accord d’entreprise relatif aux conditions d’accès et d’utilisation de la messagerie professionnelle

par les organisations syndicales

et les membres du comité social et économique

Entre :

REIMS SANTE AU TRAVAIL, Association de Loi 1901, sise au 28 rue René Cassin à BEZANNES (51430), représenté par Monsieur XXXXX, Directeur

D’une part

Et

Les Délégations Syndicales suivantes :

• L’organisation syndicale FO

• Représentée par Mme XXXXX

• L’organisation syndicale CFDT

  • Représentée par Mme XXXXX

D’autre part

Préambule

L’utilisation de la messagerie électronique professionnelle par les organisations syndicales et par les membres du Comité Social Économique vise un double objectif :

• Constituer un outil d’échange favorisant et enrichissant le dialogue social ;

• Faciliter la communication des messages transmis par les organisations syndicales et par les membres du CSE grâce à des moyens modernes et adaptés.

Le présent accord fixe les conditions d’accès et d’utilisation de la messagerie professionnelle de l’association Reims Santé au Travail pour la diffusion de messages à caractère syndical au bénéfice des organisations syndicales présentes au sein de Reims Santé au Travail et aux organisations syndicales ayant constitué une section syndicale, qu’elles soient ou non représentatives.

Il fixe aussi les conditions d’accès et d’utilisation de la messagerie professionnelle par les membres du Comité Social et Économique.

Il s’inscrit dans le cadre de La loi Travail du 8 août 2016 qui est venu modifier l’article L 2142-6 du Code du travail :

« Un accord d'entreprise peut définir les conditions et les modalités de diffusion des informations syndicales au moyen des outils numériques disponibles dans l'entreprise.

A défaut d'accord, les organisations syndicales présentes dans l'entreprise et satisfaisant aux critères de respect des valeurs républicaines et d'indépendance, légalement constituées depuis au moins deux ans peuvent mettre à disposition des publications et tracts sur un site syndical accessible à partir de l'intranet de l'entreprise, lorsqu'il existe.

L'utilisation par les organisations syndicales des outils numériques mis à leur disposition doit satisfaire l'ensemble des conditions suivantes :

 1) Être compatible avec les exigences de bon fonctionnement et de sécurité du réseau informatique de l'entreprise,

 2) Ne pas avoir des conséquences préjudiciables à la bonne marche de l'entreprise,

 3) Préserver la liberté de choix des salariés d'accepter ou de refuser un message. »

Article 1 : Conditions d’utilisation de la messagerie professionnelle par les organisations syndicales

Les organisations syndicales sont autorisées à utiliser la messagerie électronique de l’association Reims Santé au Travail aux conditions suivantes :

• Le message envoyé devra indiquer de façon explicite l’organisation syndicale émettrice. Aucune réponse ne pourra être faite par les destinataires à partir de ce message en utilisant « répondre à tous ». La mention « nous vous remercions de ne pas répondre à ce message en utilisant la fonction « répondre à tous » » devra être inscrite dans le bas du message électronique.

En outre le message ne devra pas comporter de possibilité de contrôle par l’émetteur (accusé de réception ou de lecture).

Il est conseillé d’envoyer les messages en utilisant la copie conforme individuelle (Cci)

• L’objet du message doit être précis, court. Toute position ou point de vue de l’organisation syndicale émettrice sont interdits.

À titre d’exemple, seuls seront autorisés les intitulés suivants : information sur les salaires / information sur les conditions de travail / information relative à la CCN / information relative au Code du travail…

• Le contenu du message ne portera que sur le sujet cité en objet.

• Ne sont pas autorisées, au travers des messages, les pratiques suivantes : les forums, blogs, discussions instantanées et partage de contenus vidéo ; les téléchargements de contenus vidéo, d’images animées et bandes son ; la visualisation de vidéos au fur et à mesure du chargement sur le réseau (« streaming ») ; les liens hypertextes vers des sites internet autres que les sites officiels des organisations syndicales.

• Les organisations syndicales sont autorisées à utiliser la liste de diffusion « Reims Santé au Travail ».

Chaque salarié aura la possibilité de ne plus recevoir les messages à caractère syndical en utilisant le chemin suivant :

1. Clic droit sur le mail envoyé par l’organisation syndicale

2. Courrier indésirable

3. Bloquer l’expéditeur

Afin d’éviter toute possibilité d’utilisation détournée, l’employeur ne doit pas pouvoir exercer de contrôle sur les listes de diffusion ainsi constituées. En effet, celles-ci sont susceptibles de révéler l’opinion favorable d’un salarié à l’égard d’une organisation, voire son appartenance à un syndicat déterminé, sur la base du choix opéré par ce salarié quant à son acceptation ou son refus de recevoir des messages à caractère syndical.

• Horaire de diffusion des messages : entre 8h00 et 18h00.

• L’organisation syndicale est tenue d’émettre ses messages depuis une adresse unique composée de la façon suivante « nom de l’organisation syndicale@reimssantetravail.fr », qu’elle communiquera à la Direction pour création de l’adresse par le service informatique.

• Nombre de messages en année calendaire : 50 au maximum, ce nombre peut être dépassé en cas d’événements exceptionnels en accord avec la Direction.

