ACCORD COLLECTIF SUR LE RECOURS AU VOTE ÉLECTRONIQUE POUR LES ÉLECTIONS DU COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE (CSE)

Entre :

L’OFFICE PUBLIC DE L’HABITAT ET DE L’IMMOBILIER SOCIAL dénommé OPHIS établi au 32 rue de Blanzat à Clermont-Ferrand (63000),

dûment représentée par son Directeur Général,

d’une part,

et :

Les Organisations syndicales représentatives, à savoir :

- le Syndicat C.F.E. - C.G.C.

- le Syndicat C.G.T.

d’autre part.

Table des matières

chapitre 1 : DISPOSITIONS GENERALES 5

Article 1 : Champ d’application 5

Article 2 : Date d’entrée en vigueur et durée de l’accord 5

Article 3 : Communication et Dépôt de l’accord 5

chapitre 2 : modalitÉs de mise en œuvre du vote Électronique 6

Article 4 : Choix du vote électronique 6

Article 5 : Choix du prestataire 6

Article 6 : Principes et caractéristiques généraux du système 6

Article 7 : Sécurité du système 8

chapitre 3 : modalitÉs d’organisation des opÉrations Électorales 9

Article 8 : Durée et modalités du scrutin 9

Article 9 : Matériel nécessaire au vote électronique 10

Article 10 : Déroulement du scrutin 10

Il a été convenu ce qui suit 

PREAMBULE

Les parties signataires au présent accord ont étudié l’opportunité de recourir au vote électronique dans le cadre des élections professionnelles à intervenir au sein de l’OPHIS. Les délégués syndicaux et la Direction ont ainsi admis la pertinence de recourir au vote afin de :

• Simplifier l’organisation des élections du CSE,

• Garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote en recourant à un prestataire, spécialisé dans la mise en place de solution sécurisée de vote par Internet,

• Faciliter le vote pour les salariés en agence et sur le terrain,

• Augmenter le niveau de participation,

• Inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement

En conséquence, les parties signataires ont convenu de la mise en place du vote électronique, dans le cadre et selon les conditions et modalités décrites ci-après.

chapitre 1 : DISPOSITIONS GENERALES

Article 1 : Champ d’application

Cet accord a pour objet de prévoir la possibilité de recourir au vote électronique pour les élections professionnelles du Comité Social et Economique (CSE) au sein de l’OPHIS. Le présent accord s’applique ainsi à l’ensemble des salariés de l’entreprise appelé à voter lors de ces élections ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’Entreprise dans le cadre des effectifs votants aux élections professionnelles.

Article 2 : Date d’entrée en vigueur et durée de l’accord

Le présent accord prendra effet au 8 novembre 2022.

Il est conclu pour la durée du protocole d’accord pré-électoral, lié aux prochaines élections professionnelles, sous réserve de la validation, par l’Administration compétente, de l’intégralité des articles du présent accord.

A défaut de cette validation, l’accord devra, le cas échéant être renégocié, en tout ou partie, et la date d’entrée en vigueur sera repoussée.

Article 3 : Communication et Dépôt de l’accord

3.1. Information du Personnel

Un exemplaire sera remis à chaque signataire et

accessible sous intranet à la disposition des salariés.

Enfin, il sera communiqué, sur demande, en version papier aux salariés absents de l’entreprise et qui ne disposent pas de moyens numériques pour accéder à l’espace numérique de l’OPHIS du Puy-de-Dôme.

3.2. Dépôt

Le présent accord sera déposé en ligne sur la plateforme de télé-procédure du Ministère du travail Télé Accords en deux exemplaires dont une version signée des parties et une version publiable anonymisée ; les parties convenant de la publication intégrale du présent texte.

Un exemplaire sera également déposé au Greffe du Conseil de Prud’hommes du Département du Puy-de-Dôme.

En application des dispositions de l’article L. 2231-5 du Code du Travail, le présent accord sera notifié à chacune des Organisations Syndicales Représentatives au sein de l’entreprise.

chapitre 2 : modalitÉs de mise en œuvre du vote Électronique

Article 4 : Choix du vote électronique

Il est convenu que cet accord sera mentionné et annexé dans le protocole d’accord préélectoral, le cas échéant.

Article 5 : Choix du prestataire

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, les parties décident que les élections seront organisées par un prestataire extérieur, mandaté pour ce faire par la Direction en accord avec les organisations syndicales.

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à la société xxxxx, dans le respect du cahier des charges respectant les prescriptions légales et réglementaires.

