’absence du titulaire, son suppléant, et à la majorité des voix valablement exprimées. A l'issue de la désignation des membres, un vote spécifique est organisé pour la désignation du rapporteur selon les mêmes modalités. Les membres de la CSSCT sont désignés pour une durée qui prend fin avec le mandat des membres élus du CSE.

Les Parties sont convenues que lorsque l'un des membres désignés de la CSSCT perd ou renonce à son mandat au sein de la CSSCT (cas de mobilité dans autre société, départ de l'entreprise, démission du mandat ou tout autre motif légalement prévu), il est procédé à une nouvelle désignation en réunion de CSE, dans les meilleurs délais suivants la vacance du siège.

2.2. Les missions déléguées à la CSSCT par le CSE

La CSSCT remplit des missions spécifiques d'étude de problématiques de santé, de sécurité ou de dégradation des conditions de travail définies par le CSE, en préparation de certaines de ses délibérations. Elle intervient dans le cadre de sollicitations écrites de l'Instance et accomplit ses missions dans le respect des délais impartis au CSE.

Le CSE n'est pas tenu par les éventuelles recommandations ou les conclusions exprimées par la CSSCT.

Si pour instruire les questions soumises à la consultation du CSE dans le domaine de la sante, de la sécurité et des conditions de travail, la CSSCT prépare un rapport écrit comportant éventuellement une recommandation ce rapport devra être simultanément adressé à la Direction et à la délégation du personnel avant la réunion du CSE.

Le CSE se prononcera en tout état de cause sans se livrer à une nouvelle instruction. Le mandat du CSSCT est limité aux prérogatives confiées par le CSE dans le cadre du présent Accord.

En aucun cas, la CSSCT ne peut se substituer au CSE ni pour l'exercice de ses prérogatives légales de consultation, avis et décision, ni s'agissant de l'utilité de recourir à un expert.

Dans l'exercice de leur mandat et après sa cessation, les membres de la CSSCT sont tenus à la confidentialité relativement :

• Aux données personnelles des collaborateurs de la Société

• Aux renseignements qu’ils obtiennent et relatifs aux procédés de fabrication de l’entreprise

• Aux informations de toute nature données et signalées comme confidentielles par l’entreprise

2.3. Les missions spécifiques d’inspections et d’enquêtes

Le comité social et économique procède, à intervalles réguliers, à des inspections en matière de santé, de sécurité et des conditions de travail. II réalise des enquêtes en matière d'accidents du travail ou de maladies professionnelles ou à caractère professionnel (article L2312-13 Code du travail). La CSSCT peut exercer ces missions, normalement dévalues au CSE lorsque celui-ci décide, dans le cadre d'une délibération valablement portée à l'ordre du jour, de lui confier cette mission (selon L2312-13 CT).

A cette fin lors de cette délibération, les membres du CSE désignent 1 ou plusieurs membres de la CSSCT qui seront chargés par délégation et en lien avec le représentant de la Direction de mener les investigations nécessaires à la compréhension ou la résolution de la problématique soumise.

2.4. Les moyens de la CSSCT

Lorsque les membres de la CSSCT chargés d'une des missions prévues aux points 2.2 et 2.3 ci-dessus ne disposent pas d'un crédit d'heures individuelles ou mutualisées, ils pourront demander des heures de délégation exceptionnelles.

Le crédit d'heures accordé dépendra du projet à traiter, il ne pourra en aucun cas excéder 5 heures mais pourra faire l'objet d'un renouvellement, selon la même procédure, si les circonstances le justifient.

Les élus concernés doivent alors se faire connaitre auprès de la Direction au moyen d'un écrit (courrier remis en main propre et /ou mail) transmis dans les 5 jours suivant la réunion du CSE qui leur a confié la mission afin d'expliquer la mission qui leur est confiée et qui nécessite un crédit d'heures exceptionnel.

Les membres de la CSSCT qui ne sont pas titulaires du CSE et à ce titre, qui ne participent pas aux réunions d'instance, ne siègent pas aux réunions du CSE pour présenter leur rapport ou étude préalablement aux délibérations du CSE sur les questions santé, sécurité et dégradation des conditions de travail qu'à la condition d'y être invités officiellement par le CSE et son Président.

II est rappelé qu'afin que chaque membre du CSE puisse exercer pleinement son mandat sur les sujets santé, sécurité et conditions de travail, tous les élus du CSE disposeront d'une formation spécifique. Cette formation d'une durée de 5 jours sera délivrée par un organisme habilité par les Pouvoirs Publics. Le CSE choisira cet organisme.

