Accord d'entreprise "Accord relatif au droit à la déconnexion" chez CAF 33 - CAISSE D'ALLOCATIONS FAMILIALES DE LA GIRONDE (Siège)

Accord relatif au droit à la déconnexion

Entre

La Caf de la Gironde, représentée par, Directrice Générale

Et

La CFDT représentée par Déléguée syndicale,

La CGT représentée par , Déléguée syndicale,

FO, représentée par , Déléguée syndicale,

Les signataires se sont réunis pour définir les modalités d’exercice par les salariés de leur droit à la déconnexion en application de l’article L.2242-8,7° du Code du travail tel qu’issu de la loi n°2016-1088 du 8 août 2016.

Conformément au cadre conventionnel, le protocole d'accord relatif à la promotion de la diversité et de l'égalité des chances du 28 juin 2016 aborde dans la partie dédiée à la conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle le droit à la déconnexion. L'article 12.2 prévoit que « (…) l'employeur met en œuvre un droit à la déconnexion du salarié en dehors des horaires habituels de travail.

L'usage de la messagerie professionnelle ou du téléphone en dehors des horaires de travail doit conserver un caractère exceptionnel, le salarié n'est pas tenu de répondre à des sollicitations en dehors de ces jours et horaires habituels de travail. (…) Dans le respect de ces principes, l'organisme définit les règles de bonne pratique qui doivent être mises en œuvre (…) »

Le respect du droit à la déconnexion présente un double enjeu pour le salarié :

• Préserver sa sphère privée et ainsi mieux concilier vie professionnelle / vie personnelle,

• Préserver sa santé physique et mentale.

Les Technologies de l'Information et de la Communication (TIC) ou les outils numériques professionnels qui visent l'ensemble des techniques (notamment les logiciels, la messagerie, Teams, Yammer, les appels téléphoniques, les sms) et des équipements informatiques (notamment les ordinateurs, les smartphones) permettant de communiquer à distance par voie électronique, font partie intégrante de l'environnement de travail et sont nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise.

Porteuses de lien social, facilitant les échanges et l'accès à l'information, les TIC doivent toutefois être utilisées à bon escient, dans le respect des personnes et de la sphère privée. En effet, le développement des outils numériques et leur accessibilité croissante rendent plus floues les frontières entre la vie privée et la vie professionnelle. Ainsi, la maitrise et le bon usage des outils numériques est nécessaire pour leur utilisation raisonnable et efficiente. Le management doit ainsi veiller au respect du droit à la déconnexion en adoptant dans ses propres actions et comportements les principes présentement énoncés.

L’utilisation des TIC implique que le salarié en fasse une utilisation raisonnée en respectant les pratiques de régulation mises en place dans l’entreprise : par exemple, pas de connexion à distance notamment en dehors des horaires de travail et durant le temps de repos.

Le contrôle indirect du temps de connexion (fermetures des serveurs et des applicatifs métiers…) ou les mesures contraignantes de déconnexion automatique sont mis en place à la Caf de la Gironde et l’identification des heures excédentaires permet au service du personnel et aux managers d’être alertés et de s’interroger sur la charge de travail du salarié qui nécessite d’être régulièrement évaluée.

Aucun salarié de l’entreprise ne peut être sanctionné ou pénalisé dans son évolution de carrière ou dans son évaluation professionnelle au seul motif qu’il ne répond pas à une sollicitation professionnelle (courriels, appels téléphoniques …) en dehors des horaires de travail précisés dans le règlement intérieur, durant son temps de repos, ou ses congés.

A ce titre, l'enjeu des actions proposées dans le présent accord est de garantir la bonne utilisation des outils numériques, tout en préservant la santé au travail, pour garantir des conditions et un environnement de travail respectueux de tous et en particulier des durées minimales de repos prévues par les dispositions légales et conventionnelles.

La Caf de la Gironde organisera une communication régulière afin de

• Rappeler ce qu’il convient de qualifier de « période de déconnexion » : pause déjeuner, fin de journée badgée, congés,…

• Utiliser les outils numériques à bon escient : utilisation raisonnée de la messagerie, du téléphone portable, activation des messageries d’absence et de réorientation, signature automatique indiquant le caractère non impératif d’une réponse immédiate…,

• Sensibiliser et former les salariés et leurs responsables avec des points réguliers d’échange sur l’organisation du travail, sur la charge de travail… sous la forme d’espace de discussion (EDD) par exemple.

Ainsi, le présent accord est intimement lié à la charte d’usage des outils numériques dont la rédaction est confiée au responsable du Département Etudes et Informatique. Cette charte fera référence au présent accord.

La multiplication des canaux d'information et des sollicitations induites par le développement de l'utilisation des outils collaboratifs nécessite de se réinterroger quant aux bonnes pratiques et usages de ces nouveaux outils. Le respect du statut (occupé, en réunion ou en communication) devra être respecté et la personne ne devra pas être dérangée. En cas d’urgence, préférer l’envoi d’un message demandant d’être rappelé.