Le prestataire devra s’engager contractuellement à garantir le respect des principes généraux édictés ci-dessous (article 6.1).

Article 6 : Principes et caractéristiques généraux du système

6.1. Principes généraux

Le système de vote qui sera retenu lors de chaque élection doit reposer sur les principes généraux du droit électoral indispensables à la régularité du scrutin. Ces principes sont les suivants :

• La sincérité et l'intégrité du vote : identité entre le vote émis par le salarié et le vote enregistré,

• L'anonymat : impossibilité de relier un vote émis à un électeur,

• L'unicité du vote : impossibilité de voter plusieurs fois pour un même scrutin,

• La confidentialité et la liberté du vote.

Le système garantit :

• La confidentialité des données transmises, notamment celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales,

• La sécurité de la transmission des moyens d'authentification,

• La sécurité de l'émargement,

• La sécurité de l'enregistrement et du dépouillement des votes.

  6.2. Caractéristiques du système

Le système doit également répondre aux caractéristiques suivantes :

• Les fichiers comportant les éléments d'authentification des électeurs, les clés de chiffrement et de déchiffrement et le contenu de l'urne ne doivent être accessibles qu'aux personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système,

• Le système de vote électronique doit pouvoir être scellé à l'ouverture et à la clôture du scrutin,

• Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts, dédiés et isolés, respectivement dénommés "fichier des électeurs" et "contenu de l'urne électronique".

  6.3. Établissement du fichier des électeurs

A des fins de préparation de l’élection, la Direction des Ressources Humaines établit un fichier des électeurs, établi à partir des listes électorales. Le fichier des électeurs a pour finalité de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant pris part au vote et d’éditer les listes d’émargement.

Ce fichier est établi conformément au modèle de fichier prévu sur le site du prestataire et comprend notamment les mentions suivantes :

• Noms et prénoms des inscrits,

• Date de naissance,

• Date d’entrée à l’OPHIS,

• Ancienneté,

• Collège d’appartenance,

• Courriel et /ou numéro de téléphone et/ ou adresse postale.

Ce fichier sera chargé dans le système.

Les mentions affichées sur la liste électorale seront déterminées dans le cadre du protocole d’accord préélectoral le cas échéant, ou à défaut par note unilatérale de la Direction.

6.4. Émargement

L’émargement indique la date et l’heure du vote.

Les listes sont enregistrées sur un rapport distinct de celui de l’urne électronique, scellé, non réinscriptible, rendant son contenu inaltérable et probant. Les données du vote font l’objet de double chiffrement dès l’émission du vote sur le poste de l’électeur.

6.5. Urne électronique

Un fichier issu du système recense les votes exprimés par voie électronique.

Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne comportent aucun lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Pendant le déroulement du vote, aucun résultat partiel n’est accessible.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l’écran et fait l’objet d’une édition sécurisée afin d’être porté au procès-verbal.

Article 7 : Sécurité du système

8. 7.1. Expertise du système

Préalablement à sa mise en place, le système de vote électronique a été soumis à une expertise indépendante destinée à vérifier le respect des prescriptions énoncées ci-dessus. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

Le prestataire a fourni à l’expert indépendant toutes les informations utiles au bon déroulement de sa mission.

7.2. Cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique sera mise en place pendant la durée des opérations de vote. Cette cellule comprendra les membres du bureau de vote, les représentants de la Direction et des organisations syndicales ainsi qu’un représentant du prestataire.

Elle aura notamment pour mission de :

1° - Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test du système de vote électronique et vérifier que l'urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

2° - Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique du système de dépouillement à l'issue duquel le système est scellé ;

3° - Contrôler, à l'issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

7.3. Dispositif en cas de dysfonctionnement

Le service de vote électronique est dédoublé sur deux centres d’hébergement différents. Les connexions sont partagées entre ces deux centres de manière équitable. En cas de rupture d’un des services (ou d’un centre entier) l’autre prend donc le relai de manière transparente pour s’assurer qu’aucune rupture de service n’est possible et qu’aucune donnée n’est perdue.

Toutefois, en cas de dysfonctionnement informatique résultant notamment d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire, de la Direction et des organisations syndicales, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

7.4. Programmation du site

Le prestataire choisi assurera la programmation des pages Web et notamment la présentation à l'écran des listes de candidats et des logos et/ou photos conformes à ceux présentés par leurs auteurs et des bulletins de vote.

Afin de garantir l'égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins, des photos et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

Les professions de foi devront être au format PDF, de 2 pages maximum d'une taille maximum conseillée de 2 Mo.

