Accord sur le vote électronique – V0

Sommaire

TITRE 1 : Dispositions générales 4

Titre 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe 4

TITRE 3 : Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique 4

TITRE 4 : Cahier des charges 5

Chapitre 4.1 : Confidentialité des données transmises 5

Chapitre 4.2 : Contenu des fichiers 6

Chapitre 4.3 : Garantie des exigences techniques 6

Chapitre 4.4 : Mise en place d’une cellule d’assistance technique 7

Chapitre 4.5 : Communication des listes électorales et des listes de candidats 7

Chapitre 4.6 : Modalités d’accès au serveur de vote 7

Chapitre 4.7 : Déroulement du vote 8

Chapitre 4.8 : Dépouillement 8

Titre 5 : Informations du personnel et de ses représentants 9

Titre 6 : Révision 9

Titre 7 : Durée de l’accord 10

Titre 8 : Formalités de dépôt et de publicité 10

ENTRE LES SOUSSIGNES

………………., inscrite au répertoire SIREN sous le numéro ………………. , sise à ……………….par ……………….en qualité de ………………..

Ci-après dénommée ……………….

D’UNE PART,

Et

L’organisation syndicale :

……………….

Ci-après dénommée la « ……………… »

D’AUTRE PART,

Constituant ensemble « les parties »

Il a été conclu le présent accord,

Il a été convenu ce qui suit :

Par le présent accord, les parties conviennent d’organiser les élections professionnelles par voie électronique dans les conditions précisées ci-après.

TITRE 1 : Dispositions générales

Le présent accord a pour objet d’autoriser le vote électronique lors des élections des membres de la délégation du personnel au CSE. L’article 54 de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique autorise le recours au vote électronique pour les élections professionnelles.

Dans le cadre de chaque élection, l’association engagera une négociation en vue de la conclusion d’un protocole d’accord préélectoral, définissant notamment le calendrier, les modalités de constitution des bureaux de vote, la répartition des sièges.

Le protocole d’accord préélectoral mentionnera la conclusion du présent accord sur le vote électronique et le nom du prestataire choisi pour mettre en place ce système de vote électronique au sein de l’association.

Le protocole d’accord préélectoral précisera de manière détaillée le fonctionnement du dispositif et le déroulement des opérations électorales.

Le vote électronique peut avoir lieu à distance ou sur le lieu de travail.

Titre 2 : Exclusion du vote à bulletin secret sous enveloppe

Les parties conviennent que le vote électronique est la seule modalité de vote possible, ce qui exclut le vote à bulletin secret sous enveloppe.

TITRE 3 : Prestataire en charge de la mise en place du vote électronique

La conception et la mise en place du système de vote électronique sont confiées à un prestataire choisi par l’association, dans le respect du cahier des charges contenant les prescriptions énoncées aux articles R.2314-5 et suivants du code du travail précisent les conditions et les modalités de vote par voie électronique pour l'élection des membres de la délégation du personnel du comité social et économique.

Ainsi qu’à la délibération 2019-053 du 25 avril 2019 de la CNIL formule des recommandations sur la mise en place du vote électronique. En cas de modification de ces textes, les nouvelles règles devront être prises en compte.

Dans ce cadre, l’association a étudié l’opportunité de recourir au vote électronique pour organiser les élections des membres de la délégation du personnel au Comité Social et Economique.

Les informations et témoignages recueillis ont conforté l’association dans l’appréciation que le vote électronique est de nature à améliorer les processus de vote au sein de l’association, en permettant notamment :

• De simplifier et sécuriser l’organisation du processus électoral,

• De faciliter le vote pour les salariés en mission ou en déplacement,

• D’obtenir en fin de scrutin des résultats sécurisés et affichés en quelques minutes,

• D’augmenter le niveau de participation,

• D’inscrire le processus électoral dans une démarche de préservation de l’environnement.

Afin de garantir la sécurité des opérations électorales et la confidentialité du vote, l’association convient de ne pas recourir à une solution développée en interne et décide que les élections seront organisées par ………………., mandaté par la Direction.

Les coordonnées de ce prestataire sont précisées dans le protocole d’accord préélectoral.

TITRE 4 : Cahier des charges

L’association convient de recourir au vote électronique à travers le moyen unique du vote par Internet. Ainsi, la notion de « vote électronique » mentionnée dans le présent accord doit s’entendre comme l’utilisation de ce moyen de communication pour procéder au vote.