ARTICLE PRELIMINAIRE : DEFINITIONS

Le droit à la déconnexion peut être défini comme le droit du salarié de ne pas être connecté aux outils numériques professionnels et ne pas être contacté, y compris sur ses outils de communication personnels, pour un motif professionnel en dehors de son temps de travail habituel.

Les outils numériques visés sont :

• Les outils numériques physiques : ordinateurs, tablettes, téléphones portables ;

• Les outils numériques dématérialisés permettant d'être joint à distance : messagerie électronique, logiciels, connexion wifi, internet/intranet, messagerie instantanée, réseaux sociaux d'entreprise etc.

Il est rappelé que la messagerie privée ne doit pas être utilisée dans le cadre professionnel et que les groupes WhatsApp ne doivent pas se substituer aux outils professionnels ; hors PCA.

Le temps de travail habituel correspond aux horaires de travail du salarié durant lesquels il est lié à l’activité qu’il exerce pour l'entreprise. Ce temps comprend les heures normales de travail du salarié telles que définies dans le règlement intérieur et les éventuelles heures supplémentaires. En sont exclus les temps de repos quotidien et hebdomadaire, les temps de congés payés et autres congés exceptionnels, les temps de jours fériés et de jours de repos, les temps d'absences autorisées, de quelque nature que ce soit (absence pour maladie, pour maternité, etc.).

Article 1 - Champ d'application

Le présent accord s'applique à l'ensemble des salariés sédentaires ou itinérants, cadres et non cadres.

Dans la continuité du précédent accord conclu en 2017 qui a permis de poser les bases d’une discussion sur le sujet, la responsable de la qualité de vie et conditions de travail (QVCT) est nommée référente de l’organisme sur les dispositions également prévues par ce nouvel accord.

Les liens nécessaires avec les autres accords (télétravail, risques psycho-sociaux…) seront faits à travers les échanges entre la Direction et les délégués syndicaux.

Article 2 - Affirmation du droit à la déconnexion

Par le présent accord, la Direction de la Caf de la Gironde réaffirme l'importance du bon usage professionnel des outils numériques et de communication à usage professionnel et de la nécessaire régulation de leur utilisation pour assurer le respect des temps de repos et de congés ainsi que l'équilibre entre vie privée et vie professionnelle de ses salariés.

Les périodes de repos, congé et suspension du contrat de travail doivent être respectées par l’ensemble des acteurs de l’entreprise.

Article 3 - Mesures visant à lutter contre l'utilisation des outils numériques et de communication professionnelle hors temps de travail

S’agissant de lutter contre la surcharge informationnelle liée à l’utilisation de la messagerie électronique professionnelle et des outils collaboratifs, la Direction de la Caf de la Gironde réaffirme que :

• Aucun salarié n'est tenu de répondre à des courriels, messages ou appels téléphoniques à caractère professionnel en dehors des heures de travail.

Sont exclus de cette possibilité le personnel effectuant les tours de service dans le cadre de la permanence « gestion de crise » et les personnels étant soumis à des astreintes liées au bon fonctionnement des outils informatiques, à la sécurité du bâtiment et des salariés ; et, en cas d’urgence liés au PCA (plan de continuité de l’activité).

• Aucun salarié n'est tenu de travailler en dehors de ses plages horaires de travail.

Afin d’éviter le stress lié à l’utilisation des outils numériques professionnels, la Direction de la Caf de la Gironde préconise et rappelle à tous les salariés de :

• S’interroger sur le moment opportun pour envoyer un courriel/SMS ou appeler un collaborateur sur son téléphone professionnel (pendant les horaires de travail) ;

• Ne pas solliciter de réponse immédiate si ce n’est pas nécessaire ;

• Définir le « gestionnaire d’absence au bureau » sur la messagerie électronique et indiquer les coordonnées d’une personne à joindre en cas d’urgence ;

• Privilégier les envois différés lors de la rédaction d’un courriel en dehors des horaires de travail en utilisant la fonction "différer la livraison" du logiciel de messagerie.

• Prévoir selon l'organisation interne de chaque service, en plus du transfert de ses courriels, le renvoi de ses appels téléphoniques à la personne en charge des suivis de dossier

• S’assurer que les documents communs soient partagés ; enregistrer tous les documents de travail sur le serveur ou sur one drive (en donnant les accès) et non sur son disque dur de manière à ce qu’un collègue puisse assurer la continuité de l’activité (cf. Charte TIC).

Concernant plus particulièrement l’usage de la messagerie électronique professionnelle, il est précisé que le salarié n’est jamais tenu de prendre connaissance des courriels qui lui sont adressés ou d’y répondre en dehors de son temps de travail.

Il en est de même des appels ou messages téléphoniques professionnels reçus pendant les temps de repos ou de congé.

Les managers s’abstiennent, dans la mesure du possible et sauf urgence avérée (exemples inondation, incendie, PCA), de contacter leurs subordonnés en dehors de leurs horaires de travail tels que définis au contrat de travail ou par l’horaire collectif applicable au sein de la Caf de la Gironde.

Dans tous les cas, l’usage de la messagerie électronique ou du téléphone professionnel en dehors des horaires de travail doit être justifié par la gravité, l’urgence et/ou l’importance du sujet en cause.