A toute fin utile, les parties rappellent enfin que la CSSCT est dépourvue de la personnalité civile et ne peut souscrire aucun engagement de quelque nature que ce soit, ni pour son propre compte, ni pour celui du CSE.

Article 3 : Les commissions

3.1. Les autres commissions du CSE

Les Parties conviennent que les Commissions d'information et d'aide au logement, Commission de l’égalité professionnelle, la Commission de la Formation au sens de l'article L.2315-45 du Code du travail ne soient pas déployées au sein du CSE IDRS.

Elles pourront l’être ultérieurement.

3.2. Les commissions SERVIER

Plusieurs commissions ont été créées au sein de Servier afin de traiter de problèmes spécifiques. Le tableau ci-dessous regroupe ces différentes commissions.

Les modalités d’organisation et de fonctionnement de ces commissions sont décrites dans les accords qui ont créé lesdites commissions.

A titre informatif pour rappel

	Accords	Récurrence des réunions	Temps
Commission formation R&D	Accord du 11/01/2017 et son avenant du 2.12.21	Réunion à l’initiative de la Présidente, au moins 3 fois par an	Temps passé en réunion ou en préparatoire assimilé à du temps de travail effectif
Commission Emménagement Saclay		1 réunion toutes les 6 semaines	Le temps passé en réunion est rémunéré comme du temps de travail effectif
Commission de suivi PSE Saclay	Accord relatif au plan de sauvegarde de l'emploi accompagnant le projet de licenciement collectif pour motif économique IDRS, du 21.03.2022	Réunions périodiques.	Le temps passé en réunion est rémunéré comme du temps de travail effectif
Commission de suivi RCC	Accord collectif d'entreprise portant sur la mise en place d'un dispositif de RCC, du 17.03.2021	Réunions périodiques	Le temps passé en réunion sera rémunéré comme du temps de travail effectif, sauf si le représentant du CSE à la Commission de suivi est en congé de mobilité ou en CAA.
Commission RPS R&D
Commissions RPS locales	Instance mise en place avec ICS	Réunions mensuelles.	Le temps passé en réunion est rémunéré comme du temps de travail effectif.

Afin d’accompagner la démarche Groupe autour des actions de préventions des RPS, il est accordé aux membres de la commission locale RPS de l’IDRS un crédit d’heures de délégation de 2H /mois.

Il est ainsi convenu que pour la Société IDRS la commission locale RPS sera en charge des sujets de suivi de la charge de travail dans le cadre du projet de regroupement de la recherche et développement du groupe Servier en France sur le site de Paris-Saclay tel qu’évoqué lors des discussions sur le projet avec le CSE.

Article 4 : Organisation des informations/consultations récurrentes

Si les 3 grandes consultations récurrentes sur les Orientations stratégiques, la Situation économique et financière, la Politique sociale de l'entreprise, conditions de travail et de l'emploi sont obligatoires, les Parties sont convenues d'en aménager la périodicité afin de les mettre en cohérence avec la réalité opérationnelle du Groupe Servier et de ses activités de Recherche & Développement.

Ainsi, l’information et la consultation portant sur les Orientations stratégiques sera organisée tous les 2 ans alors que les informations consultations portant sur la Politique sociale et la Situation économique resteront annuelles.

Bien que la consultation sur les orientations stratégiques soit biannuelle, la Direction présentera chaque année un suivi d'indicateurs, pour information, au CSE.

La consultation portant sur la GPEC et sur les orientations de la formation professionnelle sera abordée tous les ans au cours du processus d'information-consultation relatif à la Politique sociale de l'entreprise, conditions de travail et de l'emploi.

Afin de permettre à l’Instance d'avoir une approche aussi large que possible des enjeux et des perspectives stratégiques, les consultations récurrentes porteront en priorité sur les données de niveau Groupe ou R&D avec un focus particulier sur l'IdRS quand cela est pertinent

Les Parties décident que pour chacune de ces 3 informations/consultations, la réunion de consultation interviendra 2 mois après la réunion d'information, que le CSE ait désigné ou non un expert dans les conditions évoquées ci­ dessous.

Article 5 : Recours à l’expertise

Dans les cas limitativement prévus par le Code du travail (cf. annexe), le CSE peut recourir à l’assistance d'un expert qui intervient auprès de l'entreprise, qui dès lors adresse sa lettre de mission à l'entreprise dans le respect des délais légaux et dont la mission est en totalité ou en partie financée par l'employeur.