Le présent accord sur le vote électronique s’applique à l’ensemble des salariés de l’association (ainsi qu’aux éventuels salariés mis à disposition de l’association) appelés à voter aux élections des membres de la délégation du personnel au comité social et économique.

Le dispositif de vote électronique respecte les principes généraux du droit électoral et permet d’assurer l’identité des électeurs, la sincérité, le secret, l’anonymat, l’unicité, la confidentialité et la liberté du vote ainsi que de la publicité du scrutin.

Chapitre 4.1 : Confidentialité des données transmises

Le système ………………. assurera la confidentialité des données transmises à savoir :

• Les fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux (dans le respect des dispositions des articles 4 et 5 de l’arrêté du 25 avril 2007),

• La sécurité de l’envoi des moyens d’authentification,

• L’émargement,

• L’enregistrement et le dépouillement des votes.

Les données relatives aux électeurs inscrits sur les listes électorales ainsi que celles relatives à leur vote sont traitées par des systèmes informatiques distincts dédiés et isolés : ces fichiers sont respectivement dénommés « fichier des électeurs » et « contenu de l’urne électronique ».

Les fichiers comportant les éléments d’authentification des électeurs, les clés de déchiffrement de sauvegarde (qui ne seront utilisées qu’en cas de force majeure, c’est-à-dire de la perte de plus de deux clés par les membres du bureau de vote) ne seront accessibles qu'au personnel habilité du prestataire de ………………., chargé de la gestion et de la maintenance du système.

Le système de vote électronique est conçu de manière à pouvoir être scellé à l’ouverture et à la clôture du scrutin. Le système de vote électronique garantira également l'impossibilité de reprendre ou de modifier les résultats après la décision de clôture du dépouillement. La procédure de décompte des votes enregistrés devra pouvoir être déroulée de nouveau.

Le vote émis par chaque électeur sera chiffré et stocké dans l'urne électronique dédiée.

Le contenu des urnes électroniques sera inaccessible jusqu’au dépouillement de celles-ci, effectué sous le contrôle des membres du bureau de vote à l’aide des clés de déchiffrement reçues et conservées par ces derniers.

Les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d'émargement, de résultats et de sauvegarde seront conservés jusqu'à l'expiration du délai de recours ou jusqu'à la décision juridictionnelle devenue définitive. A l'expiration de ces délais, ces fichiers supports seront détruits.

Chapitre 4.2 : Contenu des fichiers

Le fichier des électeurs établi à partir des listes électorales permet de délivrer à chaque électeur un moyen d’authentification, d’identifier les électeurs ayant voté et d’éditer des listes d’émargement.

Le fichier « Contenu de l’urne électronique » recense pour sa part les votes exprimés par voie électronique. Les données de ce fichier font l’objet d’un chiffrement et ne doivent pas comporter de lien permettant l’identification des électeurs afin de garantir la confidentialité du vote.

Les données enregistrées sont :

• Listes électorales : nom et prénom des inscrits, date d’entrée dans l’association, date de naissance, collège électoral.

• Fichier des électeurs : noms et prénoms, collège électoral, moyen d’authentification et coordonnées le cas échéant.

• Listes d’émargement : collège électoral, nom et prénom des électeurs.

• Listes de candidats : collège électoral, nom et prénom des candidats, titulaires ou suppléants, appartenance syndicale.

• Liste de résultats : nom et prénom des candidats, élus ou non élus, voix obtenues, appartenance syndicale, collège et destinataires.

Les destinataires des données sont :

• Pour les listes électorales : les électeurs, les syndicats représentatifs, les salariés habilités du service des ressources humaines.

• Pour le fichier des électeurs : les électeurs, pour les informations qui les concernent.

• Pour les listes d’émargement : les membres du bureau de vote, les salariés habilités du service des ressources humaines.

• Pour les listes de résultats : les électeurs, les services du ministère chargé de l’emploi, les syndicats, l’employeur et les salariés habilités du service des ressources humaines.

Chapitre 4.3 : Garantie des exigences techniques

Afin de s’assurer du respect des exigences techniques du dispositif, le dispositif de vote électronique doit être, préalablement à sa mise en place, soumis à une expertise indépendante, afin de vérifier le respect articles R. 2314-5 à R. 2314-8. Le rapport de l’expert est tenu à la disposition de la Commission nationale de l’informatique et des libertés ainsi que des instances représentatives du personnel.

Les personnes chargées de la gestion et de la maintenance du système informatique doivent toujours s’assurer du respect des prescriptions légales et réglementaires.

Un dispositif de secours offrant les mêmes garanties que le dispositif principal est mis en place pour prendre le relais en cas de panne de système.

