PROTOCOLE D’ACCORD RELATIF AU VOTE ELECTRONIQUE CONCERNANT LES ELECTIONS DES REPRESENTANTS DU PERSONNEL AU COMITE SOCIAL ET ECONOMIQUE EN 2022

CPAM DES DEUX-SEVRES

Table des matières

Article 1 Principes du recours à un prestataire 3

Article 2 Cadre géographique des élections 4

Article 3 Date et lieu des élections 4

Article 4 Déroulement des opérations de votes 4

Article 5 Consultation de la participation 6

Article 6 Le scellement 6

Article 7 Assistance aux utilisateurs 6

Article 8 Mise à disposition d’un ordinateur en libre-service 7

Article 9 Assistance aux personnes ne pouvant pas voter seules 7

Article10 Bureau de vote 7

Article 11 Dépouillement 8

Article 12 Formalités 8

Article 13 Durée du protocole d’accord 8

Article 14 Révision 9

Article 15 Publicité 9

Entre les soussignés

Caisse Primaire d’Assurance Maladie des Deux-Sèvres

1 Rue de l'Angélique - Parc de l'Ebaupin – Bessines -

79041 NIORT

Représentée par Christine LASSERRE, en qualité de Directrice,

d’une part,

Et

Les Organisations Syndicales représentées par leurs représentants respectifs dûment mandatés :,

• Force Ouvrière, représentée par Maïté LAMY

d’autre part.

Il a été convenu ce qu’il suit :

Le présent accord a pour objet de mettre en place le vote électronique en vue des élections des représentants du personnel au Comité Social et Economique dans le cadre des dispositions de l’ordonnance n°2017-1386 du 22 septembre 2017 relative à la nouvelle organisation du dialogue social et économique dans l'entreprise et favorisant l'exercice et la valorisation des responsabilités syndicales.

Les informations relatives au processus électoral ont été et seront tout au cours de ce dernier réalisées dans le respect des dispositions légales.

Article 1 Principes du recours à un prestataire

La mise en œuvre du vote électronique sera confiée à la société KERCIA - ALPHAVOTE, spécialisée dans le développement du vote électronique, la conception et la mise en place du système de vote électronique sur la base du marché public que notre organisme a validé le 10 mai 2022.

Dans ce cadre, le cahier des charges a été établi dans le respect des dispositions des articles R2314-5 et suivants du code du travail. Il sera tenu à la disposition des salariés et consultable au service Ressources Humaines de l’Organisme. Il sera également mis à disposition sous la banque documentaire du groupe LIAM Votre RH et vous de la CPAM des Deux-Sèvres, à terme sur l’intranet local.

Afin d’assurer une plus grande facilité et homogénéité dans l’organisation du vote, la Direction a décidé que tous les électeurs de l’organisme voteront de manière électronique.

Aucun vote à bulletin secret sous enveloppe ne sera organisé.

La solution technique choisie pour ce vote est celle de la société KERCIA - ALPHAVOTE dont le siège social est situé au 30 Chemin du vieux Chêne – Inovallée 38240 MEYLAN, ci‑après dénommé le « Prestataire ».

Les parties reconnaissent que les modalités du vote électronique permettent d’assurer la confidentialité des données transmises, notamment de celles des fichiers constitués pour établir les listes électorales des collèges électoraux, ainsi que la sécurité de l’adressage des moyens d’authentification, de l’émargement, de l’enregistrement et du dépouillement des votes, conformément aux principes généraux du droit électoral.

Pour plus d’informations sur le fonctionnement et la description du vote électronique, il est également joint en annexe du présent protocole d’accord la notice de vote présentant le parcours utilisateur de la solution retenue.

Article 2 Cadre géographique des élections

Ces élections concernent l’ensemble des salariés électeurs de la Caisse Primaire d’Assurance Maladie des Deux-Sèvres, l’ensemble étant rattaché au site de Bessines.

Article 3 Date et lieu des élections

Conformément au protocole d’accord relatif à la prorogation du mandat des élus signé localement le 8 juin 2021, les élections des représentants du Comité social et économique de la CPAM des Deux-Sèvres se dérouleront au plus tard le 6 décembre 2022.

Article 4 Déroulement des opérations de votes

4.1 Transmission d’une notice d’information :

Chaque salarié sera également informé au moyen d’une notice d’information détaillée sur le déroulement des opérations électorales.

Toute facilité sera accordée au personnel pour lui permettre de voter. Le temps nécessaire à chaque électeur pour voter n'entraînera aucune réduction de salaire.

Les électeurs auront la possibilité de voter à tout moment pendant la période du scrutin, de n’importe quel terminal internet, de leur lieu de travail et/ou à distance.

1. 4.2 Matériel de vote – Codes confidentiels

Afin de procéder aux opérations de vote par voie électronique dans des conditions assurant la confidentialité et l’unicité de son vote, chaque électeur recevra par courrier postal, son identifiant personnel et confidentiel, généré aléatoirement par le système de vote.

