Accord d'entreprise "Un Accord relatif au droit à la déconnexion et au bon usage professionnel des outils numériques" chez ACORIS MUTUELLES (Siège)

ACCORD D’ENTREPRISE RELATIF AU DROIT A LA DECONNEXION

&

AU BON USAGE PROFESSIONNEL DES OUTILS NUMERIQUES

ENTRE :

ACORIS Mutuelles, enregistrée sous le n° SIREN 780 004 099, dont le siège social est situé 6-8 Viaduc Kennedy CS 44210 - 54042 Nancy Cedex, représentée par Monsieur ………………… en sa qualité de Directeur Général,

D’une part,

ET :

Les Organisations Syndicales suivantes :

• C.F.D.T. représentée par Madame …………………..,

• F.O. représentée par Monsieur ……………………….,

D’autre part,

PREAMBULE :

Les Technologies de l’Information et de la Communication (TIC) font partie intégrante de l’environnement de Travail et sont nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise.

Les TIC ou les outils numériques professionnels ont considérablement évolué et impactent aujourd’hui le quotidien des personnes et des entreprises.

Porteuses de lien social, facilitant les échanges et l’accès à l’information, les TIC doivent toutefois être utilisées à bon escient, dans le respect des personnes et de la vie privée.

Les TIC peuvent néanmoins avoir des conséquences négatives : augmentation du rythme et de l’intensité du travail, brouillage des frontières entre travail et hors-travail, surcharge informationnelle…

Cet accord synthétise les recommandations applicables à tous les salariés afin d’assurer l’effectivité du droit à la déconnexion ainsi que les modalités selon lesquelles ce droit sera garanti.

Les excès de connexion professionnelle peuvent conduire à des difficultés de conciliation entre la vie professionnelle et la vie personnelle, et portent atteinte à l’équilibre physique et psychique de tout salarié.

Par le présent accord, la mutuelle et les organisations syndicales réaffirment l’importance d’un bon usage numérique en vue d’un nécessaire respect des temps de repos et de congés ainsi que de l’équilibre entre vie privée/familiale et vie professionnelle. Sans pour autant passer à un mode rigide de « devoir de déconnexion », l’impact sur le bien-être partagé entre la vie professionnelle et la vie personnelle fait qu’il est essentiel de faire valoir et de faire vivre ce droit.

De ce fait, les signataires du présent accord, se sont réunis pour la dernière fois en date du
5 novembre 2019 pour définir les modalités d’exercice par les salariés de leur droit à la déconnexion en application de l’article L.2242-8,7° du Code du travail tel qu’issu de la loi n°216-1088 du 8 août 2016.

OBJECTIFS DE L’ACCORD :

Sensibles au risque d’intrusion, volontaire ou subie, du domaine professionnel dans la sphère privée, la Direction et les Organisations Syndicales d’Acoris Mutuelles souhaitent ainsi formaliser et organiser par le présent accord, les modalités du droit à la déconnexion.

Afin de préserver la santé au travail, le contenu du présent accord vise à atteindre les objectifs suivants :

• mettre le numérique au service de la qualité de vie au travail afin de contribuer au bien-être et à l’épanouissement de chaque collaborateur et de favoriser ainsi l’implication et la performance individuelle et collective,

• réaffirmer l’importance d’un bon usage des outils informatiques en vue d’un nécessaire respect des temps de repos et de congé ainsi que de l’équilibre entre vie privée/familiale et vie professionnelle,

• rechercher la maîtrise et le bon usage des outils numériques professionnels par une utilisation raisonnable et régulée de ceux-ci par tous.

Le présent accord vise également à contribuer à la prévention des pratiques addictives aux outils numériques susceptibles d’être suscitées par l’activité professionnelle.

