Accord d'entreprise "Protocole d'accord relatif a droit à la déconnexion" chez CAF 79 - CAISSE D ALLOCATIONS FAMILIALES DES DEUX SEVRES (Siège)

Entre les soussignés :

La Caisse d’Allocations Familiales des Deux-Sèvres

51, route de Cherveux

79000 NIORT

Représentée par madame – Directrice de la Caf des Deux-Sèvres d’une part

Et les organisations syndicales Cgt, Cftc représentées respectivement par madame et monsieur, délégués syndicaux d’autre part

Il est convenu ce qui suit :

PREAMBULE

La Caisse d’Allocations Familiales des Deux-Sèvres a engagé une négociation relative à l’égalité professionnelle et à la Qualité de Vie au Travail (article L 2242-13 du code du travail). Cette négociation a permis d’aborder les modalités d’exercice par le salarié de son droit à la déconnexion et la mise en place par l’organisme de dispositifs de régulation de l’utilisation des outils numériques afin d’assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que la vie personnelle et familiale (article L 2242-17 du code du travail).

Par le présent protocole d’accord, les parties ont voulu réviser en totalité les dispositions du protocole d’accord local, signé le 25 janvier 2018, sur le droit à la déconnexion. Ces dernières étant devenues obsolètes par rapport à l’évolution et aux usages des outils numériques au sein de l’organisme.

Dans une démarche d’amélioration de la qualité de vie au travail et des conditions de travail et de préservation de la santé des salariés, les signataires du présent accord ont souhaité affirmer l’importance du droit à la déconnexion et l’importance d’un bon usage des outils numériques.

D’autre part, cet usage soulève la problématique des frontières devenant floues entre vie professionnelle et vie personnelle, ce qui relève de la responsabilité de l’employeur, garant de l’obligation de sécurité et de santé de ses salariés, mais également du respect des règles applicables en matière de durée au travail.

Le développement des outils numériques s’inscrit également dans les enjeux d’efficacité et d’organisation tant individuelle que collective au sein de l’entreprise. Le droit à la déconnexion permet ainsi de poser les bases d’une performance optimisée.

Article 1 - Champ d’application

Le présent protocole d’accord vise l’ensemble des salariés de la Caisse d’Allocations Familiales des Deux-Sèvres, y compris ceux bénéficiant d’une convention individuelle de forfait en jour. Il s’applique également aux salariés en situation de télétravail.

Il ne s’applique pas, en revanche en cas d’astreintes.

Article 2 – Définition du droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et ne pas être contacté, en dehors de son temps de travail habituel, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel.

Les parties ont souhaité définir le droit à la déconnexion de façon élargie. Ainsi, cet accord prévoit une utilisation raisonnée des outils numériques pendant le temps de travail, afin d’être utilisés à bon escient, ainsi que l’organisation de l’activité afin de faciliter la conciliation vie privée et vie professionnelle.

Les outils numériques professionnels peuvent comprendre : les outils numériques physiques (ordinateurs, tablettes, téléphones portables, etc.) et les outils dématérialisés (logiciels, messagerie électronique professionnelle, internet/extranet, etc.) qui permettent d’être joignable à distance.

Article 3 - Principes résultant du droit à la déconnexion

Le droit à la déconnexion s’applique à l’ensemble des salariés de l’entreprise.

La notion d’astreinte n’entre pas dans le cadre du droit à la déconnexion, ce dispositif prévoyant que le salarié puisse intervenir pour accomplir un travail au sein de l’entreprise.

Ainsi, aucun salarié ne peut se voir reprocher de ne pas répondre à une sollicitation pendant ses périodes de repos ou de suspension de son contrat de travail (congés payés et autres congés, arrêt maladie, etc.).

Chacun a le devoir de respecter le droit à la déconnexion de tous et de ne pas solliciter ses collègues, ses supérieurs hiérarchiques et ses collaborateurs en dehors des horaires habituels de travail quotidien, pendant le week-end, les congés ou les périodes de suspension du contrat de travail.

