ACCORD D’ENTREPRISE
RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE

POUR L’ELECTION DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL

Entre :

L’Association UNA 43, dont le siège social est située à Le Puy-En-Velay (43000) – 4, Avenue Georges Clemenceau, représentée par

Et,

Les délégués syndicaux des organisations représentatives de UNA 43, dûment appelés à la négociation :

Délégué syndical FO :

Délégué syndical CGT :

PREAMBULE

Conformément aux dispositions de l’article L.2314-26 du Code du travail, les élections des membres de la délégation du personnel du comité social et économique peuvent avoir lieu par vote électronique.

De par sa facilité d'utilisation, il est en outre de nature à augmenter sensiblement le taux de participation et par conséquent de favoriser le dialogue social.

Dans ce cadre, les parties signataires du présent accord ont étudié cette opportunité en vue de permettre notamment :

• De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• De faciliter le vote pour les salariés exerçant leurs fonctions en dehors des locaux de l’association,

• D’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés,

• D’augmenter le niveau de participation,

• D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique selon les conditions et modalités décrites ci-après.

Article 1. Objet et champ d’application

Cet accord a pour objet d'autoriser le vote électronique pour les élections des membres du Comité Social et Economique de l’Association UNA 43.

Il a vocation à s’appliquer à l’ensemble des salariés de l’association ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’association ayant la qualité d’électeurs pour les élections professionnelles.

La Direction et les partenaires sociaux ont expressément convenu que le recours au vote électronique est exclusif du vote à bulletin secret sous enveloppe.

La Société VOXALY dont le système de vote électronique sera audité et l’audit mis à disposition de la Commission nationale informatique et liberté, a été choisie pour organiser le scrutin, sur la base d’un cahier des charges respectant les prescriptions réglementaires énoncées notamment aux articles R.2314-5 à R.2314-18 du code du travail.

Le système retenu devra respetcer les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin, et notamment :

- La sincérité et l’intégrité du vote : Identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré,

- L’anonymat et le secret du vote : Impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

- L’unicité du vote : Impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

- La confidentialité et la liberté du vote : Exercice du droit de vote sans pression extérieure.

Article 2. Choix du prestataire et expertise

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, la conception et la mise en place du système de vote électronique est confiée à un prestataire extérieur choisi par l'association sur la base des dispositions du présent accord.

Ce prestataire devra respecter les prescriptions minimales des articles R. 2314-5 à 21 du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 relatifs à la mise en place du vote électronique pour les élections des représentants du personnel et le décret n°2016-1676 du 5 décembre 2016.

Le système de vote électronique mis en place sera conforme aux recommandations de la CNIL (Délibération n° 2010-371 du 21 octobre 2010 portant adoption d'une recommandation relative à la sécurité des systèmes de vote électronique).

Le système de vote électronique, préalablement à sa mise en place ou à toute modification substantielle de sa conception, est soumis à une expertise indépendante, destinée à vérifier le respect des articles R.2314-5 à R.2314-8 du Code du travail.

Cette expertise doit mettre en évidence la capacité de la solution de vote électronique du prestataire à répondre au principe de confidentialité des données, d’anonymat du vote, de contrôle et de transparence des opérations de vote.

Le rapport de l'expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés.

Article 3. MODALITÉS DE VOTE

2.1 Protocole préélectoral

Les modalités de mise en place du vote électronique seront déterminées préalablement à chaque élection. La Direction et les organisations syndicales discuteront notamment, dans le cadre d’un protocole d’accord préélectoral, du calendrier électoral, de la répartition des sièges ainsi que des modalités pratiques de gestion des opérations de vote.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord et comportera en annexe la description détaillée du fonctionnement du système et du déroulement des opérations électorales.

Le protocole d’accord préélectoral indiquera en outre le nom définitif du prestataire choisi pour mettre en place le vote électronique.

2.1 Liste électorale et transmission

Le contrôle de la conformité des listes électorales importées sur le système de vote électronique transmises au prestataire est effectué sous la responsabilité de l'association UNA43. Les Organisations syndicales qui présentent des candidats pourront vérifier ces listes lors de la formation du bureau de vote qui effectue des tests de vote ce même jour.

Les listes de candidats sont établies par chaque organisation syndicale et transmises à la Direction dans le respect des délais qui seront fixés dans le protocole préélectoral.

A la réception de ces listes, la Direction les transmettra au prestataire afin qu’il en assure le traitement en les intégrant dans le système de vote électronique.

Le contrôle de conformité de cette liste importée sur le système est effectué sous la responsabilité de l’Association UNA 43.

Afin de ne pas favoriser une liste plutôt qu’une autre, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, les caractères et la police utilisée, soit d’un type uniforme pour toutes les listes.

Les listes seront présentées sur les écrans dans l’ordre de leur arrivée à la Direction des Ressources Humaines. En cas de concomitance de date d’arrivée, elles figureront dans l’ordre alphabétique.

Les logos et les professions de foi sont adressés au prestataire, selon les conditions prévues dans le protocole préélectoral, pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole préélectoral.

2.3 Déroulements des opérations de votes – accès au vote électronique

Une note explicative, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote électronique, sera portée à la connaissance des électeurs suffisamment à l'avance avant l'ouverture du scrutin pour faciliter l'appropriation du vote électronique.