Article 2 : Informations relatives aux activités sociales et culturelles du CSE

Le CSE est autorisé à communiquer, à partir de cse@reimssantetravail.fr, des informations se rapportant à ses attributions sociales et culturelles, à l’ensemble du personnel par la messagerie professionnelle.

Article 3 : Information du personnel relative aux instances représentatives du personnel 

3.1 Information des membres du CSE vers les salariés 

Création d’une adresse de messagerie spécifique composée de la façon suivante : cse@reimssantetravail.fr.

Les membres du CSE peuvent informer les salariés concernés par le périmètre de leur instance en utilisant la liste de diffusion spécifique. Les thématiques de leur périmètre d’action sont les suivantes :

• les dates des réunions avec la Direction,

• les dates limites de transmission des questions,

• les questions présentées lors des réunions,

• les dates des permanences,

• les textes légaux et règlementaires permettant de comprendre le rôle et les actions possibles des délégués du personnel,

• les nouveautés des activités sociales et culturelles du CSE.

Des échanges par message électronique entre les membres du CSE et les salariés concernés par le périmètre de leur instance, sont possibles pour permettre de recueillir l’avis des salariés sur une question à traiter en réunion avec la Direction.

Aucune réponse ne pourra être faite par les destinataires à partir de ce message en utilisant « répondre à tous ». La mention « nous vous remercions de ne pas répondre à ce message en utilisant la fonction « répondre à tous » » devra être inscrite dans le bas du message électronique.

En outre le message ne devra pas comporter de possibilité de contrôle par l’émetteur (accusé de réception ou de lecture).

Il est conseillé d’envoyer les messages en utilisant la copie conforme individuelle (Cci)

3.2 Les contributeurs sont :

• Pour les organisations syndicales : le délégué syndical et/ou une autre personne désignée en cas d’absence.

• Pour le CSE : le secrétaire du CSE et le trésorier ainsi que leurs adjoints désignés en cas d’absence des titulaires.

Le contributeur indiquera son nom et prénom au bas du message envoyé avec la mention « pour les élus CSE ou délégué syndical ».

Il est précisé que ne peut être contributeur qu’un représentant du personnel ayant un mandat en cours. La fonction de contributeur cesse de plein droit avec le mandat de l’intéressé pour quelque cause que ce soit.

Les contributeurs utiliseront pour leurs messages, les listes de diffusion spécifiques au périmètre de leurs instances.

3.3 Les procès-verbaux

Les procès-verbaux approuvés par le CSE ainsi que les réponses de la Direction seront portés à la connaissance du personnel par :

• le secrétaire du CSE - par voie d’affichage,

• par le service RH - par voie électronique via KELIO.

Article 4 : Sanction en cas de non-respect du présent accord

Il est précisé qu’il n’existe pas de contrôle a priori des contenus mis en ligne par les organisations syndicales et les membres du CSE mais seulement une responsabilité a posteriori en cas d’abus dans l’exercice de la liberté de communication syndicale.

Outre les sanctions civiles et pénales encourues, le non-respect du présent accord, notamment le non-respect des dispositions de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978, ainsi que de l’ensemble des recommandations de la CNIL et du RGPD, emporte l’arrêt de l’utilisation de la messagerie.

Le temps de la procédure judiciaire, l’utilisation de la messagerie professionnelle sera suspendue.

Article 5 : Durée de l’accord

Conformément aux dispositions légales en vigueur, le présent accord a préalablement été transmis pour consultation au CSE.

Chacune des parties signataires du présent accord peut en demander, en tout ou partie, la révision ou la dénonciation dans les conditions prévues par les dispositions légales en vigueur.

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée soit du jour de la signature du présent accord jusqu’au 31 décembre 2020.

Article 6 : Formalités de dépôt et de publicité de l’accord

Le présent accord fera l’objet d’un dépôt dans les conditions prévues à l’article L 2242-1 et suivants du Code du Travail.

Le protocole d’accord sera déposé sur la plateforme en ligne « TéléAccords » qui transmet ensuite à la DIRECCTE. Ce dépôt électronique permet :

• D’une part, de transférer automatiquement le dossier à la Direccte compétente, qui, suite à l’instruction du dossier, délivrera le récépissé de dépôt.

• D’autre part, de répondre à l’obligation de publicité des accords issue de l’article 16 de la loi du 8 août 2016 relative au travail, à la modernisation du dialogue social et à la sécurisation des parcours professionnels. Cet article prévoit que tous les accords seront librement consultables en ligne sur le site

Le déposant adressera un exemplaire de l’accord au secrétariat du greffe des Prud’hommes de Reims.

Les parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L2231-5-1 du Code du travail.

A défaut d’un tel acte, le présent accord sera publié dans une version intégrale sauf demande de l’une des parties de la suppression des noms, prénoms des négociateurs et des signataires.

Le protocole sera communiqué au personnel.

Fait à Bezannes, le 15 novembre 2019

XXXXXXXXXX

Directeur

XXXXXXXXXX XXXXXXXXXXX

Déléguée syndicale CFDT Déléguée syndicale FO