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE PRELIMINAIRE : TERMINOLOGIE

Il y a lieu d’entendre par :

• droit à la déconnexion : le droit pour le salarié de ne pas être connecté à ses outils numériques professionnels en dehors de son temps de travail,

• outils numériques professionnels et/ou les Technologies de l’Information et de la Communication : outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, réseaux…) et dématérialisés (logiciels, messagerie électronique, internet/extranet…) qui permettent d’être joignable à distance,

• temps de travail : au sens de l’article L.3121-1 du Code du travail : temps pendant lequel « le salarié est à la disposition de l’employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles ». Ce temps comprend les heures normales de travail du salarié ainsi que les heures supplémentaires à l’exclusion :

  • des temps de repos quotidiens et hebdomadaires, des congés payés, des congés exceptionnels, des jours fériés et des jours de repos,

  • de toute période au titre de laquelle le contrat de travail est suspendu telle que notamment, maladie, maternité, accident du travail…

CHAPITRE 1 : CHAMP D’APPLICATION

Le présent accord s’applique à l’ensemble des salariés d’Acoris Mutuelles quelle que soit la nature du contrat de travail, que celui soit en cours d’exécution ou suspendu.

Le droit à la déconnexion a vocation à couvrir l’intégralité des supports de communication :

• il s’applique en tout premier lieu à tous les collaborateurs en possession d’outils numériques mis à leur disposition à des fins professionnelles pendant les heures de travail (téléphones portables, ordinateurs, messagerie électronique, etc…),

• il s’applique en second lieu à tous les collaborateurs pouvant être contactés via leurs outils numériques personnels (téléphone portable personnel, adresse e-mail personnelle, réseaux sociaux, etc…).

CHAPITRE 2 : LE DROIT A LA DECONNEXION

2.1. Principe du droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion a vocation à couvrir l’intégralité des supports de communication disponibles. Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit pour tous les salariés d’Acoris Mutuelles, en dehors de son temps de travail et quel que soit son niveau hiérarchique :

• de ne pas être sollicités, que ce soit par messages électroniques ou appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors de leurs heures habituelles de travail,

• et de ne pas être connectés à un outil de communication professionnel ou personnel pour un motif professionnel pendant ses temps de repos, congés ou pendant les périodes où le contrat de travail est suspendu.

L’objectif d’Acoris Mutuelles est de mettre le « numérique » au service de la qualité de vie au travail en assurant à chacun le respect effectif de son droit à la déconnexion, vecteur essentiel de la conciliation entre la vie professionnelle et la vie privée et de confirmer le respect au repos quotidien tel qu’il est prévu par l’article L.3131-1 du Code du travail.

2.2. Modalités d’exercice du droit à la déconnexion

Chaque salarié, quel que soit sa fonction et son niveau hiérarchique, veillera en dehors de son temps de travail, à :

• se déconnecter du serveur d’Acoris Mutuelles,

• s’abstenir d’adresser toute communication sous quel que support que ce soit,

• éviter de répondre à des sollicitations sous quelle que nature que ce soit.

Toutes éventuelles sollicitations ou communications adressées en dehors du temps de travail, quels qu’en soit la nature, le mode et le support, seront « considérées » reçues le premier jour ouvré suivant son envoi ou au retour du salarié à son poste de travail.

Aucun salarié d’Acoris Mutuelles ne pourra donc être sanctionné, licencié ou faire l’objet d’une mesure discriminatoire, directe ou indirecte, notamment en terme de déroulement de carrière pour n’avoir pas répondu à un appel téléphonique, SMS ou à un courriel reçu via ses outils professionnels ou personnels en dehors de ses heures habituelles de travail.

En vertu du présent accord, les salariés d’Acoris Mutuelles doivent s’abstenir de contacter leurs collègues en dehors des horaires de travail de ces derniers à l’exception de situations exceptionnelles ou en cas d’urgence avérée qui mettraient en jeu la sécurité des biens ou des personnes ou pourraient nuire gravement à l’activité de la mutuelle. Sont donc à bannir toutes sollicitations ayant pour objet des sujets d’importance mineure.