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée qui sera précisée par le protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment pendant la période d’ouverture du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur domicile ou autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé dédié aux élections.

Avant le premier tour des élections, chaque électeur recevra, selon les modalités déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral, des codes d’accès générés selon des modalités garantissant la confidentialité du vote. Ce moyen d'authentification permettra au serveur de vérifier son identité et de garantir l'unicité de son vote. Toute personne non reconnue n’aura pas accès au serveur de vote.

Seul le prestataire aura connaissance de l'identifiant et du mot de passe.

Le code d'identification ainsi que le mot de passe seront également valables en cas de second tour.

La confirmation du vote vaudra signature de la liste d’émargement de l’élection concernée et clôturera définitivement l’accès à cette élection.

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants gérés par les serveurs sont figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

2.4 Dépouillement – Procès-Verbaux - Résultats

A l'heure de clôture du scrutin, le site de vote n'est plus accessible aux électeurs. Les opérations de dépouillement seront effectuées au siège, sous l'autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des délégués de liste et de l'employeur ou son représentant.

Le président introduit ses codes sécurisés délivrés par le système et les assesseurs les leurs selon une procédure assimilable aux urnes à double cadenas.

Les résultats font apparaître le nombre de voix obtenues pour chaque liste ainsi que le nombre de sièges par liste.

Ainsi, il est procédé au décompte des voix et au report de ces résultats sur un formulaire électronique conforme aux modèles Cerfa en vigueur.

Le président du bureau de vote vérifie l'exactitude des procès-verbaux pré-remplis, indique la mention « élu » devant le nom du candidat élu et les signe.

Les autres membres du bureau de vote signent également les formulaires précités.

Article 4. SINCERITE DU VOTE ELECTRONIQUE ET STOCKAGE DES DONNEES

Le système retenu permettra d'assurer la confidentialité des données transmises, s'agissant notamment des listes électorales et des moyens d'authentification.

A cet égard, afin de répondre aux exigences posées par le Code du Travail, le dispositif garantira que l’identité de l’électeur ne peut pas être mise en relation avec l’expression de son vote, et cela à tout moment du processus de vote, y compris après le dépouillement.

Le vote émis par chaque électeur sera crypté et stocké dans l'urne électronique dédiée, celle-ci n’ayant aucun lien avec le fichier d’identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Le taux de participation sera délivré par demi-journée aux organisations syndicales ayant présenté des candidats.

Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne seront accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système.

Le dépouillement et le décompte des voix devront être faits dans les conditions prévues par l'arrêté du 25 avril 2007.

Le scellement du système de vote électronique devra pouvoir être contrôlé à l'ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique sera également scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Article 5. CELLULE D’ASSISTANCE TECHNIQUE

Une cellule d'assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote à l’initiative de l’employeur.

Elle comprend un ou plusieurs représentants du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet,

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement, à l'issue duquel le système sera scellé,

• Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

Article 6. INFORMATION ET FORMATION

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l’appropriation de cette technique de vote par les salariés.

Avant l’ouverture du premier tour du scrutin, chaque salarié se verra adresser une notice d'information détaillée sur le déroulement des opérations électorales, précisant les conditions et les règles de fonctionnement du vote en ligne.

Les représentants du personnel, les délégués syndicaux et les membres du bureau de vote bénéficient d'une formation sur le système de vote électronique retenu.

Article 7. GESTION DES DONNEES A CARACTÈRE PERSONNEL ET RGPD

La mise en place d’une solution de vote électronique nécessite le recours à des fichiers contenant des données à caractère personnel. A ce titre, l’ensemble des données bénéficieront de la protection apportée par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 et le règlement européen n° 2016/679.

Le prestataire chargé de la mise en œuvre du vote électronique s’engagera à présenter toutes les garanties quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du règlement européen n° 2016/679 et garantisse la protection des droits des personnes concernées.

Le prestataire prendra toutes les mesures techniques et organisationnelles requises afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque.

Article 8. DISPOSITIONS FINALES

Le présent accord est applicable à l’Association UNA 43 pour les élections des membres du Comité Social et Economique.

Il est conclu pour une durée déterminée liée aux élections professionnelles de 2022 et cessera donc immédiatement de produire tout effet dès l’élection desdits représentants réalisées et définitive.

8.1 Révision et dénonciation de l’accord

L’accord pourra être révisé dans les conditions légales, notamment prévues à l’article L.2261-7-1 du Code du travail.

8.2 – Dépôt et formalités

Le présent accord sera notifié à l’ensemble des organisations syndicales représentatives et non signataires de celui-ci.

En application des articles D 2231-2 et suivant du code du travail, le présent accord sera, à la diligence de l'association, déposé sur la plateforme de téléprocédure du ministère du travail dont un exemplaire en version intégrale signé des parties et une version anonymisée.

Un exemplaire du présent accord sera déposé au greffe du Conseil de Prud’hommes du Puy-En-Velay.

Un exemplaire de cet accord, dûment signé par chacune des parties sera remis à chaque signataire.

Fait à Le Puy-En-Velay, en 4 exemplaires originaux le 01/09/2022:

Pour l’Association UNA 43,

Pour les délégués syndicaux,

Délégué syndical FO :

Délégué syndical CGT :