Sauf délai particulier vise par un texte législatif ou règlementaire, l'expert doit rendre son rapport au plus tard 15 jours calendaires avant la réunion au cours de laquelle le CSE est réputé devoir rendre son avis et sa mission prend fin.

La prise en charge de la mission est assurée dans les conditions suivantes :

• L'expertise décidée par le CSE est intégralement financée par l'employeur lorsqu'il s'agit d'une expertise portant spécifiquement sur :

• Les thèmes de la consultation sur la Situation économique et financière de l'entreprise

• Les thèmes de la consultation sur la Politique sociale de l'entreprise

• En cas de licenciements collectifs pour motif économique

• Lorsqu'un risque grave, identifié et actuel est constaté dans l'entreprise

• L'expertise décidée par le CSE est financée à 80 % par l'employeur et 20% par le CSE lorsqu'il s'agit d'une mission portant sur :

  • Les thèmes de la consultation sur les Orientations stratégiques

  • Toutes les consultations ponctuelles (sauf celles prévues avec financement intégral par l'employeur)

  • Offres publiques d'achat

  • Projets importants modifiant les conditions de sante et de sécurité ou les conditions de travail

  • Négociation sur l’égalité professionnelle

• L'expertise est intégralement financée par le CSE, pour toutes les autres expertises et pour le recours à un expert assistant le CSE pour la préparation de ses travaux.

CHAPITRE 3 – LES MOYENS

Article 1 : Heures de délégation

Afin de remplir leurs missions, les représentants du personnel de l'entreprise bénéficient d'heures de délégation. Ces heures de délégation sont prises par principe sur le temps de travail.

Sont ainsi concernés à ce jour au sein de l’IDRS :

• Les membres titulaires constituant la délégation du personnel du CSE.

• Les délégués syndicaux ;

• Crédit d’heures par mandat

• Chaque membre titulaire constituant la délégation du personnel du CSE dispose d'un crédit de 24 heures mensuel représentant un crédit annuel de 288h par année civile.

• Afin de favoriser la bonne tenue des réunions du CSE mais de permettre aux élus actifs dans la gestion du budget du CSE et des activités sociales et culturelles, il est accordé une enveloppe mensuelle d’heures mutualisées de 12 heures par mois. Cette enveloppe est accordée aux membres du bureau du CSE (secrétaire, secrétaire adjoint, trésorier et trésorier adjoint) ainsi qu’aux membres du CSE en charge de l’animation des activités sociales et culturelles. Cette enveloppe tient compte du fait qu’à compter du mois de février 2023, les élus seront regroupés sur un même et unique site au lieu de 2 actuellement

Le Secrétaire du CSE pourra bénéficier d'une heure de crédit supplémentaire pour la rédaction du PV si la Direction convoque un CSE extraordinaire en plus du CSE ordinaire mensuel. Ce crédit ne sera pas accordé si le Secrétaire délègue cette mission, après délibération, à un tiers.

Lorsqu’un suppléant devient titulaire à la suite d’un remplacement d’un délégué titulaire dans le respect des règles de suppléance énumérées dans le règlement intérieur signé, il disposera des 24h de crédit d’heures mensuelles.

• Chaque délégué syndical dispose d'un crédit de 24 heures par mois.

Il est rappelé que ces heures de délégation peuvent se cumuler avec des heures données à l’occasion de projet ou dans le cadre de commission Servier.

• Annualisation des heures de délégation du CSE et des délégués syndicaux

Les heures de délégation du CSE doivent être utilisées cumulativement dans la limite de 12 mois de l'année civile.

Toutefois, l'annualisation des heures de délégation ne peut conduire l'un des membres ou DS à disposer dans le mois, de plus d'une fois et demie le crédit d'heures de délégation dont bénéfice un membre titulaire ou un DS pour un mois.

• Mutualisation des heures de délégation

En vertu de l’article L.2315-9 du Code du travail, les membres titulaires de la délégation au CSE peuvent, chaque mois, repartir, entre eux et/ou avec les membres suppléants le crédit d'heures de délégation dont ils disposent au titre de ce mois.

Le titulaire qui fait don d'heures de délégation doit informer, via l'outil mis à disposition par l'employeur, du nombre d'heures données, dans la limite visée à l'article L.2315-9 du Code du travail et au plus tard 8 jours calendaires (article R2315-6 Code du travail) avant la date prévue pour leur utilisation, sauf situation exceptionnelle.

Cette mutualisation ne pourra conduire les suppléants à bénéficier d’un crédit d’heure supérieur à celui dévolu mensuellement aux titulaires, soit 24 heures.