Il doit s’agir uniquement de circonstances particulières, justifiées par l’urgence et l’importance des sujets traités tels que par exemple :

• accidents graves,

• démarrage d’un Plan de Continuité d’Activité (PCA) pour maintenir les activités essentielles de la mutuelle suite à une situation critique ou à une importante perturbation,

• catastrophe ou risque avéré de catastrophe, survenant ou pouvant survenir dans l’une des agences ou sites d’Acoris Mutuelles nécessitant d’informer en dehors des heures de travail, les collaborateurs dont la fonction requiert une intervention particulière,

• survenance d’un imprévu de dernière minute (en exemple, annulation d’un rendez-vous) nécessitant d’informer, en dehors de ses heures de travail, un collaborateur que son déplacement n’a pas lieu d’être,

• survenance d’un incident sérieux avec un client qui serait de nature à mettre en péril l’organisation d’une agence et/ou de nuire à l’image ou à l’activité d’Acoris Mutuelles, l’intervention du salarié contacté étant déterminante pour solutionner cette difficulté.

2.3. Période de déconnexion

2.3.1. Les temps de déconnexion de référence hors temps de travail

Le temps de déconnexion de référence démarre dès que le salarié quitte son poste à la fin de sa journée de travail et se poursuit jusqu’à la reprise du travail. Il porte sur les périodes suivantes :

• pendant la pause déjeuner,

• toute la journée des week-ends, jours fériés, congés payés, RTT et Repos Forfait Jour (RFJ)

• lors d’absences autorisées ou justifiées du salarié (en exemple, arrêt de travail, jour non travaillé du fait d’un temps partiel, etc…),

• pendant le repos obligatoire quotidien d’une durée minimale de 11 heures (article L.3131-1 du Code du travail),

• et de 19h00 à 7h30 tous les jours ouvrés pour les salariés ayant signé une convention individuelle de forfait annuel en jours.

Il est recommandé à l’ensemble des salariés d’Acoris Mutuelles de ne pas utiliser d’outils numériques personnels pour travailler en dehors de son temps de travail étant rappelé qu'aucun salarié d'Acoris Mutuelles n'est censé accomplir une quelconque prestation de travail en dehors de ce même temps de travail sans autorisation préalable.

Les périodes de repos, congé et suspension du contrat de travail doivent être respectées par l’ensemble du personnel de la Mutuelle, en vue d’un nécessaire respect des temps de repos et de congés ainsi que de l’équilibre entre vie privée et familiale et vie professionnelle.

2.3.1.1. Concernant les salariés soumis à horaire

Les supérieurs hiérarchiques s’abstiennent de contacter les salariés soumis à horaire en dehors de leurs horaires de travail tels que définis au contrat de travail ou par l’horaire collectif applicable au sein de la mutuelle ; sauf dans les cas de situations exceptionnelles précisés dans le 2.2 « modalités d’exercice du droit à la déconnexion ».

2.3.1.2. Concernant les salariés ayant signé une convention individuelle de forfait annuel en jours

Concernant les salariés ayant signé une convention individuelle de forfait annuel en jours, pour les mêmes raisons, les échanges téléphoniques et par messagerie se limiteront à la plage 7h30 - 19h00

sauf dans les cas de situations très exceptionnelles précisées dans le 2.2 « modalités d’exercice du droit à la déconnexion ».

2.3.2. Les temps de déconnexion pendant l’exercice de l’activité professionnelle

Les salariés sont également invités, dans la mesure du possible, à user du droit à la déconnexion lors de réunions de travail ou d’entretiens individuels ; l’objectif est de se consacrer pleinement à l’objet des situations précitées en s’abstenant de consulter leur messagerie professionnelle ou de répondre à un appel téléphonique pendant ce temps d’échange. Il s’agit ici également d’un principe de bienséance et de respect des interlocuteurs.

Parce que le droit à la déconnexion participe également à la « sécurité routière », il est confirmé dans ce présent accord, l’interdiction de lire ou d’écrire des « SMS », lorsque le collaborateur est au volant d’un véhicule dans le cadre de ses fonctions en situation de déplacement professionnel.

Pour le collaborateur muni d’un téléphone compatible avec le dispositif « main libre » dans un véhicule qui en est doté, il est vivement recommandé de s’arrêter sur une aire de stationnement ou de repos prévue à cet effet, afin qu’il puisse recontacter la personne qui a cherché à le joindre.