Article 4 - Mesures de mise en œuvre du droit à la déconnexion

Les technologies numériques font désormais partie intégrante de notre vie professionnelle, avec des avantages (gain de productivité et de réactivité, tâches automatisées, source d’information, outils collaboratifs, travail sur le terrain, etc.).

Cependant, en étant plus connectés, nous émettons plus d’informations et suscitons plus de réponses, générant ainsi collectivement de plus en plus de messages, de courriels et de sollicitations. Il existe donc un risque de perte de contrôle du temps et de l’activité.

4.1 Utiliser à bon escient le bon outil de communication

Une démarche collective interne est mise en place pour travailler sur cet objectif. Différents groupes de travail (projet d’entreprise ; qualité de vie au travail) concourent à l’élaboration d’une charte regroupant les bonnes pratiques des modalités techniques de déconnexion aux outils numériques. Des modes d’emploi et guides seront également mis à disposition.

4.2 Savoir se déconnecter

4.2.1 Déconnexion réfléchie

• Sur son temps de travail

Dans le cadre d’une déconnexion réfléchie sur son temps de travail, les actions suivantes peuvent être mises en place par les utilisateurs :

• désactiver les alertes sonores et visuelles d’arrivée des messages.

• réserver un temps pour consulter ses messages, sous forme de plages de déconnexion, de façon à ne pas interrompre constamment son activité.

• Hors de son temps de travail

Le droit à la déconnexion tel que défini à l’article 2 du présent accord implique qu’aucun salarié ne soit tenu de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques, à caractère professionnel en dehors de ses heures habituelles de travail.

Le recours à l’accès à distance sécurisé est limité au temps de travail sauf cas particulier.

Les salariés disposant de smartphones à usage professionnel sont invités à les paramétrer pour restreindre les notifications à certains horaires le soir, les week-ends et pendant les congés.

• Pendant les congés et absences, quelle qu’en soit la nature

Les salariés paramètrent le gestionnaire d’absence de la messagerie électronique pour indiquer qu’ils ne peuvent répondre aux sollicitations et donner si possible les coordonnées d’un autre salarié à contacter en cas d’urgence.

L’agent prévient en amont son manager de son absence. Si l’absence n’est pas prévue, l’agent prévient son manager sur ses horaires de travail.

4.2.2 Dérogations exceptionnelles à la mise en œuvre du droit à la déconnexion

Toute dérogation, a un caractère exceptionnel, et doit être justifiée par la gravité, l’urgence et/ou l’importance du sujet en cause.

En effet, certaines situations d’urgence, de gravité particulière avérées ou d’importance exceptionnelle démontrées, et notamment en cas de déclenchement d’un plan de continuité d’activités (PCA), peuvent conduire à une sollicitation des salariés en dehors du temps de travail et particulièrement les acteurs du PCA.

En tout état de cause, le salarié n’est pas tenu de répondre à ces sollicitations en dehors de ses jours et horaires habituels de travail.

Les situations susvisées doivent prioritairement être traitées par téléphone.

4.2.3 Contact par le service des Ressources Humaines pendant les absences

Le service des Ressources Humaines remet à chaque agent, lors de son recrutement, un formulaire lui permettant d’indiquer qu’il souhaite rester destinataire de toutes les informations générales adressées au personnel, telle que l’organisation d’heures supplémentaires ou encore la diffusion d’offres d’emploi au sein de l’organisme.

À tout moment, l’agent peut revenir sur le choix qu’il a effectué.

4.3 Optimiser sa performance

Le droit à la déconnexion permet de concilier vie professionnelle, personnelle et familiale. La bonne gestion de son temps de travail par le salarié participe également à l’effectivité de ce droit.

• Maîtriser et optimiser le temps de réunion

Afin d’optimiser les temps de réunions, les participants sont invités à observer quelques bonnes pratiques :

- Les réunions sont programmées plusieurs jours avant leur tenue.