L'information sur le don d'heures doit préciser l'identité des membres bénéficiaires ainsi que le nombre d'heures cédées pour chacun d'eux (article R. 2315-6 du Code du travail).

S'agissant des heures spécifiques dont bénéficient les délégués syndicaux la mutualisation de ces heures ne pourra intervenir qu'entre eux.

Les heures données sont destinées à être utilisées dans les jours suivants leur don.

• Les modalités de prise des heures de délégation

Le temps passé en délégation est de plein droit considéré comme temps de travail et payé à l'échéance normale. Si l'employeur entend contester l'utilisation faite des heures de délégation, il doit saisir le juge judiciaire, mais cette contestation n'interviendra qu'après paiement des heures concernées (article L.2315-10 du même Code).

Est également payé comme temps de travail effectif le temps passé par les membres de la délégation du personnel du comité social et économique :

1° A la recherche de mesures préventives dans toute situation d'urgence et de gravite, notamment lors de la mise en œuvre de la procédure de danger grave et imminent prévue à l’article L.4132-2 du code du travail.

2° Aux réunions du comité et de ses commissions, dans ce cas dans la limite d'une durée annuelle globale de 30 heures collectives – il est rappelé que toutes les commissions à l’initiative de la Direction sont considérées comme du temps de travail effectif et payées comme tel – la limite des 30H s’appliquant uniquement aux commissions sans la direction ;

3° Aux enquêtes menées après un accident du travail grave ou des incidents répétés ayant révélé un risque grave ou une maladie professionnelle ou à caractère professionnel grave ;

Ce temps n'est pas déduit des heures de délégation prévues pour les membres titulaires de la délégation du personnel du comité social et économique.

Article 2 : Réunions du CSE

Une réunion ordinaire du CSE est organisée chaque mois ; 4 réunions portent plus particulièrement sur des points liés à la santé, la sécurité et aux conditions de travail. Elles se déroulent si possible selon le calendrier suivant : novembre, janvier, avril et juillet et la Direction informera le Secrétaire du CSE si cette planification doit être adaptée.

Les réunions sont prioritairement organisées au siège social de la société. Toutefois et avec l’Accord du Président et du Secrétaire, certaines réunions peuvent être organisées sur le site de Croissy ou à Surval.

Par défaut sont invités aux réunions CSE les membres titulaires, leurs suppléants n’étant présents qu’en l’absence du titulaire. Toutefois, il est convenu que certaines réunions pourront être tenues de manière collégiale avec l’ensemble des membres (titulaires + suppléants). Il s’agirait des réunions de présentation en vue de la consultation sur les Orientations Stratégiques, des réunions extraordinaires de lancement sur les projets structurants impactant l’emploi (type réorganisation).

Dans un tel cas, la Direction confirmera au préalable à la Secrétaire la présence des invités et la composition collégiale ou non.

Après délibération en séance, la délégation du personnel du CSE ou l’employeur pourront décider de recourir à l’enregistrement ou à la sténographie des séances du CSE, sauf lorsque les délibérations portent sur des informations revêtant un caractère confidentiel au sens de l’article L.2315-3 du Code du travail et présentées comme telles. L’enregistrement audio sera effacé dès lors que le procès-verbal correspondant aura été approuvé.

Lorsqu’il est fait appel à une personne extérieure pour sténographier les séances du comité, celle-ci est néanmoins tenue à la même obligation de discrétion que les membres du CSE.

Les frais afférents seront pris en charge par le CSE, sauf lorsque la décision de recourir à ces moyens émane de l’employeur.

Article 3 : Visioconférence

Les réunions des CSE se dérouleront, autant que cela est possible, en présentiel. Les réunions pourront aussi se tenir en distanciel, ou selon un format hybride (en présentiel et en distanciel pour les membres n’ayant pas pu se rendre présents physiquement). Le nombre de réunions en visioconférence n’est assorti d’aucune limitation.

Lors du recours à la visioconférence, le dispositif technique mis en œuvre doit garantir l'identification des membres du comité et leur participation effective, en assurant la retransmission continue et simultanée du son et de l'image des délibérations.

Lorsqu’un vote à bulletin secret est organisé, deux possibilités s’offrent au CSE pour garantir l’effectivité des votes et l’anonymat :

• Décider que ladite réunion se déroulera uniquement en présentiel

• Décider de recourir à un moyen technique, de type Google Forms, garantissant que l’identité de l’électeur ne peut à aucun moment être mise en relation avec l’expression de son vote, et assurant la confidentialité des données transmises ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

Conformément aux dispositions de l’article L.2315-4 du Code du travail, les modalités de recours à la visioconférence sont organisées par accord de fonctionnement.