Conformément à la réglementation en vigueur à la date de signature du présent accord et en l’absence de dispositif « main libre », l’usage du téléphone au volant est interdit.

CHAPITRE 3 : LE BON USAGE PROFESSIONNEL DES OUTILS NUMERIQUES

3.1. Lutte contre la surcharge informationnelle liée à l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle

Afin d’éviter la surcharge informationnelle, il est recommandé à tous les salariés de :

• s’interroger sur la pertinence de l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle au détriment du dialogue et aux échanges physiques ou oraux qui contribuent au lien social dans les équipes et plus globalement au sein d’Acoris Mutuelles,

• s’interroger sur la pertinence du/des destinataire(s) qui doit/doivent traiter le courriel (donner la bonne information, au bon interlocuteur, au bon moment),

• utiliser avec modération les fonctions « CC » ou « Cci »,

• s’interroger sur la pertinence des fichiers à joindre aux courriels,

• éviter l’envoi de fichiers trop volumineux,

• indiquer un objet précis permettant au destinataire d’identifier immédiatement le contenu du courriel,

• ne traiter que les messages dont on est destinataire et ne pas réagir systématiquement à ceux dont on est uniquement en copie,

• éviter d’utiliser la fonction « Répondre à tous » quand la situation ne l’impose pas.

3.2. Lutte contre le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels

Afin d’éviter le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels, il est également recommandé à tous les salariés de :

• s’interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel/SMS ou appeler un collègue sur son téléphone professionnel (pendant les horaires de travail),

• ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire,

• de notifier son indisponibilité (lors d’une période de congés par exemple) en précisant depuis la messagerie électronique professionnelle (« Définir des réponses automatiques ») son absence et d’indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence,

• s’imposer l’envoi différé lors de la rédaction d’un courriel en dehors des horaires de travail,

• organiser la lecture des courriels selon des plages planifiées : il est conseillé de s’astreindre à 2 temps de consultations dans la journée, par exemple d’une durée de 20 minutes environ chacun, et de ne pas lire les courriels de façon récurrente,

• se déconnecter des outils numériques lors de réunions (messagerie électronique et téléphone portable professionnel) pour faciliter la concentration.

CHAPITRE 4 : EXEMPLARITE MANAGERIALE ET DEMARCHE DE RECIPROCITE

Sans que cela n’exonère Acoris Mutuelles de sa responsabilité, chaque salarié quel que soit son niveau hiérarchique et conformément aux dispositions de l’article L.4122-1 du Code du travail, s’engage à veiller à sa santé et sécurité en respectant ses temps de repos minimum et en usant de son droit à la déconnexion.

4.1. Promotion de l’exemplarité managériale

La hiérarchie, quel que soit son niveau, s’assurera par son exemplarité du respect du droit à la déconnexion des salariés. La réalité de la garantie accordée à chaque salarié de se déconnecter de manière effective dépend en effet de la capacité du Responsable, tant dans le discours que dans les actes, à s’assurer du respect du droit à la déconnexion par lui-même et chacun des membres de son équipe.

Le Responsable doit, de par sa maîtrise des exigences et contraintes de l’environnement de travail, à la fois faire appliquer la consigne du respect du droit à la déconnexion et veiller à en donner du sens en s’inscrivant pleinement dans ce dispositif. Le Responsable évitera ainsi toute sollicitation, directe ou indirecte, de tout ou partie de son équipe, en dehors du temps de travail.

4.2. Démarche de réciprocité

L’effectivité du droit à la déconnexion exige des personnes concernées la mise en œuvre de comportements responsables quant à l’usage de la messagerie et des outils connectés. Cette démarche de réciprocité implique un respect mutuel des engagements quel que soit le niveau de classification du salarié.

Il est rappelé l’obligation pour tous les salariés quel que soit leur régime de travail, de respecter les durées maximales journalières de travail.

Une amplitude horaire trop importante par jour ou par semaine peut cacher différents problèmes et potentiellement découler sur des situations d’atteinte à la santé du salarié.

