Accord d'entreprise "PROTOCOLE D'ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE" chez CAF 08 - CAISSE D ALLOCATIONS FAMILIALES DES ARDENNES (Siège)

Protocole d’accord relatif au vote électronique

Ce protocole d’accord est conclu entre d’une part :

• La Caf des Ardennes dont le siège est situé 4 place de la Gare à Charleville-Mézières, représentée par son directeur,

Et d’autre part,

• L’organisation syndicale CGT représentée par la déléguée syndicale

Il a été convenu ce qui suit :

Préambule

Afin de faciliter l’organisation des différentes élections internes au sein de l’organisme, de faciliter la participation des salariés, et d’augmenter la sécurisation des résultats, les parties signataires du présent accord conviennent de mettre en place une démarche de vote électronique selon le cadre prévu par l’article R 2314-5 du Code du Travail et les dispositions de l’article R 2314-6 du Code du Travail.

Article 1^er : Modalités d’organisation des opérations

1.1 – Vote exclusivement par internet

Les parties conviennent d’adopter un processus de vote exclusivement électronique pour les élections professionnelles et les élections des représentants des salariés auprès du Conseil d’Administration.

1.2 – Choix d’un prestataire extérieur

Compte tenu de la technicité nécessaire pour la conduite des opérations de vote et notamment pour assurer la sécurité de l’ensemble du processus électoral, ainsi que la confidentialité des données, les parties signataires conviennent de confier la mise en place de ce dispositif à un prestataire extérieur spécialisé.

Le système retenu assure la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’enregistrement et du dépouillement des votes.

1.3 – Listes électorales

La Direction de la Caf établira un fichier « listes électorales » qui enregistra les données suivantes :

• Nom et prénom des inscrits

• Date d’entrée dans l’organisme

• Date de naissance ou âge

• Ancienneté

• Collège d’appartenance

• Adresse postale

Ce fichier sera transmis au prestataire et sera portée à la connaissance des salariés conformément au calendrier électoral de chaque élection.

La liste électorale est établie par collège.

1.4 – Liste de candidats et bulletin de vote

Les listes des candidats et professions de foi (établies dans le respect des caractéristiques techniques imposées par le prestataire) seront transmises au prestataire via le service Ressources Humaines.

Le prestataire assurera la réalisation des pages web sur le serveur de vote.

Les listes présentées par les organisations syndicales et les professions de foi seront mises en ligne. Le prestataire veillera à ce que les dimensions des bulletins de vote et les polices soient uniformisées.

1.5 – Plan de communication

Un plan de communication interne à destination des salariés sera mis en œuvre en amont et pendant le scrutin afin de faciliter l’appropriation du vote électronique par les électeurs.

En amont du scrutin :

• Information sur les conditions et les règles du vote en ligne,

• Information sur la date d’envoi des identifiants et codes par le prestataire,

• Messages ciblés sur CafCom et autres supports de communication de la Caf.

Pendant le scrutin :

Les électeurs pourront contacter le service RH afin d’obtenir toute information qu’ils jugeraient nécessaire au bon déroulement de l’expression de leur vote.

1.6 – Lieux et durée du scrutin

Les électeurs ont la possibilité de voter à tout moment, de façon confidentielle, pendant l’ouverture du scrutin de n’importe quel poste avec internet sur le lieu de travail, à leur domicile ou dans un autre lieu de leur choix en se connectant au site sécurisé des élections.

Afin de faciliter l’expression du vote de tous, un poste sera mis à disposition des agents dans un bureau dédié de sorte que les agents ne souhaitant pas voter au niveau de leur service puissent se rendre dans ce bureau et exprimer leur vote.

Afin d’assurer un taux de participation optimal, les parties conviennent tant pour le premier tour que pour un éventuel second tour de scrutin que les élections auront lieu sur plusieurs jours.

Article 2 : Déroulement des opérations de vote

2.1 – Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra avant le scrutin une note récapitulant les opérations à effectuer. Il recevra aussi un identifiant ainsi qu’un code confidentiel généré de manière aléatoire par le prestataire.

L’authentification de l’électeur sera assurée par un serveur dédié, après saisie par l’utilisateur de son identifiant, de son code confidentiel et de sa date de naissance (éléments susceptibles d’être adaptés en fonction du prestataire retenu). Toute personne non reconnue par le système n’aura pas accès au vote.

Une fois connecté, l’électeur pourra voter. Seules les listes correspondant à son collège lui seront présentées.

Un accusé de réception sera à disposition de chaque votant à l’issue du vote.

La saisie du mot de passe, du code confidentiel et de la date de naissance de l’électeur (éléments susceptibles d’être adaptés en fonction du prestataire retenu) vaudra signature de la liste d’émargement. Cette liste d’émargement enregistre les données suivantes :

• Collège d’appartenance,

• Nom et prénom,

• Electeurs ayant voté,

• Date et heure du vote.

La liste d’émargement ne sera accessible qu’aux membres du bureau de vote à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

A l'issue du dépouillement, les listes d'émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.

Les données seront détruites à l'issue de la période de recours.

Les données saisies par l'électeur au cours de sa connexion au site de vote, dont le vote émis, ne laisseront aucune trace sur le terminal utilisé.

2.2 – Garantie de confidentialité du vote et stockage des données pendant la durée du scrutin

Afin de répondre aux exigences portées par le code du travail (R2314-10 et R 2324-6), l’expression du vote et les éléments d’identification de l’électeur seront séparés.

Le vote de l’électeur sera crypté et stocké dans une urne électronique dédiée sans lien avec le fichier d’authentification des électeurs.

Le processus mis en œuvre par le prestataire doit garantir le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Il est précisé qu’aucun résultat partiel ne sera accessible durant le déroulement du scrutin.

2.3 – Formalités de déclaration à la CNIL et accès aux données personnelles

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, une déclaration à la CNIL sera effectuée par l'Etablissement au titre de la constitution des fichiers électoraux et de candidats.

Conformément aux obligations légales, les utilisateurs du Système de vote pourront faire valoir leur droit d'accès aux informations enregistrées les concernant, en adressant une demande par courrier postal auprès du Prestataire retenu et en justifiant de leur identité.

Article 3 – Durée de l’accord

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée.

Il peut être dénoncé avec un préavis de trois mois par l’une ou l’autre des parties selon les conditions prévues par le code du Travail.

Article 4 – Entrée en vigueur

Le présent accord entrera en vigueur sous réserve des formalités de dépôt légal et d’agrément.

Article 5 – Publicité et formalités de dépôt de l’accord

Un exemplaire signé de cet accord sera remis à chacune des parties signataires.

Les agents de la Caf des Ardennes seront informés de la mise en œuvre effective de l’accord via le portail intranet

Conformément à la loi du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels, l’accord sera déposé par la Direction de la Caf sur le site internet www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Une version anonymisée de l’accord sera également transmise afin de permettre de remplir l’obligation légale de publicité dudit accord.

Un exemplaire sera également adressé auprès du Greffe des Prud’hommes.

Fait à Charleville-Mézières, le lundi 1^er avril 2019.

Le Directeur La Déléguée Syndicale

de la Caf des Ardennes (CGT)