Article 4 : Budgets du CSE

Le CSE dispose de ressources pour permettre son fonctionnement et financer les activités sociales et culturelles dont il assure la gestion.

La subvention de fonctionnement :

L'employeur verse au CSE une subvention de fonctionnement d'un montant annuel équivalent à 0,20% de la masse salariale brute.

La masse salariale brute prise en compte pour le calcul est constituée par l’ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale en application des dispositions de l'article L.242-1 du code de la Sécurité sociale, à l'exception des indemnités versées à l’occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée.

La contribution aux activités sociales et culturelles

La contribution versée chaque année par l'employeur pour financer des institutions sociales du CSE économique sera calculée sur la base de la masse salariale issue des déclarations sociales nominatives.

Le calcul s'opère chaque année en début d'exercice.

Le rapport de cette contribution à la masse salariale brute ne pourra être inférieur au même rapport existant pour l'année précédente.

Arrêté comptable et rapport annuel d’activités & gestion

Le CSE établit chaque année un rapport présentant des informations qualitatives sur ses activités et sur sa gestion financière, de nature à éclairer l’analyse des comptes par les membres élus du CSE et les salariés de l’entreprise (article L. 2315-69 du Code du travail). C'est aussi un support qui permet de valoriser les actions du CSE auprès des salariés.

Par ailleurs et compte tenu des budgets alloués et de ses obligations comptables, le CSE recourt à un cabinet d’expertise comptable pour la présentation de ses budgets et l'arrêté de ses comptes annuels.

Le coût de la mission d'établissement et de présentation de ses comptes est pris en charge par le CSE sur sa subvention de fonctionnement.

Article 4 : Formations

Les représentants du personnel ont accès, dans les mêmes conditions que les autres salariés, aux actions de formation prévues dans le plan de formation du Groupe.

Ces formations professionnelles ont pour objet de maintenir à jour les compétences techniques nécessaires à la tenue du poste et d'accompagner les évolutions technologiques, le maintien dans l'emploi ou le développement des compétences.

Des mesures d'adaptation spécifiques peuvent être envisagées, le cas échéant, afin de tenir compte de l'exercice des fonctions liées au mandat.

Ainsi afin de permettre aux représentants du personnel d'exercer plus efficacement leur activité de représentation, ils peuvent demander à bénéficier de diverses formations notamment pour les membres du CSE une formation économique, une formation relative à la santé, sécurité et conditions de travail et pour les délégués syndicaux une formation économique, sociale, environnementale et syndicale dans les conditions légales et règlementaires en vigueur au moment de la formation.

Dans les 6 mois de la mise en place du CSE, ses membres bénéficient d'une journée de formation en commun dédiée à la présentation générales de leurs rôles et missions par un avocat spécialisé en droit social.

Par ailleurs, les membres de la délégation peuvent bénéficier, le cas échéant, d'un congé de formation économique, social et environnemental et syndical organisé conformément aux dispositions L.2145-7 du Code du travail et n'excédant pas 12 jours annuels.

Article 5 : Moyens matériels et communication

• Locaux

• CSE : jusqu’au déménagement à Saclay, les Parties conviennent que l'entreprise mette à la disposition du CSE, sur chacun des sites de l'ldRS (à Croissy et à Suresnes) un local aménagé permettant l'exercice de leurs missions.

Ce local est aménagé et doté du matériel nécessaire à leur fonctionnement (ordinateur relié au réseau interne et externe d'entreprise (internet), téléphone et imprimante).

A l’arrivée sur le site de Saclay et comme présenté à l’occasion du projet, le CSE IDRS disposera d’un local dédié avec les mêmes moyens que précédemment indiqués.

• Organisations syndicales : Compte tenu de la configuration actuelle des locaux, un local dédié à l’organisation syndicale représentative dans l'entreprise sera mis à disposition sur chacun des sites de l’IdRS sur chaque site (Croissy / Suresnes). Ce local est aménagé et doté du matériel nécessaire à leur fonctionnement (ordinateur relié au réseau interne et externe d'entreprise (internet), téléphone).

Un local syndical à Saclay est également mis à disposition pour la société IDRS. Il est à noter toutefois que compte tenu de la configuration des sites de l’IDRS, la CFDT IDRS bénéficie à titre dérogatoire d’un local par sites.

• Panneaux

Des panneaux d'affichage réservés aux communications syndicales sont prévus sur chaque site dans les lieux facilement accessibles, où le travail est effectué.