7.5. Formation et information

Lors des élections professionnelles prévoyant le recours au vote électronique, les représentants du personnel, les délégués syndicaux de l’entreprise et les membres du bureau de vote bénéficieront d'une formation sur le système de vote électronique.

Tous les moyens seront mis en œuvre pour faciliter l'appropriation de cette nouvelle technique de vote par les salariés, notamment par la mise à disposition d’une notice d’information détaillée.

7.6. Conservation des données

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours augmentée d’un délai de deux semaines (afin de s’assurer de l’information des parties par le greffe d’un éventuel recours) et, lorsqu'une action contentieuse a été engagée, jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive.

A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

chapitre 3 : modalitÉs d’organisation des opÉrations Électorales

Article 8 : Durée et modalités du scrutin

8.1. Durée

Le vote électronique se déroule, pour chaque tour du scrutin, sur une période de trois jours (du mardi au jeudi).

8.2. Modalités

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la durée du scrutin, de n’importe quel terminal, de leur lieu de travail, de leur domicile ou tout autre lieu, en se connectant sur le site sécurisé propre aux élections.

Les salariés seront sensibilisés sur le fait qu’il convient de privilégier le vote pendant le temps de travail.

Article 9 : Matériel nécessaire au vote électronique

Pendant la période d'ouverture du scrutin, sur le site où l'élection a lieu, le Protocole d'Accord Préélectoral pourra prévoir de mettre à disposition des salariés électeurs le matériel informatique nécessaire et sécurisé (ordinateur et/ou tablette) avec une connexion au site sécurisé d'élections. La Direction veillera à ce que tous les électeurs puissent avoir un accès à un outil informatique leur permettant de voter.

Une attention particulière sera accordée au vote des électeurs porteurs d'un handicap amenés à voter sur les lieux de travail ; le logiciel de vote devra par ailleurs respecter les standards permettant aux électeurs handicapés d'utiliser les dispositifs normalisés d'aide à la navigation sur Internet. Tout électeur atteint d’une infirmité le mettant dans l’impossibilité de voter peut se faire assister par un électeur de son choix.

L'emplacement du matériel de vote permettra l'isolement nécessaire pour assurer la confidentialité du vote à partir de celui-ci.

Article 10 : Déroulement du scrutin

11. 10.1. Scellement des urnes

Le scellement des urnes interviendra à l’ouverture du vote et sera régulièrement contrôlé pendant la durée du scrutin.

10.2. Consultation du nombre de votants

Pendant la période du scrutin, les membres du bureau de vote, les électeurs, la Direction, ainsi que les candidats pourront consulter à tout moment le taux de participation.

10.3. Liste d’émargement

La liste d’émargement, actualisée, sera accessible à tout moment aux membres du bureau de vote.

10.4. Dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, les listes d’émargement et les états courants générés par les serveurs seront figés, horodatés et scellés automatiquement sur l’ensemble des serveurs.

Le dépouillement est effectué par l'activation conjointe d'au moins deux clés de chiffrement différentes sur les trois détenues par les membres du bureau de vote.

La génération des clés destinées à permettre le dépouillement des votes à l'issue du scrutin est publique de manière à prouver de façon irréfutable que seuls le président du bureau de vote et deux de ses assesseurs ont connaissance de ces clés à l'exclusion de toute autre personne, y compris du personnel technique chargé du déploiement du système de vote.

Ces deux assesseurs nominativement identifiés, le plus âgé et le plus jeune parmi les assesseurs à défaut d'accord, ainsi que le président du bureau de vote reçoivent chacun une clé de dépouillement distincte, selon des modalités en garantissant la confidentialité, permettant d'accéder aux données du fichier dénommé « contenu de l'urne électronique ». La présence de deux titulaires de ces clés est indispensable pour autoriser le dépouillement. Des clés de sauvegarde sont en outre conservées sous scellés.

Le décompte des voix apparaît lisiblement à l'écran et fait l'objet d'une édition sécurisée afin d'être porté au procès-verbal.

Le système de vote électronique est scellé après le dépouillement afin de garantir l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés doit pouvoir être déroulée de nouveau.

Les membres du bureau de vote éditent les procès-verbaux et proclament les résultats.

Fait à Clermont-Ferrand, le

(en 5 exemplaires originaux)

Pour le Syndicat C.G.T.,	Pour le Syndicat C.F.E. - C.G.C,	Pour l’OPHIS,
Délégué Syndical,	Déléguée Syndicale,	Directeur Général