L’envoi de ce matériel de vote sera réalisé par le prestataire.

Conformément aux recommandations de la CNIL et à la délibération CNIL n° 2019-053 du 25 avril 2019, l’envoi du code d’accès (login) et du mot de passe sera fait par 2 envois séparés ; l’identifiant par courrier postal et le mot de passe par mail ou sms au choix de l’électeur.

Pour les deux tours d’élections, lors de la connexion, un 3^ème identifiant consistant en une question défi permettra à l’électeur d’accéder aux bulletins de vote correspondant à son collège électoral.

2. 4.3 Protocole de restitution des codes confidentiels en cas de perte ou de non-réception

En cas de perte ou de non-réception de ce courrier, l’électeur pourra s’adresser à la hotline du Prestataire ou se déclarer en ligne.

L’électeur aura la possibilité de récupérer ses codes personnels en saisissant obligatoirement ses noms et prénoms et :

- son année de naissance

- son département de naissance,

Le prestataire lui adressera ses codes, soit à son adresse mail professionnelle, soit à une adresse mail personnelle, qui sera communiquée par l’électeur.

4. 4.4 Modalités de vote

Le prestataire assure la réalisation des pages Web et, notamment, la présentation à l’écran des bulletins de vote après avoir procédé à l’intégration dans le dispositif du vote électronique, des listes de candidats et des logos conformes à ceux présentés et transmis par leurs auteurs.

Les listes sont présentées à l’écran.

Par ailleurs, afin de garantir l’égalité de traitement entre les listes de candidats, le prestataire veillera à ce que la dimension des bulletins et la typographie utilisée soient identiques pour toutes les listes.

6. 4.5 Déroulement du vote

La connexion au site de vote a lieu par le navigateur internet à l’aide d’une adresse qui sera fournie par le prestataire. Cette adresse de connexion sera indiquée dans les protocoles d’accord préélectoraux.

Après avoir saisi cette URL dans la barre d’adresse dans le navigateur internet, l’électeur devra saisir le code d’accès et son mot de passe.

Une fois connecté, l’électeur se verra présenter les seuls bulletins de vote correspondant à son collège, pour les titulaires et les suppléants.

Il pourra alors procéder à son choix :

• choisir une liste complète,

• raturer des candidats,

• voter blanc.

Le choix de l’électeur lui sera par la suite rappelé et pourra être modifié avant confirmation finale.

À tout moment, l’électeur peut interrompre le processus de vote et le reprendre.

La confirmation du vote par l’électeur vaut signature de la liste d’émargement dès réception dans l’urne électronique.

Un accusé réception confirmera au salarié l’enregistrement définitif de son vote.

Toute personne non reconnue n’aura pas accès aux pages du serveur de vote.

Article 5 Consultation de la participation

L’ensemble des organisations syndicales et la Direction pourront consulter à tout moment les taux de participation pour chaque scrutin au moyen d’un code secret qui leur sera transmis au préalable par le prestataire.

Article 6 Le scellement

Afin de répondre à ses obligations techniques et légales, les tests dits « à blanc » ont lieu pendant la réunion de scellement. Ils doivent être effectués sur le système de vote dématérialisé par internet définitif et validé préalablement, afin de permettre aux membres du bureau de vote de contrôler la conformité du système de vote dématérialisé par internet avant l’ouverture effective des élections.

Le prestataire s’engage à fournir un système permettant de tester « à blanc » toutes les fonctions et les rôles du logiciel une fois le paramétrage effectué, y compris l’utilisation des clés qui serviront au dépouillement réel à l’issue du scrutin.

Le scellement des urnes électroniques a pour effet de :

• Créer par le Président et les Assesseurs du bureau de vote des clés de chiffrement ;

• Valider des données de paramétrage et des listes de candidats sur le PV de scellement provisoire ;

• Réaliser plusieurs votes fictifs sur le site de vote ;

• Faire un dépouillement fictif des urnes électroniques et édition des résultats ;

• Contrôler la conformité des résultats obtenus ;

• Suivre des taux de participation et listes d’émargements ;

• Sceller le paramétrage par les membres du bureau de vote.

Article 7 Assistance aux utilisateurs

La cellule assistance technique du prestataire sera chargée de veiller, tout au long du déroulement du processus de vote électronique, au bon fonctionnement et à la supervision technique de ce système de vote.

Durant la période d’ouverture du scrutin, la cellule d’assistance pourra être contactée par les électeurs par le biais de coordonnées communiquées lors de l’envoi des codes d’accès.

Article 8 Mise à disposition d’un ordinateur en libre-service

Durant chaque tour de scrutin, un ordinateur en libre-service protégé par un isoloir sera mis à disposition pour les électeurs non équipés. L’emplacement de cet ordinateur en libre-service sera indiqué dans les protocoles d’accord préélectoraux.