Des panneaux distincts sont également prévus pour les communications de l'employeur. Des panneaux sous la responsabilité du secrétaire sont dédiés au CSE.

• Intranet

Le CSE bénéficie d'un espace intranet dédié sur lequel seront publiés les PV des réunions et des informations relatives aux ASC.

• Adresse mail générique CSE et syndicat

Les adresses mail génériques pour le CSE IDRS d’une part et pour la section syndicale CFDT IDRS d’autre part sont maintenues. Ils sont responsables de la gestion du compte mail.

• Communications syndicales

Par ailleurs, il est mis en place pour une période transitoire jusqu’au 30 juin 2023, les moyens de communications suivantes

• 2 fois par an, l’Organisation Syndicale représentative signataire du présent accord, est autorisée à faire des communications d’ordre générale (hors tract) aux salariés par le biais de leurs adresses mails professionnelles, sauf opposition expresse du salarié. Le projet de communication sera adressé préalablement à la Direction pour information au moins 3 jours avant.

• 2 fois par an, l’Organisation Syndicale représentative signataire du présent accord, est autorisée à proposer aux salariés de réunions d’information générale par le biais de RDV Teams, à l’instar des invitations conférences Groupe de préférence sur le créneau de 12h à 14h et pour des sessions de 45 min maximum.

En cas d’utilisation abusive, la Direction prendra attache avec l’Organisation Syndicale.

Lors de projet(s) particulier(s) à l’initiative de l’Entreprise ou du Groupe, la Direction et l’Organisation Syndicale représentative s’accorderont pour étudier d’autres moyens le cas échéant par accord de méthode.

• Tracts syndicaux

Les tracts syndicaux peuvent être distribués aux salariés dans l'enceinte de l'entreprise aux heures d'entrée et de sortie du personnel.

• Moyens d’information et de communication de la direction

Les représentants du personnel reçoivent au minimum toutes les informations prévues par la loi et les Accords conventionnels.

La Direction s'engage à poursuivre et à préserver la qualité du dialogue social en poursuivant la mise en œuvre des usages actuels, en ce qu'ils sont très favorables à l'information des collaborateurs dans leur ensemble. Ainsi, les réunions au cours desquelles les collaborateurs ont la possibilité d'interroger librement le Directeur de la Recherche et du Développement, le Directeur de la Recherche et le DRH du Groupe doivent perdurer.

Article 6 : Frais liés au mandat du CSE

Les frais supportés par les membres des instances, liés à la participation aux réunions préparatoires et plénières convoqués par la Direction, sont pris en charge dans les conditions et limites fixées par la politique Groupe.

Les temps de déplacement sont appréciés comme pour l’ensemble des collaborateurs et l'entreprise s'engage à prendre en compte les temps de repos et de travail légaux des représentants du personnel comme pour le travail en mission.

Tous les autres frais restent à la charge du CSE sur son budget de fonctionnement notamment les frais lies aux réunions préparatoires, permanences, réunions externes avec conseils & prestataires, formations non prises en charge par l'employeur en application d'un texte légal.

En cas de projet exceptionnel nécessitant des réunions extraordinaires avec remise d’avis du CSE, et à l’initiative de la Société, il pourra être envisager une prise en charge à 50% par la Direction des frais de prestations pour la rédaction des procès-verbaux. Ce point sera discuté avec le Secrétaire du CSE au démarrage de la procédure d’information-consultation.

Article 7 : Liberté de circulation

Pour faciliter l'exercice de leurs fonctions, les membres élus du CSE, les délégués syndicaux peuvent se déplacer librement dans l'entreprise sous réserve de respecter les règles relatives au temps de travail.

Dans le cadre de leur liberté de circulation ils peuvent prendre les contacts nécessaires à l'accomplissement de leur mission, notamment auprès d'un salarié à son poste de travail, sous réserve de ne pas apporter de gêne importante à l’exécution du travail des salariés, ni mettre en cause la sécurité des personnes visitées, des produits ou des matériels.

Article 8 : Base de Données Economiques Sociales et Environnementales (BDESE)

Depuis plusieurs années l'ldRS a mis à disposition des instances représentatives existant avant la mise en place du CSE et la désignation des délégués syndicaux les informations qui leur reviennent sur un support ad hoc.

II s'agit de ses données économiques, sociales et environnementales mises à jour régulièrement et accessibles en permanence, les données de la BDESE sont désormais accessibles aux membres du CSE titulaires comme suppléants ainsi qu'aux délégués syndicaux afin de leur permettre de disposer des informations utiles à leur information et consultation sur différents sujets relevant de leur compétence.