-. Une durée maximale de deux heures est préconisée, permettant aux participants de rester attentifs tout au long de la réunion.

- Il est recommandé de ne pas organiser de réunion commençant avant 9h00 ou se terminant après 17h00 (cela permettant de tenir compte du protocole d’accord relatif aux horaires ainsi que des contraintes personnelles des participants).

- Lorsque la présence de tous les participants n’est pas requise sur l’ensemble de la réunion, celle-ci est scindée. Ainsi, seules les personnes concernées sont convoquées et mobilisées sur le temps strictement nécessaire.

- Un ordre du jour et les documents préparatoires éventuels sont communiqués au préalable.

- Une convocation, précisant l’horaire de début et l’horaire de fin, est adressée aux participants.

- Lors de la réunion, les participants sont invités à limiter l’usage du téléphone et de l’ordinateur pour rester attentifs.

- Si nécessaire, un compte-rendu est rédigé et transmis aux différents participants.

• Anticiper, planifier et négocier son activité

La direction et les managers organisent le travail en anticipant les activités, hiérarchisant les priorités et en planifiant les absences dans la mesure du possible.

Chacun veille à respecter l’activité de ses collaborateurs et avant toute sollicitation, évaluer l'importance et le degré d'urgence de sa demande.

Chaque agent veille à anticiper et planifier son travail de façon à respecter les règles relatives aux horaires.

Cela leur permet d’identifier un éventuel pic d’activité à venir. Dans une telle situation, les salariés peuvent négocier avec leur manager. Le manager pourra prioriser les missions attribuées au salarié permettant ainsi un lissage de la charge et assurant par conséquent le bon fonctionnement du service.

• Respecter les règles internes en matière de durée de travail et d’horaires

La durée du travail est fixée conformément aux dispositions définies par protocole d’accord local, et chaque salarié est tenu de s’y conformer.

Le travail, en dehors des plages horaires, hors circonstances particulières, ne peut constituer en aucun cas un élément d’évaluation positif de l’activité d’un collaborateur.

En référence au protocole d’accord local relatif aux horaires, les dépassements d’horaire demeurent exceptionnels, en réponse à des situations d’urgence ou d’importance avérée après validation de l’encadrement.

Des dépassements d’horaire réguliers et/ou l’absence de prise de congés constituent des signaux d’alerte qui doivent être pris en compte par l’encadrement.

Les managers suivent le temps de travail des agents dont ils ont la responsabilité, et redéfinissent au besoin les activités et/ou les priorités s’ils constatent des difficultés avérées.

Ils s’assurent de la programmation et de la validation des demandes de congés et RTT de leurs agents. Les managers veillent, pour eux-mêmes et pour leurs collaborateurs, à la prise effective régulière des jours de congé et de récupération.

Article 5 – Information, formation et sensibilisation du personnel

Pour permettre la réalisation effective du droit à la déconnexion, des actions d’information, de formation et de sensibilisation seront mises en place au sein de l’organisme, à destination des salariés, au droit à la déconnexion et à un usage raisonnable et régulé des outils et moyens de communication numériques.

Les actions de sensibilisation suivantes seront notamment mises en place :

• Rappel des principes de déconnexion lors des principaux départs en vacances ;

• Proposition de webinaire aux salariés qui souhaiteraient mieux maitriser les fonctionnalités de déconnexion aux outils numériques. ;

• Organisation d’un événement annuel sur la thématique de la déconnexion.

Article 6 – Dispositif d’alerte et de vigilance

Les situations de non-conformité ou de litiges liées au droit à la déconnexion seront signalées au service des Ressources Humaines.

L’entretien annuel d’évaluation et d’accompagnement constitue une occasion privilégiée pour aborder, en lien avec les résultats et les perspectives de chacun, tout sujet relatif à l’exercice du travail quotidien et à la charge de travail, et aborder en particulier la question du droit à la déconnexion. 