Le salarié pourra alerter sa hiérarchie, la Direction, un(e) représentant(e) syndical(e) s’il est confronté à des débordements et l’une des deux référentes harcèlement si les débordements sont récurrents.

Article 4 - Mesures visant à favoriser la communication

Chaque salarié, et plus particulièrement chaque cadre manager, doit s'interroger sur la pertinence de l'utilisation de la messagerie électronique professionnelle par rapport aux autres outils de communication disponibles.

Il est recommandé de :

• Veiller à choisir le moyen de communication adapté au contexte, en favorisant les échanges directs ;

• Privilégier les temps d'échange collectifs (ex : réunion de service...) pour traiter les demandes particulières ;

• Faire des réunions courtes (1 heure à 1h30 maximum) ;

• Rester concentrer durant les réunions. Eviter de répondre à ses mails et au téléphone pendant les réunions ;

• Prévoir des pauses lorsque les réunions en présentiel et/ou en distanciel excèdent 2 heures.

La Direction de la Caf de la Gironde rappelle que si la messagerie électronique et les outils collaboratifs sont des outils numériques qui permettent l’instantanéité, ils n’impliquent pas pour autant l’immédiateté de la réponse ou du traitement. Il est également possible de supprimer les notifications.

Article 4 - Actions menées par l'entreprise sur la durée de l’accord

Pour s'assurer du respect du droit à la déconnexion et des mesures et recommandations prévues par le présent accord, l'entreprise organisera des actions de sensibilisation à destination de l'ensemble des salariés sur les bonnes pratiques et usage raisonné et équilibré des outils numériques et de communication professionnelle.

1/ Un module de sensibilisation a été élaboré avec le concours de l’Egoc. Il sera proposé à l’ensemble des salariés via les managers de proximité afin d’amorcer une prise de conscience, un échange inter-individuel ou collectif.

2/ Le lien avec les espaces de discussion (EDD) sera fait au moment de leur mise en place à la Caf de la Gironde.

3/ Un entretien individuel pourra être proposé au salarié se pensant dans l’incapacité d’exercer son droit à la déconnexion et, la problématique de l’hyper-connexion et de la charge cognitive sera abordée dans le cadre des réflexions liées aux risques psycho-sociaux.

4/ Lors des entretiens annuels, il pourra être abordé en plus de la charge de travail du salarié, le sujet du droit à la déconnexion et le ressenti du salarié à ce sujet.

5/ A la demande du collaborateur, l'entreprise pourra organiser des formations internes permettant de mieux maitriser les outils numériques.

La Caf de la Gironde a déjà mobilisé des Facilitateurs Numériques chargés d’accompagner les questions relatives à l'évolution numérique des postes de travail.

6/ La charte des bonnes pratiques relative à l’usage des outils collaboratifs sera diffusée à l’ensemble du personnel (cf. responsable DEI).

Article 5 - Suivi de l’exercice du droit à la déconnexion et l'usage des outils numériques

Les mesures et engagements pris par la Direction de la Caf de la Gironde dans le présent accord sont susceptibles d'évolution pour tenir compte des demandes, des besoins des salariés et des évolutions technologiques.

Si les mesures de suivi font apparaître des risques pour la santé des salariés ou des difficultés, la Direction de la Caf de la Gironde s'engage à mettre en œuvre toutes les actions préventives et/ou correctives propres à faire cesser ce risque (impossibilité à exercer son droit à la déconnexion) et lever ces difficultés.

Faisant le lien avec la mise à jour du DUER et l’évaluation des risques professionnels, un suivi des mesures prises sera réalisé annuellement.

Article 7 - Publicité et entrée en vigueur de l'accord

Le présent accord est conclu pour une durée de quatre ans.

Il pourra être révisé si l’une des parties le souhaite. Celle-ci devra alors adresser aux autres parties sa proposition de révision par lettre recommandée avec accusé de réception et une négociation devra s’engager, à l’initiative de la partie la plus diligente, dans les 3 mois de la réception de la proposition de révision.

Le présent accord sera transmis aux organisations syndicales présentes dans l’organisme, aux instances représentatives du personnel.

L’accord sera transmis à la Direction de la sécurité sociale dans le cadre de la procédure d’agrément des accords locaux conformément à l’article D224-7-3 du code de la Sécurité sociale.

L’accord sera réputé agréé, sauf en cas de prorogation explicite du délai d’examen de la Direction de la sécurité sociale, et en l’absence d’un retour de la DSS à l’issue d’un mois après avis du COMEX.

Il entrera en vigueur le premier jour du mois suivant l’obtention de l’agrément par l’autorité compétence de l’Etat article L.123-1 et L123.-2 du code de la sécurité sociale.

Il donnera lieu à un dépôt par voie électronique sur la plateforme en ligne TéléAccords et sera transmis au conseil de prud’hommes.

Le personnel de la Caf de la Gironde sera informé du présent accord par voie d'affichage sur le site intranet Cafcom.

Fait à Bordeaux, le 08 novembre 2022