Les informations publiées portent sur l'année en cours, les deux années précédentes et, lorsqu'elles peuvent être décrites, sur les perspectives pour les trois années à venir ; il peut alors s'agir de données chiffrées ou de grandes tendances.

Cette BDESE s’est substituée à la remise des documents périodiques et devra comporter les informations prévues à l’article R.2312-9 du Code du travail.

La BDESE est structurée en 6 rubriques :

• Les orientations stratégiques de l’entreprise

• La situation économique et financière de l’entreprise

• La politique sociale de l’entreprise, les conditions de travail et l’emploi

• Les données transverses

• La santé, la sécurité et les conditions de travail

• Saclay

Afin de simplifier la lecture des données comptables, économiques et financières relatives à la société une fiche synthétique est mise à jour et disponible chaque année via la BDESE.

La Direction s'engage à alerter le CSE et les DS dès qu'un document est rajoute dans la BDESE.

Les documents présentés en réunion plénière seront mis dans la BDESE par principe avant la réunion et au plus tard 24h après la réunion.

Ce mode de fonctionnement et l'arborescence de la BDESE sont maintenus.

L'accès à la BDESE est strictement limité aux membres titulaires et suppléants du CSE et aux délégués syndicaux.

Par ailleurs, la BDESE a été adaptée au Projet Saclay :

Afin de faciliter la démarche de réflexion et de compréhension des instances représentatives du personnel, la Direction a instauré dans la BDESE une rubrique spécifique : « Saclay-STRICTEMENT CONFIDENTIEL ». Cette rubrique a vocation à perdurer, au bénéfice des membres du CSE IDRS

Article 9 : Personnalité civile

Le CSE est doté de la personnalité civile, gère son patrimoine sous sa responsabilité.

CHAPITRE 4 : LE DROIT SYNDICAL

Article 1 : Les différents acteurs / les institutions représentatives au niveau syndical local

• La section syndicale

La section syndicale est le regroupement de 2 salariés ou plus d'une même entreprise et adhérant à un même syndicat. La section syndicale n'a pas la personnalité juridique. Elle représente les intérêts matériels et moraux de l’ensemble des salariés de l'entreprise auprès de l'employeur.

• Le Délégué Syndical (DS)

Le délégué syndical (DS) représente le syndicat auprès de l'employeur. II dispose, à ce titre, d'attributions spécifiques, en particulier celle de négocier et conclure des Accords.

Seuls les syndicats représentatifs peuvent procéder à la désignation de DS, à condition d'avoir constitué une section syndicale. L'existence de cette section doit être établie au moment de la désignation.

Compte tenu l'effectif de la société à la date de négociation du présent Accord, les parties sont convenues que les organisations syndicales représentatives pourront designer un délégué syndical ainsi qu'un délégué syndical supplémentaire conformément aux dispositions de l’article L2143-4 du Code du travail.

Les délégués syndicaux pourront demander pour chaque négociation à se faire accompagner à certaines ou à toutes les réunions de négociation par 2 membres élus au plus du CSE ou de salariés de la Société IDRS appartenant à la section syndicale. Ces deux membres auront le rôle d'expert et pourront apporter leur expertise dans le(s) domaine(s) négocié(s) lors de l'Accord.

Afin de remplir les missions qui lui sont dévolues, chaque DS dispose d’un crédit d’heures de 24 heures par mois.

Article 2 : Méthode de négociation des accords

Pour toutes les négociations qu'elles auront à mener les Parties tiendront le nombre de réunions nécessaires qui ne pourront pas se tenir à moins de 3 jours ouvrables d'intervalle entre elles, notamment afin de permettre de transmettre à l ' autre partie les éventuels amendements issus des discussions.

• Réunion 0 : prise de contact

• Etat des lieux (présentation de la législation/de la règlementation sur le thème ouvert à la négociation et de l'existant dans la société ou le Groupe).

• Définition d'un calendrier de négociation (au moins 2 réunions de négociation à proprement parler et 1 réunion finale distincte)

• Le cas échéant, organisation des thèmes que comporte la négociation entre la Rl et la R2

• Présentation et transmission, le cas échéant, d'un projet par la Direction et/ou par les Délégués Syndicaux sur le thème ouvert à la négociation

• Réunions intermédiaires :

• Discussions et amendements du projet

• Réunion finale :

• Signature de l’Accord ou en cas d'échec, signature d'un procès-verbal de désaccord par la Direction et/ou par les organisations syndicales.