Afin de répondre aux exigences posées par l’article R.2314-7 du code du travail, le flux du vote est celui de l’identification de l’électeur sont séparés. L’opinion émise par l’électeur est ainsi cryptée et stockée dans une urne électronique dédiée sans lien aucun avec le fichier d’identification des électeurs. Ce circuit garantit ainsi le secret du vote et la sincérité des opérations électorales.

Chapitre 4.4 : Mise en place d’une cellule d’assistance technique

Une cellule d’assistance technique chargée de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique est mise en place.

Cette cellule est composée du prestataire en charge de la mise en place du vote électronique ainsi que des membres habilités du service des ressources humaines.

Cette cellule d’assistance est chargée de :

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test de système de vote électronique et de vérifier que l’urne électronique est vide, scellée et chiffrée par des clés délivrées à cet effet ;

• Procéder, avant que le vote ne soit ouvert, à un test spécifique de dépouillement, à l’issue duquel le système est scellé ;

• Contrôler, à l’issue des opérations de vote et avant les opérations de dépouillement, le scellement de ce système.

En outre, un dispositif de secours susceptible de prendre le relais en cas de panne du système principal et offrant les mêmes garanties et les mêmes caractéristiques, sera mis en place.

En cas de dysfonctionnement informatique résultant d'une attaque du système par un tiers, d'une infection virale, d'une défaillance technique ou d'une altération des données, le bureau de vote aura compétence, après avis des représentants du prestataire chargé de la mise en œuvre du vote, pour prendre toute mesure d'information et de sauvegarde et notamment pour décider la suspension des opérations de vote.

Chapitre 4.5 : Communication des listes électorales et des listes de candidats

La première transmission au prestataire des listes électorales, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral est faite à la date prévue par le protocole d’accord préélectoral.

Les listes de candidats, qui sont établies conformément aux dispositions du protocole d’accord préélectoral, ainsi que les logos et les professions de foi sont adressées au prestataire pour intégration dans le système de vote électronique à la date prévue par le protocole d’accord préélectoral.

………………. assurera la programmation du site de vote et notamment la présentation à l’écran des listes de candidats et des bulletins de vote.

Les formats et poids maximum des logos et professions de foi seront définis dans le protocole d’accord préélectoral.

Chapitre 4.6 : Modalités d’accès au serveur de vote

Chaque électeur recevra à l’aide de canaux distincts :

• Son identifiant personnel de connexion par un premier canal,

• Son mot de passe personnel de validation du vote par un second canal,

• L’adresse de connexion au site de vote,

• La date de début et de fin du vote électronique au premier et au deuxième tour.

Les modalités d’envoi des codes d’accès seront définies dans le protocole d’accord préélectoral, de manière à assurer la confidentialité de ces données dans le respect des dispositions du Code du travail et de la jurisprudence.

L’électeur accèdera au système de vote en saisissant son identifiant personnel ainsi qu’une donnée de connexion définie dans le protocole d’accord préélectoral.

Une fois connecté, pour l’élection tant des titulaires que des suppléants, l’électeur se verra présenter les bulletins de vote correspondant à son établissement et collège.

L’électeur validera son vote en saisissant son mot de passe personnel.

En cas de perte ou de non-réception de leurs codes d’accès personnels, les électeurs pourront obtenir de nouveaux codes au cours des opérations de vote selon une procédure sécurisée.

Les membres du bureau de vote pourront consulter en permanence les listes d’émargement et le taux de participation.

Chapitre 4.7 : Déroulement du vote

Le vote électronique se déroulera, pour chaque tour de scrutin, pendant une période délimitée. Les salariés seront informés, selon des modalités définies dans le protocole d’accord préélectoral, des dates et heures d’ouverture et de fermeture des scrutins. Ces dates et heures seront déterminées lors de la négociation du protocole d’accord préélectoral.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période de vote, de leur lieu de travail, de leur domicile ou de leur lieu de villégiature via tout terminal usuel en se connectant au site de vote.

Afin de ne pas favoriser une liste ou un vote plutôt qu’un autre, ………………. veillera à la neutralité de la dimension des bulletins, des tailles de caractères, de la police de caractères. De plus, des espaces identiques seront réservés aux professions de foi et aux logos des différentes listes de candidats.

Pour chaque scrutin, les listes (ainsi que les noms des candidats associés) seront présentées sur une seule et même page (sans défilement).

Le système proposera par défaut le vote pour une liste complète. Le système permettra cependant de raturer un ou plusieurs candidats sur la liste sélectionnée.