Un bilan annuel de la mise en œuvre des dispositions du présent accord sera assuré, et présenté ensuite en comité social et économique.

Article 7 - Communication auprès des salariés du présent protocole

L’employeur porte à la connaissance de chaque agent le contenu du présent protocole.

Article 8 - Durée de l’accord et entrée en vigueur

Le présent accord est conclu pour une durée indéterminée. Il révise en totalité les dispositions du protocole d’accord local sur le droit à la déconnexion, signé le 25 janvier 2018. Elles cessent de produire leurs effets à la date d’entrée en vigueur du présent protocole d’accord.

Il s’applique sous réserve de l’agrément prévu par l’article L123-2-1 du Code de la sécurité sociale.

Article 9 – Clause de périodicité des négociations

En principe la Caf des Deux-Sèvres doit engager chaque année des négociations sur l’égalité professionnelle et la qualité de vie au travail (article L2242-13 du code du travail). Le droit à la déconnexion devant être abordé dans le cadre des négociations obligatoires sur les thèmes précités, il est donc soumis à la même périodicité, c’est à-dire annuelle.

Néanmoins, les signataires de cet accord décident de modifier la périodicité des négociations sur cette thématique à 2 ans.

Des négociations pourront toutefois être engagées à la demande d’une des parties.

Article 10 – Dénonciation

Le présent accord pourra être dénoncé par l’une ou l’autre des parties signataires. Cette dénonciation sera adressée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des parties à l’accord.

La durée du préavis qui doit précéder la dénonciation est de trois mois (L. 2261-9 du Code du travail). La dénonciation prend effet à l’issue de ce préavis.

Conformément à l’article L. 2261-10 du code du travail, une nouvelle négociation s’engagera à la demande de l’une des parties dans les trois mois qui suivent le début du préavis.

La procédure prévue aux articles L. 2261-10 et L. 2261-11 du code du travail s’appliquera.

Article 11 – Révision

Conformément à l’article L. 2261-7-1 du Code du travail, sont habilitées à engager la procédure de révision du présent accord :

• Jusqu'à la fin du cycle électoral au cours duquel cet accord a été conclu, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d'application de l'accord et signataires de cet accord ;

• A l'issue de cette période, une ou plusieurs organisations syndicales de salariés représentatives dans le champ d’application de l’accord.

La demande de révision sera notifiée par lettre recommandée avec accusé de réception à l’ensemble des parties à l’accord.

Le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai de trois mois à partir de l’envoi de cette lettre, les parties devront s’être rencontrées en vue de la conclusion éventuelle d’un avenant de révision. Les dispositions, objet de la demande de révision, resteront en vigueur jusqu’à la conclusion d’un tel avenant.

L’avenant de révision est négocié et conclu dans les conditions de droit commun de la négociation collective. Il se substitue de plein droit aux stipulations de l’accord qu’il modifie.

Article 12 – Suivi de l’application du droit à la déconnexion

Un bilan de l'accord est effectué à l’occasion de l’ouverture des négociations sur le droit à la déconnexion. Ce bilan est réalisé à la suite d’une enquête menée auprès des salariés et des managers sur l'évolution des usages des outils numériques.

Article 13 - Clauses de rendez-vous

Les parties conviennent de se revoir en cas de modifications légales, réglementaires ou conventionnelles, interprofessionnelles ou de branche, des règles impactant significativement les termes du présent accord.

Article 14 – Dépôt et formalités de publicité

Les présentes dispositions s’appliquent sous réserve de l’agrément prévu par l’article L. 123-2-1 du code de la sécurité sociale.

Conformément aux mesures légales de publicité, le présent protocole d’accord fera l’objet d’un dépôt dématérialisé auprès de la Dreets. Un exemplaire sera également remis au greffe du conseil de prud’hommes.

Niort le,

Fait en 7 exemplaires originaux.

CGT CFTC

La directrice,