Pour les discussions et la négociation, la délégation de l'entreprise sera composée d'un représentant de l'entreprise, qui pourra être assisté d'un représentant du Groupe ainsi que d'un à deux experts

Article 3 : Périodicité et thèmes de négociation menées au niveau de la société IDRS

La négociation sur la gestion des emplois et des parcours professionnels se tient tous les trois ans et a eu lieu pour la première fois en 2019.

La négociation sur l’égalité professionnelle entre les hommes et les femmes (article L. 2242-3) et la qualité de vie au travail se tient tous les trois ans et a eu lieu pour la première fois en 2019.

Les parties conviennent que la négociation sur la rémunération, le temps de travail et le partage de la valeur ajoutée se tient chaque année au niveau de la société et s’est déroulée pour la première fois sur l'exercice 2018/2019.

CHAPITRE 5 : LA VALORISATION DES PARCOURS

Article 1 : Conciliation vie professionnelle et fonctions représentatives

L'exercice d'un mandat de représentant du personnel s'intègre normalement dans la vie professionnelle des salariés.

C'est pourquoi la possibilité d'exercer une activité professionnelle correspondant à leurs compétences, ainsi que des perspectives d'évolution de carrière doivent être offertes aux représentants du personnel.

Pour gérer cette évolution de carrière, la Direction et la hiérarchie ne prennent en compte que l'activité professionnelle exercée par le représentant du personnel. De même, celui-ci s'attache, dans toute la mesure du possible, à concilier les exigences de son mandat, qu'il exerce librement, avec les exigences de sa fonction.

Article 2 : Entretiens professionnels en début, en cours et en fin de mandats

L'adéquation de la charge de travail et du ou des mandats, fait partie des sujets abordés lors des entretiens de début de mandat et de fin de mandat.

• L’entretien de début de mandat

En début de mandat, l'entretien peut aborder les modalités pratiques d'exercice du mandat au regard de l'emploi exercé.

L'entretien aura lieu avec le responsable hiérarchique et si nécessaire le RH du site, à la demande du collaborateur. Le titulaire du mandat a la possibilité de se faire accompagner par un salarié de son choix appartenant à l'entreprise.

Cet entretien ne se substitue pas aux EAD relatifs à la fixation des objectifs et à l’évaluation de leur atteinte. II peut par ailleurs être nécessaire de faire un point à mi-mandat.

CHAPITRE 6 : DISPOSITIONS FINALES

Article 1 : Entrée en vigueur et portée du présent Accord

Le présent Accord est conclu dans le cadre des dispositions du code du travail relatives aux Accords collectifs, entre lla Direction et les représentants de l'organisation syndicale représentative à l'ldRS.

Le présent Accord entrera en vigueur le lendemain de sa signature. Il est conclu pour une durée de 4 ans.

Article 2 : Clause de revoyure

Sauf précision contraires, les dispositions sont applicables pour une durée de 4 ans.

Toutefois afin d’accompagner le dialogue social d’une part et d’autre part la mise en place du futur du site de Paris-Saclay, les parties conviennent que certaines dispositions feront l’objet d’une revoyure à compter de juin 2023.

Article 3 : Dénonciation

Le présent Accord peut être dénoncé, partiellement ou totalement, à tout moment par l'une ou l'autre des parties signataires dans les conditions fixées par le Code du travail et moyennant le respect d'un préavis de 3 mois.

Article 4 : Révision

A la demande de l'une des parties signataires, il peut être convenu d'ouvrir une négociation de révision du présent Accord dans les conditions prévues à l’article L2261-7 et L2261-8 du Code du travail.

Une négociation pourra notamment être ouverte afin d’organiser la mise en place et les règles de fonctionnement des commissions.

Article 5 : Notification, publicité et dépôt de l’Accord

Le présent Accord est déposé conformément aux dispositions de l’article L2231-6 et L.2231-2 du Code du travail. Une copie du présent Accord est adressé à l’organisation syndicale représentative signataire.

Il est également procédé à la publicité du présent Accord en application des dispositions des articles R.2231-1-1 et suivants du Code du travail.

Concernant le présent accord, la Direction et les organisations syndicales représentatives signataires à la majorité décident de le publier en totalité.

Fait le 21 juillet 2022 à Suresnes.

Pour la société Institut de Recherches Servier

Signature
Monsieur XXXXXXXXXXX

Pour la CFDT,

Signature

Monsieur XXXXXXXXXXX

Signature

Monsieur XXXXXXXXXXX