CHAPITRE 5 : MESURES OPERATIONNELLES

5.1. Mesures préventives

Acoris Mutuelles souhaite engager des mesures permettant aux collaborateurs le respect de leur temps de repos et congés afin d’assurer le meilleur équilibre possible entre vie professionnelle et vie personnelle. L’objectif de ces mesures est de prévenir la survenue de risques associés à des usages inadaptés et/ou intensifs et/ou risqués des outils numériques professionnels. Chaque collaborateur peut à ce titre, alerter son supérieur hiérarchique lorsqu’il rencontre des difficultés dans l’utilisation des outils numériques ou lorsqu’il est confronté à des situations d’usage anormal des outils numériques.

Dans ce cadre, Acoris Mutuelles, s’engage notamment à mettre en œuvre des actions d’information et des formations à destination des Responsables et de l’ensemble des collaborateurs en vue de les sensibiliser sur l’importance et les enjeux d’adopter les bonnes pratiques en matière d’évolution et d’utilisation des outils numériques (ex : limitation du nombre de destinataires et des personnes en copie, différé d’envoi…).

Un guide de bon usage des outils numériques contenant des recommandations pour une utilisation raisonnable et optimisée des outils numériques : bonnes pratiques et usages recommandés, usages déconseillés, usages interdits a été présenté et validé par le Comité Social et Economique de la Mutuelle.

Ce guide est joint en annexe au présent accord.

5.2. Outil de prévention managériale et mesures de suivi

Le Droit à la déconnexion sera abordé lors de l’Entretien Annuel d’Evaluation (EAE) afin de permettre au collaborateur et à son Responsable d’échanger sur l’usage des outils numériques professionnels et du respect du droit à la déconnexion.

Un bilan quantitatif réalisé par le service santé et sécurité au travail extrait des données collectées au travers des EAE, sera présenté annuellement aux instances représentatives du personnel (CSE et CSSCT) ; en cas de difficultés identifiées et avérées, Acoris Mutuelles s’engage à mettre en œuvre toutes les actions de prévention nécessaires et toutes les mesures, coercitives ou non, pour faire cesser toutes situations pouvant être jugées comme anormales ; des actions de formation pourront être envisagées et organisées à destination tant des équipes de management que de leurs collaborateurs.

CHAPITRE 6 : EFFET, DUREE, REVISION ET PUBLICITE DE L’ACCORD

6.1. Durée et date d’effet 

Les dispositions du présent accord prennent effet à compter de sa signature. Cet accord est conclu pour une durée indéterminée.

6.2. Révision de l’accord

Toute révision du présent accord jugée nécessaire par l’une des parties signataires devra faire l’objet d’un avenant.

La demande de révision devra être portée, par lettre recommandée avec accusé de réception, à la connaissance des autres parties signataires en précisant le ou les articles concernés.

Les parties signataires conviennent qu’une réunion de travail sera organisée au plus tard dans les trois mois suivant la réception d’une telle demande afin de poser les bases d’un nouvel avenant.

6.3. Dépôt et publicité

A l’issue de la procédure de signature, la Direction d’ACORIS Mutuelles notifiera le présent avenant, par lettre remise en main propre contre décharge aux organisations syndicales C.F.D.T. et F.O.

Il sera ensuite déposé aux services du Ministère du Travail, sur le portail suivant : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr à l’initiative de la Direction de l’Association Mission Locale Pour l’Emploi, dès le lendemain du jour de sa signature.

Un exemplaire sur support papier sera également envoyé au greffe du Conseil de Prud'hommes de Nancy.

Une copie du présent accord sera disponible dans le SIRH - « Panneau d’affichage direction » - onglet « Documents ».

Enfin, il est intégralement versé, dans sa version anonymisée, dans la base de données prévue à l’article L. 2231-5-1 du Code du travail.

Fait à Nancy, siège social d’Acoris Mutuelles le 27 novembre 2019 en quatre exemplaires originaux.

Pour ACORIS Mutuelles,

Monsieur ……………………..

Directeur Général

Pour la Représentation Syndicale d’ACORIS-mutuelles,

Madame ……………………	Monsieur …………………………….
Pour le syndicat C.F.D.T.	Pour le syndicat F.O.