Cet ordinateur permet à tout électeur de procéder au vote électronique. Il est expressément précisé qu'aucun moyen ne sera prévu pour modifier les plages horaires de votes déterminées.

Les électeurs sont donc informés qu'en cas d'arrivée tardive ou d'arrivées nombreuses peu avant la fermeture du site internet, il peut arriver qu'ils ne puissent voter sur un poste en libre-service.

Article 9 Assistance aux personnes ne pouvant pas voter seules

Les électeurs qui ne sont pas en mesure d’utiliser l’espace de vote en raison d’un handicap ou d’une infirmité, ont le droit de se faire assister par un électeur de leur choix.

Article10 Bureau de vote

Les membres du Bureau de vote contrôleront le bon déroulement des opérations électorales et proclameront les résultats.

La participation au Bureau de vote se fera pendant les heures de travail et n’entraînera aucune réduction de salaire.

À ce titre :

• ils seront invités à la réunion de contrôle des données, test et scellement du système de vote, bénéficieront des clés de chiffrement permettant de valider les votes,

• ils contrôleront le déroulement du vote, au moyen des informations mises à leur disposition via le système de vote,

• ils seront alertés par la Cellule d’assistance technique de tout incident et prendront toute décision utile,

• ils participeront à la séance de dépouillement, au cours de laquelle :

• ils autoriseront le dépouillement des urnes à l’aide de leurs clés de chiffrement,

• ils proclameront les résultats, signeront les listes d’émargement et les procès-verbaux (formulaires CERFA), édités et imprimés sous leur contrôle.

Article 11 Dépouillement

1. Procédure de dépouillement

Le dépouillement des urnes aura lieu en présence des membres du bureau de vote, des représentants de listes souhaitant être présents, du gestionnaire de l’élection et du prestataire.

Après saisie par les membres du bureau des clés de chiffrement, 3 clés valides permettront de procéder au déscellement des urnes, le système de vote affichera les résultats du vote pour chaque scrutin.

Le dépouillement du premier tour sera effectué, même si le quorum n’est pas atteint, afin de déterminer la représentativité des organisations syndicales et l’audience des candidats leur permettant d’être désignés pour des fonctions syndicales.

2. Signature et conservation des listes d’émargement

À l’issue du dépouillement, les listes d’émargement seront imprimées et signées par les membres du Bureau de vote.

Les listes d’émargement signées seront placées dans une enveloppe qui sera scellée et conservée par l’employeur.

Article 12 Formalités

Le prestataire conserve sous scellés, jusqu’à l’expiration du délai de recours et, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, jusqu’à la décision juridictionnelle devenue définitive, les fichiers supports comprenant la copie des programmes sources et des programmes exécutables, les matériels de vote, les fichiers d’émargement, de résultats et de sauvegarde.

A l’expiration du délai de recours ou, lorsqu’une action contentieuse a été engagée, après l’intervention d’une décision juridictionnelle devenue définitive, le prestataire procède à la destruction des fichiers supports.

A l’issue de la remise des données, les responsabilités d’archivage du scrutin incomberont à la CPAM des Deux-Sèvres. Jusqu'à cette date, le prestataire en assumera la charge.

Article 13 Durée du protocole d’accord

Le présent accord est conclu pour une durée déterminée correspondant à celle nécessaire pour l’organisation des élections professionnelles de 2022 : représentants au Comité Social et Economique.

A l’arrivée du terme de cet accord, il cessera de produire ses effets.

Article 14 Révision

Le présent accord peut être révisé, à tout moment pendant la période d’application, par accord collectif conclu sous la forme d’un avenant. Les organisations syndicales de salariés habilitées à engager la procédure de révision sont déterminées conformément aux dispositions de l’article L. 2261-7-1 du code du travail.

La demande d’engagement de la procédure de révision est formulée par lettre recommandée avec accusé de réception ou remise en main propre contre décharge à l’employeur et à chaque organisation habilitée à négocier l’avenant de révision.

A la demande de révision sont jointes les modifications que son auteur souhaite apporter au présent accord.

L’invitation à négocier l’avenant de révision est adressée par l’employeur aux organisations syndicales représentatives dans le mois courant à compter de la notification la plus tardive des demandes d’engagement de la procédure de révision.

Les conditions de validité de l’avenant de révision obéissent aux conditions posées par l’article L. 2232-12 du code du travail.

Article 15 Publicité

Il sera déposé un exemplaire auprès du Secrétariat-Greffe du Conseil des Prud’hommes.

Conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, cet accord sera également déposé sur la plateforme de téléprocédure du Ministère du travail.

Une copie sera remise à chaque organisation syndicale.

Le présent protocole fera l’objet d’une publication sous la banque documentaire du groupe LIAM Votre RH et vous de la CPAM des Deux-Sèvres, à terme sur l’intranet local et sera consultable au service Ressources Humaines.

A Niort, le

La Déléguée syndicale FO, La Directrice,

Maïté LAMY Christine LASSERRE