L’électeur doit pouvoir modifier son choix avant validation.

La validation entraînant transmission du vote et émargement fait l’objet d’un accusé de réception que l’électeur doit pouvoir conserver et imprimer.

La liste d'émargement ne sera accessible qu'aux membres du bureau de vote et à des fins de contrôle du déroulement du scrutin.

Aucun résultat partiel ne peut être communiqué pendant le déroulement du scrutin. Toutefois, le nombre de votants pourra être révélé au cours du scrutin.

Chapitre 4.8 : Dépouillement

Dès la clôture du scrutin, le contenu de l’urne, la liste d’émargement et les serveurs informatiques seront figés, horodatés et scellés automatiquement.

A la clôture des opérations de vote, la cellule d’assistance technique vérifie le scellement du système.

A l’heure de la clôture du scrutin, le site de vote n’est plus accessible aux électeurs. L’opération de dépouillement seront effectuées dans le bureau de vote, sous l’autorité du président du bureau, avec la présence obligatoire des assesseurs, des représentants des listes et de l’employeur ou de son représentant.

L’accès aux données du fichier « Contenu de l’urne électronique » ne peut se faire que par activation conjointe, par deux clés de chiffrement détenues par le Président et les assesseurs du Bureau de vote.

Les membres du bureau de vote signeront les procès-verbaux et la liste d’émargement, avant la proclamation des résultats.

Les données (les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultat et de sauvegarde) sont conservées sous scellés jusqu’à l’expiration du délai de recours (15 jours en matière d’élections professionnelles) ou, en cas d’action contentieuse, jusqu’à ce que la décision de justice acquière caractère définitif.

Elles peuvent ensuite être détruites.

Titre 5 : Informations du personnel et de ses représentants

Pour les seules nécessités des opérations électorales (notamment l’établissement des listes électorales), l’employeur sera amené à transmettre au prestataire des fichiers établis à partir d’extraction des fichiers de gestion du personnel de l’association contenant des données personnelles. Dès l’accomplissement de ces formalités, les organisations syndicales de l’association et chaque salarié, individuellement, en seront informées.

L’employeur remet à chaque salarié une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

L’employeur assure une formation auprès des représentants du personnel, des délégués syndicaux et des membres des bureaux de vote sur le système de vote électronique choisi.

Titre 6 : Révision

Le présent accord pourra être révisé à tout moment selon les modalités définies par le code du travail.

Toute demande de révision à l’initiative de l’une des parties susvisées devra être adressée aux autres parties et comporter l’indication des dispositions dont il est demandé à la révision.

Les parties devront s’efforcer d’entamer les négociations dans un délai de trois mois à compter de la demande de révision.

L’avenant éventuel de révision devra être déposé dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

Titre 7 : Durée de l’accord

Le présent accord, conclu sans limitation de durée, pourra être dénoncé à tout moment selon les dispositions en vigueur respectivement par l'employeur signataire ou par la totalité des délégués syndicaux signataires ou ayant adhéré à l’accord.

Cette dénonciation, sous réserve de respecter un préavis de trois mois, devra être notifiée par son auteur aux autres parties par tout moyen permettant de lui conférer une date certaine.

La dénonciation devra être déposée dans les conditions prévues par les textes en vigueur.

Titre 8 : Formalités de dépôt et de publicité

En application du décret n°2018-362 du 15 mai 2018 relatif à la procédure de dépôt des accords collectifs, les formalités de dépôt seront effectuées par le représentant légal de l’association.

Ce dernier déposera l’accord collectif sur la plateforme nationale "TéléAccords" à l’adresse suivante : www.teleaccords.travail-emploi.gouv.fr.

Le déposant adressera un exemplaire de l’accord au secrétariat greffe du conseil de prud'hommes de Rouen.

Les Parties rappellent que, dans un acte distinct du présent accord, elles pourront convenir qu’une partie du présent accord ne fera pas l’objet de la publication prévue à l’article L 2231-5-1 du Code du travail. En outre, l'employeur peut occulter les éléments portant atteinte aux intérêts stratégiques de l'association.

A défaut, le présent accord sera publié dans une version intégrale.

Un exemplaire du présent accord sera remis par la Direction au comité social et économique et aux délégués syndicaux dans le respect des dispositions de l’article R. 2262-2 du code du travail.

Fait en 3 exemplaires originaux

A ……………….

Le ……………….

Pour ………………., ………………., ……………….

Pour l’organisation syndicale ………………., ………………., ……………….